TEMA 1.

HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIPALES

FUNCIONES Y UTILIDADES
Una hoja de cálculo es un programa que permite trabajar con números realizando cálculos
matemáticos complejos. Se van introduciendo datos, usualmente numéricos, y se van a transformar
mediante fórmulas obteniendo unos resultados. Tanto los datos como las fórmulas se van introduciendo en
celdas. La hoja se presenta como una tabla formada por celdas, organizadas en filas y columnas. La celda es
la unidad básica de la hoja de cálculo. En ella introducimos todo tipo de datos y funciones.

Las hojas de cálculo se suelen incluir en los paquetes ofimáticos, que son conjuntos de programas
orientados al trabajo en empresas. Se incluyen aplicaciones como procesador de texto, programa de
presentaciones, un gestor de base de datos y un cliente de correo electrónico.

Nosotros vamos a ver Excel, la hoja de cálculo de Microsoft Office.

LA INTERFACE DE EXCEL
Lo primero que vamos a hacer es familiarizarnos con la ventana del programa.

En esta ventana tenemos los siguientes elementos:

La barra de título. Está en la parte superior, contiene el nombre del documento.

La barra de herramientas de acceso rápido. Parte superior izquierda. Contiene

botones a los comandos más utilizados.

Las fichas (o pestañas) de la cinta de opciones

La cinta de opciones con el contenido de la ficha seleccionada

La barra de fórmulas y el cuadro de nombres

Botones Ayuda, presentación, minimizar, maximizar

y cerrar. Las barras de desplazamiento

Encabezamientos de filas y columnas

La zona de trabajo, que está formada por celdas.

Las pestañas de

hojas La barra de
 estado

En la parte superior tenemos la cinta de opciones, con todos los comandos y funcionalidades del
programa agrupados en fichas. Destacamos la barra de fórmulas, en la que podremos introducir los
datos y fórmulas en la celda seleccionada.

En la parte central tenemos la zona de trabajo, que está formada por una gran cantidad de celdas,
inicialmente vacías, que se nos presenta en forma de cuadrícula. Nosotros iremos introduciendo nuestros
datos en las celdas, que contendrán números, textos, fechas y fórmulas. Las celdas se organizan en filas y
en columnas.

En la parte izquierda tenemos una serie de cuadros que contienen números, son las cabeceras de las
filas . Las filas se designan por números, de manera que la que está más arriba tiene el uno y se van
enumerando hacia abajo.

En la parte de arriba tenemos las cabeceras de las columnas. Estas se identifican por letras,
empezando por la A y continuando hacia la derecha.
Las celdas se determinan por la intersección de una columna y una fila. Las celdas se las designan por
su letra de

columna y su número de fila. Ésta es su referencia. Así, por ejemplo, la celda D7 es aquella que está
en la columna D y en la fila 7.

Debajo tenemos las pestañas de las hojas y la barra de

estado. Vamos a detenernos en la parte de arriba.

Tenemos la barra de herramientas de acceso rápido, la barra de título, la cinta de opciones y la barra de
fórmulas.
 1.2. LA CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones contiene todos los comandos de la aplicación.

Se organiza en un menú que nos muestra las fichas y pinchando sobre una de ellas la cinta de opciones
muestra las agrupaciones de esa ficha.

Esto que estamos viendo son las fichas principales de Excel y siempre están visibles. Además de ellas
fichas principales Excel tiene fichas de herramientas que aparecen en la cinta de opciones cuando se hacen
ciertos trabajos. Así, cuando seleccionamos un gráfico aparece en la cinta de opciones la herramienta de
gráficos con dos fichas, diseño y formato.

MÉTODOS ABREVIADOS DE LAS FICHAS

Archivo Alt +A

Inicio Alt +O

Insertar Alt+B

Diseño de página Alt+C

Fórmulas Alt+U

Datos Alt+D

Revisar Alt+R

Vista Alt+N

Las pestañas principales se organizan en grupos y éstos en comandos. La cinta de opciones va cambiando
de aspecto según pinchamos en otra ficha, de manera que siempre nos va a mostrar los grupos de la
ficha en la que estamos.

Es importante conocer a fondo la cinta de opciones. Aquí presentamos como está organizada en fichas o
pestañas principales y los subapartados (o grupos como los llama Excel) de cada ficha.
También es conveniente conocer los botones que representan los principales comandos (y que están en los
distintos grupos de la cinta de opciones):
1.3. BARRA DE FÓRMULAS
Mediante la barra de fórmulas podemos introducir o ver una fórmula en la celda

activa. Las fórmulas empiezan siempre con un igual.

La barra de fórmulas consta de lo siguiente:

Línea de entrada. Aquí introducimos o vemos la fórmula. En la celda vemos el resultado.

Así, en la línea de fórmula nos aparece la operación que hemos puesto, =4+5, pero en la celda
B2 vemos el resultado, 9.

Botón Insertar función. Nos lleva a un asistente de funciones, abre un cuadro de

diálogo para escoger la función e irla aplicando en una serie de pasos. Las funciones son
fórmulas predefinidas por Excel con las operaciones y cálculos más habituales.

1.4. CUADRO DE NOMBRES

Mediante el cuadro de nombres podemos ver en qué celda estamos trabajando (celda activa). También nos
permite seleccionar una celda, introduciendo en ella su letra de columna y número de fila (su referencia) o
seleccionar una serie de celdas agrupadas en rangos, como veremos más adelante.
1.5. PESTAÑAS DE HOJAS
El libro que se crea tiene por defecto una única hoja de cálculo que se denomina ‘hoja1’ y cuya etiqueta
aparece en la parte inferior izquierda. En un mismo libro o fichero podemos tener el número de hojas de
cálculo que necesitemos.

Para cambiar el nombre a una hoja (renombrarla) se hace doble clic con el ratón sobre la etiqueta y se
introduce el nuevo nombre.

Haciendo clic derecho sobre una pestaña me aparece un menú contextual con las diversas opciones.

Se puede insertar hoja, eliminarla, cambiar el nombre, cambiar el color de la etiqueta…

En la opción 'Mover o copiar' puedo hacer una copia de una hoja de cálculo, lo cual es útil si quiero
aprovechar la forma o estructura en la que tengo organizada la información. Por ejemplo si tengo un libro
para llevar mis ingresos y gastos mensuales y tengo ya las hojas de enero, febrero y marzo puedo hacer una
copia del último mes para utilizarlo como plantilla y tener solamente que modificar los datos del mes actual.
Así puedo ahorrarme bastante trabajo conservando la manera en que tengo organizada y estructurada la
información.
Con la opción 'proteger hoja' puedo establecer una contraseña para que el contenido de la hoja no me lo
puedan modificar sin autorización, de esta manera podrán ver la hoja pero no realizar modificaciones.

Con 'ocultar’ la pestaña de la hoja desaparece con lo que un usuario que abriera el fichero no la vería
y ni siquiera sabría que existe. Para volverla a mostrar hacemos clic derecho sobre cualquiera de las
pestañas y escogemos 'Mos trar hoja'.

TEMA 2. LIBROS, HOJAS Y CELDAS

Una hoja de cálculo es una tabla dividida en celdas, definidas por columnas y filas, donde se pueden
introducir datos y transformarlos mediante fórmulas y funciones.

Un libro es el fichero que vamos a utilizar en Excel. Tiene la extensión .xlsx. Está formado por una o varias
hojas de cálculo. En ellas se almacenan datos que se relacionan entre sí mediante fórmulas. Podemos
identificar las hojas mediante las pestañas que hay en la parte inferior izquierda. Haciendo clic sobre la
pestaña correspondiente podemos pasar a otra hoja de cálculo de las contenidas en el libro.

La hoja de cálculo se divide en celdas. Cada celda se define por la intersección entre una

columna y una fila. Es en las celdas donde vamos a introducir los números, textos y fórmulas.

