ACUERDO MINISTERIAL NO.

EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador, señala: todas las

personas, en forma individual o colectiva tienen derecho a: ¨1. Buscar, recibir,
intercambiar, producir y difundir información veraz, verificada, oportuna, contextualizada,
plural, sin censura previa acerca de los hechos, acontecimientos y procesos de interés general, y
con responsabilidad ulterior. 2. Acceder libremente a la información generada en entidades
públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas. No
existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En
caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información¨;
Que, el numeral 19 del artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador,
garantiza: ¨ el derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluyen el acceso y
la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección.
La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información
requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley¨;
Que, el numeral 6, del artículo 132 de la Constitución de la República del Ecuador,
determina: ¨Otorgar a los organismos públicos de control y regulación la facultad de
expedir normas de carácter general en las materias propias de su competencia, sin que pueda
alterar o innovar las disposiciones legales¨;
Que, el numeral 1, del artículo 154 de la Constitución de la República del Ecuador,
garantiza: ¨1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los
acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión¨;
Que, el artículo 226 de la Constitución de la República del Ecuador, establece: ¨Las
instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las servidoras o servidores públicos y
las personas que actúen en virtud de una potestad estatal ejercerán solamente las
competencias y facultades que les sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el
deber de coordinar acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio
de los derechos reconocidos en la Constitución¨;
Que, el artículo 227 de la constitución de la República del Ecuador dispone, ¨La
administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de
eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación,
participación, planificación, transparencia y evaluación¨;

1
Que, los numerales 3 y 4, del artículo 379 de la Constitución de la República del
Ecuador, establece que son patrimonio cultural tangible e intangible relevante
para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de
salvaguardia del Estado, entre otros: ¨3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos,
bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o
paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas¨;
Que, el artículo 113 del Código Orgánico General de Procesos, establece ¨en caso de
pérdida, deterioro o mutilación de los documentos incorporados al expediente físico, la
reposición se hará sobre la base de las impresiones del expediente electrónico debidamente
certificadas por el funcionario competente.¨;
Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública, establece que : ¨Es responsabilidad de las instituciones públicas y personas
jurídicas de derecho público, crear y mantener registros públicos de manera profesional, de
acuerdo con lo que determine la Ley del Sistema Nacional de Archivos para que el derecho a
la información se pueda ejercer de forma integral; y, en ningún caso se justificará la ausencia
de normas técnicas y manejo de archivo de la información y documentación tanto física como
digital para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su
destrucción.¨;
Que, el segundo, inciso del artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso
a la Información Pública, manifiesta que: ¨Quienes administren, manejen archivo o
conserven información pública serán personalmente responsables, solidariamente con la
autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación por las
consecuencias civiles, administrativas o penales que pudieran haber lugar por sus acciones u
omisiones en la ocultación, alteración, pérdida, desmembración de documentación e
información pública, y/o por falta de protección integral de los datos personales asentados en
archivos, registros, bancos de datos u otros medios técnicos de tratamiento de datos. La
información original deberá permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que
sea transferida al Archivo Intermedio de la Dirección de Archivo de la Administración
Pública. ¨;
Que, el artículo 4 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos
Públicos, Responsabilidad de la información, contempla: ¨Las instituciones del
sector público y privado y las personas naturales que actualmente o en el futuro administren
bases o registros de datos públicos, son responsables de la integridad, protección y control de
los registros y bases de datos a su cargo. Dichas instituciones responderán por la veracidad,
autenticidad, custodia y debida conservación de los registros. La responsabilidad sobre la

2
 veracidad y autenticidad de los datos registrados, es exclusiva de la o el declarante cuando esta
o este provee toda la información. ¨;
Que, el inciso final del artículo 22 de la Ley Orgánica de Servicio Público, señala que
uno de los deberes de la o el servidor público es custodiar y cuidar la
documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión
tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracción,
ocultamiento o inutilización¨;
Que, el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, indica: ¨Constituye
Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se
produjere en los archivos de todas las Instituciones de los sectores públicos, y privado, así como
la de personas particulares, que sean calificadas como tal (…) ¨;
Que, mediante Acuerdo Ministerial Nro. 108 de 11 de mayo de 2017, se expide el
Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo del Ministerio
de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca;
Que, el numeral 3.2.2.4.del artículo 12 del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, del Ministerio de Agricultura y Ganadería,
publicado en el Registro Oficial Edición Especial Nro. 572 de 4 de octubre de
2018, establece entre las atribuciones y responsabilidades del Director/a de la
Dirección de Gestión Documental y Archivo, es: “a) Supervisar y ejecutar el
cumplimiento de las políticas de gestión documental y archivo”. “c) Coordinar, elaborar y
actualizar el cuadro general de clasificación documental, tabla de plazos de conservación
documental, inventarios documentales y demás herramientas de gestión documental, para
su validación y registro por el ente competente¨. ¨d) Elaborar normativa y políticas
internas que regulen la gestión documental y archivo institucional;
Que, el artículo 7 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos, expedida mediante Acuerdo No.
SGPR-2019-0107 de 10 de abril de 2019, dispone que: “1. Las entidades públicas
emitirán la política institucional en materia de gestión documental y archivo, la cual será
aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar alineada con las disposiciones
de la presente Regla Técnica relacionada con la organización, gestión, conservación y custodia
de los documentos de archivo. 2. Todos los servidores públicos de los sujetos obligados velarán
por la integridad y adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la
dependencia, en cualquier soporte y época, apegándose a los principios generales establecidos en
la Declaración Universal sobre los Archivos y el Código de Ética Profesional, emitidos por el

3
 Consejo Internacional de Archivos de la UNESCO.3. Se prohíbe expresamente la
constitución paralela de expedientes para uso personal”;
Que, el artículo 10 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos, expedida mediante Acuerdo No.
SGPR-2019-0107 de 10 de abril de 2019, dispone: “Las entidades públicas
promoverán que los procesos y procedimientos sean homogéneos a efectos que la información
contenida en los documentos de archivo sea accesible y de fácil consulta, que coadyuven al
ahorro, optimización de recursos y permitan eficiencia, eficacia, efectividad, agilidad,
transparencia, participación y solidaridad social en la gestión pública”;
Que, mediante Decreto Ejecutivo Nro. 689 de 08 de marzo de 2023, expedido por el
Presidente de la República, Guillermo Lasso Mendoza, designó al señor
Eduardo David Izaguirre Marín como Ministro de Agricultura y Ganadería;
Que, mediante memorando Nro. MAG-DPSCGC-2023-0060-M de 13 de abril de
2023, el Ing. Bolivar Marcelo Ayala Enriquez, Director de Procesos, Servicios,
Calidad y Gestión del Cambio, indico a la Ing. María Belén García Vera,
Directora de Gestión Documental y Archivo, que: “(…) Una vez que se ha
culminado la elaboración del Manual de Gestión Documental y Archivo, las matrices y
formatos, documentos que han sido validados en primera instancia por parte del Equipo
Técnico de la Dirección de Gestión Documental y Archivo: (Marcelo Ramírez Loayza,
Mercy Revelo Romo y Soledad Vásquez Paredes), se solicita su revisión y validación; o, de
ser el caso las observaciones a estos documentos.(…)”
Que, mediante memorando Nro. MAG-CGPGE-2023-0570-M de 21 de abril de
2023, suscrito por la Ing. Patricia Gabriela Sotomayor Verdesoto,
Coordinadora General de Planificación y Gestión Estratégica, Encargada,
solicitó a la Mgs. María Dolores Benavides Ordoñez, Coordinadora General
Administrativa Financiera, Encargada, lo siguiente: “(…) su revisión; y, en el caso
de no existir observaciones a los documentos, favor remitir el (Manual y las matrices en
formato PDF), con las respectivas firmas digitales (…)”;
Que, mediante memorando Nro. MAG-CGAF-2023-0707-M de 24 de abril de 2023,
la Mgs. María Dolores Benavides Ordoñez, Coordinadora General
Administrativa Financiera, indicó a la Ing. Patricia Gabriela Sotomayor
Verdesoto, Coordinadora General de Planificación y Gestión Estratégica,
Encargada, lo siguiente: “Una vez revisado los documentos mencionados, se remiten
suscritos, por lo cual se solicita continuar con las acciones correspondientes conforme a la
normativa vigente”;

4
Que, mediante memorando Nro. MAG-DPSCGC-2023-0066-M de 28 de abril de
2023, suscrito por el Ing. Bolivar Marcelo Ayala Enriquez, Director de
Procesos, Servicios, Calidad y Gestión del Cambio, Encargado, indicó a la Ing.
María Belen Garcia Vera, Directora de Gestión Documental y Archivo, lo
siguiente: “(…) se adjunta el Manual de Procedimientos de Gestión Documental y
Archivo aprobado y sus formatos, los mismos que se encuentran habilitados desde la fecha de
recepción por su área”;
Que, mediante memorando Nro. MAG-CGAF-2023-1549-M de 05 de julio de 2023,
la Mgs. María Dolores Benavides Ordoñez, Coordinadora General
Administrativa Financiera, indicó a la Abg. Karen María Hansen Vik López,
Coordinadora General de Asesoría Jurídica, lo siguiente: “(…) agradeceré a
usted, se sirva disponer a quien corresponda se realice la respectiva revisión y aprobación; a fin
de continuar y proceder a la suscripción de las respectivas autoridades”;
Que, mediante memorando Nro. MAG-CGAJ-2023-0638-M de 24 de julio de 2023,
la Abg. Karen María Hansen Vik López, Coordinadora General de Asesoría
Jurídica, señaló a la Mgs. María Dolores Benavides Ordoñez, Coordinadora
General Administrativa Financiera, lo siguiente: “En mérito de lo expuesto, se ha
podido constatar que la Coordinación General Administrativa Financiera ha cumplido con
justificar técnicamente las observaciones, por tanto, se aprueba el Manual de Procedimientos
de Gestión Documental Archivo del MAG, para lo cual se recomienda la suscripción del
Acuerdo Ministerial por parte del señor Ministro de esta Cartera de Estado a fin de expedir
este instrumento”;
Que, mediante memorando Nro. DPSCGC-2023-0126-M de 31 de julio de 2023, la
Ing. Maria Teresa Taco Taipe, Directora De Procesos, Servicios, Calidad Y
Gestión Del Cambio, solicitó a la Ing. María Belén García Vera, Directora de
Gestión Documental y Archivo, lo siguiente: “(…) documento que ha sido validado
y legalizado mediante Memorando Nro. MAG-CGAF-2023-1825-M de 27 de julio de
2023 por parte de la Mgs. María Dolores Benavides Ordoñez, Coordinadora General
Administrativa Financiera”; y,
Que, mediante memorando Nro. MAG-CGAF-2023-1871-M de 02 de agosto de
2023, Ing. Leidy Johana Espin Romero, Coordinadora General Administrativa
Financiera, Subrogante indicó a la Abg. Karen María Hansen Vik López,
Coordinadora General de Asesoría Jurídica, lo siguiente: “(…) en razón que el
Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo, se encuentra debidamente
aprobado y legalizado por las autoridades competentes y el respectivo equipo técnico,

5
 agradeceré a usted, se sirva disponer a quien corresponda se ejecuten las acciones necesarias
para proceder a la emisión del Acuerdo Ministerial, para la suscripción del señor Ministro.”
En ejercicio de las facultades constitucionales, legales y reglamentarias antes
singularizadas y con sustento en las consideraciones expuestas.
ACUERDA:
EXPEDIR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO.
ARTÍCULO 1.- Expedir el “Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo” del
Ministerio de Agricultura y Ganadería, con el fin de normar la Gestión Documental y
Archivística de la documentación que reposa y se produce en todas las unidades del
Ministerio, que, como anexo, forma parte integrante de este Acuerdo.

ARTÍCULO 2.- El presente Acuerdo se aplicará de manera obligatoria e inmediata, en

todos los Órganos Administrativos de esta Cartera de Estado, sean gobernantes,
sustantivos, adjetivos y demás dependencias desconcentradas, a nivel nacional.

ARTÍCULO 3.- La Dirección de Gestión Documental y Archivo del Ministerio de

Agricultura y Ganadería, proporcionará asistencia, capacitación y apoyo, para uso del
presente Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo, a todos los
servidores involucrados y responsables de estos procedimientos, a nivel nacional.

ARTÍCULO 4.- Encárguese a la Dirección de Gestión Documental y Archivo del

Ministerio de Agricultura y Ganadería, el cumplimiento de la normativa legal y
administrativa vigente del presente Acuerdo y a lo establecido en la Regla Técnica
Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Disponer a los titulares de los Viceministerios, Subsecretarias,

Coordinaciones Generales, Direcciones, Gerencias de Proyectos, Direcciones
Distritales se proporcione la colaboración, recursos materiales, espacio físico y
personal técnico necesario, para la aplicación adecuada de los estándares de gestión y
conservación de la documentación, según la Regla Técnica Nacional para la
Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, y del presente Manual de
Procedimientos de Gestión Documental y Archivo.

6
SEGUNDA.- Encárguese a la Dirección de Gestión Documental y Archivo, el registro,
publicación y archivo del presente instrumento; así como su socialización y
notificación a la(s) unidad(es) y entidad(es) que corresponda(n), de conformidad con
las atribuciones y responsabilidades constantes en el numeral 3.2.2.4 del estatuto
orgánico de gestión organizacional por procesos del ministerio de agricultura y
ganadería.

DISPOSICIONES DEROGATORIAS

PRIMERA.- Deróguese el Manual de Procedimientos de Gestión Documental y

Archivo, expedido con Acuerdo Ministerial Nro. 108 de 11 de mayo de 2017.

SEGUNDA.- Deróguese el Instructivo de Reposición de Documentos y Expedientes

Administrativos, expedido con Acuerdo Ministerial Nro. 083 de 28 de julio de 2020.

