El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadas en los
distintos departamentos de la empresa; su función principal consiste en registrar en el Mayor todas las
operaciones practicadas.
Del Mayor, según es costumbre, se obtiene la balanza de comprobación, que a su vez, forma el punto de
partida para los asientos de ajuste y de pérdidas y ganancias; y, finalmente, se obtendrían los Estados
Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo contable.
Es en este departamento donde debe establecerse el Catálogo de Cuentas que va a controlar cada una
de las cuentas de la contabilidad de la empresa.
El Catálogo de Cuentas
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una
lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta
una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las
subcuentas que forman los mayores auxiliares.
Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m
práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea
necesario.
En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa,
conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de
pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:
Balance:
1.1. Activo
2.2. Pasivo
3. 3. Capital
Estado de Pérdidas y Ganancias:
4. 4. Productos
5.5. Costos
6. 6. Gastos de operación
7. 7. Otros gastos y productos
8.8. ……
9. 9. Cuentas de Orden
0. 0. Cuentas "puente".
Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, de manera
que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así
sucesivamente.
El primer paso, el catálogo de cuentas
Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos
— ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar
almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo
administrativo.
Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el
llamado catálogo de cuentas.
Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista
de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas
las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.
. Concepto de Catálogo de Cuentas
Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como:
Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables
en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números
de las cuentas".
Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe
de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el
mismo.
La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica
alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa,
y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su
fácil manejo y control.
