MANUAL DE USUARIO DIRECCIONAMIENTOS Código: M-GINT-GMP016

IPS -OFICINA VIRTUAL Fecha: 17-11-2023

Versión: 13.0
PROCESO GESTIÓN INTEGRAL DE SERVICIOS
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la
ro
MANUAL DE USUARIO
DIRECCIONAMIENTOS IPS –
OFICINA VIRTUAL
nt
co
no

VERSIÓN 0.2.65.1
a
pi
Co

Este documento es propiedad de Salud Total EPS-S, Toda copia de este documento consultada fuera del SGC no tiene validez. Está prohibido el uso de la
información fuera de la empresa, así como divulgar y reproducir total o parcialmente este documento a personas externas.

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................3
OBJETIVO...............................................................................................................................4
1. USUARIOS DEL APLICATIVO...............................................................................................4
2. CONFIGURACIÓN DEL PC Y OTROS REQUISITOS MÍNIMOS................................................4

da
2.1. Aplicación Cliente Servidor.........................................................................................4
2.2. Aplicación Web...........................................................................................................5

la
2.3. Diagrama Modelo direccionamiento de Servicios Desde Página Web........................5
3. INGRESO AL APLICATIVO...................................................................................................5

ro
4. PAU VIRTUAL - SOLICITUD DE SERVICIOS..........................................................................8
4.1. Solicitar Servicios........................................................................................................8

nt
4.2. Consultar Solicitudes................................................................................................18
5. DIRECCIONAMIENTOS......................................................................................................20
co
5.1. Registrar Direccionamiento......................................................................................20
5.1.1. Direccionar.............................................................................................................22
5.1.2. Consultar direccionamiento...................................................................................38
5.2. Notificar Urgencia.....................................................................................................46
no

5.3. Reporte Direccionamientos IPS.................................................................................51

6. DIRECCIONAMIENTOS MASIVAS......................................................................................55
6.1. Direccionamientos Masivas PGP...............................................................................55
a

6.2. Direccionamientos Masivas Evento..........................................................................62

pi

7. REMISIONES....................................................................................................................71
7.1. Registrar Remisión....................................................................................................71
Co

7.2. Consultar Remisión...................................................................................................77

8. ACTUALIZAR DATOS IPS..................................................................................................78
9. Procedimientos Qx PGP...................................................................................................80
9.1. Programar IPS...........................................................................................................80
9.2. Consultar Programación De IPS................................................................................82
10. CONVENIOS...............................................................................................................82

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INTRODUCCIÓN

El bienestar de nuestros protegidos es la razón de ser de Salud Total EPS S.A y sabemos que las
IPS como nuestras aliadas en la prestación de los servicios buscamos los mismos objetivos que
permitan brindar servicios de salud con calidad total.

da
Pensando en el bienestar que queremos brindar a nuestros protegidos hemos desarrollado una
herramienta a través de nuestro portal web www.saludtotal.com.co que permitirá a las IPS el
registro de direccionamientos, solicitud de servicios, generar consultas y realizar trámites en la

la
gestión de un direccionamiento, evitando con esto que el paciente o su familiar sea quien deba
desplazarse hasta un Centro de Soluciones en Salud (CSS) para gestionar el direccionamiento
respectiva que le permita acceder al servicio requerido.

ro
Con esta herramienta que Salud Total EPS S.A brinda a nuestros principales aliados en la
prestación del servicio, nos estamos alineando de manera conjunta en el cumplimiento de la
normatividad vigente, disminuyendo así los trámites en la solicitud y gestión de
nt
direccionamientos y evitando que el usuario sea el intermediario de la gestión entre IPS y EPS.
co
El acceso a esta herramienta se realizará a través del portal transaccional de la página web
usando las claves que han sido asignadas a la IPS por Salud Total en el momento de la
contratación, o de ser considerado pertinente por la EPS, la asignación de claves nuevas. Es
no

importante recalcar la responsabilidad directa de la IPS con la asignación, uso y administración de

las claves al interior de la entidad, de acuerdo con las condiciones plasmadas para tales fines en
los acuerdos de voluntades.
a

En el presente manual usted podrá conocer las herramientas desarrolladas por Salud Total EPS-S
para la realización de la solicitud de direccionamiento del servicio.
pi

Agradecemos el apoyo brindado en pro de facilitar los procesos administrativos y esperamos

estrechar los lazos que nos unen en la prestación del servicio.
Co

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OBJETIVO

El objetivo de este manual es dar a conocer de forma específica a cada usuario del sistema el
manejo de las diferentes funcionalidades que conforman el aplicativo de direccionamientos vía
web, con el fin de alcanzar un óptimo funcionamiento del aplicativo, tanto para usuarios técnicos,
como no técnicos, buscando que la herramienta sea lo más eficiente posible.

da
1. USUARIOS DEL APLICATIVO

la
Todos las IPS aliadas de Salud Total que cuenten con la clave de acceso al portal transaccional de
la compañía en la página web www.saludtotal.com.co.

ro
2. CONFIGURACIÓN DEL PC Y OTROS REQUISITOS MÍNIMOS
Los aplicativos o módulos que integran el proyecto de Integración Total, aunque sus componentes

nt
internos poseen igual arquitectura y su data es la misma, la forma de presentarse al usuario
puede ser diferentes y por ende se ha dividido en dos grupos:
co
2.1. Aplicación Cliente Servidor
Requerimientos Hardware:
PC o terminal con un procesador Intel Premium dual 1.0 mhz o
no

superior
2 GB de RAM o superior
Disco duro 80 MB
Resolución mínima de 1024x768 pixels.
a

Requerimientos Software:
pi

Navegador: Google Chrome.

Sistema Operativo Windows 7, Windows XP, Windows 2000,2003,
2007 o superior.
Co

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2.2. Aplicación Web

Requerimientos Hardware:
PC o terminal con un procesador Intel Premium dual 1.0 mhz o
superior.2 GB de RAM o superior.
Disco duro dependerá del usuario
Resolución mínima de 1024x768 pixels.

da
Requerimientos software:
Navegador: Google Chrome. La configuración del navegador
debe cumplir los siguientes requisitos: Debe permitir cookies.

la
Sistema Operativo Windows 7, Windows XP, Windows 2000, 2003,
2007 o superior.

ro
nt
2.3. Diagrama Modelo direccionamiento de Servicios Desde Página Web
co
no
a
pi
Co

3. INGRESO AL APLICATIVO
En el portal web de Salud Total www.saludtotal.com.co a mano derecha se encuentra el ícono de
Oficina Virtual.

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da
la
ro
Seleccione la opción ‘Oficina Virtual Independientes, IPS, Empleadores, Comercial’.
Seleccione en cada uno de los ítems solicitados la opción correspondiente, así:
 Tipo de usuario: IPS
 Tipo de identificación de la IPS: NIT nt
 Número de identificación de la IPS: digite el número de NIT de la entidad sin número de
co
verificación.
 Tipo de identificación del usuario: seleccione la opción correspondiente al usuario que
ingresará la clave (cédula de ciudadanía...)
 Número de identificación del usuario: digite el número de documento correspondiente.
no

 Clave: digite la clave que le ha sido asignada por Salud Total. De la opción ingresar.
a
pi
Co

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En caso de que el usuario no recuerde la clave asignada por Salud Total podrá utilizar la opción
“olvide mi clave” e internamente Salud Total realizará la validación respectiva para generar una
nueva clave que será enviada al correo electrónico indicado por el solicitante.

En el menú lateral izquierdo encuentra las opciones ofrecidas para la IPS en el módulo
transaccional, y en éste la opción “Direccionamientos”.

da
la
ro
nt
co
no

Al ingresar a la opción Direccionamientos, según el nivel de permisos el sistema habilita las

a

opciones que se detallan a continuación:

pi
Co

4. PAU VIRTUAL - SOLICITUD DE SERVICIOS

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Esta funcionalidad permite solicitar a Salud Total EPS-S, cualquier servicio requerido por el
protegido, contiene las opciones de solicitar servicio y consultar solicitudes. Una vez radicada la
solicitud esta escala como un requerimiento en IT, para su posterior radicación en el sistema
autorizador.

da
4.1. Solicitar Servicios
A través de esta funcionalidad se puede realizar la solicitud de servicios para un afiliado, para
acceder a esta opción se debe seleccionar la opción “Solicitar servicio” y el sistema muestra la

la
siguiente pantalla:

ro
nt
co
no
a

Ingresar los datos del afiliado, como son: documento o nombre. Seleccionar el botón “Consultar”.
El sistema carga la información del afiliado en los campos:
pi

 Fecha de nacimiento.
 Estado.
Co

 Alianza.
 Edad.
 Sexo.
 IPS Médica.
 Rango salarial.
 Semanas cotizadas.
 Tipo protegido.
 IPS Odontológica.
 Sucursal.
 Régimen Protegido.
 Dirección.
 Teléfono.
 Correo electrónico.
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 Celular.

Adicional permite consultar el grupo familiar del protegido o actualizar los datos del protegido
dando clic en el botón “Editar”.