TERCERA.- Deróguese expresamente las disposiciones de igual o menor jerarquía

que se opongan a las del presente Acuerdo.

DISPOSICIÓN FINAL

ÚNICA.- El presente Acuerdo Ministerial entrará en vigencia desde la fecha de su

suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE. -

Dado en la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a

Firmado electrónicamente por:

EDUARDO DAVID
IZAGUIRRE MARIN

Mgs. Eduardo David Izaguirre Marín

MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA

7
 DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS,
CALIDAD Y GESTIÓN DE CAMBIO
Código: DGDA-PA-P04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versión: 1.0
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de vigencia: 30/08/2022
Página 1 de 48

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

Dirección de Gestión Documental y Archivo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

DGDA-PA-P04

Versión 1.0

Julio, 2023
 DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS,
CALIDAD Y GESTIÓN DE CAMBIO
Código: DGDA-PA-P04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versión: 1.0
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de vigencia: 30/08/2022
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CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

NOMBRE DEL FECHA DE DESCRIPCIÓN DE SECCIÓN

VERSIÓN APROBADO POR
DOCUMENTO ACTUALIZACIÓN LA MODIFICACIÓN ACTUALIZADA
Mgs. María Dolores
Benavides Ordoñez
Coordinadora General
Administrativa Financiera,
Manual de
Encargada.
Procedimientos de
1.0 Versión Inicial N/A
Gestión Documental y
Ing. Patricia Gabriela
Archivo.
Sotomayor Verdesoto
Coordinadora General de
Planificación y Gestión
Estratégica, Encargada
 DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS,
CALIDAD Y GESTIÓN DE CAMBIO
Código: DGDA-PA-P04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versión: 1.0
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de vigencia: 30/08/2022
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ACTA DE APROBACIÓN

RUBRO NOMBRE / CARGO FIRMA FECHA

Mgs. María Dolores Benavides Ordoñez

Coordinadora General Administrativa Firmado electrónicamente por:
27 de julio de 2023
Financiera, Encargada. MARIA DOLORES
BENAVIDES ORDONEZ

Aprobado por:
Ing. Patricia Gabriela Sotomayor Verdesoto
Coordinadora General de Planificación y Firmado electrónicamente por:
PATRICIA GABRIELA 27 de julio de 2023
Gestión Estratégica, Encargada. SOTOMAYOR VERDESOTO

Ing. María Belén García Vera Firmado electrónicamente por:

MARIA BELEN GARCIA
Directora de Gestión Documental y VERA 27 de julio de 2023
Archivo.

Revisado por:

Ing. María Teresa Taco Taipe Firmado electrónicamente por:

MARIA TERESA TACO
Directora de Procesos, Servicios, Calidad TAIPE 27 de julio de 2023
y Gestión del Cambio

Sr. Marcelo Fabricio Ramírez Loayza

Servidor Público 2 Firmado electrónicamente por:
MARCELO FABRICIO 27 de julio de 2023
Dirección de Gestión Documental y RAMIREZ LOAIZA
Archivo.

Mgs. Mercy Nataly Revelo Romo,

Firmado electrónicamente por:
Servidor Público de Apoyo 4 MERCY NATALY REVELO
ROMO 27 de julio de 2023
Dirección de Gestión Documental y
Archivo.
Elaborado por:

Lcda. María Soledad Vásquez Paredes,

Servidor Público de Apoyo 4 Firmado electrónicamente por:
MARIA SOLEDAD 27 de julio de 2023
Dirección de Gestión Documental y VASQUEZ PAREDES
Archivo.

Ing. Marcelo Ayala Enríquez

Servidor Público 7 Firmado electrónicamente por:
BOLIVAR MARCELO 27 de julio de 2023
Dirección de Procesos, Servicios, AYALA ENRIQUEZ
Calidad y Gestión del Cambio.
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CALIDAD Y GESTIÓN DE CAMBIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versión: 1.0
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de vigencia: 30/08/2022
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CONTENIDO

1 INFORMACIÓN DEL PROCESO ......................................................................................... 5

2 GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 6
3 MARCO LEGAL .................................................................................................................. 11
4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................... 13
5 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ...................................................................................... 14
6 REGLAS DE NEGOCIO ..................................................................................................... 15
6.1 GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................................... 15
6.2 GESTIÓN DE ARCHIVO ............................................................................................................. 19
6.2.1 ARCHIVO CENTRAL.................................................................................................................... 23
6.2.2 REPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS ..................... 26
6.2.3 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL............................................................................................. 30
6.2.4 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES .................................................................. 31
7 RIESGOS OPERATIVOS DEL PROCESO ........................................................................ 34
8 MAPA DE INTERRELACIÓN PROCESOS ........................................................................ 35
9 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO – Gestión Documental ........................................... 36
9.1 FICHA DEL SUBPROCESO ....................................................................................................... 36
9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO - Gestión Documental ................................. 37
9.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO – Gestión Documental. .. 38
9.4 INDICADORES DEL SUBPROCESO – Gestión Documental............................................... 40
9.5 ANEXOS Y FORMATOS DEL SUBPROCESO – Gestión Documental .............................. 41
10 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO – Gestión de Archivo ............................................. 42
10.1 FICHA DEL SUBPROCESO ....................................................................................................... 42
10.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo ..................................... 43
10.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo ........ 44
10.4 INDICADORES DE GESTIÓN DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo ......................... 47
10.5 ANEXOS Y FORMATOS DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo ................................... 48
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1 INFORMACIÓN DEL PROCESO

Código del Proceso: DGDA-PA-P04

Nombre del Macroproceso: Gestión Administrativa Financiera

Nombre del Proceso: Gestión Documental y Archivo

• Gestión Documental
Nombre de los Subprocesos:
• Gestión de Archivo
Tipo de proceso: Adjetivo de Apoyo

Desde La recepción de la documentación en Ventanilla Única

Alcance:
Hasta La integración de la documentación al Archivo Central.

Responsable del proceso: Director/a de Gestión Documental y Archivo

Regular la organización y mantenimiento de los archivos de la institución, en cada
una de las fases del ciclo vital del documento, desde su ingreso hasta su archivo,
Objetivo del
a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los
Proceso:
requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la
documentación de las unidades del MAG.
Descripción: Disparador: Ingreso de la documentación por ventanilla única.
• Usuarios Internos (Servidores del MAG)
Proveedores:
• Usuarios Externos (Ciudadanos)
Insumos: Peticiones, Quejas, Denuncias.
• Hoja de Control
Productos/Servicios: • Registro de Documentación
• Archivo de la documentación de las diferentes unidades del MAG.
• Externos
- Ciudadanía en General
Tipo de usuario: • Internos
- Diferentes Unidades del MAG
- Dirección de Gestión Documental y Archivo
• Externos:
- Constitución de la República del Ecuador
- Código Orgánico Administrativo – COA
- Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
- Ley Orgánica de Servicio Público
- Ley del Sistema Nacional de Archivos
- Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los
Controles: Archivos Públicos.
• Internos:
- Acuerdo 108: Expedir el Manual de Procedimientos de Gestión Documental
y Archivo del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.
- Acuerdo158: Expedir las herramientas de Gestión Documental y Archivo
del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.
- Acuerdo 093: Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
del MAG.
• Tecnológicos.
• Talento Humano.
Recursos:
• Infraestructura.
• Suministros.
 DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS,
CALIDAD Y GESTIÓN DE CAMBIO
Código: DGDA-PA-P04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versión: 1.0
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de vigencia: 30/08/2022
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2 GLOSARIO DE TÉRMINOS
TÉRMINOS Y/O
DEFINICIÓN FUENTE DE CONSULTA
ABREVIATURAS
Conjunto de documentos producidos o recibidos por Dirección de Secretaria General del MAGAP
una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
actividades. Es uno o más documentos, cualquiera Cap. II, pág. 7).
sea su fecha, forma y soporte, acumulados en un
Archivo
proceso, conservados, respetando su origen, que
sirve como testimonio e información para la persona o
institución que lo produce, para los ciudadanos y
como fuente de consulta.
Son aquellos archivos o expedientes que están en Dirección de Secretaria General del MAGAP
proceso, que no han sido concluidos o finalizados, (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
Archivos Abiertos algunos de estos expedientes debido a su naturaleza Cap. II, pág. 7).
y duración pueden reposar en el Archivo de Gestión
de la Unidad.
Ley del Sistema Nacional de Archivos;
Comprende toda la documentación, generada por las
Archivos de Gestión o publicada en Registro Oficial No. 265, 16 de
unidades administrativas, que es sometida a continua
Activos Junio 1982. Última Reforma: (Suplemento del
utilización y consulta.
Registro Oficial 345, 8-XII-2020): Art. 14.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Custodia y administra la documentación procedente Técnica Nacional para la Organización y
de los Archivos de Gestión que han cumplido dos Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Archivo Central
años, con excepción de aquella información publicado en Suplemento del Registro Oficial
considerada de utilidad para la unidad administrativa. No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 11, numeral
2.
Es aquel que procesa temporalmente la Ley del Sistema Nacional de Archivos;
documentación que tenga más de quince años de las publicada en Registro Oficial No. 265, 16 de
Archivo Intermedio instituciones del sector público, con las excepciones Junio 1982. Última Reforma: (Suplemento del
señaladas en la Ley del Sistema Nacional de Registro Oficial 345, 8-XII-2020): Art. 15.
Archivos.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Es el que custodia documentación que después de Técnica Nacional para la Organización y
pasar por un proceso de valoración secundaria Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Archivo Histórico
adquiere el carácter de permanente. Es administrado publicado en Suplemento del Registro Oficial
por el Archivo Nacional del Ecuador. No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 11, numeral
4.
Eliminación controlada de unidades o series Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
documentales que hayan perdido su valor Técnica Nacional para la Organización y
administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Baja documental derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea publicado en Suplemento del Registro Oficial
que vayan a desarrollar valores históricos. Bajas que No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 53.
se realizaran de acuerdo a la Tabla de Plazos de
Conservación Documental.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Son las etapas por las que sucesivamente pasan los
Técnica Nacional para la Organización y
documentos desde su producción o recepción, hasta
Ciclo vital Mantenimiento de los Archivos Públicos;
la determinación de su destino final, que puede ser
publicado en Suplemento del Registro Oficial
baja documental o conservación permanente.
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 11.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Permite organizar y vincular los expedientes de Técnica Nacional para la Organización y
Clasificación documental acuerdo a la estructura de los procesos Mantenimiento de los Archivos Públicos;
institucionales. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 28.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Copia oficial de un documento que se coteja con una
Compulsa Técnica Nacional para la Organización y
copia certificada.
Mantenimiento de los Archivos Públicos;
 DIRECCIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS,
CALIDAD Y GESTIÓN DE CAMBIO
Código: DGDA-PA-P04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Versión: 1.0
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de vigencia: 30/08/2022
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TÉRMINOS Y/O
DEFINICIÓN FUENTE DE CONSULTA
ABREVIATURAS
publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.

Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla

Término utilizado también para el recipiente (caja, Técnica Nacional para la Organización y
Contenedor
carpeta) normalizado que se utiliza para colocar los Mantenimiento de los Archivos Públicos;
documentos de archivo. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Herramienta de Gestión Documental y Archivo. Dirección de Secretaria General del MAGAP
Constituye la representación de la organización de un (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
Cuadro General de fondo documental, que contiene los datos esenciales Cap. II, pág. 6).
Clasificación Documental de la estructura por secciones, subsecciones, series,
(CGCD) subseries. Refleja y ayuda a organizar y vincular los
expedientes de acuerdo a la estructura de los
procesos institucionales.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Responsabilidad jurídica que implica el control y la
Técnica Nacional para la Organización y
adecuada conservación de los fondos por parte de
Custodia Mantenimiento de los Archivos Públicos;
una institución archivística, cualquiera que sea la
publicado en Suplemento del Registro Oficial
titularidad de los mismos.
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Es la transformación de información contenida en Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
documentos físicos a mensajes de datos, mismos que Técnica Nacional para la Organización y
Desmaterialización
deberán contener las firmas electrónicas Mantenimiento de los Archivos Públicos;
electrónica de documentos
correspondientes debidamente certificadas ante una publicado en Suplemento del Registro Oficial
de las entidades autorizadas. No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Conversión digital de documentos originales en Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
soporte papel, con el objeto de incrementar el acceso Técnica Nacional para la Organización y
Digitalización a la información, reducir la manipulación y uso de Mantenimiento de los Archivos Públicos;
materiales originales, frágiles o utilizados publicado en Suplemento del Registro Oficial
intensivamente. No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Documentos, unidades documentales que conforman Dirección de Secretaria General del MAGAP
los diferentes expedientes de las Series (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
Documentos Confirmativos
Documentales, tales como: actas, informes, Cap. II, pág. 6).
comunicaciones, permisos, acuerdos, y más.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Es la información que una entidad pública genera
Técnica Nacional para la Organización y
electrónicamente de un aplicativo o software
Documento electrónico Mantenimiento de los Archivos Públicos;
especializado.
publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Técnica Nacional para la Organización y
Separación o división de una entidad en dos o más
Escisión Mantenimiento de los Archivos Públicos;
partes para crear una nueva.
publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Conjunto de documentos pertenecientes a una Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
persona, asunto o negocio. Testimonios escritos, Técnica Nacional para la Organización y
reflejo de un proceso administrativo iniciado por un Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Expediente peticionario o por la misma Entidad, con publicado en Suplemento del Registro Oficial
ordenamiento cronológico, construcción lógica en la No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
que tienen explicación las distintas actuaciones, pues
se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.
Son aquellos archivos o expedientes que han sido Dirección de Secretaria General del MAGAP
Expedientes o Archivos
concluidos o finalizados y que pasan al Archivo de (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
Cerrados
Gestión de la Unidad. Cap. II, pág. 8).
Proceso técnico que permite seleccionar, valorar y Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
eliminar aquellos documentos de archivo que Técnica Nacional para la Organización y
Expurgo habiendo perdidos sus otros valores no tienen valor Mantenimiento de los Archivos Públicos;
histórico; se deberá retirar todos los elementos publicado en Suplemento del Registro Oficial
perjudiciales para el soporte que contenga la No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
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TÉRMINOS Y/O
DEFINICIÓN FUENTE DE CONSULTA
ABREVIATURAS
información.