Así, si pinchamos con el ratón sobre una celda situada en la columna B y en la fila 6, esa celda, que se
convierte en la celda activa -sobre la que estamos trabajando- tiene una denominación, que es B6 (primero
la columna, con letra, y después la fila, con número). Esta denominación se llama referencia de la
celda. Aparece en el cuadro de nombres situado en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo.
Así podemos conocer la celda en la que estamos o celda activa porque aparece con un borde verde y
porque su columna y la fila aparecen resaltadas. La referencia de la celda (o su dirección) aparece en el
cuadro de nombres.

2.1. CREAR Y GUARDAR

Para crear una hoja de cálculo iniciamos el programa, con lo cual nos aparecerá la ventana inicial con una sola
hoja de cálculo vacía con un nombre provisional.

Si tenemos abierto el programa, nos vamos a la ficha Archivo, a la pestaña Nuevo. Allí seleccionaremos
Libro en blanco o cualquier otra plantilla en que nos queramos basar.

También podemos abrir un libro ya existente yéndonos a la ficha Archivo, a la pestaña Abrir. Con ello se nos
abrirá un cuadro de diálogo que nos permitirá seleccionar el fichero que queremos abrir. Se puede tener
varios libros o archivos de Excel abiertos y trabajar con ellos simultáneamente. Una vez creada la hoja de
cálculo e introducidos los datos, puedo guardarla para conservarla y utilizarla posteriormente. Para ello nos
vamos a Archivo > Guardar ó Archivo>Guardar como…

En esta segunda opción se nos abre un cuadro de diálogo que permite poner el nombre al nuevo libro
(archivo de Excel), escoger la carpeta donde lo queremos guardar y también seleccionar el tipo de
archivo. Se puede guardar como un libro de Excel (extensión .xlsx), un libro de Excel 97-2003 (extensión
.xls), una plantilla de Excel (extensión
.xltx), un archivo de texto, un PDF, un archivo CSV…

TEMA 3. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE

DATOS
Hemos visto que en las celdas vamos introduciendo datos. En ellas podemos tener números, textos,
fechas y fórmulas.

Para introducir un dato selecciono la celda donde quiero introducirlo haciendo clic con el ratón sobre ella y
escribo. Cuando termine pulso la tecla Enter y se me desplaza la celda activa a la de abajo o doy a
tabulador y se me desplaza la celda activa a la de la derecha. Por ejemplo, hago clic sobre la celda B5 y
escribo el número 5, doy Enter y la celda activa se desplaza a B6 y en B5 aparece con el dato introducido.

También indicar que si quiero situarme en la celda de arriba en la que estoy haría May + Intr y si
quisiera ir a la celda de la izquierda May + Tab.

Además de números y cadenas de texto (palabras o frases), también puedo introducir una fórmula. Por
ejemplo =5+2. Las fórmulas en Excel siempre empiezan con un igual. En la celda vemos el resultado (7) y en
la barra de fórmulas la expresión que hemos introducido. Así se van introduciendo datos y fórmulas en las
celdas.

Una vez seleccionada una celda, podemos movernos a las celdas adyacentes mediante los botones arriba,
abajo, izquierda, derecha de las teclas de dirección.

Para seleccionar varias celdas contiguas que forman un bloque (un rango) pincho sobre la que está
arriba a la izquierda de ese bloque, en la esquina superior izquierda, y sin soltar el ratón me desplazo a la
derecha y hacia debajo de manera que todo el bloque queda seleccionado, marcado de color gris.

Una vez seleccionado el conjunto de celdas puedo realizar una serie de operaciones sobre ellas. Si hago clic
derecho sobre cualquiera de las celdas seleccionadas me aparece un menú contextual con el que puedo
cortar, copiar, dar formato, aplicar estilos...

Lo que acabamos de hacer es seleccionar un rango. Un rango es un conjunto de celdas adyacentes que
en su conjunto tienen forma de rectángulo o un cuadrado. Para referirnos a este conjunto de celdas
pondremos en primer lugar la primera celda (la que está en la esquina superior izquierda, en nuestro caso
C4) seguida de dos puntos y la última celda, la que está situada en la esquina inferior derecha del área de
celdas, la D10.

Nos referiremos a este conjunto de celdas de la siguiente manera:

B3:C7

Los rangos de celdas se utilizan en algunas funciones.

En este ejemplo, si escribimos en una celda la función SUMA con este rango nos devolverá 143, que es la
suma de los valores de las seis celdas.
 Con un rango de celdas seleccionado podemos:

Dar formato a un conjunto de celdas, por ejemplo, a

una tabla. Crear un gráfico a partir del conjunto de

celdas seleccionadas. Incluir ese rango en una

función.
Para seleccionar toda una fila hago clic con el ratón en el número correspondiente a la fila en la parte
izquierda de la hoja de cálculo. Si quiero seleccionar varias filas continuas, hago clic en una de ellas y
arrastro.

Para seleccionar columnas se hace de la misma manera. En la parte superior de la hoja de cálculo tenemos
las letras
que definen las columnas. Si hago clic con el ratón sobre la C me selecciona toda la columna C, que se resalta
en verde. Si quiero selecionar varias columnas adyacentes hago clic sobre la letra que define la primera
columna y sin dejar de pulsar el botón del ratón muevo éste hacia la izquierda.

Para eliminar datos, selecciono la celda o el conjunto de celdas en la que está esta información y pulso
sobre la tecla Supr.

Para modificar el contenido de una celda , si se trata de un dato (un número o un texto) puedo
hacer clic sobre la celda, escribir el nuevo número y hacer Intro. Al dar a esta tecla el contenido que
acabo de introducir sustituirá al anterior. También puedo modificar el contenido de una celda
seleccionándola (haciendo clic sobre ella) y yéndome a la barra de fórmulas, donde puedo escribir o
modificar el dato y al hacer Intro se introducirá.

Pero si no quiero sustituir el contenido de una celda sino solamente modificarlo, se puede hacer de la
siguiente manera. Supongamos que tenemos la fórmula =5+2 y queremos modificarla a =5+4.

La celda nos muestra el resultado, 7. Si hacemos doble clic sobre ella, entramos en modo edición, nos
muestra la fórmula, no el resultado y podremos hacer los cambios que necesitemos. Una vez modificado,
hacemos Intro, para que se valide y el cursor se desplaza a la celda de abajo. Para entrar en modo edición
en una celda seleccionada también podemos utilizar la tecla F2.

3.1. COPIAR, CORTAR Y PEGAR

Con copiar se hace un duplicado de lo que contiene una celda o un rango de celdas para después
pegarlo en otro lugar de la misma o distinta hoja de cálculo. Con cortar hacemos lo mismo, pero se elimina
el contenido de las celdas originales. Cortar se utiliza para mover los datos, es decir, cambiarlos de lugar.

Estas operaciones se pueden hacer de varias maneras. Una de ellas es desde la cinta de opciones, ficha
Inicio, grupo Portapapeles.

También tenemos la posibilidad de utilizar los métodos abreviados Ctr+C (copiar), Ctr+X (cortar) y Ctr+V
(pegar). También se puede utilizar el menú contextual que aparece al hacer clic derecho sobre las celdas
seleccionadas.

Así lo primero que hemos de hacer es seleccionar las celdas que queremos copiar. Después utilizamos uno de
estos métodos, por ejemplo, hacemos clic derecho del ratón sobre una de las celdas seleccionadas y
escogemos la opción de copiar. Una vez hecho esto, nos vamos al lugar de la hoja de cálculo donde
queremos copiar los datos, hacemos clic sobre la celda (en el caso de copiar un rango de celdas
haríamos clic en la celda que correspondería a la primera del rango -la superior izquierda-) y pegamos,
hacemos clic derecho con el ratón y en el menú contextual escogemos pegar.

