CONTENIDO

Contenido....................................................................................................................... i
Presentación ................................................................................................................ iii
Objetivo general............................................................................................................ v
1. Introducción ........................................................................................................ 1
1.1. Abrir Excel ................................................................................................................. 1
1.2. Elementos de la pantalla inicial .................................................................................. 1
1.3. Salir de Excel.............................................................................................................. 3
2. Manipulación de libros ........................................................................................ 5
2.1. Crear un libro nuevo .................................................................................................. 5
2.2. Guardar libros............................................................................................................ 6
2.3. Cerrar libros y Salir del programa ............................................................................... 6
2.4. Abrir libros ................................................................................................................ 7
2.5. Crear libros basados en plantillas ............................................................................... 8
3. Inserción y Edición de datos y elementos ............................................................. 9
3.1. Introducir y Editar datos............................................................................................. 9
3.2. Desplazamiento y Selección ....................................................................................... 9
3.3. Edición de Hojas ...................................................................................................... 11
3.4. Edición de Filas y Columnas ...................................................................................... 13
3.5. Edición de Celdas ..................................................................................................... 14
3.6. Copiar, Cortar y Pegar datos ..................................................................................... 16
3.7. Rellenar series de datos ........................................................................................... 18
3.8. Vista de la hoja de cálculo ........................................................................................ 20
4. Fórmulas y Funciones básicas ............................................................................ 23
4.1. Fórmulas ................................................................................................................. 23
4.2. Referencias .............................................................................................................. 25
4.3. Funciones Básicas .................................................................................................... 26
4.4. Autosuma ................................................................................................................ 30
4.5. Asistente para funciones .......................................................................................... 30
4.6. Errores en fórmulas ................................................................................................. 32
5. Formato ............................................................................................................ 33
5.1. Fuente, Alineación y Número ................................................................................... 33

i
 5.2. Estilos de celda ........................................................................................................ 35
5.3. Dar formato como tabla ........................................................................................... 36
5.4. Formato condicional ................................................................................................ 38
6. Gráficos ............................................................................................................ 41
6.1. Insertar gráficos ....................................................................................................... 41
6.2. Personalizar gráficos ................................................................................................ 42
6.3. Eliminar gráficos ...................................................................................................... 44
7. Impresión de datos ............................................................................................ 45
7.1. Configurar página .................................................................................................... 45
7.2. Área de impresión.................................................................................................... 48
7.3. Imprimir .................................................................................................................. 48
8. Ordenar y Filtrar datos ...................................................................................... 51
8.1. Ordenar datos ......................................................................................................... 51
8.2. Filtrar datos ............................................................................................................. 52
Anexo ......................................................................................................................... 55
Bibliografía ................................................................................................................. 57

ii
 PRESENTACIÓN

Excel 2010 es un programa que pertenece a la galería de Microsoft Office, creado

principalmente para trabajar en las áreas administrativas ya que proporciona las
herramientas necesarias para crear, manipular y administrar listas de datos
sencillas y complejas.

Su principal función consiste en realizar operaciones matemáticas y cálculos

aritméticos, además de graficar los resultados obtenidos. En este curso se
abordarán los temas básicos del trabajo en Excel, para insertar fórmulas y
funciones básicas, graficar datos, dar formato, ordenar y filtrar listas de datos y
por último configurar las hojas para la impresión de la información.

iii
iv
 OBJETIVO GENERAL

Al finalizar el curso, el participante conocerá y

manejará las herramientas básicas que contiene Excel 2010 para la
creación y manipulación de listas de datos, creación de fórmulas,
inserción de gráficos e impresión de hojas de cálculo.

v
vi
 1. INTRODUCCIÓN
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante identificará los elementos de
la pantalla inicial de Excel.

Microsoft Excel es un programa diseñado para trabajar con datos mediante hojas de
cálculo para crear toda clase de operaciones y cálculos matemáticos, en este capítulo se
conocerán los elementos básicos para trabajar de forma óptima con el programa.

1.1. Abrir Excel

Para iniciar Excel, realice lo siguiente:

1. Dé clic en el botón:
2. Dé clic en Todos los programas
3. Busque la carpeta Microsoft Office y dé clic encima de:

1.2. Elementos de la pantalla inicial

La pantalla inicial se conforma de los siguientes elementos:

Barra de acceso rápido Barra de título

Cintas de opciones

Ficha Archivo
Barra de fórmulas

Hoja de cálculo
(Área de trabajo)
Barras de
desplazamiento

Barra de etiquetas

Barra de estado

1
A continuación se describirán cada uno de estos elementos:

Barra de Acceso rápido:

Contiene los iconos para realizar diversas acciones, inicialmente tiene los que más se
utilizan y se puede personalizar agregando o quitando más comandos si da clic en la
flecha que aparece a la derecha y selecciona los comandos
que desea agregar.

Barra de título: Muestra el nombre del libro actual y a la derecha contiene los iconos
para Minimizar, Maximizar y Cerrar la ventana.

Ficha Archivo: Contiene el conjunto de comandos necesarios para

administrar los archivos de Excel (Guardar, Abrir, Cerrar, Documentos
recientes, etc.).

Para regresar al libro cuando se encuentre en la Vista Backstage presione

la tecla Esc ó dé clic en cualquier otra ficha.

Cinta de opciones: Agrupa en distintas Fichas los comandos que se utilizan para la
manipulación del libro. Inicialmente son 7 fichas y cada una se agrupa en diferentes
secciones que contienen los comandos para trabajar las opciones de Excel.

Cuando se está trabajando con elementos adicionales (imágenes, gráficos, tablas, etc.),
al final de la cinta aparecerán Fichas adicionales que irán cambiando dependiendo del
elemento que esté trabajando y se mostrarán con un color diferente. Por ejemplo si está
trabajando con una tabla, se mostrará la siguiente Ficha contextual:

 Para aprovechar más el espacio de la hoja de cálculo, puede ocultar los comandos de
la cinta de opciones dando doble clic encima de cualquiera de las Fichas ó presionando
la combinación de teclas Ctrl. + F1.

Barra de Fórmulas: Es la barra que muestra el contenido de la celda activa y es útil

para introducir y/o editar datos.

2
Barra de etiquetas: Contiene los botones de desplazamiento para moverse entre las
hojas cuando no se visualizan todas. Además muestra las etiquetas de las hojas de
cálculo que contiene el libro. La hoja activa se muestra de color blanco.

Barra de estado: Muestra la información del estado actual del libro abierto, los botones
para cambiarse de Vista actual y los botones de desplazamiento para cambiar el nivel de
zoom.

1.3. Salir de Excel

Para salir del programa, puede realizar cualquiera de las siguientes opciones:

 Dé clic en la Ficha Archivo y seleccione la opción:

 Dé clic en el botón Cerrar:

 Presione la combinación de teclas Alt + F4.

3
4
 2. MANIPULACIÓN DE LIBROS
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá las acciones
referentes a la manipulación de libros en Excel y conocerá los
conceptos básicos de hojas de cálculo.

Un cambio importante en Excel 2010 es la incorporación de la Ficha Archivo (Vista

Backstage), ya que es a través de ésta, que se pueden manipular las acciones referentes
a la administración de los libros (abrir, guardar, imprimir, compartir, etc.) y a la
configuración del programa. En este capítulo se abordarán los pasos necesarios para la
manipulación de los libros de Excel.

2.1. Crear un libro nuevo

Para crear un libro nuevo, realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Archivo
2. Seleccione la opción Nuevo
3. Seleccione la opción Libro en blanco y
4. Dé clic encima del comando:

 Puede utilizar la combinación de teclas + .

Los archivos creados en Excel se denominan Libros y se almacenan en la computadora

con la extensión .XLSX.
Cuando se crea un nuevo libro de trabajo, Excel le asignará el nombre de “Libro 1” y a
los libros subsecuentes “Libro 2”, “Libro 3”, etc.
Un libro está compuesto, inicialmente, por tres hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo
está compuesta de los siguientes elementos:

Columnas: Son un conjunto de celdas Verticales que se representan

con letras (A,B,C, etc.). Cada hoja contiene 16,384 columnas.

Filas: Son un conjunto de celdas Horizontales que se representan con

números (1, 2, 3, 4, etc.). Cada hoja contiene 1,048,576 filas.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y es en donde se

introducen los valores. Se representan con identificadores de celda,
que es la unión de la letra de la columna y el número de la fila. Por
ejemplo: A1, B5, C5. La celda activa es donde se encuentra
posicionado el cursor.

5
 Rango: Conjunto de celdas continúas. A1:C5 (Comprende de
las celdas A1 hasta la celda C5).

2.2. Guardar libros

Cuando ya ha capturado información y desea guardar un archivo por primera vez, realice
lo siguiente:
1. Dé clic en la Ficha Archivo
2. Dé clic encima del comando:

3. Abra la carpeta donde desea

guardar el libro

4. Escriba el nombre
del libro

5. Dé clic en el botón
Guardar

 Si desea guardar el archivo para versiones anteriores a Excel 2010 ó 2007, dé clic en
la lista desplegable Tipo y elija Libro de Excel 97-2003.

