Excel para
contadores
MODULO II
Guía de Usuario
C.P. Y M.I. IVONNE CEBALLOS MARTÍNEZ 1
1.- Validación de celdas
2.- Función Contar.si
3.- Función Extrae
Temario 4.- Función SI
5.-Buscar V
6.- Buscar H
7.- Buscar objetivo
8.- Sumar.Si
9.- Sumar.Si.conjunto
10.-Consolidación de datos
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LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL
1.-Validación
de Celdas
Excel tiene herramientas de
validación de datos que nos
permitirán validar la información al
momento que es introducida en una
celda. Este grupo de comandos se
encuentra en la ficha Datos y dentro
del grupo:
Herramientas de datos.
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Las listas de validación de datos son comúnmente conocidas como listas
desplegables ya que al seleccionar la celda que contiene dicha lista, se
mostrará un control en su extremo derecho que al pulsarlo desplegará la
lista de valores disponibles.
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Para crear una lista de Al dar clic en de
validación de datos como la se abrirá el cuadro de
anterior debemos diálogo en donde deberás
seleccionar la celda que asegurarte de seleccionar la
contendrá la lista. pestaña Configuración y en la
Posteriormente debemos ir primera lista desplegable
a la ficha Datos y hacer clic deberás seleccionar la
sobre el comando Validación opción Lista.
de datos.
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Una vez que has
ingresado todos los
valores de la lista,
deberás hacer clic en el
botón Aceptar y se verán
reflejados los cambios
en la celda.
Posteriormente, en el recuadro Origen,
coloca los valores de la lista desplegable
separándolos por una coma.
O bien da clic en el icono de exportar
datos.
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REMOVER LISTA DE VALIDACIÓN DE
DATOS
Lo primero será seleccionar la celda que contiene
la lista y en seguida pulsar el comando Validación
de datos para abrir las opciones de configuración
de la lista. Para remover la lista de la celda
deberás seleccionar la opción Cualquier valor y
pulsar el botón Aceptar.
Con esto la celda dejará de tener validación de
datos y se comportará de la misma manera que
el resto de las celdas de la hoja.
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2.- CONTAR.SI EN EXCEL
La función CONTAR.SI permite contar Rango (obligatorio): El rango que contiene los
cuantos valores que cumplen con solo valores que se desean contar.
criterio o condición y que se encuentren
Criterio (obligatorio): La condición que
presentes en una lista de datos, base
determinará las celdas que serán contadas.
de datos o rango de valores. Es decir
cuenta los valores que se repiten en un
rango de datos.
La sintaxis de la función es la siguiente:
=CONTAR.SI(Rango, Criterio)
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EJEMPLO DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI
Tengo una lista de
empleados y cada uno tiene
un total de artículos
vendidos en determinado
periodo.
Ahora necesito contar el
total de artículos vendidos
por el trabajador Pedro y
para ello utilizaré la
siguiente fórmula:
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3.-FUNCIÓN EXTRAE
La función EXTRAE en Excel nos ayuda a
extraer caracteres que pertenecen a una
cadena de texto. Lo único que debemos
proporcionar es el número de caracteres
que deseamos extraer y su punto de inicio
dentro de la cadena de texto.
La función EXTRAE tiene 3 argumentos:
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EJEMPLO:
Deseo conocer el sexto digito del Sexto dígito numérico
RFC de una lista de clientes, para Fecha límite de pago
de la clave del RFC
saber cuantos días adicionales
tiene para la presentación de su 1y2 Día 17 más un día hábil
pago provisional 3y4 Día 17 más dos días hábiles
Este beneficio está contemplado 5y6 Día 17 más tres días hábiles
en el artículo 5.1 del Decreto que 7y8 Día 17 más cuatro días hábiles
compila diversos beneficios
fiscales y establece medidas de 9y0 Día 17 más cinco días hábiles
simplificación administrativa, del
26 de diciembre de 2013.
