PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE EXAMENES
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................................................................................... 2
2. ALCANCE............................................................................................................2
3. RESPONSABILIDADES......................................................................................2
3.1. TALENTO HUMANO......................................................................................2
3.2. RESPONSABLE DEL SG-.SST.....................................................................2
3.3. EMPLEADO...................................................................................................3
4. NORMATIVIDAD APLICABLE............................................................................3
5. DEFINICIONES....................................................................................................3
6. CONDICIONES GENERALES.............................................................................5
7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.....................................................................6
7.1. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE INGRESO......................................6
7.2. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL PERIÓDICO........................................7
7.3. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE RETIRO.........................................8
7.4. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE REUBICACIÓN Y POST-
INCAPACIDAD....................................................................................................10
8. MANEJO DE LA HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL...................................11
9. COSTOS DE LOS EXAMENES MÉDICOS OCUPACIONALES.......................12
10. NOTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................................................12
11. FLUJOGRAMA................................................................................................12
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS..............................................14
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS
OCUPACIONALES
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la realización de los Exámenes Médicos de
Ingreso, Periódicos (programados o por cambio de labor), de Egreso y Post
Incapacidad, para los candidatos en proceso de selección y colaboradores activos
de CONSTRUCCIONES J&D SAS.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todos los colaboradores de
CONSTRUCCIONES J&D SAS, y al personal que se encuentre en proceso de
vinculación.
Este procedimiento tiene incidencia directa sobre las áreas que son responsables
de realizar y verificar las programaciones para exámenes médicos ocupacionales.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. TALENTO HUMANO
Notificar al Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo con antelación los procesos de ingreso, promoción y retiro de
personal.
Notificar al aspirante nuevo y de retiro la realización del Examen Médico,
indicando recomendaciones, fecha y lugar a practicarse el examen.
Notificar al aspirante nuevo y de retiro, una vez se tenga el visto bueno de
Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando este sea requerido.
3.2. RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
Definir los exámenes clínicos y paraclínicos, de acuerdo con el
profesiograma de ingreso o retiro y periódico, de acuerdo a las
recomendaciones médicas.
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Asegurar la ejecución de los exámenes médicos requeridos para todos los
colaboradores de la organización.
Garantizar que cada evaluación médica sea realizada por personal idóneo.
Mantener las estadísticas actualizadas correspondientes a los exámenes
médicos y establecer comunicación con las autoridades en lo que respecta
a los exámenes, según lo establezca la ley.
Dar el visto bueno de ingreso para el nuevo aspirante a Talento Humano,
en los casos que sea requerido.
3.3. TRABAJADORES
Asistir a los exámenes médicos que se le programen.
Dar información clara, veraz y oportuna sobre su estado de salud y cumplir
las recomendaciones, normas e indicaciones que se le indiquen durante y
después del examen médico.
4. NORMATIVIDAD APLICABLE
Código Sustantivo del Trabajo: Articulo 65, 348 y 349.
Ley 9 de 1979: Código Sanitario Nacional, Titulo III.
Resolución 1016 de 1989: Artículo 10. Establece pautas para el desarrollo
del Programa de Medicina preventiva y del trabajo.
Resolución 6398 de 1991: Procedimientos sobre exámenes médicos pre
ocupacionales.
Resolución 1075 1992: Actividades en el sub programa de medicina
preventiva.
Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y
administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.
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Resolución 2346 de 2007: Por medio de la cual se regula el manejo de
historias clínicas de salud ocupacional y se establece el contenido de la
historia clínica y los Programas de Vigilancia Epidemiológica.
Resolución 1918 de 2009: Por la cual se modifica la custodia y archivo de
las historias clínicas de salud ocupacional.
Resolución 839 de 2017: Por la cual se modifica la Resolución 1995 de
1999 y se dictan otras disposiciones.
5. DEFINICIONES
Examen Médico de Ingreso: Es aquel que se realiza para determinar las
condiciones de salud del trabajador antes de su contratación, en función de las
condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos
de la tarea y el perfil del cargo.
Examen Médico Periódico: Es el que se realiza con el fin de monitorear la
exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones
temporales o permanentes de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por
la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar
enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.
Los exámenes médicos ocupacionales se clasifican en programadas y por cambio
de ocupación
Evaluaciones Médicas Periódicas Programadas: Es aquella evaluación que se
realizan con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en
forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del
estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al
medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen
común, con el fin de establecer un manejo preventivo.