Cuando desea guardar los cambios realizados a un libro al cual se le ha asignado nombre
y ubicación, elija el comando de la Ficha Archivo o dé clic en el icono

que se encuentra en la barra de Acceso rápido.

2.3. Cerrar libros y Salir del programa

Para cerrar el libro actual de trabajo, puede realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
 Dé clic en el botón Cerrar ventana:

 Dé clic en la Ficha Archivo y seleccione el comando:

El libro se cerrará y Excel permanecerá abierto para que pueda trabajar con otros
libros.

6
 Para salir completamente del programa, puede realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
 Dé clic en el botón:

 Dé clic en la Ficha Archivo y seleccione el comando:

2.4. Abrir libros

Para abrir libros que están guardados, realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Archivo

2. Dé clic encima del comando:

3. Dé clic encima de
la ubicación 4. Dé doble clic
encima de la carpeta

5. Cuando visualice el nombre del archivo, dé clic

encima de éste y dé clic en el botón Abrir

Puede tener acceso de forma directa a los libros que ha utilizado recientemente si da
clic en la Ficha Archivo, elige la opción Reciente y da clic encima del libro que
necesita:

 En la parte inferior podrá elegir la cantidad de libros que desea que aparezcan con
los demás comandos rápidos en la parte superior del Panel de navegación.

7
2.5. Crear libros basados en plantillas

Las plantillas son libros prediseñados que sirven de modelo para crear nuevos libros con
el mismo diseño. Cuando se utiliza una plantilla de Excel puede hacer las modificaciones
pertinentes y guardarla con el nombre que necesite.

Para utilizar plantillas de Excel, realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Archivo

2. Seleccione la opción Nuevo
3. Dé clic en el comando:

4. Dé clic encima de la plantilla que desea utilizar:

5. En el lado derecho, dé clic encima del comando:

Se creará un libro nuevo con el formato, fórmulas y elementos que conforman a la

platilla. Realice las modificaciones pertinentes y posteriormente asigne un nombre y
ubicación al libro.

 Si cuenta con conexión a internet, puede descargar plantillas del sitio oficial de
Office.com.

8
 3. INSERCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS Y ELEMENTOS
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá la manera de insertar
y manipular datos en las hojas de cálculo de Excel.

Los tipos de datos que se pueden introducir en una celda son:

 Datos tipo texto: Cualquier texto o números mezclados con otros caracteres se
toman como un tipo de datos texto. Este tipo de datos queda alineado, por
defecto, a la izquierda.
 Datos numéricos: Los datos numéricos se introducen sin los símbolos de $, %,
puntos, comas, etc., ya que pueden interpretarse como datos de tipo texto. Este
tipo de datos queda alineado, por defecto, a la derecha.
 Datos Fecha/Hora: Un dato de tipo fecha/hora corresponde a fechas introducidas
con diagonales o guiones. Por ejemplo: 12/01/2011.
 Fórmulas: Cualquier tipo de cálculo que se realiza con los valores contenidos en
las celdas, es considerado una fórmula y se inicia con el signo de =.
3.1. Introducir y Editar datos
Para introducir información en una celda:
1. Dé clic en la celda en la que desee introducir texto o números
2. Escriba el valor
3. Presione la tecla Enter
Cuando se ha introducido información en una celda y desea modificar su contenido, no
es necesario volver a introducir toda la información, bastará con que seleccione la celda
y realice lo siguiente:
1. Presione la tecla F2 o dé doble clic en la celda que quiera editar
2. Borre los caracteres que se encuentran a la derecha de su cursor con la tecla
Supr o presione la tecla Retroceso si los caracteres se encuentran a la izquierda
3. Presione la tecla Enter

3.2. Desplazamiento y Selección

Para desplazarse dentro de una hoja de cálculo cuando no es posible visualizar todas las
celdas en una misma pantalla, puede moverse con las barras de desplazamiento que se
encuentran a la derecha y en la parte inferior de su pantalla. O si lo desea puede utilizar
la siguiente combinación de teclas:

Para desplazarse: Presione:

Una celda arriba, abajo, derecha o izquierda

Primera celda de la fila activa

Primera celda de la hoja de cálculo
+

9
Última celda de datos de la hoja de cálculo
+
Pantalla hacia abajo
Pantalla hacia arriba
Pantalla hacia la derecha
+
Pantalla hacia la izquierda
+
Siguiente hoja
+
Hoja anterior
+

 Si desea desplazarse a una celda específica, presione la tecla F5 y en el recuadro

Referencia escriba la celda a donde desea desplazarse. Por ejemplo D5.

Para seleccionar una celda o grupo de celdas dentro de una hoja de cálculo, puede
utilizar el ratón o seleccionar con el teclado:
Seleccionar Con el ratón Con el teclado
Una sola celda Dé clic encima de la celda.

Una fila Dé clic en el rótulo de la fila (número a

la izquierda de la fila). + Barra espaciadora
Una columna Dé clic en el título de la columna (letra
ubicada en la parte superior de la + Barra espaciadora
columna).
Celdas continuas Dé clic en la primera celda y a
continuación arrastre hasta la última
celda. +
Celdas no continuas Dé clic en la primera celda, mantenga
presionada la tecla Ctrl y seleccione las + F8
demás celdas.
Todas las celdas de Dé clic en el botón Seleccionar todo:
una hoja de cálculo + E
Selecciona desde la Clic en la última celda de datos, presione
celda activa hasta la tecla Shift y dé clic en la primera
el comienzo de la celda. + +
hoja de Cálculo

La mayoría de las acciones de edición de datos, se realizan con el ratón, por tal motivo
es necesario conocer los diferentes tipos de punteros ya que varían de acuerdo a la
acción que quiera realizar:
FORMA ACCIÓN QUE REALIZA
Aparece cuando el puntero se coloca encima de la(s) celda(s) y sirve
para seleccionar.
Controlador de relleno que aparece en la parte inferior derecha de
la celda y sirve para rellenar datos.
Aparece cuando se coloca el cursor en la barra de fórmulas o se está
editando la celda y permite insertar o modificar datos.
Aparece cuando el cursor se coloca entre el rótulo de una fila y otra
y permite cambiar el alto de las filas.

10
 Aparece cuando el cursor se coloca entre el rótulo de una columna y
otra y permite cambiar el ancho de las columnas.
Aparece cuando el cursor se coloca encima del rótulo de columna y
sirve para seleccionarla.
. Aparece cuando el cursor se coloca encima del rótulo de fila y sirve
para seleccionarla.

3.3. Edición de Hojas

Las hojas de cálculo son la parte principal de Excel, ya que en ésta se almacena y
organiza la información. Es de suma importancia conocer las acciones que se pueden
realizar con una hoja de cálculo.

Cuando se crea un libro nuevo, por defecto contiene 3 hojas de cálculo, si desea insertar
más hojas, realice lo siguiente:

 Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, dé clic en el

comando Insertar/Insertar hoja.
Insertar hoja

 Dé clic en el botón que se encuentra a la derecha de la última hoja de

cálculo:
 Presione la combinación de teclas Shift + F11.
La hoja se insertará a la izquierda de la hoja activa y con el número consecutivo
que le corresponda.

Una vez insertada la hoja, puede cambiar su nombre, realizando cualquiera de

Cambiar nombre

las siguientes acciones:

 Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, dé clic en el
comando Formato/Cambiar el nombre de la hoja. Escriba el nombre y presione
Enter.
 Dé doble clic encima de la etiqueta de la hoja, escriba el nuevo nombre
y presione la tecla Enter.

Puede asignar etiquetas de colores para resaltar las pestañas de las hojas y
Etiquetas de colores

mejorar la presentación de los libros de trabajo. Si desea agregar un color a la

etiquetas, realice lo siguiente:
 Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, dé clic en el
comando Formato elija la opción Color de etiqueta, y seleccione el color que
desea.
Cuando la hoja se encuentra seleccionada el color de la etiqueta será blanco, si
desea observar el color asignado, seleccione otra hoja de cálculo.

11
 Puede mover una hoja de cálculo desde su posición original hacia otro lado en el

Mover hojas de cálculo

mismo libro, dando clic sostenido encima de la etiqueta de la hoja y arrastrando
hasta la posición deseada. Cuando realiza esta acción en el extremo superior
aparecerá un triángulo negro y el apuntador del ratón tomará la forma de una
hoja), sin dejar de oprimir el botón del ratón, arrastre la hoja y suéltela en el
lugar deseado:

Si desea mover una hoja a otro libro, realice lo siguiente:

1. Seleccione la hoja
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, dé clic en el comando
Formato
3. Elija la opción Mover o copiar hoja
4. En el cuadro de diálogo que aparece seleccione en la lista
desplegable Al libro, la opción Nuevo libro o dé clic en
cualquiera de los libros que tenga abiertos en ese momento
5. Seleccione antes en que hoja se colocará
6. Dé clic en el botón Aceptar

Si desea duplicar una hoja, es decir crear una copia idéntica que contenga los
Duplicar hojas de cálculo

datos, el formato y todos los mismos elementos, realice lo siguiente:

1. Seleccione la hoja
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, dé clic en el
comando Formato
3. Elija la opción Mover o copiar hoja
4. En el cuadro de diálogo que aparece seleccione en la
lista desplegable Al libro, la opción Nuevo libro o dé clic en
cualquiera de los libros que tenga abiertos en ese momento
5. Seleccione antes en que hoja se colocará
6. Active la opción Crear una copia
7. Dé clic en el botón Aceptar

 Puede mantener presionada la tecla Ctrl., mientras arrastra la etiqueta de la hoja

que desea duplicar y se creará una copia idéntica.