Consultar Grupo Familiar

da
la
ro
nt
co
no

A través de esta opción se puede consultar otros miembros que hacen parte del grupo familiar
(solo beneficiarios menores de 18 años), está ubicado en el formulario “Datos del afiliado”, al
seleccionar esta opción el sistema visualiza un formulario, como el que se muestra a
a

continuación:
pi

Los campos son los que se detallan a continuación:

 Tipo documento
Co

 Documento
 Nombre
 Parentesco
 Edad
 Género

El sistema habilita las siguientes opciones:

 Cancelar: al seleccionar la opción “Cancelar” se cancela la búsqueda de grupo familiar.
 Seleccionar: al seleccionar la opción “Seleccionar” se cargan los datos del afiliado en
el formulario datos del afiliado, como se muestra a continuación:

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da
la
Actualizar datos del afiliado
Una vez se da clic en el botón “Editar”, se despliega una ventana emergente donde podrá

ro
modificar los datos personales del afiliado, para poder modificar los datos debe dar clic en la
selección que se antepone al campo que desea modificar.

nt
co
no
a
pi

En la parte inferior de la ventana emergente tendrá la opción de adjuntar los documentos

correspondientes que soporten o puedan validar la información modificada por el afiliado, esta
opción es obligatoria para cuando se requiere modificar datos básicos, ya que esta escala a la
Co

instancia correspondiente para su actualización de acuerdo a lo definido.

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Una vez de clic se desplegará la venta del buscar de Windows en donde debe de buscar el
documento que desea adjuntar.

da
la
ro
Recuerde que el aplicativo solo acepta cierto tipo de documentos como los que se describen a
continuación:
• PDF
• JPG nt
co
• ODT
• XLS
• DOC
• TIF
no
a
pi
Co

Al seleccionar el documento el aplicativo le indicara que este quedo debidamente cargado como
se muestra a continuación:

Una vez el documento termine de cargar debe de dar clic en el botón “Enviar” y la información
quedara cargada en el sistema.

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Recuerde que para que el sistema permita ingresar los datos, debe de seleccionar el tipo de
inconsistencia por la cual modifico los datos del afiliado, en la opción de Tipo de inconsistencia
saldrá una lista despegable en donde debe de elegir la opción de acuerdo con la necesidad del
afiliado.

da
la
Una vez se envía la actualización de los datos, el sistema mostrara un mensaje indicando el

ro
número de radicado de la solicitud para la modificación de los datos del protegido, finalmente se
da clic en el botón “aceptar”.

nt
co

La actualización de datos sobre la ubicación del protegido (dirección, teléfono, celular o correo
no

electrónico), se actualizan en línea en las bases de datos de Salud Total EPS-S.

En cuanto a los campos del usuario solicitante son obligatorios para cuando se requiere realizar
modificaciones.
a
pi

Solicitar servicios

Para solicitar servicios, una vez el sistema ha cargado la información del protegido, en la parte
Co

inferior de la pantalla encontrará la pestaña “Solicitar” en el cual se registra una nueva solicitud
de direccionamientos como lo indica la siguiente imagen:

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Seleccione el tipo de solicitud, el cual por defecto solo se encuentra “SOLICITUD SERVICIOS IPS”.

da
Una vez seleccione el tipo de solicitud, se cargará en el campo “Descripción tipo solicitud”, el

la
siguiente mensaje (Aplica para solicitud de procedimientos, servicios, medicamentos, y/o
dispositivos médicos. No olvide adjuntar como soportes obligatorios resumen de la historia clínica

ro
y la formula Medica).

nt
co
no

En la venta de observaciones, la IPS puede ingresar comentarios referentes a la solicitud de

direccionamiento.
a
pi
Co

Finalmente se deben adjuntar los soportes solicitados en la ventana “Descripción Tipo Solicitud”,
este paso se realiza dando clic en el botón “soportes”.

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Luego se visualizará una nueva pestaña “Adjuntos”, donde se debe seleccionar el “Grupo
Documento”, el cual por defecto es “Solicitud PAU Virtual”.

da
la
Una vez se selecciona “Solicitud PAU virtual”, el sistema visualizará el tipo de documento a
adjuntar, permite seleccionar uno o varios.

ro
nt
co
no
a

Seleccione el botón “Seleccionar” de la opción Archivo.

pi
Co

Una vez de clic, se desplegará la venta buscar de Windows, en la cual podrá adjuntar los soportes.

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da
la
Recuerde que el aplicativo solo acepta cierto tipo de documentos como los que se describen a
continuación:

ro
• PDF
• JPG
• DOC
• TIF
nt
co
no

Una vez seleccione el documento el aplicativo le indicara el cargue del documento al sistema,
a
pi
Co

Luego seleccione el botón “adjuntar”, con el fin de que los archivos queden cargados en la lista de
adjuntos:

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da
la
El usuario tiene la opción de eliminar los documentos si es necesario dando clic en “Eliminar” y

ro
también tiene la opción de ver el documento dando clic en la opción “ver”, donde se descargará
automáticamente el documento.

nt
Una vez se hayan cargado todos los documentos, seleccione el botón “Aceptar” y el sistema lo
enviara nuevamente a la página principal de la solicitud.
co
no
a

Seleccione el botón “Registrar solicitud” y finalmente el aplicativo generará un número de

radicado de la solicitud de direccionamiento solicitada por la IPS:
pi
Co

4.2. Consultar Solicitudes

Para consultar el estado de las solicitudes, ingrese al módulo “PAU virtual” y seleccione la opción
“Consultar solicitudes”:

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En la parte superior de la pantalla, encontrara la información general de los datos básicos del
protegido y la opción de consultar el grupo familiar, esta opción también permite editar los datos

da
básicos del protegido como se explicó en el capítulo anterior de este documento.

la
ro
nt
co
En la parte superior de la pantalla, se visualiza la pestaña “Consultar Solicitudes” donde se podrá
consultar por protegido los direccionamientos radicados con anterioridad, en un periodo de tiempo
no mayor a 6 meses anteriores a la fecha final de consulta. El sistema automáticamente visualiza
las solicitudes de los últimos 6meses.
no
a
pi
Co

Para consultar los direccionamientos mayores a 6 meses, debe seleccionar la fecha inicial y la fecha
final del periodo que desea buscar, tanto la pestaña de fecha inicial como de fecha final traen un
calendario despegable en cada opción (periodo no mayor a 6 meses).

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da
Una vez seleccione la fecha de inicio y de fin para consultar los direccionamientos y su respectivo

la
estado, debe dar clic en el botón “Consultar”.

ro
nt
co
Dando clic en el botón se desplegará una lista en donde visualizará el estado del
direccionamiento.
no
a
pi

Los campos que se muestran en la tabla de consulta son:

o Estado: estado en el cual se encuentra la solicitud realizada por la IPS, en esta se pueden
encontrar tres descripciones así:
Co

▪ En trámite: cuando el servicio ha sido radicado por la IPS y la solicitud radicada no

ha sido gestionado por Salud Total-EPS.
▪ Pendiente requerimiento: cuando el contacto radicado por la IPS ya ha sido
gestionado por la EPS, pero el servicio requiere aprobación de segunda instancia.
▪ Tramitado: cuando el servicio ha sido aprobado por la EPS.
▪ Estado detallado.
▪ Observaciones afiliado.
▪ Respuesta.
▪ Adjuntos.

5. DIRECCIONAMIENTOS

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da
Esta funcionalidad permite direccionar servicios directamente por la IPS, notificar urgencia,

la
consultar direccionamientos y generar reporte de direccionamientos radicados por la IPS.

5.1. Registrar Direccionamiento

ro
Esta opción permite registrar un direccionamiento y consultar direccionamientos ya generados

nt
para el protegido.

Al seleccionar esta opción el sistema por defecto visualizará una ventana donde se debe
co
seleccionar la sede de la IPS.
no
a

Una vez se selecciona la sede, el sistema carga en la parte superior de la pantalla, la información
de la sede de la IPS, esta información es obligatoria para radicar el direccionamiento:
pi

Se habilitará el formulario de radicación como se evidencia en la siguiente imagen:

Co

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da
la
ro
nt
Ingrese el número de identificación o nombre del protegido, verifique los datos del protegido, que
co
coincida la información del sistema con los soportes médicos, si son correctos continúe el proceso,
si no coinciden inicie nuevamente la búsqueda con la opción buscar otro afiliado.

Una vez se ingresa el documento del afiliado, el sistema visualizará la información general de los
no

datos básicos del protegido.

a
pi
Co

El campo “estado”, se visualiza sombreado en rojo cuando un protegido se encuentra en un estado

diferente a Activo.

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La opción de consultar el grupo familiar y editar los datos básicos del protegido se explicaron en el
capítulo anterior de este documento.

5.1.1.Direccionar
Dentro de la pestaña “Direccionar”, podrá registrar los datos del servicio a direccionar.

da
la
ro
- Seleccione el ámbito y el origen del servicio:
nt
co
- Seleccione el código o nombre en caso de que exista más de una coincidencia, el sistema
visualizará una ventana con el resultado de la búsqueda,
no
a
pi
Co

Los campos que se muestran en la búsqueda son:

 Seleccionar: Opción que permite seleccionar un registro del resultado de la búsqueda, al
seleccionar un registro se cargará los datos del servicio código y nombre a los datos del
registro de la solicitud.
 Código: Código del servicio.
 Nombre: Nombre del servicio.
 Clasificación: Clasificación a la que pertenece el servicio.