También podemos utilizar el comando Pegar de la cinta de opciones.

Desde este desplegable se puede, entre otras posibilidades:

Pegar solo valores, de manera que si tuviéramos una fórmula se pegaría el resultado, pero
no la fórmula.

Pegar valores y formato. Pegaría el res ultado de la fórmula y además el formato de la celda/s .

Trans poner. Al copiar una tabla puedo pegar de manera que las columnas aparezcan
como filas y las filas como columnas.

Pegar una imagen de las celdas copiadas

COPIAR FORMATO

Una función interesante que vamos a utilizar es la posibilidad de copiar, no el contenido de la celda, sino
su formato, es decir, la manera de presentar el dato numérico (con decimales, punto, signo de euro), la
alineación, el tipo de fuente y su tamaño, el color de fondo y de la fuente… Esto se puede aplicar con el
comando Copiar Formato que está en la ficha Inicio en el grupo Portapapeles.

3.2. VALORES Y FÓRMULAS

Las celdas pueden contener valores, referencias y fórmulas.
 Los valores pueden consistir en textos o números. También fechas, que Excel trata como números. Los
datos o valores constantes se caracterizan porque lo que se introduce en la celda es lo mismo que lo que
se ve.
También una celda puede contener fórmulas, funciones y referencias. Estos contenidos se pueden reconocer
fácilmente porque empiezan con el signo igual (=). También se caracterizan porque lo que introducimos es
distinto de lo que se ve en la celda.

3.3. REFERENCIAS A CELDAS

Las referencias son una parte muy importante de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos
identificar cada una de las celdas y de esa manera acceder al valor contenido en ella. Las referencias se
utilizan mucho en fórmulas y funciones. En ellas es frecuente que las operaciones se hagan no
introduciendo directamente números, sino referencias a valores contenidos en celdas.

Hemos visto que la zona de trabajo de la hoja de cálculo consiste en una gran cantidad de celdas que se
organizan en columnas y filas. Cada celda se define por la intersección de una columna y una fila. Las
columnas se nombran por letras, empezando con la A. Cuando se llega a la Z continúa con AA, AB... Las
filas se enumeran, empezando por el uno la que está más arriba.

Una referencia a una celda está formada por dos partes: primeramente, la letra (o letras) de la
columna y en segundo lugar el número de la fila. Así la referencia C3 identifica la celda que está en la
columna C y en la fila 3.

¿Por qué se utiliza tanto las referencias en las fórmulas y funciones?

Supongamos que quiero sumar lo siguiente y el resultado quiero situarlo en la celda C5.

En C5 puedo escribir: =70+30+80

Y el resultado en principio es correcto.

Pero imaginemos que cambiamos el valor de la celda C2.

Si hiciéramos eso también tendríamos que cambiar la fórmula.

 En cambio, si en C5 introduzco una fórmula con referencias:
=C2+C3+C4

Si cambia el valor de la celda C2, me lo recoge la fórmula.

Es por eso que hay que procurar que cada dato (por ejemplo, lo que hemos gastado en comida en un
mes) se sitúe una vez en una celda, y las fórmulas que hacen cálculos sobre esos valores hagan
referencias a celdas.

Una distinción importante es la clasificación de las referencias en relativas y absolutas. Esto tiene mucha
importancia a la hora de copiar fórmulas.

REFERENCIAS

C2 Relativa Columna y fila cambiarán

$C$2 Absoluta Siempre cogerá el valor de la celda C2

$C2 Mixta Columna fija, la fila puede cambiar

C$2 Mixta Columna puede cambiar, la fila está fija

Una referencia relativa se escribe sin utilizar símbolos de dólar. Así: C2 es una referencia relativa. En cambio,
una referencia absoluta se escribe anteponiendo el signo de dólar ($) tanto en la letra (o letras) de la columna
como el número de la fila. Así $C$2 expresa una referencia absoluta. Las referencias mixtas son aquellas en
que o bien puede cambiar la columna pero no la fila (por ejemplo C$2) o bien no puede cambiar la columna
pero sí la fila ($C2).

REFERENCIAS RELATIVAS

Las referencias relativas s e es criben introduciendo la letra/s de la columna y el número de la fila.

B1 es una referencia relativa.

Las referencias relativas, que son las que vienen por defecto y las más utilizadas. Apuntan a una celda
teniendo en cuenta la posición de la celda que contiene la fórmula.

Por ejemplo, tenemos lo siguiente:

Si queremos hallar los totales de luz y alquiler podemos por supuesto volver a escribir las fórmulas, pero
resulta más cómodo copiarlas. Ello se puede hacer con los métodos abreviados Ctrl + C y Ctrl + V.

Si hacemos eso vemos que las referencias a las celdas han cambiado. No se copia literalmente la
fórmula
=B2+C2+D2.
Al ser referencias relativas, Excel entiende que lo que tiene que sumar son las tres celdas que están a la
izquierda de la que contiene la fórmula. Y ello lo replica al copiar la fórmula en otras celdas.

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Una referencia absoluta hace que la dirección de la celda permanezca invariable sin importar dónde
copiamos la fórmula que contiene. Si cambia la posición de la celda, la fórmula permanece inalterada.
Las referencias absolutas se representan anteponiendo tanto a la letra como al número que define a la
celda el signo del dólar: $D$2.

Veamos el siguiente ejemplo.

Es la tabla anterior, en la que hemos puesto en la celda E2 la misma fórmula con referencias

absolutas. Si ahora copiamos y pegamos la misma fórmula en las celdas E3 y E4 obtenemos lo

siguiente:

Nos suma en los tres casos los valores de las celdas de B2 a D2.

A veces resulta útil trabajar con referencias absolutas. Veamos el siguiente ejemplo.

Supongamos que quiero calcular los intereses de un préstamo. En la celda B2 he puesto el tipo de interés
que es un dato invariable. Seguidamente he puesto en B2 una fórmula que me multiplica la cantidad
contenida en A3 por el tipo de interés que está en B2. El tipo de interés lo he puesto como una referencia
absoluta.

Si ahora copiamos la fórmula que está en B3 en las celdas B4 y B5 veremos lo siguiente:

Como en la multiplicación la referencia a la celda que contiene el tipo de interés se escribió como referencia

absoluta ($B$2), esta celda permanece invariable, mientras que las cantidades contenidas en la columna A,
que se escribieron como referencias relativas, sí se actualizan.

Para escribir referencias absolutas y mixtas podemos escribir directamente el signo del dólar
antecediendo las columnas y/o filas o podemos utilizar el método abreviado F4 que permite ir pasando de
referencias relativas a absolutas y mixtas
 REFERENCIAS MIXTAS.

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa o una fila absoluta y una columna relativa.

Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1… es decir, se antepone el signo $ delante de
la letra de la columna, pero no del número de la fila.

Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. B$1, etc. Se antepone el signo del dólar delante del
número de fila, pero no con la letra de la columna.

Al copiar y pegar la fórmula con referencias mixtas, la parte de referencia relativa se ajusta a la nueva celda,
pero la referencia absoluta permanece invariable.

Veamos el siguiente ejemplo.

Supongamos que copio la celda B2 y la pego en la celda D3.

La fórmula que aparece permite actualizar la columna, pero deja fija la fila 1.

Mostrando los valores (no las fórmulas) quedaría así.

REFERENCIAS A RANGOS DE CELDAS

Un rango de celdas es un conjunto contiguo de celdas, es decir, un conjunto de celdas adyacentes. Para
hacer referencia a un rango de celdas, introduciremos la referencia de la celda en la esquina superior
izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.

El conjunto de celdas resaltadas se puede representar con la referencia B2:D3

Las referencias a rangos resultan útiles en funciones.

