UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES

COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN

IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP

PARA UN MODELO DE INDUSTRIA DE ALIMENTOS

Por:
Anabella Torrealba Araque

INFORME DE PASANTÍA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar
como requisito parcial para optar al título de
Ingeniero en Computación

Sartenejas, Marzo de 2009

 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN

IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE

INDUSTRIA DE ALIMENTOS

Por:
Anabella Torrealba Araque

Realizado con la asesoría de:

Tutor Académico: Kenyer Domínguez
Tutor Industrial: Omar Fierro

INFORME DE PASANTÍA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar
como requisito parcial para optar al título de
Ingeniero en Computación

Sartenejas, Marzo de 2009

 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN

ACTA FINAL DE PROYECTO DE PASANTÍA

IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE

INDUSTRIA DE ALIMENTOS

Presentado por:
Anabella Torrealba Araque

Este informe de pasantía ha sido aprobado por el siguiente jurado examinador:

________________________________________
Prof. Manuel Rodríguez (Jurado)

________________________________________
Prof. Kenyer Domínguez (Tutor Académico)

________________________________________
Ing. Omar Fierro (Tutor Industrial)

Sartenejas, marzo de 2009

 iv

IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE

INDUSTRIA DE ALIMENTOS

Por:
Anabella Torrealba Araque

RESUMEN

Este trabajo contiene una exposición detallada del conjunto de actividades llevadas a cabo
para completar el proyecto de pasantía larga realizado en la empresa IBM (International Business
Machines). El mismo consistió en la configuración o personalización del módulo financiero del
sistema SAP R/3 para una empresa ficticia del sector alimenticio, de manera que pudieran ser
satisfechos todos sus requerimientos funcionales.

El ciclo de vida del proyecto fue manejado a través de la metodología Ascendant SAP, la
cual permitió hacer un estudio previo de los requerimientos del negocio, un planteamiento de
escenarios y procesos (soportados o no por el sistema SAP), una adaptación del sistema para
satisfacer tales procesos, mediante configuraciones y nuevos desarrollos, y un ciclo de pruebas a
los cambios realizados.

Como resultado del proyecto se obtuvo un sistema preconfigurado en términos

financieros, mediante el cual se pueden llevar a cabo todos los procesos de esta área para una
empresa ficticia; con lo cual se facilita el trabajo a la hora de adaptarlo a un caso real.
Adicionalmente, el pasante adquirió conocimientos invaluables que lo ayudarán a dar sus
primeros pasos como consultor profesional.
 v

ÍNDICE GENERAL

RESUMEN..................................................................................................................................... iv
ÍNDICE GENERAL....................................................................................................................... v
ÍNDICE DE TABLAS................................................................................................................. viii
ÍNDICE DE FIGURAS.................................................................................................................. ix
LISTA DE ABREVIATURAS........................................................................................................ x
INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 1
Planteamiento del problema....................................................................................................... 1
Objetivo General......................................................................................................................... 2
Objetivos Específicos................................................................................................................. 3
Justificación e importancia......................................................................................................... 3
CAPÍTULO 1.................................................................................................................................. 5
ENTORNO EMPRESARIAL......................................................................................................... 5
1.1 Descripción General............................................................................................................. 5
1.2 Misión................................................................................................................................... 6
1.3 Visión.................................................................................................................................... 6
1.4 Desarrollo Profesional.......................................................................................................... 7
1.5 GBS (Global Business Services).......................................................................................... 7
1.6 Ubicación del pasante........................................................................................................... 8
CAPÍTULO 2.................................................................................................................................. 9
MARCO TEÓRICO........................................................................................................................ 9
2.1 ERP....................................................................................................................................... 9
2.2 SAP R/3.............................................................................................................................. 11
2.2.1 Módulos de SAP....................................................................................................... 13
2.2.2 Clasificación de los datos en SAP............................................................................ 15
2.2.3 Mandante en SAP..................................................................................................... 16
2.2.4 Transacción en SAP.................................................................................................. 17
 vi
2.3 SAP FI................................................................................................................................ 17
2.3.1 Libro de Mayor (FI-GL)........................................................................................... 19
2.3.2 Cuentas por cobrar (FI-AR)...................................................................................... 19
2.3.3 Cuentas por pagar (FI-AP)........................................................................................ 20
2.3.4 Tesorería (FI-TR)...................................................................................................... 20
2.4 ABAP/4.............................................................................................................................. 21
2.4.1 ARICE...................................................................................................................... 21
2.4.2 Smartforms................................................................................................................ 22
CAPÍTULO 3................................................................................................................................ 24
MARCO METODOLÓGICO....................................................................................................... 24
3.1 Estructura de Ascendant SAP............................................................................................. 25
3.2 Dominios de Ascendant SAP............................................................................................. 26
3.3 Fases de Ascendant SAP.................................................................................................... 28
3.3.1 Fase 0 - Evaluación................................................................................................... 29
3.3.2 Fase 1 - Preparación del Proyecto............................................................................. 30
3.3.3 Fase 2 - Business Blueprint...................................................................................... 31
3.3.4 Fase 3 - Realización.................................................................................................. 33
3.3.5 Fase 4 - Preparación Final........................................................................................ 35
3.3.6 Fase 5 - Go Live........................................................................................................ 36
3.3.7 Fase 6 - Sostenibilidad.............................................................................................. 37
3.4 Fases contempladas............................................................................................................ 39
CAPÍTULO 4................................................................................................................................ 41
FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO............................................................................ 41
4.1 Planificación inicial............................................................................................................ 41
4.2 Procedimientos del proyecto.............................................................................................. 42
4.3 Requerimientos técnicos..................................................................................................... 43
CAPÍTULO 5................................................................................................................................ 44
FASE 2 - BUSINESS BLUEPRINT............................................................................................. 44
5.1 Entrenamiento del pasante.................................................................................................. 44
5.2 Estructura organizacional................................................................................................... 48
5.3 Procesos de negocio............................................................................................................ 50
5.3.1 Contabilidad General................................................................................................ 51
5.3.2 Gestión de Cobranzas............................................................................................... 52
 vii
5.3.3 Gestión de Pagos....................................................................................................... 53
5.3.4 Gestión de Efectivo................................................................................................... 53
5.4 Identificación de los ARICE............................................................................................... 54
5.5 Brechas............................................................................................................................... 55
CAPÍTULO 6................................................................................................................................ 56
FASE 3 - REALIZACIÓN............................................................................................................ 56
6.1 Configuración base............................................................................................................. 56
6.1.1 Configuraciones Globales......................................................................................... 57
6.1.2 Libro de Mayor......................................................................................................... 60
6.1.2.1 Escenarios de Prueba.................................................................................... 61
6.1.3 Cuentas por Cobrar y Pagar...................................................................................... 61
6.1.3.1 Escenarios de Prueba.................................................................................... 63
6.1.4 Tesorería................................................................................................................... 65
6.1.4.1 Escenarios de Prueba.................................................................................... 65
6.2 Configuración final............................................................................................................. 66
6.3 Desarrollo personalizado.................................................................................................... 67
6.3.1 Conversión de datos.................................................................................................. 67
6.3.2 Reporte y Formulario................................................................................................ 68
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................................ 71
REFERENCIAS............................................................................................................................ 73
 viii

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 3.1 Componentes de la jerarquía WBS de Ascendant SAP................................................. 25

Tabla 3.2 Dominios y subdominios de Ascendant SAP................................................................ 27
Tabla 3.3 Paquetes de trabajo - Fase 1.......................................................................................... 30
Tabla 3.4 Paquetes de trabajo - Fase 2.......................................................................................... 32
Tabla 3.5 Paquetes de trabajo - Fase 3.......................................................................................... 34
Tabla 3.6 Paquetes de trabajo - Fase 4.......................................................................................... 35
Tabla 3.7 Paquetes de trabajo - Fase 5.......................................................................................... 37
Tabla 3.8 Paquetes de trabajo - Fase 6.......................................................................................... 38
Tabla 6.1 Escenarios de Prueba - Libro de Mayor........................................................................ 61
Tabla 6.2 Escenarios de Prueba - Cuentas por Cobrar y Pagar..................................................... 63
Tabla 6.3 Escenarios de Prueba - Tesorería................................................................................... 65
Tabla 6.4 Clasificación de las cuentas de mayor, deudores y acreedores..................................... 67
 ix

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1.1 Estructura Organizacional de IBM................................................................................. 6

Figura 2.1 Representación de los módulos estándares de SAP R/3.............................................. 12
Figura 2.2 Arquitectura Cliente-Servidor de SAP......................................................................... 12
Figura 2.3 Flujo de ejecución de los Smartforms.......................................................................... 23
Figura 3.1. Fases de las metodologías Ascendant SAP y AcceleratedSAP.................................. 24
Figura 3.2 Estructura WBS de Ascendant SAP............................................................................. 25
Figura 3.3. Fases de Ascendant SAP............................................................................................. 29
Figura 4.1 Conexión a SAP R/3.................................................................................................... 43
Figura 5.1 Barras de trabajo en SAP............................................................................................. 45
Figura 5.2 Botones más usados en SAP........................................................................................ 45
Figura 5.3 Campo comando de SAP............................................................................................. 45
Figura 5.4 Tipos de campos en SAP.............................................................................................. 46
Figura 5.5 Mensajes del sistema SAP........................................................................................... 46
Figura 5.6 Árboles de transacciones en SAP................................................................................. 47
Figura 5.7 Jerarquía financiera en SAP......................................................................................... 50
Figura 5.8 Proceso de los cierres contables................................................................................... 52
Figura 5.9 Proceso de la contabilización y notificación de intereses de mora de deudores.......... 55
Figura 6.1 Pantalla inicial del desarrollo ZINTERESESDEMORA............................................. 68
Figura 6.2 Datos autocompletados para la contabilización de la Nota de Crédito........................ 69
Figura 6.3 Carta notificatoria de intereses de mora....................................................................... 70
 x

LISTA DE ABREVIATURAS

ABAP Advanced Business Applications Programming

AM Assets Management / Contabilidad de Activos Fijos

ARICE Reportes, interfaces, conversiones de datos, ampliaciones y formularios

ASAP Accelerated SAP

BPP Business Process Procedures

ERP Enterprise Resource Planning

FI Finance Accountig / Contabilidad Financiera

FI-AP Accounts Payable / Cuentas por pagar

FI-AR Accounts Receivable / Cuentas por cobrar

FI-GL General Ledger / Libro de Mayor

FI-TR Treasury / Tesorería

GBS Global Business Services

HP Hewlett Packard
 xi
HR Human Resources / Recursos Humanos

IBM International Business Machines

IS Industry Solutions / Soluciones de Industria

IVA Impuesto al Valor Agregado

MM Material Management / Gestión de Materiales

MRP Material Resource Planning

PC Personal Computer / Computador Personal

PM Plant Maintenance / Mantenimiento de Planta

PP Production Planning / Planificación de la Producción

PS Project System / Sistema de Proyectos

QM Quality Management / Gestión de Calidad

RDBMS Relational Data Base Management System / Sistema Administrador de Bases de

Datos Relacionales

SAP AG Systeme, Anwendungen und Produkte / Sistemas, Aplicaciones y Productos

SAP GUI Cliente para acceder a SAP R/3

SAP R/3 Principal producto de la empresa SAP AG, sistema de información de tipo ERP

SD Sales and Distribution / Ventas y Distribución

 xii
SPRO Transacción de Configuración en SAP

SSA Spanish South America

TI Tecnología de la Información

WBS Work Breakdown Structure

WF Workflow / Flujo de Trabajo

 1

INTRODUCCIÓN

En esta sección se presentan los puntos claves que definen el proyecto, para proveer una
visión general del problema planteado y la solución buscada. Para ampliar dicha visión se
exponen claramente los objetivos, general y específicos, y una breve justificación de la
importancia de la ejecución del proyecto.

Más adelante, el trabajo se divide en capítulos, en los cuales se expone una visión
resumida de la empresa donde se llevó a cabo el proyecto, un marco de las bases teóricas que
sustentan las herramientas utilizadas para alcanzar solución, una descripción completa y detallada
de la metodología empleada en el desarrollo, y por último, la explicación de las actividades
específicas llevadas a cabo en cada fase de la metodología contemplada en el proyecto, en donde
se incluyen los resultados obtenidos, que abarcan todos los objetivos que se exponen a
continuación en esta sección.

Planteamiento del problema

Las empresas pertenecientes a la industria alimenticia se encuentran en una búsqueda

constante de crecimiento y desarrollo ante la gran demanda y desafíos que se les presentan, dada
su condición de productores de bienes y servicios de primera necesidad para todo ser humano.
Por esto y por el alto nivel de competitividad que se presenta en el mercado, las empresas se
esfuerzan por mejorar sus procesos pertenecientes a la cadena de suministros, y aquellos que dan
soporte a éstos; que les permitan resaltar ante los consumidores, por encima de sus principales
competidores.

La tecnología surge como principal herramienta para lograr este crecimiento y continuo
mejoramiento de los procesos. Los sistemas de información son el principal aliado para
 2
automatizar las actividades de las empresas, de la mano con su capacidad de almacenamiento de
información, que suele ser delicado y requiere de precisión, consistencia y disponibilidad en todo
momento. El manejo de esta información es comúnmente realizado a través de varios sistemas
que desarrollan funciones específicas para cada área perteneciente a la empresa. Sin embargo, en
muchos casos, la disponibilidad de la información no es necesariamente inmediata debido a que
no está concentrada en un mismo lugar, y algunos sistemas deben esperar por otros para obtener
los datos que les permitan ejecutar sus funciones.

Ante este problema, se presenta la solución de los sistemas de Planificación de Recursos

Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), en los cuales se soportan los procesos de todas las
áreas del negocio y la información se encuentra disponible para todas ellas en todo momento y en
un único lugar. Más específicamente, surge la solución de SAP R/3, el cual es uno de los sistemas
del tipo ERP más populares y aceptados en la actualidad.