Permite controlar la cantidad de folios útiles de un Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla

expediente, garantizar el respeto al principio de orden Técnica Nacional para la Organización y
original, la integridad y seguridad de la unidad Mantenimiento de los Archivos Públicos;
documental. Es requisito para las transferencias y publicado en Suplemento del Registro Oficial
Foliación bajas documentales. Efectuado el expurgo y retiro de No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 35.
los elementos perjudiciales, se procederá a foliar
cada una de las fojas útiles que conforman el
expediente de acuerdo al orden de los documentos
de archivo.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Es una hoja que aporta o suspende el ciclo del folio Técnica Nacional para la Organización y
Folio Testigo donde debe registrar el motivo de la suspensión del Mantenimiento de los Archivos Públicos;
folio si se sustrajo parte del archivo. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Conjunto de documentos de toda naturaleza, formato Técnica Nacional para la Organización y
Fondo documental y soporte, acumulados y producidos por una entidad, Mantenimiento de los Archivos Públicos;
en el ejercicio de sus actividades y funciones. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Los archivos, en un Estado constitucional de Técnica Nacional para la Organización y
Función de los archivos derechos y justicia, cumplen una función probatoria, Mantenimiento de los Archivos Públicos;
garantizadora y perpetuadora. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 5, numeral 5.
Es el instrumento para el control, la gestión y consulta Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
de los expedientes que obran en cada uno de los Técnica Nacional para la Organización y
Inventario documental archivos, en ellos se describirán los datos generales Mantenimiento de los Archivos Públicos;
de los expedientes en el contexto del Cuadro General publicado en Suplemento del Registro Oficial
de Clasificación Documental. No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 39.
El manejo y aprovechamiento de los recursos Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
informativos de archivo responden a la actividad de la Técnica Nacional para la Organización y
Manejo y aprovechamiento
Administración Pública y a los fines del Estado y de la Mantenimiento de los Archivos Públicos;
de los archivos
sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica publicado en Suplemento del Registro Oficial
sustitutiva. No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 5, numeral 6.
Acto jurídico en el cual mediante una razón se da Dirección de Secretaria General del MAGAP
formalidad final al proceso o trámite respectivo (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
Marginación relacionado únicamente con el Registro de Tierras Cap. II, pág. 9).
Rurales, lleva la firma del Director de Secretaría
General.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Es el proceso mediante el cual, de forma cronológica, Técnica Nacional para la Organización y
Ordenación documental se unen y relacionan los documentos de un Mantenimiento de los Archivos Públicos;
expediente. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 32.
Dirección de Secretaria General del MAGAP
Origen de la Indica si el origen es físico y/o digital, de acuerdo a la
(Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
Documentación naturaleza de la Serie Documental. Cap. II, pág. 7).
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Son aquellos que fundamentan toda la organización Técnica Nacional para la Organización y
Principios archivísticos documental, a partir de los cuales se otorga origen y Mantenimiento de los Archivos Públicos;
procedencia a la información. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 6.
Es aquel según el cual cada documento debe estar Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
situado en el fondo documental del que procede, Técnica Nacional para la Organización y
Principio de procedencia
teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e Mantenimiento de los Archivos Públicos;
independencia de cada fondo. Para la aplicación del publicado en Suplemento del Registro Oficial
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TÉRMINOS Y/O
DEFINICIÓN FUENTE DE CONSULTA
ABREVIATURAS
principio de procedencia deben identificarse: la No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 6, numeral 1.
unidad productora de los documentos, la institución
productora, las funciones desarrolladas y los
documentos producidos agrupados en series.
Hace referencia al orden en que se crearon los Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
documentos dentro de cada expediente, ubicándolos Técnica Nacional para la Organización y
de manera consecutiva de acuerdo a cómo ocurrieron Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Principio de orden original
las actuaciones administrativas que dieron origen a su publicado en Suplemento del Registro Oficial
producción, respetando la clasificación de acuerdo a No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 6, numeral 2
la estructura organizacional de la entidad pública.
Es el conjunto de actividades que permite generar los Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
documentos dentro de una entidad pública, durante el Técnica Nacional para la Organización y
cumplimiento de sus competencias. Mantenimiento de los Archivos Públicos;
publicado en Suplemento del Registro Oficial
Debe garantizarse que los documentos sean creados No. 487, 14 de Mayo 2019: Art.19.
Producción documental
en el momento que el flujo del proceso lo determine,
por el responsable de llevarlo a cabo, utilizando la
tipología documental definida para el proceso y
considerando todas las formalidades que la actividad
exige.
Es el proceso mediante el cual, realizando un Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
adecuado control, se registra la correspondencia que Técnica Nacional para la Organización y
ingresa y sale de las entidades públicas. Mantenimiento de los Archivos Públicos;
publicado en Suplemento del Registro Oficial
No se considera como correspondencia folletería, No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 20.
periódicos, propaganda o publicidad, a excepción de
Registro documental que se trate del anexo de alguna comunicación
administrativa oficial. Tales materiales serán remitidos
a su destinatario sin ser registrados.

Se deberán considerar los procedimientos de

recepción de documentos, trámite documental,
despacho de correspondencia y control de la gestión.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Probabilidad de ocurrencia de un evento adverso con
Técnica Nacional para la Organización y
consecuencias económicas, sociales o ambientales
Riesgo Mantenimiento de los Archivos Públicos;
en un sitio particular y en un tiempo de exposición
publicado en Suplemento del Registro Oficial
determinado.
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Técnica Nacional para la Organización y
Se hace constar las Series Documentales Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Serie Documental
identificadas dentro de cada Subsección Documental. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 28 numeral 4
literal c
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Medios materiales en los cuales se contiene la Técnica Nacional para la Organización y
Soporte documental información y puede ser: papel, digital, Mantenimiento de los Archivos Públicos;
electromagnético, audio, video, etc. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Subdivisiones de las Series Documentales debido a la Dirección de Secretaria General del MAGAP
Sub-series Documentales complejidad o volumen de las mismas, para una (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
mejor gestión documental. Cap. II, pág. 6).
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Es un cuadro descriptivo que establecerá para cada
Tabla de Plazos de Técnica Nacional para la Organización y
serie documental los plazos de conservación de
Conservación Documental Mantenimiento de los Archivos Públicos;
acuerdo a sus valores documentales y determinará el
(TPCD) publicado en Suplemento del Registro Oficial
destino final de la documentación.
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario
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TÉRMINOS Y/O
DEFINICIÓN FUENTE DE CONSULTA
ABREVIATURAS
Es el traslado programado y controlado de las Series Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
y/o Sub-series documentales que han cumplido su Técnica Nacional para la Organización y
tiempo en el Archivo de Gestión o en Archivo Central. Mantenimiento de los Archivos Públicos;
Transferencias Existen Transferencias Primarias (del Archivo de publicado en Suplemento del Registro Oficial
Documentales Gestión al Archivo Central), Transferencias No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 47.
Secundarias (del Archivo Central al Archivo
Intermedio) en su caso, o la baja documental de
conformidad con lo establecido en el cuadro TPCD.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Características determinadas por el análisis interno y Técnica Nacional para la Organización y
Tipología documental externo de los documentos y de la información que Mantenimiento de los Archivos Públicos;
contienen. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Es la unidad administrativa u operativa que produce, Técnica Nacional para la Organización y
Unidad productora recibe y conserva la documentación tramitada en el Mantenimiento de los Archivos Públicos;
ejercicio de sus funciones publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Es una actividad intelectual que se basa en el Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
conocimiento de las facultades, atribuciones y Técnica Nacional para la Organización y
procedimientos de la entidad a fin de determinar la Mantenimiento de los Archivos Públicos;
importancia de los documentos. publicado en Suplemento del Registro Oficial
No. 487, 14 de Mayo 2019: Art. 43.
Valoración documental
La valoración documental se lleva a cabo durante el
proceso de elaboración de la Tabla de Plazos de
Conservación Documental y se ratifica o modifica al
generar los inventarios de transferencias o de baja
documental.
Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
Son los valores que tienen los documentos cuando se
Técnica Nacional para la Organización y
encuentran en la dependencia originadora se
Valor primario Mantenimiento de los Archivos Públicos;
subdividen en valor administrativo, fiscal, legal,
publicado en Suplemento del Registro Oficial
jurídico, probatorio e informativo.
No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
También denominado histórico o permanente y se Acuerdo No. SGPR-2019-0107: Regla
refiere al documento que una vez cumplido su periodo Técnica Nacional para la Organización y
Valor secundario vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo y Mantenimiento de los Archivos Públicos;
sirve como fuente para la investigación histórica y la publicado en Suplemento del Registro Oficial
acción cultural. No. 487, 14 de Mayo 2019: Glosario.
Dirección de Secretaria General del MAGAP
Ventanilla Única Son los puntos de recepción, verificación y registro de (Acuerdo Ministerial No. 108 de 11-05-2017:
la documentación que arriba a la institución.
Cap. II pág. 5).
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3 MARCO LEGAL

TEMÁTICA ARTÍCULO NORMATIVA VIGENCIA

Registro Oficial No. 449, 20 de Octubre

Constitución de la República del 2008
Servicios a la Colectividad Art. 227.
Ecuador Última Reforma: Registro Oficial 377, 25
de enero 2021
Registro Oficial No. 449, 20 de Octubre
Instituciones y entidades que
Constitución de la República del 2008
reciban o transfieran bienes o Art. 297
Ecuador Última Reforma: Registro Oficial 377, 25
recursos públicos
de enero 2021
Registro Oficial No. 31, 7 de Julio 2017
Código Orgánico Administrativo
Archivo Art. 95 Última Reforma: Suplemento del Registro
- COA
Oficial 623, 21 de enero de 2022
Registro Oficial No. 31, 7 de Julio 2017
Código Orgánico Administrativo
Fedatarios administrativos Art. 97 Última Reforma: Suplemento del Registro
- COA
Oficial 623, 21 de enero de 2022
Registro Oficial No. 31, 7 de Julio 2017
Código Orgánico Administrativo
Copias de archivos públicos Art. 148 Última Reforma: Suplemento del Registro
- COA
Oficial 623, 21 de enero de 2022
Manejo de la información que Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Art. 2, literal
den cuenta de la gestión y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
a)
pública. Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Fiscalización de la Art. 2, literal
y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
administración pública b)
Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Art. 2, literal
Protección de la información y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
d)
Pública Octubre-2009
Art. 4, Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Principios para el acceso a la
literales a, b y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
información pública
ye Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Difusión de la Información Art. 7, literal
y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
Pública o)
Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Promoción del Derecho de
Art. 8 y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
Acceso a la Información
Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Custodia de la Información Art. 10 y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Presentación de Informes Art. 12 y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
Pública Octubre-2009
Ley Orgánica de Transparencia Registro Oficial No. 337, 18 de Mayo 2004,
Protección de la Información
Art. 18 y Acceso a la Información Última Reforma: Registro Oficial 52, 22-
Reservada
Pública Octubre-2009
Acuerdo No. SGPR-2019-0107:
Art. 14
Regla Técnica Nacional para la
Archivo Intermedio numeral 12, Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Organización y Mantenimiento
Art. 17
de los Archivos Públicos
Acuerdo No. SGPR-2019-0107:
Regla Técnica Nacional para la
Fines de los archivos Art. 3 Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos
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TEMÁTICA ARTÍCULO NORMATIVA VIGENCIA

Acuerdo No. SGPR-2019-0107:

Política institucional en materia
Regla Técnica Nacional para la
de gestión documental y Art. 7 Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Organización y Mantenimiento
archivo
de los Archivos Públicos
Acuerdo No. SGPR-2019-0107:
Atribuciones de la Unidad Regla Técnica Nacional para la
Art. 14 Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Productora Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos
Acuerdo No. SGPR-2019-0107:
Atribuciones de la Dirección de
Regla Técnica Nacional para la
Gestión Documental y Archivo Art. 15 Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Organización y Mantenimiento
o quien haga sus veces
de los Archivos Públicos
Acuerdo No. SGPR-2019-0107:
Atribuciones del Archivo Regla Técnica Nacional para la
Art. 16 Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Central Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos
Acuerdo No. SGPR-2019-0107:
Regla Técnica Nacional para la
Control de la gestión Art. 24 Registro Oficial No. 487, 14 de Mayo 2019
Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos

Resolución No. 013-NG-

DINAREP-2021: Norma que
Ficha de Información Registro Oficial No.542, 21 de Septiembre
Arts. 3 y 12 Crea y Regula el Uso de la
Ciudadana 2021
Ficha de Información
Ciudadana

Acuerdo No. 093: Estatuto

Atribuciones y Orgánico de Gestión
Registro Oficial No. 572, 4 de Octubre
responsabilidades de Gestión Ítem 3.2.2.4. Organizacional por Procesos
2018
Documental y Archivo del Ministerio de Agricultura y
Ganadería
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4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

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5 LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El Instructivo de “Manual de Procedimientos de Gestión Documental y Archivo” requiere considerar
los siguientes lineamientos:

1. Es obligación del responsable de cada proceso, mantener actualizado el presente documento

con base en las necesidades técnicas o a las modificaciones de la normativa legal que rigen a
este instrumento; para lo cual, se deberá solicitar a la Dirección de Procesos, Servicios, Calidad
y Gestión del Cambio, la actualización del documento; así como, sus formatos, anexos e
instrumentos metodológicos.
2. El presente Manual será de uso y aplicación inmediata, permanente y obligatoria en todas las
unidades de la institución, a nivel nacional. Este instructivo detalla los procedimientos que
involucran desde la recepción de la documentación en Ventanilla Única hasta la integración de
la documentación al Archivo Central.
3. La inobservancia de este instrumento, podrá conducir a la aplicación de sanciones:
administrativas, civiles o penales que sean aplicables, según el caso.
4. Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este procedimiento
deben ser complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.
5. Los responsables de los Archivos de Gestión, tienen la obligación de verificar y controlar el
cumplimiento de lo dispuesto en el presente Manual, así mismo deben dar cumplimiento con lo
dispuesto, en relación al acervo documental existente en los Archivos bajo su cargo.
6. En este instrumento, existen varios conceptos que han sido tomados de la Regla Técnica
Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
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6 REGLAS DE NEGOCIO

6.1 GESTIÓN DOCUMENTAL

Calificación de la documentación.- La correspondencia receptada en sobres cerrados, previa a su
apertura se procederá a determinar si esta es de carácter oficial, reservado o confidencial, personal
o urgente.

a. Documentación Oficial.-

• La correspondencia está dirigida a nombre de la institución, o cualquiera de sus unidades a

nivel nacional.
• La correspondencia está dirigida con el cargo del funcionario.
• La correspondencia está dirigida con el nombre y cargo del funcionario.

b. Documentos Reservados o Confidenciales.- La correspondencia que contenga la leyenda

RESERVADO o CONFIDENCIAL, no se abrirá, esta será receptada y entregada al destinatario,
salvo que exista alguna indicación contraria.

c. Documentos Personales.-

• Cuando la correspondencia está dirigida a nombre de una persona sin identificación de la

institución, cargo o unidad administrativa.
• Cuando está impresa la leyenda de PERSONAL.

