OBSEQUIOS,
POLÍTICA DE OBSEQUIOS, ENTRETENIMIENTO
TABLA DE Y HOSPITALIDAD ..................................................3
CONTENIDO Introducción ......................................................................... 3
Obsequios, entretenimiento y hospitalidad ............................. 3
Evaluando aceptabilidad ...................................................... 4
Prevención ........................................................................... 5
proceso de Registro Y aprobación........................................... 6
Dilemas comunes ................................................................. 6
Dónde buscar ayuda................................................................ 7
Reporte de sospecha de violaciones ........................................ 7
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POLÍTICA DE OBSEQUIOS, ENTRETENIMIENTO Y HOSPITALIDAD
INTRODUCCIÓN
La presente Política de Obsequios, Entretenimiento y Hospitalidad (la “Política”) concierne
a C o r p o r a c i ó n T & J S e r v i c i o s M ú l t i p l e s S . A . C y aplica a todos los empleados
de la Compañía, sin excepción. Esto incluye al gerente, a todo el staff empleado por la
Compañía y miembros de las Juntas Directivas (colectivamente, los “Empleados”).
El presente documento debe ser leído conjuntamente con el Código de Conducta (el
“Código”) y sus políticas subyacentes.
Todos los términos en la presente Política tienen el mismo significado que aquellos definidos
en el Código.
OBSEQUIOS, ENTRETENIMIENTO Y HOSPITALIDAD
POLÍTICAS CORPORATIVAS
La Compañía reconoce y acepta que la oferta / aceptación ocasional de un regalo modesto,
entretenimiento u hospitalidad ("REH") puede hacer una valiosa contribución al desarrollo y
mantenimiento de buenas relaciones comerciales. Sin embargo, los Empleados no pueden solicitar,
dar o recibir, directa o indirectamente, obsequios, gratificaciones, prerrogativas especiales, favores o
beneficios no razonables en relación con un individuo o compañía, con los cuales ellos hacen
negocios, si el beneficio podría influenciar indebidamente el juicio del destinatario, creando una
obligación desproporcionada de devolver el favor o creando una apariencia de impropiedad. Los
empleados deben tener cuidado y evaluar lo que se espera a cambio cuando se ofrece un REH. Si el
REH pone a cualquiera de las partes bajo una obligación, o parece hacerlo, entonces hay un
problema. Un REH que está diseñado para influir en una decisión comercial a favor de la Corporación
no es un REH: es un soborno.
Los principios de integridad de la Compañía se aplican igualmente a las cortesías comerciales
intercambiadas con contrapartes del gobierno y del sector privado. Es de esperar que los Empleados
ejerzan un buen juicio y, en caso de duda, busquen el consejo de los directores o del representante
regional de Ética y Cumplimiento de la Compañía.
TIPOS DE REGALOS, ENTRETENIMIENTO Y HOSPITALIDAD.
La presente Política cubre los siguientes tipos de intercambios de cortesía comercial con partes
externas:
— Regalos: cualquier tipo de regalo, ya sea pecuniario o no, incluidos los regalos personales.
— Entretenimiento: asistencia a eventos sociales, culturales o deportivos.
— Hospitalidad: comidas, bebidas, alojamiento y gastos de viaje.
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Las leyes anticorrupción cubren donaciones o regalos de bienes y servicios, así como efectivo. Para
obtener más información sobre sobornos y anticorrupción, los empleados pueden consultar la Política
anticorrupción de la Corporación.
POLÍTICAS DE TERCEROS
La otra parte involucrada en un intercambio, como un cliente, puede estar sujeta a políticas de
obsequios, entretenimiento y hospitalidad más restrictivas que las de Corporación T&J Servicios
Múltiples S.A.C Si tiene alguna pregunta al respecto o cree que está tratando con un tercero con
políticas particularmente complejas, comuníquese con su gerente o su representante regional de
Ética y Cumplimiento para obtener información y orientación.
EVALUANDO ACEPTABILIDAD
REVISANDO EL “SEMÁFORO”
Cuando meditemos acerca de qué es aceptable y qué no lo es, pensar en un “semáforo” de tres
luces puede ser útil:
INACEPTABLE
Lo siguientes ejemplos nunca son aceptables:
— Cualquier cosa ilegal;
— Efectivo o equivalentes de efectivo, como vales de regalo, acciones u otros artículos canjeables
por efectivo, independientemente de la cantidad involucrada;
— Cualquier cosa que sea extravagante o no acorde con la ocasión;
— Cualquier cosa que pueda afectar o parezca afectar el juicio comercial del destinatario;
— Cualquier cosa que sea contraria a los principios y prácticas comerciales éticas de la
Corporación (por ejemplo, favores sexuales y eventos en clubes de orientación sexual);
— Cualquier cosa ofrecida a alguien que está a punto de tomar una decisión comercial para la
Empresa, por ejemplo, la adjudicación de un contrato;
— Cualquier cosa que dañe la reputación de la Empresa si se informa públicamente, ya sea local o
internacionalmente;
— Cualquier obsequio o beneficio que deba mantenerse en secreto de otros colegas, el gerente
inmediato de un empleado o cualquier otra parte relevante. Cualquier cosa ofrecida a
alguien que está por tomar una decisión comercial concerniente a la Empresa, como la
adjudicación de un contrato.