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Si el servicio no se encuentra parametrizado para ser direccionado por página WEB por la IPS, el
sistema genera el siguiente mensaje:

da
la
ro
DIRECCIONAMIENTO DE CAPITA Y PGP
Dentro del proceso de direccionamiento de la IPS el sistema tiene en cuenta al momento de
buscar servicios lo siguiente:

nt
 El sistema valida que el afiliado objeto del direccionamiento se encuentre incluido en el
listado de capitación vigente generado para la IPS.
co
 El sistema valida que el servicio se encuentre en un convenio de la IPS tipo cápita o PG.

Si se cumplen estas condiciones el sistema muestra el servicio y permite generar el

direccionamiento, en adición el sistema no tiene en cuenta las validaciones de prerrequisito para
no

el servicio (círculos), ni estado de servicio del protegido. Al buscar el servicio, si este cumple las
condiciones anteriores, el sistema visualiza una ventana como la que se muestra a continuación:
a
pi
Co

Seleccione el código o nombre y el diagnóstico, en caso de que exista más de una

coincidencia, el sistema visualizará una ventana con el resultado de la búsqueda:

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da
la
Los campos de la tabla de búsqueda son:

ro
 Código: Código del diagnóstico.
 Diagnóstico: Nombre del diagnóstico.

nt
Al seleccionar el diagnostico, debe dar clic en el botón “Agregar”, el cual habilita campo para
registrar observaciones y asociarlas al diagnóstico seleccionado, al agregar un registro se
co
muestra grilla con los diagnósticos agregados como se muestra a continuación:
no
a
pi
Co

El sistema habilita las siguientes opciones:

 Eliminar: Opción que permite eliminar el diagnóstico seleccionado en la grilla.
 Aceptar: Al seleccionar esta opción se cargará el diagnóstico código y nombre a los datos
del registro de la solicitud.

Cuando exista una coincidencia tanto en texto como al ingresar el código exacto del diagnóstico,
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el sistema lo agrega automáticamente sin necesidad de traer la ventana emergente para

seleccionar e ingresar.
- Seleccione la cantidad, el DP anterior en los casos donde sea obligatorio.
- Seleccione el Producto y el Convenio del Servicio.

da
la
- Cuando el servicio es un medicamento, el sistema muestra los siguientes campos

ro
adicionales de la Posología, con el fin de diligenciar la información que viene en la fórmula
médica:

nt
co
- Si el paciente es remitido, seleccione “SI”, en el campo paciente viene remitido.
no
a

Automáticamente, el sistema visualiza una ventana emergente en la cual se deben ingresar los
pi

datos de la IPS que remite al protegido, como se indica más adelante en el capítulo 6.3 de este
documento.
Co

 En el campo “observaciones” si requiere ingrese las observaciones necesarias

Fecha orden médica: este campo es de obligatorio diligenciamiento y corresponde a la fecha de

solicitud en la que el médico tratante realiza el ordenamiento.

DPA: Por favor seleccione un direccionamiento anterior, cuando el servicio a tramitar requiere un

DP anterior en la opción de la lupa dar clic para que se desplieguen las posibles opciones de
direccionamientos anteriores para seleccionar el DP que deriva el servicio a direccionar.

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da
la
ro
Al dar clic en seleccionar de la lista de DP automáticamente diligencia el campo registrando el

nt
número de direccionamiento.

Adjuntar soportes:
co
- Una vez se haya registrado la solicitud, seleccione el botón “Adjuntos”, para cargar las
imágenes estas deben haber sido previamente escaneadas y almacenadas en el equipo.
no

A continuación, se visualizará una nueva pestaña “Adjuntos”, donde se debe seleccionar el “Grupo
a

Documento”, el cual por defecto es “Solicitud PAU Virtual”.

pi
Co

Una vez se selecciona “Solicitud PAU virtual”, el sistema visualizará el tipo de documento a
adjuntar, permite seleccionar uno o varios.

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da
la
ro
Seleccione el botón “Seleccionar” de la opción Archivo.

nt
co

Una vez de clic, se desplegará la venta buscar de Windows, en la cual podrá adjuntar los soportes.
no
a
pi
Co

Recuerde que el aplicativo solo acepta cierto tipo de documentos como los que se describen a
continuación:
• PDF
• JPG
• ODT
• XLS
• DOC
• TIF

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da
Una vez seleccione el documento el aplicativo le indicará el cargue del documento al sistema,

la
ro
nt
co
no

Luego seleccione el botón “adjuntar”, con el fin de que los archivos queden cargados en la lista de
adjuntos.
a
pi
Co

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da
la
ro
nt
co

El usuario tiene la opción de eliminar los documentos si es necesario dando clic en “Eliminar” y
también tiene la opción de ver el documento dando clic en la opción “ver”, donde se descargará
no

automáticamente el documento.

Una vez se hayan cargado todos los documentos, seleccione el botón “Aceptar” y el sistema lo
enviará nuevamente a la página principal de radicación del direccionamiento.
a
pi

Agregar comentario
- Si requiere incluir comentarios a la radicación, seleccione el botón “Comentarios”, y el
sistema visualizará la siguiente ventana:
Co

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Los campos son los que se detallan a continuación:

Sección usuario solicitante:
 Nombre: Nombre del usuario solicitante
 Cargo: Cargo del usuario solicitante
 Celular: Número celular del usuario solicitante
 E-mail: Email del usuario solicitante

da
 Tel. IPS: Teléfono IPS.
 Fax: Número de fax IPS

la
El sistema habilita las siguientes opciones:
 Opción “Buscar”: Si el documento ingresado ya existe en la base de datos, carga los
datos del médico tratante.

ro
 Opción “Limpiar”: Limpia los datos de la sección médico tratante.
 Nuevo especialista: Permite ingresar un médico tratante que no se encuentra
registrado en la base de datos.

Sección Médico tratante: nt

co
Los campos de la sección médico tratante son los siguientes:
 Número identificación: Documento del médico tratante
 Tipo Documento: Tipo documento
 Nombre: Nombre del médico tratante
no

 Especialidad: Especialidad a la que pertenece

 R.M: Registro médico

El sistema habilita las siguientes opciones:

a

 Habilita opción Buscar: Permite buscar

 Habilita opción limpiar.
pi

Al seleccionar la opción “Buscar” sistema genera un mensaje como el que se muestra a

continuación:
Co

Habilita opciones Si/No, al seleccionar la opción “Si” el sistema visualiza una ventana emergente,
como la que se muestra a continuación:

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da
Los campos son los siguientes:

la
 Nombre completo: Nombre del médico tratante
 Tipo documento: Tipo de documento médico tratante.
 Número de identificación: Número de identificación del médico tratante.

ro
 Registro médico: Registro médico del médico tratante.
 Especialidad: Especialidad del médico tratante.

El sistema habilita las siguientes opciones:

 Opción “Aceptar”: Almacena los datos del médico tratante. nt
co
 Opción “Cancelar”: Cancela la acción de registrar los datos del médico tratante.
Sección datos generales:
 Guía de manejo: Corresponde a la guía de manejo, establecida por el médico
 No. solicitud: Número de la solicitud
no

 Fecha solicitud: Fecha en que se realiza la solicitud

 No. SIGSC: Número de enlace
 Fecha Hosp: Fecha de la hospitalización
 Unidad: Campo tipo combo y visualiza la unidad en la que es internado
a

(corresponde a un valor parametrizado) Ejemplo: Anestesiología, Cardiología,

Cardiología Pediátrica, Cirugía Cardiovascular, Cirugía de Tórax...)
pi

 Cama: Cama asignada

 Observaciones: Observaciones
Co

Al terminar de diligenciar el formulario el sistema habilita las siguientes opciones:

 Aceptar: Almacena los datos ingresados en los comentarios.
 Cancelar: Cancela el registro de los datos ingresados en la opción comentarios.