A pesar de que SAP R/3 contempla la mayoría de los procesos de negocio, su versión
estándar no funciona por sí sola para ninguna empresa. Por su condición de sistema
estandarizado, engloba muchas funcionalidades que deben ser adaptadas de acuerdo con las
necesidades específicas de cada empresa en particular. Debido a esto, se propone la configuración
del sistema SAP, de manera que soporte las actividades específicas de la empresa manufacturera
y distribuidora de alimentos seleccionada para el proyecto, una empresa ficticia denominada
Alimentos SSA. Para este proyecto se realizará la configuración del sistema para el módulo de
finanzas de SAP R/3 de manera que el sistema abarque todos los procesos financieros y se pueda
proceder con la configuración o personalización de los módulos restantes requeridos por la
empresa.

Objetivo General

Configurar el sistema SAP en su módulo financiero (FI) para soportar los procesos de
negocio en esta área de una empresa de alimentos ficticia, mediante el uso de las funcionalidades
estándares de SAP y la propuesta e implementación de soluciones fuera de su alcance.
 3
Objetivos Específicos

 Adquirir los conocimientos de la Metodología Ascendant SAP y el funcionamiento del

sistema SAP en la funcionalidad financiera (FI)

o Participar en la formación metodológica a utilizar

o Definir y confirmar los objetivos y el alcance generales y específicos
o Participar en la formación SAP ERP, global y específica

 Analizar los procesos financieros con las funcionalidades SAP que los soportan. Adquirir
los conocimientos generales del negocio y visión global de la solución SAP a implantar.

o Levantar y analizar la información de las bases de conocimientos de IBM y SAP

o Definir los procesos y escenarios a desarrollar en SAP
o Listar los ARICE (reportes, interfaz, conversión de datos, ampliación y
formularios)
o Analizar brechas (GAP’s)

 Configurar y probar las funcionalidades SAP FI que soportan los procesos financieros
para la industria.

o Definir las jerarquías SAP y el plan de configuración base y final.

o Configurar, probar y documentar los BPP (Business Process Procedures)
o Implementar los ARICE
o Desarrollar las pruebas integrales

Justificación e importancia

La elaboración de los productos entregables del proyecto representa un trabajo de altísimo

valor para la empresa IBM. El primer y más importante aporte es la documentación generada por
el proyecto, la cual será útil para futuras implantaciones del sistema SAP a empresas
 4
pertenecientes a la industria de alimentos y afines. Estos productos contribuyen a una ejecución
más rápida y eficiente de los casos reales de implantación.

Además, tanto el sistema configurado y personalizado, como la documentación del mismo

pueden servir para demostraciones a potenciales clientes de las bondades y capacidades del
sistema SAP y su capacidad de personalización y ampliación, de forma tal que sea más sencillo
captar su atención.

Por otra parte, el proceso de entrenamiento del personal de IBM, se facilita en gran
medida con los productos desarrollados en el proyecto. Tanto los miembros de equipos de futuros
proyectos de implantación de SAP, como nuevos trabajadores carentes de experiencia, se ven
beneficiados con los productos de este proyecto, pues son utilizados para comenzar a aprender o
para ampliar sus conocimientos en la materia.

Por último, sin restarle ningún tipo de importancia, el proyecto facilitó el entrenamiento
del pasante en el área de consultoría, para proporcionarle a la empresa un nuevo recurso humano,
no totalmente experimentado pero sí altamente calificado para afrontar proyectos reales, haciendo
uso de los aprendizajes adquiridos a lo largo del proyecto.
 5

CAPÍTULO 1
ENTORNO EMPRESARIAL

Este capítulo contiene una descripción general de la empresa IBM (International Business
Machines), en la cual se realizó el proyecto de pasantía, de forma tal que se puedan conocer
aspectos como su misión, visión y estructura, que den al lector una idea del entorno en donde se
desenvolvió el pasante durante la elaboración del proyecto.

1.1 Descripción General

IBM es una de las empresas de TI (Tecnología de la Información) más importantes del

mundo. Con sede en Armonk, NY y presencia en 160 países, es la mayor empresa del mundo en
hardware, servicios y financiamiento TI. Cuenta con una trayectoria de más de 90 años en el
mercado mundial, remontando sus comienzos a 1885, cuando se gestaron sus primeros inventos.
Luego de transcurridos varios años, en 1917 se funda la International Business Machines
Company Ltd. of Canada, la cual, 7 años más tarde cambió su nombre por International Business
Machines Corporation, denominación que se mantiene hasta la actualidad, y se posiciona como
líder a nivel mundial, siendo la tercera empresa más valiosa y admirada, únicamente por debajo
de Microsoft y HP (Hewlett Packard).

IBM de Venezuela es la empresa de TI más importante del país, brindando sus servicios
en esta área por más de 70 años ininterrumpidos. Con sede principal en Caracas, forma parte de la
región SSA (Spanish South America) y es, en conjunto con la sede ubicada en Argentina, el
núcleo más importante de la región.
 6
IBM es una empresa de servicios, cuya misión principal es atender las necesidades de los
clientes del sector TI, brindándoles toda una gama de soluciones profesionales adaptadas a cada
caso particular. Para lograr sus objetivos, la empresa se apoya en sus 3 unidades principales:
Hardware, Software y Servicios, las cuales trabajan de la mano con sus áreas de soporte, entre las
cuales destacan: Finanzas, Operaciones, Contratos y Negociaciones, Legal, Recursos Humanos,
Marketing y Comunicaciones. [12]. Ver Figura 1.1.

Figura 1.1 Estructura Organizacional de IBM. Fuente: Elaboración Propia

1.2 Misión

"Luchamos por ser líderes en la creación, desarrollo y manufactura de tecnología en la

industria informática. Traducimos esta tecnología de avanzada en valor para nuestros clientes a
través de nuestras soluciones profesionales, servicios y consultoría alrededor del mundo."[12]

1.3 Visión

"Identificar las necesidades del mercado y desarrollar respuestas tecnológicas de la mejor

calidad y nivel de servicio. Ofrecer precios competitivos y esforzarnos en mejorar la satisfacción
de los clientes, empleados, proveedores, asociados y de las comunidades donde operamos." [12]
 7
1.4 Desarrollo Profesional

Para IBM, el desarrollo profesional consiste en llevar a los empleados a su máximo

potencial para crear una fuerza de trabajo motivada, comprometida, preparada y alineada con los
objetivos de la organización. De esta manera se fomenta la sinergia entre lo que el empleado
quiere y lo que la empresa necesita, logrando resultados mucho más satisfactorios.

Para lograr este desarrollo profesional, IBM se enfoca en la búsqueda de talentos con
competencias específicas, entre las cuales se encuentran confiabilidad, comunicación, capacidad
para tomar responsabilidades, foco en el cliente, motivación para conseguir resultados, pasión por
el negocio, capacidad para resolver problemas de forma creativa, adaptabilidad, colaboración y
trabajo en equipo. Éstas deben ir alineadas con los valores de la empresa: dedicación al éxito de
cada cliente, innovación, confianza y responsabilidad. [12]

1.5 GBS (Global Business Services)

GBS es la unidad de consultoría de IBM y pertenece al área de Servicios. Fue fundada

recientemente, en el año 2002, como consecuencia de la compra, por parte de IBM, de una
empresa consultora llamada Price. Esta área centra su foco en generar ideas que proporcionen el
beneficio del cliente, a través de la fusión de las ideas del negocio con la tecnología.

Su misión se enfoca en ayudar a los clientes en sus procesos de negocio, aportando su

experiencia en la industria y un profundo conocimiento de soluciones tecnológicas que le
permiten conocer temas específicos de la industria y adquirir la habilidad para diseñar, construir y
ejecutar esas soluciones logrando así la línea base del valor del negocio.

Por su parte, la visión de GBS se centra en tres aspectos fundamentales: innovación más
profunda, mejor y más rápida ejecución; y mayor responsabilidad para resultados; lo cual
equivale a un mayor valor para el cliente.

GBS ofrece soluciones a tres sectores fundamentales:

 8
 Sector financiero: banca, seguros, mercados financieros y de capitales.
 Multisector: distribución, industrial y sector público.
 Comunicaciones: medios, entretenimiento y telecomunicaciones. [12]

Uno de los servicios más importantes que proporciona GBS a sus clientes es el de
consultoría SAP.

1.6 Ubicación del Pasante

Durante la realización del proyecto de pasantía larga, el pasante ocupó el cargo de

Consultor Júnior en SAP FI, dentro de la unidad de GBS. Este rol significó la oportunidad de
llevar la responsabilidad de crear un modelo de negocio y configuración para una empresa
manufacturera y distribuidora de alimentos ficticia, siendo un gran aporte para la organización en
futuras implantaciones reales del sistema SAP, que se realicen a clientes pertenecientes a este tipo
de industria.
 9

CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO

En este capítulo se exponen todas las bases teóricas que sustentan el desarrollo del
proyecto, comenzando por la definición de los sistemas ERP, sus características, ventajas y
desventajas; siguiendo con una profunda descripción del sistema SAP R/3; su arquitectura,
módulos y conceptos relevantes para el caso de estudio, haciendo especial énfasis en el módulo
financiero y sus submódulos; y por último, el lenguaje de programación ABAP/4 y las
herramientas del mismo utilizadas en el proyecto.

2.1 ERP

Los sistemas de información ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemas de

planificación de recursos empresariales, son aquellos que integran todas las áreas de negocio a
través de una base de datos centralizada que permite el acceso a toda la información en cualquier
momento. Es por ello que la principal virtud de este tipo de sistemas es la supervisión en tiempo
real de las funciones de la empresa, permitiendo el análisis de diversos temas como la calidad,
disponibilidad, satisfacción del cliente, desempeño y rentabilidad. [15]

Tienen su origen en el concepto de los sistemas MRP, cuyas iniciales se referían a

Material Resource Planning e integraban las actividades de compra y producción. Sobre esta
base, se remplazó la figura de los materiales (Material) por la de la empresa (Enterprise) para
formar los sistemas ERP, que integran todas las áreas de negocio de una empresa. [1]

Los sistemas ERP abarcan diversas áreas, siendo éstas las principales:
 10
 Operaciones y logística: manejo de inventario, MRP, planeación de la producción, gestión
de calidad y envío.
 Finanzas: cuentas por pagar y cobrar, gestión de efectivo, libro mayor, análisis de
beneficios.
 Ventas y mercadeo: gestión de órdenes, gestión de ventas, precios, planeación de ventas.
 Recursos humanos: contabilidad del tiempo del empleado, pago de nómina, entre otros
gastos. [1]

Por lo general los sistemas ERP genéricos son adaptables a la empresa u organización a
quien están destinados. En muchos casos abarcan más de la totalidad de las necesidades de cada
empresa, debido a que son elaborados pensando en función de una recopilación de
funcionalidades que podrían quedar grandes para empresas relativamente sencillas. [15]

SAP, Oracle, Peoplesoft y J.D Edwards son algunos de los principales proveedores de
sistemas de este tipo. Para crear sus sistemas se enfocaron en analizar los procesos de negocio
básicos de las empresas más importantes del mundo y diseñaron bases de datos que incorporaron
muchas de las variaciones que encontraron, lo cual las hace enormemente complicadas. [1]

El R/3 de SAP es el sistema ERP más popular de la actualidad, superando hasta por cinco
veces las capacidades y número de entidades de datos de sus principales competidores, siendo
éste el principal motivo por el cual el resto de los proveedores se centran en la satisfacción de las
necesidades individuales de cada empresa, más que en intentar igualar o superar las capacidades
de datos de SAP R/3.

En general, todos los sistemas ERP tiene la capacidad de configurar y reconfigurar todos
sus aspectos, de forma tal que sea posible respaldar la forma en que la empresa maneja sus
operaciones. [15]

Entre las principales ventajas que proveen este tipo de sistemas se encuentran las
siguientes:

 Eliminación de sistemas ineficientes, costosos e inflexibles

 11
 Adopción de mejores procesos de trabajo
 Mejoramiento del acceso a los datos para tomar decisiones operacionales
 Estandarización de la tecnología.

Por su parte, la principal desventaja que acompaña a un ERP son los costos elevados de
licencias, instalación, mantenimiento, entre otros. A esto se le suma la dificultad de instalación y
configuración, y las grandes cantidades de tiempo que consume hacerlo.

A pesar de esto, los sistemas ERP siguen siendo altamente populares y demandados por
una gran cantidad de empresas en el mundo, independientemente de sus tamaños y envergaduras.
[15]

2.2 SAP R/3

SAP R/3 es el principal producto de la empresa SAP AG (Services, Applications and

Products), creada en 1972 en Walldorf, Alemania por 4 miembros de IBM. Éste se encuentra en
constante crecimiento y desarrollo, siendo su última versión SAP ECC 6.0, producto del
refinamiento de muchas otras versiones anteriores.

SAP es un sistema de información ERP que integra todas las líneas de negocio a través de
una base de datos centralizada que maneja toda la información de una empresa y permite
optimizar los procesos de todas sus áreas. El sistema divide toda esta información a través de sus
12 módulos estándares (Ver Figura 2.1), que a su vez se dividen en submódulos, guardando la
consistencia de información entre ellos en todo momento, con escasa redundancia de datos [15].
 12

Figura 2.1 Representación de los módulos estándares de SAP R/3 [16]

SAP es un sistema cliente/servidor de tres capas. Tal como se muestra en la Figura 2.2, la
capa de Presentación es aquella que contiene la interfaz gráfica para el usuario, a través del SAP
GUI que se encuentra en el PC de cada usuario; la capa de Aplicación es aquella que se encuentra
en el servidor y contiene todos los programas ABAP (Lenguaje de programación en el cual está
escrito SAP) que permiten observar y utilizar la capa de presentación; y por último, la capa de
Base de Datos, es aquella en donde se almacenan todos los datos del sistema mediante el uso de
bases de datos relacionales (RDBMS). [4]

Figura 2.2 Arquitectura Cliente-Servidor de SAP. Fuente: Elaboración Propia

 13
A pesar de que la licencia del sistema SAP es paga, una vez adquirida, el comprador se
encuentra en plena libertad de leer y modificar su código, así como también agregar nuevos
desarrollos, de forma tal que el sistema pueda ser mejorado por sus diversos usuarios. Asimismo,
la empresa SAP permite a quienes lo modifiquen, notificarles de dichos cambios para una posible
inclusión de los mismos, en futuras versiones del sistema.