Así, en la celda E4 he utilizado la función SUMA y he introducido como argumento el rango de celdas B2:D3.

Más adelante veremos con más detalle las funciones. El resultado ha sido que me ha sumado los valores
 de las celdas B2, C2, D2, B3, C3, D3.

TEMA 4. FORMATOS
Excel nos permite, además de hacer cálculos, cuidar la presentación de nuestra hoja de cálculo con las
opciones de formato.

Las principales opciones de formato las tenemos en la ficha Inicio, en los grupos Fuente, Alineación y
Número. En ambos grupos, en la esquina inferior derecha hay una pequeña marca, el iniciador de cuadro de
diálogo, que si pinchamos sobre ella nos aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Este cuadro de diálogo tiene como pestañas Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger.

4.1. NÚMERO

Se trata de modificar a nuestro gusto el aspecto de valores numéricos, pudiendo hacer que halla un
punto cada tres cifras, un número limitado de decimales, una terminación en euro, etc.

Como siempre que pretendemos dar formato, lo primero que se ha de hacer es seleccionar el rango de
celdas cuyos valores numéricos queremos modificar.

Seguidamente podemos hacer los cambios de dos maneras, o mediante el grupo Número de la ficha
Inicio, o mediante la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.
En la pestaña Número tenemos a la izquierda un recuadro con las categorías. A la derecha en Muestra nos va

mostrando como quedaría el número de la celda seleccionada con las distintas categorías y opciones.

En el cuadro de diálogo aparece las siguientes categorías:

General. Visualiza el número de la manera en que lo hayamos introducido. Es la categoría

que se utiliza por defecto.

Número. Se usa para la presentación de números en general. Se puede especificar el

número de posiciones decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el
modo en que se muestran los números negativos.

Moneda. Se usa con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda

predeterminado junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales
que se va a usar, el uso de un separador de miles, el símbolo de la moneda y el modo en
que se muestran los números negativos.

Contabilidad. Este formato también se usa para valores monetarios, pero alinea los
símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha. Muestra los números como fechas y permite escoger el formato de fecha.

Hora. Representa distintos valores de hora. Permite también elegir el formato de

presentación. Porcentaje. Se multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con el

símbolo de porcentaje. Fracción. Muestra un número como fracción.

Científica. Notación exponencial. Es una forma de escribir los números basado en potencias
de 10. Permite representar valores muy grandes o pequeños.

Texto. Las celdas con formato texto se tratan como texto incluso aunque contengan
números. Se representa el contenido de la celda tal como se introdujo.

Especial. Contiene ciertos formatos especiales, como código postal, número de teléfono, etc.
 4.2. ALINEACIÓN

La alineación se refiere a la posición y orientación del dato en relación con la celda que lo contiene.

Ello se puede definir con el grupo Alineación de la ficha Inicio o con el cuadro de diálogo Formato de celda.

Podemos configurar los siguientes apartados:

Alineación horizontal: Alinea el contenido en relación con la anchura de la celda.

Alineación vertical. Alinea el contenido de las celdas en relación con la altura. Para que este efecto sea visible
es conveniente aumentar la altura de las filas.

Orientación. Permite cambiar el ángulo del texto produciendo una inclinación.

 AJUSTAR TEXTO.

Cuando el texto excede el tamaño de la celda la opción por defecto es que invada el espacio de la siguiente
(o siguientes) que están a la derecha. Si estás tienen contenido entonces lo que exceda no se ve. Esta
presentación se puede modificar de las siguientes maneras.

Ajustar texto. Si activamos esta casilla, en caso de que el contenido no quepa en la celda se
incrementará la altura de la celda y el texto aparecerá en varias filas.

Reducir hasta ajustar. Reducirá el tamaño de la fuente hasta que quepa en la celda.

Combinar celdas. Al marcar esta opción las celdas seleccionadas se combinarán

en una. Todo esto se puede hacer desde la cinta de opciones, en el grupo

Alineación.

Aquí tenemos los tres botones de alineación vertical: alineación en la parte superior, alineación en
medio y alineación en la parte inferior.

Para la alineación horizontal:

Tenemos los botones de alinear a la izquierda, centrar, alinear a la derecha, aumentar sangría y

disminuir sangría. El botón Orientación nos permite girar el texto en un ángulo diagonal o en una

orientación vertical.
El botón Ajustar texto que ajusta el texto que excede el ancho de la celda para poder verlo en varias líneas.

El botón Combinar y centrar: Combina y centra el contenido de las celdas seleccionadas en una única celda.

4.3. FUENTE

Para modificar el aspecto, color, tamaño de los caracteres se puede hacer de nuevo de dos maneras, o
con la cinta de opciones, grupo Fuente de la ficha Inicio o con el cuadro de diálogo "Formato de celdas",
pestaña "Fuente".

La cinta de opciones nos permitirá cambiar las propiedades de la fuente una a una, mientras que el cuadro de
diálogo permitirá hacer varios cambios simultáneamente.

Yéndonos al cuadro de diálogo, en Fuente nos permite escoger el tipo de fuente.

E n Estilo, nos permite poner la letra en Normal (por defecto), cursiva, negrita y negrita cursiva. En
tamaño nos permite aumentar o reducir el tamaño de la fuente. Y en Color modificar el color del texto. En
subrayado nos permite escoger el tipo de subrayado: simple, doble, simple contabilidad (la raya más
separada del texto) y doble contabilidad. También incluye como efectos el tachado, superíndice (los
caracteres más reducidos y elevados sobre la línea de escritura) y subíndice (los caracteres más reducidos
y por debajo de la línea de escritura).
Tenemos también una vista previa en el cuadro de diálogo que ofrece una visión de cómo va quedando el
texto con el conjunto de propiedades que hemos seleccionado.

Yéndonos ahora a la cinta de opciones tenemos por una parte el cuadro para cambiar fuente, la casilla
Tamaño de fuente para y los botones Aumentar tamaño de fuente y Disminuir tamaño de fuente.

Y debajo tenemos los botones de:

Negrita (Ctrl + N).

Cursiva (Ctrl + K)

Subrayado (Ctrl + S)

Bordes

Color de

relleno Color

de fuente

4.4. BORDES
Otra posibilidad de formato que nos ofrece Excel es poner bordes a las celdas.
Nuevamente, ello se puede hacer tanto con la cinta de opciones como con el cuadro de diálogo de Formato de
celdas.
En la cinta de opciones nos vamos a la ficha Inicio, al grupo Fuente y al Botón Bordes donde se nos abre
un desplegable.En el cuadro de diálogo nos permite escoger el estilo de línea, el color y ir seleccionando
aquellos bordes que queremos resaltar (izquierdo, derecho, superior...). Especial interés tienen los
preestablecidos: Ninguno (quita los bordes de las celdas seleccionadas), contorno (crea un borde alrededor
de la selección), interior (crea un borde en las celdas seleccionadas menos en el contorno).
 4.5. RELLENO
Se trata de dar color a las celdas.
Ello se puede hacer con el con el botón Color de relleno del grupo Fuente de la cinta de opciones.

La otra alternativa es abrir el cuadro de diálogo "Formato celdas" escoger el color de fondo y también el
estilo y color de trama.

TEMA 5. CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE LA

HOJA DE CÁLCULO
En la ficha Diseño de página tenemos las principales opciones de impresión en los grupos Configurar
página, ajustar área de impresión y Opciones de hoja.

5.1. CONFIGURAR PÁGINA

Antes de imprimir la hoja de cálculo es conveniente definir los márgenes, tamaño de hoja, orientación,
encabezados y pies de página...

Todo esto se puede hacer desde la cinta de opciones: Ficha Diseño de página, agrupación Configurar página.
También se puede activar el cuadro de diálogo de Configurar página, presionando sobre el iniciador de
cuadro de diálogo, que se halla en la esquina inferior derecha de la agrupación.

