Solicitud de matrícula Libre on-line:
Enseñanzas de idiomas
– Documento de ayuda –
Diciembre 2021 (v 1.1)
ÍNDICE
1. Introducción. .............................................................................................................. 2
2. Fases del procedimiento ............................................................................................ 2
2.1. Fase de Registro .................................................................................................... 2
2.1.1. Registrar una Cuenta de Correo Electrónico / Contraseña ................................. 2
2.1.2. Recordatorio de la contraseña ............................................................................ 6
2.2. Fase de recogida de la solicitud ............................................................................. 7
2.2.1. Conexión del usuario ........................................................................................... 7
2.2.2. Dar de alta una solicitud ...................................................................................... 8
2.2.2.1. Relación tutor- alumno ..................................................................................... 9
2.2.2.2. Servicio de verificación y consulta de datos de identidad .............................. 10
2.2.2.3. Alumnos menores de edad. Tutores .............................................................. 11
2.2.3. Cumplimentar los datos de la solicitud .............................................................. 11
2.2.3.1. Datos personales ........................................................................................... 11
2.2.3.2. Documentación adjunta .................................................................................. 13
2.2.3.3. Idiomas solicitados ......................................................................................... 15
2.3. Estados de la solicitud en periodo de solicitud ..................................................... 22
3. Agradecimiento ........................................................................................................ 26
Documento de Ayuda Online Página: 1
1. Introducción
El presente documento ofrece una visión del procedimiento que debe seguir para realizar la matrícula libre en
enseñanzas de idiomas, a través de internet, desde el sitio habilitado al efecto por el Departamento de Educación,
en:
https://ikasgunea.euskadi.eus
Los navegadores recomendados son Mozilla Firefox y Google Chrome.
2. Fases del procedimiento
El procedimiento consta de 2 fases:
✓ Registro:
Permite registrar una cuenta de correo electrónico (como identificador de acceso) en el Departamento de
Educación para realizar una solicitud de admisión on-line.
✓ Recogida de la Solicitud:
Permite realizar una solicitud de admisión en EOI por cada alumno o alumna, así como consultar, modificar
y/o borrar las solicitudes una vez creadas.
Asimismo, permite modificar los datos introducidos y/o documentos añadidos en la solicitud antes de que el
centro elegido como primera opción haya iniciado su tramitación.
Una vez iniciada su tramitación, para realizar cualquier modificación deberá dirigirse a dicho centro.
La consulta de las solicitudes estará disponible en todo momento.
2.1. Fase de Registro
Esta fase permite registrar una cuenta de correo electrónico para ser utilizada en todo el proceso de recogida
(creación) y mantenimiento (consulta, modificación y borrado) de una solicitud de admisión.
El procedimiento para realizar el registro de una cuenta de correo electrónico consta de los pasos siguientes:
2.1.1. Registrar una Cuenta de Correo Electrónico / Contraseña
En la página web de Ikasgunea https://ikasgunea.euskadi.eus/es/inicio
Si ya está registrado en la plataforma, vaya al punto “2.2 Fase de recogida de la solicitud”.
Si no es así, deberá registrar una cuenta de correo electrónico para su posterior uso en el proceso de admisión,
deberá pulsar el enlace: “Registrarme”.
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Una vez pulsado el enlace “Registrarme”, aparecerá la página en la que deberá completar
obligatoriamente los siguientes datos:
1. Datos personales:
a. Tipo de Documento: DNI, Número de Identificación de Extranjero (NIE) o Documento
Identificativo de Educación (DIE).
b. Número de Documento:
i. Si es un DNI, introduzca los 8 dígitos del mismo seguidos de la letra de control (sin
espacios ni caracteres especiales entre los mismos; por ejemplo: 11928474X) junto
con la fecha de nacimiento y la fecha de caducidad del documento.
ii. Si es un NIE, introduzca el número de identificación (letra, 7 dígitos y letra sin espacios
ni caracteres de separación entre los mismos, por ejemplo: X1234567P) junto con la
fecha de nacimiento del/la titular de dicho documento.
iii. Finalmente, si es un DIE, introduzca la numeración seguida por una letra junto con la
fecha de nacimiento.
Si no dispone de ninguno de estos documentos, deberá acudir al primer centro de su
elección.
2. A continuación, introduzca el texto que representa la imagen mostrada a la izquierda. Si no
entiende la imagen pulse el icono y se le generará una nueva.
3. Para registrar una cuenta de correo electrónico (como identificador de acceso) en el
Departamento de Educación, es necesario especificar un documento de identificación válido y
marcar la casilla de confirmación.
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4. Para continuar con el registro, pulse el enlace “Continuar”.
Si no hay errores
En esta nueva pantalla:
a) Si se ha identificado a través del DNI, NIE y sus datos NO constan en el sistema, se
muestra la siguiente pantalla,
donde deberá
• introducir el teléfono fijo y móvil y seleccionar un idioma de correspondencia.