Agregar servicio:
- Seleccione el botón “Agregar” y el sistema mostrará el siguiente mensaje:

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da
Una vez se acepta, el sistema carga el servicio en la parte inferior de la pantalla “Datos de

la
transacción”, con el fin de continuar radicando más servicios al mismo direccionamiento.

ro
nt
co
Los campos son los que se detallan a continuación:
 Eliminar: opción que permite eliminar el registro seleccionado de la grilla.
 Código.
no

 Clasificación.
 Nombre.
 Cantidad.
 Resultado: Este campo se actualiza después de ejecutar la funcionalidad de "Direccionar".
a

 Número de direccionamiento: Este campo se actualiza después de ejecutar la

pi

funcionalidad de "Direccionar", el DP se visualizará si el resultado para el servicio

“entregado”.
 Número de no direccionado: este campo se actualiza después de ejecutar la funcionalidad
Co

de direccionar y mostrará un número de no direccionamiento cuando el resultado para el

servicio es no direccionado.
 Forma de pago.
 Valor.
 Producto.
 Cantidad máxima.
 Motivo tramite: este campo relaciona el motivo por el cual no fue posible direccionar el
servicio que es generado cuando el resultado es no direccionado o el motivo en caso de
reversar el direccionamiento.
 Tiempo umbral
 Posfechado
 MC no fraccionable

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El sistema valida automáticamente si ya se encuentran direccionamientos previos ya generados y

sobrepasa la cantidad permitida para direccionar genera el siguiente mensaje de información:

da
la
ro
nt
En caso de que el protegido no tenga más servicios el sistema habilita las siguientes opciones para
los servicios agregados a la solicitud de direccionamiento:
co
no

 Direccionar: opción que permite ejecutar el proceso de direccionar para los servicios
incluidos dentro de la solicitud.
 Vista previa: Permite visualizar el voucher, para servicios ya direccionados.
 Imprimir: opción que permite imprimir el voucher, para servicios ya direccionados.
a
pi

Seleccione el botón “Direccionar” y el sistema muestra mensaje de confirmación:

Co

Al seleccionar “Aceptar”, el sistema valida la información y arroja el siguiente mensaje:

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Finalmente, visualizará el estado y el número del direccionamiento como se muestra a

continuación,

da
la
ro
Una vez sea direccionado el servicio, puede visualizar o imprimir el direccionamiento,
seleccionando alguna de las siguientes opciones (Vista previa o imprimir):

nt
co
no
a
pi
Co

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da
la
ro
nt
co
no
a
pi
Co

Los nombres de los campos se detallan a continuación:

 Las características específicas del "direccionamiento" corresponden al título del voucher

con el nombre de la clasificación servicio.
 Fecha y hora: Fecha y hora de la generación del direccionamiento.
 No. De direccionamiento: Número de DP generado

ENTIDAD RESPONSABLE DE PAGO

 Entidad responsable de pago: Entidad responsable del pago.

 Código: Código de la entidad responsable del pago.

INFORMACIÓN DEL PACIENTE

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 Tipo Documento: Tipo de documento del protegido.

 Documento: Número de documento del protegido.
 Nombre: Nombre del protegido.
 Fecha Nacimiento: Fecha de nacimiento del protegido.
 Dirección: Dirección de residencian del protegido.
 Teléfono: Teléfono de ubicación protegido.

da
 Departamento: Departamento del protegido.
 Municipio: Municipio del protegido.
 Teléfono Celular: Número celular del protegido.

la
 E-mail: Correo electrónico del protegido.

INFORMACIÓN PRESTADOR

ro
 Nombre: Nombre del prestador.
 Nit: Nit del prestador.
 Código: Código del prestador.
 Dirección: Dirección del prestador.
 Teléfono: Teléfono del prestador nt
co
 Municipio: Municipio del prestador.
 Departamento: Departamento del prestador.

INFORMACIÓN DE LA TRANSACCIÓN
no

 Tipo: El campo tipo en la sección "Datos de la transacción" los cuales pueden ser: (1.
"Llamar a solicitar direccionamiento", 2. "orden de direccionamiento", 3. "Entregado.")
 Régimen: Régimen del protegido en el que se generó el direccionamiento.
 Motivo: Motivo del direccionamiento
a

 Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento para el servicio del direccionamiento.

 Diagnósticos: diagnóstico del servicio.
pi

 DP. Anterior: DP anterior.

 Ubicación Paciente: Ubicación del paciente (Consulta externa, Urgencias, Hospitalización)
 No. Solicitud: Número generado para la solicitud.
Co

 Origen Servicio: Origen seleccionado para el servicio.

DIRECCIONAMIENTO
 Código: Código del servicio.
 Cantidad: Cantidad del servicio.
 Nombre: Nombre del servicio.

PAGOS COMPARTIDOS
 Tipo Recaudo: Tipo de cobro para el servicio.
 Valor: Valor generado para el tipo de cobro.
 Semanas Cotizadas: Semanas cotizadas.
 Porcentaje: Porcentaje de cobro.
 Valor Máximo: Tope máximo.
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INFORMACIÓN DE LA PERSONA QUE DIRECCIONA

 Nombre: Nombre de la persona que direcciona.
 Cargo o Actividad: Cargo de la persona que direcciona.
 Teléfono: Teléfono de la persona que direcciona.
 Teléfono 2: Teléfono 2 de la persona que direcciona.
 Teléfono Celular: Teléfono celular.

da
 Dirección: Dirección persona que direcciona.
 IPS que prescribe: Nombre de la IPS.

la
 Observaciones
 Código de barras: Código de barras generado.

ro
5.1.2.Consultar direccionamiento

Dentro de la opción registrar direccionar, se encuentra una pestaña “Consultar

nt
direccionamientos”, la cual permite consultar en un rango de fechas no superior a 6 meses los
direccionamientos en cualquier estado generadas para un afiliado y que correspondan a la misma
co
IPS logueada en el sistema.

Al seleccionar esta pestaña, el sistema por defecto visualizará la siguiente pantalla:

no
a
pi

Para consultar el histórico de direccionamientos inferior a 6 meses, debe de indicar la fecha de

Co

inicio y la fecha final del periodo en el cual se desea consultar los direccionamientos. (Este
periodo de consulta no debe de ser mayor a 6 meses)

Una vez se ingresa el rango de fechas del periodo que desea consultar, debe dar clic en el botón
“Consultar” y el sistema visualiza los direccionamientos.

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da
la
ro
La información que trae el aplicativo sobre el histórico de direccionamientos es: nt
co
 Adjunto
 Tipo direccionamiento.
 Código servicio.
no

 Nombre servicio.
 Clasificación.
 Cantidad: cantidad del servicio direccionado.
 Direccionamiento: número de direccionamiento.
a

 Direccionamiento anterior: Direccionamiento anterior.

 Número de Prescripción.
pi

 Consecutivo orden.
 Número de entrega
Co

 ID Disp. Ministerio
 Ámbito Mipres
 Referencia Mipres
 Fecha de ordenamiento.
 Sede.
 Código convenio.
 Nombre convenio.
 Usuario.
 Origen servicio.
 Forma de pago
 Valor CM
 Estado: carga el estado del direccionamiento, solo para los siguientes estados el sistema
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los visualiza en un color específico.

- PENDIENTE.
- REQUIERE VALIDACIÓN. - CIRUGÍA PENDIENTE.
- SOLICITUD REVERSIÓN. - CIRUGÍA EN ORDEN DE
DIRECCIONAMIENTO

da
- NO DIRECCIONADO REVERSADA

la
- VISUALIZA EL MOTIVO VISUALIZA EL MOTIVO TRAMITE
TRAMITE DEL NO DE REVERSIÓN
DIRECCIONAMIENTO

ro
 Motivo tramite: este campo relaciona el motivo por el cual no fue posible direccionar el
servicio que es generado cuando el resultado es no direccionado o el motivo en caso de


reversar el direccionamiento.
Fecha de direccionamiento nt
co
 Fecha de Uso
 Fecha de Vencimiento
 Fecha Utilización IPS
 Ámbito
no

 Política Exoneración Cobro

Re-impresión:
Una vez se seleccione el direccionamiento, puede proceder a visualizar el documento, realizar
a

la impresión del direccionamiento o descargarla en formato PDF, dando clic en la pestaña “Re-
pi

impresión”, se despliegan las opciones:

Co

Una vez se elige la opción de “Imprimir” se desplegará una ventana emergente donde se
visualizará el voucher con los datos correspondientes.

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da
la
ro
nt
Recuerde que el direccionamiento solo debe de imprimirse una única vez, ya que si reimprime el
co
mismo direccionamiento dos veces el aplicativo solicitará la validación del por qué este
direccionamiento se debe imprimir nuevamente.

Cuando esto ocurre se despliega una venta emergente con una lista despegable en la cual debe
no

seleccionar el motivo de la reimpresión del direccionamiento.

a
pi
Co

Una vez seleccione el motivo de la reimpresión del direccionamiento, debe de dar clic en aceptar
si desea reimprimir el direccionamiento.

Luego se generará nuevamente el direccionamiento, en la parte superior izquierda tendrá las

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opciones de impresión como:

 Anterior (retroceder hoja)

 posterior (siguiente hoja)

 selección de hoja

da
 Rotación de la hoja tanto a la derecha como a la izquierda

 Impresión

la
ro
nt
co
no
a
pi
Co

Cuando se elige la opción de generar PDF, automáticamente se descargará un archivo en PDF,

donde se encontrarán los datos del direccionamiento.

También encontrará dos pestañas adicionales en la parte superior “Tramites DP” y “Pendiente”.

Tramites DP
Dentro de la pestaña tramites DP se encuentran las opciones:
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da
 Prorrogar: permite ampliar la fecha de vigencia del direccionamiento nuevamente, en el
mismo rango de tiempo que tenía inicial a partir de la fecha de la selección de esta

la
opción, debe seleccionar el direccionamiento y proceder a dar clic en el botón “prorrogar”,
esta funcionalidad cuenta con unas condiciones definidas por Salud Total EPS-S.

ro
nt
co
Luego el aplicativo lo enviará a una pestaña emergente donde solicita la confirmación de la
prórroga, si está de acuerdo debe dar clic en el botón de aceptar.
no
a
pi

 Notificación Cirugía: la cual se utiliza para procedimientos quirúrgicos, una vez

Co

seleccione el direccionamiento para un servicio de cirugía como lo indica la siguiente

imagen:

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da
la
ro
nt
co
Esta notificación muestra el nombre del o los procedimientos quirúrgicos y la fecha en la que se
direccionaron las cirugías.

