20 fórmulas Excel para inventarios de productos [GRATIS]
1. SUMA
Es una de las fórmulas de Excel más básicas para la gestión de productos y datos.
La fórmula SUMA permite sumar valores en una fila o columna, mediante una acción tan sencilla como
seleccionar la última celda de la fila o columna deseada y presionar Alt+.
2. SUMAR.SI
La fórmula Excel básica anterior se puede volver un poco más sofisticada. Con SUMAR.SI puedes sumar
valores que siguen distintos criterios. Por ejemplo, el valor total de productos para un cliente en particular, o
las ventas totales de un producto en un canal determinado.
=SUMAR.SI(RANGO,CRITERIO,[rango_suma])
3. SUMAPRODUCTO
Es otra fórmula Excel para sumar, restar, multiplicar o dividir productos de un rango. Podrás emplearla para
calcular envíos y devoluciones promedios, precios medios de venta por producto o márgenes de beneficios de
cada producto.
=SUMAPRODUCTO(matriz1, [matriz2], [matriz3]...)
4. ENTRADAS DE STOCK
Es fundamental mantener control de las unidades de cada producto al hacer inventario de productos con
Excel. Esto evita disparidades entre los números de tus canales de venta y tu inventario en Excel, y te permite
controlar si tu nivel de stock actual es adecuado.
=SUMAR.SI(ENTRADAS[CÓDIGO PRODUCTO];[@[CÓDIGO PRODUCTO]];ENTRADAS[CANTIDAD])
5. SALIDAS DE STOCK
La segunda parte clave del control de inventario es la cantidad de stock vendido o distribuido, para evitar
problemas de overselling.
=SUMAPRODUCTO(($B5=almarticulo)*(almtipomov=“Salida”)*(almcantidad))
También puedes aplicar una fórmula Excel para descontar stock (= B1-B2) y deducirlo rápidamente de tu
inventario total.
6. EXISTENCIAS
Los dos valores iniciales se pueden aplicar a otra fórmula que permite controlar el nivel real de existencias de
cada tipo de producto en tu inventario.
=[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS]
7. ENCONTRAR/BUSCAR
Estas fórmulas son otros básicos para hacer inventario de productos con Excel, en especial si tienes muchos
productos o SKUs.
Mediante esta función puedes aislar datos concretos (ENCONTRAR) o un poco más amplios (BUSCAR). Por
ejemplo, mediante ENCONTRAR puedes localizar dónde se menciona exactamente “Calcetín”, mientras que
con BUSCAR al introducir “Calcetín” también mostrará resultados con “Calcetín”.
=ENCONTRAR(TEXTO,DENTRO_DEL_TEXTO,[NUM_INICIAL]) O
=BUSCAR(TEXTO,DENTRO_DEL_TEXTO,[NUM_INICIAL])
8. BUSCARV
Esta fórmula permite localizar datos y a la vez combinarlos con otro valor. Por ejemplo, puedes buscar el valor
total de un pedido y vincularlo a las unidades de producto que contiene.
= BUSCARV(BUSCAR_VALOR,TABLA_MATRIZ,COL_INDEX_NUM, [RANGO_BUSCAR])
9. INDICE y COINCIDIR
La limitación de la fórmula BUSCARV es que sólo lee datos de izquierda a derecha.
Para encontrar datos en cualquier lugar de una tabla y entre columnas distintas, INDICE y COINCIDIR pueden
ser de más ayuda. Por ejemplo, te servirá para encontrar el beneficio neto que ofrece al año un producto a
través de su celda de código.
=INDICE(columna,COINCIDIR(Valor,Columna,0))
10. IZQUIERDA/DERECHA
Esta función permite extraer datos desde el comienzo o el final de una celda, según el tipo de dato contenido
en ella.
=IZQUIERDA(SELECCIONAR CELDA,NUM) =DERECHA(SELECCIONAR CELDA,NUM)
11. JERARQUÍA
Esta fórmula sirve para ver de un vistazo cómo se organiza el rango de valores que elijas, en orden
ascendente o descendente. Por ejemplo, puedes comprobar qué productos son los más vendidos, tienen más
stock acumulado o suelen requerir pedidos más grandes.
= JERARQUÍA(SELECCIONAR CELDAS[PEDIDO])
12. PROMEDIO.SI
Es similar a la fórmula anterior, pero para extraer la media de celdas con un determinado criterio.
=PROMEDIO.SI(RANGO,CRITERIO,[rango_promedio])
13. CONCATENAR
= CONCATENAR permite combinar distintos tipos de datos (numéricos, de texto, fechas) en una sola celda.
Es una función utilizada a menudo en Excel para generar SKUs.
=CONCATENAR(CELDAS QUE QUIERES COMBINAR)
14. LARGO
Denominada =LEN, esta función de Excel permite obtener el número de caracteres del texto contenido en una
celda. Este atajo es útil para identificar distintos tipos de códigos de producto, en función de su extensión.
=LEN(CELDA)
15. CONTARA
La omisión de datos es uno de los principales problemas en la gestión de catálogos e inventarios de producto.
Un sistema PIM (Product Information Management) te permite automatizar la localización de datos que faltan
o son erróneos en tus productos.
Pero si quieres usar una función manual en Excel, la fórmula =CONTARA identifica si una celda está vacía.
=CONTARA(CELDA)
16. CONTAR.SI
Un complemento para la función anterior es esta fórmula que cuenta el número de celdas que cumplen un
criterio determinado.
=COUNTAR.SI (rango, "criterio")
17. RECORTAR
Esta función permite eliminar contenido de una celda. Es utilizada sobre todo para localizar espacios en
blanco sobrantes entre palabras, que pueden causar problemas posteriores en búsqueda internas de
términos.
=RECORTAR("texto")
18. VALOR
Esta fórmula permite transformar el formato del dato contenido de una celda. Por ejemplo, un número escrito
como texto puede localizarse y cambiarse por cifras. Es una función importante para poder ejecutar acciones
en Excel que requieren siempre valores numéricos.
=VALOR("texto"