Para eliminar una hoja, realice lo siguiente:

Eliminar hojas de cálculo

1. Seleccione la hoja
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas, dé clic en el
comando Eliminar
3. Elija la opción Eliminar hoja
4. Dé clic en el botón Eliminar. (que aparecerá únicamente cuando la hoja
tiene contenido)

12
Las hojas eliminadas no se pueden recuperar, por tal motivo debe tener cuidado
que la hoja seleccionada sea la que desea eliminar.

3.4. Edición de Filas y Columnas

Para insertar filas y/o columnas:
1. Seleccione la celda a partir de donde desea insertar
Las filas se insertarán en la parte de arriba y las columnas se insertarán en la parte
izquierda de la celda seleccionada.
2. Dé clic en la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, dé clic en la flecha que se
encuentra debajo del comando:

3. Seleccione la opción deseada:

Para eliminar filas y/o columnas:

1. Coloque su cursor en cualquier celda dentro de la fila o columna que desea
eliminar
2. Dé clic en la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, dé clic en la flecha que se
encuentra debajo del comando:

3. Seleccione la opción deseada:

Cuando el contenido de la celda no cabe dentro de una columna o fila, es necesario

modificar el ancho y/o alto para poder visualizar todo lo que se ha escrito.

Para modificar el ancho de una columna:

1. Coloque el cursor en cualquier celda dentro de la columna que quiera modificar o
seleccione la columna
2. En la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, dé clic en la flecha que se encuentra
debajo del comando:

3. Elija la opción Ancho de columna

4. En el cuadro de diálogo que aparece escriba el valor que
necesita para el ancho
5. Dé clic en el botón Aceptar

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Para modificar el alto de una fila:
1. Coloque el cursor en cualquier celda dentro de la fila que quiera modificar o
seleccione la fila
2. En la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, dé clic en la flecha que se encuentra
debajo del comando:

3. Elija la opción Alto de fila

4. En el cuadro de diálogo que aparece escriba el valor que
necesita para el alto:
5. Dé clic en el botón Aceptar

 Otra manera de modificar el alto de una fila y el ancho de la columna es llevar el

puntero del ratón al límite de fila o columna en el encabezado correspondiente, de tal
manera que cuando el apuntador cambie a flecha doble, presione el botón izquierdo del
ratón y arrastre hasta obtener el ancho y/o alto deseado o puede dar doble clic para un
autoajuste.

Para ocultar filas y/o columnas dentro de una hoja de cálculo, realice lo siguiente:
1. Coloque el cursor dentro de la fila o columna que desea ocultar
2. En la Ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, dé clic en la flecha que se encuentra
debajo del comando:

3. Elija la opción Ocultar y Mostrar

4. Seleccione la opción que necesita (Ocultar filas, Ocultar columnas)

Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccione las filas o columnas que se
encuentran a los lados y realice las mismas acciones descritas anteriormente, eligiendo
esta vez la opción Mostrar Filas/Mostrar columnas.

3.5. Edición de Celdas

Para insertar celdas:
1. Dé clic en el lugar donde desea insertar una celda
2. Dentro de la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, dé clic en la flecha que se
encuentra debajo del comando:

3. Elija la opción Insertar celdas

4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la opción que necesite:

14
 5. Dé clic en el botón Aceptar

Para eliminar celdas:

1. Seleccione la(s) celda(s) que desea eliminar
2. Dentro de la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, dé clic en la flecha que se
encuentra debajo del comando:

3. Elija la opción Eliminar celdas

4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la opción que necesite:

5. Dé clic en el botón Aceptar

Para borrar el contenido de una celda presione la tecla Supr.

Si desea elegir lo que quiere borrar, dé clic en la Ficha Inicio, dentro del grupo
Modificar, dé clic en el comando: y elija cualquiera de las siguientes
opciones:

*Borrar todo: Elimina absolutamente todo (contenido, formato, comentarios, etc.).

*Borrar formatos: Elimina todo el formato aplicado sobre la celda(s), dejando el
contenido, comentarios e hipervínculos.
*Borrar contenido: Elimina únicamente el contenido de la celda, como si se presionara
la tecla Supr., dejando formato, comentarios e hipervínculos.
*Borrar comentarios: Elimina los comentarios que se realizaron sobre la celda, dejando
contenido, formato e hipervínculos.
*Borrar hipervínculos: Elimina los vínculos que contiene la celda, dejando contenido,
formato y comentarios.

Asignar nombres a celdas

Cuando se realiza un procedimiento que requiera una celda o rango de celdas, resulta
más sencillo asignarles un nombre, para que pueda desplazarse a dicha celda o rango sin
importar que se encuentre en otra hoja de cálculo y así navegar de forma más fácil.

15
Para asignar nombres a una celda o un rango de celdas, realice lo siguiente:

1. Seleccione la celda o rango

2. Dé clic en el cuadro de nombres
3. Escriba el nombre
4. Presione la tecla Enter

Cuando quiera trasladarse a alguno de los rangos creados anteriormente, dé clic en la

flecha que se encuentra a la derecha del cuadro de nombres y seleccione el nombre que
desea:

Si desea realizar modificaciones en algún nombre(s), dé clic en la Ficha Fórmulas y

dentro del grupo Nombres definidos, dé clic en el comando Administrador de nombres:

En el cuadro de diálogo que aparece:

1. Seleccione el nombre que desea modificar
2. Dé clic en el botón Editar para escribir el
nuevo nombre y modificar la referencia
ó
3. Dé clic en el botón Eliminar.

3.6. Copiar, Cortar y Pegar datos

Microsoft Office utiliza una memoria temporal, llamada Portapapeles para intercambiar
información que se Copia, Corta o Pega, ya que son de las acciones que más se utilizan
para la transferencia de datos de un lugar a otro. El grupo Portapapeles contiene las
siguientes opciones:
Cortar: Corta la celda(s) seleccionada(s) y la envía al portapapeles para que
posteriormente pueda ser pegada en otro lugar.
Copiar: Crea una copia de la celda(s) seleccionada(s) y la manda al portapapeles
para que posteriormente pueda ser pegada en otro lugar.
Copiar formato: Copia todo el formato de la celda(s) seleccionada(s).

16
 Pegar: Extrae la información del portapapeles y la pega en el lugar seleccionado

Para copiar información, el procedimiento es el siguiente:

1. Seleccione el elemento que desea copiar
2. Dé clic en el comando:
La celda activa presentará una línea punteada en movimiento
3. Seleccione la celda(s) donde desea pegar la información

4. Dé clic en el comando:

Para trasladar información de un lado a otro, realice lo siguiente:

1. Seleccione el elemento que desea trasladar
2. Dé clic en el comando:
La celda activa presentará una línea punteada en movimiento

3. Seleccione la celda donde desea pegar la información

4. Dé clic en el comando:

Para copiar el formato de una celda a otra, realice lo siguiente:

1. Seleccione la celda donde está el formato que desea copiar
2. Dé clic en el comando:

Observe que el puntero ha tomado forma de brocha

3. Dé clic encima de la celda donde desea pegar el formato

Para realizar un pegado especial, realice lo siguiente:

1. Seleccione la celda o el elemento que desea copiar
2. Dé clic en el comando:
3. Seleccione la celda donde desea pegar

4. Dé clic en la flecha que se encuentra debajo del comando:

5. Seleccione cualquiera de las siguientes acciones:

Solo fórmulas Fórmulas y formato

Mantener formato de origen Sin bordes

Mantener ancho de origen Trasponer

Pegar únicamente valores Pegar valores con formato de número

17
 Pegar valores con formato de origen

Pegar únicamente Formato Pegar la información con vínculos

Pegar como Imagen Pegar como Imagen vinculada

3.7. Rellenar series de datos

El comando Rellenar se utiliza para llenar automáticamente series de datos (números,
texto, fechas, etc.), en las celdas de una hoja de cálculo, de tal manera que pueda
repetir datos o rellenar de manera automática.

Para rellenar celdas con un mismo dato:

1. Introduzca el valor en la celda
2. Sitúe el apuntador en el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de
la celda (el puntero cambia a una cruz negra)

3. Dé clic y arrastre hasta la última celda a rellenar

Para rellenar con valores que van cambiando:

1. Agregue los dos primeros datos de la serie en dos celdas contiguas
2. Seleccione las dos celdas
3. Sitúe el apuntador de celdas en el controlador de relleno (el puntero cambia a
una cruz negra)
4. Arrastre el ratón hasta la celda adecuada

18
Para cualquiera de las dos opciones, aparecerá el botón Opciones de autorelleno ,
para que elija el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo rellenar sólo
formatos o rellenar sin formato.