Evaluaciones Médicas por Cambios de Ocupación: Es aquella evaluación que
se realiza al trabajador cada vez que éste cambie de ocupación y ello implique
cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o
mayores peligros, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o
frecuencia. En todo caso, dichas evaluaciones deberán responder a lo establecido
en el Sistema de Vigilancia Epidemiológica, o recomendación médica.
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Examen Post Incapacidad: Conjunto de exámenes clínicos y paraclínicos que se
le practican a todo trabajador que reingrese después de una incapacidad médica
mayor o igual a 30 (treinta) días y a los trabajadores con incapacidades menores,
según criterio médico. Su objetivo es determinar las condiciones generales de
salud y verificar si las condiciones funcionales del individuo al reingreso son
compatibles con el cargo que desempeña. Debe practicarse antes de reingresar a
la labor.
En caso de disminución de la funcionalidad, se debe precisar el tipo de actividades
restringidas y coordinar la rehabilitación y/o reubicación del trabajador con la
Administradora de Riesgos Laborales. El médico laboral expide una certificación
indicando si hay o no alguna restricción para desarrollar la actividad usual.
Examen por Reubicación Laboral o Cambio de Ocupación: Es la evaluación
médica que se realiza al trabajador cada vez que éste cambie de ocupación y ello
implique cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a
nuevos o mayores factores de riesgo, en los que se detecte un incremento de su
magnitud, intensidad o frecuencia.
Examen Médico de Retiro: Evaluación médica ejecutada cuando se termina la
relación laboral, con el objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las
que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
Historia Clínica laboral: Es un documento privado, obligatorio y sometido a
reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del
paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo
de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser
conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por
Ley.
Profesiograma: Es un método de estudio para determinar las exigencias del
trabajo y las aptitudes mínimas para su desempeño. Se trata de un modelo de
adaptación del hombre al trabajo que tiene el objetivo de seleccionar al personal
más adecuado para el mismo, analizando para ello tanto los requisitos del puesto
como la caracterización psicofísica y biológica del trabajador.
6. CONDICIONES GENERALES
Las Evaluaciones Médicas Ocupacionales (Ingreso, Periódicos, de Retiro y
de Cambio de Puesto de Trabajo) deberán ser realizadas por un médico
especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia vigente,
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siguiendo los criterios definidos en la Resolución 2346 de 2007 y
Resolución 1918 de 2009, que regula practica de evaluaciones medicas
ocupacionales y el contenido de las historias clínicas ocupacionales.
La solicitud, control y seguimiento de los exámenes médicos ocupacionales
de ingreso, periódicos y de egreso, están en custodia del área hseq.
El área de hseq es responsable del manejo de la confidencialidad del
personal de la organización, y según lo establecido por ley, tendrá reserva
absoluta de la información que los exámenes médicos de ingreso,
periódicos como los de egreso arrojen.
Es responsabilidad del área hseq, asegurar que la realización de los
exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso los
realice una entidad médica certificada en Seguridad y salud en el trabajo.
7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
7.1. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE INGRESO:
El Examen Médico de Ingreso deberá ser tomado por aquellos aspirantes
seleccionados para el desempeño de cargos vacantes en la empresa; su
realización deberá llevarse a cabo antes de la vinculación del aspirante
seleccionado a la empresa.
El objetivo de este examen es registrar las condiciones de salud del trabajador al
ingreso y verificar que las labores y condiciones propias del cargo no tengan
incidencia negativa alguna en el estado de salud del nuevo trabajador; igualmente,
verificar que el nuevo trabajador cumpla con las condiciones físicas y sicológicas
necesarias para el adecuado desempeño del cargo, en especial, lo concerniente a
salvaguardar personas y bienes.
Los pasos a seguir son:
El área hseq envía al aspirante de acuerdo a la confirmación del proveedor
de servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, para la realización del
examen médico ocupacional de ingreso.
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El aspirante debe presentarse en las instalaciones del proveedor de
servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, con su cédula, cargo a ocupar
y de acuerdo al profesiograma se define los exámenes paraclínicos a
realizar y énfasis en el examen físico.
El día del examen el aspirante se debe presentar con el del proveedor de
servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se inicia con la toma de
exámenes de acuerdo al cargo que va a ocupar y profesiograma, el examen
debe ser realizado por parte de un Médico Especialista en Seguridad y
Salud en el Trabajo.