2.2.1 Módulos de SAP

Como se mencionó anteriormente, SAP provee 12 módulos estándares que separan las
áreas del negocio, pero a su vez, las integran para facilitar la ejecución de todos sus procesos. A
continuación se presenta una breve descripción de cada uno de ellos.

FI (Contabilidad Financiera): se encarga de todos los requerimientos

financieros y de contabilidad del cliente, automatiza la presentación de informes
financieros, así como también todo lo relacionado con el estatus del libro mayor, las
cuentas por pagar y cuentas por cobrar del cliente.

CO (Control de Costos): controla los costos de todos los productos y

servicios que ofrece el cliente, y analiza su rentabilidad en base a los costos de
producción. Utiliza una serie de estrategias y estructuras que permiten estimar los
costos lo más precisamente posible.

AM (Contabilidad de Activos): se encarga de gestionar todo lo relacionado

con los activos fijos que posee el cliente, en los cuales se apoya para llevar a cabo
todos sus procesos. Las principales funcionalidades de este módulo contemplan la
adquisición, transferencia y depreciación de este tipo de activos, entre otras
funcionalidades más específicas.

PS (Sistemas de Proyectos): planifica, administra y controla todo el proceso

de elaboración de proyectos del cliente, abarcando todas sus fases y en general el
 14
ciclo completo de vida de cada proyecto. Este módulo incluye el seguimiento de todas las
actividades, la administración de recursos y el presupuesto necesario para todo proyecto.

MM (Gestión de Materiales): soporta todos los procesos de compra de

insumos, incluyendo comparaciones de precios entre diversos proveedores,
acuerdos, estatus de órdenes, entre otros. Además se encarga del control de
inventarios y almacenes, manejando las capacidades disponibles y toda entrada y
salida de material.

SD (Ventas y Distribución): se encarga de manejar todo lo relacionado con

las ventas, precios y distribución de los productos y servicios que ofrece el cliente.
Entre otras cosas incluye los aspectos de órdenes de pedidos, transporte encargado
de ejecutar la distribución, facturación a clientes, entre otros.

PP (Planificación de la Producción): automatiza todos los procesos de

producción: manufactura, fabricación, planificación, entre otros. Abarca todas las
fases y tareas de la producción utilizando estrategias y metodologías que mejoran
los procesos, haciendo énfasis en las cantidades de productos, los tipos de productos
y materiales, y estimados de tiempo que optimicen la producción.

QM (Gestión de la Calidad): se encarga de controlar la calidad en la

ejecución de los procesos de planificación, adquisición, fabricación, inspección,
distribución, entre otros; basándose es estándares de calidad definidos a nivel
internacional.

PM (Mantenimiento de Planta): gestiona todo lo relacionado con la

instalación y mantenimiento de maquinaria, así como también los gastos que
impliquen estos procesos, y los automatiza. Se apoya en representaciones gráficas
de las plantas y diagramas detallados a través de conexiones con sistemas de
información geográficos (GIS’s).
 15
HR (Recursos Humanos): administra todos los procesos de recursos
humanos, como por ejemplo, el seguimiento de todos los empleados del cliente.
Incluye la administración salarial, el pago de nómina, modelos de horarios de
trabajo, gastos de viajes, entre otros. Este módulo está directamente asociado con el
país de la empresa, para proveer datos específicos como impuestos, beneficios y leyes que
involucren a los empleados.

WF (Flujo de Trabajo): es una herramienta de apoyo que puede utilizarse

para optimizar la ejecución de las actividades, determinando jerarquías dentro de
la empresa que permitan identificar los responsables de cada actividad.

IS (Soluciones específicas por industria): otorga soluciones a empresas

específicas, categorizándolas por sectores o áreas de negocio. Entre las industrias
específicas que atiende este módulo se encuentran: banca, automotriz, seguros,
sector público, petróleo y gas, salud, telecomunicaciones, entre muchas otras. [4]

2.2.2 Clasificación de los datos en SAP

SAP clasifica los datos que son almacenados en él según una jerarquía que define de la
siguiente manera:

 Datos organizativos: es la información esencial de toda empresa. Por ejemplo: el país

donde se encuentra, la moneda que maneja, su estructura organizacional, entre otros.

 Datos maestros: Son los datos estáticos relacionados con la empresa. Entre ellos se
pueden destacar: los proveedores, cuentas de mayor, materiales, etc.

 Datos transaccionales: Son los datos dinámicos, que varían con la actividad diaria de
la empresa; como por ejemplo una orden de venta, de compra, de envío, un
documento financiero, entre otros.
 16
Para toda configuración es imprescindible predefinir los datos organizativos. De la misma
manera, los datos maestros son prerrequisito para la creación de cualquier dato transaccional
vinculado al maestro. [9]

2.2.3 Mandante en SAP

Es una unidad independiente dentro del sistema SAP R/3, desde el punto de vista fiscal,
legal y organizativo. Técnicamente se puede decir que un mandante se comporta dentro de SAP
como una base de datos lógica independiente, es decir, los datos de una tabla en un mandante no
pueden ser modificados ni visualizados desde otro mandante. Se identifican por números, y las
tablas internas del sistema llevan este número para poder ser identificadas. [4]

Por lo general, en los proyectos de implantación de SAP se manejan tres tipos de

mandantes, para obtener resultados más efectivos:

 Mandante de Desarrollo (DV): es el ambiente donde se crean, configuran y

parametrizan las diversas funcionalidades del sistema con plena libertad, pues no se
afecta el sistema real de trabajo diario de la empresa.

 Mandante de Calidad (QA): es el ambiente donde se ejecutan las pruebas unitarias e

integrales de las modificaciones hechas en DV. Garantiza que el sistema funcione de
forma correcta y esté listo para ser puesto en productivo.

 Mandante de Producción (PR): es el ambiente que utilizan los usuarios finales del
sistema, en donde se ejecutan las operaciones reales y diarias de la empresa.

La información es transferida de mandante a mandante a través de órdenes de transporte,

de manera que cuando se considera que una configuración o un nuevo desarrollo están listos para
ser probados, se genera una orden que transmite los cambios realizados desde DV hasta QA.
Análogamente ocurre de QA a PR, una vez que a los cambios se les hayan hecho las pruebas
necesarias para validar su calidad y correctitud.
 17
2.2.4 Transacción en SAP

En general, una transacción es una operación que permite hacer modificaciones a una base
de datos. SAP R/3 incluye un sistema de procesamiento de transacciones de negocio, lo cual
quiere decir que cualquier flujo de datos que se lleva a cabo a través de sus aplicaciones
(creación, visualización y modificación de información), se ejecuta a través de transacciones.

Para SAP, una transacción es una secuencia de pasos relacionados lógicamente. Estos
pasos son visualizados mediante pantallas que solicitan datos y generan eventos, hasta que
finalmente la base de datos es actualizada con la información suministrada, una vez finalizada la
transacción.

Todas las transacciones de SAP tienen un código de transacción, por medio del cual es
rápida y sencilla su ejecución. Basta con colocar dicho código en el campo de comandos para que
el sistema se dirija directamente a la transacción solicitada. [4]

2.3 SAP FI

El módulo FI de SAP tiene la capacidad de agrupar todas las necesidades financieras y

contables de una organización. Gracias a este módulo es posible conocer la posición financiera de
una empresa en tiempo real, a diferencia de otros sistemas en los cuales es necesario esperar por
actualizaciones de los datos para que puedan ser generados los estados y reportes requeridos por
los usuarios. En SAP, los datos son introducidos una sola vez y quedan registrados
consistentemente para todos los módulos con los cuales están relacionados.

Además de soportar un gran número de transacciones que completan los procesos de

negocio financieros, el módulo FI proporciona una amplia gama de reportes que permiten
conocer la situación del cliente con respecto a sus cuentas. [8]

Todos los procesos financieros soportados por SAP cumplen con los principios de la
contabilidad generalmente aceptados y aprobados a nivel internacional. Sin embargo, se hace
especial énfasis en dos de los principios:
 18

 La ecuación contable, es decir, la suma de todos los activos es igual a la suma de los
pasivos y capitales de la empresa.

 Contabilidad por partida doble, que indica que para cualquier transacción, el total de los
créditos es igual al total de los débitos. [13]

El pilar fundamental del módulo FI, y en consecuencia, de todos los módulos de SAP es el
concepto de sociedad. La sociedad es la unidad organizativa de contabilidad externa más pequeña
para la que se puede crear un conjunto de cuentas completo y autocontenido. Esto incluye la
entrada de cualquier operación sujeta a contabilización y la creación de todas las partidas para
cierres individuales legales, tales como el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. En pocas
palabras, la sociedad representa a la empresa y se identifica con un código alfanumérico dentro
de SAP.

Los movimientos contables de la empresa son representados a través de la figura de

Documentos. Éstos son entradas en SAP con información sobre asientos contables que involucran
las cuentas de la empresa, sus deudores, acreedores, etc. [8]

FI comprende varios submódulos, entre los cuales destacan los siguientes:

 Cuentas por cobrar

 Cuentas por pagar

 Libro de Mayor

 Tesorería

FI es uno de los módulos más importantes del sistema SAP, debido a que muchos de sus
principales módulos dependen de él para funcionar completa y correctamente. [8]
 19
2.3.1 Libro de mayor (FI-GL)

Su propósito es proveer un marco explicativo de la contabilidad externa y las cuentas del

cliente, llevando un manejo constante de la información referente a los libros de diario y el libro
de mayor. Entre sus principales beneficios se encuentra la disposición de información completa y
exacta de todos los datos contables de la empresa, mediante un sistema que registra todas las
transacciones de negocio, integrándolas con todas las áreas operacionales de la empresa.

La parte esencial de este submódulo es el Plan de Cuentas Contable. En él se almacenan

todas las cuentas de mayor que posee la empresa, clasificándolas en cuentas de balance y cuentas
de beneficio. Las cuentas de balance son aquellas que se muestran en el balance general de la
empresa, y corresponden al resultado de haber saldado las cuentas de beneficios, al concluir un
ejercicio fiscal. Las cuentas de beneficio son aquellas que aparecen en el estado de pérdidas y
ganancias de la empresa. [8]

2.3.2 Cuentas por cobrar (FI-AR)

El módulo de cuentas por cobrar almacena toda la información generada como resultado
de las actividades de venta a los clientes. Dicha información abarca todo lo relacionado con los
datos maestros de los deudores (clientes), registro de facturas, notas de crédito, entre otros; y
entre sus principales beneficios se encuentra la capacidad para administrar las cobranzas a
deudores, analizar en línea los ingresos en banco para conciliación y proveer en línea el estado
preciso de las cuentas por cobrar de la empresa. [8]

El módulo de ventas y distribución (SD) se apoya en el submódulo FI de Cuentas por

cobrar (FI-AR) para automatizar los mecanismos de cobranza por los productos y servicios
vendidos y distribuidos. Las clases de documentos de venta (facturas, pedidos, etc) configuradas
en el módulo SD deben ser debidamente asociadas con los rangos de cuentas contables
establecidos en el módulo FI. De la misma manera, los impuestos locales configurados en FI
repercuten en la determinación de los precios de productos, clientes, medios de transporte, entre
otros, según sea el caso.
 20
2.3.3 Cuentas por pagar (FI-AP)

Este módulo se encarga de registrar y administrar los datos maestros de los proveedores o
acreedores de la empresa. Para ayudar al usuario a mantenerse informado existen previsiones de
vencimientos e informes de control que pueden ser ejecutados, de manera que todas las cuentas
de la empresa puedan ser pagadas a tiempo. Análogamente a las cuentas por cobrar, FI-AP
gestiona todo lo relacionado con las facturas, salidas de pago y notas de débito. [8]

El módulo de gestión de materiales (MM) automatiza los procesos de adquisición de

insumos, utilizando el submódulo FI de Cuentas por Pagar (FI-AP), de la misma manera que el
módulo de Activos Fijos (AA), se apoya en FI-AP para la adquisición de los recursos en los
cuales se apoya la empresa para llevar a cabo sus procesos.

El módulo de recursos humanos (HR) se encarga de gestionar todo lo relacionado con el

personal que trabaja en una empresa, siendo una de las actividades más importantes el pago del
sueldo respectivo a la nómina de trabajadores. Esta actividad es vista desde el módulo de finanzas
como un pago por un servicio, por lo cual HR guarda estrecha relación con el módulo FI de
Cuentas por pagar (FI-AP).

2.3.4 Tesorería (FI-TR)

Su funcionalidad está dividida en dos: Gestión de Efectivo y Pronóstico de Liquidez. La

gestión del efectivo controla todo lo relacionado con los movimientos diarios de las cuentas
bancarias que la empresa posee e identifica los flujos de caja tanto de pagos como de recibos,
manteniendo la liquidez de la compañía en mediano plazo.

El Pronóstico de Liquidez contempla las actividades necesarias para que las transacciones
contables de FI, MM y SD relacionadas con los clientes y vendedores, sean controladas de
acuerdo con la vista de tesorería. [8]
 21
2.4 ABAP/4

Sus siglas se refieren a Programación Avanzada de Aplicaciones de Negocio (Advanced

Business Applications Programming). Es un lenguaje de programación de cuarta generación en el
cual están escritos todos los módulos estándares de SAP, junto con sus aplicaciones y
transacciones predeterminadas. A través de este lenguaje se pueden modificar las aplicaciones
existentes o desarrollar nuevas, que se adapten a los requerimientos de cada empresa en
particular. Cada vez que se ejecuta una transacción en SAP, internamente está corriendo algún
programa escrito en ABAP.