La correspondencia calificada como reservada o confidencial y personal será entregada al

destinatario mediante una guía de entrega recepción, quien de considerarla que esta es de
carácter oficial, deberá entregarla para el respectivo ingreso al Sistema.

d. Documentación Urgente.- Documentación referente a temas legales procedentes de:

Contraloría, Fiscalía, Asamblea Nacional, Citaciones del Consejo de la Judicatura, Juicios y
demás temas prioritarios para la institución.

1. Registro y digitalización en el Sistema QUIPUX se ejecutará de la siguiente forma:

a. Documentos de Ciudadanos e Instituciones Públicas con Firma Electrónica.- La

documentación receptada de forma física, deberá ser verificada en el Sistema QUIPUX, y
únicamente se registrará un comentario indicando su recepción y la descripción de anexos, y
se procederá al envió a la unidad de destino.
b. En los requerimientos relacionados con expedientes de adjudicación de tierras suscritos por
los Ex Directores Distritales y/o por los Directores Distritales actuales, estos deben ser
ingresados y remitidos directamente a la Dirección Distrital a la que pertenece el expediente.

2. La Documentación receptada por medio de las ventanillas virtuales de Planta Central y de las
Direcciones Distritales deben seguir el mismo proceso detallado para la documentación física.
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3. Despacho de correspondencia por medio de prestadora de servicios.- La Dirección de

Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces despachará la correspondencia por medio
de mensajería y/u otro medio. De ser el caso, enlazará con la prestadora de servicios que haya
contratado, los servicios de envío de mensajería y paquetería. En el caso de entrega de
correspondencia a través de empresas intermediarias de encomiendas nacionales o
internacionales se utilizará el mismo registro, indicando los datos de: transporte utilizado y
nombre de la empresa, fecha y número de guía de envío. Las empresas intermediarias de
encomiendas deben entregar la constancia de recepción del documento.

a. La correspondencia deberá ser recibida mediante una guía interna, en esta se registrará la Fe
de Recepción.
b. Se receptará la correspondencia interna oficial en sobres o paquetes cerrados, deberán estar
debidamente identificados con la información del remitente, destinatario, descripción del
documento, dirección completa del destinatario, entre otros.
c. Elaboración de guías de remisión.- Estará sujeta de acuerdo al sistema o medio que utilice la
empresa contratada para brindar el servicio de correspondencia.
d. Organización de archivos de la gestión.- La documentación resultante de los procesos de
recepción y envió de la correspondencia, deberá ser organizada y archivada
cronológicamente día a día.

4. Fedatarios Administrativos.- En Planta Central y en las Direcciones Distritales, serán

nombrados bajo delegación emitida por la Dirección de Gestión Documental y Archivo, y
actuarán de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 97 del Código Orgánico Administrativo; y,
cumplirán además de sus funciones, las siguientes:

a. La responsabilidad, se limita únicamente a la verificación y validación de la similitud del

contenido de la copia que se certifica que esta corresponda al original exhibido, sin que esto
implique un pronunciamiento sobre la autenticidad, validez o licitud del mismo.
b. En los casos que la documentación presentada por el usuario supere las 50 fojas, o cuando
estos contengan información compleja que requiera un análisis más profundo, en el proceso
de certificación de las copias contra el original o copia certificada, se deberá informar al
usuario que los originales serán retenidos por un término de hasta 48 horas. En caso de
aceptación del administrado, el fedatario suscribirá junto con él la constancia de retención de
los documentos a fin de proceder a la certificación, cumplido dicho plazo el fedatario
devolverá los documentos originales o copias certificadas presentadas y finalizará el ingreso
de las copias certificadas dentro del trámite requerido o solicitado.
c. La documentación receptada y certificada deberá constar como ingresada, desde la fecha de
presentación del documento original, con independencia de la fecha en que conste
certificadas las copias.
d. En el caso de negativa del usuario, el fedatario comunicará del hecho a su jefe inmediato a fin
de que se determine la complejidad de las copias a certificar y de ser el caso se sentará la
razón de la negativa.

5. Registro y publicación de Acuerdos Ministeriales, Interministeriales e Interinstitucionales,

y Resoluciones Administrativas.- Estos se registrarán de forma numérica y secuencial,
independientemente de la fecha de suscripción, se emitirán la cantidad de ejemplares que se
requiera. Un ejemplar original reposará en la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

Acuerdos: Las unidades que tengan previsto la emisión de un Acuerdo con una determinada
fecha (instrumento en elaboración), previamente deberán solicitar a la Dirección de Gestión
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Documental y Archivo, la reservación de un número con la fecha de emisión, a fin de asegurar

que este conste registrado como reservado en el Índice de Acuerdos.

De no emitirse dicho instrumento (Acuerdo), deberán reportar a la DGDA, a fin de anular esta
reserva en el Índice de Acuerdos. Número que de ser necesario podrá ser utilizado para la
emisión de otro Acuerdo, siempre y cuando este concuerde con las fechas que le corresponden
a este registro, en este caso los Acuerdos deben ser firmados Manualmente.

Estos instrumentos pueden tener firma electrónica o Manual; y, serán publicados en la página
WEB de la institución; y, dependiendo de la naturaleza e importancia en el Registro Oficial.

Resoluciones Administrativas: Las Unidades que emiten Resoluciones Administrativas, estos

instrumentos deberán ser elaborados y suscritos electrónicamente en el Sistema de Gestión
Documental QUIPUX.

Estos instrumentos serán publicados en la página WEB de la institución y de acuerdo a la

naturaleza e importancia en el Registro Oficial, y Portal de Compras Públicas por las unidades
competentes.

Todas las Resoluciones deben ser generadas con copia a la Dirección de Gestión Documental y
Archivo.

6. Registro de Convenios: Todos los Convenios Marco, de Co-Ejecución, Transferencia de

Recursos, Cooperación Internacional, Contratos de Inversión, Memorandos de Entendimiento y
demás convenios suscritos por las autoridades competentes, serán remitidos a la Dirección de
Gestión Documental y Archivo, para su registro en el Libro de Registro de Convenios. El cual
será numérico, secuencial y anual (periodo fiscal) para toda clase de convenios, se emitirán la
cantidad de ejemplares que se requiera para la socialización. Un ejemplar original reposará en la
Dirección de Gestión Documental y Archivo.

Las Direcciones Distritales que requieran el registro de un Convenio, solicitarán mediante

Memorando, a la Dirección de Gestión Documental y Archivo, el respectivo registro y remitirán el
o los originales debidamente suscritos y fechados, de contar con un solo original deberán remitir
la cantidad de juegos en copias que requieran para la socialización, a fin de emitir copias
certificadas.

7. Copias Certificadas: Los documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas o

compulsa, serán todos los documentos de archivo en original y copia certificada que están en los
archivos, o bases de datos institucionales a las cuales tenga acceso la Dirección de Gestión
Documental y Archivo.

Las copias certificadas de la documentación institucional, en Planta Central son emitidas por la
Dirección de Gestión Documental y Archivo y en las Direcciones Distritales en base a las
delegaciones emitidas.

Las personas naturales y/o jurídicas que podrán solicitar la expedición de copias certificadas son:

a. Las partes de procedimientos administrativos.

b. Los servidores públicos cuando lo requieran para el desempeño de las actividades oficiales.
c. Las unidades administrativas en ejercicio de sus atribuciones.
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d. Los ciudadanos con fundamento en la normativa vigente.

La documentación objeto de certificación que consta en copias simples, descargada de bases de

datos, así como aquella que no tiene firma de responsabilidad, que abalice su origen y que forma
parte del proceso, será considerada para la certificación como copia simple.

En los casos que sea imposible la reproducción de las copias para el proceso de certificación, se
deberá tener en cuenta lo dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, artículo 4, literal b) que señala: ¨El acceso a la información pública, será por
regla general gratuito a excepción de los costos de reproducción (…)¨.

Las unidades requirentes que soliciten copias certificadas, deberán remitir el original y las copias
a certificarse, reproducidas del expediente o documento original.

Ejecutado el procedimiento de certificación se deberá sentar Razón de la certificación como

documento adicional, en la cual se dejará constancia, del acto ejecutado, se señalará el trámite
interno o externo, número de expediente o proceso, cantidad de fojas certificadas y la unidad en
la que reposa el expediente.

8. Marginación de Resoluciones Administrativas (Sentencias).- Sobre los expedientes que se

haya ejecutado algún acto administrativo o judicial, que exista Resolución o Sentencia, se debe
proceder con la marginación (Sentar Razón), dando cumplimiento a lo resuelto por la autoridad
competente, con lo cual se determinará el estado actual del expediente para futuros procesos
sobre este.

La Razón impresa en dos ejemplares, una vez suscrita por la autoridad respectiva debe ser
incorporada en el expediente original y en el Tomo de Inscripciones.

9. Certificaciones de Autenticidad de providencias de adjudicación de tierras.- De acuerdo a

la normativa vigente, para verificar que una Providencia de Adjudicación ha sido otorgada por la
Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria y los extintos Instituto Ecuatoriano de Reforma
Agraria y Colonización e Instituto Nacional de Desarrollo Agrario, la Autoridad Agraria Nacional, a
través de la Subsecretaría de Tierras y Reforma Agraria entregará las certificaciones. Estas
certificaciones serán emitidas a través de la Dirección de Gestión Documental y Archivo y de las
Direcciones Distritales. Direcciones que emitirán las Certificaciones de Autenticidad sobre los
expedientes que pertenecen y reposan en cada Dirección.

Previo a emitirse la Certificación de Autenticidad en Planta Central, se deberá solicitar a la

Dirección de Saneamiento y Mediación, emita un informe señalando si se ha resuelto o se
encuentra sustanciando el trámite administrativo que modifique el contenido de la Providencia de
Adjudicación, informe que deberá emitirse en el tiempo máximo de 5 días laborables.

En las Direcciones Distritales, deberá verificarse a través de las unidades respectivas, que la
adjudicación se encuentre en firme sin modificaciones en su contenido.

De certificarse la inexistencia de la Providencia de Adjudicación, el/la director/a de la Dirección

de Gestión Documental y Archivo y de las Direcciones Distritales, mediante oficio notificarán de
la inexistencia de tales providencias al Notario, al Catastro Municipal y al Registro de la
Propiedad. Así mismo debe emitirse la certificación de inexistencia dirigida al usuario.
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La Certificación de Inexistencia debe enviarse vía Memorando a la Coordinación General de

Asesoría Jurídica en Planta Central y Unidades Jurídicas en las Direcciones Distritales,
conjuntamente con la documentación presentada por el usuario, dejando copias certificadas en
el archivo de las Direcciones, para que se presente la correspondiente denuncia con la finalidad
de que se inicie las investigaciones por el presunto cometimiento del delito de falsificación y uso
de documento falso tipificado en el artículo 328 del Código Orgánico Integral Penal.

6.2 GESTIÓN DE ARCHIVO

10. En materia archivística se aplicarán los siguientes principios:

a. Principio de procedencia.- Cada documento debe estar situado en el fondo documental

del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de
cada fondo. Para la aplicación del principio de procedencia deben identificarse: la unidad
productora de los documentos, la institución productora, las funciones desarrolladas y los
documentos producidos agrupados en series.
b. Principio de orden original.- Hace referencia al orden en que se crearon los documentos
dentro de cada expediente, ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo a como
ocurrieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción, respetando la
clasificación de acuerdo a la estructura organizacional de la institución.

11. Identificación de documentos de archivo.- Estos pueden ser: reportes, estudios, actas,
resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, memorandos, estadísticas, juicios, recursos extraordinarios, apelaciones,
adjudicaciones, jurisdicción voluntaria, o bien cualquier otro registro creado o recibido como
resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de la institución, sin importar su
fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte sea papel,
magnético, óptico u otra tecnología que sea reproducible por medios de acceso público.

Están sujetos al proceso archivístico completo: expedientación, foliación, clasificación,

inventario, valoración, preservación, transferencias y disposición final y serán considerados en
el Cuadro General de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación
Documental.