El Médico Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo emite el
concepto de aptitud del aspirante, teniendo en cuenta los resultados de los
paraclínicos y los hallazgos al examen físico.
El certificado de aptitud laboral resultante, debidamente firmado por el
médico y el aspirante; el proveedor de servicios de Seguridad y Salud en el
Trabajo envía el certificado de aptitud al responsable de Seguridad y Salud
en el Trabajo de CONSTRUCCIONES J&D SAS, en sobre cerrado con el
aspirante o se envía por correo certificado, para que se continúe con el
proceso de contratación.
Para su guarda y custodia; las historias clínicas médicas ocupacionales,
con sus paraclínicos serán custodiadas por el proveedor de servicios de
Seguridad y Salud en el Trabajo según las disposiciones legales.
(Resolución 2346 de 2007, Resolución de 1819 de 2009).
Control de Calidad y Resultados de los Exámenes Ocupacionales:
Cada Concepto Médico será revisada por el responsable de Seguridad y Salud en
el Trabajo, quien analizará la objetividad del mismo, y registrará los resultados y
recomendaciones en una base de datos, que permita introducir a cada trabajador
en un programa de seguimiento de su estado de salud el cual se hará conocer a
cada trabajador de forma individual.
Certificado de Reporte de Aptitud:
El médico del emitirá su concepto en un Certificado de Aptitud, el cual será
enviado en sobre sellado con el aspirante al responsable de Seguridad y Salud en
el Trabajo de la compañía, para su proceso de selección y posteriormente una vez
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sea aceptado el trabajador dicho certificado será anexado a la carpeta de hoja
laboral del aspirante.
7.2. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL PERIÓDICO
Este examen médico deberá ser tomado por los trabajadores del área operativa y
administrativa cada año.
Estos exámenes tienen como objetivo controlar, prevenir y determinar la existencia
de condiciones que puedan afectar la salud del trabajador mediante la detección
precoz de alteraciones de salud relacionadas con los agentes de riesgo y factores
condicionantes propios de su ocupación u oficio. Por otra parte, permite verificar
si el trabajador cumple con las condiciones físicas necesarias para continuar el
adecuado desempeño del cargo en la empresa, así como para la realización de
diagnósticos y controles de enfermedades generales, orientando su tratamiento
con la EPS.
Se generará un informe de condiciones de salud y tendencias de enfermedades
laborales o de origen común, morbilidad, de la empresa, con el fin de definir
acciones específicas de Vigilancia Epidemiológica. Para la elaboración del
Diagnóstico de salud se tomará como base la información de las historias de los
exámenes periódicos y se realizará una base de datos con la misma.
Objetivos del Examen Médico Ocupacional Periódico:
Evaluar la efectividad de las medidas preventivas.
Identificar a los trabajadores con un especial grado de susceptibilidad a un
factor de riesgo, con el fin de definir acciones específicas de Vigilancia
epidemiológica.
Definir si el estado de salud de una persona sigue siendo compatible con
las condiciones de trabajo.
Los pasos a seguir son:
De acuerdo a los riesgos existentes en CONSTRUCCIONES J&D SAS, se
determinó la periodicidad para la realización de los exámenes médicos
ocupacionales periódicos y los paraclínicos que se deben incluir según cargos.
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CONSTRUCCIONES J&D SAS, determina las fechas para la ejecución de los
exámenes médicos ocupacionales periódicos, y con el proveedor de Servicios de
Seguridad y Salud en el Trabajo se establece el sitio y horarios para la realización
de los mismos.
CONSTRUCCIONES J&D SAS proporciona al proveedor de Servicios de
Seguridad y Salud en el Trabajo un listado con las personas cuya antigüedad es
mayor a 1 año, con nombres completos, cédula, cargo y EPS.
Inicialmente se realizan los exámenes paraclínicos según el cargo.
Posteriormente se realiza el examen físico ocupacional periódico con los énfasis
solicitados y el análisis de los exámenes paraclínicos, de acuerdo al
profesiograma.
El Médico Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo, una vez ha realizado el
examen ocupacional da a conocer al trabajador los resultados de los exámenes y
le da las recomendaciones pertinentes según lo encontrado.