PÁGINA

Si hacemos esto la primera pestaña, "Página" nos permite escoger la orientación (vertical o horizontal).
También se puede escoger el tamaño del papel (A4 es el más corriente) y la calidad de la impresión.

Esto también se puede hacer con los botones de Orientación y tamaño de la cinta de opciones.

El recuadro Escala permite indicar la cantidad de información que deseamos que se imprima, y eso se
puede hacer de dos maneras:

O establecemos un porcentaje en relación al tamaño normal (imprimir al 30%, 80%, 140%... del tamaño
normal). O indicar el número de páginas por ancho y por alto. Por ejemplo, si ponemos "ajustar a 2
páginas de ancho por 2 de alto” se nos imprimirá 4 páginas por hoja.
Esto mismo se puede hacer desde el grupo “Ajustar área de impresión” de la ficha Diseño de página.
 MÁRGENES

En la pestaña Márgenes nos permite definir el espacio reservado a los márgenes. Los márgenes de la página
son los

espacios en blanco que se encuentran entre los datos de la hoja de cálculo y los bordes de la página
impresa. Los

márgenes superior e inferior de la página pueden usarse para algunos elementos como encabezados,
pies de página y números de página.En la cinta de opciones eso se puede hacer también desde el botón
Márgenes.

También nos permite el cuadro de diálogo que al imprimir salga la página centrada horizontal y/o
verticalmente. Por defecto la alineación de la página es superior izquierda.
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Si deseamos que las páginas tengan encabezado o pie de página, desde la pestaña correspondiente
podemos escoger entre establecer unos encabezados y pies de página preestablecidos o personalizarlos
nosotros.
Si queremos personalizar presionamos sobre el botón (por ejemplo, Personalizar encabezado) y vemos
que nos divide el encabezado en tres secciones, en cada una de las cuales podremos insertar texto (y dar
formato), incluir imágenes, número de páginas, etc.

HOJA

La pestaña Hoja nos permite, en primer lugar, definir el área de impresión, el conjunto de celdas que
queremos imprimir, si no nos interesa imprimir todo lo que hay.

Esto también se puede hacer desde el botón Área de impresión de la cinta de opciones.

También nos permite repetir filas en extremo superior o columnas a la izquierda. La primera fila y la
primera columna se reserva a veces para las etiquetas (encabezamientos) de las tablas. Podemos hacer por
ejemplo que se repitan en todas las páginas que se impriman la primera fila, que contiene los campos con los
nombres de cada columna. Así sabremos con seguridad a qué corresponde cada columna en cualquier
página.
Eso también se puede hacer desde el botón “Imprimir títulos” de la cinta de opciones

En la sección de Imprimir se puede hacer: Que salgan las líneas de división de las celdas. Imprimir en
blanco y negro o en calidad de borrador (una impresión rápida con menos tinta). Que se incluyan los
encabezados de filas y columnas (es decir, las letras que definen las columnas y los números de las filas),
que nos muestren los comentarios que hayamos añadido a las celdas o que nos salga (o no) los errores
que muestren las celdas.

En orden de páginas podemos escoger que se imprima primero las páginas de arriba a abajo para
después pasar a las siguientes a la derecha o primero de izquierda a derecha para después pasar a las
siguientes de abajo.

5.2. VISTA DISEÑO DE PÁGINA

En la ficha Vistas en el grupo Vistas de libro podemos escoger tres vistas: Normal, diseño de página y Ver
salto de página.

La vista Normal es con la que se suele trabajar y muestra meramente las celdas.

La Vista Diseño de página nos permite trabajar en un entorno semejante a como se va a imprimir. Nos
mostrará la regla, los márgenes, el espacio reservado al encabezamiento, los saltos de página.

De esta manera sabremos las páginas que ocupará nuestro trabajo y como se distribuye la información en
ellas.

Con la Vista Ver salto de página nos permite ver los saltos de página de nuestro documento como líneas y
modificar el área que se va a imprimir en cada hoja arrastrando con el ratón las líneas azules.
5.3. IMPRIMIR
Cuando ya nos decidimos a imprimir nos vamos a la ficha Archivo, a la opción Imprimir. Nos mostrará dos
zonas, una, la de la izquierda, para configurar las opciones de impresión y otra, la de la derecha, nos
ofrece una vista previa.
Podemos utilizar el método abreviado Ctrl + P.
Vamos a ver con más detalle la configuración de la impresión que aparece en el panel izquierdo.
Tenemos lo siguiente:

El botón Imprimir con el que se iniciará la

impresión. Indicar el número de copias, que por

defecto es uno.

En Impresora podemos abrir un desplegable para escoger entre las distintas impresoras que tengo
conectadas al ordenador. La que tiene el check verde es la impresora predeterminada, la que Excel va a
ofrecer por defecto cada vez que se vaya a imprimir.

Entrando ya en el apartado de configuración, la primera opción es decidir si queremos imprimir las hojas
activas, todo el libro o solamente lo que hayamos seleccionado.

También nos permite establecer el intervalo de páginas que queremos que se imprima.

En este caso sería de la página 2 a la 5.

Después tenemos la posibilidad de imprimir a una cara o a doble cara.

Intercaladas es una opción que podemos utilizar cuando vamos a imprimir varias copias. Podemos escoger
que o se imprima cada copia completa (primero la primera copia, después la segunda, la tercera...). Esta sería
la opción intercalada. O se puede decidir que primero me copie la primera página tres veces,

seguidamente la página 2 tres veces y así sucesivamente. Sería la opción Sin intercalar.

Después tenemos la orientación, que permite decidir entre la orientación vertical u horizontal.

Seguidamente me deja escoger el tamaño del papel, siendo el más usual el A4.

También me permite configurar los cuatro márgenes (izquierdo, derecha, superior e inferior).
 La última opción me deja imprimir varias páginas por hoja, lo cual me puede permitir ahorrar tinta y papel

Al final del todo nos aparece un Configurar página que nos abre el cuadro de diálogo "Configurar página",
al cual podemos acceder también desde la ficha Diseño de página, el grupo Configurar página.

TEMA 6. FÓRMULAS Y FUNCIONES

6.1. FÓRMULAS
Las referencias encuentran su mayor aplicación en las fórmulas.

Excel permite utilizar una gran variedad de fórmulas, ya sea para realizar unos simples cálculos aritméticos
(como pueden ser una suma, una resta, una multiplicación, una división o una potencia) como en un nivel
más avanzado también permite introducir fórmulas mucho más complejas.
Pero ¿qué es una fórmula? Como definición diremos que es una expresión que calcula un valor nuevo
mediante operadores y valores existentes. Este nuevo valor es el resultado y en Excel ese resultado
aparecerá en la celda, de manera que nosotros introduciremos la fórmula y en la celda veremos no la
fórmula sino el resultado.

Con las fórmulas se relaciona mediante operadores uno o más valores, que pueden ser valores
constantes, celdas, rangos de celdas, o funciones, y se devuelve un resultado que aparecerá directamente
en la celda que la contiene. Nosotros escribimos la fórmula, pero lo que vemos en la celda es el resultado.

Estos son algunos ejemplos de fórmulas:

=B3+B4

=5+7

La fórmula se inicia siempre con el signo =, después se va escribiendo los valores constantes o las
referencias a celdas junto con los operadores.

Hay un tipo especial de fórmulas predefinidas por Excel, las funciones, que veremos más adelante, y de la que
es un ejemplo =SUMA(A1:B2).