Para rellenar en orden ascendente arrastre hacia abajo o a la derecha.

Para rellenar en orden descendente arrastre hacia arriba o a la izquierda.
Al rellenar una serie, las selecciones se extenderán de la siguiente manera:
Si se escribe La serie será:
1, 2 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
1, 3 1, 3, 5, 7, 9, 11
5, 10 5, 10, 15, 20, 25, 30
9:00 9:00, 10:00, 11:00, 12:00
Lunes Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes
Lun Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb, Dom
Enero Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio
Ene Ene, Feb. Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep
Enero, Abril Enero, Abril, Julio, Octubre, Enero
01-Ene 01-Ene, 02-Ene, 03-Ene, 04-Ene, 05-Ene
1999, 2000 1999, 2000, 2001, 2002, 2003
20/12/2010 20/12/2010, 21/12/2010, 22/12/2010, 23/12/2010
Texto1, Texto2 Texto1, Texto2, Texto3, Texto4, Texto5
Trimestre 1 Trimestre 1, Trimestre 2, Trimestre 3, Trimestre 4
Semestre 1 Semestre 1, Semestre 2, Semestre 3, Semestre 4
1er periodo 1er periodo, 2do periodo, 3er periodo, 4to periodo

Para llenar series de datos, utilizando el comando Rellenar, realice lo siguiente:

1. Seleccione el rango de celdas que desea rellenar, asegurándose que la primera
celda contenga el dato a rellenar
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione la opción que
desea:

Puede utilizar la opción Series para especificar el tipo e incremento que necesita:

19
3.8. Vista de la hoja de cálculo
Puede cambiar la visualización de su hoja de cálculo, utilizando las diferentes vistas que
tiene Excel. Para acceder a cada una de éstas, dé clic en la Ficha Vista y dentro del
grupo Vistas del libro, seleccione la que más se ajuste a sus necesidades:

Es el tipo de vista que se utiliza de manera predeterminada.

Es el tipo de vista que muestra la hoja de cálculo tal y como se imprimirá en las
hojas de papel. Tiene la posibilidad de modificar los encabezados y pies de
página y en la barra de estado muestra el número total de páginas.

Este tipo de vista muestra los saltos de página con unas líneas
punteadas de color azul y en el fondo el número de página. Tiene la
posibilidad de desplazar los saltos de página arrastrando la línea punteada hacia la
nueva ubicación.
Permite visualizar la hoja de cálculo sin la barra de acceso rápido,
la cinta de opciones, la barra de estado, la barra de fórmulas, es
decir muestra únicamente la hoja de cálculo, según el tipo de vista activa en ese
momento. Para salir de este tipo de vista presione la tecla Esc.

Para cualquiera de las vistas especificadas anteriormente, puede modificar el tamaño de

visualización de la hoja de cálculo para acercar o alejar la información y así darse
cuenta de lo que abarcan los datos.

Para modificar el zoom de la hoja de cálculo, realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Vista
2. Dentro del grupo Zoom, dé clic en el comando:

3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione o escriba el nivel de porcentaje

de visualización:

4. Dé clic en el botón Aceptar

Puede dar clic en el comando: para cambiar de forma inmediata al 100% de

visualización.

O utilizar el comando: para ampliar el nivel de porcentaje de la celda(s)

seleccionada(s).

20
Para trabajar con más de un libro al mismo tiempo en una sola pantalla, puede organizar
las ventanas de los libros abiertos y de esta manera lograr que todas las ventanas ocupen
parte del área de trabajo.

Para organizar sus ventanas:

1. Abra los libros que desea visualizar
2. Dé clic en la Ficha Vista
3. Dentro del grupo Ventana, dé clic en el comando Organizar
todo
4. En el cuadro de diálogo elija el tipo de organización
5. Dé clic en el botón Aceptar

Las ventanas tendrán un aspecto similar al siguiente:

MOSAICO: HORIZONTAL

VERTICAL: CASCADA

Si lo que desea es visualizar su hoja en diferentes áreas, para comparar información de

la misma hoja de cálculo puede dividirla colocando su puntero a partir de donde quiere
la división y seleccionar el comando:

La hoja se dividirá en cuatro partes, para que

pueda desplazarse libremente en cada una de
las secciones:

Cuando ya no desee esta forma de

visualización, dé clic nuevamente en el
comando:

Otra opción muy práctica es la inmovilización de secciones la cual permite mantener

fijas algunas filas y/o columnas en la pantalla mientras el cursor se desplaza por las
distintas celdas de la hoja de cálculo.

21
Para fijar la sección:
1. Seleccione la celda a partir de la cual inmovilizará
2. Dé clic en el comando Inmovilizar/Inmovilizar paneles
3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Para movilizar las secciones nuevamente, dé clic en la opción Movilizar paneles.

22
 4. FÓRMULAS Y FUNCIONES BÁSICAS
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a insertar fórmulas
sencillas e identificará las funciones que se pueden utilizar.

El éxito del trabajo en Excel radica en la utilización de fórmulas, ya que es una de las
funciones principales del programa. En Excel pueden crearse desde fórmulas sencillas
que ejecuten operaciones matemáticas simples hasta funciones predefinidas que
analicen datos. A continuación se explican algunos conceptos relacionados, para un
mejor entendimiento de éstas.

4.1. Fórmulas

Una Fórmula es una ecuación que se utiliza para realizar cálculos de valores contenidos
en la hoja de cálculo. Puede contener números, operadores matemáticos, referencias a
celdas, etc. La fórmula se compone de los siguientes elementos:

 Signo de igual (=): Es el símbolo que le indica a Excel que se desea insertar una
fórmula, se coloca al inicio de la celda donde se quiere que aparezca el
resultado.
 Identificadores de celda: Son las referencias de las celdas (E2) o nombres de
celdas sobre las cuales se realiza la operación.
 Operadores matemáticos: Son los signos matemáticos/aritméticos que permiten
realizar las operaciones:
o + Suma
o - Resta
o * Multiplicación
o / División
o ^ Exponente

Una fórmula se visualiza de la siguiente manera: =E2+F2

En la barra de fórmulas se muestra la operación realizada

En la celda G2 muestra el resultado

23
Excel evalúa las operaciones de Izquierda a derecha, comenzando por el signo de igual y
realiza las operaciones según el orden específico de cada operador, es decir si se
combinan varios operadores en una misma fórmula, las operaciones se ejecutarán de la
siguiente manera:
Operador Descripción Orden
^ Exponenciación 1
* Multiplicación 2
/ División 2
+ Suma 3
- Resta 3
& Concatena texto 4
= < > <= >= <> Operadores de comparación 5

 Si desea cambiar el orden en que se ejecutan las funciones en una fórmula escriba
entre paréntesis la parte que desea calcular por separado.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 8 por 2 y le suma 4. Resultado: 20.

=4+8*2
Si utiliza paréntesis para cambiar el orden, pueden sumarse primero 4 + 8 y a
continuación multiplicar el resultado por 2. Resultado: 24.
=(4+8)*2

Cada fórmula puede utilizar uno o más operadores matemáticos y cada operando puede
ser un valor constante o una referencia de celda, rango o nombre:

E2 Referencia de celda
* Multiplicación
16% Valor constante

Cuando se utilizan referencias de celdas, Excel sustituye la referencia de la celda por el

valor contenido en ésta. Por ejemplo E2 fue sustituido por $12,000 y al multiplicarlo por
16%, da como resultado $1,920.

Los términos que involucran las fórmulas son:

TÉRMINO DEFINICIÓN
Constante Número o texto que se teclea directamente en la fórmula:
16% Iva
Función Fórmula predefinida: =SUMA(A1:A20)
Nombre El nombre de una celda o rango: E2, SUBTOTAL
Rango Una celda o bloque de celdas: E2:E20
Resultado Lo que se obtiene después del cálculo de la fórmula: $1920
Sintaxis Reglas de estructura y orden de los elementos de la fórmula.

24
Además de los operadores matemáticos, Excel utiliza operadores de comparación, de
referencia y de texto:

Operadores de comparación: Permite comparar dos valores.

= igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Diferente

Operadores de referencias: Combinan rangos de celdas.

: Operador de rango: que hace referencia a todas las celdas. (A1:A20)

, Operador unión: que combina varias referencias en una sola. (A1:A20,C1:C20).
Operador de concatenación de texto &: Permite unir datos contenidos en celdas
(cadenas de texto o números). =A1&A2

4.2. Referencias
Una referencia es la ubicación de una celda o rango de celdas. Cuando se copia o
arrastra una fórmula que contiene referencias de celdas, la fórmula se actualizará y hará
referencia a la celda siguiente, ya sea en fila o columna.

Por ejemplo:

Los tipos de referencias que maneja Excel son:

A1 Columna relativa y fila relativa.
$A1 Columna absoluta y fila relativa.
A$1 Columna relativa y fila absoluta.
$A$1 Columna absoluta y fila absoluta.
El siguiente es un ejemplo de uso de referencias relativas y absolutas:
Se tiene el subtotal de unos artículos vendidos y para obtener el impuesto se debe
multiplicar cada uno de los subtotales por el 16%, mismo que se encuentra en la celda
F13.

