Situación problema

Autores:

Elsy Paola Villamil Padilla

Juan Camilo Roa Mendoza

Derly Johanna Rodríguez Gutiérrez

Sandra Daniela González Tarazona

Aura Cristina Sanguino Sánchez

Daniela Ilera

Unidades Tecnológicas de Santander (UTS)

Facultad de Ciencias Socioeconómicas y empresariales

Contabilidad y Financiera

Bucaramanga

2.022

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 Tabla de Contenido
Pag.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 3

RESUMEN ..................................................................................................................................... 5

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 7

SOLUCIÓN AL PROBLEMA ....................................................................................................... 9

¿Cuáles son las fallas, que podrán identificar en la situación planteada, referente a la estructura

del Control Interno, de la Organización Empresarial? ................................................................ 9

¿Cuáles serían sus propuestas, que tenderían a dar solución a las fallas presentadas, frente al

Sistema de Control Interno, de la Organización Empresarial? ................................................. 11

CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 16

Bibliografia ................................................................................................................................... 17

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 INTRODUCCIÓN

Las organizaciones ha lo largo del tiempo han venido diseñando estrategias para

prevención del fraude, optimizando los recursos, estableciendo objetivos y procedimientos acordes

a la situación real de la entidad, todo esto para corregir situaciones, entendiendo las causas ,

desviaciones, establecer responsables en que cada nivel de las operaciones (organización), medidas

correctivas , prevención de errores para finalmente medir la productividad de todos y cada uno de

los recursos que poseen la misma, es así que mediante el presente trabajo se analizara con el fin de

establecer, evaluar y diseñar control interno en un caso estudio de una organización que tiene

problemas que sus procesos internos en todas las áreas de la operación, teniendo en cuenta los

manuales y procedimientos que permitan evaluar los diferentes tipos de riesgos, optimizando

mediante los sistemas de información y políticas de control para cumplir con los objetivos

inicialmente planteados, obteniendo de maneta acorde una resolución eficaz para permitir que la

administración opere eficientemente y se genera confiabilidad en todo el entorno de accionistas y

demás participes en el desarrollo interno de la misma.

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4
RESUMEN

Dentro de las normas de control y las formas de entender los procedimientos a la que se ve

sometida toda entidad que planea prever cualquier eventualidad y que permita establecer medidas

administrativas para el completo control y salvaguardar todos los recursos dentro de los cuales

podemos entrever de qué manera la gestión, eficiencia en todo el Manuel de operaciones que

permitan operar el control interno de manera bajo estrictas formas. Por todo lo anterior se establece

planes de acuerdo a un procedimiento lógico y comprensible sobre el objetivo de metas y

efectividad en el desarrollo de un problema estudio para administrar, vigilar y analizar el control

interno en cualquier organización.

Palabras Clave: Control, Manual, Correctivo, Administración

Abstract

Within the control regulations and the ways of understanding the procedures to which any entity

that plans to foresee any eventuality is subjected and that allows the establishment of

administrative measures for the complete control and safeguarding of all the resources within

which we can glimpse how the management, efficiency in all the Manual of operations that allow

to operate the internal control in a way under strict forms. For all of the above, plans are

established according to a logical and understandable procedure on the objective of goals and

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effectiveness in the development of a study problem to manage, monitor and analyze internal

control in any organization.

Keywords: Control, Manual, Corrective, Administration

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 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Organización Empresarial el Triunfo Ltda., identificada con NIT 890.528.1296 – 1,

tiene por objeto social, la comercialización e importación, de prendas de vestir. El nuevo Gerente

de la Organización, efectuando una revisión exhaustiva, de las políticas de ventas en este

departamento, encontró los siguientes hallazgos:

Durante un tiempo considerable, el señor Felipe Pérez, vendedor con más de 15 años de

experiencia en su labor, y empleado en la sección de ventas, desvió una serie de pagos

efectuados por sus clientes, aprovechando vulnerabilidades, que existían en la estructura

organizacional, ambiente de control interno, y sistemas informáticos.

Cuando sucedió este hecho, la empresa en sus políticas y sistemas informáticos, definía dos

formas de pago para sus clientes: dinero en efectivo, y cheque. Además, existía una política de

descuento, por pronto pago. El principal mecanismo empleado por el vendedor, consistía en

registrar pagos parciales, de facturas canceladas en cheque, utilizando el monto restante, para

cancelar otras facturas por montos menores, pertenecientes a clientes que pagaban en efectivo.

Al recibir el pago en efectivo, de estas últimas facturas, el vendedor se apropiaba del dinero.

