Carátula de Expediente de Archivo

I. Información de la Unidad Administrativa

Código de la
Unidad
Administrativ
a:
Nombre de la Unidad
Administrativa:

II. Información del Expediente

Nombre
del
Expedient
e: No.d Total
e de
No.d Legajo Legajos
el : :
Expedient
e:

Asunto:

Período de Total de documentos al

los Apertur cierre:
documento a:
s:
Cierre:

III. Clasificación Archivística

Fondo Documental:

Subfondo
Documental:

Sección: Subsecció
n:
Serie Documental: Subserie Documental:

IV. Valor Documental

Administrativo:
Jurídico-legal:

Fiscal:
Contable:

V. Tiempo de Conservación (Vigencia Documental)

Archivo de Archivo de
Concentració Archivo Histórico:
Trámite: n:

VI. Clasificación de la Información

Reservada: Confidencial:
VII. Observaciones

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO “CARÁTULA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO”

Núm Concepto Descripción

1 Código de la unidad Anotar la clave presupuestal que le corresponde a la unidad
administrativa administrativa, conforme a la “Codificación de las unidades
administrativas de las Dependencias y Organismos
Auxiliares de la Administración Pública Estatal”.
2 Nombre de la unidad Registrar el nombre específico de la unidad administrativa,
administrativa así como el de la Dirección General o unidad administrativa
de mando a la que pertenece, de acuerdo con la estructura
orgánica autorizada de la Universidad Mexiquense del
Bicentenario.
3 Nombre del expediente Escribir el nombre que identifica al expediente, el cual debe
ser acorde al contenido de éste.
4 No. del expediente Registrar el número progresivo asignado al expediente, de
acuerdo con la numeración que se esté utilizando en la serie
documental a la que pertenece.
5 No. de legajo Cuando por la cantidad de documentos que forman parte del
expediente éste rebase los dos centímetros de espesor, se
deberá de realizar una división y apertura los legajos que
sean necesarios, los cuales contendrán su propia carátula
con los mismos datos de identificación y serán considerados
como parte de un solo expediente, diferenciándolos con el
número de legajo que les corresponda, el cual deberá de
asentarse en este espacio.
6 Total de legajos Asentar el número total de legajos en que se haya dividido el
expediente.
7 Asunto Registrar de manera concreta el asunto contenido en el
expediente.
8 Apertura Anotar la fecha del primer documento con el que se realizó
la apertura del expediente: (AAAA/MM/DD).
9 Cierre Registrar la fecha del último documento con que se realizó el
cierre del expediente al concluir el asunto o trámite
administrativo: (AAAA/MM/DD).
10 Total de documentos al cierre Registrar la cantidad total de documentos que contiene el
expediente al concluir el trámite administrativo.
11 Fondo documental Anotar el acrónimo con el que se identifica el nombre del
fondo documental “Universidad Mexiquense del
Bicentenario”, de conformidad con lo señalado en el Cuadro
General de Clasificación Archivística. Ejemplo: UMB
12 Sección Anotar el código con el que se identifica la “Sección” que se
asignará al expediente, de conformidad con lo señalado en
el Cuadro General de Clasificación Archivística de la
Universidad Mexiquense del Bicentenario.
13 Serie Documental Asentar el código de la Serie documental a la que pertenece
el expediente, de conformidad con lo señalado en el Cuadro
General de Clasificación Archivística de la Universidad
Mexiquense del Bicentenario.
Núm Concepto Descripción
14 Subserie Documental Señalar el código de la Subserie documental a la que
pertenece el expediente, de conformidad con lo señalado en
el Cuadro General de Clasificación Archivística de la
Universidad Mexiquense del Bicentenario.
15 Valor documental Marcar con una “X” en el espacio que corresponda, el tipo de
valor primario que poseen los documentos que integran el
expediente, de acuerdo con lo señalado en el Catálogo de
Disposición Documental de la Universidad Mexiquense del
Bicentenario.

16 Archivo de trámite Asentar los años que deberá de permanecer el expediente

en el archivo de trámite de la unidad administrativa que lo
produjo, una vez concluido el trámite o asunto, de
conformidad con lo señalado en el Catálogo de Disposición
Documental de la Universidad Mexiquense del Bicentenario.
17 Archivo de Concentración Registrar los años que deberá de conservarse el expediente
en el archivo de concentración, de conformidad con lo
señalado en el Catálogo de Disposición Documental de la
Universidad Mexiquense del Bicentenario.
18 Archivo histórico Anotar la palabra “Permanente” a los expedientes que
deberán transferirse al archivo histórico de acuerdo con lo
establecido en el Catálogo de Disposición Documental de la
Universidad Mexiquense del Bicentenario.
19 Clasificación de la información Conforme a lo establecido en la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Estado de México y
Municipios (Art 4º) en primera instancia toda información es
pública. Esta sección únicamente deberá llenarse cuando la
información del expediente haya sido clasificada como
reservada o confidencial por el Comité de Transparencia de
la Universidad Mexiquense del Bicentenario de conformidad
con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la
información pública del Estado de México y Municipios.
Marcar con una “X” en el espacio que corresponda el tipo de
clasificación de la información.
20 Observaciones Anotar cualquier información que se considere necesaria o
complementaria para la adecuada identificación de
expediente y la oportuna recuperación de la información.