ABAP es un lenguaje de programación orientado a eventos, lo cual quiere decir que las
acciones ejecutadas por el usuario y los eventos que ocurren en el sistema controlan la ejecución
de la aplicación. Además, sus aplicaciones son altamente portables, ya que funcionan en
diferentes sistemas operativos y sistemas de bases de datos, haciendo sencilla la adaptación de la
base de datos de una empresa a la base de datos de SAP. [5]

Existen dos tipos de programas ABAP: reportes y diálogos. Los reportes son programas
que cuentan con dos pantallas, una para ingresar los datos de entrada y otra donde se muestra la
información de salida del programa. Los reportes pueden ser tradicionales, en los cuales las
pantallas de salida son estáticas; e interactivos, los cuales permiten al usuario seleccionar ciertas
opciones como ordenamiento de los resultados, selección de los campos que desea visualizar,
impresiones, entre otros. Los diálogos son reportes que permiten al usuario manipular los datos
de salida y por consiguiente hacer cambios a la base de de datos, en función de tales cambios. [6]

2.4.1 ARICE

ARICE viene del acrónimo en inglés RICEF (Reports, Interfaces, Conversions,

Enhacenments and Forms), es decir, reportes, interfaces, conversiones, ampliaciones y
formularios. Todos pueden ser desarrollados utilizando el lenguaje ABAP.

 Reportes: son programas por el estilo de los mencionados anteriormente como reportes
tradicionales y reportes interactivos, es decir, funcionan con una pantalla inicial a la cual
 22
se le introducen parámetros, y devuelven información en pantallas de salida. Los diálogos
también son considerados reportes.

 Interfaces: Son programas que comunican al sistema SAP con sistemas externos. A pesar
de la integridad y el alcance de SAP, es frecuente la existencia de sistemas periféricos que
cumplen algún requerimiento específico, y eventualmente necesitan comunicarse con
SAP, bien sea para enviar o para recibir datos de él.

 Conversiones: Son programas que convierten datos a los formatos soportados por SAP. El
clásico ejemplo de este tipo de programas son los Batch Inputs (Programas de carga de
datos masiva), en los cuales se transforman los datos al formato requerido para ser
introducidos en SAP.

 Ampliaciones: Son herramientas que provee SAP para hacer modificaciones y agregados
al código estándar de SAP. Algunas de estas herramientas son: user-exits (puntos dentro
del programa donde se puede agregar código), screen exits (modificación de las pantallas
estándares de SAP), menu-exits (modificación de menúes estándares), keyword-exits
(permiten cambiar las descripciones de los campos), entre otras. No todos los programas
permiten hacer ampliaciones.

 Formularios: Son documentos que necesitan ser creados con algún formato específico
para ser almacenados en una PC, impresos, o enviados por fax o correo electrónico. [9]

2.4.2 Smartforms

Smartforms es una herramienta que sirve para desarrollar formularios. Aparecieron en la

versión 4.7 de SAP para reemplazar la herramienta Sapscripts que cumplía la misma función pero
era poco amigable y flexible. Además de mejorar en estos aspectos, los Smartforms ofrecen la
posibilidad de enviar los formularios por correo electrónico y fax en formato PDF, entre otras
ventajas. [14]
 23
Estos formularios son invocados a través de programas ABAP con sentencias propias del
lenguaje, que permiten que internamente se ejecuten las rutinas necesarias para obtener el
formulario deseado, con los parámetros indicados en el programa original [10]. En la Figura 2.3
se describe el flujo de ejecución de los Smartforms.

Figura 2.3 Flujo de ejecución de los Smartforms [14]

Los Smartforms se apoyan en la herramienta Smartstyles, la cual permite definir estilos de

texto: tamaños y tipos de fuente, alineación, interlineados, entre otros; que luego son aplicados a
los contenidos de cada formulario. [10]
 24

CAPÍTULO 3
MARCO METODOLÓGICO

La metodología utilizada para la elaboración del proyecto fue Ascendant SAP. Ésta es una
metodología propietaria de IBM, la cual ha sido certificada por la compañía SAP AG y
reconocida por Gartner1, como metodología inequívoca para las prácticas SAP de IBM.

La metodología Ascendant SAP está diseñada para ser escalable y para motivar el proceso
iterativo de refinamiento de productos y entregables durante el ciclo de vida de un proyecto. Esta
metodología es una recopilación de los métodos lógicos tanto de IBM como de SAP. Por ello,
Ascendant SAP tiene tanto el valor de estar alineada con la metodología propia de SAP, como los
beneficios adicionales de las ideas líderes de IBM en forma de mejores prácticas relevantes y
probadas.

Ascendant SAP no es más que una fusión entre la metodología propietaria de SAP AG
AcceleratedSAP (ASAP), y metodologías y prácticas probadas y preferidas por IBM. Para ser
más precisos, Ascendant SAP contiene todas las fases de AcceleratedSAP, pero incorpora dos
nuevas fases, una al inicio y otra al final, tal como se muestra en la Figura 3.1. [9]

Figura 3.1. Fases de las metodologías Ascendant SAP y AcceleratedSAP [9]

1
Firma de consultoría e investigación en tecnologías de la información con sede en Stamford, Connecticut.
 25
3.1 Estructura de Ascendant SAP

La estructura de Ascendant SAP es conocida como WBS (Work Breakdown Structure).

Recibe este nombre debido a que divide el trabajo jerárquicamente en cada fase, contemplando
para cada una de ellas un paquete de trabajo que incluye actividades, y éstas a su vez, tareas. Las
tareas poseen mecanismos para mejorar su eficiencia, que repercuten directamente en la
eficiencia del proyecto en general. Estos mecanismos pueden ser roles o aceleradores, como se
muestra en la Figura 3.2.

Figura 3.2 Estructura WBS de Ascendant SAP. Fuente: Elaboración Propia

A continuación, la Tabla 3.1 presenta una descripción detallada de cada uno de los
componentes de la jerarquía WBS.

Tabla 3.1 Componentes de la jerarquía WBS de Ascendant SAP [9]

Componente Descripción

Fase Grupo de actividades que producen una cantidad determinada de

productos y entregables, en un determinados período de tiempo.
 26
Paquete de trabajo Grupo de productos de trabajo, entregables y actividades asociadas,
diseñadas para completar una porción del proyecto dentro de una fase.

Actividad Grupo de tareas. Los resultados de una actividad pueden producir ciertos
productos y entregables y puede se completados por uno o varios
miembros de equipo del proyecto. Varias actividades componen un
paquete de trabajo.

Tarea Evento específico o acción que debe ser ejecutada por uno o más
miembros del equipo de trabajo. Para completar una tarea deben ser
seguidos varios pasos específicos. Varias tareas componen una actividad.

Acelerador Cualquier documento o mejor práctica que permita completar una tarea
de forma más rápida. Ejemplos de aceleradores pueden ser formularios
de prueba, papeles en blanco, cuestionarios, hojas de cálculo, hojas de
trabajo, plantillas, guías, entre otros.

Rol Persona relacionada con la ejecución de una tarea. La selección del rol
más adecuado para cada tarea propicia una mejor y más rápida ejecución
de las mismas.

Entregable Producto de una tarea.

3.2 Dominios de Ascendant SAP

Los dominios representan las diferentes competencias o conjunto de habilidades que se

requieren para los proyectos que utilicen esta metodología. Existe un dominio por cada área y
están divididos en subdominios. Por lo general, los proyectos asignan a los miembros del equipo
 27
dentro de los dominios que más se ajusten a sus capacidades, destrezas y experiencia dentro del
ámbito de conocimientos de cada uno de ellos. [9]

En la Tabla 3.2 se describen las tareas específicas que deben ser completadas por cada
subdominio.

Tabla 3.2 Dominios y subdominios de Ascendant SAP [9]

Dominio Subdominio Descripción
Gerencia de Proyecto Tareas relacionadas con la gerencia y control de
proyecto, incluyendo la gestión de recursos,
planificación y alcance
Gerencial
Gerencia de Calidad Tareas relacionadas con la definición de los
objetivos de calidad, y la verificación y
validación de estos objetivos.
Procesos de Negocio Tareas relacionadas con el diseño de los
procesos de negocio y su respectiva
organización, sistema, configuración y
actividades de prueba.
Negocio
Beneficios y Finanzas Tareas que contemplan el valores de las
iniciativas, aseguran que dicho valor sea
capturado y debidamente cuantificado en
términos financieros.
Gerencia de Cambios Tareas relacionadas con la capacidad de una
Organizacionales organización de soportar el cambio y tomar las
medidas necesarias para mitigar los riesgos.
Organización
Learning Tareas relacionadas con el desarrollo de cada
miembro del equipo. Programas educativos y
transferencias de conocimiento.
Solución Diseño Tareas relacionadas con el diseño de
Técnica aplicaciones de interfaces, ampliaciones,
conversión, reportes y formularios.
Arquitectura Funcional Tareas que manejan los elementos funcionales y
 28
de información del sistema, incluyendo sus
responsabilidades, interfaces y relaciones
estáticas y dinámicas.
Operaciones Seguridad y Privacidad Tareas que se encargan de los asuntos del
negocio (en primer lugar) y de los asuntos
tecnológicos (en segundo lugar), en relación con
la seguridad, la privacidad, los riesgos,
exposiciones y vulnerabilidades.
Infraestructura Capacidad Tareas que se encargan de la capacidad de datos,
elementos de memoria y recuperación del
sistema, incluyendo compatibilidad de hardware
y software, e interfaces y archivado de
funciones. [9]

3.3 Fases de Ascendant SAP

Con respecto a la metodología ASAP (AcceleratedSAP), Ascendant SAP tiene dos fases
extras, la inicial, y la final. El resto de las fases permanecen iguales.

Las fases de Evaluación y Sostenibilidad (Ver Figura 3.3) fueron agregadas para incluir
ciertas tareas de suma importancia que ocurren antes y después de las fases originales de ASAP.
Ambas complementan las fases de la metodología original, brindando, entre otras cosas, mayor
nivel de detalle al definir los alcances y las estrategias del proyecto, seguridad y control [7].

Cada una de las fases tiene tareas que involucran a los dominios descritos en la sección
anterior, como se puede apreciar en la siguiente imagen.
 29

Figura 3.3. Fases de Ascendant SAP [9]

3.3.1 Fase 0 - Evaluación

Es la fase inicial de la metodología y tiene como propósito proveer la bases técnicas y de

negocio para un proyecto del tipo R/3 que pueda satisfacer las expectativas del cliente.

En esta fase se definen, desde una perspectiva de alto nivel, el plan de proyecto, la
estrategia de implementación y los recursos requeridos para el proyecto. Adicionalmente, se
formalizan los objetivos, los marcos de tiempo y el presupuesto total para toda la
implementación. [7]

Las actividades claves que conforman esta fase son:

 Evaluar los requerimientos del negocio del cliente

 Determinar el alcance inicial del proyecto y el caso de negocio
 Recomendar una implementación y una estrategia de desarrollo
 Establecer una línea base para la preparación del proyecto
 Recopilar y presentar una propuesta formal al cliente [9]
 30
3.3.2 Fase 1 - Preparación del Proyecto

En esta fase se selecciona el equipo de trabajo, el cual se encarga de planificar y preparar

el proyecto en detalle. Estas preparaciones toman la forma de productos individuales que
esquematizan el alcance, la estrategia, los estándares y los planes del proyecto como un todo. Los
productos son recopilados para crear un entregable para esta fase: el “Project charter”. Como
resultado final asegura que el proyecto ha sido iniciado con éxito [7]. La Tabla 3.3 describe cada
uno de los paquetes de trabajo de esta fase.

Tabla 3.3 Paquetes de trabajo - Fase 1 [9]

Paquete de Trabajo Descripción

Planificación inicial del proyecto Se elaboran el plan de proyecto y el plan de

entrenamiento del equipo. Se crean múltiples dimensiones
del alcance y las estrategias del proyecto.

Procedimientos del proyecto Se establecen los elementos y estándares que determinan

cómo estará guiado, monitoreado y ejecutado y proyecto.

Planificación de requerimientos Se identifican los requerimientos técnicos necesarios para

técnicos implementar la solución de SAP.

Kickoff del proyecto Se produce el anuncio formal al cliente de las metas del
proyecto, planes de tareas detallados, procesos y
metodologías.

Verificación de la calidad Asegura que el "Project Charter" contemple todos los

requerimientos del cliente, y que todos los asuntos
abiertos sean debidamente cerrados o resueltos.

Como productos o entregables de esta fase se encuentran, entre otros, los listados a
continuación:

 Estructura organizacional del equipo de trabajo

 31
 Plan de entrenamiento del equipo de trabajo
 Alcance del proyecto actualizado
 Estrategia de pruebas
 Estrategia de arquitectura técnica
 Estrategia de mitigación de cambios organizacionales
 Plan de comunicación inicial
 Plan de manejo de riesgos [9]

3.3.3 Fase 2 - Business Blueprint

El principal objetivo de esta fase es elaborar una descripción detallada de los procesos de
negocio requeridos por el cliente. Esta descripción es denominada "Business Blueprint" y puede
ser elaborada utilizando el modelo de referencia de SAP R/3, un modelo de industria de IBM o
algún modelo de negocio creado por el cliente, de acuerdo con sus preferencias. [7]

En términos generales, esta fase incluye la realización de las siguientes actividades, por
parte del equipo de trabajo:

 Detallar los requerimientos del negocio

 Verificar estos requerimientos con los stakeholders
 Finalizar el alcance detallado del proyecto
 Establecer la estructura organizacional del cliente
 Crear un documento con los procesos de negocio de punta a punta
 Comparar los procesos de negocio del cliente con los procesos de negocio de SAP
 Crear y presentar el entregable del business blueprint
 Establecer el ambiente técnico del sistema [9]

La Tabla 3.4 describe cada uno de los paquetes de trabajo de esta fase.
 32
Tabla 3.4 Paquetes de trabajo - Fase 2 [9]
Paquete de trabajo Descripción

Gerencia del proyecto Asegura que el proyecto se mantenga alineado con los
objetivos, mediante el monitoreo, control y actualización
del los planes del proyecto.

