Caso práctico: Clase 2.
Enunciado
Julie Alexandra Vanegas Ortiz
Estudiante
Edinson Medina Palacios
Docente
Materia: Planificar y Controlar Proyectos con Microsoft Project
2024
Solución al caso práctico
Cuestiones
1. ¿Cómo puede Microsoft Project ayudar a centralizar la información de los proyectos en
Innovatech Solutions S.A., y cuáles son las principales ventajas de tener una plataforma
única para la gestión de proyectos?
Respuesta
Microsoft Project es la herramienta indicada para que Innovatech Solutions S.A pueda
afrontar todos los desafíos por lo que está pasando.
El programa Project es un software de gestión de proyectos de Microsoft destinado a
planificar, gestionar recursos, asignar tareas y preparar informes no de uno sino de varios
proyectos a la vez, ya que permite integrar diversos proyectos y actividades operativas
mediante un enfoque temporal y de organización, de forma simultánea, de esta forma puede
obtener un mayor beneficio como: estabilidad financiera en sus productos, adaptabilidad a
cambios, disminución en posibles riesgos y en el incumplimiento de los tiempos teniendo
un mejor control y seguimiento de todos los proyectos al momento de ejecutarse.
Además, se puede integrar fácilmente con otras plataformas permitiendo tener toda la
información protegida y lo mejor es que cada integrante del proyecto pueda tener acceso a
los avances en tiempo real.
Con esta herramienta se puede:
• Visualizar varios proyectos a la vez
• gestionar recursos compartidos “pool de recursos”.
Ventajas:
Estas herramientas son de gran apoyo en la planificación de un proyecto, con sus funciones
permite agilizar la labor de los jefes y de los equipos de trabajo. Algunas de ellas son:
➢ Seguimiento y control: Con una plataforma es más fácil realizar un seguimiento
de los avances de los proyectos e identificar posibles desviaciones y tomar
acciones correctivas de manera ágil.
➢ Visualizar los proyectos como un tablero Kanban: esta opción agiliza el flujo de
trabajo se agiliza, los equipos pueden detectar fácilmente el trabajo que queda por
realizar.
➢ Mayor eficiencia: Al tener una sola plataforma se puede evitar duplicar esfuerzos
y a su vez se optimiza el flujo de trabajo, lo que conlleva a mejorar la eficiencia
en la gestión de proyectos.
➢ Programar tareas con diagramas de Gantt: En la planificación de un proyecto el
programa Project es ideal para generar diagramas de Gantt, se crean las tareas,
fechas de entrega, costos del proyecto y el responsable de cada actividad etc. esta
herramienta permite una visión del proyecto en orden cronológico.
➢ Colaborar y comunicarse con los equipos: Como plataforma de colaboración,
todos los miembros y partes interesadas se actualizan con el progreso del proyecto,
además de permitir a los equipos modificar y actualizar una lista de tareas o un
calendario.
También se puede conectar con Microsoft Teams donde se pueden hacer
reuniones y compartir archivos. Lo cual permite mejorar la comunicación entre los
involucrados
➢ Configurar informes para la gestión empresarial: El programa Project permite
crear informes personalizados que se actualizan automáticamente con
modificaciones en la información. Los datos del proyecto se pueden convertir en
tablas y gráficos interactivos con Power Bi.
➢ Controlar la carga de trabajo con gestión de proyectos: Project permite a los
jefes de los proyectos asignar recursos y designar encargados, identificar
sobrecargas para reasignar tareas, priorizar actividades y lograr eficacia en el
trabajo.
El contar con una plataforma unificada de gestión de proyectos contribuye al éxito del
proyecto mejorando la eficiencia, la comunicación y el control de la actividad.
2. ¿De qué manera las funcionalidades de Microsoft Project pueden mejorar la
comunicación y colaboración entre los equipos de desarrollo y con los clientes en
Innovatech Solutions S.A.?
La guía PMBOK® especifica la Gestión de la Comunicación de un Proyecto como un
conjunto de procesos los cuales permiten asegurar la generación, recogida, distribución,
almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto.
Funciones para mejorar la comunicación con los equipos de desarrollo y clientes:
➢ Planificación de las comunicaciones. Determinar la información necesaria y
comunicación de los interesados en el proyecto.
➢ Distribución de la información: suministrar la información necesaria para las
partes interesadas si es necesario, incluyendo la implementación de un plan de
gestión de comunicaciones y responder a solicitudes.
➢ Informar el rendimiento: Recoger y distribuir información sobre el progreso,
informes de estado, proyecciones, alcance, costos y la calidad rendimiento,
adquisiciones y posibles riesgos.
➢ Gestionar los stakeholders: Gestionar la comunicación para satisfacer las
necesidades de las partes interesadas y resolver conflictos con ellas. La gestión
eficaz de las partes interesadas aumenta la probabilidad de que un proyecto no se
descarrile debido a conflictos no resueltos entre las partes interesadas, mejora la
capacidad de las personas para trabajar juntas y reduce las interrupciones del
proyecto. Normalmente, el director del proyecto es responsable de gestionar las
partes interesadas.
➢ Acceso remoto y colaboración en la nube: Con Microsoft Project Online o la
integración con servicios en la nube como Microsoft Teams, las partes interesadas
pueden acceder al proyecto desde cualquier lugar y a cualquier hora lo que permite
la colaboración entre los equipos
3. Por medio de un flujograma de procesos, describa el paso a paso para registrar las tareas
y actividades de un proyecto y asignación de recursos en Microsoft Project
Gráfico 1: Fuente propia
Gráfico 2: Fuente propia
Aplicación práctica del conocimiento
En la empresa donde laboro actualmente se manejan algunas de herramientas las
cuales han permitido hacer más fácil el trabajo. En mi vida profesional el conocer
estas herramientas me han ayudado a planificar, organizar y gestionar tiempos en
mis actividades diarias.
Como lo mencioné en el anterior caso práctico, en el ara donde me encuentro se
deben programas actividades, roles y asignar horas de formación etc. Entonces
estas herramientas son de gran importancia ya que ayudan a garantizar que las
actividades (competencias, evidencias ) se cumplan de maneta eficiente dentro del
plazo establecido.
Espero que la entidad adquiera la licencia de Microsoft Project, ya que, al
implementar este programa, se pueden identificar los posibles atrasos en la
planeación académica, establecer metas claras y comunicar de manera efectiva con
todas las partes interesadas.
Referencias Bibliográficas
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Capacitacion.uc.cl. Recuperado el 7 de julio de 2024, de
https://capacitacion.uc.cl/articulos/359-5-ventajas-de-gestionar-un-proyecto-con-el-
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JIMENEZ, L. A. B. (2012). Implementación del módulo de gestión de proyectos de TI usando
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Mayor de San Marcos).
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Estruga, N. (2023, septiembre 22). Guía para Project Managers: Claves del PMBOK Guide
7 para la dirección de proyectos. EALDE Business School.
https://www.ealde.es/pmbok-7/