25
En la celda F2 se tiene el resultado de multiplicar el subtotal(E2) por el Impuesto que se
encuentra en F13.

Si la fórmula tuviera una referencia relativa (F13) y se arrastrara o copiara hacia abajo,
la referencia cambiaría: (F14,F15,F16,F17, etc.) y el resultado sería incorrecto, ya que
en las celdas siguientes al impuesto no hay valores.
En casos similares a este se utilizan las referencias absolutas, para que al copiar o
arrastrar hacia abajo, la fórmula no cambie. ($F$13) y de esta manera todas las celdas
se multipliquen por el Impuesto contenido en F13, con la ventaja de que si se cambia el
valor del impuesto en F13, todas las celdas se actualicen de forma automática.

 Puede crear una referencia absoluta de forma automática, si realiza lo siguiente:

1. Empiece la fórmula con el signo igual (=)
2. Seleccione la celda a la que quiera hacer referencia
3. Presione la tecla F4

4.3. Funciones Básicas

Las funciones son fórmulas predefinidas de Excel, que utilizan argumentos específicos y
que se encuentran agrupadas en categorías según su funcionalidad.
En las versiones más recientes de Excel, se encuentra la Ficha Fórmulas, donde se
agrupan todas las herramientas que facilitan la creación y edición de las fórmulas y
dentro de esta ficha se encuentra la Biblioteca de funciones que agrupa a las funciones
en diferentes categorías (Compatibilidad, Cubo, Bases de datos, Fecha y hora,
Ingeniería, Financieras, Información, Lógicas, Búsqueda y referencia, Matemáticas y
trigonométricas, Estadísticas y de Texto), sumando un total aproximado de 400
funciones.
En este curso se trabajará con las funciones básicas del programa.

26
La sintaxis de una función se compone de los siguientes elementos:

= Signo de igual
SUMA, PROMEDIO, CONTAR Nombre de la función
( Paréntesis de apertura
Argumentos Pueden ser texto, números, operadores, referencias,
nombres, etc., separados por comas.
) Paréntesis de cierre

SUMA: Suma todos los números de un rango de celdas.

Sintaxis: =SUMA(rango de celdas)
Ejemplo: =SUMA(A2:A6)

Resultado:
$21,480

PROMEDIO: Calcula el promedio o media aritmética de un rango de celdas.

Sintaxis: =PROMEDIO (rango de celdas)
Ejemplo: =PROMEDIO (A2:A6)

Resultado:
$4,296

MAX: Devuelve el valor máximo de un rango de celdas.

Sintaxis: =MAX(rango de celdas)
Ejemplo: =MAX(A2:A6)

Resultado:
$13,920

27
MIN: Devuelve el valor mínimo de un rango de celdas.
Sintaxis: =MIN(rango de celdas)
Ejemplo: =MIN(A2:A6)

Resultado:
$638

CONTARA: Devuelve el número de celdas ocupadas con cualquier valor, dentro de un

rango de celdas.
Sintaxis: =CONTARA(rango de celdas)
Ejemplo: =CONTARA(A2:A6)

Resultado:
5

SI: Evalúa una condición y devuelve un valor si se cumple y si no se cumple devuelve

otro valor. Requiere de tres argumentos:
Prueba_lógica: Condición que se quiere evaluar.
Valor_si_verdadero: Resultado que se desea si se cumple la prueba lógica.
Valor_si_falso: Resultado que se desea si no se cumple la prueba lógica.

Sintaxis: =SI(Prueba_lógica, Valor_si_verdadero, Valor_si_falso)

Ejemplo: =SI(J2>9,"Beca","No alcanza beca")

Si la cantidad en J2 es mayor que 9, la celda K2

deberá desplegar el mensaje “Beca”, de lo contrario
deberá desplegar el mensaje “No alcanza beca”.

Si hace referencia a texto, éste deberá encerrarse

entre comillas: “TEXTO”.

Si necesita realizar operaciones, éstas deberán

encerrarse entre paréntesis: (J9*.25).

28
SUMAR.SI: Suma las celdas que cumplen con una condición. Requiere de tres
argumentos:

Rango: Rango de celdas que desea evaluar con la condición.

Criterio: Condición que se quiere evaluar.
Rango suma: Rango de celdas que se van a sumar.

Sintaxis: =SUMAR.SI(Rango, Criterio, Rango_suma)

Ejemplo: =SUMAR.SI(E2:E10,"EXTERNO","F2:F10")
=SUMAR.SI(E2:E10,"PEDIDO","F2:F10")

CONTAR.SI: Cuenta las celdas que cumplen con una condición. Requiere de dos
argumentos:
Rango: Rango de celdas que desea evaluar con la condición
Criterio: Condición que se quiere evaluar
Sintaxis: =CONTAR.SI(Rango, Criterio)
Ejemplo: =CONTAR.SI(E2:E10,"EXTERNO")
=CONTAR.SI(E2:E10,"PEDIDO")

PROMEDIO.SI: Calcula el promedio o media aritmética de un rango de celdas que

cumplen con una condición especificada. Requiere de tres argumentos:
Rango: Rango de celdas que desea evaluar con la condición
Criterio: Condición que se quiere evaluar
Rango promedio: Rango de celdas que se van a promediar

Sintaxis: =PROMEDIO.SI(Rango, Criterio, Rango_promedio)

Ejemplo: =PROMEDIO.SI(E2:E10,"EXTERNO",F2:F10)

29
HOY: Devuelve la fecha actual del sistema, con formato de fecha.
Sintaxis: =HOY()

AHORA: Devuelve la fecha y hora actual del sistema, con formato de fecha y hora.
Sintaxis: =AHORA()

4.4. Autosuma

Esta función permite totalizar de manera sencilla y rápida el contenido de un rango de

celdas contiguas (horizontal o verticalmente), ya que escribe de forma automática la
función.

Para utilizar el botón Autosuma, realice lo siguiente:

1. Seleccione las celdas donde están los valores a calcular
2. Dentro de la Ficha Inicio, grupo Modificar, dé clic en la flecha que se encuentra
a la derecha del botón Autosuma

3. Dé clic encima de la función que desea utilizar

La función, y por consiguiente el resultado, se insertará en la celda siguiente

al rango seleccionado:

 Si desea insertar directamente la función Suma, dé clic justo encima del botón

o presione la combinación de teclas Alt + =.

4.5. Asistente para funciones

Cuando no se recuerda la función que se necesita para resolver cierto problema o
cuando desea que lo lleven paso a paso en la especificación de los parámetros
requeridos para la función, puede utilizar el Asistente para funciones de Excel; ya que es
muy práctico y su utilización es muy sencilla.

30
Para ejecutar el asistente, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

 Dé clic en el botón Insertar función, de la barra de fórmulas:

 Dé clic en la Ficha Fórmulas y dentro del grupo Biblioteca de funciones, dé clic
en el comando:

 Presione la combinación de teclas Shift + F3

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Puede escribir directamente el nombre de la

función que busca y dar clic en el botón Ir.
O
En la lista desplegable Seleccionar una
categoría, elegir Todas y en la sección de
abajo dar clic en la función que desea.
En la parte inferior se muestra la sintaxis de
la función seleccionada y una descripción
que le será de ayuda para elegir la función
correcta.
Cuando da clic en el botón Aceptar. Se
mostrará un cuadro de diálogo que le
ayudará a completar los parámetros de la
función.

Por ejemplo, se requiere sumar el total de ventas que realizó Carlos:

1. Coloque el cursor en la celda donde insertará la función

2. Ejecute el asistente de funciones
3. Seleccione la función SUMAR.SI
4. Dé clic en el botón Aceptar

5. En el cuadro Rango, seleccione

las celdas que desea evaluar
6. En el cuadro Criterio, escriba
la condición
7. En el cuadro Rango_suma,
seleccione las celdas que se van a
sumar

Observe que para cada argumento en

la parte inferior se muestra una
descripción.

8. Dé clic en el botón Aceptar

31
4.6. Errores en fórmulas
A continuación se muestran los errores más comunes cuando se trabaja con fórmulas, de
tal manera que pueda identificarlos de forma más rápida:

MENSAJE DESCRIPCIÓN
#¡DIV/0! Aparece cuando se está tratando de dividir entre cero, o cuando la
referencia es una celda vacía.
# N/A Aparece cuando un valor no está disponible. No es un error, sino un
código que aparece cuando no se tiene el valor real de una
referencia.
#¿NOMBRE? Aparece cuando no se reconoce el nombre de la función o se hace
referencia al nombre de un rango de celdas no definido.
#¡REF! Aparece cuando las celdas a las que hace referencia no existen.

#¡VALOR! Aparece cuando alguno de los argumentos de la fórmula no es válido.