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SINTAXIS DE LA FUNCIÓN
EXTRAE
La función EXTRAE consta de 3 argumentos:
Texto (obligatorio): La cadena de texto
original de donde deseamos extraer los
caracteres.
Posición_inicial (obligatorio): El número de
la posición que ocupa el primer carácter que
deseamos extraer. El primer carácter del
Texto tiene siempre la posición número 1.
Núm_de_caracteres (obligatorio): El número
de caracteres que se van a extraer del Texto
a partir de la posición inicial
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4.-Función SI
La función SI evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si
la condición es falsa.
SINTAXIS =SI(Prueba_lógica,[Valor_si_verdadero],[Valor_si_falso])
Argumento Obligatorio Descripción
Prueba_lógica: Cualquier valor o expresión que
pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: Valor que se devolverá si la
Prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso: Valor que se devolverá si la
Prueba_lógica es FALSO.
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5.-FUNCIÓN BUSCARV
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5.-FUNCIÓN BUSCARV
La función BUSCARV hace búsquedas verticales, es decir, busca un determinado valor
dentro de una columna de datos y devuelve un valor de una columna diferente, pero de la
misma fila que el valor encontrado.
Al indicarle a la función el valor que queremos encontrar, ella se encargará de analizar cada
una de las celdas de la columna de búsqueda, desde arriba hacia abajo, y se detendrá al
momento de encontrar la primera coincidencia.
Una vez encontrado el valor buscado, la función podrá devolvernos el valor de cualquier
columna de los datos siempre y cuando se encuentre en la misma fila del valor encontrado.
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SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BUSCAR V
Para BUSCARV tenemos 4 argumentos y que son los siguientes:
Valor_buscado (obligatorio): En el primer argumento debemos
indicar el valor que estamos buscando. Este valor será buscado,
de arriba hacia abajo, en la primera columna del rango de
búsqueda. Podemos ingresar el valor directamente, ya sea
numérico o una cadena de texto, o podemos colocar una
referencia a una celda que contenga el valor buscado. La
función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y
minúsculas.
Matriz_Tabla (obligatorio): El segundo argumento es una
referencia que define el rango donde se realizará la búsqueda.
La función BUSCARV siempre buscará en la primera columna de
dicho rango y el resto de las columnas podrán ser devueltas
como resultado.
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Indicador_columnas (obligatorio): El tercer argumento es un valor numérico que nos permite
indicar la columna que deseamos como resultado en caso de encontrar una coincidencia. Las
columnas no son las de la hoja de Excel, sino las columnas del rango indicado en el segundo
argumento (Matriz_buscar_en) donde la primera columna tendrá asignado el número 1.
Rango (opcional): El cuarto y último argumento de la función BUSCARV es útil para indicar a la
función el tipo de búsqueda que deseamos realizar, ya sea una búsqueda exacta o una búsqueda
aproximada.
El valor FALSO indicará a la función que deseamos hacer una búsqueda exacta.
El valor VERDADERO será para realizar una búsqueda aproximada.
Si omitimos este argumento, la función BUSCARV asumirá un valor VERDADERO y por lo tanto hará
una búsqueda aproximada.
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6.- Función Buscar H
La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha
sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado.
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Sintaxis de la función BUSCARH
Si la función BUSCARH
no encuentra el valor
que está siendo
buscado, regresará el
valor de error #N/A.
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Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los
valores y que debe ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el
valor que regresará la función.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una
coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia
aproximada.
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7.- Comando Buscar Objetivo
La versión Excel 2010 y recientes, incluyen la herramienta de análisis de datos
y Buscar objetivo es una técnica utilizada para encontrar fácilmente el número
que cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.
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Buscar objetivo te ayudará a hacer muchas pruebas de valores en una fórmula hasta encontrar el valor
exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de una fórmula,
pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a
probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos.
Ejemplo:
Tengo un número que
multiplicado por otro número X
me deberá dar el resultado
mostrado.
