INFORME DE APLICACIÓN AL PROYECTO SOBRE EL PROCESO DE
APROVISIONAMIENTO
GA2-210101071-AA1-EV02
Entregado Por:
JUAN MANUEL MATUTE DUEÑAS
Instructora:
SANDRA MILENA BARAHONA ROMERO
Ficha
2879852
Programa de formación
COORDINACIÓN DE PROCESOS LOGÍSTICA
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Regional Villeta Cundinamarca
Mayo de 2024
INTRODUCCION
Una política de aprovisionamiento para una empresa, es la efectividad, no solo en sus
procesos si no en la efectividad y en la manera que este contribuya a la optimización de
costos reflejándose en las mejora en calidad; en otras palabras este ayuda a reducir
riesgos, aumentar la eficiencia productiva, de esta manera se podrá cumplir con
estándares normativos y éticos. Este pertenece a la gestión operativa esencial para toda
empresa y que a su vez genera un impacto significativo en sus logros ya sea a largo o
corto plazo.
POLÍTICA DE APROVISIONAMIENTO DE ARTESANIAS DE COLOMBIA
OBJETIVO
Las políticas de aprovisionamiento para esta empresa, establecen como primera medida
los procesos y criterios que se efectúan en la selección de sus proveedores, esta gestión
asegura la adquisición de sus productos presentando un servicio de alta calidad, que
ayude a mejorar sus costos, así se podrá cumplir con las exigencias y necesidades de sus
clientes.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA LA EMPRESA ARTESANIAS DE COLOMBIA
Costo: Esta empresa busca la cotización más ajustada y que a su vez no desmejore la
calidad en sus productos.
Calidad: Se puede decir, que esta es una de las prioridades de toda empresa, encontrar
ese proveedor que tenga un producto de calidad y que al momento de solicitar sus
servicios cumpla con lo requerido por la empresa
Confianza: Una empresa efectiva debe tener una comunicación agradable y de confianza
con sus proveedores, estos lasos debe ser sólidos, que generen una confianza duradera.
Sostenibilidad: Esta empresa tiene una prioridad, donde sus proveedores hacen parte
como una familia, donde la lealtad genera compromiso; esta práctica genera una
responsabilidad social.
Innovación: Como esta empresa es tradicional, para nuevos productos se busca siempre
a proveedores que ofrezcan innovaciones, esto genera un valor agregado a dicho
servicio.
PROCESOS
Selección de los Proveedores
Esta adquiere la materia prima en distintas regiones, por lo cual es necesario darle
estudios por grupos o por familias, se realiza un plan de estudio dándole importancia a los
más antiguos.
Como primera medida se debe hacer un estudio de mercado, esto ayudara a darle
claridad a la selección de proveedores, se realizan reuniones donde se expone toda la
información relacionada a la producción, distribución y venta de los materiales a utilizar.
Se deben localizar otros proveedores potenciales, y se escoge aquellos que reúnan las
mejores condiciones para la empresa, siempre apoyándose en los criterios y políticas de
compras, teniendo en cuenta la distancia, y canales de distribuciones además de otros.
Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes: -
Calidad del producto
Fiabilidad de las entregas
Plazos de entrega
Continuidad
Flexibilidad
Nivel tecnológico
Capacidad de reacción
Precios
Estos factores se efectúan en base a visitas y evaluaciones donde se mire la capacidad
tecnológica, económica y comercial de los proveedores.
Una vez se haya realizado las selecciones en base a comparaciones de proveedores se
realizara una evaluación de los mismos, aquí se comparan variables no cuantitativas, en
este proceso cuantitativo; esto apoyara las decisiones mediante promedios ponderados
determinados por criterios, indicadores o factores de resultados para la toma de
decisiones
Otros factores pueden servir para evaluar los proveedores y para tomar decisiones
respecto a los mismos. Entre ellos podemos considerar:
Descuentos
Embalajes
Faltantes en la entrega
Transporte
Experiencia anterior
Capacidad de supervisión
Validez de la oferta
Localización
Calidad de la gestión
Gestión de Contratos
La Entidad ha conformado un Comité de Compras encargado de evaluar los productos,
integrado por la Gerente General, el Subgerente Comercial, la Coordinadora del Proyecto
Nacional de Joyería, el Coordinador del Programa de Modas y los profesionales de la
Oficina de Compras, estos se encargan de decidir mediante los siguientes factores.
Se realizan acuerdos antes de formalizar los contratos mediante acuerdos claros y
detallados.
Se determinan los acuerdos y condiciones entre las partes, allí se detallan
precios, plazos de entrega, garantías y políticas de devolución.
Se realizan seguimientos a los cumplimientos de los contratos, y se les dara
solución a cualquier inconformidad.