###### Aparece cuando el ancho de columna no es suficiente para mostrar

todo el contenido o cuando las fechas y horas son números negativos.
#¡NULO! Aparece cuando se utilizó un operador de rango incorrecto o los
rangos no forman intersección.
#¡NUM! Aparece cuando hay valores numéricos no válidos o cuando los
números son demasiado grandes o demasiado pequeños para que
Excel lo represente.

32
 5. FORMATO
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá las herramientas
que debe utilizar para aplicar el formato deseado a las celdas y
darle una mejor presentación a los datos.

5.1. Fuente, Alineación y Número

Dentro de la Ficha inicio, se agrupan los comandos necesarios para cambiar el formato
de Fuente, la Alineación y el formato de Número.
Formato de Fuente:
Los comandos de formato de fuente permiten resaltar el texto contenido en una celda,
aplicando estilos de fuente, tipo de letra, tamaño, etc.
Permite cambiar el tipo de fuente Arial, Batang, Calibrí, etc.
Cambia el tamaño de fuente.

Aumenta el tamaño de fuente.

Disminuye el tamaño de fuente.
Activa o desactiva el estilo de Negrita.
Activa o desactiva el estilo de Cursiva.
Aplica un subrayado sencillo o doble.

Agrega un borde a la(s) celda(s)

Inferior, Superior, Izquierdo, Derecho

Todos los bordes, Bordes grueso, etc.

Aplica un color de relleno a las celdas.

Aplica un color al texto de la(s) celda(s).

Alineación de texto:
Los comandos de alineación de texto se utilizan para alinear los datos contenidos en las
celdas, cambiar la orientación y controlar el ajuste de texto.
Alinea el texto en la parte superior de la celda.

Centra el texto entre la parte superior e inferior de la celda.

Alinea el texto en la parte inferior de la celda.

33
 Alinea el texto a la izquierda de la celda.

Centra el texto dentro de la celda.

Alinea el texto a la derecha de la celda.

Gira el texto en diferentes ángulos:

Ángulo ascendente Ángulo descendente Texto vertical

Girar texto hacia arriba Girar texto hacia abajo

Reduce el margen entre el borde y el texto de la celda.
Aumenta el margen entre el borde y el texto de la celda.
Ajusta el texto de una celda a varias líneas:


Une las celdas seleccionadas en una sola celda y centra el
contenido:


Formato de Número:
Permite definir el formato de los números de la celda, cambiando la visualización sin
afectar el número contenido.
Permite elegir un formato de número:
General, Número, Moneda, Fecha, Hora, Porcentaje, etc.
Formato de número Contabilidad:
$ 52,300.00
Estilo porcentual:
25%
Estilo millares:
52,300.00
Aumenta decimales.
Disminuye decimales.

Para cualquiera de los comandos anteriores, puede dar clic en los selectores de cuadro
de diálogo que se encuentran en la parte inferior derecha de cada grupo:

Y en el cuadro de diálogo que aparece modifique las opciones que crea necesarias en la
pestaña correspondiente:

34
5.2. Estilos de celda
El comando estilo de celdas permite aplicar de forma rápida estilos predefinidos de
formato que incluyen tipos de fuentes, tamaño, formatos de números, bordes y
sombreados de celda, etc.

Para aplicar un formato de estilo a una celda o a un grupo de celdas, realice lo

siguiente:
1. Seleccione la celda o grupo de celdas
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Estilos, seleccione el comando:

3. Dé clic encima del estilo que desea aplicar

Puede crear un estilo de celda personalizado, realice el siguiente procedimiento:

1. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Estilos, seleccione el comando:

35
 2. Dé clic en el comando Nuevo estilo de celda
3. En el cuadro de diálogo que aparece escriba el
nombre para su nuevo estilo
4. Dé clic en el botón Aplicar formato
5. En el cuadro de diálogo Formato de celdas,
seleccione las opciones que desea de formato de Número,
Alineación, Fuente, Bordes y Relleno
6. En el cuadro de diálogo Estilo, active o desactive
las casillas correspondientes al formato que desea que se
incluya o no en el estilo de celda
7. Dé clic en el botón Aceptar

Observe que los estilos creados se han agregado a la caja de estilos en el área de
personalizada:

Para quitar un estilo aplicado a una celda o grupo de celdas:

1. Seleccione la(s) celda(s) que contienen el estilo que desea quitar
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Estilos, dé clic en el comando Estilos
de celda
3. En el área de Bueno, malo y neutral, dé clic
en Normal

 Si desea realizar modificaciones sobre los estilos ya creados, dé clic con el botón
derecho del ratón y elija la opción que necesite:

5.3. Dar formato como tabla

En Excel, una tabla se define como un conjunto de datos organizados en filas y
columnas, donde la primera fila contiene los encabezados (campos) y en las filas
siguientes los datos (registros). En versiones anteriores eran conocidas como Listas de
datos y su funcionalidad es muy parecida.

36
Son de gran utilidad ya que permiten analizar los datos de forma sencilla.

El comando Dar formato como tabla permite:

 Aplicar formatos predefinidos a un conjunto de celdas.
 Ordenar los registros.
 Filtrar los datos de acuerdo a una condición.
 Agregar fila de totales para resumir los datos.

Para crear una tabla de datos:

1. Seleccione el rango de celdas que desea incluir en la Tabla
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Estilos, dé clic en el comando:

3. Dé clic encima del Estilo de tabla que quiera aplicar

4. En el cuadro de diálogo que aparece,

verifique que el rango de celdas sea el
correcto, si no es así modifíquelo
5. Active la casilla de verificación La tabla
tiene encabezados
6. Dé clic en el botón Aceptar

Una vez creada la tabla, aparecerá en la parte derecha de cada encabezado unos
botones de selección que le permitirán Ordenar la columna de datos de la A a la Z o de
la Z a la A y Filtrar los datos seleccionando los registros que cumplan con la condición
que se elija.

Aparecerá también la Ficha Herramientas de tabla con los comandos que se pueden
utilizar para modificar la tabla. A continuación se explican los comandos que contiene:

Activa o desactiva la fila de los encabezados:

Activa o desactiva una fila de totales que se coloca

al final de la tabla para insertar totales de cada
columna.

37
 Aplica a las filas pares un formato diferente a las
filas impares para diferenciarlas.
Aplica un formato diferente a la primera columna
de la tabla.
Aplica un formato diferente a la última columna de
la tabla.
Aplica a las columnas pares un formato diferente a
las columnas impares para diferenciarlas.
Permite cambiar el estilo de tabla elegido
anteriormente.

Para convertir una tabla en un rango de datos, realice lo siguiente:

1. Coloque el cursor dentro de la tabla

2. En la Ficha contextual Herramientas de tabla, dentro del grupo Herramientas,

dé clic en el comando Convertir en rango

3. Dé clic en el botón Si en el cuadro de diálogo que aparece

Las características y herramientas de la tabla ya no estarán disponibles, sin embargo el

estilo de tabla aplicado se conservará.

5.4. Formato condicional

La herramienta Formato condicional es útil cuando desea aplicar un formato específico
a celdas que cumplan con una condición.

Para aplicar un formato condicional a una celda o grupo de celdas, realice lo

siguiente:
1. Seleccione la(s) celda(s) a la que se le aplicará el formato condicional
2. Dé clic en la Ficha Inicio
3. Dentro del grupo Estilos, dé clic en el comando:

4. Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

Barras de Datos: Muestra una barra horizontal coloreada en las celdas. El

tamaño de la barra representa el valor en la celda.

Escalas de color: Muestra un degradado de dos o tres colores en el

rango de celdas seleccionado. El valor es representado con sombra de
un color más tenue para valores menores y un color más fuerte para
valores mayores.

38
 Conjunto de Iconos: Muestra un icono en la parte izquierda de la
celda. Cada icono representa un valor.

Si no desea utilizar ninguna de las tres opciones anteriores y prefiere personalizar la

condición y el formato, elija la opción Resaltar reglas de celdas y elija la condición que
desea establecer, de acuerdo al valor contenido en la celda:

En el cuadro de diálogo que aparece, escriba

en el cuadro de la izquierda el valor de la
condición y en el lado derecho elija un estilo
de formato.

Para crear una nueva regla de Formato, realice lo siguiente:

1. Dé clic en la Ficha Inicio
2. Dentro del grupo Estilos, dé clic en el comando:

3. Seleccione la opción Nueva regla

4. En el cuadro de diálogo que aparece,
seleccione un tipo de regla
5. En la parte de abajo edite los
valores de la condición
6. Dé clic en el botón Formato y en el
cuadro de diálogo Formato de celdas, elija
el formato con el que se mostrará la celda
cuando la condición se cumpla
7. Dé clic en el botón Aceptar

39
Para eliminar un Formato condicional, realice lo siguiente:
1. Seleccione la(s) celda(s) que contienen el Formato condicional
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Estilos, dé clic en el comando
Formato condicional
3. Seleccione la opción Borrar reglas y elija la opción que necesite:

40
 6. GRÁFICOS

Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a representar los
datos mediante gráficos, además de personalizarlos y manipular
todas las opciones relacionadas a éstos.

