UNIVERSIDAD EUROPEA DE MONTERREY
PROJECT MANAGEMENT OFFICE
BUSINESS CASE
IMPLEMENTACION DE UNA PMO
PROINCO SA de CV
MIGUEL ALLENDE 42 MEXICO DF 88553
1. RESUMEN EJECUTIVO
La supervisión de proyectos se ha convertido en una necesidad en muchos países, las
empresas en general no cuentan con personal especializado en construcción o para
ciertas actividades específicas, el personal que las comprende normalmente son
profesionales enfocados al giro del negocio como puede ser exportación de
mercancías, ventas, contabilidad etc… por lo tanto las grandes compañías recurren a
los servicios externos ya que se garantiza el personal capacitado y el numero necesario
sin la necesidad de reclutar y evaluar los conocimientos de cada uno para verificar si
cuenta con la experiencia misma para los trabajos requeridos.
Este documento presenta una evaluación para la integración de una oficina PMO para
garantizar que los procesos aplicados en esta empresa prestadora de servicios sean
ejecutados de manera correcta enfocados a la satisfacción y necesidades de los
clientes, se crea una misión, visión, organización, procesos, mejora continua y el
impacto económico positivo que esta puede tener ya que se crea competitividad de
esta.
1.1 JUSTIFICACION
La implementación de la PMO es una forma de alinear los objetivos a la satisfacción
del cliente, crear e implementar plantillas, reportes, organización, comunicación
asertiva, formar los alcances de cada integrante, gestión de la información documental
y procesos ayudar a enfocar los recursos necesarios de una manera mas
estandarizada creando personal capacitado en los procesos internos para la
visibilidad de las tareas ejecutadas con datos medibles con ellos crear un panorama
más claro de las fallas y aciertos a través de las gráficas de avance.
2. EQUIPO DE ANALISIS DEL PROYECTO
Las siguientes personas componen el equipo de análisis de casos de negocio. Son
responsables del análisis y la creación del caso de negocio del Proyecto PMO en la
empresa PROINCO SA de CV
ROL DESCRIPCION NOMBRE
Patrocinador ejecutivo Proporcionar apoyo ejecutivo Edgar Sandoval
para el proyecto
Residente de obra Asesora al equipo en la mejora Juan Reyes
de aspectos tecnicos
Mejora de pocesos Asesora al equipo en la mejora Miguel Hernandez
de procesos
Gerente de Proyectos Gestiona el caso de negocio y el Janeth Romero
proyecto
Soporte de software Proporciona todo el soporte de Diana Zuñiga
software para el proyecto
3. DEFICION DEL PROBLEMA
3.1 Planteamiento del problema
Desde los inicios de la empresa se han realizado diversos proyectos pero se a medida
que estos aumenta la gestión de calidad y de procesos ha recaído sobre la oficina
central y debido a que los proyectos son temporales cada vez es mas complicado el
capacitar al personal nuevo por el tiempo que este necesita dejando a criterio del
personal la interpretación de los procesos, la distribución de documentos
actualizados y plantillas adecuadas para la ejecución del proyecto nuevo también son
una problemática ya que estas se modifican acorde a las necesidades del cliente ya
que no existen estandarizados, no existe la documentación parea mejora continua,
bases de datos del personal que ha laborado ni se han asignado dos responsables pero
no se ha visto mejora y los empleados terminan por contactar a la gerencia general para
poder aclarar sus inquietudes y esto supone una gran carga de trabajo esto hace que
los resultados de los trabajos no sean medibles, no se generen reportes y que el cliente
no logre obtener una visibilidad del avance de la obra.
3.2 Impacto organizacional
Procesos: con el Proyecto PMO vienen procesos de control más eficientes y ágiles. Esta
mejora de la eficiencia disminuirá la carga de los directivos y proporcionará autonomía
a los empleados en la gestión de sus tareas.
Funciones y responsabilidades: además de que el Proyecto PMO permite una mayor
autonomía a los empleados y una menor carga para los directivos, se reducirá la mano
de obra necesaria para dotar adecuadamente de personal a los departamentos de
proyectos, SGI y recursos humanos. Si bien valoramos mucho a nuestros empleados,
la reducción de los gastos generales no facturables se reflejará directamente en
nuestros resultados y proporcionará un retorno inmediato de nuestra inversión.
3.3 implementación de los procesos
Con el fin de llevar a cabo de manera efectiva con la tecnología y sistema existentes
se ha desarrollado un enfoque por fases que dará como resultado una interrupción
mínima o nula en las operaciones diarias.
De acuerdo con la tabla siguiente se muestran las funciones que la PMO desarrollara
dentro de la organización.
* Diseñar metodologias de gestion de proyectos comun
NORMALIZACION
* Generar plantillas de proyecto según tipologia
* Instruir a los miembros de la organización en el nuevo proceso
CAPACITACION
* Formar a los jefes de proyecto en el area de Gestion d eproyectos.
FUNCIONES * Diseñar indicadores y metricas para medir el desempeño y el cumplimiento metodologico
SEGUIMIENTO Y CONTROL
* Elaborar informes periodico para la alta direccion.
GESTION DEL
* Identificar buenas practicas para incluirlas en los procesos.
CONOCIMIENTO
*Apoyar a los jefes de proyecto para identificar lecciones aprendidas
4. DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO
4.1 Descripción del proyecto
El proyecto de implementación PMO en una empresa de supervisión tiene el objetivo
de ofrecer un servicio de seguimiento, documentación y control de los proyectos a
través de informes ejecutivos, trazabilidad de los trabajos, materiales y visibilidad de
los impactos financieros entre los avances y atrasos dándole información actualizada
y oportuna.