Entrenamiento del equipo de Equipa a los miembros de proyecto con las habilidades y
trabajo los conocimientos necesarios para completar el proyecto
eficientemente. Es posible hacer modificaciones al plan
de entrenamiento, previamente creado, debido a
incorporación de nuevos miembros al equipo, cambios en
el alcance u otras modificaciones relevantes.

Ambiente del sistema Instala y configura los ambientes de desarrollo del sistema

Estructura organizacional del Define las áreas de la empresa y los procesos de negocio
negocio que van a utilizar el sistema. Específicamente involucra la
creación de dos estructuras organizacionales: la estructura
organizacional del cliente y la jerarquía de SAP o
estructura de la empresa.

Definición de los procesos de Detalle de los procesos basado en los requerimientos del
negocio cliente.

Verificación de la calidad Asegura que el documento del "Business Blueprint" esté

alineado con los requerimientos del cliente, y que todos
los asuntos abiertos sean debidamente cerrados o
resueltos.

Como productos o entregables de esta fase se encuentran, entre otros, los listados a
continuación:

 Plan de comunicación actualizado

 Estructura organizacional de SAP
 33
 Requerimientos de procesos de negocio
o Definición de procesos de negocio
o Procedimiento de los procesos de negocio (BPP)
o Brechas
 Diseño técnico de los ARICE (reportes, inerfaces, conversiones de datos,
ampliaciones y formularios)
 Perfiles de roles y autorizaciones de usuarios
 Revisión de la gestión de calidad [9]

3.2.4 Fase 3 - Realización

Esta fase transforma los procesos definidos en la fase anterior en un sistema listo para ser
puesto en producción y debidamente aprobado. El equipo de procesos de negocio crea una línea
base de configuración y organiza el prototipo. El equipo técnico finaliza el prototipo y los
requerimientos del sistema de producción. El equipo de desarrollo de sistemas crea las funciones
de interfaces, conversiones, ampliaciones y reportes. Y el equipo de gestión de cambios identifica
e informa sobre los cambios organizacionales que serán necesarios para lograr los beneficios
planificados. [7]

En general, el equipo debe completar las siguientes actividades:

 Crear y probar la configuración base

 Crear y probar la configuración final
 Completar el desarrollo personalizado
 Completar las pruebas integrales
 Ejecutar tareas críticas de la gerencia de organización de cambios [9]

La Tabla 3.5 describe cada uno de los paquetes de trabajo de esta fase.
 34
Tabla 3.5 Paquetes de trabajo - Fase 3 [9]
Paquete de Trabajo Descripción

Gerencia del proyecto en la fase de Se llevan a cabo reuniones periódicas de seguimiento e

realización información del estatus y el progreso del proyecto con
todo el equipo de trabajo.

Entrenamiento del equipo de En esta fase el entrenamiento se enfoca en las

trabajo características técnicas que ayuden al equipo a realizar
correctamente las configuraciones del sistema.

Configuración y confirmación base Configuración y pruebas de los procesos de negocio que

calzan perfectamente en las funcionalidades estándares de
SAP.

Configuración y confirmación final Configuración y pruebas de los procesos de negocio que

no calzan en las funcionalidades estándares de SAP.
Dichas funcionalidades son, por lo general, muy
específicas de la industria o del cliente en cuestión.

Gerencia del sistema Prepara el sistema para las operaciones de producción,

incluyendo el monitoreo de las necesidades de
infraestructura y determinando las funciones del
administración del sistema.

Desarrollo personalizado Implementación de los ARICE (ampliaciones, reportes,

interfaces, conversiones de datos y formularios)

Pruebas finales de integración Ciclos de prueba, una vez que el sistema está
completamente configurado.

Diseño de la documentación para Se elabora todo el material de adiestramiento de los

usuarios finales usuarios finales

Verificación de la calidad Asegura que todos los productos y entregables hayan sido
completados de forma correcta y precisa.
 35
Como productos o entregables de esta fase se encuentran, entre otros, los listados a
continuación:

 Actualización del plan de proyecto

 Pruebas al sistema: estrés, volumen, fallas.
 Actualización de los BPP
 Implementación de los ARICE
 Procedimientos de gestió de autorizaciones y roles
 Plan de pruebas de integración
 Sistema configurado final
 Material de entrenamiento a usuarios finales [9]

3.3.5 Fase 4 - Preparación final

Tiene como propósito preparar el sistema para ser puesto en producción, incluyendo la
puesta en marcha de las actividades y el entrenamiento de los usuarios finales. [7]

El equipo completa las siguientes actividades:

 Completar todas las preparaciones para el sistema de producción

 Asegurar que la organización del cliente esté lista para operar su negocio en el sistema
de producción SAP [9]

La Tabla 3.6 describe cada uno de los paquetes de trabajo de esta fase.

Tabla 3.6 Paquetes de trabajo - Fase 4 [9]

Paquete de Trabajo Descripción

Gerencia del proyecto en la fase de Mantiene al proyecto alineado. Estoy incluye el plan de
preparación final proyecto, control y actualización de actividades,
identificando cambios entre los procesos de negocio y la
 36
estructura organizacional.

Gerencia del sistema Prepara el sistema para las operaciones de producción,

incluyendo el monitoreo de las necesidades de
infraestructura y determinando las funciones del
administración del sistema.

Entrenamiento de los usuarios Asegura que todos los usuarios estén entrenados antes de
finales la fecha del "Go Live".

Planificación detallada del proyecto Identifica los asuntos que afectan al plan inicial para la
puesta en marcha y el soporte de la producción y lo adapta
según estas necesidades.

Puesta en marcha Obtiene la aprobación final para el "go live" o la puesta en

marcha. Todo debe estar listo para que esto ocurra.

Como productos o entregables de esta fase se encuentran, entre otros, los listados a
continuación:

 Aprobación para la puesta en marcha

 Evaluación del "Go Live"
 Evaluación del entrenamiento a los usuarios finales
 Plan de contingencia [9]

3.3.6 Fase 5 - Go live

El propósito de esta fase es la transición de un ambiente pre-productivo a un ambiente

real, estable y operativo en todas sus operaciones. [7]. Se cumplen las siguientes actividades:

 Transición del ambiente de pre-producción a las operaciones en vivo

 Monitoreo de las transacciones del sistema
 Optimización global del funcionamiento del sistema [9]
 37

La Tabla 3.7 describe cada uno de los paquetes de trabajo de esta fase.

Tabla 3.7 Paquetes de trabajo - Fase 5 [9]

Paquete de Trabajo Descripción

Gerencia de proyecto en la fase Go Revisión y ajuste de las actividades en curso

Live

Soporte de producción Se enfoca en resolver los asuntos post-implementación y

de monitorear las transacciones de manera de optimizar el
desempeño del sistema

Conclusión del proyecto Se enfoca en resolver los asuntos excepcionales y en

obtener el cierre oficial por parte de los stakeholders.

Como productos o entregables de esta fase se encuentran, entre otros, los listados a
continuación:

 Revisión del proyecto

 Feedback de los métodos y herramientas utilizadas
 Reporte de la efectividad del sporte
 Carta de evaluación de la empresa
 Validación de los procesos de negocio
 Reporte de la efectividad del entrenamiento [9]

3.3.7 Fase 6 - Sostenibilidad

Durante esta fase, el sistema es evaluado y monitoreado constantemente, con el objeto de

evaluar si está logrando sus objetivos y desempeño correctamente. Además, las futuras mejoras y
ampliaciones del sistema forman parte de esta fase. [7]
 38
 Revisar y seguir con el entrenamiento
 Desarrollar una estrategia de soporte al usuario de largo plazo
 Diseñar e implementar la estrategia para archivar documentos
 Revisar y evaluar las operaciones diarias del sistema [9]

La Tabla 3.8 describe cada uno de los paquetes de trabajo de esta fase.

Tabla 3.8 Paquetes de trabajo - Fase 6 [9]

Paquete de Trabajo Descripción

Actividades post-Go Live Entrenamiento adicional, definición de planes a largo

plazo, inclusión de las funcionalidades no incluidas
anteriormente, en futuras mejoras del sistema.

Entonación del sistema Análisis del desempeño del sistema y tratamiento de los
problemas, cuellos de botellas o comportamientos
inadecuados del sistema. Tratamiento de mejoras
iniciales.

Revisión post-implementación Análisis del sistema para determinar si hay posibilidad de

nuevas ampliaciones.

Archivado Traspaso de los datos de SAP a un destino diferente, para

mejorar su desempeño.

Operaciones del sistema Mantenimiento periódico para asegurar el uso óptimo del
sistema y evitar futuros problemas.

Realización de valor Comparaciones del desempeño actual con el de la

planificación.

Como productos o entregables de esta fase se encuentran, entre otros, los listados a
continuación:
 39
 Reporte de revisión post-implementación
 Actualización de la revisión de beneficios de realización
 Material de entrenamiento de usuarios finales (actualizado y adicional)
 Actualización del plan de archivado [9]

3.4 Fases contempladas

Para el proyecto de pasantía sólo fueron abarcadas tres de las fases de Ascendant SAP:
Evaluación, Business Blueprint y Realización. Por tratarse de un caso ficticio, el resto de las
fases aplicaban en poca medida al caso particular del proyecto; sin embargo, las contempladas
pueden ser vistas como las fases críticas de cualquier proyecto de implantación de SAP R/3.

Durante las fases de Evaluación y Business Blueprint se llevó a cabo el adiestramiento y

preparación del pasante con todas las herramientas a utilizar. Desde la estructura de la empresa
IBM, y sus facilidades para consulta de libros, guías, cursos online, entre otros materiales de
apoyo, hasta la metodología a seguir y una introducción al sistema SAP, tanto desde el punto de
vista teórico como desde el práctico que incluyó la familiarización con el sistema y sus
especificaciones de uso básico.

En la parte crítica de la fase Business Blueprint se definió la empresa con la cual se

trabajó, tomando como punto de partida una profunda investigación del área financiera en
general, orientada hacia la industria alimenticia. En base a esto se propusieron escenarios de
negocio que luego fueron transformados en procesos específicos y detallados. Como producto
final de esta fase se elaboró la Guía de Negocio - Gestión Financiera, siguiendo los estándares de
modelos de industria de IBM.

Por último, la fase de Realización comprendió la mayor parte del proyecto, puesto que
estuvo conformada por la configuración y pruebas al sistema, así como también la
implementación de nuevas funcionalidades a través del lenguaje de programación ABAP/4,.
Todo esto se logró gracias a los estudios e investigaciones hechos en las fases anteriores, y como
consecuencia de esta fase se obtuvieron los siguientes entregables:
 40

 Guía de Replicación Gestión Financiera - Configuraciones Globales

 Guía de Replicación Gestión Financiera - Libro de Mayor
 Guía de Replicación Gestión Financiera - Cuentas por cobrar y pagar
 Guía de Replicación Gestión Financiera - Tesorería
 Escenarios de Prueba - Gestión Financiera
 Sistema SAP completamente configurado para el módulo financiero

En los próximos capítulos se describe con detalle el desarrollo de cada una de estas fases
para el proyecto de pasantía.
 41

CAPÍTULO 4
FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO

Durante las primeras semanas de la pasantía, se llevó a cabo la preparación del pasante
para afrontar el problema y obtener la solución esperada. Se estableció el plan de actividades a
seguir, y los recursos con los cuales contaría para desarrollar las actividades. Por último, el
pasante recibió un equipo portátil, el cual fue la principal herramienta para el desarrollo del
proyecto.

4.1 Planificación inicial

Para establecer una planificación inicial, se tomó como plan de proyecto el plan de trabajo
proporcionado por la empresa IBM antes de iniciar la pasantía. En él se encontraban detalladas
todas las actividades generales y específicas, que debía llevar a cabo el pasante para completar el
proyecto, seguido de sus respectivos tiempos, en número de días. Este plan se estudió a fondo,
bajo el asesoramiento del tutor industrial, que aclaró todas las dudas existentes al respecto.

Seguidamente se estableció el plan de entrenamiento del pasante, como único miembro

del equipo del proyecto. Para ello, se dieron a conocer las fuentes de consulta disponibles para el
aprendizaje y adiestramiento en la materia, entre las cuales destacan:

 Libros teóricos de SAP R/3

 Cursos en línea, disponibles en la Intranet de IBM.
 Páginas en Internet recomendadas.
 Documentación de proyectos anteriores
 42
Por último se hizo énfasis en el alcance del proyecto, el cual estaba delimitado por los
objetivos especificados en el plan de proyecto, o plan de trabajo inicial. Se realizó un ajuste a la
interpretación del término ARICE (Reportes, interfaces, conversiones de datos, ampliaciones y
formularios). Por la naturaleza del proyecto se decidió dejar fuera del alcance del mismo el
listado e implementación de programas de interfaces y ampliaciones, debido a que éstos sólo
aplican para proyectos reales con la característica de presentar sistemas periféricos que requieran
la comunicación o interfaz con SAP.

Para guiar al pasante, se le indicó que básicamente, los productos finales que debía
elaborar eran dos guías denominadas "Guía de Negocio - Gestión Financiera" y "Guía de
Replicación - Gestión Financiera".

4.2 Procedimientos del proyecto

La definición de los procedimientos del proyecto estuvo encabezada por la determinación

del equipo de personas que guiarían al pasante en la solución del problema planteado. Para ello,
se proporcionó una lista de los consultores del área financiera de SAP, que se encontraban
disponibles para atender todas las inquietudes encontradas en la ejecución. Entre ellos se
encontraron:

 Andreina Navarrete
 Rosa Jenny Zárate
 José Antonio Planchart
 Nelson Uribe
 Hernando Paúl

Por otra parte, se establecieron reuniones de seguimiento quincenales que permitieran

guiar y validar la ejecución del proyecto a lo largo del tiempo. Estas reuniones estaban a cargo,
principalmente del tutor industrial, Omar Fierro, pero en varias ocasiones sería sustituido por
Elías Puente o Ángel González, ambos especialistas en gerencia de proyectos.
 43
4.3 Requerimientos técnicos

El pasante fue dotado de un equipo portátil, como principal herramienta de trabajo.

