Dirección de Proyectos
Gestión de la Calidad
Lección: Planificación de la gestión de calidad
En la gestión de la calidad todo es definido en la planificación de la
misma, que productos serán inspeccionado, como serán mejorados
los procesos, que herramientas, métricas e indicadores serán
utilizados e inclusive las actividades de formación que nos permitirán
Dirección de Proyectos reforzar las competencias técnicas requeridas por el equipo…
Instructor: Ned Rodríguez, PMP
Dirección de Proyectos – Gestión de la Calidad
Lección: Planificación de la
gestión de la calidad
Lección Planificación de la gestión de la calidad– Parte I:
• Objetivos del proceso
• Entradas
• Salidas.
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Lección: Planificación de la gestión de la calidad
Proceso planificación de gestión de la calidad:
• Es el proceso de identificar los requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables,
así como de documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento de los mismos.
• La clave de este proceso para el proyecto es que proporciona una guía y establece una dirección acerca
de cómo será gestionada y verificada la calidad en el proyecto.
• La planificación de la calidad debería llevarse a cabo paralelamente a los demás procesos de
planificación y considerar su carácter integral con los otros aspectos claves del proyecto, por ejemplo,
cambios propuestos en los entregables a fin de cumplir con requerimientos de calidad identificados con
los interesados pueden impactar el costo y/o el cronograma, así como generar un análisis de riesgo
adicional.
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Objetivo del proceso planificación de gestión de la calidad:
• Acordar con los interesados las expectativas generales de calidad para el proyecto.
• Documentar los criterios de calidad (ejemplo: tipo de aislamiento, calidad de los materiales
utilizados en la construcción, accesorios de iluminación, etc).
• Documentar cómo se verificarán dichos criterios de calidad (ejemplo: utilizando inspectores de
obra independientes, mediciones realizadas por el propio staff, etc).
• Compartir los acuerdos con los interesados que apliquen en cada caso.
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Objetivo del proceso planificación de gestión de la calidad:
• Establecer cómo se controlará la calidad durante el proyecto:
• Fijar líneas de base y tolerancias para cada producto (ejemplo: el aislante de la pared debe ser
de grado 5 con una tolerancia de 10%, los accesorios de cocina deberían durar 18 años ± 5%
de tolerancia, etc.)
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Objetivo del proceso planificación de gestión de la calidad:
• Algunas preguntas que podemos hacernos durante la planificación de la calidad son:
o ¿Qué esperan los clientes con respecto a la calidad de los productos?
o ¿Cómo comprobaremos que hemos logrado cumplir con sus expectativas?
o ¿Cuáles serán los criterios de aceptación utilizados por los clientes para aceptar
formalmente los productos que generemos durante o al final del proyecto?
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Entrada del proceso planificación de gestión de la calidad:
• El registro de supuestos contiene todos los supuestos y restricciones en cuanto a los requisitos
de calidad y el cumplimiento de estándares.
• La documentación de requisitos recoge los requisitos que el proyecto y el producto deberían
cumplir para satisfacer las expectativas de los interesados.
• Los componentes de la documentación de requisitos incluyen, entre otros, los requisitos de
calidad del proyecto y del producto. El equipo del proyecto utiliza requisitos para planificar la
manera en que se llevará a cabo el control de calidad en el proyecto.
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Entrada del proceso planificación de gestión de la calidad:
• La matriz de trazabilidad de requisitos vincula los requisitos del producto con los entregables y
ayuda a garantizar que cada requisito en la documentación de requisitos sea probado. La
matriz proporciona una visión general de las pruebas necesarias para verificar los requisitos.
• El registro de riesgos contiene información sobre las amenazas y oportunidades que podrían
tener impacto en los requisitos de calidad.
• El registro de interesados ayuda a identificar a los interesados que tengan un particular interés
o impacto en la calidad, con el énfasis en las necesidades y expectativas del cliente y del
patrocinador del proyecto
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Entrada del proceso planificación de gestión de la calidad:
• Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso incluyen, entre otros:
o Regulaciones de las agencias gubernamentales.
o Reglas, estándares y guías específicas para el área de aplicación.
o Distribución geográfica.
o Estructura organizacional.
o Condiciones del mercado.
o Condiciones de trabajo u operativas del proyecto o de sus entregables.
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Salidas del proceso planificación de gestión de la calidad:
• La Estrategia de Gestión de Calidad es un documento y un plan de acción que define los requisitos de
calidad y los métodos de control de calidad para todos los productos del proyecto. Este documento
confirma como se aplicarán los estándares y sistemas de calidad tanto para clientes como para
proveedores en el proyecto. En otras palabras, el documento de Estrategia de Gestión de Calidad define
como se llevará a cabo la calidad en el proyecto.
• Este documento se crea en la fase Inicial junto con las otras estrategias y forma parte de la
Documentación de Inicio del Proyecto.
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Salidas del proceso planificación de gestión de la calidad:
• El Registro de Calidad: registra los eventos sobre calidad que acontecen durante el proyecto, como por
ejemplo: talleres, evaluaciones, pruebas y aceptaciones. Al inicio el Registro de Calidad estará vacío y el
Project Manager obtendrá la mayor cantidad de información de los planes y de las Descripciones de
Productos. Muchos Project Managers utilizan una hoja de cálculo para elaborar el Registro de Calidad.