Los gráficos se utilizan para representar los datos de una hoja de cálculo y de esta
manera facilitar la interpretación de la información. Excel cuenta con una gran variedad
de gráficos que se pueden seleccionar para crear desde simples hasta complejos, de
acuerdo a las necesidades.

La sección Gráficos se divide en las siguientes categorías:

Gráfico de columnas: Se utilizan para comparar valores de categorías. Utiliza

barras verticales o columnas para mostrar los valores de las diferentes
categorías.

Gráfico de líneas: Se utilizan para representar tendencias en el tiempo,

presentan una serie de marcadores conectados durante el transcurso del
tiempo.

Gráficos circulares: Se utilizan para representar el porcentaje de cada valor

sobre el total. Este tipo de gráfico es una manera muy efectiva de mostrar la
relación de cada una de las partes con respecto al todo.

Gráficos de barras: Se utilizan para comparar diferentes valores. Es similar al

de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de verticales.

Gráfico de áreas: Se utilizan para resaltar las diferencias de las tendencias de

cada valor durante el transcurso del tiempo.

Gráficos de dispersión: Conocidos también como gráficos XY, manejan dos ejes
de valores y los datos pueden mostrarse en rangos desiguales o grupos. Se utiliza
para comparar pares de valores.

Inserta un gráfico de Cotizaciones, Superficie, Anillo, Burbuja, Radial.

6.1. Insertar gráficos

Los pasos para insertar un gráfico son los siguientes:

1. Seleccione las celdas donde se encuentran los datos a graficar

41
 2. Dé clic en la Ficha Insertar
3. Dentro de grupo Gráficos, dé clic encima de la
categoría del gráfico que desea usar y elija el
subtipo de gráfico que necesite

El gráfico se insertará en la hoja de cálculo donde se encuentran los datos de origen:

6.2. Personalizar gráficos

Un gráfico se compone de varios elementos: Títulos, Leyenda, Ejes, Área de trazado,
Área de gráfico, Series, Rótulos de datos, etc. Cada uno de estos elementos se puede
personalizar.
Cuando se tiene seleccionado el gráfico, aparece al final de la Cinta de opciones, la
Ficha contextual Herramientas de gráficos, la cual se divide en tres categorías: Diseño,
Presentación y Formato. A continuación se explica el funcionamiento de cada uno de los
comandos que forman parte de esta ficha:

Ficha Diseño
Cambia el tipo de gráfico manteniendo el estilo y diseño elegidos
anteriormente.

Guarda el diseño y formato del gráfico actual como una plantilla de

gráfico para ser utilizada posteriormente.

Cambia los datos del eje X al eje Y y viceversa.

Cambia el rango de origen de los datos en los que se basa la

creación del gráfico. Cuando se modifica la información de las
celdas de origen, el gráfico se actualiza automáticamente.
Cambia el diseño general del gráfico, agregando diferentes
elementos como leyenda, títulos, valores, etc., y modificando la
ubicación de éstos.

42
Contiene una gran variedad de estilos visuales para aplicarse al
gráfico.

Mueve el gráfico a tamaño completo en una hoja de cálculo nueva o

como objeto a otra hoja existente en el libro actual.
Ficha Presentación

Inserta un cuadro de texto al gráfico para agregar un título.

Insertar un cuadro de texto para agregar título a los rótulos del Eje
Horizontal y Vertical.
Inserta una Leyenda en cualquiera de las siguientes posiciones:
(derecha, izquierda, superior, inferior) y permite también
desactivarla.
Agrega o Quita las Etiquetas de datos, que pueden ser en valores o
en porcentajes actuales.
Agrega en la parte inferior del gráfico una tabla de datos que
contiene los Valores de origen.
Cambia el formato y diseño del eje horizontal primario (X) y
vertical primario (Y).

Activa o desactiva las líneas horizontales y verticales de la

cuadrícula.
Ficha Formato
Permite elegir un estilo visual dentro de una galería de estilos para
el elemento seleccionado, que puede ser el título, la leyenda, las
etiquetas de datos, las líneas de división de los ejes, etc.
Permite elegir un relleno sólido, degradado, de imagen o textura
para el elemento seleccionado.
Permite elegir el color, ancho y estilo de línea del contorno del
elemento seleccionado.
Permite aplicar un efecto de sombra, iluminado, reflejo, bisel, 3D,
etc., al elemento seleccionado.

Permite aplicar un estilo de WordArt al texto seleccionado.

Rellena el texto seleccionado con un color sólido, degradado o

textura.
Permite elegir el color, ancho y estilo de línea para el contorno del
texto seleccionado.
Permite aplicar un efecto de sombra, iluminado, reflejo y rotación
3D para el texto seleccionado.

43
 Contiene las herramientas para ayudar a organizar los objetos del
gráfico: Alineación, Orden, Ubicación, etc.

Permite especificar el alto y ancho del objeto.

 Si desea configurar o personalizar las opciones de algún elemento del gráfico,

simplemente dé doble clic encima del elemento a personalizar y en el cuadro de diálogo
que aparece, realice las modificaciones pertinentes.

6.3. Eliminar gráficos

Si desea eliminar un gráfico que se encuentra como objeto dentro de una hoja:
Seleccione el gráfico y presione la tecla Supr (Del).

Si desea eliminar un gráfico que se encuentra en una hoja, seleccione la hoja, dé clic en
la Ficha Inicio y dentro del grupo Celdas , dé clic en el comando Eliminar y seleccione la
opción Eliminar hoja.

44
 7. IMPRESIÓN DE DATOS
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante conocerá los comandos
necesarios para configurar las páginas de una hoja de cálculo y realizar
una impresión adecuada.

7.1. Configurar página

Antes de mandar a imprimir los datos de una hoja de cálculo, es necesario configurar las
opciones de diseño de página con la finalidad de mejorar la presentación de la
información presentada.

Para trabajar con las opciones de configuración de página, dé clic en la Ficha Diseño de
página y dentro del grupo Configurar página, modifique las opciones de tamaño,
orientación, márgenes, etc., de la hoja seleccionada.

A continuación se detallan los comandos contenidos en este grupo:

Permite elegir un tamaño de margen predefinido, de tres opciones
disponibles: Normal, Ancho y Estrecho.

Permite cambiar la orientación de la página a Horizontal o Vertical.

Permite elegir un tamaño de papel para la hoja seleccionada (Carta/Letter,

Oficio/Legal, Ejecutivo, A4, etc.).

Permite establecer un área de la hoja para imprimirla. Para esta acción

primero seleccione el rango de celdas que desea especificar como área de
impresión y elija la opción:
Inserta un salto de página a partir de la celda seleccionada. El salto de
página se inserta en la parte superior e izquierda de la celda seleccionada:

Abre un cuadro de diálogo para establecer una imagen como fondo para la
hoja de cálculo seleccionada.

Abre el cuadro de diálogo Configurar página para establecer una fila o

columna como título para cada página impresa.

Si desea personalizar cada una de las opciones vistas anteriormente, puede dar clic en el
selector de cuadro de diálogo Configurar página:

45
A continuación se explican las opciones que se pueden modificar en el cuadro de diálogo
Configurar página:
FICHA PÁGINA
Orientación: Cambiar la orientación de la hoja a
vertical u horizontal.
Escala: Aumenta o disminuye el porcentaje de los
datos impresos. Con una reducción logrará que
mayor número de datos se impriman en una hoja.
Ajustar a: Ajusta los datos para que quepan en el
número de páginas que se especifique.
Tamaño del papel: Cambia el tamaño de la
página a carta, oficio, A4, etc.
Calidad de impresión: Cambia la resolución de
impresión (número de puntos por pulgada).
Primer número de página: Se encuentra de
forma predeterminada en Automático e inicia con
el número uno, si desea iniciar en un número
diferente puede escribirlo en la casilla.

FICHA MÁRGENES
Permite escribir el tamaño de los márgenes
Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, del
Encabezado y Pie de página.

El área Centrar en la página, centra en forma

Horizontal y/o Verticalmente los datos de la hoja
de cálculo dentro de la página.

FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

Permite insertar y personalizar el encabezado y/o
o pie de página.

Dé clic en el botón Personalizar encabezado o

Personalizar pie de página, según sea el caso, y
se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá
agregar elementos en cualquiera de las tres áreas
disponibles: izquierda, centrado o derecha.

46
Los iconos que permiten agregar elementos al Encabezado o Pie de página son los
siguientes:
Configurar tipo, tamaño y estilo Insertar el número actual de la
de fuente del texto seleccionado. página.
Insertar el número total de Insertar la fecha actual del
páginas. sistema.
Insertar la hora actual del Insertar la ubicación de carpetas
sistema. del archivo.
Insertar el nombre del archivo. Insertar el nombre de la hoja.

Insertar una imagen. Dar formato a la imagen insertada.

Para insertar cualquiera de estos elementos, sitúe el cursor en el área deseada dentro
del cuadro de edición y elija el botón apropiado.

Este es un ejemplo de configuración de pie de página:

FICHA HOJA
Área de impresión: Seleccione o escriba el rango
de la hoja de cálculo que desea establecer como
área de impresión.