12. Documentos que no cumplen el proceso archivístico.- No están sujetos al proceso

archivístico y no serán considerados en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, por lo
que cada unidad administrativa decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, sin que el
período de uso y custodia rebase en lo posible un año, se dividen en tres tipos:

a. Documentos de comprobación administrativa inmediata: Son aquellos que no forman

parte de un expediente contractual, financiero u otros de naturaleza similar; por ejemplo:
fotocopias, controles de entrada y salida de visitantes, invitaciones a eventos, entre otros. Si
bien son documentos creados o recibidos en el curso de los trámites administrativos o
ejecutivos, al no constituir documentos relacionados con otro asunto, no siguen el ciclo vital
y su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad.
b. Documentos de apoyo informativo: Es la documentación que se genera o conserva en la
oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas. Su utilidad
reside en la información que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales como
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impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios telefónicos,

fotocopias de Manuales de equipos adquiridos por la institución, entre otros. Los
documentos de apoyo informativo no reciben tratamiento archivístico ni siguen el ciclo vital,
se conservan en la oficina hasta el término de su utilidad. Al concluir su periodo deberán
desecharse, si se trata de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso al
archivo.
c. Información personal: Documentación que contiene un texto que es el resultado de un
asunto de carácter personal o particular, que no está enmarcado en los objetivos y
finalidades de la institución. Incluyen, por ejemplo: los correos electrónicos personales,
estados de cuenta, fotografías personales, entre otros.

13. Clasificación Documental.- Tiene como base el Cuadro General de Clasificación Documental,
el cual ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos
institucionales, establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.

La Dirección de Gestión Documental y Archivo, emitirá el Cuadro General de Clasificación

Documental, para lo cual consolidará, aprobará y remitirá el instrumento para su validación a la
Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector, Este deberá actualizarse,
cuando existan cambios en las atribuciones, responsabilidades, productos o servicios y
procesos institucionales, así también cuando surjan nuevas unidades, o se supriman.

14. Integración de expedientes.- Las unidades productoras deberán realizar la apertura e

integración de los expedientes. El ordenamiento será tal que, al abrir el expediente, la primera
unidad documental o foja en ser visualizada, será la más antigua, considerando lo siguiente:

a. Apertura un expediente por cada asunto o trámite que surja en el marco de sus
responsabilidades normadas.
b. Los expedientes que se integran estarán identificados de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Documental.
c. Cada documento se integrará a su expediente desde el momento de su producción o
recepción; se evitará la desmembración de los mismos para impedir la creación de falsos
expedientes.
d. Se describirá con su respectiva identificación.
e. Se levantará el inventario general por expediente.
f. Se evitará la duplicidad de información o incorporación de copias, para esto, se deberá
verificar la existencia o no de algún expediente abierto sobre el mismo asunto, así como la
existencia del original.
g. Deberá estar sujeto a expurgo y foliación al concluir el trámite o asunto.
h. Se emplearán contenedores adecuados al soporte, formato y volumen del expediente.
i. Cumplirán el proceso establecido en el presente Manual y Regla Técnica.
j. Se prohíbe el empastado de documentos o expedientes de archivo.

Nota: La Dirección Financiera, quien procesa y custodia los procesos de pago, llevará un orden
diferente al antes señalado, conforme a: Las Normas de Control Interno para entidades del
sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos.

15. Ordenación documental. Las Unidades Productoras y los Archivos de Gestión deben
observar los siguientes criterios:
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a. Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial, conforme se

generan o reciben.
b. Los anexos en cualquier tipo de soporte, que son parte del asunto, también constituyen el
expediente y se acompañan al documento principal. Pueden ser fotografías, carteles,
videos, discos, memorias, entre otros. Si por el volumen o tamaño de los anexos es
necesario mantenerlos en otro lugar diferente al expediente, deberá establecerse una
referencia cruzada, utilizando un folio testigo, y en el caso de documentos electrónicos,
metadatos que permitan la localización del expediente.
c. Los expedientes pueden estar conformados por uno o más partes/cuerpos, por lo que será
necesario indicar el número que le corresponda a cada uno de estos; por ejemplo: 1/3, 2/3,
3/3- Cuerpo 1, Cuerpo 2, Cuerpo 3.
d. Los expedientes se ordenarán dentro de los archiveros por series documentales, por años
de emisión, y de forma cronológica (numérico-alfabético). De existir series que no cuenten
con descripción numérica o alfabética, se archivarán utilizando otras características como:
año y fecha de emisión, de forma cronológica y secuencial.

16. Cierre del expediente.- Se cerrará cuando concluya el trámite o asunto y se procederá a su
expurgo y foliación, a partir de ese momento regirán los tiempos establecidos en la Tabla de
Plazos de Conservación Documental.

17. Expurgo de expedientes.- Los funcionarios de las Unidades Productoras son los responsables
de realizar el expurgo del expediente, deberá retirarse toda la documentación que consten
como repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares múltiples de un mismo
documento, copias de documentos existentes en original, normativas, Manuales, documentos
de apoyo y otros. Únicamente deberán archivarse versiones finales de los documentos, se
podrá conservar una copia certificada, compulsa o copia simple, cuando no se tenga el original
y el documento sea parte del asunto del expediente de archivo. Se realiza esta actividad previa
a la foliación, antes de cerrar un expediente.

Asimismo, para la adecuada conservación de los expedientes, se deberá retirar todos los
elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel, tales como: grapas,
clips, broches, o cualquier otro elemento que ponga en riesgo la integridad del documento.

18. Foliación.- La foliación permite controlar la cantidad de folios útiles de un expediente,

garantizar el respeto al principio de orden original, la integridad y seguridad de la unidad
documental, es un requisito para las transferencias y bajas documentales. Una vez efectuado el
expurgo y retiro de los elementos perjudiciales, se procederá a foliar cada una de las fojas
útiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo.

Las hojas se foliarán en la esquina superior derecha del anverso del documento con esfero
azul, en números, letras y sumilla del servidor que lo realiza. Otros soportes que contengan
información también se foliarán empleando los materiales que faciliten el proceso.

La foliación se realizará a todos los documentos de archivo, independiente de su tamaño, por

excepción, la foliación de los expedientes administrativos y judiciales, se realizará en
observancia a lo establecido por la normativa legal vigente.

En la foliación se prohíbe utilizar cifras numéricas con suplementos alfabéticos. No es permitido

repetir números ni realizar la foliación en hojas en blanco que no se encuentren salvadas.
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De existir dentro de un bibliorato, diferentes procesos relacionados a una misma serie, cada
proceso se foliará por separado, de existir errores en la foliación, éste se anulará con una línea
oblicua evitando tachones o uso de corrector.

Las Unidades Productoras y los Archivos de Gestión, deberán foliar cada una de las fojas útiles
que conforman el expediente respetando el orden de origen y cronológico establecido.

Las Unidades Productoras deben mantener un registro que contenga los datos de los
servidores y las sumillas que se utilizan en la foliación.

19. Descripción Archivística. Se la realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y explicar
los documentos de archivo, así como para darles contexto en el sistema institucional que los ha
producido y es fundamental para facilitar la localización y consulta del expediente, para lo cual
se deberá elaborar:

a. Caratulas: Las unidades productoras colocaran las carátulas en la cara frontal del folder.
b. Etiqueta para lomo de Bibliorato: La unidad productora colocará, las etiquetas en los
lomos de los biblioratos, para lo cual utilizarán el formato establecido.
c. Etiquetas de cajas: La numeración de las cajas la realizará la unidad productora siguiendo
un orden consecutivo, empezando desde el número 1 por años y series documentales.
d. Inventario documental: Instrumento para el control, gestión y consulta de los expedientes
que están en cada uno de los archivos de la institución, en ellos se describirán los datos
generales de los expedientes en el contexto del Cuadro General de Clasificación
Documental. Todos los Archivos de Gestión deberán elaborar el Inventario General por
expediente correspondiente a su unidad; y, el Archivo Central elaborará el Inventario
General de expedientes global de la institución. Este será un requisito para las
transferencias o bajas documentales.

20. Entrega de documentación de las Unidades Productoras al Archivo de Gestión. Los

funcionarios de las Unidades Productoras, entregarán, los expedientes cerrados o culminados,
estos deberán estar, integrados, depurados, foliados, etiquetados e inventariados. Se entregará
mediante Acta de Entrega-Recepción, para lo cual deberán dar cumplimiento al siguiente
procedimiento:

a. Verificar las Series documentales, carátulas, formatos.

b. Verificar que el expediente este expurgado y foliado.
c. Constatación física de los expedientes contra el inventario general.
d. Emitir observaciones al proceso y corrección de estas.
e. Suscripción Acta de Entrega Recepción: Unidad Productora (Entregue conforme) Archivo de
Gestión (Recibí Conforme).

21. Préstamo de documentación del Archivo de Gestión.- La documentación que reposa en

estos Archivos, podrá ser consultada por los usuarios de la unidad o de otras unidades a través
del debido procedimiento.

Los expedientes otorgados en calidad de préstamo estarán bajo la responsabilidad del

solicitante quien deberá entregarlo de manera íntegra al término del préstamo. Se llevará el
registro del movimiento de los archivos mediante las respectivas Tarjetas Prestatarias, para lo
cual deberá cumplir con el siguiente procedimiento.
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a. Recepción y análisis del requerimiento.

b. Ubicación y verificación de la foliación del expediente.
c. Elaboración del Memorando para él envió del expediente (cuando es a otra unidad).
d. Registro en la Tarjeta Prestataria levantada por cada expediente.
e. Constatación física de la integridad del expediente devuelto.
f. Ubicación física del expediente en el sitio de origen y registro en tarjeta prestataria.

22. Digitalización Archivo de Gestión.- Los expedientes y documentación que reposan en estos
Archivos, deberán ser digitalizados de acuerdo a los estándares de resolución y definición
establecidos en la Regla Técnica para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos, se tomará en cuenta lo siguiente:

a. Se crearán carpetas y subcarpetas virtuales siguiendo la misma disposición de las Series

documentales. Los nombres de estas corresponderán exactamente a los utilizados en las
Series documentales en físico.
b. El archivo digital deberá estar de forma idéntica a la documentación física conservada.
c. Se realizará la digitalización como paso previo a la transferencia de la documentación al
Archivo Central, de acuerdo a los siguientes pasos:
• Verificar la integración del expediente.
• Digitalización del expediente en (formato PDF) se creará un archivo por cada expediente,
con el nombre del proceso.
• Almacenamiento de la información en cada una de las carpetas digitales.
• Registro en el Inventario General, la digitalización del expediente.

6.2.1 ARCHIVO CENTRAL

23. Evaluación Documental.- Esta actividad incluye las etapas de valoración, selección y
disposición final de las series documentales.

a. Valoración.- Aquí se determinan los valores primarios y secundarios de las series

documentales.
b. Selección.- Aquí se divide las series documentales a conservar y a eliminar, utilizando
como insumo la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
c. Disposición Final.- Ejecución de procedimientos para la baja documental o transferencia
final.
d. El equipo responsable de la valoración documental estará conformado por 3 servidores: la
Máxima Autoridad o su delegado, el responsable de la Unidad Productora y el titular de la
Dirección de Gestión Documental y Archivo.

24. Valoración Documental.- Es la actividad intelectual que se basa en el conocimiento de las

facultades, atribuciones y procedimientos de la institución para determinar la importancia de los
documentos.

La valoración documental se ejecutará durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos

de Conservación Documental y se ratificará o modificará al generar los inventarios de
transferencias o baja documental.

25. Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Los servidores públicos responsables

determinados en el presente Manual, usarán esta herramienta para determinar los plazos de
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conservación de los archivos de la Institución. Tendrá la misma estructura que el Cuadro

General de Clasificación Documental.

Se establecerá en número de años el tiempo en que los expedientes deberán permanecer en

cada categoría de archivo. De acuerdo a la valoración que se realice, se determinará la
disposición final de los documentos la cual puede ser de conservación permanente o
eliminación.

Los plazos de conservación que se establezcan contarán a partir de la conclusión o cierre del
expediente. Para el caso de series con carácter reservado, los plazos de conservación
contarán a partir de su desclasificación.

La Dirección de Gestión Documental y Archivo, consolidará y aprobará la Tabla de Plazos de

Conservación Documental, previo a remitir esta herramienta a la Dirección de Archivo de la
Administración Pública del ente rector para su respectiva validación.

Esta herramienta, deberá actualizarse cuando existan cambios en el Cuadro General de

Clasificación Documental y en la normativa legal vigente.

26. Transferencia Primaria del Archivo de Gestión al Archivo Central.- Esta se ejecutará, en
base a los períodos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, y al
cronograma anual de transferencias elaborado por el Archivo Central. Se deberá dar estricto
cumplimiento a lo establecido en los numerales 15, 16, 17, 18, 19 y 20 del presente Manual. Se
elaborarán las Actas de Entrega-Recepción. Estas serán suscritas por las Autoridades de las
unidades, conjuntamente con los responsables de los archivos, se tomará en cuenta lo
siguiente:

a. L
a documentación deberá estar clasificada por: unidad productora, año de emisión y series
documentales.
b. D
eberá estar integrada en biblioratos o folders, esta no sobrepasará la capacidad establecida
para estos. En el caso de documentación de dimensiones especiales, como planos,
carteles, etc., o bien en soportes diferentes del papel, se utilizará el formato más
conveniente para su conservación.
c. Las cajas de archivo deberán ser normalizadas, en estas se procurará incluir únicamente
la documentación relativa a una misma serie documental. Los expedientes que por su
tamaño abarquen más de un contenedor, deberán estar claramente identificados en el
Inventario General, así como en el etiquetado de las cajas.
d. L
a cantidad de expedientes que contenga cada caja, dependerá del grosor de estos, no
sobrepasará la capacidad de esta, a fin de evitar su deterioro y facilitar la manipulación al
interior de la misma.
e. Se adjuntará en formato digital (CD, DVD, Disco Duro) la documentación previamente
digitalizada.