• Una estructura típica del registro tendría los siguientes campos:
o Nombre del producto: el nombre que se utiliza para referirse al producto (ej: ascensor).
o Método de calidad: describa la forma en que se realizará el testeo del producto (ej: inspección).
o Productor: quien produce o instala el producto, como por ejemplo: Otis
(una compañía de ascensores).
o Aprobador: quien aprueba la calidad del producto (ej: Juan de la compañía de Seguridad).
o Fecha Prevista de Revisión: fecha prevista en la que el producto debe ser revisado.
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Salidas del proceso planificación de gestión de la calidad:
• Una estructura típica del registro de calidad tendría los siguientes campos:
o Fecha Real de Revisión: fecha real en la que el producto fue revisado.
o Fecha prevista de aprobación: fecha en la que el Project Manager contará con la aprobación (ej: una
semana después).
o Fecha Real de Aprobación: fecha real en la que Project Manager logró la aprobación.
o Resultado: este puede ser aprobar o reprobar.
• El Registro de Calidad facilita al Project Manager el seguimiento de la Calidad durante el
proyecto, ya que puede verificar si las columnas de fechas tanto de revisión como de
aprobación se encuentran completas o no.
• Esto permite al Project Manager gestionar la calidad y la información asociada a ésta.
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Salidas del proceso planificación de gestión de la calidad:
• Métricas de Calidad: Una métrica de calidad describe de manera específica un atributo del producto o
del proyecto, y la manera en que el proceso de Controlar la Calidad verificará su cumplimiento. Algunos
ejemplos de métricas de calidad incluyen: desempeño del costo medido por CPI, tasa de fallas, número
de defectos identificados por día, tiempo de inactividad total por mes, puntuaciones de satisfacción de
los clientes y porcentaje de requisitos cubiertos por el plan de pruebas como medida de la cobertura de
la prueba.
• Las métricas luego se convertirán en mediciones en el proceso de gestión de la calidad y en el de
monitorear la calidad, para la determinación de desviaciones u oportunidades de mejoras en los
procesos y los productos que generamos en el proyecto.
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Lección Planificación de la gestión de la calidad– Parte II:
• Actividades
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Actividades en la planificación de gestión de la calidad:
• Reunir las expectativas de calidad del cliente: muy generales, o de alto
nivel.
• Documentar los requerimientos clave para los principales productos que
serán elaborados, productos principales del proyecto.
• Identificar los estándares que se deben alcanzar y el sistema de gestión de
calidad a utilizar mediciones que se pueden utilizar para evaluar la calidad
(velocidad, tamaño, ruido, etc.)
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Actividades en la planificación de gestión de la calidad:
• Documentar los criterios de aceptación: a la descripción del producto del
proyecto se agregan las expectativas de calidad del cliente y los criterios
de aceptación (expectativas que pueden ser cuantificadas y priorizadas)
• Los niveles de tolerancia del proyecto, tolerancias para el producto
principal: ejemplo: el nivel de ruido externo debe estar por debajo de cierto
nivel ± X%.
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Actividades en la planificación de gestión de la calidad:
• Documentar los métodos de aceptación: estableciendo cómo se aceptará
cada uno de los productos del proyecto.
• Definir las responsabilidades de aceptación: definiendo quién será
responsable de participar en las actividades de verificación y de la
aceptación de los parámetros de calidad.
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Actividades en la planificación de gestión de la calidad:
• Revisar el documento de Estrategia de Gestión de Calidad: este
documento determina la estrategia de calidad acordada para el proyecto, o
en otras palabras, las reglas de compromiso de calidad durante el proyecto
y normalmente es creado al iniciarse el proyecto.
• Elaborar el registro de calidad: al comienzo estará vacío. La mayor parte
de la información puedes obtenerla de los documentos de planificación
(identificación del producto, nombre, productor, aprobador, fecha de
revisión, fecha de aprobación, etc.)
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Actividades en la planificación de gestión de la calidad:
• Escribir las Descripciones de los productos del proyecto, incluyendo
información de calidad como:
o Criterios de calidad con sus respectivas tolerancias, para cada producto.
o Métodos de calidad (ejemplo: cómo llevar a cabo las verificaciones de
calidad una vez que los productos se elaboran).
o Responsabilidades de calidad para crear, realizar verificaciones y
aprobaciones del producto.
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Actividades en la planificación de gestión de la calidad:
• Escribir las Descripciones de los productos del proyecto, incluyendo
información de calidad como:
o Esto se debería realizar para todos los productos que componen el
producto principal del proyecto: Ejemplo: puertas, paredes, ventanas y
accesorios.
o La planificación basada en productos (que te explicaré más adelante)
proporcionará una lista de todos los productos, luego tan solo necesitas
agregar la información de calidad a cada descripción de producto.
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Lección Planificación de la gestión de la calidad– Parte III:
• Herramientas.