El proveedor de Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, entrega los
Conceptos médicos de cada trabajador, con las respectivas restricciones y/o
recomendaciones según el caso. Se envía al responsable de Seguridad y Salud
en el Trabajo de CONSTRUCCIONES J&D SAS.
7.3. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE RETIRO
Es un examen opcional que se le ofrece al trabajador y se realiza cuando el
trabajador termina su contrato con la empresa. Tiene como finalidad determinar el
estado de salud al egreso del trabajador, tanto desde el punto de vista general como
profesional.
Igualmente, se pretende mediante este examen, comprobar la efectividad y el
impacto de las medidas de control ambiental, para así orientar las acciones
preventivas y evitar la ocurrencia de nuevos casos.
Los pasos a seguir son:
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CONSTRUCCIONES J&D SAS, entrega a cada trabajador una carta de
remisión al proveedor de servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, para
la realización del examen médico ocupacional de retiro o egreso. La carta
debe incluir como mínimo el nombre del aspirante, número de cédula y
cargo que desempeñó; para que este lo practique a más tardar cinco días
después de la fecha de retiro de la empresa, en el lugar y por el médico
contratado por la empresa, pasados estos cinco días hábiles se
entenderá que el trabajador retirado acepta no tener ninguna
alteración de salud relacionada con el cargo desempeñado.
Básicamente busca determinar cualquier alteración en el estado de salud
del trabajador causado por el ambiente laboral.
El trabajador se debe comunicar con el proveedor de servicios de Seguridad
y Salud en el Trabajo para solicitar la cita para la realización del examen
médico ocupacional de egreso.
El día de la cita el aspirante se debe presentar al proveedor de servicios de
Seguridad y Salud en el Trabajo con la carta remisoria y su documento de
identidad (cedula de ciudadanía).
Se realiza el examen médico ocupacional por parte de un Médico
Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo, con el diligenciamiento de la
Historia Médica Ocupacional del proveedor de servicios de Seguridad y
Salud en el Trabajo
El Médico Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo emite el concepto
del estado de salud del trabajador, teniendo en cuenta los hallazgos al
examen físico con énfasis osteomuscular.
El Médico Especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo dejará constancia
en la Historia Clínica la evidencia de Enfermedad Laboral o Secuelas de
Accidentes de Trabajo si los hubiera.
El certificado de aptitud laboral resultante, debidamente firmado por el
médico y el aspirante, el proveedor de servicios de Seguridad y Salud en el
Trabajo envía el certificado de aptitud responsable de CONSTRUCCIONES
J&D SAS en sobre cerrado.
Para su guarda y custodia; las historias clínicas médicas ocupacionales de
egreso, con sus paraclínicos si es el caso, serán custodiadas por el
proveedor de servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo según las
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disposiciones legales. (Resolución 2346 de 2007, Resolución de 1819 de
2009).
7.4. EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL DE REUBICACIÓN Y POST-
INCAPACIDAD
La reubicación de puesto de trabajo es una medida complementaria en la
medicina del trabajo encaminada a la prevención, mejoramiento y/o la
recuperación del estado de salud de nuestros trabajadores. Para esta actividad, se
buscara la intervención del equipo de Medicina Laboral de la ARL, quienes harán
los reconocimientos médicos para la reubicación, apoyaran en el análisis del
puesto de trabajo actual y el posible puesto al que puede ser reubicado, y
determinar si la reubicación es temporal o definitiva
Post incapacidad: Cuando el trabajador termina una incapacidad por accidente
de trabajo y por lesión osteomuscular de origen común mayor o igual a 15 días
que pueda influir en el adecuado desempeño laboral; cuando presenta indicios de
enfermedades que puedan ser ocasionadas por el tipo de trabajo que desempeña
Los pasos a seguir son:
Determinación del personal susceptible de este examen (reubicación o
cambio de contrato, ascensos en donde se modifique notoriamente la
actividad a desarrollar y la exposición a nuevos riesgos profesionales).
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, entrega la autorización
para la realización del examen médico y los paraclínicos al trabajador con el
fin que se remita a proveedor de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Realización por parte de proveedor de Seguridad y Salud en el Trabajo, del
examen ocupacional en el formato de la Historia Clínica Ocupacional
establecida y los paraclínicos respectivos, de acuerdo con los perfiles
médicos ocupacionales.
Envío del concepto de aptitud por parte de proveedor de Seguridad y Salud
en el Trabajo a CONSTRUCCIONES J&D SAS, en donde se establezca la
aptitud o no del trabajador al nuevo cargo.