27. Transferencia por escisión, supresión o fusión.- Si existe la disposición de escindir una
unidad administrativa y crear una nueva entidad pública, toda la documentación que generó
dicha unidad administrativa que fuere pertinente, se transferirá de manera íntegra para el
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cumplimiento de las nuevas funciones. Para ello se dejará constancia de la transferencia de los
documentos a través del inventario y Actas suscritas por ambas entidades públicas.

28. Fondos Acumulados.- Es el conjunto de documentos con escaso o ningún criterio de

organización archivística. Esta documentación puede haber sido heredada o transferida de
entidades fusionadas, liquidadas, suprimidas o generada por la propia entidad pública antes de
febrero de 2015.

La unidad productora será la responsable de dar el tratamiento a los fondos documentales

acumulados. En caso de que esta haya sido suprimida y las competencias sean asumidas por
otra unidad, esta será la responsable de dar el tratamiento a esos fondos documentales. En el
caso de que no exista unidad que asuma esas competencias, será la Dirección de Gestión
Documental y Archivo o quien haga sus veces quien asuma la responsabilidad, de acuerdo al
siguiente procedimiento:

a. Analizar el contexto histórico institucional y del órgano productor.

b. Aplicar los principios universales de procedencia y respeto al orden original.
c. De existir algún instrumento de descripción (listados, registros, inventarios, etc.) servirá de
referencia para la identificación y clasificación.
d. Identificar los grupos documentales siguiendo pautas de clasificación aplicadas por la
entidad en el momento de la producción.
e. Describir el fondo y el grupo documental.
f. Clasificar, depurar, foliar y rotular.
g. Levantar el inventario correspondiente.
h. Generar la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

29. Baja Documental.- Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan
prescrito sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores
históricos. Esta se efectuará de acuerdo con las caducidades establecidas en la Tabla de
Plazos de Conservación Documental.

Las bajas documentales serán aprobadas por 3 servidores: la Máxima Autoridad o su

Delegado, el responsable de la Unidad Productora y el titular de la Dirección de Gestión
Documental y Archivo, conforme el procedimiento establecido en la Regla Técnica Nacional
para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

30. Préstamo de Documentación del Archivo Central.- El Archivo Central de Planta Central, y
los Archivos Centrales de las Direcciones Distritales, son los responsables de la administración,
conservación y custodia de la documentación pasiva transferida. Para el préstamo de
documentación o expedientes, se tomará en cuenta lo siguiente:

a. Deberá ser solicitada por escrito, por las autoridades y unidades con competencia.
b. Para el caso de usuarios externos y/o peticiones de organismos estatales de control o
judiciales, se emitirá copias certificadas.
c. La solicitud deberá contar con los datos de identificación del documento, proceso o
expediente tales como: unidad productora, código o número del proceso o expediente,
beneficiario, descripción del trámite, año de emisión, y demás datos relevantes que faciliten
la búsqueda.
d. El préstamo se realizará de forma oficial mediante Memorando.
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e. Durante el período de préstamo, la custodia y conservación del documento o expediente,

recae en el solicitante, exigiéndosele responsabilidades de acuerdo a la ley, en caso de
pérdida, deterioro o modificación de los mismos.
f. De encontrarse novedades en la conformación del expediente devuelto el responsable del
Archivo Central, deberá emitir un informe señalando las inconsistencias encontradas en
este, para el trámite respectivo dejando un ejemplar del informe al final del expediente para
constancia de los documentos faltantes.
g. El expediente se prestará de manera íntegra sin desmembrar el mismo.
h. Cuando un expediente depositado en el Archivo Central, vuelva a formar parte de un
procedimiento se considerará, a todos los efectos, que dicha documentación se ha
reactivado, volviendo a encontrarse en su fase activa y remitiéndose, por tanto, a la unidad
correspondiente.
i. El expediente devuelto deberá mantener las mismas características y estructura, como
cuando fue entregado al solicitante, para su consulta o activación de un proceso, la
documentación generada será incorporada y foliada a partir del último documento del
expediente prestado.
j. Se deberá llenar la respectiva Tarjeta Prestataria, con la información de la salida y reingreso
de la documentación.

31. Entrega de documentación de Funcionarios salientes al Archivo de Gestión.- Cuando un

funcionario deja sus funciones, ya sea por cambio de responsabilidades, cambio administrativo,
renuncia o desvinculación de la institución, este deberá entregar al Archivo de Gestión de la
Unidad Productora, mediante Actas de Entrega Recepción e Inventario detallado.

a. La documentación Pasiva (estado cerrada o concluida).

b. La documentación Activa (estado en proceso o ejecución).

6.2.2 REPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

32. Objetivo.- Regular las gestiones necesarias para recuperar, restaurar, reconstruir, restituir y
reponer componentes documentales, planos, registros, que formen o formaban parte de los
expedientes administrativos, los cuales han sido sustraídos, extraviados, mutilados,
desaparecidos, destruidos o deteriorados.

33. Ámbito de Aplicación.- Se aplicará de manera obligatoria en todos los Órganos

Administrativos de esta Cartera de Estado sean gobernantes, sustantivos, adjetivos y
desconcentrados.

34. Requisitos para la reposición de documentos.- Para la reposición de uno o varios

documentos será necesario los siguientes requisitos:

a. Los documentos a ser repuestos estén en custodia o hayan sido emitidos por alguna
dependencia o unidad del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
b. Los documentos a ser repuestos tengan como constancia de existencia o reposen dentro de
la institución: registros de inscripción tomos y folios, libros cronológicos, los registros
digitales dentro de los sistemas informáticos de gestión documental, así como documentos
que posean las partes interesadas, siempre y cuando los mismos reposen o exista
constancia y registros de existencias de dichos documentos.
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35. Cumplimiento de requisitos para la reposición de documentos.- En el caso de que la

reposición no cumpla con alguno de los requisitos necesarios, el o la Directora de la unidad o
dependencia a su cargo, sentará la correspondiente razón de imposibilidad debidamente
motivada en base a la autorización de su inmediato superior y notificará a la parte solicitante.

36. Reposición de documentos.- Cuando se hayan extraviado, robado, o hurtado documentos de

expedientes administrativos o se hiciere extraordinariamente difícil su consulta por el deterioro,
incendio, inundación o cualquier otro siniestro; se procederá de la siguiente manera:

a. Requerimiento: A petición de parte o de oficio, los o las Directores(as) de las unidades o

dependencias que tengan a su cargo archivos de gestión documental, en los que uno o
varios documentos requieran ser repuestos, deberán ser autorizados previamente por el/la
director/a de Gestión Documental y Archivo para el inicio del proceso de reposición.
b. Denuncia: La o el titular de la Unidad requirente, solicitará a la Coordinación General de
Asesoría Jurídica realice la respectiva denuncia ante la autoridad competente.
c. Autorización: Una vez obtenida la autorización emitida por el/la director/a de Gestión
Documental y Archivo, se realizará un informe técnico levantado por el/la director/a de la
unidad o dependencia requirente, en donde se encuentre el archivo de gestión en el que
hará constar el detalle de todos los documentos y la situación de cada uno de ellos.
d. Certificación DGDA: El/la director/a de la unidad o dependencia solicitará a la Dirección de
Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, certifique el ingreso de
documentación que se encuentre en el registro del sistema de gestión documental dirigida a
esta institución.
e. Solicitud a Partes: El/la director/a de la unidad o dependencia solicitará a las partes
interesadas que entreguen toda la documentación que pueda permitir realizar la reposición y
que esté a cargo de ellos.
f. Certificación de la documentación: Una vez obtenida la documentación objeto de la
reposición, el/la director/a de la unidad o dependencia, solicitará a la Dirección de Gestión
Documental y Archivo se certifique la documentación obtenida para la reposición.
g. Razón: Con la documentación obtenida de las diferentes fuentes institucionales y
particulares, el/la director/a de la unidad o dependencia, sentará la correspondiente razón
de reposición, en la cual constará los documentos que fueron objeto de reposición, las
fuentes en donde se obtuvieron y cualquier observación que se presenten en dichos
documentos.
h. Notificación: Cuando el proceso de reposición haya concluido, el/la director/a de la unidad
o dependencia donde se encuentre el archivo de gestión, mediante acto administrativo
notificará a las partes con la finalización del proceso de reposición, y las conclusiones del
mismo.
i. Reemplazo de Documentos Deteriorados: Cuando un documento se encuentre
deteriorado, o esté en riesgo de ser ilegible, la autoridad de la unidad en la que se
encuentre el documento, de oficio dispondrá que se obtenga una copia certificada, y será
incorporada al expediente, sin extraer el original y sin variar la foliación realizada
previamente.

37. Reposición de expedientes íntegros.- Cuando se haya extraviado, robado o hurtado un

expediente administrativo, o se encuentre destruido en su totalidad, se realizará lo siguiente:

a. Cuando se pierda un expediente administrativo, los/as Directores/as de las unidades o

dependencias que tengan a su cargo archivos de gestión documental, emitirán un informe
en el que determinen:
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• Que una vez agotada la búsqueda en los archivos de la Dirección a su cargo y en los
archivos de las diferentes Direcciones de la institución, no fue posible su ubicación.
• Adjuntar el informe del funcionario que se encontraba en custodia del expediente (en
caso de encontrarse en funciones).
• De ser posible, se detallará el contenido del expediente estableciendo el número de
cuerpos, número de fojas, etapa de sustanciación.

b. La unidad administrativa que detecte la desaparición de un expediente administrativo,

solicitará a la Coordinación General de Asesoría Jurídica realice la respectiva denuncia,
señalando para el efecto, la siguiente información: Fecha de la desaparición, último
funcionario custodio del expediente, lugar de la desaparición y contenido del expediente
administrativo.
c. La Unidad Administrativa que detecte la pérdida del expediente administrativo, deberá
solicitar a él/la director/a de Gestión Documental y Archivo, autorice la reconstrucción del
expediente. En caso que dicha pérdida sea debido a un presumible robo o hurto, en la
solicitud se adjuntará copia de la respectiva denuncia y el informe detallado en el literal a.
d. El/la director/a de Gestión Documental y Archivo procederá inmediatamente con la
reconstrucción del expediente administrativo, para lo cual se podrán realizar todas las
acciones para reponer dicho expediente, como descargarlo de los sistemas de gestión
documental, registros públicos en línea, copias de los archivos de otras unidades
administrativas, solicitud a la parte, etc.
e. Una vez reconstruido el expediente administrativo, el/la director/a de Gestión Documental y
Archivo dejará sentada una razón de que el expediente en cuestión ha sido reconstruido y
de ser posible, dejará sentado el nombre del funcionario (o funcionarios) que custodiaban el
expediente al momento de su pérdida o destrucción.

38. Recuperación de documentos.- Si se recuperare el o los documentos robados o hurtados,

el/la director/a de Gestión Documental y Archivo previo informe del Titular de la unidad o
dependencia de la unidad administrativa donde se extravió el o los documentos, verificará si el
documento, registro y/o expediente está completo o cuáles son las piezas documentales que
faltan conforme solicitud de recuperación de documentos, para proceder con la reposición.

En el caso de recuperación de documentos, de los cuales se encuentre en proceso o haya

concluido la reposición, se agregará al expediente, sin perjuicio de las copias certificadas o
compulsas que obren del mismo.

39. Prohibición de certificación.- El/la director/a de Gestión Documental y Archivo no podrá

certificar ningún documento o expediente que haya sido reconstruido, sino solamente podrá
emitir copias compulsas de dichos documentos.

En las copias compulsas se sentará la respectiva razón de las copias emitidas en la cual se
indicará que el documento o expediente fue reconstruido y se señalará mediante qué
documento, el/la director/a de Gestión Documental y Archivo autorizó la reconstrucción.

40. Sanciones.- Sin perjuicio de las posibles responsabilidades civiles o penales que pudieren
derivarse por el hurto, robo o destrucción dolosa de un expediente administrativo, el/la titular de
la unidad administrativa donde se extravió el o los documentos, una vez que sea autorizado
para reconstruir el expediente, deberá solicitar a la vez a la autoridad nominadora, que se inicie
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un procedimiento investigativo-sancionatorio a través de la Dirección de Administración del

Talento Humano, para imponer las sanciones administrativas de ser el caso.

41. Libro de Reposiciones.- La Dirección de Gestión Documental y Archivo deberá contar con un
"Libro de Reposiciones", en donde se sentará la razón de las reposiciones realizadas.

Además de las copias certificadas se mantendrá en el archivo activo o pasivo una copia digital
del escaneado en formato PDF del expediente administrativo, este servirá de soporte digital, en
cualquier caso, y tendrá el mismo valor procesal como si se tratara del original.

42. Inexistencias.- De determinarse que el o los documentos presentados para el proceso de

reposición, no fueron emitidos por autoridad competente, el/la director/a de Gestión
Documental y Archivo, emitirá la respectiva certificación de inexistencia, misma que deberá ser
enviada con toda la documentación de soporte a la Coordinación General de Asesoría Jurídica,
a fin de que se presente la correspondiente denuncia con la finalidad de que se inicie las
investigaciones por el presunto delito de falsificación y uso de documento falso.

43. En los casos que, para el proceso de reposición de documentos o expedientes íntegros, no se
pueda establecer lo determinado en el literal b) del numeral 36, y literal b) del numeral 37 del
presente Manual, las Unidades Administrativas deberán solicitar la denuncia con la información
existente y dejarán constancia en su requerimiento de autorización de reconstrucción del
documento o expediente.

44. En los casos que un expediente perteneciente al Archivo Central no ha sido posible su
ubicación física y que éste se encuentre digitalizado en el Sistema Institucional de Digitalización
de Expedientes, a petición de parte o de oficio, ejecutará todas las acciones establecidas en el
presente Manual y procederá con la reconstrucción del expediente.

