Nuevo Manual de
contratación de
proveedores de
gestión del riesgo ARL
Agosto 2024
Contenido
Lineamientos Gestión Soportes
generales ordenes de cierre
servicio ordenes de
servicio
Diligenciamiento de Requisitos Preguntas
soportes adicionales
Lineamientos
generales
Generalidades lineamientos AXA COLPATRIA
Actividades en prevención Empresas afiliadas
de riesgos
Insurance
Los aportes al sistema Procurement/Contratación
Contratación general de riesgos Seguros y Prevención
de servicios laborales tienen el (Area de IP)
carácter de dineros
públicos.
Proveedores Decreto ley.
1295/1994 Lineamientos para
Ley 1562 de 2012 cumplimiento legal
La Contraloría Manual de contratación de
General de la República proveedores de gestión del
tendrá el control fiscal riesgo ARL (5ª
sobre los dineros Actualización))
Nuevo Manual de contratación de
proveedores de gestión del riesgo ARL
APLICA A
PARTIR DE
Ordenes
generadas a
partir del 2 de
septiembre
Generalidades lineamientos AXA COLPATRIA
Actividades en prevención Empresas afiliadas
de riesgos
Insurance
Los aportes al sistema Procurement/Contratación
Contratación general de riesgos Seguros y Prevención
de servicios laborales tienen el (Area de IP)
carácter de dineros
públicos.
Proveedores Decreto ley.
1295/1994 Lineamientos para
Ley 1562 de 2012 cumplimiento legal
La Contraloría Manual de contratación de
General de la República proveedores de gestión del
tendrá el control fiscal riesgo ARL (5ª
sobre los dineros Actualización))
Gestión ordenes de
servicio
Gestión ordenes de servicio
Equipo soporte
Ciclo de vida orden de
servicio: 90 días máximo
[email protected] Facturación OS
3204983813 5. Auditoria de
Trazabilidad por soportes de
ejecución
correo electrónico 4.Cierre de OS:
Gestión de
soportes y envío
3. Reporte OS por correo
ejecutada en su electrónico
totalidad a
2. Contacto, WhatsApp RAS
programación y digital para APROBADO
ejecución de OS cambio de estado Todos los días
1.Asignación OS , son días de NO APROBADO
cierre, No
espere al final (Devolución)
del mes
Consultor realiza Una vez reciba
contacto, confirmación de
programa y cambio de estado
ejecuta orden de de la orden
servicio Corrección
solicite al cliente
Consultor senior asigna OS la aprobación del soportes
a consultor ejecutor RAS digital
Contacto: Máximo 3
días hábiles
Ejecución: 60 días
SOPORTES CIERRE
ORDENES DE
SERVICIO
Tipo Actividades
TIPOS
ACTIVIDADES
Asesorías Capacitaciones Estudios Otros
(ASE) (CAP) (EST) (DIS/LOG)
A SE P LA N CA P P ELIGRO QUIM ICO ESP EST DIAGNOSTICO
EM ERGENCIA S ESP CA P A LTO RIESGO P ROF SISTEMAS DE DIS ESTRATEGIAS DE
A SE JURIDICA RIESGO INTERVENCION
LA B ORA LES ESP
CA P DESA RROLLO GESTIÓN INT
ORGA NIZA CIONA L DESDE SST
A SE NORM A S Y
CA P P REVENCION A L P ROF
EST AUDITORIA
P ROCEDIM IEN ESP SISTEMAS DE
CA P P ELIGRO B IOM ECA NICO
A SE A LTO RIESGO P ROF ESP GESTIÓN INT
CA P . LUDICA S P REV P ELIGRO
A SE NORM A S Y P SICOSOCIA L EST MATRIZ DE LOG DESPLAZAMIENTO
P ROCEDIM IEN ESP CA P DESA RROLLO PELIGROS
ORGA NIZA CIONA L DESDE SST
A SE SG-SST ESP LOG REFRIG-