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Examen Post incapacidad por accidente de trabajo y por lesión
osteomuscular de origen común mayor o igual a 30 días o indicios de
Enfermedad Laboral
Se le solicita al trabajador la historia clínica del médico que lo atiende en la
E.P.S. y de acuerdo a esta, el responsable de Seguridad y Salud en el
trabajo de CONSTRUCCIONES J&D SAS, evalúa si el trabajo que está
desempeñando le está afectando su salud, mediante la realización tanto de
los exámenes paraclínicos que considere necesarios como del examen
médico.
A partir de los resultados obtenidos y las recomendaciones emitidas por el
Medico, se determinan las posibilidades de reubicar al trabajador en otro
cargo en el cual no se afecte su salud y se pueda recuperar prontamente
8. MANEJO DE LA HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL – MECANISMOS DE
GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD
En cumplimiento al Artículo 2 de la Resolución 6398 de 1991 del Ministerio de
Trabajo, la Resolución 839 de marzo 2017 y la Resolución 2346 de 2007 y la
resolución 1918 de 2009, que establecen que la historia clínica del trabajador es
un documento privado, obligatorio y sometido a reserva; en el que se registran
cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y
demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su
atención.
Esta documentación solo puede ser conocida por terceros previa autorización del
paciente o en los casos previstos por la ley salvo los siguientes casos:
Por orden de autoridad judicial.
Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando éste la
requiera con fines estrictamente médicos.
Por solicitud del médico o prestador de servicios en Seguridad y Salud en el
Trabajo, durante la realización de cualquier tipo de evaluación médica,
previo consentimiento del trabajador, para seguimiento y análisis de la
historia clínica ocupacional.
Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la
pérdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.
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La IPS que realiza los exámenes ocupacionales, tendrán la guarda y custodia de
las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional, de
acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 1918 de 2009.
9. COSTOS DE LOS EXAMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
La compañía asume en su totalidad el costo de los exámenes médicos
ocupacionales que deba practicarse todo nuevo trabajador, o que ya esté
trabajando, conforme al artículo 348 del C.S.T., los artículos 2 literal b), de los
artículos 28, 29 y 30 del Decreto 614 de 1984 y el numeral 1 del artículo 10 de la
Resolución 1016 de 1989.
10. NOTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El Procedimiento de Exámenes Médicos Ocupacionales, será de conocimiento de:
1. Gerente de la compañía.
2. Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. Operarios
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11. FLUJOGRAMA
ITE ETAPA DESCRIPCION RESPONSABL DOCUMENTO
M E
1 INICIO
Una vez aceptado el
Autorización para la aspirante, se da la
2 realización de los autorización para realizar
exámenes los exámenes de ingreso en
el centro médico
correspondiente
3
Apto
SI NO
1
De acuerdo con los riesgos Historia Clínica
a los cuales se encuentra Ocupacional
4 expuesto el trabajador, se
Exámenes Médicos realizan estos exámenes
Periódicos
cada año según cargo.
NO
5
La reubicación se realiza
Apto según recomendaciones del Historia Clínica
SI NO médico Ocupacional
Al terminar el vínculo del
trabajador con la empresa,
Reubicación se da la orden para que el
trabajador se practique los
exámenes de retiro en el
centro médico Historia Clínica
Exámenes Médicos correspondiente. Ocupacional
De Egreso
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DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
Profesiograma.
Concepto Médico Emitido por la entidad prestadora de servicios de Seguridad
y Salud en el Trabajo
Copia de la Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo del (los) médicos que
realizan las evaluaciones
Copia de la Resolución de Licencia de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
entidad prestadora de servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo emitido
por la autoridad en Salud correspondiente.
Informe de Diagnóstico de Condiciones de Salud.
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MODELO ORDEN DE AUTORIZACION REALIZACIÓN DE EXÁMENES
OCUPACIONALES
Señor Proveedor:
___________________________________________________________
Sírvase realizar el examen Ocupacional de:
o Ingreso
o Periódico
o Egreso
o Pos incapacidad
o Trabajo en Alturas
o Reubicación Laboral
Al Señor(a)
________________________________________________________________
Dirección:
_________________________________________________________________
Teléfono: _________________________________________________________
Cordialmente,
_____________________
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
ATPR 07 Rev. 07/19