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Herramientas mas utilizadas en la planificación de gestión de la calidad:
• Uso de activos de la organización
• Estudio comparativos
• Tormentas de ideas
• Entrevistas
• Encuestas
• Mapas mentales
• Diagramas de flujo
• Modelos lógicos de datos
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Herramientas en la planificación de gestión de la calidad:
• Un análisis costo-beneficio es una herramienta de análisis financiero utilizada para estimar las fortalezas
y debilidades de las distintas alternativas, a fin de determinar la mejor alternativa en términos de los
beneficios que ofrecen. Un análisis costo-beneficio ayudará al director del proyecto a determinar si las
actividades de calidad previstas resultan eficientes en materia de costos. La realización de un análisis
costo-beneficio para cada actividad de calidad permite comparar el costo del nivel de calidad a lograr en
los productos versus el beneficio esperado del mismo.
• La técnica del Costo de la Calidad (COQ) permite encontrar un equilibrio adecuado para invertir en el
costo de la prevención y la evaluación a fin de evitar los costos por fallas, normalmente mayores.
• Esta técnica básicamente consiste en estimar los costos asociados a los diferentes aspectos para
lograr el nivel de calidad esperado y crear el balance adecuado entre éstos.
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Herramientas en la planificación de gestión de la calidad:
• Los modelos muestran que hay un costo óptimo de calidad para los proyectos, cuando invertir en costos
adicionales de prevención/evaluación no resulta ni beneficioso ni eficiente en materia de costos.
• El costo de la calidad (COQ) asociado a un proyecto consiste en uno o más de los siguientes costos:
o Costos de prevención. Los costos relacionados con la prevención de calidad deficiente en los
productos, entregables o servicios del proyecto específico.
o Costos de evaluación. Los costos relacionados con la evaluación, medición, auditoría y prueba de los
productos, entregables o servicios del proyecto específico.
o Costos por fallas (internas/externas). Los costos relacionados con la no conformidad de los
productos, entregables o servicios con las necesidades o expectativas de los interesados.
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Herramientas en la planificación de gestión de la calidad:
• Planificación de Pruebas e Inspección Durante la fase de planificación, el director del proyecto y el
equipo del proyecto determinan cómo probar o inspeccionar el producto, entregable o servicio para
satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados, así como la forma de cumplir con el
objetivo para el desempeño y la fiabilidad del producto.
• Las pruebas e inspecciones dependen de la industria y pueden incluir, por ejemplo, pruebas alfa y beta
en proyectos de software, pruebas de resistencia en proyectos de construcción, inspección en
fabricación y pruebas de campo y pruebas no destructivas en ingeniería.
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Lección Planificación de la gestión de la calidad– Parte IV:
• El plan de Calidad.
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Lección: Planificación de la gestión de la calidad
Plan de gestión de la calidad:
• Describe las actividades y los recursos necesarios para que el equipo de
dirección del proyecto alcance los objetivos de calidad para el proyecto.
• El plan de gestión de la calidad puede ser formal o informal, detallado o
formulado de manera general. El estilo y el grado de detalle del plan de gestión
de la calidad se determinan en función de los requisitos del proyecto.
• Se debería revisar el plan de gestión de la calidad en una etapa temprana del proyecto para
asegurar que las decisiones estén basadas en información exacta.
• Los beneficios de esta revisión pueden incluir el obtener un enfoque más claro sobre la
propuesta de valor del proyecto, reducciones de costos y menor frecuencia de retrasos en el
cronograma debidos a retrabajo.
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Plan de gestión de la calidad:
El plan de gestión de la calidad puede incluir, entre otros, los siguientes componentes:
• Estándares de calidad que serán utilizados por el proyecto;
• Objetivos de calidad del proyecto;
• Roles y responsabilidades en cuanto a calidad;
• Entregables y procesos del proyecto sujetos a revisión de la calidad;
• Actividades de control de calidad y de gestión de calidad previstas en el proyecto;
• Herramientas de calidad que se utilizarán para el proyecto; y
• Principales procedimientos pertinentes para el proyecto, tales como abordar la no conformidad,
procedimientos de acciones correctivas y procedimientos de mejora continua
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Lección: Planificación de la gestión de la calidad
Una posible estructura del Plan de gestión de la calidad tendría las siguientes secciones:
1. Alcance del plan. 10. Diseño y desarrollo.
2. Elementos de entrada. 11. Identificación y trazabilidad.
3. Objetivos y cómo se lograrán. 12. Control del producto no conforme.
4. Responsabilidades de la dirección. 13. Seguimiento y medición.
5. Control de documentos y datos. 14. Auditoría.
6. Control de los registros. 15. Compras.
7. Gestión de los recursos. 16. Producción y prestación del servicio.
8. Requisitos especificados. 17. Distribución del plan.
9. Comunicación con el cliente. 18. Formación en el uso del plan.
19. Seguimiento a la conformidad y aplicación.
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Ejercicio #33
Dirección de Proyectos – Gestión de la Calidad
Lección: Planificación de la
gestión de calidad
Fin de la lección
Próxima lección:
Gestión de la calidad en proyectos
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