La PMO internamente le dará más valor a la empresa en el mercado convirtiéndose
así en una empresa competitiva y aumentando sus rendimientos con el personal
necesario sin dejar de dar un buen servicio.
Como primer paso se analizó la necesidad de supervisiones de construcción en el
mercado, las empresas en expansión solicitan personal especializado así como
cumplir con las normas y reglamentos para el desarrollo de este y que entre sus
facultades no cuenta con el personal ni los conocimientos para llevar a cabo los
trabajos.
NECESIDAD DE MERCADO
OPORTUNIDAD DEL
MERCADO
ORIGEN DE
LOS
CAMBIO LEGISLATIVO
PROYECTOS
MEJORA OPERATIVA
La PMO inicialmente empezara con apoyo de las jerarquías altas para introducir los
procesos que iniciaran el cambio siendo ellos principalmente quienes conocen mejor
los departamentos y quienes tiene el rol de lideres del equipo, se implementaran los
manuales para su apoyo.
Los entregables internos y para el cliente se realizarán posterior al análisis de cada
una de las funciones de los colaboradores para revisar sus necesidades y tener claro
lo que quieren entregar al cliente.
Se realizará un cronograma de cómo se hará la implementación de las mejoras como
se ve a continuación donde vemos que se lleva a la realidad el proyecto.
4.1
Objetivos del negocio
La implementación de la oficina PMO permitirá establecer un orden entre la
información de los proyectos para elaborar dossiers, informes precisos y en tiempo
real de todos los proyectos
Mejorar la eficiencia del personal: se requiere menos personal de recursos humanos y
SGC para administrar estas actividades.
Mejorar la eficiencia Reducir la rotación de empleados Una mayor autonomía y
flexibilidad abordará las preocupaciones de los empleados y Permitir que los gerentes
se concentren en las tareas facturables y buscar prospectos de clientes.
Reducir los gastos generales: Se requiere menos personal para reducir los gastos
generales de la empresa
4.2 Rendimiento del proyecto
Como medida de control se implementará un software para el seguimiento de
proyectos así el gerente, directos o encargado de los avances podrá revisar las tareas
ejecutadas, compartir documentos, así como emitir los entregables modificados
manuales e información particular de cada proyecto.
Optimizan la utilización de recursos, es una herramienta conocida, mejora el
alineamiento del proyecto con la estrategia, percepción y control de todo el trabajo,
apoyo en el proceso de toma de decisiones y da visibilidad.
Base camp
Basecamp es una plataforma de colaboración y gestión de proyectos que ofrece un
enfoque sencillo para equipos que buscan gestionar sus proyectos, espacios de
trabajo y tareas de manera eficiente. A través de su panel de control, Basecamp
proporciona herramientas para la comunicación, organización de proyectos y
compartición de documentos. Los equipos pueden crear proyectos individuales y
controlar los accesos a la información según sea necesario. Basecamp es considerado
una opción en el mercado de herramientas de gestión de proyectos y colaboración.
5. ANALISIS DE COSTO BENEFICIO
La supervisión se encarga de revisar las actividades de las contratistas encargadas de
construir una obra a necesidad del cliente y de sus instalaciones por lo tanto no hay
gastos de maquinarias como tal o materiales.
Estos trabajos son más por administración y su utilidad está en la prestación de
servicios de sus colaboradores que tengan dominio de las actividades a ejecutar.
Los proyectos son de donde se mantiene la oficina central y también los sueldos de las
plantillas de los trabajos esto ya incluye un vehículo para transporte por lo tanto si el
tener personal efectivo entonces los gastos se disminuyen.
El departamento que siempre debe de mantenerse y equiparse es el que lleva la
gestión y capacitación de los procesos para que cuando haya proyectos nuevos sean
los encargados de compartir toda la documentación y plantillas pertinentes, así como
las herramientas de control que deben de seguir para obtener la información necesaria
para la evaluación de los trabajos y la emisión de informes.
Todos los entregables realizados deben de ser enviados a la oficina central para la
retroalimentación de la mejora continua y la modificación de formatos común,
informes o tablas de control así como la matrices de carpetas para la entrega final al
cliente del historial del proyecto como certificados de calidad, trazabilidades de los
trabajos y los informes financieros.
Análisis a seis meses con la reducción de plantilla en los frentes de trabajo.
PLANTILLA TOTAL SIN
ACTUAL INGRESOS OF CENTRAL 6 MESES
/MES DEDUC
PROYECTOS
PROYECTO 1 $ 1,000,000.00 $ 15,000.00 $ 35,000.00 $ 210,000.00 $ 775,000.00
PROYECTO 2 $ 3,000,000.00 $ 15,000.00 $ 60,000.00 $ 360,000.00 $ 2,625,000.00
PROYECTO 3 $ 7,000,000.00 $ 15,000.00 $ 90,000.00 $ 540,000.00 $ 6,445,000.00 $ 9,845,000.00
IMPLEMENTACION DE PMO $ -
PROYECTO 1 $ 1,000,000.00 $ 12,750.00 $ 29,750.00 $ 178,500.00 $ 808,750.00
PROYECTO 2 $ 3,000,000.00 $ 12,750.00 $ 51,000.00 $ 306,000.00 $ 2,681,250.00
PROYECTO 3 $ 7,000,000.00 $ 12,750.00 $ 76,500.00 $ 459,000.00 $ 6,528,250.00 $ 10,018,250.00
INCREMENTO UT
6 MESES
$ 173,250.00