Seguidamente, se procedió con la instalación del sistema (SAP GUI) y la configuración del
mismo para tener el acceso a SAP R/3 en el servidor perteneciente al E-Business Center2,
ubicado en la planta baja de la torre de IBM, en Chuao. Para finalizar, se crearon el usuario y la
clave respectivos para el pasante, que permitiera su acceso al sistema, tal como se muestra en la
Figura 4.1

Figura 4.1 Conexión a SAP R/3. Fuente: Elaboración propia.

2
Laboratorio de soluciones de IBM para proveer a sus clientes un ambiente que simule situaciones reales de negocio
y demuestre la efectividad de las soluciones que pueden proveerles, a través de demostraciones pre-elaboradas y de
soluciones hechas a la medida.
 44

CAPÍTULO 5
FASE 2 - BUSINESS BLUEPRINT

En esta fase se comenzó por poner en práctica el plan de entrenamiento del pasante, de
forma tal que pudiera conocer y dominar las bases teóricas y metodológicas necesarias para
completar el proyecto. Adicionalmente se trabajó en la parte práctica con el objetivo de
familiarizar al pasante con el entorno del sistema SAP R/3.

La parte crucial de esta fase fue la definición de la empresa Alimentos SSA, la

determinación de sus requerimientos generales y el listado de sus procesos financieros más
importantes. Como producto final se obtuvo la "Guía de Negocio - Gestión Financiera", cuyo
contenido completo no se muestra en el trabajo por ser material confidencial de IBM.

5.1 Entrenamiento del pasante

En primera instancia se contó con una presentación de las bases teóricas de SAP, llevada
a cabo por el consultor Francisco Ugarte, quien se encargó de introducir al pasante, y a otro grupo
de personas interesadas, a todos los datos expuestos en el marco teórico referentes al sistema SAP
R/3, su funcionalidad, estructura y principales módulos.

Más adelante, se proporcionó, a través del consultor Lizzet Riccardi, una presentación que
abarcó las principales características del entorno del sistema, que familiarizaran al pasante con
todos los elementos de interfaz y funcionalidad disponibles en él. Entre estas características se
hizo énfasis en las siguientes:

 Barras de Trabajo: barras de menú, botones, título y estado. Ver Figura 5.1.
 45

Figura 5.1 Barras de trabajo en SAP. Fuente: Elaboración Propia

 Botones comúnmente utilizados: aceptar, regresar, finalizar, cancelar, ejecutar, resumen,

guardar, detalle, imprimir, búsqueda, crear nueva sesión, crear acceso directo, ayuda,
entre otros. Ver Figura 5.2.

Figura 5.2 Botones más usados en SAP. Fuente: Elaboración Propia

 Comandos de uso común: salir de una transacción (/n), listar los modos (o sesiones)
abiertos (/o), finalizar la transacción actual e iniciar la transacción XXXX (/nXXXX),
abrir un nuevo modo y ejecutar la transacción XXXX (/oXXXX), entre otros. Ver Figura
5.3.

Figura 5.3 Campo comando de SAP. Fuente: Elaboración Propia

 Tipos de campos: de entrada, de selección, por defecto y de visualización. Ver Figura 5.4.
 46

Figura 5.4 Tipos de campos en SAP. Fuente: Elaboración Propia

 Mensajes del sistema: advertencia, error e información. Ver Figura 5.5.

Figura 5.5 Mensajes del sistema SAP. Fuente: Elaboración Propia

Otro de los conceptos básicos dentro de la interfaz de SAP es el árbol de transacciones, a

través del cual se pueden acceder a las diversas transacciones o funcionalidades del sistema. En la
pantalla inicial se encuentra el árbol de transacciones "Sap Easy Access" e incluye todas las
funcionalidades del sistema, agrupadas por módulos.

Por su parte, el árbol de transacciones de configuración (Ver Figura 5.6)puede accederse a

través de la transacción "SPRO" en donde se incluyen las diversas opciones para personalizar el
sistema de acuerdo con las necesidades y los requerimientos del cliente.
 47

Figura 5.6 Árboles de transacciones en SAP. Fuente: Elaboración Propia

Para ubicar al pasante en términos financieros dentro de SAP, se le asignó la tarea de

desarrollar unas presentaciones con los conceptos y funcionalidades más importantes del módulo
financiero de SAP (FI) y todos sus submódulos, en conjunto con otros consultores más
experimentados, de forma tal que se garantizara la calidad del trabajo, y el valor de transmitir los
conocimientos a un consultor en desarrollo. Dichas presentaciones serían posteriormente llevadas
a un cliente real para vender la idea de un proyecto de implantación de SAP, la cual fue aprobada
por el cliente y trajo como consecuencia el inicio de un nuevo proyecto para IBM.

Por otra parte, se tomaron varios cursos en línea, ubicados en la Intranet de IBM, para
profundizar los conocimientos en SAP R/3, su módulo financiero (FI), el módulo ABAP
(desarrollo de aplicaciones dentro de SAP) y la metodología a utilizar. Los cursos completados
fueron los siguientes:

 SAP FI Overview
 ABAP Fundamentals
 SAP Methods & Tools
 AscendantSAP Overview

Como práctica final para completar los aprendizajes en el área de SAP se hizo una
revisión de la "Guía de Negocio - Gestión Financiera" y "Guía de Replicación - Gestión
Financiera" de una plantilla, propiedad de IBM, elaborada para la industria petrolera. A pesar de
 48
que estas guías no se encontraban totalmente elaboradas, éstas fueron la principal fuente de
referencia para el desarrollo del pasante.

Luego de esta revisión se procedió a seguir la "Guía de Replicación" en el sistema SAP.

Esto quiere decir que se llevaron a cabo todos los pasos necesarios para configurar el sistema
para la empresa petrolera, sobre la cual estaba hecha esta guía.

5.2 Estructura Organizacional

Alimentos SSA es una empresa dedicada a la manufactura y distribución masiva de

alimentos a lo largo de aproximadamente el 85% del territorio nacional. Su sede principal se
encuentra en Caracas pero cuenta con plantas ubicadas en las ciudades de Valencia,
Barquisimeto, Maracaibo, Barinas, Cumaná, Puerto la Cruz, Maturín y Ciudad Guayana.
Además, sus canales de distribución se extienden no sólo en las principales ciudades, sino
también en numerosas áreas rurales y pequeños poblados del país.

Para llevar a cabo sus procesos de manufactura, Alimentos SSA adquiere, a través de sus
principales proveedores, la materia prima necesaria y la transforma en productos terminados a
través de una serie de procesos que varían dependiendo del producto a fabricar. La infraestructura
y equipamiento de la empresa cuenta con la más alta tecnología que garantiza una producción de
altísima calidad.

La distribución de productos es llevada a cabo principalmente utilizando sus recursos de

transporte terrestre. Sin embargo, la empresa también cuenta con buques de distribución marítima
para proveer al Estado Nueva Esparta y las diversas islas que se encuentran al norte del país. El
proceso de distribución contempla todos los pasos desde la salida de la mercancía de los
almacenes de la empresa, ubicados en distintos puntos del país, hasta sus clientes inmediatos:
mayoristas y minoristas, quienes son los encargados de llevar los productos a su destino final: los
consumidores.
 49
El principal interés de la empresa es mantenerse a la vanguardia en cuanto a la tecnología
utilizada en sus procesos, la calidad brindada a sus clientes, la puntualidad en las entregas y
mantener siempre relaciones a largo plazo ganar-ganar con sus proveedores y clientes.

Alimentos SSA se encuentra posicionada entre las empresas líderes de manufactura de

alimentos del país. Durante los últimos años se ha venido observando un importante progreso en
sus productos y servicios, lo cual ha contribuido a su consolidación como una de las empresas
más aceptadas por el público general.

Entre sus planes a futuro se encuentra la incursión en el mercado internacional, para lo

cual la empresa se encuentra llevando a cabo grandes proyectos de investigación que le permitan
determinar cuáles son las necesidades de los consumidores en el exterior.

Para desarrollar de una aplicación preconfigurada es importante que se tomen en cuenta

los mismos elementos que se manipulan para una configuración completa convencional. Para su
definición se hizo un análisis del alcance de la aplicación y de las entidades necesarias a incluir
dentro del modelo de información.

La construcción del modelo de información está conformada por una serie de vistas. En
este caso, está constituida por tres vistas, cada una de ellas está soportada por la configuración de
las vistas claves del negocio y los módulos involucrados especificados. Éstas son enumeradas a
continuación:

 Vista Financiera
 Gestión de Finanzas (FI)
 Gestión De Controlling (CO)

 Vista de Logística
 Gestión de Materiales (MM)
 Gestión de Planificación de la Producción (PP)
 Gestión de Mantenimiento de Planta (PM)
 50
 Vista Comercial
 Gestión de Ventas y Distribución (SD)

Cada una de estas vistas fue desarrollada parcialmente, para dar un marco general de las
necesidades de la empresa. Únicamente fue desarrollada plenamente la gestión de finanzas, por
ser un proyecto inclinado hacia esta área. Entre otras cosas se elaboró un esquema (Ver Figura
5.7) que plantea su estructura organizativa, en forma jerárquica, que representa el pilar
fundamental de la configuración dentro de SAP.

Figura 5.7 Jerarquía financiera en SAP. Fuente: Elaboración Propia

5.3 Procesos de negocio

A pesar de su estrecha relación y similitud, la definición de los procesos de negocio se

realizó de forma independiente para cada rama de la contabilidad financiera: contabilidad
general, gestión de cobranzas, gestión de pagos y gestión de efectivo. Cada una de ellas puede ser
visualizada con su respectivo submódulo de finanzas en SAP, siendo este el caso de Libro de
 51
Mayor (GL), Cuentas por cobrar (AR), Cuentas por pagar (AP) y Tesorería (TR),
respectivamente. Luego de una comparación de los requerimientos funcionales de la empresa y
las capacidades de SAP R/3 se pudo hacer una correspondencia de los procesos con las
transacciones que los ejecutan en SAP. En la guía de negocio se expone tal correspondencia; en
este trabajo se proporcionarán sólo los procesos por motivos de confidencialidad.

5.3.1 Contabilidad General

Este ciclo es la columna vertebral de toda área financiera, ya que aquí se elaboran todos
los estados financieros de la empresa. Para la elaboración de este tipo de documentos se requiere
información de todos los otros ciclos, siendo ésta la evidencia más clara y valorada del trabajo
integral del sistema.

La contabilidad general se divide en tres partes claramente diferenciadas según sus

funciones; mantenimiento del plan de cuentas, procesamiento de la contabilidad fiscal y manejo
de documentos. La primera se encarga de la gestión del plan de cuentas, para lo cual debe
manejar todas las tareas relacionadas al mantenimiento de las cuentas de mayor, como son su
creación, modificaciones y visualizaciones.

Para lograr la contabilización, se determinó un proceso capaz de generar los registros

complementarios o periódicos en las cuentas de mayor y cuentas auxiliares que afectan
directamente a los estados financieros. Por lo general, al realizar la contabilización periodo a
periodo, se requieren ciertos tipos de documentos cuyo contenido no varía de un periodo a otro;
para lo cual se tomó en cuenta la carga de documentos periódicos, que satisface esta función.

Esta parte del ciclo proporciona los procesos necesarios para ejecutar los cierres contables
(Ver Figura 5.8), tanto mensuales como anuales del libro de mayor; en donde el sistema realiza el
cuadre de todas las cuentas auxiliares con respecto al de la cuenta mayor, verificando la
conformidad de las mismas. Existe otro proceso que cumple la función de trasladar los saldos
entre las cuentas auxiliares y las de mayor, según la planificación que haya realizado la empresa
al inicio del periodo contable; así como es capaz de generar estados financieros históricos para
análisis posteriores.
 52

Figura 5.8 Proceso de los cierres contables. Fuente: Elaboración Propia

La segunda parte del ciclo se encarga de procesar la contabilidad fiscal, es decir, contiene
los procesos concernientes a impuestos. El primero es el encargado de señalar las retenciones del
impuesto sobre la renta (ISRL), el segundo ejecuta el impuesto al consumo suntuario y de ventas
(ICSVM) y por último, el proceso encargado de procesar el impuesto a los activos empresariales
(IAE). El sistema realiza todos los cálculos de manera automática, así como realiza los trámites
para ejecutar el pago a la tesorería nacional con previa autorización.

Por último, se presentan los procesos relacionados con el manejo de documentos. Estos
procesos cumplen con el objetivo de archivar los reportes generados desde el libro de mayor,
cheques, movimientos, etc. El lapso de tiempo sobre el cual serán archivados estará establecido
por políticas de la empresa y/o capacidad de la base de datos.

5.3.2 Gestión de Cobranzas

Este ciclo es uno de los libro auxiliares de la contabilidad. Como su nombre lo indica su
objetivo es cobrar, es decir, gestionar todos los pagos que debe emitir un cliente a la empresa por
compensación de servicio prestado.

Este ciclo tiene su origen en la facturación, siendo importante de mencionar que las
facturas emitidas por cobranzas son las que no pertenecen al negocio propiamente dicho, es decir,
son facturas eventuales de la empresa.
 53
La recepción de pagos de clientes puede ser tanto parcial como total o de cobros por
anticipos. No se deja a un lado el cobro por compensación de deudas, ya que puede darse el caso
de que un cliente de la empresa sea proveedor de la misma. Por otro lado, este ciclo maneja los
reclamos por morosidad a los clientes, así como también hace la gestión de los cheques
devueltos.