Yo puedo escribir en una celda una fórmula que contiene valores constantes

= 4+3
Y es correcto y me mostrará el resultado, 7, pero lo más habitual es utilizar referencias a celdas, por ejemplo

=B1+B2

Lo recomendable es colocar los valores constantes en celdas y hacer referencias a ellas en las fórmulas
porque ello permite hacer cambios con facilidad. Es mucho más adecuado colocar un valor constante en
una celda que repetirlo en multitud de fórmulas. Si después hay que modificar ese valor se puede hacer
de una manera sencilla modificando el contenido de una sola celda.

FÓRMULAS CON VALORES CONSTANTES

FÓRMULAS CON REFERENCIAS DE CELDAS

Pero las fórmulas suelen emplear referencias a celdas, no valores constantes. Esto tiene la enorme
ventaja de que se evita repetir muchas veces los datos y así se evita cometer errores en nuestra hoja de
cálculo. También se tiene la ventaja de que los resultados se pueden modificar con exactitud.

Una fórmula con referencias es por ejemplo ‘=C2+C3’, que nos sumará lo que contenga las celdas C2 y C3.

Un tipo especial de fórmula son las funciones, fórmulas predefinidas en Excel que no utilizan operadores y
que tienen una estructura característica.

6.1.1. LOS OPERADORES

OPERADORES MATEMÁTICOS

Aquí tenemos los principales operadores matemáticos.

Tener presente que para aplicarlos hemos de poner al principio de la fórmula un signo igual, salvo cuando
queramos repr

esentar un número negativo (ejemplo -7) o un porcentaje (4%).

La importancia de los paréntesis se observa cuando la realización de las operaciones contenidas en una
fórmula en orden distinto da lugar a resultados diferentes.

As í, s i en una celda hemos pues to la operación (5+4)/3, primero s e hará la s uma que es tá entre
paréntes is y s e dividirá s u res ultado entre tres . Si en otra celda hemos introducido la fórmula 5+4/3, en
es te cas o primero divide cuatro entre tres y el resultado le suma cinco.

PRIORIDAD DE LOS OPERADORES

Es importante señalar que en una fórmula que utilice varios operadores de manera predeterminada Excel
va a realizar las operaciones según un orden preestablecido.

Aquí tenemos el orden en que Excel realiza las operaciones. Primero realiza lo que está en paréntesis,
seguidamente aplica el signo negativo, que es distinto de la resta. El signo menos antecede a un número
para expresar que es negativo. Después hace la operación de porcentaje, que equivale a dividir por cien.
Después se realiza el operador exponente. Seguidamente calcula multiplicaciones y divisiones, después
realiza las operaciones de suma y resta y en último lugar se aplican los operadores no matemáticos de
concatenar texto y de comparación.

Si yo quiero que realice las operaciones en un orden distinto tengo que especificarlo con los paréntesis.

OPERADOR DE TEXTO

El operador concatenación se utiliza en las fórmulas de texto y permite unir varias cadenas de texto.
Fijarse que las cadenas de texto se representan en comillas.
En la celda B3 tenemos el nombre, en C3 el apellido. D4 es el resultado de la fórmula: =B3&" "&C3

OPERADORES DE COMPARACIÓN

Los operadores de comparación dar lugar a expresiones booleanas, es decir, aquellas que tienen solo dos
resultados posibles: VERDADERO o FALSO (también se puede representar como un 1 y un 0).

Por ejemplo, la expresión: 4=2

Da como resultado FALSO y si le anteponemos el signo = y lo convertimos en una fórmula nos mostrará ese
valor.

Los operadores de comparación se utilizan mucho en funciones lógicas como SI.

Más adelante veremos la función SI.

6.2. ERRORES EN LAS CELDAS

Vamos a ir viendo los diferentes errores que puede aparecer. Es algo que preguntan mucho.

########### Cuando el dato no cabe en el ancho de la columna

Se soluciona haciendo más ancha la celda.

#¡VALOR!

Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de op

#¡VALO
R! incorrecto, como puede ser sumar textos. Si la fórmula
incluye que contienen diferentes tipos de datos.

Una o más celdas incluidas en una fórmula contienen texto y

#¡VALOR! la f ejecuta una función matemática en esas celdas mediante
el uso operadores aritméticos estándar (+, -, * y /).
="Carlos"+4

=SUMA("hola";5)

#¡VALOR!
Una fórmula que usa una función
matemática, por ejemplo, S
PRODUCTO o COCIENTE, contiene
un argumento que es una cad
texto en lugar de un número.
 Excel muestra el error de #¡VALOR! cuando encuentra
#¡VALOR! es caracteres o texto en una fórmula donde espera un
número.

#¡DIV/0!

#¡DIV/0! =1/0 Cuando se divide un número por cero

#¿NOMBRE?

#¿NOMBRE? Error de nombre no válido

Cuando Excel no reconoce el texto de una fórmula. La función

#¿NOMBRE?
a =abcd(5)
existe.

#¿NOMBRE? =carlos Cuando se escribe un texto sin comillas

#¡REF!

Cuando un valor no está disponible para una

#¡REF!
fun No hay referencia.
fórmula

#¡REF! Se produce cuando una referencia a una celda no es

vá

#¡REF! =SUMA(S2:S5;#¡REF!;T2:T5)

Cuando eliminamos o pegamos información accidenta sobre una fila o columna que es parte de una
fórmula. tratar de actualizar la referencia, no la encuentra y ree la celda por un error de referencia.

En este ejemplo hemos hecho referencia a unos datos que había en las columnas S, T, U.
Eliminamos la columna y apareció este error.
#N/A

Este tipo de error indica que el valor que estamos

#N/A
inte =BUSCAR("camisa";R2:T5)
encontrar no existe.

El error #N/A es muy común cuando utilizamos

funcio búsqueda como BUSCAR, BUSCARV,
BUSCARH. Cua función BUSCAR no encuentra el
valor que estamos bus regresa el error de tipo #N/A

#¡NUM!

#¡NUM! Número inválido.

Porque el cálculo que se plantea es imposible; por

#¡NUM!
ejemplo =RCUAD(-2)
intenta calcular la raíz cuadrada de un número negativo.

Porque el resultado es demasiado grande o pequeño como

#¡NUM! =POTENCIA(100;520)
 pa
Excel pueda mostrarlo

#¡NULO!

Cuando se especifica una intersección de dos áreas

#¡NULO!
que =SUMA(S2 T2)
intersectan.

En la fórmula, entre S2 y T2 debe haber un ";" o ":"

6.3. INTRODUCCIÓN A LAS FUNCIONES

Podemos decir que una fórmula y una función son más o menos los mismo. Únicamente hemos de señalar
que la función tiene un carácter predefinido por Excel, con una estructura preestablecida en la que hemos de
introducir unos valores llamados argumentos y a partir de ahí Excel ejecutará una o varias fórmulas para
obtener un resultado.

En Excel las funciones se dividirán en categorías, pudiendo ser financieras, lógicas, de texto, fecha y hora,
etc.

Podemos acceder a todas las funciones de Excel, clasificadas por categorías, en la ficha Fórmulas, grupo
Biblioteca de funciones.

La sintaxis de una función es:

=NOMBRE(argumento 1; argumento 2, ...)

Ejemplo:

=SUMA(A1;A2)

La prueba de que funciones y fórmulas tienen el mismo objetivo es que en casi todas las funciones se puede
hacer lo mismo con una o varias fórmulas.

6.4. EL ASISTENTE DE FUNCIONES

Las funciones se pueden escribir directamente en las celdas, pero puede suceder que no conozcamos
exactamente su sintaxis. Si ese es el caso podemos ayudarnos del asistente de funciones, un cuadro de
diálogo que nos facilitará escoger y escribir la función que buscamos.

Podemos activar el asistente de funciones desde la cinta de opciones: Ficha Fórmulas, botón Insertar función.
También se puede hacer desde la barra de fórmulas.

La primera ventana que aparece es para seleccionar la función.