CA P CONSERVA CION A UDITIV EST MATRIZ LEGAL
A SE RIESGO P UB LICO ESP ALIMENTACION SIN IVA
P ROF CA P EM ERGENCIA S ESP
A SE SISTEM A S DE
GESTIÓN INT - ESP . CA P FOM ENT ESTILOS VIDA ESP
CA P COP A SST ESP
Soportes para cierre de actividades
1. Listado en Excel
2.Ficha técnica de gestión (Pdf)
Virtual 3. Aval asesor de prevención Ficha
técnica (Pdf)
0-16 Horas
1. Listado firmado en físico en Pdf
2.Ficha técnica de gestión (Pdf)
Presencial 3. Aval asesor de prevención Ficha
técnica (Pdf)
Asesorías
(ASE)
1. Listado en Excel
2. Informe técnico (Pdf)
Virtual 3. Aval asesor de prevención
Informe técnico (Pdf)
De 17 horas en
adelante 1. Listado firmado en físico en Pdf
2.Informe técnico
Presencial 3. Aval asesor de prevención
Informe técnico (Pdf)
Soportes para cierre de actividades
TIPO DE SOPORTES SEGÚN ACTIVIDAD
PRESENCIAL Listado con firmas en físico PDF
CAPACITACION
(CAP) 1. Listado en Excel
VIRTUAL
2. Pantallazos del mecanismo utilizado (Pdf)
1. Listado en Excel
0-16 Horas 2. Ficha técnica (Pdf)
3. Aval asesor de prevención Ficha técnica (Pdf)
ESTUDIOS
1. Listado en Excel
(EST)
2. Informe técnico (Pdf)
De 17 en Adelante
3. Aval asesor de prevención informe técnico
(Pdf)
1.Informe técnico (Independiente el número de
horas/unidades)
DISEÑO (DIS) 2.Aval asesor de prevención informe técnico
(Pdf)
1. Formato Legalización Gastos De Viaje (pdf)
LOGISTICA (LOG) 2. Soportes de facturas, tiquetes, recibos de
caja (pdf)
Diligenciamiento de
soportes
Formato De Listado De Asistencia ARL
Axa Colpatria (Excel)
❖ Actividades de prevención y promoción se realizan
de manera virtual (Asesorías y capacitaciones)
APLICACIÓN ❖ Actividades con prefijo EST (ESTUDIOS)
Nombre # Afiliac ión
Estado Fec ha Ciudad OS Empresa Asesor Codigo Ac tividad Cantidad Observac iones
REG empresa
MARTHA CECILIA Nombre, Cargo:LIDA SOLER ,HSE Tel , Sede
3-Abi erta REGIONAL CONSULTEC
5-ago BOGOTA D.C. 625972-70-2024 CALDERON SIG083 ASE SG-SST ESP 57 Act:3133338425,BOGOTA Inf. Adi c:Indi cadores , revi s ón 161,837
(REC) BOGOTA INTERNATIONAL INC
RAMOS por l a di recci ón
IMPORTANTE
*Para asesorías virtuales (ASE) y
actividades de estudios (EST): si se
tuvieron varias sesiones de interacción
virtual con el cliente, se deben
registrar todas las fechas en un solo
formato, así como la duración en total
de todas las sesiones. (Solo se registra
el tiempo de interacción con el cliente,
NO se requiere el registro de todas las
horas de la orden,
Formato De Listado De Asistencia ARL
Axa Colpatria (Excel) ❖ Actividades de prevención y promoción se realizan
de manera virtual (Asesorías y capacitaciones)
APLICACIÓN ❖ Actividades con prefijo EST (ESTUDIOS)
Nombre # Afiliac ión
Est ado Fec ha Ciudad OS Empresa Asesor Codigo Ac t ividad Cant idad Observac iones
REG empresa
Nombre, Ca rgo:DAYANNE CEPEDA ,SST Tel , Sede
3-Abi erta REGI ONAL DA HI ERRO FI GURADO JENNY NATALY CAP SI STEMAS DE
14-a go BOGOTA D.C. 581992-70-2024 SI G092 6 Act:3003063725,BOGOTA I nf. Adi c:CAPACI TACI ON EN 9,021,679
(REC) BOGOTA SAS CUELLAR FI ERRO GESTI ÓN I NT - ESP.
