“Año del Bicentenario, de la consolidación de nuestra Independencia, y de la conmemoración

de las heroicas batallas de Junín y Ayacucho”

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ

TEMA:

S8_TAREA ACADÉMICA 3

CURSO:

GESTIÓN DE PROCESOS Y BASE DE DATOS

DOCENTE:

HENRY GEORGE MAQUERA QUISPE

ESTUDIANTES:

 CASO ALMIDON, Crysthell Selmy

 GASPAR PAPUICO, Evelin Verenice

 PALOMINO CEVALLOS, Nikol Esmeralda

 SALVATIERRA ZARATE, Jhadde Shantal

HUANCAYO – 2024
 I. INTRODUCCIÓN

En este informe, se detalla el diseño de una base de datos para gestionar las

compras de la empresa LOBO GRIS SA., una empresa dedicada a la

comercialización de productos para mascotas, que varían desde ropas hasta

alimentos. A continuación, se presentan los datos generales de la empresa:

 Razón Social: LOBO GRIS S.A.

 RUC: 1034567890

 Dirección: Av. Principal 123, Ciudad Concepción, Perú

 Nombre del Contacto: Ricardo Suarez

 Visión: Ser líderes en la distribución de productos electrónicos en la región.

 Misión: Proveer productos de calidad con un servicio excepcional a nuestros

clientes.

La estructura organizativa de LOBO GRIS S.A. comprende departamentos clave

como ventas, contabilidad y operaciones. El proceso de compras se realiza

mediante un sistema de pedidos internos y externos, gestionado por el

departamento de compras, asegurando así el abastecimiento eficiente de productos.

II. OBJETIVO DEL INFORME

El propósito de este informe es presentar el diseño de una base de datos en Access para

gestionar las compras de la empresa LOBO GRIS S.A., con el fin de mejorar la eficiencia

en el registro y seguimiento de las transacciones de compra, así como generar informes que

faciliten la toma de decisiones estratégicas.

III. DESARROLLO

a. Inserten captura de pantalla en vista “hoja de datos” de las 3 tablas solicitadas:

proveedores (10 registros), compras (10 registros) y artículos (20 registros).

PROVEEDORES
 i. Diseño de los formularios para ingresar datos en las tablas.

ii. Diseño de reportes: Creen 3 reportes de las siguientes tablas

1. Un reporte de la tabla artículos

 2. Un reporte de la tabla proveedores

3. Un reporte múltiple de las compras indicando los datos del proveedor (RUC y

nombre) y el importe total de la compra.

b. Inserten captura de pantalla en vista “presentación” de los formularios solicitados,

tomando en cuenta lo siguiente: cada formulario debe contener por lo menos 2

controles, 1 imagen y estar editado (color, tipo y tamaño de letra).

c. Inserten captura de pantalla en vista “preliminar” de los reportes solicitados,

conteniendo: una imagen o logo, estar editado (color, tipo y tamaño de letra), tener un

enlace o vínculo y mostrar la fecha del reporte.

IV. ANÁLISIS SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS:

a. Describan las ventajas y alcances de diseñar una base de datos para el área de

contabilidad y para la empresa en general.

La implementación de esta base de datos ofrece diversas ventajas para LOBO GRIS

S.A., incluyendo una gestión más eficiente de las compras, mejora en la trazabilidad de

los productos y facilidad para generar informes financieros y de inventario. Además,

diseñar una base de datos para el área de contabilidad y para la empresa en general

ofrece varias ventajas significativas:

 Centralización y Organización: La base de datos centraliza la información

relacionada con proveedores, compras y artículos, lo cual facilita un acceso rápido y

organizado a los datos necesarios para la toma de decisiones. Esto mejora la

eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a la búsqueda y consolidación de

información dispersa.

 Mejora en la Toma de Decisiones: Los reportes generados a partir de la base de

datos permiten realizar análisis detallados sobre las compras realizadas, el

desempeño de los proveedores y el inventario de artículos. Estos análisis son

fundamentales para tomar decisiones estratégicas informadas, como negociaciones

con proveedores, ajustes en los niveles de inventario y optimización de costos.

 Seguimiento y Control: La base de datos facilita el seguimiento preciso de las

transacciones de compra, incluyendo fechas, proveedores y montos involucrados.

Esto ayuda a asegurar la integridad y transparencia de los procesos contables, así

como a cumplir con las normativas y auditorías internas y externas.

b. Describan las limitaciones de este diseño de base de datos y recomendaciones para

futuros trabajos.

A pesar de sus ventajas, este diseño de base de datos presenta algunas

limitaciones que deben abordarse para maximizar su efectividad y durabilidad a

largo plazo:
 Capacitación del Usuario: La eficacia del sistema depende en gran medida de

la capacitación y familiarización adecuada de los usuarios con las herramientas

y procedimientos de la base de datos. Se recomienda implementar programas

regulares de capacitación para garantizar que todos los usuarios puedan

aprovechar al máximo el sistema.

 Optimización de la Interfaz de Usuario: Es importante mejorar la interfaz de

usuario de los formularios y reportes para que sean más intuitivos y fáciles de

usar. Esto puede incluir ajustes en el diseño visual, la navegabilidad y la

inclusión de funciones que simplifiquen la entrada de datos y la generación de

informes.

 Seguridad de los Datos: Asegurar la seguridad de los datos es crucial para

proteger la información confidencial de la empresa y sus clientes. Se deben

implementar medidas robustas de seguridad, como el acceso restringido basado

en roles, el cifrado de datos sensibles y la realización regular de copias de

seguridad.

 Actualización y Mantenimiento: La base de datos debe mantenerse

actualizada con las últimas versiones de software y parches de seguridad.

Además, es importante realizar un mantenimiento regular para optimizar el

rendimiento del sistema y corregir posibles errores o problemas de

rendimiento.

 Mejoras Continuas: Se recomienda realizar evaluaciones periódicas del

sistema y solicitar retroalimentación de los usuarios para identificar áreas de

mejora. Esto asegurará que la base de datos siga siendo relevante y efectiva a

medida que evolucionen las necesidades y tecnologías de la empresa.

V. CONCLUSIONES

a. Reporte de los resultados finales del informe

El diseño de la base de datos para la gestión de compras de LOBO GRIS S.A. ha

cumplido con los objetivos establecidos, facilitando la organización y análisis de los

datos relacionados con las compras. Esto contribuirá significativamente a mejorar la

eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas dentro de la empresa.

Este programa nos ayuda a establecer los controles necesarios para garantizar una

gestión eficiente. Además de que Access es una herramienta importante para el registro

de cualquier tipo de operaciones, debido a que las bases de datos nos permiten registrar

información sobre cualquier proceso de la empresa cómo el área de compras y a partir

de los datos registrados obtenemos reportes que nos sirven para tomar decisiones.