En el cuadro “buscar” podemos el nombre (o la parte que conozcamos). En categoría podemos restringir
la búsqueda a un tipo (de texto, lógicas, matemáticas…). Si escogemos “Todo” aparecen todas en orden
alfabético.

En el cuadro “Seleccionar una función” pinchamos sobre la que nos interese. Abajo aparecerá una
explicación sobre lo que hace. Hacemos doble clic sobre la que escojamos (por ejemplo PROMEDIO) y nos
lleva al siguiente cuadro de diálogo.

Nos indica lo que la función PROMEDIO hace (hallar la media aritmética). Los argumentos que se pueden
introducir (números, nombres, matrices o referencias que contengan números). Que es necesario introducir
al menos un argumento y que podemos incluir los que necesitemos (hasta 255). Hemos ido poniendo
como argumentos referencias a celdas y nos va adelantando el resultado.

Como todo está bien, le damos a aceptar, y ya tenemos introducida la función.

Es conveniente en insistir en la sintaxis de la función es:

La sintaxis de una función incluye lo siguiente:

Signo =. Toda fórmula y función en Excel comienza por el símbolo =.

Nombre de la función. En este caso es

PROMEDIO. Abrimos paréntesis.

Vamos introduciendo los argumentos. En este caso es obligatorio introducir al menos uno.
Pueden ser valores, pero lo más frecuente es que sean referencias de celdas. Si son varios
van separados con

punto y coma.

Y cerramos paréntesis.

Puede haber alguna función que no tenga argumentos –por ejemplo =HOY() que nos devuelve la fecha
del sistema- pero todas tienen el signo igual, el nombre de la función y los paréntesis.
6.5. FUNCIONES MÁS FRECUENTES
Presionando el botón de Autosuma que se encuentra en la cinta de opciones en la Ficha Fórmulas vemos
las siguientes funciones:

SUMA

SUMA(numero1; numero2…)

Suma los valores indicados en los argumentos.

Por ejemplo, en SUMA(c2:c10) suma los valores contenidos en las celdas de C2 a C10.

PROMEDIO

PROMEDIO(número1; número2...)

Devuelve la media aritmética de un conjunto de valores. La media es la suma de los valores

dividido por su número.

Así, en PROMEDIO(C2:C10) nos suma los salarios de los trabajadores de la tabla y lo divide por el
número de trabajadores,
 MAX

MAX(número1; número2...)

Esta función devuelve el valor más alto entre un conjunto o rango.

Así, en MAX(C2:C10) nos devuelve 1.350 porque es el salario más alto del conjunto.

MIN

MIN(número1;número2…)

Esta función devuelve el valor más bajo entre varios.

Así, en MIN(C2:C10) nos devuelve 950 porque es el salario más bajo.

CONTAR

CONTAR(valor1;valor2...)

Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.

Así, en CONTAR(C2:C10) nos devuelve 9 porque las 9 celdas contienen números. Si alguna
tuviera texto, estuviera en blanco o fuera una fórmula cuyo resultado no fuera numérico esa
celda no la contaría.

CONTARA

CONTARA(valor1;valor2...)

Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.

Así, en CONTARA (a2:a10) nos devuelve 9 porque ninguna de las celdas está vacía.
6.6. FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Las fechas en Excel son datos numéricos con el siguiente formato:

07/11/2021

DD/MM/AAAA

Primero se introduce el día, después barra invertida, el mes, barra invertida y el año.

AHORA

Devuelve la fecha y hora actuales.

AÑO

Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999

MES

Devuelve el mes, un número del 1 al 12

DIA

Devuelve el día del mes, un número del 1 al 31

 DIAS

DIAS(fecha_final, fecha_inicial)

Devuelve la cantidad de días entre dos fechas

DIASEM

DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana. El parámetro tipo permite especificar a partir de qué día empieza la sem

FECHA

FECHA(año; mes; día)

Esta función resulta útil cuando tenemos en otras celdas el año, mes y día y queremos formar la fecha.
 HOY

HOY()

Devuelve la fecha actual.

HORA

Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23 (11:00 p.m.).

MINUTO

Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.

SEGUNDO

Devuelve el segundo, un número de 0 a 59.

6.7. Funciones de texto

6.7. FUNCIONES DE TEXTO

DERECHA

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres que especifiquemos del final de una cadena de texto.

EXTRAE

EXTRAE(texto;Posicion_inicial;Num_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres que indiquemos, dada una cadena de texto y una posición inicial.
 IZQUIERDA

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número especificado de caracteres de una cadena de texto.

LARGO

LARGO(texto)

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. Los espacios en blanco, los signos como un + también cuentan.

HALLAR

HALLAR(texto_buscado;dentro del texto;numero_inicial)

La función HALLAR busca un valor de texto dentro de otro. No diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

En este ejemplo nos indica en qué posición está el espacio en blanco. Como hay varios nos devuelve el primero.
 ENCONTRAR

ENCONTRAR(texto_buscado;Dentro_del_texto;Núm_inicial)

Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto.

Texto buscado es el texto que se desea encontrar.

Dentro del texto es el texto que contiene el texto que se quiere concentrar

Número inicial. Especifica el carácter a partir del cual se iniciará la búsqueda. Es un campo opcional, si se omite empieza en 1.

IGUAL

IGUAL(texto1;texto2)

Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.

6.8. FUNCIONES LÓGICAS

Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. Nos permiten evaluar el cumplimiento
de una condición, y en base al resultado, decidiremos si se debe ejecutar una determinada acción.
SI

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si
se evalúa como FALSO.

Mediante la función SI se puede obtener dos resultados, uno si la condición se cumple, si es cierta, y otro
resultado distinto si no se cumple, si es falsa.
La función SI tiene la siguiente sintaxis:

=SI (Prueba lógica; Valor si verdadero; Valor si falso)

=SI(B2>5000;B2*0,1;B2*0,02)

Una prueba lógica es una expresión que es verdadera o falsa. Aquí se sitúa la condición. En nuestro caso
si el vendedor supera con sus ventas los 5000€, es verdadero y si no, es falso.

Para escribir pruebas lógicas utilizaremos los operadores de comparación.

Los operadores de comparación comparan dos valores y devuelven como resultado un valor lógico
VERDADERO o

FALSO.
Valor si verdadero. Si la expresión es verdadera se realiza una operación. En este caso multiplica la
cantidad vendida por 10% (B2*0,1).

Valor si falso. Y si la expresión es falsa hace otra operación, multiplica las ventas por un 2% (B2*0,02).

Y(valor_logico1;valor_logico2...)

Comprueba si todos los argumentos son verdaderos y si lo son devuelve VERDADERO y si hay alguno
FALSO devuelve FALSO.

Comprueba un número de expresiones y si se cumplen todas devuelve verdadero y en caso de que

alguna no se cumpla devuelve falso.

=Y(2=2;4=3;2=3)

En este ejemplo la función Y devuelve FALSO ya que al menos uno de sus argumentos es falso.

O(valor_logico1;valor_logico2...)

La función O tenemos como argumentos varias condiciones (valores lógicos) introducidos por nosotros y
que cada una ha de devolver verdadero o falso. La función devuelve verdadero si al menos una de las
condiciones es verdadera y devuelve falso si todas las condiciones son falsas.

En este ejemplo

=O(2=2;4=3;2=3)

La función O devuelve Verdadero porque uno de sus argumentos es verdadero.

 FUNCIONES LÓGICAS ANIDADAS

Las funciones Y, O pueden incluirse en una función SI para expresar pruebas lógicas más complejas.

En este caso se tienen que cumplir dos condiciones para que el trabajador reciba un complemento en su
nómina.

6.9. FUNCIONES MATEMÁTICAS Y FINANCIERAS

REDONDEAR

REDONDEAR(número;núm_decimales)

Redondea un número al número de decimales especificado

 TRUNCAR

Sintaxis: TRUNCAR(número; número de decimales).