AUDI TORI AS ,COPASST
IMPORTANTE
*Para capacitaciones virtuales, SIEMPRE
el formato de lista de asistencia debe
reflejar la totalidad de las horas de la
orden de servicio.
*Si se realizaron varias sesiones de
capacitación para el desarrollo de todas las
horas , deben quedar en un solo formato
Formato Registro Listado De Asistencia
ARL Axa Colpatria (Pdf):
❖ Actividades de prevención y promoción se realizan
APLICACIÓN de manera presencial (Asesorías y capacitaciones)
Nombre # Afiliac ión
Est ado Fec ha Ciudad OS Empresa Asesor Codigo Ac t ividad Cant idad Observac iones
REG empresa
MARTHA CECI LI A Nombre, Ca rgo:LI DA SOLER ,HSE Tel , Sede
3-Abi erta REGI ONAL CONSULTEC
5-a go BOGOTA D.C. 625972-70-2024 CALDERON SI G083 ASE SG-SST ESP 57 Act:3133338425,BOGOTA I nf. Adi c:I ndi ca dores , revi s ón 161,837
(REC) BOGOTA I NTERNATI ONAL I NC
RAMOS por l a di recci ón
*Para asesorías presenciales (ASE): Si se
tuvieron varias sesiones de interacción
presencial con el cliente, se deben
registrar todas las fechas en un solo
formato, así como la duración en total de
todas las sesiones. (Solo se registra el
tiempo de interacción con el cliente, NO
se requiere el registro de todas las horas
de la orden)
*Para capacitaciones presenciales (CAP):
Se debe diligenciar un formato en PDF
por cada sesión de capacitación.
Formato Informe Técnico
APLICACIÓN
*Actividades de asesoría (ASE) en dónde la orden de
servicio es igual o superior a 17 unidades
*Actividades de diseño de intervención (DIS)
*Actividades de estudios (EST) dónde la orden de
servicio es igual o superior a 17 unidades.
Formato Informe Técnico
APLICACIÓN
*Actividades de asesoría (ASE) en dónde la orden de
servicio es igual o superior a 17 unidades
*Actividades de diseño de intervención (DIS)
*Actividades de estudios (EST) dónde la orden de
servicio es igual o superior a 17 unidades.
Formato Informe Técnico
*Debe ser enviado a prevención en formato
PDF por correo electrónico con los anexos en
caso que apliquen , para solicitar el aval
Validar con el senior para envío..
Formato Ficha De Gestión Técnica
APLICACIÓN
*Actividades de asesoría (ASE) en dónde la orden de servicio es igual o inferior a
16 unidades
*Actividades de estudios (EST) dónde la orden de servicio es igual o inferior a 16
unidades.
Formato Ficha De Gestión Técnica
APLICACIÓN
*Actividades de asesoría (ASE) en dónde la orden de
servicio es igual o inferior a 16 unidades
*Actividades de estudios (EST) dónde la orden de
servicio es igual o inferior a 16 unidades.
*Debe ser enviado a prevención en formato
PDF por correo electrónico con los anexos en
caso que apliquen , para solicitar el aval
Validar con el senior para envío..