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Los saldos restantes en las facturas, cuyos pagos eran desviados, serían cubiertos, utilizando

nuevos pagos en cheque, o mediante el registro de ajustes de descuentos, por pronto pago

fraudulentos.

De esta manera, el vendedor no permitiría facturas pendientes, por mucho tiempo, ocultando sus

acciones del departamento de cobranzas y de contraloría.

Usted ha sido asignado, por el gerente de la Organización Empresarial, a resolver los siguientes

interrogantes:

• ¿Cuáles son las fallas, que podrán identificar en la situación planteada, referente a la

estructura del Control Interno, de la Organización Empresarial?

• ¿Cuáles serían sus propuestas, que tenderían a dar solución a las fallas presentadas, frente

al Sistema de Control Interno, de la Organización Empresarial?

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 SOLUCIÓN AL PROBLEMA

¿Cuáles son las fallas, que podrán identificar en la situación planteada, referente a la

estructura del Control Interno, de la Organización Empresarial?

Para identificar y establecer las posibles fallas o errores encontradas en la estructura orgánica de

control que implementa la empresa y que permitió el desvió una serie de pagos efectuados los

clientes y que uno de los empleados con un periodo de tiempo importante y que le permitió

conocer al detalle el proceso de control interno y de esta manera desvió los recursos afectando

los intereses de la empresa.

Para hallar los impactos ocasionados en la empresa, procederemos a revisar los

documentos o manuales de control interno que ha diseñado e implementado la empresa como

son:

1. Control interno preventivo.

2. Control interno de detección.

3. Control interno correctivo.

Aplicaremos las fases para evaluar los posibles sistemas de control que tiene la empresa.

1. Fase 1: Crear una cultura del control mediante la comunicación, la motivación y la

capacitación. En esta etapa identificaremos si la empresa mantiene o aplica una

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 estrategia de comunicación interna entre los departamentos de trabajo, entre su

personal y entre los directores, coordinadores y personal operario.

2. Fase 2: Recabar información. Esta fase es fundamental su aplicación ya que nos

permitirá trabajar en la recolección de información, sea por medio de entrevistas al personal o

revisión documental en los diferentes departamentos.

3. Fase 3: Clasificar la información obtenida. Después de la resolución documental y las

entrevistas a los trabajadores procederemos a sistematizar la información y clasificarla para

determinar los hallazgos y falencias en el control administrativos y financiero...

4. Fase 4: Diagnosticar. Debemos generar un diagnóstico para establecer donde estuvo la

falla y que debemos hacer para entrar a solucionar o mitigar el riesgo evidenciado.

5. Fase 5: Revisar los procedimientos. Al final del proceso procederemos con los

empleados directivos de alto nivel responsables de la dirección de la empresa revisar los

procedimientos y la implementación de las políticas y manuales de control.

Posibles fallas de tipo administrativo en las que pudo incurrir la empresa, de la situación

descrita.

1. No hay una política de bancarización que permita a los clientes realizar los pagos

mediante transferencias o consignaciones.

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 2. No existen mecanismos de control, seguimiento e implementación de los manuales de

control administrativo que regulen los cobros de cartera.

3. No existe una comunicación asertiva con los clientes.

4. Carencia de estrategias de comunicación.

Posibles implicaciones y afectaciones financieras, de la situación descrita.

1. Desviación del sistema de cobro de cartera y registro y reportes de ventas y registros

de pagos en efectivo y en bancos.

2. Alteración de la información financiera, registro de información falsa y

fraudulentamente. Afectación de los estados financieros.

3. Falsificación de registros ocasionando pérdidas para la empresa.

¿Cuáles serían sus propuestas, que tenderían a dar solución a las fallas presentadas, frente

al Sistema de Control Interno, de la Organización Empresarial?

Frente a la situación evidencia y los efectos administrativos y financieros ocasionados por

la falta de un sistema de control interno en la empresa. Determinaremos un proceso de

evaluación que nos permita identificar los riesgos, clasificarlos, evaluarlos y determinar

estrategias de prevención y control.

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 Nuestro sistema de evaluación del riesgo para la detección de fallas y control de las

mismas sería el siguiente:

1. Definición e identificación de los riesgos a partir de la situación presentada.

2. Clasificación de los riesgos.

3. Evaluación de los riesgos.

4. Aplicación y composición de una estrategia para el tratamiento de y el control del

riesgo.

4.1. Herramientas de prevención.

• Inspecciones físicas en las áreas de trabajo.

• Existencia de protocolos de mantenimiento del orden y limpieza.

• Protección contra incendios actualizada.

• Manuales de operación de maquinarias y equipos.

• Áreas de revisión de contratos.

• Controles cruzados de compras.