45. En relación a expedientes implementados en instituciones suprimidas, mismas que fueron

asumidas sus competencias y atribuciones por esta Cartera de Estado, y que en el trascurso de
la custodia y administración anterior a la supresión, estos se encontraban extraviados o
desaparecidos, la Dirección de Gestión Documental y Archivo a petición de parte o de oficio
ejecutará todas las acciones necesarias para la reconstrucción del expediente, siempre y
cuando se cumpla lo establecido en el presente Manual y que se tenga como constancia de
existencia o reposen dentro de la institución registros de inscripción, tomos y folios, libros
cronológicos, registros digitales dentro de los sistemas informáticos de gestión documental, así
como documentos que posea la parte interesada, siempre y cuando los mismos reposen o
exista constancia y registro de existencia de dichos documentos.

46. La reposición de documentación o expedientes que se encuentran en etapa de

implementación, elaboración o sustanciación, las unidades administrativas dueñas de los
procesos, serán las responsables de dar cumplimiento a lo establecido en el presente Manual.

47. La reposición y reconstrucción de documentos o expedientes que se sustancian o reposan en

las Direcciones Distritales, éstas serán las responsables de ejecutar las acciones establecidas
en el presente Manual.

48. Restauración de documentos.- Para iniciar los procesos de restauración de los documentos,
el/la director/a de Gestión Documental y Archivo tendrá en cuenta las siguientes
consideraciones:
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a. Los expedientes administrativos no podrán salir de las instalaciones del archivo central y de
la Dirección de Gestión Documental y Archivo, salvo que el proceso de curado sea realizado
por una institución del Estado especializada en temas de curado y reconstrucción de
documentos.
b. En caso de que el Ministerio de Agricultura y Ganadería cuente con el personal apropiado
para la ejecución del procedimiento de restauración y recuperación, el/la director/a de
Gestión Documental y Archivo dispondrá que se proceda inmediatamente con el trabajo
respectivo.
c. De no contar con el personal para realizar dicho procedimiento, el/la director/a de Gestión
Documental y Archivo buscará el apoyo de entidades públicas que cuenten con el personal
especializado para el curado de documentos, planos y folios deteriorados, procurando la
suscripción de acuerdos y convenios de cooperación interinstitucional para tal fin.
d. En caso de no contar con el apoyo de entidades públicas, el/la director/a de Gestión
Documental y Archivo solicitará se proceda a contratar a proveedores especializados en
restauración y recuperación de documentos de acuerdo a la normativa legal vigente.

49. Desglose de documentos.- Deberá tomarse en cuenta las siguientes consideraciones:

a. Todo requerimiento debe realizarse de forma oficial por escrito.

b. Deberá determinarse la unidad que custodia el expediente.
c. La unidad administrativa que conoce, sustancia o ejecuta un acto sobre la documentación
solicitada para el desglose, mediante Auto o Resolución dispondrá el desglose de la
documentación integrada al expediente.
d. Se dejarán copias certificadas de los originales en el expediente, sin alterar su foliación, con
su respectiva razón de certificación.
e. La entrega de los originales, será mediante oficio, dirigido al requirente en el que constará el
detalle de la documentación y número exacto de fojas devueltas.
f. El desglose de los documentos originales, únicamente podrá ser solicitado por la persona
dueña de la información o en su defecto por la persona debidamente autorizada.

Nota: En el caso de que la solicitud realizada por el usuario externo, no pueda ser atendida
favorablemente por la Dirección de Gestión Documental y Archivo, toda la documentación
anexada al trámite externo, será devuelta físicamente mediante el oficio de respuesta, previa
verificación de que se encuentra digitalizada.

6.2.3 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

50. Preservación de Archivos.- Para una adecuada preservación del acervo documental, de
acuerdo a la capacidad presupuestaria anual asignada, se deberá contar con las siguientes
condiciones:

a. Adecuación de espacios y dotación de mobiliario.

b. Limpieza de espacios físicos y repositorios.
c. Almacenamiento.

51. Adecuación de espacios y dotación de mobiliario.- Se deberá tener en cuenta las siguientes
consideraciones.
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a. Depósitos.- Se debe evitar que los expedientes y/o documentos se almacenen en sótanos,
estacionamientos o áreas con condiciones ambientales de humedad o poco ventiladas, que
puedan ocasionar la pérdida o daño de la información, por la proliferación de hongos,
microorganismos y otras plagas, así como por inundaciones.
b. Instalaciones Eléctricas.- Estas deben ser realizadas por personal calificado a fin de evitar
fallas en su funcionamiento, cumpliendo las normas de calidad, mismas que siempre deben
estar en perfectas condiciones.
c. Prevención contra incendios.- Se debe contar con sistemas de extinción o extintores a
base de gas con recarga vigente colocados en lugares visibles y de fácil acceso. Se debe
capacitar al personal en su uso.
d. Mobiliario.- Las estanterías deberán ser de una altura máxima de 2.20 m incluida la balda
superior (techo), la bandeja inferior deberá tener mínimo 0.10 m de distancia en relación al
piso, a fin de evitar daños por inundaciones.
e. Ubicación de las estanterías.- Deberán ser colocadas a una distancia mínima de 0.20 m
con relación a la pared. El espacio de circulación entre estanterías tendrá una distancia de
0.70 a 0.90 m para facilitar el acceso, considerando el corredor central de mínimo 1.20 m.
En el caso de almacenar documentos de gran formato como planos, mapas, carteles o de
soportes distintos al papel, se deberá considerar la implementación del mobiliario adecuado
destinado a conservar y garantizar esta documentación.

52. Limpieza de espacios físicos y repositorios.- Esta debe ejecutarse periódicamente por el
personal responsable de los archivos de gestión y central.

La limpieza constará de los espacios físicos (bodegas, corredores), así como también de los
repositorios documentales (cajas, estanterías, archivadores), con el fin de mantener en buen
estado la documentación.

53. Almacenamiento.- Las unidades de almacenamiento consideradas para evitar el deterioro

físico de los documentos como deformaciones, roturas, desgarros y mantener una adecuada
manipulación del acervo documental son las siguientes:

Unidad de almacenamiento o conservación

Tipo de archivo Unidad de conservación Tipo de caja

Archivo de Gestión Bibliorato, folder cartulina T15
Archivo Central Bibliorato, folder cartulina T15

Especificaciones de las unidades de almacenamiento

Unidad de Material Capacidad almacenamiento aprox.

almacenamiento
Folder cartulina Cartulina con baja acidez 100 hojas formato A4
Bibliorato L4 Cartón 250 hojas formato A4
Bibliorato L8 Cartón 500 hojas formato A4
Caja T15 Cartón libre de acido 2000 hojas formato A4, o 20 folders, o 8 biblioratos
L4, o 4 biblioratos L8

6.2.4 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES

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54. Documentos Electrónicos y Digitales.- Son los archivos que hayan sido producidos en
cualquier época y soporte diferente al papel, forman parte del Sistema Institucional y del
Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo. Su identificación como documentos de
archivo se basa en la misma metodología técnica que se aplica para los documentos impresos.
Emanan del ejercicio de las funciones y atribuciones de la institución.

55. Características.- Sus requisitos de calidad como los documentos en papel o digitales son:
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, estos tienen estructura, contenido y
contexto, derivado de las atribuciones que les dan origen, así como también son
Omniaccesibes, Interactivos y Recuperables.

56. Digitalización y desmaterialización de impresos.- La institución deberá cumplir con los

siguientes requisitos previos a la aprobación de los proyectos de digitalización documental.

a. Cuadro de Clasificación Documental aprobado por la Dirección de Gestión Documental y

Archivo y validado por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector.
b. Tabla de Plazos de Conservación Documental aprobada por la Dirección de Gestión
Documental y Archivo y validada por la Dirección de Archivo de la Administración Pública
del ente rector.
c. La documentación física organizada, clasificada, expurgada, foliada e inventariada.

Con los requisitos mencionados se enviará el proyecto, términos de referencia o

especificaciones técnicas, según el caso, que se refieran a la digitalización documental, a la
unidad de Gobierno Electrónico del Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la
Información, para que sean valorados conforme corresponda.

La contratación de proyectos de digitalización y/o desmaterialización de documentos, deberá

cumplir con lo previsto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de
Archivos Públicos.

57. Digitalización de Documentos.- Se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Comprensión de documentos.- Se recomienda en formato PDF, debido a que es uno de

los más usados para el intercambio de información, permite la preservación y fácil
recuperación del documento.
b. Cuidado del documento físico.- Al momento de realizar la digitalización se deberá tener
presente lo siguiente:

• Documentación empastada.- Tomar en cuenta que para la digitalización se debe

desprender el empastado de manera que permita evitar el daño de la documentación al
momento de la digitalización. No doblar las hojas durante el escaneado.
• Documentación anillada.- De preferencia quitar el anillo del documento para evitar su
deterioro. Una vez culminado el proceso dejar el documento en su estado original
teniendo cuidado el orden y estado del mismo.
• Atasco de papel.- Evitar la ruptura del documento.
• Documentación histórica.- Realizar la manipulación utilizando guantes que eviten el
contacto directo con el documento.
• Integridad del documento.- No realizar marcas de ningún tipo (lápiz, esferográfico,
resaltadores, marcadores) sobre la documentación.
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58. Control de calidad de los procesos de digitalización.- Se deberá considerar las acciones
tendientes al control de la calidad de la digitalización e indexación entre estas, lo relativo a
autenticidad, fiabilidad, integridad de los documentos de archivo generados y recibidos.

Estas acciones permitirán verificar que el documento digital sea idéntico al documento original,
para lo cual se deberá determinar los parámetros a considerar dentro del proceso de
digitalización:

a. Determinar el responsable de ejercer esta actividad durante el proceso de digitalización.

b. Establecer requisitos que deberá cumplir el documento digitalizado.
c. Determinar si el control de calidad se lo realizará sobre toda la documentación o por
muestreo.
d. Indicar las condiciones en las cuales amerite una nueva digitalización.
e. Cantidad de documentos digitalizados versus cantidad de documentos físicos.
f. De ser el caso, acceso para modificaciones a las imágenes e información.
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7 RIESGOS OPERATIVOS DEL PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL

FACTOR DE NIVEL DE
RIESGO INDICATIVO ACTIVIDADES DEL PROCESO
RIESGO SEVERIDAD
Sistemas de Operatividad y operabilidad de las Buscar el usuario en el Sistema
Moderado
Información TICs Quipux
Sistemas de Operatividad y operabilidad de las Registrar el trámite en el Sistema
Moderado
Información TICs Quipux
Sistemas de Operatividad y operabilidad de las
Crear el usuario Moderado
Riesgo Información TICs
Operativo Sistemas de Operatividad y operabilidad de las Imprimir el comprobante de
Moderado
Información TICs recepción por duplicado
Sistemas de Operatividad y operabilidad de las
Digitalizar la documentación Alto
Información TICs
Sistemas de Operatividad y operabilidad de las
Firmar y enviar electrónicamente. Moderado
Información TICs

GESTIÓN DE ARCHIVO

FACTOR DE NIVEL DE
RIESGO INDICATIVO ACTIVIDADES DEL PROCESO
RIESGO SEVERIDAD
Control físico y aseguramiento de la
Infraestructura Organizar la documentación Moderado
Infraestructura requerida
Archivar los trámites que fueron
Control físico y aseguramiento de la
Infraestructura atendidos a usuarios internos y Moderado
Infraestructura requerida
Riesgo externos
Operativo Competencia del Personal:
Bajo
Talento Humano Educación, Formación, Habilidades Preparar la documentación
y Experiencia
Control físico y aseguramiento de la Integrar la Documentación al
Infraestructura Alto
Infraestructura requerida Archivo Central.
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8 MAPA DE INTERRELACIÓN PROCESOS

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9 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO – Gestión Documental

9.1 FICHA DEL SUBPROCESO

Código del Subproceso: DGDA-PA-P04

Nombre del Subproceso: Gestión Documental.

Desde La recepción de la documentación en Ventanilla Única.

Alcance:
Hasta Despachar la documentación ingresada.

Responsable del proceso: Director/a de Gestión Documental y Archivo.

Revisar, verificar y registrar la información que ingresa a fin de asegurar el cumplimiento
Objetivo del
de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la
Subproceso:
documentación de las unidades del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Disparador: Ingreso de la documentación por ventanilla única.
Descripción:
• Usuarios Internos (Servidores del MAG).
Proveedores:
• Usuarios Externos (Ciudadanos).
Insumos: Peticiones, Quejas, Denuncias.
• Registro de Documentación.
Productos/Servicios: • Archivo de la documentación de las diferentes unidades del MAG.
• Hoja de Control.
- Externos
- Ciudadanía en General.
-
Tipo de usuario:
- Internos
- Diferentes Unidades del MAG.
- Dirección de Gestión Documental y Archivo.
• Externos:
- Constitución de la República del Ecuador.
- Código Orgánico Administrativo – COA.
- Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
- Ley Orgánica de Servicio Público.
- Ley del Sistema Nacional de Archivos.
- Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos.
Controles:
• Internos:
- Acuerdo 108: Expedir el Manual de Procedimientos de Gestión Documental y
Archivo del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.
- Acuerdo158: Expedir las herramientas de Gestión Documental y Archivo del
Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.
- Acuerdo 093: Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del
MAG.
• Tecnológicos.
• Talento Humano.
Recursos:
• Infraestructura.
• Suministros.
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9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO - Gestión Documental

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9.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO – Gestión

Documental.