Esta carta solo se puede generar cuando el pendiente se encuentra en estado “Cirugía orden de
no

direccionamiento”, de lo contrario el sistema no permite su impresión y genera el siguiente

mensaje.
a
pi
Co

Utilizar pendiente:

Opción que permite utilizar el servicio para el registro seleccionado en el resultado de la

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búsqueda de la gestión consulta DP. Para acceder a esta funcionalidad se debe seleccionar la
opción “Utilizar”:

da
la
Al seleccionar la opción “Utilizar” el sistema valida si es procedente la utilización del servicio, si
el sistema determina que el servicio se puede utilizar, genera un mensaje informando del
resultado de la transacción.

ro
De lo contrario genera un mensaje como el que se muestra a continuación:

nt
co
no

5.2. Notificar Urgencia

a
pi
Co

Al seleccionar esta opción el sistema por defecto visualizará una ventana donde se debe
seleccionar la sede de la IPS.

Una vez se selecciona la sede, el sistema muestra el siguiente formulario:

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da
la
ro
Los campos son los que se detallan a continuación:
Sección datos del servicio:
nt
 Servicio: Se asigna el servicio con código 890701 y Nombre del servicio: CONSULTA DE
URGENCIAS, POR MEDICINA GENERAL
co
 Diagnóstico: Seleccionar el diagnóstico según corresponda
 Ámbito: Se asigna el ámbito "Urgencias"
 Origen servicio: Seleccionar el origen servicio según corresponda
no

Sección datos de la urgencia:

 Clasificación triage: Seleccionar la Clasificación según corresponda
 Fecha de ingreso: Seleccionar la fecha de ingreso
 Hora de ingreso: Seleccionar la hora de ingreso
a

 Destino del paciente: Seleccionar el destino del paciente

pi

 Motivo de la consulta: Indicar el motivo de la consulta

Sección usuario solicitante:

Co

 Nombre: nombre del usuario solicitante

 Cargo: cargo del usuario solicitante
 Celular: celular del usuario solicitante
 Teléfono IPS: teléfono del usuario solicitante
 Email: email del usuario solicitante
Sección accidente de tránsito:
 Fecha del evento
 Hora del evento
 Sitio
 Descripción

Sistema habilita las siguientes opciones:

 Opción “paciente viene remitido”: opción habilitada como SI/NO, al seleccionar esta opción
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en “SI”, el sistema visualiza un formulario como el que se muestra a continuación:

da
la
ro
nt
Los campos son los que se detallan a continuación:
 Nit: Nit de la IPS que remite
 Código: Código de la IPS que remite
co
 Nombre: Nombre de la IPS que remite
 Sucursal: sucursal de la IPS que remite
 Zona: zona de la IPS que remite
 Sede: sede de la IPS que remite
no

 Departamento: departamento de la IPS que remite

 Ciudad: ciudad de la IPS que remite

El sistema habilita las opciones:

a

 Guardar: al seleccionar la opción guardar el sistema almacena la información.

pi
Co

Registrar remisión: al seleccionar la opción “Registrar remisión” el sistema realiza el consumo de

la funcionalidad “Registrar remisión” (Ver item Número 9.1 “Registrar remisión” de este manual)
 Notificar urgencia: al seleccionar la opción “Notificar urgencia” el sistema agrega datos
a la grilla datos de la transacción, como se muestra a continuación:

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da
Los campos son los que se detallan a continuación:

la
 Código
 Clasificación

ro
 Nombre
 Cantidad
 Resultado
 Número solicitud
El sistema habilita la opción:
nt
 Vista preliminar: al seleccionar esta opción el sistema visualiza el formato notificar
co
urgencia, como se muestra a continuación
no
a
pi
Co

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da
la
ro
nt
co
no

Los campos son los que se detallan a continuación:

 Número de atención: número asignado por la IPS para la atención
 Fecha: fecha del registro de la atención
a

 Nombre: nombre del prestador

pi

 Tipo documento: tipo de documento del prestador

 Documento: número de documento del prestador
 Código: código sede de la IPS
Co

 Dirección del prestador: dirección del prestador

 Teléfono: teléfono del prestador
 Departamento: departamento del prestador
 Municipio: Municipio del prestador
 Entidad a la que se le informa: Nombre entidad a la que se le informa (PAGADOR)
 Código: Código entidad a la que se le informa (PAGADOR)
 1er Apellido: primer apellido del paciente
 2do Apellido: segundo apellido del paciente
 1er Nombre: primer nombre del paciente
 2do Nombre: Segundo nombre del paciente
 Tipo identificación: tipo de identificación del paciente.

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 Número identificación: Número de identificación del paciente.

 Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del paciente.
 Dirección de residencia: Dirección de residencia del paciente
 Teléfono: Teléfono del paciente
 Departamento: Departamento residencia del paciente

da
 Municipio: Municipio del paciente
 Cobertura en salud: Régimen del paciente
 Origen de la atención: origen servicio del paciente

la
 Clasificación triage: Clasificación triage del paciente.
 Fecha ingreso: Fecha de ingreso a urgencias
 Hora ingreso: Hora de ingreso a urgencias

ro
 Remitido: Si/No dato del paciente
 Nombre del prestador de servicios de salud que remite.
 Código: código del prestador de servicios de salud que remite

 nt
Departamento: del prestador de servicios de salud que remite
Municipio: del prestador de servicios de salud que remite
co
 Motivo de consulta: motivo por el cual se accedió a la consulta
 Impresión Diagnóstica: código y descripción de los diagnósticos relacionados
 Destino del paciente: destino del paciente
 Nombre: nombre de la persona que informa
no

 Teléfono: teléfono de la persona que informa

 Cargo: cargo de la persona que informa
 Celular: celular de la persona que informa.
a

El sistema habilita las opciones:

 Imprimir formato: al seleccionar la opción imprimir formato el sistema genera la
pi

impresión del formato de notificar urgencias.

 Eliminar: elimina el registro de la grilla
Co

5.3. Reporte Direccionamientos IPS

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Opción que permite consultar a través de distintos filtros de búsqueda, en un rango de fechas no
superior a un mes, los direccionamientos en cualquier estado generadas para la IPS logueada en
el sistema. Para acceder a esta opción se debe seleccionar la opción “Reporte direccionamientos
IPS”, el sistema visualizará en pantalla:

da
la
ro
- Seleccione un rango de fecha

nt
co
no
a

- Seleccione la sede a consultar

pi
Co

Si el rango de fecha es igual o menor a 30 días, se generará el siguiente mensaje:

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da
Ahora se podrá exportar en archivo Excel el Reporte de direccionamientos para mejor consulta:

la
ro
nt
co
Los campos que se visualizan en el reporte son:
 ID registro.
 Tipo documento.
no

 Código tipo documento

 Número documento.
 Nombre protegido.
 Código servicio: código del servicio direccionado.
a

 Nombre servicio: nombre del servicio direccionado

 Cantidad: cantidad del servicio direccionado
pi

 Direccionamiento: Número de direccionamiento previo.

 Direccionamiento anterior: número de direccionamiento anterior (DPA).
Co

 Número de prescripción: número asignado por MIPRES, para los servicios No PBS.
 Consecutivo orden
 Numero Entrega: corresponde a la entrega del direccionamiento por mes.
 IDDispMinisterio: corresponde al número de ID que se asigna a la entrega de servicios y
tecnologías en salud o servicios complementarios no financiados con recursos de la UPC.
 Sede: nombre de la sede donde se radico el direccionamiento del servicio,
 Usuario: nombre del usuario que direccionó el servicio por la el transaccional web.
 Origen servicio.
 Forma pago: carga si requiere cobro de cuota moderadora o copago.
 Estado: estado del direccionamiento.
 Numero de no direccionado: número que genera el sistema cuando el estado es no
direccionado
 Motivo de tramite: descripción del trámite cuando el estado de la solicitud es reversado o no
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direccionado
 Fecha aprobación EPS: fecha en la que la solicitud fue aprobada por Salud Total EPS-S.
 Fecha utilización IPS: fecha en la que la IPS presto el servicio al protegido.
 Fecha disponible: fecha en la cual se encuentra disponible el servicio para ser utilizado
por el protegido.
 Código IPS código asignado en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) a

da
los prestadores de servicios de salud
 No solicitud
 Tipo direccionamiento

la
 Producto
 Sucursal
 Clasificación

ro
 Subclasificación
 Entrega Controlada
 Ámbito


Concepto liquidación
Fecha suministro nt
co
 Cantidad suministro
 Tipo de usuario: corresponde a la condición de afiliación tipo contributivo Cotizante,
Subsidiado, Contributivo Beneficiario.
 Modalidad contratación y pago: modalidad del convenio PGP, CAPITA, EVENTO
no

 Tipo presupuesto hace referencia a la marca tipo presupuesto o recobro

 Numero de contrato: corresponde al número del contrato objeto de facturación
 Ambito MIPRES
 Referencia MIPRES
a

6. DIRECCIONAMIENTOS MASIVAS
pi

Opción que permite generar direccionamientos masivos por parte de la IPS.