Como las cobranzas es un auxiliar de la contabilidad general debe ser capaz de procesar
los cierres mensuales y anuales para servir al ciclo de gestionar la contabilidad general, así como
también generar los respaldos necesarios de los documentos tramitados en él.

5.3.3 Gestión de Pagos

Al igual que el ciclo de cobranzas, este es uno de los libros auxiliares de la contabilidad
genera, lo que implica que tendrá procesos en común como las generaciones de respaldos y el
procesamiento de los cierres mensuales y anuales. Este ciclo gestiona la compensación de pagos a
los proveedores, tomando en cuenta las mismas figuras explicadas en el ciclo de gestionar
cobranzas, como lo son la figura de los anticipos, compensaciones, etc. Este ciclo también
procesa la facturación, pero al igual que en cobranzas, ésta es realizada de forma eventual; la
elaboración de las facturas se realiza regularmente por compras o adquisiciones.

Como este ciclo gestiona los pagos tiene la capacidad de procesar los cheques de gerencia
en donde se resalta una integración con ciclo de manejo del efectivo que será explicado a
continuación.

5.3.4 Gestión de Efectivo

El ciclo de gestionar efectivo es responsable del manejo y control de las colocaciones

bancarias que la empresa posea, así como mantiene el control sobre los bancos con los que la
empresa mantiene relaciones comunicacionales; además de proveer los reportes necesarios para
realizar los análisis concernientes a su gestión.
 54
Existe un grupo de procesos que proporciona las herramientas necesarias para realizar el
análisis relaciones con el manejo de efectivo, así como es el procesamiento de la liquidez de la
empresa, su estatus o la planificación de un aviso de pago. Este ciclo también procesa la
programación de ingresos y egresos en un lapso de tiempo predeterminado mediante el monitoreo
de los pagos y los cobros que deben ser realizados en ese lapso de tiempo. Este último proceso en
realidad forma parte del ciclo de control de fondos pero fue incluido es este ciclo ya que es una
herramienta muy valorada por las empresas.

5.4 Identificación de los ARICE

Como fue indicado en el alcance el proyecto, los programas contemplados fueron los de
tipo conversión, reportes y formularios, dejando a un lado las interfaces y ampliaciones, dada la
naturaleza ficticia de la empresa.

Los programas de conversión de datos identificados fueron los siguientes:

 Carga masiva de las cuentas de mayor

 Carga masiva de los deudores (clientes)
 Carga masiva de los acreedores (proveedores)

Por otra parte fue identificada la necesidad por parte de la empresa, de contabilizar
asientos contables, denominados "Notas de crédito", para los deudores en situación de mora, es
decir, clientes que por motivos de cancelación tardía de facturas acumularon intereses que no
fueron cancelados en el pago debido, y se encuentran en deuda con la empresa. Para esto se
propone un reporte que cree de forma automática un documento que contabilice los intereses de
mora generados.

Adicionalmente, para notificar al cliente de tal hecho, se decidió agregar a esta

funcionalidad, la emisión de una carta que indica lo ocurrido y advierte al cliente la urgencia de
dicho pago, debido a que de no ser cancelado a los 15 días de ser notificado, se bloqueará todo
tipo de relación comercial con el mismo.
 55
Todo este proceso puede ser visualizado gráficamente en la Figura 5.9.

Figura 5.9 Proceso de la contabilización y notificación de intereses de mora de deudores. Fuente:

Elaboración Propia

5.5 Brechas del proyecto

Las brechas son todas aquellas funcionalidades que requiere la empresa, y que SAP no
ofrece. Por tratarse de una empresa ficticia, definida por el pasante, se asumió que no existirían
brechas para el caso de estudio.
 56

CAPÍTULO 6
FASE 3 - REALIZACIÓN

Durante esta fase se llevó a cabo la configuración base y final, la implementación de los
ARICE y las pruebas integrales al sistema, de forma tal que soportara los procesos definidos en la
fase anterior. Como producto final se obtuvo el sistema final preconfigurado y la documentación
realizada conformó la "Guía de Replicación - Gestión Financiera", cuyo contenido completo no
se muestra en el trabajo por ser material confidencial de IBM.

6.1 Configuración base

La configuración base se refiere al proceso de personalización del sistema y sus

respectivas pruebas, para lograr que las funcionalidades estándares de SAP R/3 se transformen en
operativas para las necesidades de la empresa. El plan de configuración base se dividió en cuatro
áreas claramente delimitadas: Configuraciones Globales, que contiene todas las configuraciones
esenciales, sin las cuales no es posible seguir adelante; Libro de Mayor, Cuentas por Cobrar y
Pagar, y Tesorería.

De forma simultánea a la configuración del sistema se fue elaborando la "Guía de

Replicación - Gestión Financiera", que no es otra cosa que la descripción detallada de todos los
pasos a seguir para llevar a cabo cada una de las configuraciones contempladas.

La última parte de la Guía de Replicación se enfoca en plantear escenarios específicos de

prueba dentro del sistema SAP, para asegurar la completitud y correctitud de las configuraciones
realizadas. Esta parte siguió el mismo esquema de documentación simultánea con la ejecución de
 57
las pruebas integrales; manteniendo el formato en donde para cada transacción y se expuso una
explicación de los pasos detallados para completarla.
En las próximas subsecciones se listan las configuraciones realizadas, con una breve
descripción de su motivo e importancia.

6.1.1 Configuraciones Globales

Definir países en Sistema R/3: Se deben crear y validar todos los países con los cuales la
empresa mantenga relaciones comerciales. Para cada país se debe precisar la siguiente
información: Datos generales, características de comercio exterior y otros datos de verificación.
Es recomendable regirse bajo la norma ISO internacional para las entradas nuevas.

Verificar códigos de moneda: Se deben crear y validar todas las monedas con las cuales
trabaja su empresa. Es recomendable regirse bajo la norma ISO internacional para las entradas
nuevas.

Definir factores de conversión de moneda: Esta configuración es importante para conocer

la relación que se debe seguir al llevar a cabo una conversión de una moneda a otra.

Indicar tipos de cambio: Esta configuración permite convertir importes durante la

contabilización o compensación, o verificar un tipo de cambio introducido manualmente, así
como también determinar las ganancias o pérdidas por diferencias del tipo de cambio. Además
permite valorar las partidas abiertas y las cuentas de balance en moneda extranjera.

Verificar esquemas de cálculo: En la versión estándar SAP ya se han almacenado para

determinados países esquemas de cálculo, que contienen las especificaciones necesarias para el
cálculo y la contabilización de los impuestos sobre el volumen de negocios. Cada esquema de
cálculo reúne varias clases de impuestos (Impuesto al Valor Agregado - IVA), denominados clase
de condición en el esquema de cálculo (p.ej., IVA repercutido, IVA soportado) y determina las
normas de cálculo.
 58

Asignar país a esquema de cálculo: Se debe asignar cada país con el cual la empresa
mantenga relaciones comerciales, con su respectivo esquema de cálculo de impuestos sobre el
volumen de negocios.

Definir indicador de IVA: Se deben definir los indicadores de IVA para todos los países
con los cuales su empresa mantenga relaciones comerciales.

Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad: Debe definir todas las sociedades FI con las
cuales trabajará su empresa. La sociedad FI es una unidad organizativa de Finanzas que
estructura la empresa desde el punto de vista de contabilidad financiera.

Modificar Datos de una Sociedad: Sirve para especificar para alguna sociedad los
atributos que deben ser modificados.

Definir Segmento: Si a continuación define los centros de beneficio, tiene la posibilidad

de indicar en el registro maestro de un centro de beneficio un segmento correspondiente. Con
ello, al contabilizar, el segmento se deriva del centro de beneficio imputado.

Definir Centros de Beneficio: Un centro de beneficio representa una unidad organizativa

que sirve para el control interno. Estos son asignados a segmentos y también pueden ser
asociados a centros de costes.

Copiar Plan de Cuentas: Puede crearse un plan de cuentas, así como las cuentas de un
plan de cuentas, copiando un plan existente. Esto resulta lógico, por ejemplo, cuando se desea
adoptar el plan de cuentas suministrado, pero se requieren pequeñas modificaciones.

Tratar índice planes de cuenta: Esta configuración permite indicar la cantidad de

posiciones relevantes en los números decuentas de mayor, así como también el idioma de
actualización y otras características importantes de los planes de cuenta.
 59

Asignar sociedad a un plan de cuentas: Especifique, para cada sociedad, el plan de cuentas
que debe utilizarse. Varias sociedades pueden utilizar el mismo plan de cuentas.

Definir Área de Control de Crédito (SPRO): El Área de Control de Créditos es una unidad
organizativa de la Contabilidad que prefija y controla el límite de crédito para los deudores. Un
Área de Control de Créditos puede incluir a una o más compañías, pero una compañía o sociedad
FI no puede subdividirse en más de un área de control de créditos.

Asignar sociedad a Área de Control de Créditos: Es necesario asociar la sociedad con el

área de control de créditos que le corresponde para fijar el límite de crédito de los deudores de
dicha sociedad.

Asignación de sociedad a operaciones no sujetas a tributación: El código de impuesto es

usado para registrar las operaciones no sujetas a tributación, tales como salida de mercancía por
suministro, movimientos de mercancías, entrada de mercancías por pedido, entrada de
mercancías por orden de fabricación y liquidación de órdenes.

Abrir y Cerrar períodos Contables: Con esta configuración se puede indicar para cada
variante qué períodos contables están abiertos para contabilización.

Asignar sociedad a una variante de ejercicio: Es necesario asignar una variante de

ejercicio ya que a partir de ésta se establecerá la estructuración del ejercicio de una compañía.

Asignar Variantes a Sociedad. En la parametrización se utiliza la variante estándar en

donde se especifican los períodos contables del año en curso que están abiertos para la sociedad
FI.
 60
Definir clases de documentos: Las clases de documentos diferencian las operaciones
contables y controlan el archivo de documentos.

Definir rangos de números de documentos: Los documentos habrán de estar identificados

con un número que está dentro del rango establecido en esta configuración.

Definir grupos de tolerancia para empleados: Definir los distintos límites de importe para
sus distintos empleados con los que determinará: Hasta qué importe puede contabilizar un
documento un empleado, hasta qué importe puede contabilizar una posición de documento en una
cuenta de deudores o acreedores un empleado, qué porcentaje de descuento puede garantizar en
una posición de documento un empleado y hasta qué importe pueden aceptarse diferencias de
pago.

Asignar sociedad a variantes status campos: La variante de status de campo determina la

estructura y aparición de los campos a ser completados y aquellos opcionales según sea el caso.

6.1.2 Libro de Mayor

Definir grupo de cuentas: Los grupos de cuentas reúnen las cuentas según los criterios
especificados anteriormente (p. ej., grupo de las cuentas de beneficios, grupos de las cuentas de
activos fijos, grupo de las cuentas de material).

Crear Cuenta: Las cuentas de mayor se crean en el sistema en forma de datos maestros de
cuentas de mayor. Los datos maestros de las cuentas de mayor están repartidos en un área del
plan de cuentas y un área específica de la sociedad.

Especificar cuenta de remanente: Es necesaria esta definición ya que al cambiar el

ejercicio, el saldo de la cuenta de beneficios se arrastrará a la cuenta de remanente.
 61
6.1.2.1 Escenarios de Prueba

En la Tabla 6.1 se puede observar un listado de los escenarios contemplados para ejecutar
las pruebas integrales del área de Libro de Mayor (GL), acompañados de las transacciones que se
requieren para completarlos.

Tabla 6.1 Escenarios de Prueba - Libro de Mayor

Escenario Transacciones asociadas
Crear cuenta de mayor
Visualizar cuenta de mayor
Tratamiento del Modificar cuenta de mayor
Plan de Cuentas Bloquear cuenta de mayor
Contable Marcar una cuenta de mayor para borrado
Visualizar modificaciones hechas a una
cuenta de mayor
Crear documento preliminar
Contabilizar documento preliminar
Contabilización Borrar documento preliminar
de documentos Modificar posicion de documento
Anular documento
Anular documentos en masa

6.1.3 Cuentas por Cobrar y Pagar

Definir grupo de cuentas con formato de pantalla: Al crear una cuenta de deudores debe
indicarse un grupo de cuentas. Estos grupos de cuenta para deudores se crean para varios fines,
por ejemplo: en qué intervalo debe hallarse el número de la cuenta, el tipo de asignación de
número del sistema (externo o interno), en caso de tratarse de cuentas con tratamiento especial, y
qué campos deben completarse al crear o modificar registros maestros (status de campo).
 62
Definir grupo de cuentas con formato de pantalla: Al crear una cuenta de acreedores debe
indicarse un grupo de cuentas. Estos grupos de cuenta para acreedores se crean para varios fines,
por ejemplo: en qué intervalo debe hallarse el número de la cuenta, el tipo de asignación de
número del sistema (externo o interno), en caso de tratarse de cuentas con tratamiento especial, y
qué campos deben completarse al crear o modificar registros maestros (status de campo).

Crear rangos de números para cuentas deudor: Crea rangos de números de cuentas para
deudores. Estos rangos se utilizan para ser asignados a los grupos de cuentas de deudores.

Asignar rangos de números a grupos de cuentas para deudores: Asigna los rangos de
números a los grupos de cuentas para deudores. Puede utilizar un rango de números para varios
grupos de cuentas.

Crear rangos de números para cuentas acreedor: Crea rangos de números de cuentas para
acreedores. Estos rangos se utilizan para ser asignados a los grupos de cuentas de acreedores.

Asignar rangos de números a grupos de cuentas para acreedores: Asigna los rangos de
números a los grupos de cuentas para acreedores. Puede utilizar un rango de números para varios
grupos de cuentas.

Definir tolerancias (deudores): Las tolerancias son límites que indican cuán grande puede
ser la diferencia entre el pago entrante de un cliente y el monto de la factura.

Definir tolerancias (acreedores): Las tolerancias son límites que indican cuán grande
puede ser la diferencia entre el pago entrante de un cliente y el monto de la factura.