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1
Deberás hacer clic en la ficha
Datos y seleccionar Análisis Y
si donde se desplegará un menú
de opciones y deberás
elegir Buscar objetivo.
2 se mostrará el cuadro de
diálogo Buscar objetivo donde
deberás llenar los siguientes
cuadros de texto
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SINTAXIS DE COMANDO BUSCAR OBJETIVO
Definir la celda. Es la celda que contiene la fórmula
Con el valor. Este es el número que deseamos como resultado de la fórmula.
Para cambiar la celda. La celda que será modificada hasta tener el resultado
deseado.
Establecemos Damos clic en
Parámetros aceptar
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Este cuadro de diálogo
simplemente notifica que se ha
llegado al objetivo modificando la
celda especificada. Al cerrar el
cuadro de diálogo podrás
observar el resultado. Para
nuestro ejemplo Excel fue
haciendo diversas pruebas hasta
llegar al resultado de 520.0970
que es el número
que multiplicado por 845 nos
dará el resultado esperado.
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8.-Función Sumar Si
La función SUMAR.SI Suma los valores de un rango siempre y cuando
cumplan con las condiciones especificadas.
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SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI
Rango (obligatorio)
: El rango de
celdas que será
evaluado.
Rango_suma (opcio
nal): Las celdas que
se van a sumar. En
caso de que sea
omitido se sumaran
Criterio (obligatorio): las celdas
La condición que especificadas en
deben cumplir las Rango-
celdas que serán
incluidas en la suma.
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9.- FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO
La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite sumar los valores de
un rango de celdas que cumplen con varias condiciones. A diferencia de la
función SUMAR.SI que permite un solo criterio, la función
SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.
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3.-Criterios1
1.-rango_suma (Obligatorio): El criterio
(Obligatorio): El rango de SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO que deberá cumplir el
celdas que será sumado. rango_criterios1.
4.-rango_criterios2
(Opcional): El segundo
rango con valores a
evaluar.
5.- criterios2 (Opcional): El
criterio que deberá cumplir el
2.- rango_criterios1 rango_criterios2. Se ermiten
(Obligatorio): El primer hasta 127 pares de rangos y
rango que contiene los criterios.
valores a evaluar.
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EJEMPLO: MÚLTIPLES CRITERIOS CON LA
FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO
Tengo una lista de CDs vendidos en un día en una tienda de música.
Deseo sumar el número total de CDs vendidos que tengan más de 11
canciones y cuyo precio sea mayor a $4.
Para resolver este caso necesitaré especificar dos criterios:
Rango de Criterio uno: La columna que se sumará será la columna Vendidos
la cual contiene el número total de CDs vendidos para cada álbum. La
columna Canciones es el Rango_criterios1 porque contiene la información
que será evaluada.
Criterio uno: La condición que se debe cumplir se encuentra en la
celda B17
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EJEMPLO: MÚLTIPLES CRITERIOS CON LA
FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO
Para la segunda condición se agrega otro rango de criterios que es la
columna Precio.
Criterio dos: La condición que se debe cumplir se
encuentra en la celda B18
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COMANDO CONSOLIDAR EN EXCEL
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El comando Consolidar de Excel permite consolidar datos en Excel de distintos libros,
hojas o rangos de celdas.
Aunque para que funciones la consolidación no es necesario tener cuadros con rótulos
definidos, si es relevante para que la consolidación sea revisable o comprobable.
Para consolidar los datos
crearé una nueva hoja y haré
clic en el botón Consolidar que
se encuentra en la
ficha Datos dentro del
grupo Herramientas de datos.
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Se mostrará el cuadro de
diálogo Consolidar en donde
se deberá especificar cada
uno de los rangos de las
diferentes hojas. Puedes
hacer clic en el botón de
selección de referencia para
seleccionar los rangos
fácilmente.
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Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará
la consolidación de los datos y los colocará en la nueva hoja
de Excel.
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Ivonne CM
951 3131869
[email protected]
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