Co

6.1. Direccionamientos Masivas PGP

Para poder generar direccionamientos masivos se debe a través de la ventana “seleccionar

sede” actualizar los campos de sucursal, sede y convenio y posteriormente dar clic en aceptar:
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da
la
Al dar clic sobre la pestaña direccionamiento masivos se visualizará la siguiente ventana:

ro
nt
co
Este cargue de direccionamientos se debe realizar a través de archivo “txt” y los campos
deben estar separados por comas (,) el cual debe contener la siguiente estructura:

Campo Parámetros campo descripción

no

Tipo documento del protegido si es (CC CEDULA

campo tipo DE CIUDADANIA, TI TARJETA DE IDENTIDAD, CE
Tipo de alfanumérico, CEDULA DE EXTRANJERIA, RC REGISTRO CIVIL,
documento longitud (2) PA PASAPORTE, MS MENOR SIN IDENTIFICACION,
a

NU NUM UNICO IDENTIFICACION, AS ADULTO SIN

IDENTIFICACION)
pi

campo tipo
Documento alfanumérico, Documento del protegido,
Co

longitud (22)
campo tipo
Nombre
alfanumérico, Nombres del protegido
Protegido
longitud (50)
campo tipo
Apellido
alfanumérico, Apellidos del protegido
Protegido
longitud (50)
Código Servicio campo tipo entero Código del servicio-codificación CUPS ST
Cantidad campo tipo entero Cantidad del servicio
campo tipo
Código
alfanumérico, Código del diagnóstico
Diagnóstico
longitud (8)
Código Origen campo tipo Código de Origen del Servicio. PEJ EG
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Campo Parámetros campo descripción

Enfermedad General, SOAT Accidente de
alfanumérico,
Atención tránsito, etc.
longitud (5)

Id del producto, de acuerdo con la

parametrización de IT.

da
1 POS
Id Producto Entero 11 POS subsidiado
18 PLAN GAMA

la
19 PLAN DELTA
20 PLAN OMEGA
campo tipo

ro
Código Sede alfanumérico, Código de la sede.
longitud (5)

nt
Fecha Fecha del direccionamiento en el formato
Direccionamiento MM/DD/AAAA.
Id del ámbito de realización, de acuerdo con la
co
parametrización de IT.
1 ambulatorio
Id Ámbito Entero
2 hospitalario
3 urgencias
no

4 domiciliario
campo tipo
Código Programa Código del programa especial.
alfanumérico,
Especial
longitud (4)
a

Cantidad de la dosis para servicios clase

Cantidad de la
Entero medicamento.
pi

dosis

Unidad de Id de la unidad de medida de la dosis según la

Co

Medida de la siguiente parametrización:

dosis 6 aplicación(es)
7 centímetro(s) cúbico(s)
8 ELISA unit
9 gramo(s)
10 Gigabecquerel
11 Gota(s)
12 Julio(s)
13 kilobecquerel
14 Kilo Calorías
15 Kilo unidades internacionales
16 Límite de floculación
17 Megabecquerel
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Campo Parámetros campo descripción

18 microgramo(s)
19 mcg/h
20 mcg/kg
21 mcg/m3
22 milicurio(s)

da
23 micromol(es)
24 miliequivalente(s)
25 miligramo(s)

la
26 mililitro(s)
27 milimol(es)
28 Millon(es) de UI

ro
29 nanogramo(s)
30 onza(s)
31 Puff
32
33 nt
Sobre(s)
Unidad(es) internacional(es)
co
34 Unidad(es) de Tuberculina
35 Tableta (s)
36 Cápsula (s)
38 mg/h
no

39 mg/kg
Frecuencia Entero Frecuencia suministro del medicamento.
Id de la unidad de medida de tiempo para la
frecuencia según la siguiente parametrización:
a

ID Nombre
1 Hora(s)
pi

Unidad Medida
Entero 2 Día(s)
Tiempo
3 Mes(es)
Co

4 Semana(s)
5 Año(s)
37 Minuto(s)
Vía de Entero Vía de administración del medicamento según la
administración siguiente parametrización:
ID Nombre
1 Bucal
2 Conjuntival
3 Dental
4 Epidural
5 Hemodialisis
6 Implante
7 Inhalación
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Campo Parámetros campo descripción

8 Insuflación
9 Intra-Arterial
10 Intra-Articular
11 Intra-Cardiaca
12 Intracavernosa

da
13 Intradermal
14 Intraespinal
15 Intralesional

la
16 Intralinfatica
17 Intramuscular
18 Intranasal

ro
19 Intraocular
20 Intraperitoneal
21 Intrapleural
22
23 nt
Intratecal
Intratraqueal
co
24 Intrauterina
25 Intravenosa
26 Intravesical
27 Oral
no

28 Otico Auricular
29 Parenteral
30 Rectal
31 Subcutanea
a

32 Sublingual
33 Topica(externa)
pi

34 Transdermal
35 Uretral
Co

36 Vaginal
Duración Numérico Duración en días del tratamiento

Ejemplo de cómo se verá el archivo txt con la información:

Para servicios
CC,79714123,JUAN CARLOS,BULLA,0407050000,1,R101,EG,1,19964,01/22/2015,1,0,0,0,0,0,0,0

Para medicamentos
CC,79714123,JUAN
CARLOS,BULLA,0407050000,1,R101,EG,1,19964,01/22/2015,1,0,0.5,35,1.5,1,27,5

Una vez al dar clic en el botón se debe seleccionar el archivo generado para que se cargue,
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posteriormente aparece la ruta donde se encuentra el archivo seleccionado para procesar la

información:

da
Posteriormente se debe dar clic en el botón “validar archivo”. Una vez el sistema realiza la

la
validación, se refleja el cargue de los datos con el total de los registros generados en la parte
inferior de cada grilla con la información de los direccionamientos:

ro
nt
co
no
a

Cuando se evidencian errores en el archivo se visualiza la información en la ventana “errores

generados”, en la primera columna se visualiza el detalle del error, cuando existe solo un error en
pi

el registro:
Co

Cuando se encuentran más de un error por registro de un mismo protegido se visualiza en la

columna “errores” el botón ver en el cual se debe dar clic para validar y se visualiza la
información de la siguiente manera:

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da
la
ro
nt
co
Al generar direccionamientos por la opción de masivas PGP, una vez se genera el archivo de
resultados del cargue, se incluye un nuevo campo “Numero de no direccionamiento” en el archivo
txt que arroja, este nuevo campo permite identificar los registros que por algún motivo el sistema no
no

proceso, debido a que no cumple con los parámetros definidos.

a
pi

En el momento en que se genere como resultado la opción no direccionado se podrá visualizar el

motivo del no direccionamiento en el campo motivo.
Co

Una vez ajustada la información se debe dar clic en el botón “Direccionar” donde aparecerá el
siguiente mensaje:

Al dar clic en aceptar se visualiza la barra de progreso que indica el estado de

direccionamientos masivos:
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da
Una vez se termine el proceso de cargue del archivo se generará la vista del “resultado” de las
ordenes de direccionamiento generadas:

la
ro
nt
co
no

Al seleccionar el botón guardar se descarga un archivo plano con el resultado del proceso:
a
pi
Co

Si la IPS no cuenta con permisos para realizar el direccionamiento por este medio el sistema
habilitará la siguiente alerta:

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da
la
ro
6.2. Direccionamientos Masivas Evento

nt
co
El proceso de cargue de direccionamientos evento se encarga de registrar los direccionamientos
registrados por la IPS mediante archivo plano.
no
a
pi

Este cargue de direccionamientos se debe realizar a través de archivo “txt” y los campos
deben estar separados por comas (,) el cual debe contener la siguiente estructura:
Co

Parámetros
Campo Descripción
campo
Cedula de Ciudadanía
Tarjeta de Identidad
CC TI CE
Tipo de documento: Alfanumérico Cedula de Extranjería
RC PA MS
Tipo de documento del , longi- tud Registro Civil Pasaporte
UN
protegido (2) Menor sin Identificación
AS
Numero Único de Identificación
Adulto sin Identificación
Documento: Alfanumérico
Documento del , longitud

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Parámetros
Campo Descripción
campo
protegido (22)
Alfanumérico
Nombre Protegido:
, longitud
Nombre del protegido
(50)

da
Alfanumérico
Apellido Protegido:
, longitud
Apellido del protegido
(50)

la
Alfanumérico
Código Servicio:
, longitud
Código del servicio
(100)

ro
Cantidad: Cantidad del
Entero.
ser- vicio

nt
Código Diagnostico:
Alfanumérico
Código del diagnóstico
, longitud (8)
CIE10
co
Enfermedad General
Accidente de Tránsito
Enfermedad Profesional
Accidente de Trabajo
EG
no

Maternidad
SOAT ENPR
Enfermedad Catastrófica
ACW MATE
Otro Tipo de Accidente
CATA OTAC
Origen Servicio: Lesión por Agresión
Alfanumérico LEAG LEAU
a

