Gráficos

12.1. Introducción
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y
facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más
sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico
nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja

normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva

para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni
ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

12.2. Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres

que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o
no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos anuestra

disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en
el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se
encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un

enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de
gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de

Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte
inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.

Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si

seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo
hiciste).

Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva,

Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

12.3 Añadir una serie de datos

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué
datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña
Diseño encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los
Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el

siguiente cuadro de diálogo:
En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de
celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la
imagen, hemos englobado de la celda A1 a la B13 (26 celdas). Para
escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y
seleccionar las celdas en la hoja.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará
unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (ser ies). Ten en
cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder
crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio,
(como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la

leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o
categorías.

El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa
a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que
podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y
columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño.

Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño

cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas
que no tengan datos o estén ocultas.

Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados

en un gráfico.
Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.
 Gráfico Ventas - Mes

Gráfico Mes - Ventas

12.4 Características y formato del gráfico

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas
al aspecto del gráfico.

Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir
Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados:
En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales
y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre
distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no
etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te
recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción
"Más opciones de...".

En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán

en el gráfico o configurar la Leyenda:

Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o

cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte
superior, a la izquierda, etc.).

También puedes elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá

una ventana que te permitirá configurar, además de la posición, el
aspecto estético:relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la
iluminación.

Si lo que quieres es desplazarlos, sólo deberás seleccionarlos en el

propio gráfico y colocarlos donde desees.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te

permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el
cuadro de cálculo.

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los

gráficos bidimensionales.
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto
de los gráficos tridimensionales disponibles:

Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas
e intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de
estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y
resultados.

Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el
provecho que puedes sacarle a estas características.

Puedes dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras,

columnas, etc.) te propondrá unos u otros.

Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico,

situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas
en el propio gráfico, etc.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato,

donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también
más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que
insertemos), y los Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno

de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el
estilo que más se ajuste a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas

Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto
para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para

todo el gráfico, pero también podemos personalizar cada uno de sus
elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales,
etc.

Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el

elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable
de la ficha de Presentación o en la de Formato.
En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.

A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección,

para iniciar la ventana que ya comentábamos al configurar la leyenda.

Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos

aspectos u otros. Por ejemplo, las líneas de división principales no
tienen opción de modif icar el relleno, porque obviamente no se puede
rellenar una línea. En cambio, la serie de datos sí que permite colorear
el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia.

Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre

podemos pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así
recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos
aplicado.

Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que
contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos
utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son lanegrita, la
cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, éstas
herramientas se comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo, si
tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda
con la herramienta , lo que hará Excel será asignar el color indicado
tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras,
sectores o líneas, es decir, a la serie que identifique en el gráf ico. Lo
mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el
color de una serie, automáticamente se modificará el de la leyenda.

12.5. Modificar el tamaño y distribución de un gráfico

También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparece una especie de marco
en el gráfico, este marco consta de 8 conjuntos de 3 puntos cada uno

Los controles que se encuentran al medio de cada una de las esquinas

establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos
para modificar sus dimensiones.

Haciendo clic y arrastrando los controles de las esquinas podrás

modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que hayas
establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.

12.6. Modificar la posición de un gráfico

Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.

Para ello: Selecciona el gráfico.

Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.

Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación

.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja
nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo,
pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una
hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el
nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya

existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y
podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas. Ésta es la
forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo
gráfico.

Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la

misma hoja o bien a otra

12.7. Los minigráficos

Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los
minigráficos. Se trata de una novedad de Excel 2010 que permite
insertar un pequeño gráfico representativo en una única celda que
representará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una
ojeada la tendencia que representan unos determinados valores.

El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la

cinta de opciones.

Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de

ganancia o pérdida.

Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de

herramientas en la cinta: Herramientas para minigráfico. En ella
encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas,
como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de
gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera de los tres tipos
disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más alto, el
más bajo...).
A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es
posible borrarlo seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con
otro tipo de contenido. Para ello, debemos utilizar la opción Borrar que
se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para minigráfico.
Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a eliminar para que
aparezca la barra y pulsaremos el botón Borrar.

Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al

tamaño de la celda, por lo que, si consideramos que es demasiado
pequeño, sólo debemos aumentar el ancho de la columna que lo
contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle
más altura. Si lo que queremos es cambiar el grosor de la línea, por
ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.