Pantallazo mecanismo utilizado
APLICACIÓN
*Capacitaciones (CAP) virtuales
La imagen debe ser convertida a formato PDF para
adjuntar en el cierre
REPORTE A WhatsApp RAS DIGITAL
Una vez termine la ejecución de la
orden de servicio. (No esperar a final de
mes)
3204983813
Estructura del
mensaje
Cordial saludo, reporto ejecución final para cambio de estado
Orden de servicio: xxxxx-xxx-2024
Nombre de la empresa: Exacto de la OS Ejecución
Fecha de contacto: No puede ser inferior a la fecha de
asignación de la orden, fecha cuando contacta total de las
Fecha de programación: No puede ser inferior a la fecha de horas
asignación de la orden, fecha cuando programa
Fecha de ejecución inicial: No puede ser inferior a la fecha de
asignación de la orden
Fecha de ejecución final: Solo se reporta cuando se han
ejecutado TODAS las horas de la orden
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de asesoría (ASE) virtual y
estudios (EST) 17 Horas o más
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de asesoría (ASE) virtual y
estudios (EST) 16 Horas o menos
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de asesoría (ASE) presencial
17 Horas o más
)
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de asesoría (ASE) presencial
16 Horas o menos
)
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de asesoría (ASE) presencial
y virtual
Informe/ Ficha: De acuerdo al
número de horas de la orden 17 o
mas 16 o menos
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de capacitación (CAP)
Virtual
)
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de capacitación (CAP)
Presencial
)
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de capacitación (CAP)
Virtual/presencial
)
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de Diseño Estrategias de
intervención (DIS) Presencial/Virtual
) Para la actividad de DIS,
siempre será informe y aval
de informe
Nuevo Manual de contratación de
proveedores de gestión del riesgo ARL
APLICA A
PARTIR DE
Ordenes
generadas a
partir del 2 de
septiembre
Requisitos adicionales
Formato recibo a satisfacción APLICACIÓN
actividades de prevención
Como lo establece el “Manual de contratación de proveedores gestión
Como lo establece el “Manual de contratación de proveedores gestión
preventiva”enenelelnumeral
preventiva” numeral2.2,
2.2, Una
Una vez
vez el
el Proveedor
Proveedorha hadesarrollado
desarrolladolala
actividad
actividady yregistrado
registrado el realizado(REA)
el estado realizado (REA)enenelelportal,
portal,
la la empresa
empresa
cliente
clienteque
querecibió
recibió el
el servicio aprobaráelelrecibo
servicio aprobará reciboa asatisfacción
satisfacción porpor medio
medio
del portal del cliente. del portal del cliente.
Existen ciertos
Existen casos
ciertos enen
casos dónde
dóndedeberá
deberáutilizarse
utilizarseelel Formato
Formato Recibo
Recibo a
a
Satisfacción actividades
Satisfacción actividadesde
deprevención,
prevención, que
que sese detallan
detallanaacontinuación:
continuación:
❖ Actividades que realiza elque
Actividades área de producto
realiza ARL
el área de y/o lasARL
producto unidades
y/o las
internas. El formato recibo a satisfacción será validado y firmado
unidades internas. El formato recibo a satisfacción será validado y firmado por
la misma
por unidad
la misma contratante
unidad contratanteque
queorganiza
organizaelel evento masivo para
evento masivo paralas
las
empresas clientes.
empresas clientes.
❖ Para el servicio
Para el de alimentación
servicio se debese
de alimentación firmar
debe el formato
firmar reciborecibo
el formato a
satisfacción por parte del Líder Técnico de Zona y/o unidad interna.
a satisfacción por parte del Líder Técnico de Zona y/o unidad interna.
❖ Congresos, diplomados
Congresos, y seminarios
diplomados que se que
y seminarios realizan de manera
se realizan de manera
masiva (donde asisten diferentes empresas clientes), el formato
masiva (donde
recibo a asisten diferentes
satisfacción, el cual debeempresas clientes),
ser validado el formato
y firmado porrecibo a
la misma
unidad que el
satisfacción, contrata el evento
cual debe masivo
ser validado para las
y firmado empresas
por la misma clientes,
unidad que
entendiendo que organizan,
contrata el evento masivo parainscriben,
las empresasconfirman y entendiendo
clientes, verifican la que
realización del evento, por lo tanto, son ellos quienes
organizan, inscriben, confirman y verifican la realización del aprueban el lo
evento, por
recibido
tanto, a satisfacción
son ellos de la actividad.
quienes aprueban el recibido a satisfacción de la actividad.
❖ Actividades que se realizaron
Actividades y no alcanzaron
que se realizaron a ser aprobadas
y no alcanzaron por el
a ser aprobadas
cliente en el portal debido a que se desafilió de la ARL
por el cliente en el portal debido a que se desafilió de la ARL
Formato recibo a satisfacción
actividades de prevención
FORMATO PARA LEGALIZACION DE
DESPLAZAMIENTOS APLICACIÓN
*Legalización de gastos de viaje, tiquetes,
alimentación
CORREO DE CIERRE
Ordenes de servicio de Desplazamiento (LOG)
Las fechas deben coincidir con
las reportadas de la orden de
servicio de la actividad
ejecutada
Preguntas
