PROCEDIMIENTO PARA Código:

ELABORACIÓN Y CONTROL DE Versión: 0

DOCUMENTOS Fecha: 13/05/2020

1. OBJETIVO
Establecer las pautas para la elaboración, aprobación, revisión, disponibilidad, disposición,
uso de documentación externa y aseguramiento de todos los documentos que maneja la
compañía en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. ALCANCE
Este documento es de aplicación obligatoria por todos los funcionarios de la empresa, que
tengan la necesidad de elaborar o modificar un documento que forme parte de los sistemas
de gestión.

3. DEFINICIONES
 Actualizar: modificar un documento para adecuarlo a las necesidades del momento.
 Anexo: documento o elemento que se relaciona, directa o indirectamente, con el
documento.
 Documento: información y su medio de soporte (papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, plano, vídeo, otros). Un documento puede ser un
procedimiento, guía, manual, instructivo, etc.
 Modificación: introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a
fondo y a la forma de un documento.
 Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 Disposición: Colocación de un documento ó más, según un orden o en una posición
adecuada y conveniente. Darle orden y estructura al contenido de un proceso.

4. DESCRIPCIÓN

4.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

 La estructura documental de la empresa está compuesta por:
 Políticas
 Registros
 Matrices
 Programas
 Procedimientos
 Reglamentos
 Manuales
 Instructivos
 Procedimientos Operativos
 Documentos Externos
 Documentos Internos Institucionales

4.2. ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO

Los documentos del Sistema de Gestión se elaboran así:

Encabezado: Lleva el logo de la empresa en la parte izquierda, el nombre del documento en

la parte superior central, el código,la versión, la fecha de elaboración en la parte izquierda.

Ver modelo a continuación.

 PROCEDIMIENTO PARA Código:
ELABORACIÓN Y CONTROL DE Versión: 0
DOCUMENTOS Fecha: 13/05/2020

Código:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión: 0
Fecha:
Este modelo aplica para todos los documentos internos.

Cuerpo de los documento: Los documentos internos del Sistema de Gestión

(procedimientos, manuales e instructivos) se componen de:

 Objetivo. Indica la razón o finalidad por la que se emite el documento y es una

ampliación de la información consignada en el título.

 Alcance o campo de aplicación. Refiere las áreas funcionales o los cargos a los
cuales les corresponde aplicar los aspectos desarrollados en el documento y/o al
objeto de aplicación.

 Definiciones. Relación alfabética de términos y sus definiciones o explicaciones

necesarias usadas en el documento.

Se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener varias
interpretaciones dependiendo del contexto o idioma en que se encuentren. Es importante
asegurarse que no se ha utilizado otro término con el mismo concepto en otros documentos.

 Descripción. Es el desarrollo del tema planteado (proceso, procedimiento,

instrucciones, actividades o conceptos de normalización), no se deben incluir
nombres de personas sino hacer referencia al título del cargo que le corresponde al
funcionario involucrado.

Un proceso o procedimiento se puede presentar en forma narrativa,y/o mediante un

diagrama de flujo el cual refleje claramente las actividades y los responsables en
cada una de sus fases.

 Documentos de referencia. Son aquellos documentos internos y/o externos que

suministran información adicional para facilitar la compresión de la norma o como
referencia para elaboración de la misma.

El orden para referenciar los documentos en caso de presentarse es:

 Documentos externos que deben consultarse o aplicarse; como leyes, decretos,

resoluciones, otros.
 A continuación se relacionan las Normas Técnicas Colombianas (NTC), y las
Guías Técnicas Colombianas (GTC).
 Por último se relacionan las normas internas y externas de la empresa.
Diagramas de flujo, planes, programas y demás que se hayan enunciado en el
desarrollo del documento.

 Anexos. Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la

presentación ordenada y lógica dentro del cuerpo del documento, como ciertas
ilustraciones, AST, fotografías, planos, formatos, entre otros.
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DOCUMENTOS Fecha: 13/05/2020

Si uno de los numerales principales definidos para la estructura del documento no se utiliza,
se debe colocar el numeral con su respectivo título y debajo se colocará "No aplica”.