Código de origen del Lesión AutoInfligida

, longitud (5) MALT ACRA
servicio Sospecha de Maltrato Físico
pi

ACOF ABSE
Accidente Rábico
VISE MAEM
Accidente Ofídico Sospecha
OTRA
Co

de Abuso Sexual
ENFG
Sospecha de Violencia Sexual
Sospecha de Maltrato Emocional
Otra
Promoción y Prevención
1 Pos
Producto: Id del 11 Pos Subsidiado
producto, de acuerdo a Entero Plan Gama
la parametrización de IT Plan Delta
Plan Omega
Fecha de Fecha
direccionamiento: (MM/DD/A
Fecha de AAA)
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Parámetros
Campo Descripción
campo
direccionamiento en el
formato
Ámbito: Id del ámbito 1 AmbulatorioHos
de relación, de acuerdo 2 pitalarioUrgenci
Entero

da
con la parametrización 3 as
de IT 4 Domiciliario
Código Programa
Alfanumérico

la
Especial: Código del
, longitud (4)
programa especial
Cantidad Dosis:

ro
Cantidad de la dosis para Se diligencia si se va direccionar un
Entero
servicios clase medicamento.

nt
medicamento
Medida Dosis: Id de la Entero Se diligencia si se va a direccionar un
unidad de medida de la medicamento:
co
dosis 6 Aplicación (es)
7 Centímetro (s) Cúbicos (s) 8 ELISA
unit
9 Gramo (s)
no

10 Gigabecquerel
11 Gota (s)
12 Julio (s)
13 Kilobecquerel
a

14 Kilo Calorías
15 Kilo Unidades Internacionales.
pi

16 16 Limite de Floculación
17 Megabecquerel
Co

18 Microgramo (s)
19 mcg/h
20 mcg/kg
21 mcg/m³
22 Milicurio (s)
23 Micromol (es)
24 Miliequivalente (s)
25 Miligramos (s)
26 Mililitro (s)
27 Milimol (es)
28 Millón (es) de UI
29 Nanogramo (s)
30 Onza (s)

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Parámetros
Campo Descripción
campo
31 Puff
32 Sobre (s)
33 Unidad (es) Internacional (es)
34 Unidad (es) de Tuberculina

da
35 Tableta (s)
36 Capsula (s)
38 Mg/h

la
39 Mg/kg
Frecuencia:
Frecuencia para el Se diligencia si se va a direccionar un

ro
Entero
suministro del medicamento.
medicamento.

nt
Se diligencia si se direccionar un
Medida Tiempo: Id de medicamento:
la unidad de medida de 1 Hora (s)
co
tiempo para la 2 Día (s)
Entero
frecuencia según la 3 Mes (s)
siguiente 4 Semana (s)
parametrización 5 Año (s)
no

37 Minuto (s)
Vía de Entero Se diligencia si se direccionar un
Administración: Vía medicamento:
de administración del 1 Bucal
a

medicamento según 2 Conjuntival

los siguientes 3 Dental
pi

parámetros 4 Epidural
5 Hemodialisis
Co

6 Implante
7 Inhalación
8 Insuflación
9 Intra-Arterial
10 Intra-Articular
11 Intra-Cardiaca
12 Intracavernosa
13 Intradermal
14 Intraespinal
15 Intralesional
16 Intralinfatica
17 Intramuscular
18 Intranasal 19
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Parámetros
Campo Descripción
campo
Intraocular
20 Intraperitonial
21 Intrapleural
22 Intratecal

da
23 Intratraqueal
24 Intrauterina
25 Intravenosa

la
26 Intravesical
27 Oral
28 Otico Auricular

ro
29 Parenteral
30 Rectal
31 Subcutánea

nt
32 Sublingual
33 Tópica (externa)
co
34 Transdermal
35 Uretral
Vaginal
Duración: Tiempo
no

total del tratamiento en Numérico Se diligencia si se direcciona un medicamento

días.
se debe ingresar un ID, con el fin de que el
sistema identifique si el servicio debe ser
a

direccionado para la misma IPS que está cargando

Campo
el archivo o para otra IPS que preste el servicio
pi

alfanumérico
diferente a la que realiza el cargue del archivo.
Prestador de obligatorio
diligenciamie
Co

ID cero (0): misma IPS que realiza el cargue del

nto
archivo masivo
ID uno (1): otra IPS diferente a la que realiza
el cargue del archivo masivo.
Campo La IPS podrá ingresar observaciones que
alfanumérico requiera relacionar al registro a cargar
Observaciones de obligatorio masivamente, cuando no se ingrese alguna
diligenciamie observación el campo debe contener el ID
nto cero (0).

Ejemplo de cómo se verá el archivo txt con la información:

Para servicios
CC,41770812,MARTHA ,BOLIVAR NIÑO,P100221600,1,R52.0,EG,1,05-29-2020,0,0,0,0,0,0,0,0,0,0
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Para medicamentos
CC,41770812,MARTHA ,BOLIVAR NIÑO,P100221600,1,R52.0,EG,1,05-29-2020,,1,0,1,1,1,1,1,1,0,0

Una vez al dar clic en el botón se debe seleccionar el archivo generado para que se cargue,
posteriormente aparece la ruta donde se encuentra el archivo seleccionado para procesar la
información y el número de registro:

da
la
ro
nt
Posteriormente se debe dar clic en el botón “validar archivo”. Una vez el sistemas realiza la
validación, se refleja el cargue de los datos con el total de los registros generados en la parte
co
inferior de cada grilla con la información de los direccionamientos.
no
a
pi
Co

Cuando se evidencia error en el archivo se visualiza la información en la ventana “errores

generados”, en la primera columna se visualiza el detalle del error, cuando existe solo un error.

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da
la
ro
Cuando se encuentra más de un error por registro de un mismo protegido se visualiza en la
columna “errores” el botón ver en el cual se debe dar clic para validar y se visualiza la información
de la siguiente manera:
nt
co
no
a
pi
Co

Al generar direccionamientos por la opción de masivas evento, una vez se genera el archivo de
resultados del cargue, se incluye un nuevo campo “Numero de Rechazo” en el archivo txt que
arroja, este nuevo campo permite identificar los registros que por algún motivo el sistema no
proceso, debido a que no cumple con los parámetros definidos.

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Una vez se ajuste la información se debe dar clic en el botón “Direccionar” donde aparecerá el
siguiente mensaje.

da
la
Al dar clic en aceptar se visualiza la barra de progreso que indica el estado de los
direccionamientos masivos.

ro
nt
co
Una vez termine el proceso de cargue del archivo se genera la vista del “resultado” de las
ordenes de direccionamiento generadas.
no
a
pi
Co

Si dentro del cargue se encuentra servicios que lleguen a instancia intermedia o segunda instancia
nos muestra el siguiente mensaje:

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da
Al seleccionar el botón guardar se descarga un archivo plano con el resultado del proceso.

la
ro
nt
co
no
a

Si la IPS no cuenta con permisos para realizar el direccionamiento por este medio el sistema
pi

habilitará la siguiente alerta:

Co

7. REMISIONES
Opción que permite registrar y consultar remisiones en el sistema de información SIRC (Sistema
de Información de Referencia y Contrareferencia). Para acceder a esta opción se debe seleccionar
la opción “Remisiones”, el sistema habilita las siguientes opciones:

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7.1. Registrar Remisión

Opción que permite registrar remisión de traslado para un nivel de atención superior en el que se

da
encuentra siendo atendido el protegido en la IPS. Para acceder se debe seleccionar la opción
“Registrar remisión” como se muestra a continuación:

la
ro
nt
co
Al seleccionar la opción “Registrar remisión”, el sistema visualiza un formulario como el que se
muestra a continuación,

Nota importante: antes de registrar la solicitud verifique los datos de cada campo
no

ingresado:
a
pi
Co

Los campos son los que se detallan a continuación:

 Doc: número de identificación del protegido al cual se desea solicitar la remisión de

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referencia y contrareferencia

 Nombre: Nombres completos de protegido. Al seleccionar alguna de las dos opciones y dar
clic en consultar aparecerá la información general del protegido como se muestra a
continuación:

da
la
ro
nt
co
En el caso en que se desee registrar una nueva solicitud para el afiliado y si ya se realizó una con
anticipación el sistema genera el siguiente mensaje de información:
no
a
pi
Co

Campos registrar remisión:



 Se debe diligenciar los campos si la remisión es consecuencia de un ATEL (Accidente laboral
o Enfermedad laboral) o SOAT (accidente de tránsito) Es importante que se seleccione
alguna de las opciones SI/NO para cada campo, con el fin de continuar con la radicación.
 En el caso de no diligenciar la opción de ATEL se genera el siguiente mensaje:

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da
En caso en que la solicitud corresponda a SOAT en la opción SI se genera el siguiente mensaje:

la
ro
nt
co
 Solicitante: corresponde al nombre del funcionario que está realizando la solicitud, Campo
obligatorio
 Cargo: Cargo del solicitante, Campo obligatorio
no

 Maternidad: campo selección si la protegida se encuentra en estado de gestación.