• Protocolos de prevención de la corrupción o el soborno.

Manuales de procedimientos.

• Seguros: laborales, de vida, de daños, responsabilidad, eventos naturales.

• Sistemas Comunes de Gestión "Los Sistemas Comunes de Gestión desarrollan las

normas internas y su método para la valuación y el control de los riesgos y representan una

cultura común en la gestión de los negocios, compartiendo el conocimiento acumulado y fijando

criterios y pautas de actuación". (Cepeda Alonso, 1999).

• Servicios de Auditoria Los auditores internos junto con las demás áreas de la

organización, deben participar de manera conjunta, en los procesos de mejora continua relativos

a la identificación y gestión de los Riesgos, la estimación de la frecuencia con que se presentan

los riesgos y la determinación de los objetivos específicos de control más convenientes. (Cepeda

Alonso, 1999).

4.3. Determinar los tipos de riesgos que se puedan evidenciar en la empresa.

. Riesgo de control.

• Riesgo de detección.

• Riesgos Inherentes.

5. Por último, proponemos que la empresa determine la Evaluación del Proceso de Control

Interno.

Entender y evaluar el proceso de control interno de la entidad es responsabilidad del auditor,

diseñar pruebas que permitan identificar controles, riesgos y probar los procesos establecidos en

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la empresa. Una evaluación del control interno implica un examen de la efectividad del sistema

de controles internos de una organización.

Los pasos involucrados en este proceso de evaluación incluyen los siguientes:

• Determinar la extensión y los tipos de controles que utiliza el cliente.

• Determinar en cuál de estos controles nuestros auditores pretenden confiar.

Con base en los primeros dos pasos, determinar qué procedimientos de auditoría deben ampliarse

o reducirse.

Hacer recomendaciones al cliente sobre cómo mejorar su sistema de controles internos.

Pautas para poner en marcha la evaluación de controles

• Revisión general

En esta etapa se busca realizar una identificación general a través de documentos, entrevistas,

reuniones de los gestores o personas encargadas para conocer en detalle cómo está planteado el

sistema de control.

• Revisión detallada Acá se busca realizar una identificación de información más profunda por

medio de los manuales organizacionales, de procedimientos, inspecciones y entrevistas más

directas con los responsables para conocer cómo funciona cada uno de los controles establecidos.

• Evaluación preliminar
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Los métodos disponibles para el examen y evaluación del control interno de una empresa son los

siguientes:

• Descriptivo.

• Gráficos.

• Cuestionarios.

• Detección de funciones incompatibles.

• . Figuras y formatos coadyuvantes.

• Pruebas de cumplimento.

• Documentación del resultado del examen y la evaluación del control interno.

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 CONCLUSIONES

Dado lo anterior podemos entender que las organizaciones deben implementar mecanismos

de auditoria como el control interno, el cual va permitir mediante métodos y procedimientos

cumplir con un plan enfocado en objetivos estratégicos para la prevención del fraude y evitando

posibles fugas de recursos y sus posibles riesgos a corto y mediano plazo.

La obtención de un sistema de evaluación conforme a las políticas del control interno y de

la organización permitirá que la entidad maneje adecuadamente sus intereses a fines de indicar una

gestión en pro de las expectativas planteadas en el objeto o finalidad de dar confiablidad en las

transacciones de los niveles operativos.

El sistema de planeación que inicialmente la empresa asume en su constitución, permitirá

determinar posibles riesgos basados en los procesos de los sistemas de información que se posean,

para ello se utiliza el análisis de riesgos, generando así un beneficio y oportunidad para crear un

mejor sistema practico que involucre una gestión de acuerdo a los procesos de mejora.

Una vez se tiene todo el sistema puesto en marcha se evaluará mediante un informe la

implantación, gestión y control de dicho sistema para finalmente aprobar y compartir con todos

los niveles organizacionales buscando lograr los objetivos inicialmente planteados del proyecto.

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 Bibliografia

Loaiza, H. (1994) El control interno en las entidades territoriales (2 ed.). Bogotá: ESAP

López, A. (2008). Auditoria. Contabilidad y control interno de la empresa I. Recuperado

el 28 de Marzo de 2022. http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-contabilidad-controlinterno-

empresa/cuestionario-control-interno-revision-general-caja-banco-1

Pérez, P. (2007) Los cinco componentes del control interno. Gerencia y Negocios en

Hispanoamérica. Recuperado el 22 de Marzo de 2022.

http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_interno

Universidad Tecnológica de Pereira. (2010). Sistema del control interno. Recuperado el 22

de Junio de 2022. http://www.utp.edu.co/meci/que-es-el-meci.html

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