 Control de Cambios. El historial de las revisiones efectuadas al documento por

actualización o periodicidad quedarán registradas en una tabla al final de cada
documento de la siguiente manera:

 Número de la versión
 Fecha de la revisión o modificación
 Descripción del cambio o modificación
 Autoridad / cargo que aprueba el documento

VERSIÓN FECHA REVISIÓN / MODIFICACIÓN APROBADO POR

0 dd-mm- se describe que modificación se le encargado del
aaaa realizo al documento sistema

4.3. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Se considera un documento obsoleto, aquel que ha sido modificado y deben ser recogidos
para evitar su uso. En caso que se guarde una copia del documento obsoleto, estará
disponible en un archivo en medio magnético de documentos obsoletos.

4.4. DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS

Lista de distribución de documentos.La disponibilidad de los documentos del SGSST se

garantiza haciendo la distribución de estos y empleando para tal fin la lista de distribución de
documentos adjunta a los procedimientos, manuales, instructivos, dicha distribución se hace
extensible a los formatos de registro relacionados con el Sistema de Gestión y se ubica en la
parte final de cada manual, procedimiento e instructivo.

NOMBRE DEL TIPO DE

VERSIÓN
DOCUMENTO DOCUMENTO

 Nombre del documento: se refiere al nombre del documento que se distribuye.

 Versión: la versión del documento que se distribuye.
 Tipo de Documento: Se refiere a los tipos de documento que tiene el Sistema de
Gestión como manuales, procedimientos, instructivos.
 Distribuido a: Se refiere al cargo de la persona a la cual se le hace entrega del
documento.

4.5. CONTROL DE REGISTROS

 Control de Registro. Documento que presenta los resultados obtenidos, o
proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

 Registro
 Responsable – cargo responsable del uso y disposición del documento o
registro.
 Almacenamiento
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 Disposición

4.5.1 Almacenamiento, envío de registros al centro de retención y recuperación.

El almacenamiento de estos registros, está guardado por medio de carpetas AZ en las

oficinas de FORLEON S.A.S. Una vez que son aprobados e impresos, éstos se almacenan
en el estante de las oficinas.
Como la empresa realiza actividades en diferentes obras estas A-Z que se encuentren llenas
o se termine la obra serán enviadas a la oficina de la empresa FORLEON S.A.S

El centro de retención de los registros se encuentra en las oficinas principales de la empresa,

allí se reciben los registros obtenidos. En el momento de recuperar esta información, se
puede consultar dentro de los estantes correspondientes y fácilmente se pueden identificar
por su respectivo nombre determinado de acuerdo al Sistema de Gestión.
Cada AZ se encuentra marcado con el nombre de la carpeta de documentos que contiene, la
ciudad y la fecha y con respectivos separadores por cada documento que se realizó registro.
Estos documentos están guardados para evitar pérdidas y deterioro.

En caso de que se realice un traslado, estos registros se entregan al Vigía Ocupacional o a

quien se delegue por parte de FORLEON S.A.S, para evitar pérdidas, deterioro o fuga de
información.

4.5.2 Control de documentos externos

Son todos los documentos que no se generan al interior de la empresa, se guardan como
información de soporte: fichas técnicas, catálogos, decretos, normas nacionales e
internacionales, manuales de equipos, contratos, etc. Este tipo de documento será
reconocido a nivel interno en FORLEON S.A.S, como documentación externa. Todos los
documentos que reposan en nuestros archivos son registrados en el listado de documentos
externos.

Cuando se termina el contrato con las partes interesadas estos documentos se mantienen
en vigencia por cinco (5) años o de acuerdo a las condiciones y exigencias de las partes
interesadas o reglamentarias.

4.5.3 Manejo de documentos obsoletos

Salud Ocupacional remplaza los documentos del proceso respectivo y entregala nueva
versión. El documento original físico esta en el folder correspondiente o en medio magnético.
Así mismo, éstos se mantienen durante 5 años. Después de cumplir este tiempo se pasa
para Archivo Muerto y se almacena Micro Filmación.
El archivo de los documentos como exámenes médicos, mediciones Higiénicas, registros de
capacitaciones, se almacenaran por 20 años después que cese la relación laboral con los
trabajadores.

4.5.4Tiempo de retención y disposición final

La conservación y retención de documentos se realiza de la siguiente forma:

El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera
controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos
contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los
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DOCUMENTOS Fecha: 13/05/2020

documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los

trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en SST. La conservación puede
hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente decreto
siempre y cuando se garantice la preservación de la información.

1. Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral
del trabajador con la empresa:

2. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores,
en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
SST.

3. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la SST, los
resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados
de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo
biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a
peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.

4. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de

los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.

5. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.

6. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

7. Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con
un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.

8. Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno de
los aspectos que garantiza la efectividad del sistema.

9. Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus

objetivos se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para
la identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir
de los

10. requisitos de la legislación colombiana en SST y según los criterios organizacionales

definidos.

11. Dentro de los documentos y registros a conservar la organización consideran, entre

otros, los siguientes (Nota: Seleccionar los que aplican a la organización e incluir los
que puedan faltar):

12. Información sobre la legislación en SST aplicable.

13. Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la
inducción y la reinducción) y la información SST entregada a ellos.
14. Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en desarrollo del
plan para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias
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15. Registros de las inspecciones realizadas.

16. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado
de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
17. Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales y la
investigación y análisis de estos eventos.
18. Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no rutinarias o
trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.
19. Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas de
prevención y control definidas.
20. Registro de entrega de elementos de protección personal.
21. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
22. Los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas
de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y las que
se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a
peligros y riesgos, cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente
(Nota: Solo aplica en empresas que tengan médico especialista en áreas afines a la
SST).
23. Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.
24. Registros de las revisiones por la alta dirección.
25. Informes de auditorías internas o externas del SG-SST.

Los registros se mantienen durante veinte (20) años y luego son sometidos a Micro filmación
que permanecerán en custodia en oficina de del Vigía Ocupacional. El responsable de esta
actividad es quien maneje los contratistas y proveedores de la empresa que hayan
desarrollado el sistema.
Documentos a guardar por 20 años después que cesen la relación laboral.

 Estudios de Higiene Industrial

 Conceptos de Aptitud Laboral
 Informes de condiciones de salud
 Registros de capacitación y formación
 Registros de entrega de EPP si los hubiese

4.6. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Gestión son elaborados con un procesador de palabras en
letra legible y llevan su nombre correspondiente en la parte superior del documento para su
identificación, codificación y área o dependencia a donde pertenecen. Si es el caso que no
se cuente con un procesador de palabras, el documento se escribe a mano con letra
imprenta. La totalidad de documentos se identifican en la lista maestra de documentos y en
la lista maestra de registros.

INICIALE TIPO DE
NUMERACIÓN COMPAÑÍA CODIFICADO
S DOCUMENTO
PL Políticas 00 FORLEON PL-00-FL
MT Matriz 00 FORLEON MT-00-
PRG Programas 00 FORLEON PRG-00-
PR Procedimiento 00 FORLEON PR-00-
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DOCUMENTOS Fecha: 13/05/2020

REG Reglamento 00 FORLEON REG-00-

MN Manual 00 FORLEON MN-00-
INST Instructivo 00 FORELON INST-00-
FOR Formato 00 FORLEON FOR-00-
PLN Planes 00 FORLEON PLN-00-

4.7. ASPECTOS DE FORMA

4.7.1 Papel. Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresión y la lectura del
documento. Se escribe por una sola cara de la hoja, a espacio sencillo y en tamaño carta.
4.7.2 Numeración.
Para la numeración se emplean los números arábigos. Las divisiones principales (primer
nivel) y las subdivisiones de un documento se enumeran en forma continua, empezando por
uno (1). Cada división principal, a su vez, puede subdividirse en cualquier número de
niveles, pero para la documentación a desarrollar se aplicará hasta el cuarto nivel.

4.8. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

El control de documentos externos se hace mediante la matriz en donde se registra, el
nombre del documento, y se tiene para consulta de los interesados.

 Nombre del documento: se refiere al nombre del documento con el cual se identifica.
 Fecha de actualización: la fecha en la cual el documento llega la empresa y/o se
hace el cambio del mismo por una versión actualizada.

Vincular estos aspectos a la matriz de control de documentos externos

5. ANEXOS
Matriz Listado Maestro de Documentos del SGSST MT-07-CAB2

6. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción
Fecha Versión Pagina Autor Aprobado
del cambio
XXXX XX XXXX XXX XXXX XXXX

7. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL
VERSIÓN TIPO DE DOCUMENTO DISTRIBUIDO A
DOCUMENTO
Coordinador del
Procedimiento para SGSST
elaboración y control 0 PROCEDIMIENTO Directores de área y
de documentos jefes de
departamento
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DOCUMENTOS Fecha: 13/05/2020

8. CONTROL DE REGISTROS
Los registros serán dispuestos en las carpetas de acuerdo al ítem del sistema que se esté
ejecutando.

CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Versión Descripción del cambio
aprobación
00 Version 1 5/13/2020