 Transacción: las transacciones son tipos de solicitudes creadas en respuesta a
necesidades de los protegidos o la compañía Campo obligatorio
a
pi
Co

Cita intrahospitalaria: aplica cuando se requiere coordinar citas o procedimientos de apoyo

diagnóstico, bien sea en una IPS diferente a la de origen en el marco de la atención
intrahospitalaria, Ejm: solicitud de resonancia, tomografía, laboratorio o consulta médico
especialista.

Remisión por complejidad: se refiere a los casos en los que la IPS origen no cuenta con la
capacidad técnica o la infraestructura para prestar los servicios requeridos para la atención de la
patología de un protegido en esta selección se debe indicar la estancia que requiere el protegido y
definir si el adulto pediátrico o neonatal y automáticamente se visualizara el cups del servicio
estancia correspondiente.
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 Prioridad: es la clasificación otorgada por el medico solicitante, de mayor a menor, código

azul, alto, medio y bajo. Esta es definida por el medico que solicita el servicio para remisión.
Campo obligatorio

 Especialidad: corresponde a la cual se va a remitir el paciente, Campo obligatorio.

da
 Tipo servicio: Tipo de servicio solicitado, Campo obligatorio, definido de la siguiente
manera:

la
ro
nt
co

Consulta médica espe: realizar búsqueda por código cup o nombre, aplica para transacción cita.
no

Hospt intermedio: tener en cuenta la selección del campo detalle servicio (adulto, neonatal,
pediátrico) y se cargara automáticamente el campo servicio. Aplica para transacción remisión por
complejidad.
a

Hosp piso: tener en cuenta la selección del campo detalle servicio (adulto, neonatal, pediátrico) y
pi

se cargara automáticamente el campo servicio. Aplica para transacción remisión por complejidad y
remisiones para unidad de salud mental.
Co

Laboratorio clínico: realizar búsqueda por código cup o nombre, aplica para transacción cita.

Proc, diag y tto (procedimientos, diagnósticos y de tratamiento): realizar búsqueda por

código cup o nombre, aplica para transacción cita. Aplica para resonancias, tomografías y ayudas
diagnosticas.

UCI: tener en cuenta la selección del campo detalle servicio (adulto, neonatal, pediátrico) y se
cargara automáticamente el campo servicio. Aplica para transacción remisión por complejidad.

 Detalle servicio: Está asociado al campo tipo servicio, se visualiza según tipo de servicio
seleccionado, Campo obligatorio

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da
 Diagnóstico: diligenciar el diagnostico principal, motivo de la solicitud de acuerdo con CIE10

la
 Observaciones: campo donde se debe incluir de manera obligatoria, información
complementaria de contacto telefónico de la IPS, correo institucional del solicitante, e

ro
información adicional que se considere relevante para la solicitud del caso.

Datos contacto:

nt
co
En estos campos se debe registrar la información del funcionario que realiza la solicitud.

Adjuntar soportes: es de carácter obligatorio adjuntar soportes correspondientes a la atención

no

médica, con el fin de realizar el trámite.

Los posibles soportes son: resumen de historia clínica, evoluciones, resultados de ayudas
diagnósticas, el formato de referencia y contrareferencia, etc.
a
pi
Co

Para finalizar la radicación el sistema habilita los botones:

 Registrar.
 Cancelar.

Al seleccionar registrar, el aplicativo emite un mensaje de confirmación para validar la radicación

del caso:

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da
la
Al dar clic en aceptar se genera el número de solicitud del caso el cual se podrá consultar en la
opción de casos radicados:

ro
nt
co

Al seleccionar cancelar, el sistema regresa a la página de inicio.

no

7.2. Consultar Remisión

a

Opción que permite consultar en un rango de fechas. Para acceder a esta opción se debe
seleccionar la opción “Consultar remisión” y el sistema visualiza la siguiente pantalla:
pi
Co

Puede realizar la consulta, seleccionando un rango de fecha, ingresando el número del caso o
ingresando el tipo y número de documento del afiliado, una vez ingresada la información dar clic en
el botón “Consultar” y el sistema visualizará una grilla como la que se muestra a continuación:

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da
Los campos son los que se detallan a continuación:

la
 Número de caso: corresponde al caso que se radico

ro
 Tipo documento: del afiliado a quien se generó solicitud
 No Documento: del afiliado a quien se generó solicitud
 Nombre afiliado



nt
Tipo transacción: corresponde a cita intrahospitalaria o remisión por complejidad
Estado del caso: estado en el que se encuentra de acuerdo a gestión de EPS
Fecha del Caso: fecha de radicación
co
 Nombre del solicitante: dato del funcionario que radica la solicitud desde la IPS.
 Cargo del solicitante: dato del funcionario que radica la solicitud desde la IPS.
 Sucursal protegido: corresponde a la ciudad de origen a la que corresponde el usuario.
 Responsable sucursal: funcionario de la EPS quien está gestionando la solicitud.
no

 Ver soportes: Al dar clic en ver se podrá visualizar los soportes registrados en el momento
de la radicación de la solicitud.
 Adjuntar soportes: en esta opción podrá ingresar soportes correspondientes del protegido
y que permitan dar claridad a la evolución médica para el trámite de remisión, al dar clic en
a

adjuntar se visualiza la siguiente ventana:

pi
Co

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Una vez seleccionado el tipo de soporte/ la selección del archivo/ agregar permite ver el cargue del
documento previo a guardarse. Por último, dar clic en el botón adjuntar para que se guarde la
evolución ingresada.

8. ACTUALIZAR DATOS IPS

da
A través de esta opción se pueden actualizar los datos de contacto para la IPS. Para acceder a
esta opción se debe seleccionar la opción “Actualizar datos IPS”.

la
ro
Al seleccionar la opción “IPS/Sede” el sistema visualiza un formulario como el que se muestra a
continuación:
nt
co
no
a
pi
Co

Al seleccionar la opción modificar, el sistema carga los datos de la sede, como se muestra a
continuación:

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da
la
ro
Los campos son los que se detallan a continuación:
Sección datos básicos
 Código.
 Nombre.
 Sede principal.
nt
co
 País.
 Departamento: Campo habilitado para modificar.
 Ciudad: Campo habilitado para modificar.
 Dirección: Campo habilitado para modificar.
no

Sección datos contacto

 Área.
 Nombre: Campo habilitado para modificar.
a

 Celular: Campo habilitado para modificar.

pi

 Teléfono: Campo habilitado para modificar.

 Fax.
 Cargo.
Co

 Correo electrónico: Campo habilitado para modificar.

El sistema habilita la opción:

 Guardar: al seleccionar la opción “Guardar” el sistema actualiza los cambios en la base
de datos y genera un mensaje como el que se muestra a continuación:

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9. Procedimientos Qx PGP
Opción que permite realizar la consulta de las bolsas quirúrgicas y la programación:

da
9.1. Programar IPS

la
Funcionalidad a través de la cual la IPS puede consultar la programación de bolsa quirúrgica.
Para acceder a esta funcionalidad se debe seleccionar la opción “Programar IPS”, como se
muestra a

ro
continuación:

nt
co
Al seleccionar la opción “Programar IPS” el sistema visualiza la siguiente pantalla:
no
a
pi
Co

Los campos son los que se detallan a continuación:

 Sede: opción que permite seleccionar la sede
 Estado afiliado: opción que permite seleccionar el estado del protegido.
 Convenio: Número de convenio
 Fecha radicación inicial: Fecha de radicación inicial
 Fecha radicación final: Fecha de radicación final
 Tipo documento: Tipo de documento
 No documento: Número de documento

Seleccione el botón Buscar y el sistema visualiza el resultado de la búsqueda en la grilla.

Al seleccionar la pestaña “Consumo bolsa” el sistema visualiza un formulario como el que se

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muestra a continuación:

da
la
ro
Los campos son los que se detallan a continuación:
 Mes
 Cantidad Bolsa
 Cantidad programada
nt
co
 Cantidad disponible
 Cantidad realizada

9.2. Consultar Programación De IPS

no

A través de esta opción se puede consultar la programación de la IPS:

a
pi

Al seleccionar esta opción, el sistema visualiza la siguiente información:

Co

Los campos son los que se detallan a continuación:

 Sede: opción que permite seleccionar la sede.
 Estado afiliado: opción que permite seleccionar el estado del protegido.
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 Convenio: Número de convenio.

 Fecha radicación inicial: Fecha de radicación inicial.
 Fecha radicación final: Fecha de radicación final.
 Tipo documento: Tipo de documento.
 No. documento: Número de documento.
 Fecha programación.

da
Al seleccionar la opción “Buscar” el sistema visualiza el resultado de la búsqueda.

la
10. CONVENIOS

Opción que permite realizar la consulta de los convenios que se encuentran vigentes entre la IPS

ro
y Salud Total EPS-S. Para acceder a esta opción se debe seleccionar la opción “Convenios”.

nt
co
Al seleccionar la opción “Consultar convenios” el sistema visualiza la siguiente pantalla:
no
a
pi
Co

El sistema muestra una grilla de resultados, con los siguientes campos:

 Sucursal.
 Código convenio.
 Forma de pago.
 Nombre convenio.
 Detalle convenio: se muestra un botón de descarga, el cual permite generar un
archivo .xls con el detalle del convenio seleccionado, con los cambios en la codificación de
los servicios. Al seleccionar el botón, el sistema genera la descarga del archivo.

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