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NECESITA CONSIDERACIÓN ESPECIAL
Los siguientes ejemplos pueden ser aceptables, pero requieren consideración especial y deben ser
autorizados.
— Viáticos de terceros que involucren vuelos y estadías;
— La inclusión de compañeros en eventos sociales corporativos;
— Invitaciones a eventos culturales o deportivos particularmente costosos, tales como la final de la
Copa Mundial de Fútbol;
— Obsequios en ocasiones especiales, tales como nacimientos y bodas.
En los casos donde el REH ponga a cualquiera de las partes bajo una obligación, o donde el
intercambio esté (o parezca estar) encaminado a influenciar una decisión de negocios, la misma no
debe ser ofrecida o aceptada.
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NORMALMENTE ACEPTABLE
Lo siguiente es normalmente aceptable cuando son dadas a terceros del sector privado:
— Obsequios simbólicos de temporada, donde tales obsequios sean una característica cultural
común y el valor del modesto obsequio esté dentro de los límites financieros de la Empresa;
— Comidas modestas y ocasionales con un socio comercial que se ajusten a los límites
financieros de la Compañía;
— Pequeños obsequios corporativos promocionales, por ejemplo, bolígrafos (esferos) marcados
con el logo de la compañía y objetos similares;
— Ocasional asistencia a eventos culturales y deportivos ordinarios tales como obras de teatro o
conciertos (si son aprobados por el superior inmediato local);
PREVENCIÓN
El valor no es la única consideración. Los Empleados también deben tener en cuenta la necesidad de
evitar cualquier cosa que pueda verse como una influencia indebida, incluso si el regalo es de bajo
valor. Además, los empleados deben considerar la frecuencia y el valor acumulativo de los
intercambios con el mismo destinatario. No es aceptable seguir ofreciendo REH al mismo destinatario
o recibir REH repetidas del mismo donante, incluso si cada regalo individual es de bajo valor.
Los Empleados deben prever acerca de los patrones de comportamiento cultural y comercial que se
aplican.
Del mismo modo, los Empleados deben asegurarse de que los socios comerciales, incluyendo
contratistas en busca de negocios, comprendan y sean conscientes de las políticas de la Empresa y
se les proporcione una copia del Código de Conducta de la Compañía y la otra información relevante
como la “Política Trabajando con Terceros”.
DILEMAS COMUNES
“Pero sería descortés rehusarse...”
Los Empleados pueden encontrarse en situaciones en las cuales se sientan bajo presión social de
aceptar un regalo que vaya más allá del umbral financiero de la Compañía, y no desean ofender al
donante. En ese caso, los Empleados tienen que tomar una decisión con prontitud y usar su mejor
juicio. En la práctica, una negativa cortes, refiriéndose a la política de obsequios de la Compañía,
puede ser bien entendida.
Si un Empleado se siente en la obligación de aceptar, debe, en todo caso, informar acerca del
obsequio o beneficio a su supervisor inmediato local, tan pronto como sea posible, y no más tarde del
siguiente día hábil. Algunas opciones potenciales incluyen aceptar el regalo, regresarlo con una nota
cortés u ofrecerlo a obras de caridad.
DÓNDE BUSCAR AYUDA
Si tiene dudas sobre cualquier aspecto del Código, los Empleados pueden comunicarse con
[email protected] o comunicarse directamente con su representante regional de
Ética y Cumplimiento. Su información de contacto está disponible en el sitio de intranet de la
Corporación.
REPORTE DE SOSPECHA DE VIOLACIONES
Los Empleados con información sobre potenciales conductas no conformes de la Compañía, sus
empleados, o cualquier tercero con los cuales la Compañía lleve o pretenda hacer negocios deben
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reportar la situación de conformidad con las instrucciones previstas en el Código.
LÍNEA DE CONDUCTA EMPRESARIAL
Los Empleados pueden usar el servicio de reporte de la Empresa prestado por un proveedor de
servicios independiente, con el fin de reportar cualquier sospecha de violación al Código y políticas
subyacentes. Información sobre el servicio de la Línea de Conducta Empresarial de la Compañía
incluye números de teléfonos gratuitos y direcciones de email confidenciales, y que se encuentra
disponible en el Código.