Se introduce como primer argumento un número y como segundo el número de decimales que queremos que deje. Lo que hace l

La diferencia principal entre REDONDEAR y TRUNCAR es que ante el número 2,219 la función =REDONDEAR(2,219;2) nos devuelve 2

ABS

ABS(número)
 ENTERO

ENTERO(Número)

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Por ejemplo, 9,243 lo deja en 9 y -9,243 en -10.

POTENCIA

PONTENCIA(número;potencia)

Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia

En este ejemplo hemos puesto dos elevando al cubo y la raíz cuadrada de 16.
RAIZ

RAIZ(Número)

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

 Función PRODUCTO

Función PRODUCTO Sintaxis(Número1;Número 2;...)

Multiplica los números incluidos como argumentos

Como en la función SUMA, se pueden introducir los argumentos (números a multiplicar) individualmente separados por punto y co

ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE

La función ALEATORIO devuelve un número al azar entre cero y uno.

La función ALEATORIO.ENTRE devuelve un número al azar entre un mínimo y un máximo.

Estas funciones generan un nuevo número aleatorio cada vez que Excel vuelve a calcular, por ejemplo, cada que se abra el fichero.

Si queremos evitar esto, podemos copiar las celdas con estas fórmulas y en pegado especial escoger la opción pegar solo números

TEMA 7. GRÁFICOS
Mediante gráficos representamos visualmente información contenida en tablas.

7.1. CREAR UN GRÁFICO

Para crear un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionar los datos incluidas las etiquetas de
columnas y filas.

Hecho esto, nos vamos a la ficha Insertar, al grupo Gráficos.

Si tenemos claro el tipo de gráfico que vamos a utilizar hacemos clic sobre el botón correspondiente (de
columnas, barras, circular...). Pero si no es así se puede pinchar sobre “Gráficos recomendados” o en la
esquina inferior derecha del grupo Gráficos activándose el cuadro de diálogo Insertar gráficos.

En “Insertar gráfico” tenemos dos pestañas, “Gráficos recomendados” y “Todos los gráficos”. En ambos
nos ofrece una previsualizacion de cómo va a quedar el gráfico.
Nos vamos a la pestaña “Todos los gráficos”. Seleccionamos el que nos interese. En este caso un
gráfico de columnas. Le damos a aceptar. Con esto ya tenemos creado el gráfico.

7.2. MODIFICANDO EL GRÁFICO

Haciendo clic sobre el gráfico nos aparece las herramientas de gráfico con dos pestañas, Diseño y Formato.

Nos vamos a la pestaña Diseño.

Con el botón “Cambiar tipo de gráfico” nos vuelve a salir el asistente para poder cambiar la clase de gráfico.
En esta ocasión hemos escogido un gráfico de líneas.

Presionando sobre el botón "Cambiar entre filas y columnas" lo que hace es que las variables que se
representaban en el eje de las X pasan a estar en el eje de las Y y las que estaban en el eje de las Y
pasan a estar en el eje de las X.

MODIFICAR EL RANGO DE DATOS

Muy importante nos parece poder modificar (añadir, eliminar) datos a nuestro gráfico.

En los gráficos de Excel suele representarse la información en dos ejes. El eje

horizontal (X), donde están las categorías, y el eje vertical (Y) donde están las series.

Presionando sobre el botón “Seleccionar datos”

Se nos abre un cuadro de diálogo que nos permite modificar el rango de los datos.

Se puede añadir o quitar series al eje vertical, añadir, modificar o quitar categorías del eje horizontal,
modificar el orden en que se ven, etc.
En este caso hemos añadido una serie más (otro año) a nuestro gráfico.

7.3. ELEMENTOS DEL GRÁFICO

Elementos del gráfico:

Eje vertical (valores)

Eje horizontal

(categorías) Leyenda

(series)

Título del gráfico

Etiquetas de datos. Son los valores numéricos que tenemos en la tabla.

Todos estos elementos se pueden modificar de dos maneras.

Mediante la cinta de opciones, ficha Diseño de la barra de herramientas, con el botón “Agregar elementos de
gráfico”.
También mediante el botón que está en la esquina superior derecha del gráfico “Elementos de gráfico”
podemos añadir o quitar elementos.

7.4. FORMATO DEL GRÁFICO

Para modificar características del formato se puede por ejemplo acudir a los estilos de diseño que
aparecen predefinidos en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.

También se añaden características de estilo con el botón que está en la parte superior derecha
“Características de estilo”.
Otro tipo de modificaciones se pueden hacer desde la ficha Formato de la barra de herramientas.

En los estilos de forma se puede modificar el color de fondo del gráfico y los bordes o contorno de la
forma. Con estilos de WordArt se puede modificar características del texto.

Con el botón "Filtro de datos" (parte superior derecha del gráfico) nos permite que datos y nombres se
hagan visibles en el gráfico.

TEMA 8. VÍNCULOS
Excel permite utilizar referencias externas a celdas de otros libros. Es lo que se llama vínculos. Eso
hace que en un libro se pueda hacer fórmulas con valores que están en otros libros.

Vamos a verlo con un ejemplo.

Del libro “Gráficos”, de la hoja “Años” me interesa utilizar la siguiente tabla en otro libro, “Ejemplos”.

2021 2022

ENERO 30070 39933

FEBRERO 48509 45131

MARZO 44668 53374

ABRIL 40113 47320

MAYO 31307 41468

JUNIO 41346 52517

 JULIO 34067 51125

AGOSTO 31635 37665

SEPTIEMBRE 30463 46835

OCTUBRE 30383 50022

NOVIEMBRE 39779 54722

DICIEMBRE 30867 49279

Podría simplemente copiar y pegar la tabla en el libro de destino, pero no voy a

hacer eso. Voy a copiar la tabla al libro destino, pero a la hora de pegar me voy al

libro destino

a la ficha inicio y en el botón de Pegar lo despliego y escojo "Pegado especial". Me aparece el cuadro de
diálogo de Pegado especial y al final hay un bóton que pone "Pegar vínculos". Pincho sobre él.
Me aparece aparentemente la misma tabla, ya que los valores son los mismos, pero si me voy a la barra de
fórmulas veremos que en realidad son referencias:

=[Gráficos.xlsx]Años !B1

¿Qué ventajas tiene esto? Pues los beneficios de utilizar referencias. Si modificamos los datos de la tabla en
el libro origen el cambio se recoge también en el libro de destino. De esta manera las actualizaciones se
hacen en un solo lugar y otros libros que utilicen esa información la utilizarán con los cambios actualizados.

Para ver los vínculos que un libro contiene nos vamos a la ficha Datos al grupo Conexiones al botón "Editar
vínculos".

Si presionamos sobre ese comando aparecerá el cuadro de diálogo “Modificar vínculos”.

Nos presenta las siguientes opciones:

Actualizar valores. Actualiza la lista con los vínculos.

Cambiar origen nos permite cambiar el fichero origen de los datos.

Abrir origen nos permite abrir el libro de donde proceden los datos.

Romper vínculos. Si escogemos esta opción me sustituirá las referencias externas por los
valores que ahora mismo tienen en el libro origen. Si después hacemos más cambios en el
libro origen ya no se recogerán en el libro destino porque ya no tendremos referencias sino
valores.
 Comprobar estado. Nos indica si el libro origen está abierto o no.

En “Pregunta inicial” nos da a elegir entre que salga una advertencia en el libro de destino cada vez que se
abra, no mostrar alerta ni actualizar o no mostrar alerta y actualizar vínculos. Escogemos esta última
opción porque el libro origen es de confianza.

De esta manera, cada vez que abramos el libro de destino que contiene referencias a celda de otro libro
las

referencias se actualizarán.