Imprimir títulos: Elija Repetir filas en extremo

superior o Repetir columnas a la izquierda,
seleccionando la fila o columna que se usará
como título para cada página impresa. O
introduzca una referencia de celda.

En el área Imprimir puede activar o desactivar las

siguientes opciones:

 Líneas de división: Imprime las líneas de división de las celdas.

 Blanco y negro: Imprime los objetos de dibujo en blanco y negro. Si usa una
impresora en color pero desea una impresión blanco y negro active esta opción.
 Calidad de borrador. Imprime menos gráficos y suprime la impresión de las líneas
de división de las celdas.

47
  Títulos de filas y columnas. Imprime los números de las filas y las letras de las
columnas.
 Comentarios. Imprime todos los comentarios de celdas de la hoja en el lugar
donde aparecen o al final de la misma.

7.2. Área de impresión

El grupo área de impresión permite ajustar de forma automática el área de los datos de
una hoja de cálculo que se desean imprimir.

A continuación se detallan los comandos contenidos en el grupo Ajustar área de

impresión, que se encuentra dentro de la Ficha Diseño de página:
Permite ajustar el ancho del área de impresión a un número
determinado de hojas, reduciendo el resultado de impresión en
anchura.
Permite ajustar el alto del área de impresión a un número
determinado de hojas, reduciendo el resultado de impresión en
altura.
Aumenta o disminuye en porcentaje del tamaño real, creando
una escala de los datos.

Para cualquier opción que elija, aparecerá una línea punteada que le servirá de guía
para visualizar los límites de impresión de la hoja.

Puede establecer un área de impresión fija para imprimir de forma más rápida el rango
de datos seleccionado, utilizando el comando visto anteriormente:

Para utilizar esta opción, deberá seleccionar primero el rango de celdas que desea
establecer como área de impresión y posteriormente dar clic en el comando y elegir la
opción Establecer área de impresión.

Cuando realiza esta acción alrededor del rango de celdas aparecerá una recuadro
punteado, éste recuadro es el área de impresión, que indica la parte de la hoja que se
imprimirá.

Una vez establecida el área de impresión, se quedará fija hasta que se cambie o elimine.
Para cambiar o eliminar el área de impresión establecida, realice el mismo
procedimiento que utilizó, pero ahora seleccione la opción:

7.3. Imprimir
Para realizar la impresión de sus datos, realice lo siguiente:
1. Dé clic en la Ficha Archivo
2. Seleccione la opción Imprimir

48
 3. Elija el número de juegos:

4. Elija la impresora que utilizará para la impresión:

5. En el área de Configuración, especifique si desea imprimir las Hojas activas,

Todo el libro o la Selección:

6. Si lo considera necesario, escriba el intervalo de páginas a imprimirse:

7. Cuando imprime copias, puede elegir si desea que éstas se intercalen o no:

Si anteriormente no se configuraron las opciones de orientación, tamaño de página,

márgenes y escala, puede especificarlas o cambiarlas con las opciones que aparecen al
final:

Observe que en el lado derecho aparece una vista previa de los datos a imprimirse,
puede desplazarse por las hojas con los botones que aparecen en la parte inferior:

Número de Total de
página actual páginas
aágina actual

49
 8. Una vez que ha elegido las opciones que considera necesarias, dé clic en el
comando:

50
 8. ORDENAR Y FILTRAR DATOS
Objetivo específico:
Al finalizar el capítulo, el participante aprenderá a
ordenar y filtrar tablas de datos.

Microsoft Excel contiene una gran variedad de herramientas para manipular la

información de una hoja de cálculo. Para manipular de manera óptima estas
herramientas que incluye Excel, su lista deberá cumplir con los siguientes puntos:
 No incluya columnas o filas en blanco que rompan el rango de su lista de datos.
 Resalte los encabezados (campos) con un formato diferente a los datos
contenidos en las filas(registros).
 Deje, por lo menos, una columna o fila en blanco entre su lista de datos y otra
información que no forme parte de la lista.
 Utilice una hoja de cálculo para cada lista de datos.

Con estos puntos resultará más sencilla la manipulación de su información.

8.1. Ordenar datos

Ordenar datos es una de las tareas más usuales e importantes dentro de una lista, ya que
resulta más sencillo buscar y manipular la información dentro de una tabla que este
organizada.

Para ordenar sus datos, realice lo siguiente:

1. Coloque el cursor dentro de cualquier celda de la columna a ordenar o seleccione
toda su lista.
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione el comando:

3. Dé clic encima del tipo de ordenamiento que desea:

Para personalizar el ordenamiento de sus datos, realice lo siguiente:

1. Coloque el cursor dentro de cualquier celda dentro de su lista
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione el comando:

3. Elija la opción Orden personalizado

51
En el cuadro de diálogo que aparece:

4. Seleccione el campo(columna) por

la cual desea ordenar
5. Seleccione el criterio de
ordenamiento (por valores, color de
celda, color de fuente o icono)
6. Elija el tipo de ordenamiento
(Ascendente/A a Z o Descendente/Z a A)

7. Dé clic en el botón Agregar nivel, si desea ordenar por más de un campo y

realice el procedimiento anterior para cada nivel de ordenamiento
8. Dé clic en el botón Aceptar

8.2. Filtrar datos

Cuando se tiene una lista de datos que es muy extensa, la herramienta Filtros le
permitirá mostrar la información que cumpla con la condición que le especifique y
ocultar de forma temporal las filas que no cumplan con dicha condición.

El comando Filtro crea una lista desplegable a la derecha de cada encabezado de

columna (campo) que forma parte de su lista de datos, de modo que se pueda
condicionar el elemento que desea.

Para activar el Filtro, realice lo siguiente:

1. Seleccione su lista o coloque su cursor dentro de ésta
2. Dé clic en la Ficha Inicio y dentro del grupo Modificar, seleccione el comando:

3. Elija la opción Filtro

Observe que a la derecha de cada campo se visualizará un pequeño triángulo, que al ser
activado despliega una serie de opciones para aplicar el filtro.

52
Puede aplicar tres tipos de filtros:
 Por Lista de valores: Active y desactive las casillas para mostrar los valores que
necesita.

 Por Formato: Si las celdas de la columna contienen un formato condicional o

manual, puede filtrar por color de celda, color de fuente o icono.

 Por criterios: Este tipo de filtro depende del valor contenido en la columna:
Texto, Números, Fechas y horas. Para cualquiera de las opciones anteriores
aparecerá una lista de condiciones.
CRITERIO DE NÚMEROS CRITERIO DE TEXTO CRITERIO DE FECHAS

Para alguna de las opciones elegidas aparecerá un cuadro similar al siguiente:

Deberá escribir al valor de la condición elegida.

53
Cuando se ha aplicado algún filtro aparecerá el siguiente botón , indicando que la
columna tiene aplicado un filtro.

 Puede filtrar por más de una columna.

Para borrar un filtro de una columna, dé clic en el botón de Filtro y seleccione la

opción Borrar filtro de <Nombre de la columna>.

Para borrar el filtro de todas las columnas de una sola vez, dé clic en el comando y
seleccione la opción Borrar.

Si desea desactivar el filtro, dé clic en el comando y seleccione la opción Filtro.

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 ANEXO

TECLAS ACCIÓN
Alt + = Inserta la función Suma.
Ctrl + $ Aplica el formato Contabilidad.
Ctrl + % Aplica el formato de porcentaje.
Ctrl + 0 Oculta la columna donde se encuentra la celda activa.
Ctrl + 1 Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ctrl + 9 Oculta la fila donde se encuentra la celda activa.
Ctrl + A Muestra el cuadro de diálogo Abrir.
Ctrl + C Copia la selección y la envía al portapapeles.
Ctrl + F4 Cierra la ventana del libro actual.
Ctrl + G Guardar los cambios realizados en el libro.
Ctrl + J Rellena las celdas seleccionadas con el valor contenido en celdas
contiguas.
Ctrl + K Aplica estilo Cursiva.
Ctrl + N Aplica estilo Negritas.
Ctrl + P Abre las opciones de impresión.
Ctrl + S Aplica estilo Subrayado.
Ctrl + signo más Agrega una fila, columna o celda.
Ctrl + signo menos Elimina una fila, columna o celda seleccionada.
Ctrl + T Da formato como tabla a los datos seleccionados.
Ctrl + U Crea un nuevo libro.
Ctrl + V Pega los datos del portapapeles.
Ctrl + X Corta la selección y la envía al portapapeles.
Ctrl + Z Deshace la última acción realizada.
F11 Inserta un gráfico en una hoja de cálculo nueva
F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
Shift + F11 Agrega un nueva hoja de cálculo.

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56
 BIBLIOGRAFÍA

Grupo Anaya Comercial, Excel 2007, Francisco Charte Ojeda, 2007.

Grupo Anaya Comercial, Excel 2007 “Guías visuales”, Fernando Rosino Alonso, 2007.

Wiley Publishing, Inc, Excel 2007 “Fórmulas”, John Walkenbach, 2007.

Página de internet:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/introduccion-a-excel-2010-HA010370218.aspx?CTT=1

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