Definir Tipos de Interés: Es necesario indicar por cada indicador de interés, qué tipo de
interés deberá utilizarse para los saldos Debe o Haber, en qué moneda deberán calcularse los
intereses y a partir de qué fecha rige la entrada para el indicador de impuestos.
 63
Almacenar cuentas asociadas para anticipos recibidos: Esta cuenta se contabilizará
automáticamente en anticipos o solicitudes de anticipos en lugar de las cuentas de crédito
normales (cuentas asociadas).

Almacenar cuenta asociada alternativa para anticipos: Esta cuenta se contabilizará

automáticamente en los de anticipos en lugar de la cuenta de débitos (cuenta asociada).

Almacenar cuentas para diferencias de cambio: Al compensar partidas abiertas el sistema

contabilizará el gasto o ingreso realizado (diferencias realizadas por tipo de cambio). Por ello
deberá almacenar las cuentas de gastos e ingresos.

6.1.3.1 Escenarios de Prueba

En la Tabla 6.2 se puede observar un listado de los escenarios contemplados para ejecutar
las pruebas integrales de las áreas de Cuentas por Pagar (AP) y Cuentas por Cobrar (AR),
acompañados de las transacciones que se requieren para completarlos.

Tabla 6.2 Escenarios de Prueba - Cuentas por Cobrar y Pagar

Área Escenario Transacciones
Cuentas por Crear deudor
Cobrar Modificar deudor
Tratamiento de los datos Visualizar deudor
maestros de deudores Bloquear deudor
Desbloquear deudor
Fijar petición de borrado a deudor
Ingresra factura de deudor
Visualizar situación de crédito de un deudor
Gestión de créditos
Visualizar cambios realizados sobre los
detalles de crédito de un deudor
Procesamiento de Crear factura preliminar
 64
facturas Modificar factura preliminar
Contabilizar factura preliminar
Analizar balance de un cliente
Estados de Cuenta / Visualizar Listado de Partidas de Deudor
Vencimientos
Recepción manual de Ingresar factura
pago Registrar entrada de pago
Cancelación y Liquidar compensación
compensación de deudas
Crear acreedor
Modificar acreedor
Tratamiento de los datos Visualizar acreedor
maestros de acreedores Bloquear acreedor
Desbloquear acreedor
Fijar petición de borrado a acreedor
Crear solicitud anticipo de pago proveedor
Procesamiento de Crear factura de un acreedor
anticipos Contabilización de anticipo
Cuentas por Pagar
Compensar anticipo de proveedores
Procesamiento de Pagos Crear Factura para acreedor
Manuales Realizar salida de pago
Estados de Cuenta / Visualizar Listado de Partidas de Acreedor
Vencimientos
Compensar partida abierta de proveedor
Ajustes de Cuentas por Modificar/Ajustar factura de proveedor
Pagar Anular factura de proveedor
Visualizar Saldo de Proveedor
 65
6.1.4 Tesorería

Especificar bancos propios: Cada banco propio de una sociedad FI se representa en el

sistema SAP mediante un identificador bancario y cada cuenta de un banco propio mediante un
identificador de cuenta. Estos datos se utilizan, por ejemplo, en la gestión de pagos automáticos
para determinar una conexión bancaria para el pago.

Fijar importe límite para libro de caja: Mediante estas funciones, se establecen los valores
límite para el libro de caja FI, de modo que al alcanzarlos y sobrepasarlos, se indica al usuario, a
través de una ventana de información, que efectúe determinadas actividades. La verificación se
realiza siempre en la primera moneda local de la sociedad.

Instalar libro de caja: El libro de caja es un auxiliar de la contabilidad bancaria con una
suma fija de dinero. Ésta debe ser asignada a la respectiva cuenta de mayor del plan de cuentas
contable de la sociedad.

Definir intervalos de números de cheques: Los cheques habrán de estar numerados dentro
de un intervalo definido.

6.1.4.1 Escenarios de Prueba

En la Tabla 6.3 se puede observar un listado de los escenarios contemplados para ejecutar
las pruebas integrales del área de Tesorería, acompañados de las transacciones que se requieren
para completarlos.

Tabla 6.3 Escenarios de Prueba - Tesorería

Escenario Transacciones
Actualizar Data Maestra de Crear Banco
Bancos Modificar Banco
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Visualizar Banco
Borrar Banco
Crear Banco Propio
Actualizar Bancos Propios
Crear Cuenta Bancaria de Banco
y Cuentas Bancarias
Propio

6.2 Configuración final

En esta parte se procedió a hacer la configuración y pruebas de los procesos de negocio

que no calzan en las funcionalidades estándares de SAP, es decir, la adaptación del sistema para
el correcto funcionamiento de los nuevos desarrollos identificados como ARICE. Para ello fueron
necesarias tres nuevas configuraciones:

 Definir clases de documento: permitió definir el nuevo tipo de documento "SC" o "Nota
de Crédito", para crear el asiento contable con los intereses de mora, y hace más sencilla
la identificación de los documentos de este tipo.

 Definir condiciones de pago: permitió definir varios indicadores para determinar los
períodos de gracia y los porcentajes de descuento diarios que aplican luego del
vencimiento.

o Z000: pagadero inmediatamente, 1% de descuento

o Z002: pagadero a los dos días, 1% de descuento
o Z005: pagadero a los 5 días, 5% de descuento

 Creación de una tabla auxiliar dentro de la base de datos de SAP, denominada

ZINT_NOTIFICADO. Esta tabla permite mantener un registro de los intereses de mora
que ya han sido contabilizados y notificados al deudor, de manera que no se duplique la
información de manera incorrecta.
 67
6.3 Desarrollo personalizado

6.3.1 Conversión de datos

La introducción de los datos maestros de los módulos GL, AR y AP fue realizada a través
de carga masiva de datos, conocida también como batch input, dentro de SAP. Este tipo de
programas son considerados como desarrollos de conversión de datos debido a que se toma la
información que se encuentra en una hoja de Excel y se envía directamente a los campos
correspondientes dentro de SAP, mediante ciertas rutinas y mecanismos de control.

Estos programas facilitaron y agilizaron enormemente el trabajo, debido a que se realizó

en cuestión de segundos la carga de los datos dentro del sistema; lo cual hubiera tomado horas y
hasta días, de haber sido hecho de uno en uno, especialmente para el caso de la carga del plan de
cuentas contable, que poseía más de 500 cuentas.

Los datos maestros de estas tres áreas fueron divididos en grupos de cuenta, tal como se
muestra en la Tabla 6.4:

Tabla 6.4 Clasificación de las cuentas de mayor, deudores y acreedores

Cuentas de Mayor Deudores Acreedores

Otros Activos Inventario Distribuidores

Materia Prima
Corrientes Nacionales

Cuentas de Activos de Larga

Compensación Mayoristas Maquinarias
Duración
Activos Corrientes –
Obligaciones
Compensación del Minoristas Productos Químicos
Corrientes
Sistema
Cuentas de Deudas de Largo
Competidores Transporte
Conversión Plazo
Dinero en Efectivo y Otros Cargos Bolsas, envases y
Otros clientes ALFI
Equivalentes Diferidos/Prepagados otros
Depreciación,
Refrigeración
Agotamiento, Cuenta De Remanente industrial
Amortización
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Equivalencia de Otros proveedores
Accionistas Pre-Equidad ALFI
Cuentas y Notas por
Gastos
Cobrar
Activos Fijos Ingresos

6.3.2 Reporte y Formulario

Se tomó la decisión de implementar los nuevos requerimientos listados en la fase anterior

como el reporte del asiento contable de la nota de crédito y el formulario con la notificación de
este hecho, en un único programa ABAP denominado ZINTERESESDEMORA (Ver Figura 6.1),
que ejecute ambas tareas dando un código de deudor y su respectiva sociedad.

Figura 6.1 Pantalla inicial del desarrollo ZINTERESESDEMORA. Fuente: Elaboración Propia

El programa explora las tablas dentro de la base de datos del sistema para obtener la
información necesaria para realizar los cálculos de intereses en base a:

 La fecha base de pago de las facturas

 La condición de pago establecida en la factura (cantidad de días de gracia y porcentaje de
interés generado diaramente, luego del vencimiento de este período)
 El monto total de la factura

Una vez obtenidos estos datos se invoca a la transacción que crea documentos contables y
se ejecuta con esta información particular. El usuario chequea que los datos sean los correctos y
procede a contabilizar dicho asiento. (Ver Figura 6.2)
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Figura 6.2 Datos autocompletados para la contabilización de la Nota de Crédito. Fuente:

Elaboración Propia

Por último el sistema emite la carta con los datos detallados que ocasionaron la
generación de los intereses de mora. Dicha carta (Ver Figura 6.3) puede ser enviada a formato
PDF, mediante herramientas estándares de SAP, y de esta manera puede ser enviada por correo
electrónico.
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Figura 6.3 Carta notificatoria de intereses de mora. Fuente: Elaboración Propia

 71

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La finalización del proyecto fue bastante satisfactoria debido a que se cumplieron todos
los objetivos planteados al inicio. De esta manera, el pasante adquirió los conocimientos teóricos
y prácticos para desenvolverse como consultor SAP, bien sea en el módulo financiero, o
desarrollando aplicaciones en ABAP/4. Esto es mucho decir, debido a que por lo general, la
mayoría de los consultores poseen experiencia en una única área, por la amplia extensión que
tiene cada una de ellas. Gracias a este proyecto, de un alcance superior a la mayoría de los de este
estilo, el pasante podría escoger el área de su preferencia, basado en su experiencia real de
trabajo, y no en suposiciones sin basamentos.

Los productos obtenidos como resultado de la ejecución completa y satisfactoria del

proyecto fueron:

 Guía de Negocio - Gestión Financiera, en donde se describe la empresa Alimentos SSA,

se definen cada una de las vistas o áreas de negocio que requiere para trabajar, haciendo
especial énfasis en la gestión financiera, identificando los procesos de negocio más
importantes de esta área para las ramas específicas de Contabilidad General, Gestión de
Cobranzas, Gestión de Pagos y Gestión de Efectivo. Adicionalmente se elaboró una
correspondencia entre dichos procesos y las transacciones específicas que los ejecutan
dentro de SAP.

 Guía de Replicación - Gestión Financiera, que posee todas las transacciones en materia
financiera que deben ser configuradas para alistar el sistema a los procesos financieros
reales de cualquier empresa, especialmente cualquiera del sector alimenticio. Esta guía
cuenta con los pasos detallados que completan dichas configuraciones, así como también
para las pruebas integrales que no son más que las actividades cotidianas de cualquier
 72
empresa en su parte contable. La guía abarca todo lo relacionado con los módulos GL,
AR, AP y TR.

 Sistema preconfigurado acorde con los requerimientos planteados.

 Aplicación que permite crear asientos contables automáticos, basados en los intereses de
mora que acumula un deudor por pagos retrasados; y emisión de carta en Smartforms.
Esta aplicación es muy general y puede ser aplicada a cualquier empresa que cumpla con
el mínimo requerimiento de poseer clientes.

La principal recomendación es darle continuidad al trabajo que ya ha sido comenzado con

este proyecto. La elaboración de un proyecto similar para obtener las guías de negocio y
configuración para el resto de los módulos de SAP requeridos por Alimentos SSA son esenciales
para completar la plantilla de la industria alimenticia, que facilite las implantaciones reales y
ayude adiestrar a los consultores en IBM.
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REFERENCIAS

[1] ALTER, S. 2002. Information Systems, The Foundation of E-Business. 4a edición.

Prentice Hall.

[2] Grupo de GBS - IBM. Plantilla de Industria Petrolera, Guía de Negocio - Gestión
Financiera. 2008. Versión 1.0.

[3] Grupo de GBS - IBM. Plantilla de Industria Petrolera, Guía de Replicación - Gestión
Financiera. 2008. Versión 1.0.

[4] Hernández, J.A. 1997. The SAP R/3 Handbook. McGraw-Hill.

[5] KRETSCHMER, R., WEISS, W. 1996. Developing SAP's R/3 Applications with
ABAP/4. Sybex.

[6] Learning@IBM. ABAP Fundamentals. Disponible en IBM Intranet:

https://w3.ibm.com/learning/lati/index.wss, consultado el 24 de febrero de 2009.

[7] Learning@IBM. AscendantSAP Overview. Disponible en IBM Intranet:

https://w3.ibm.com/learning/lati/index.wss, consultado el 22 de febrero de 2009.

[8] Learning@IBM. SAP FI Overview. Disponible en IBM Intranet:

https://w3.ibm.com/learning/lati/index.wss, consultado el 15 de agosto de 2008

[9] Learning@IBM. SAP Methods & Tools. Disponible en IBM Intranet:

https://w3.ibm.com/learning/lati/index.wss, consultado el 21 de agosto de 2008.
 74
[10] LÓPEZ, E. Manual de Smartforms. 2006. Disponible en: www.mundosap.com.
Consultado el 15 de diciembre de 2008.

[11] Parametrizaciones Básicas FI de SAP. Disponible en:

http://www.mundosap.com/foro/downloads.php?do=file&id=45. Consultado el 15 de octubre
de 2008.

[12] Rangel, P. Taller de Inducción a IBM. 4 de agosto de 2008.

[13] ROCKERFELLER, B. Using SAP R/3 FI: Beyond Business Process Reengineering.
1998. John Wiley & Sons.

[14] Smartforms Example SAP. Disponible en:

http://www.sapmaterial.com/smartform_example.html. Consultado el 22 de febrero de 2009.

[15] STAIR, R.M., REYNOLDS, G.W. 1999. Principios de Sistemas de Información. 4a

edición. Internacional Thompson Editores.

[16] UGARTE, F. Implantación sobre SAP R/3 del Modelo de Procesos de Distribución
Secundaria para una Empresa Petrolera. 2008. Tesis de Ingeniería en Computación.
Universidad Simón Bolívar. Caracas.