No. Actividad Rol Descripción Tiempo Documento

Receptar la Funcionario/a de
Receptar la documentación física ingresada por el
1 documentación en la Ventanilla 2 minutos N/A
usuario externo e interno.
Ventanilla Única. Única.
Revisar que en la solicitud conste la firma original
del usuario externo, en el documento presentado y
receptado debe constar con los siguientes datos:
Revisar la firma y Funcionario/a de
2 datos del usuario la Ventanilla • Nombres completos del usuario externo. 2 minutos N/A
externo. Única. • Números telefónicos.
• Número de cédula.
• Dirección de correo electrónico.
• Dirección de domicilio u oficina.
Funcionario/a de
Comprobar
3 la Ventanilla Comprobar que el destinatario pertenezca al MAG. 1 minuto N/A
destinatario.
Única.
Verificar tipo de Funcionario/a de
4 trámite y sus la Ventanilla Verificar que todos los requisitos estén completos. 10 minutos N/A
requisitos. Única.
Buscar el/la Usuario/a en el Sistema Quipux.
Buscar el usuario Funcionario/a de
5 en el Sistema la Ventanilla ¿Existe usuario en el sistema Quipux? 10 minutos N/A
Quipux. Única. SI: Continua con actividad 7.
NO: Continua con actividad 6.
Crear el usuario externo en el Sistema Quipux,
registrando los siguientes datos:

• Cédula.
• Nombres y Apellidos (información generada por
Funcionario/a de el Registro Civil).
6 Crear el usuario. la Ventanilla 5 minutos N/A
• Titulo.
Única.
• Teléfono.
• Correo Electrónico.
• Dirección Principal (barrio/Nro.).
• Referencia (calles/transversales).
• Ciudad/país de residencia.

Registrar el Funcionario/a de
Registrar el remitente, el/los destinatario/s, colocar
7 trámite en el la Ventanilla 5 minutos N/A
el asunto; y, seleccionar la opción “Aceptar”.
Sistema Quipux. Única.

Imprimir el comprobante de recepción por duplicado,

en el cual debe constar:

• Fe de Recepción, con el número de trámite del

sistema y/o código de barras.
Imprimir el • Fecha de recepción. Copia de la
Funcionario/a de
comprobante de • Nombre y Apellido del funcionario que recepta la petición con
8 la Ventanilla 1 minuto
recepción por documentación. la fe de
Única.
duplicado. • Indicar si existen o no anexos (Especificando recepción.
número de fojas recibidas, cd, planos).

Un comprobante es para la institución y otro para el

Usuario/a Externo/a.
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No. Actividad Rol Descripción Tiempo Documento

En caso de no contar con los recursos para la

impresión de los comprobantes, se deberá colocar
en la parte superior derecha de la solicitud el
número de trámite del sistema con las siglas
completas.

Colocar el sello de recibido en el cual consta fecha,

sumilla de quien recibe el documento, número de
fojas, cd, planos.
Funcionario/a Digitalizar la documentación, anexar el documento
Digitalizar la
9 Digitalizador/a de en formato PDF al número de trámite asignado en el 25 minutos N/A
documentación.
documentación. Sistema Quipux.
Seleccionar la opción “firmar y enviar” en el sistema
Funcionario/a
Firmar y enviar Quipux, a fin de que el trámite sea enviado
10 Digitalizador/a de 1 minuto N/A
electrónicamente. digitalmente a la Unidad Administrativa
documentación.
Correspondiente.
Registrar en la Hoja de control todos los trámites
para ser entregados a las Unidades Administrativas
correspondientes, en donde constarán los siguientes
Registrar la datos:
Funcionario/a de
documentación Hoja de
11 Ventanilla 15 minutos
física en la hoja • Número de documento externo (siglas Control
Interna.
de control. completas).
• Descripción de anexos.
• Fecha.
• Hora.
Despachar la documentación registrada y llenar en
la hoja de control todos los datos solicitados.
Funcionario/a de
Despachar la
la Unidad • Nombre y Apellido de la persona que retira el Fe de
12 documentación 5 minutos
Administrativa trámite. recepción
ingresada.
correspondiente. • Fecha.
• Hora.
• Firma.

13 FIN
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9.4 INDICADORES DEL SUBPROCESO – Gestión Documental

No. 1
Nombre del Indicador: Porcentaje de Requerimientos atendidos de copias certificadas
Meta: 100%
Fórmula de Cálculo: (Número de requerimientos atendidos / Número de requerimientos
ingresados) x 100
Fuente de Medición: Sistema Documental Quipux
Frecuencia de Medición: Cuatrimestral
Responsable de Medición: Director/a Gestión Documental y Archivo
Descripción: Mide el número de documentos certificados que han sido
atendidos por la dirección de Gestión Documental.
Unidad de Medida: Porcentaje
Línea Base: N/A
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9.5 ANEXOS Y FORMATOS DEL SUBPROCESO – Gestión Documental

TIPO DE ANEXO O
Nro. DESCRIPCIÓN CÓDIGO
FORMATO
1 Guía Documentación Reservada FORM-01-CGAF-DGDA-GD Interno
2 Guía Despacho Correspondencia FORM-02-CGAF-DGDA-GD Interno
3 Envío Correspondencia FORM-03-CGAF-DGDA-GD Interno
4 Razón Copias Certificadas FORM-04-CGAF-DGDA-GD Interno
5 Razón de Marginación FORM-05-CGAF-DGDA-GD Interno
6 Hoja de Control FORM-06-CGAF-DGDA-GD Interno
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10 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO – Gestión de Archivo

10.1 FICHA DEL SUBPROCESO

Código del Subproceso: DGDA-PA-P04

Nombre del Subproceso: Gestión de Archivo.

Desde Clasificar la documentación de acuerdo a las series documentales.

Alcance:
Hasta Integrar la Documentación al Archivo Central.

Responsable del proceso: Director/a de Gestión Documental y Archivo.

Mantener los archivos de la institución, a fin de asegurar la autenticidad, fiabilidad,
Objetivo del
integridad y disponibilidad de la documentación de las unidades del Ministerio de
Subproceso:
Agricultura y Ganadería.
Disparador: Clasificar la documentación de acuerdo a las series documentales.
Descripción:
• Usuarios Internos (Servidores del MAG).
Proveedores:
• Usuarios Externos (Ciudadanos).

Insumos: Peticiones, Quejas, Denuncias.

• Hoja de Control.
Productos/Servicios: • Registro de Documentación.
• Archivo de la documentación de las diferentes unidades del MAG.
• Externos
- Ciudadanía en General.
Tipo de usuario:
• Internos
- Diferentes Unidades del MAG.
- Dirección de Gestión Documental y Archivo.
• Externos:
- Constitución de la República del Ecuador.
- Código Orgánico Administrativo – COA.
- Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley Orgánica de Servicio Público.
- Ley del Sistema Nacional de Archivos.
- Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Controles: Públicos.

• Internos:
- Acuerdo 108: Expedir el Manual de Procedimientos de Gestión Documental y
Archivo del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.
- Acuerdo158: Expedir las herramientas de Gestión Documental y Archivo del
Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca.
- Acuerdo 093: Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del MAG.
• Tecnológicos.
• Talento Humano.
Recursos:
• Infraestructura.
• Suministros.
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10.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo

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10.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO: Gestión de

Archivo

No. Actividad Rol Descripción Tiempo Documento

Clasificar la Funcionario/a de la Clasificar la documentación en base a las series

documentación de Unidad documentales como indica la Regla Técnica Nacional
1 2 horas N/A
acuerdo a las series Administrativa para el mantenimiento y Organización de los Archivos
documentales. correspondiente. Públicos.

Organizar la documentación recibida de acuerdo a la

Funcionario/a de la indicado en la Regla Técnica que es:
Organizar la Unidad
2 1 semana N/A
documentación. Administrativa • Organizar.
correspondiente. • Expurgar.
• Foliar.
Archivar los trámites
Funcionario/a de la
que fueron Archivar toda la documentación que se genera al dar
Unidad
3 atendidos a atención a los requerimientos de usuarios externos e 1 semana N/A
Administrativa
usuarios internos y internos.
correspondiente.
externos.
Aplicar Tabla de Funcionario/a de la
Aplicar lo que establece la Tabla de Plazos de
Plazos de Unidad
4 Conservación Documental para proceder a la 3 días N/A
Conservación Administrativa
transferencia documental.
Documental. correspondiente.
Preparar la documentación para la transferencia
verificando que esta se encuentre organizada de
acuerdo a lo establecido en la Regla Técnica Nacional
para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos: * Carátula
Funcionario/a de la Folder
Preparar la Unidad • Organización. * Etiqueta
5 1 mes
documentación. Administrativa • Cierre del Expediente. Bibliorato
correspondiente. * Etiqueta
• Expurgo.
caja
• Foliación.
• Carátulas.
• Carpetas Rotuladas.
• Etiquetado de las cajas.
Elaborar el inventario de toda la documentación que
se va a entregar en transferencia del archivo de
Gestión al archivo Central y debe constar de los
siguientes campos:
Elaborar el
Funcionario/a de la • Serie documental.
inventario de la
Unidad • Número de Caja.
6 documentación lista 1 mes Inventario
Administrativa
para la • Número de Expediente.
correspondiente.
transferencia. • Descripción.
• Fecha de apertura y cierre del expediente.
• Número de fojas.
• Destino Final.
• Observaciones.
Solicitar mediante Memorando a la Dirección de
Funcionario/a de la
Solicitar la Gestión Documental y Archivo, se recepte la
Unidad
7 transferencia de la transferencia de la documentación que ha cumplido 1 día Memorando
Administrativa
documentación. con el tiempo establecido en la Tabla de Plazos de
correspondiente.
Conservación Documental en la Unidad Administrativa
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No. Actividad Rol Descripción Tiempo Documento

correspondiente, de acuerdo al cronograma

establecido por la DGDA.

Verificar que la documentación in situ, que esté

organizada, expurgada, foliada, con carátulas,
carpetas Rotuladas, Etiquetado de las cajas de
acuerdo a lo establecido en la Regla Técnica.
Verificar la Funcionario/a del
8 1 mes N/A
documentación. área de Archivo.
¿La documentación cumple con lo establecido en
la Regla Técnica?
SI: Continua con la actividad 11.
NO: Continua con la actividad 9.
Realizar las observaciones de la documentación
Realizar las mediante Memorando, cuando no cumpla con los
Funcionario/a del
9 observaciones de la requisitos establecidos en la actividad 5 y 6. 1 hora Memorando
área de Archivo.
documentación.
Continua con actividad 10.
Funcionario/a de la
Corregir la Corregir las observaciones realizadas.
Unidad
10 integración de los 1 mes N/A
Administrativa
expedientes. Regresa a la actividad 7.
correspondiente.
Constatar y cotejar físicamente la documentación
contra el inventario de la Unidad Administrativa
Constatar el correspondiente.
Funcionario/a del
11 Inventario 1 semana N/A
área de Archivo.
documental. ¿El inventario está completo?
SI: Continua con la actividad 13.
NO: Continua con la actividad 12.
Corregir las inconsistencias que se han detectado en
Funcionario/a de la el inventario y que no se encuentran de acuerdo a los
Corregir el
Unidad parámetros establecidos en la Regla Técnica,
12 inventario de 1 semana N/A
Administrativa descritos en la actividad 6.
documentación.
correspondiente.
Regresa a la actividad 7.
Elaborar las Actas Funcionario/a de la
Elaborar las Actas de entrega-recepción de toda la Acta de
de Entrega Unidad
13 documentación receptada para la firma 1 día transferencia
Recepción de la Administrativa
correspondiente. primaria
documentación. correspondiente.
Revisar que las actas cumplan con la descripción de la
Revisar las actas de documentación entregada.
Entrega Recepción Funcionario/a del
14 1 día N/A
de la área de Archivo. ¿El Acta tiene errores?
documentación. SI: Continua con la actividad 15.
NO: Continua con la actividad 16.
Corregir el Acta de Funcionario/a de la Corregir las inconsistencias detectadas en el acta de
Entrega Recepción Unidad Entrega Recepción de la documentación.
15 1 semana N/A
de la Administrativa
documentación. correspondiente. Regresa a la actividad 14.
Funcionario/a de la
Firmar el Acta de entrega-recepción después de haber
Suscribir el Acta de Unidad
16 verificado que esté correcta toda la documentación 1 día N/A
Entrega recepción. Administrativa
recibida.
correspondiente.
Firmar el Acta de entrega-recepción después de haber Acta de
Suscribir el Acta de Funcionario/a del
17 verificado que esté correcta toda la documentación 1 día transferencia
Entrega recepción. área de Archivo.
recibida. primaria
Digitalizar el Acta de Entrega recepción,
Digitalizar el Acta de Funcionario/a del conjuntamente con el inventario digital y guardar en
18 5 minutos N/A
Entrega recepción. área de Archivo. una carpeta digital especifica de la Unidad
Administrativa correspondiente.
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No. Actividad Rol Descripción Tiempo Documento

Integrar la
Funcionario/a del Ubicar la documentación en el lugar correspondiente
19 Documentación al 1 mes N/A
área de Archivo. en el Archivo Central.
Archivo Central.

20 FIN
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10.4 INDICADORES DE GESTIÓN DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo

No. 2
Nombre del Indicador: Número de transferencias primarias receptadas.
Meta: 5 Unidades Administrativas
Fórmula de Cálculo: (5 Unidades administrativas del 100% de Unidades
administrativas de MAG)
Fuente de Medición: Inventarios y Actas de Entrega Recepción
Frecuencia de Medición: Cuatrimestral
Responsable de Medición: Director/a Gestión Documental y Archivo
Descripción: Mide el número de unidades administrativas que han entregado
sus archivos pasivos al archivo central
Unidad de Medida: Número
Línea Base: N/A
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10.5 ANEXOS Y FORMATOS DEL SUBPROCESO: Gestión de Archivo

TIPO DE ANEXO O
Nro. DESCRIPCIÓN CÓDIGO
FORMATO
1 Caratula Folder FORM-07-CGAF-DGDA-GA Interno
2 Etiqueta Bibliorato FORM-08-CGAF-DGDA-GA Interno
3 Etiqueta Caja FORM-09-CGAF-DGDA-GA Interno
4 Inventario FORM-10-CGAF-DGDA-GA Interno
5 Tarjeta Prestataria FORM-11-CGAF-DGDA-GA Interno
6 Acta transferencia Primaria FORM-12-CGAF-DGDA-GA Interno