Se deberá mantener una comunicación abierta y fluida con todos los proveedores,
esto garantizara una colaboración efectiva.
Habrá una comunicación clara a cualquier expectativa y requerimiento de la
empresa a los proveedores.
Los canales de Retroalimentación serán utilizados para recibir comentarios tanto
de proveedores como de empleados internos.
El departamento de aprovisionamiento será responsable de la implementación y
seguimiento de esta política, al igual que todos los empleados involucrados, todos
deberán cumplir con esta política.
Habrá una revisión periódica donde se vea la eficiencia de esta política, y se
actualizara si llegara ser necesario.
.
Requisitos Mínimos de los Proveedores
Carta de presentación donde indique trayectoria, técnica, materiales utilizados y
capacidad de producción
Muestras físicas (no mayor a 5 piezas)
Catálogo de los productos que desea comercializar, pude ser digital
Lista de precios
Remisión de entrega de los productos
Capacidad logística y de producción adecuada para satisfacer la demanda
Recepción de la Mercancía
• La recepción se realizará mediante un proceso de verificación de la conformidad
con los estándares preestablecidos.
• Se llevará a cabo un control de calidad para garantizar que la mercancía cumpla
con las especificaciones requeridas.
• Se emitirá un documento de recepción firmado por el encargado designado para
validar la entrega.
Con base en los informes generados se debe identificar los niveles de servicio y
Cumplimiento de cada proveedor a partir de la comparación entre cantidades y
referencias recibidas versus las solicitadas, los tiempos de entrega, la calidad del
producto entregado y demás, esta tarea la llevara a cabo el director del departamento de
logística comercial
Proceso de Pago a los Proveedores
o Los pagos se realizarán de acuerdo con los términos y condiciones establecidos
en el contrato o acuerdo de compra.
o Se preferirá el uso de medios de pago electrónicos para mayor seguridad y
trazabilidad.
o Se establecerán plazos de pago justos y acordes a la negociación con el
proveedor.
Responsable de la Comunicación con los Proveedores
1. El departamento de Compras será el encargado de gestionar la relación con los
proveedores.
2. Se designará un representante de Compras como el punto de contacto principal
para cualquier comunicación.
Faltas Graves de un Proveedor
I. Incumplimiento en las entregas esto se encuentra reiterado de los términos del
contrato.
II. Prácticas comerciales deshonestas o fraudulentas, Suministro de productos o
servicios defectuosos que afecten la operatividad de la empresa.
Limite de Faltas antes de ser Eliminado
Las faltas intervienen en la planificación y el buen funcionamiento operativo, por lo cual
solo se establecerán un máximo de dos faltas graves antes de proceder a la eliminación
del proveedor de la lista.
Retroalimentación al Proveedor
Para evitar inconvenientes futuros se realizarán evaluaciones periódicas por parte
de Auxiliar de adquisiciones, jefe de compras estos le darán seguimiento al
desempeño del proveedor, aquí se resaltaran sus fortaleza, debilidades y fallas.
Se programarán reuniones de retroalimentación, en esta se podrán tratar temas de
interés tanto para discutir los resultados y establecer acciones correctivas si es
necesario.
Cuantía mínima a contratar con un solo oferente
Se tendrá en cuenta contratar con un solo oferente esto pasara a estudios, quedando a
consideración según algunos determinantes como aquellos factores de midan la
capacidad del proveedor, la credibilidad del producto o servicio y la disponibilidad en el
mercado.
Conclusión
La empresa artesanías de Colombia, establece las políticas de aprovisionamiento para la
adquisición de sus productos y servicios, los cuales son el fundamento en su actividad
comercial, priorizando la calidad, costo, sostenibilidad, confianza e innovación. Esta
empresa busca que sus proveedores garanticen y cumplan con los estándares requeridos
establecidos por la empresa, de esta forma se garantizara el éxito a corto plazo. Mediante
el cumplimiento de los procesos y una buena selección de los proveedores, A través de
evaluaciones y la buena gestión, se buscara la optimización mediante una comunicación
efectiva y responsable.
Las políticas en esta empresa buscan de optimizar la eficiencia y la efectividad en el
aprovisionamiento, y su revisión periódica asegura una relación solida en su capacidad de
adaptación a los cambios y necesidades del mercado y la empresa misma, para que
existan relaciones solidas entre empresa y proveedores debe haber políticas que sean
beneficiosas promoviendo el crecimiento y la competitividad.
BIBLIOGRAFIA
https://repositorio.artesaniasdecolombia.com.co/bitstream/001/6399/1/INST-
D%202008.%20107.pdf
https://artesaniasdecolombia.com.co/Documentos/Contenido/22854_seleccion_y_evaluaci
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artesanias-de-colombia_1387
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procesos-y-procedimientos_8234