• Indicar si está o no matriculado actualmente en algún centro educativo de la CAPV.
Si contesta que sí esta matriculado en la CAPV se muestra una caja de texto predictivo,
donde tecleando parte del nombre del centro podrá seleccionar el centro donde esta
matriculado.
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Si contesta que no a la pregunta anterior, tendrá que indicar si es o no tutor-a de alguna
alumo-a matriculado en la CAPV. Si es tutor-a de algún alumno-a matriculado en la CAPV
tendrá que seleccionar el centro en el que esta matriculado-a el alumno-a del que es tutor-
a.
• Configurar el acceso al portal de ikasgunea introduciendo la cuenta de correo y
contraseña.
Una vez completado el formulario, pulse “Finalizar” para terminar con el proceso de registro.
b) En el caso de que sus datos consten en la base de datos del Departamento de Educación,
el sistema los precargará.
En el apartado “Configure sus datos de acceso al portal”, figurará la dirección de correo
electrónico tiene registrado en el Departamento, la cual podrá actualizar si indica otra
dirección distinta.
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Para ello deberá introducir una dirección de correo, una contraseña y la confirmación
de la misma.
Para finalizar el proceso de registro de usuario pulse el enlace “Finalizar”.
Si hay errores
Si no ha introducido alguno de los datos obligatorios, no ha seleccionado la casilla de confirmación de
los datos o si lo introducido no se corresponde con la imagen mostrada, al pulsar el enlace “Continuar”
se indicará que se ha producido un error.
2.1.2. Recordatorio de la contraseña
En el caso de que haya olvidado su contraseña deberá pulsar: “He olvidado mi contraseña”.
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Tras completar los apartados “Dirección de correo” y “Texto de verificación”, pulse la opción
“Enviar la nueva contraseña”.
Recibirá un e-mail a la cuenta de correo que haya facilitado con la nueva contraseña de acceso.
2.2. Fase de recogida de la solicitud
El procedimiento de recogida y mantenimiento (consulta, modificación y borrado) de solicitudes de acceso se
compone de los siguientes pasos:
2.2.1. Conexión del usuario
Introduzca la cuenta de correo registrada, junto con la contraseña, y pulse “Acceder”.
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2.2.2. Dar de alta una solicitud
Acceder a la opción de menú Procesos administrativos y Ayudas >> Procesos de Admisión disponible en la
opción de menú de la izquierda:
Para dar de alta una solicitud nueva de matrícula Libre se deberá pulsar el botón Escuela Oficial de Idiomas
Matrícula Libre disponible en la parte inferior durante el periodo de solicitud abierto y que abre el formulario de
solicitud para que sea cumplimentado.
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En el caso de que haya realizado alguna solicitud de forma previa, en la parte superior aparecerá una relación
de las mismas.
2.2.2.1. Relación tutor- alumno
Una persona autenticada en Ikasgunea puede consultar información y presentar solicitudes propias y para
aquellas personas de las que es tutor. Se presentan en el siguiente cuadro al pulsar botón Escuela Oficial de
Idiomas.
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2.2.2.2. Servicio de verificación y consulta de datos de identidad
Una vez seleccionada la persona para quién se realizará la solicitud se muestra la siguiente ventana “Solicitud –
datos personales del alumno/a” donde inicialmente se carga la información de los datos personales del alumno
o alumna que se encuentran en el sistema. Si el documento identificativo informado es el DNI o NIE se realizará
de manera automática una primera verificación contra el servicio de verificación y consulta de datos de identidad.
Si esta verificación es correcta, se cargarán los datos devueltos por el servicio de verificación y consulta y podrá
continuar con su solicitud a través del botón “Continuar” sin necesidad de anexar la documentación
correspondiente a su documento identificativo. En caso contrario, deberá revisar los datos personales del alumno
o de la alumna para quien se está realizando la solicitud de la matrícula.
Para ello deberá indicar el tipo de documento con el que va a identificarse, que será diferente según su
nacionalidad.
Para el caso de ser persona de nacionalidad española deberá seleccionar “Documento Nacional de Identidad o
DNI”.
En caso de tener una nacionalidad distinta a la española deberá seleccionar “Permiso de Residencia y si no
dispone de permiso de residencia deberá seleccionar o bien “Documento de Identificación del País de Origen” o
bien “Pasaporte”.
En el caso de que aporte DNI o NIE (Permiso de residencia) deberá validar su documentación. Para ello, le
aparecerá el botón “Validar documento”, al clickar se abrirá la siguiente ventana:
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Si se trata de la verificación de un DNI deberá indicar la fecha de nacimiento y la fecha de caducidad del DNI y
pulsar “Validar”. Si se trata de la verificación de un NIE o permiso de residencia únicamente se le solicitará la
fecha de nacimiento.
Si la validación es correcta, se cargarán los datos devueltos por el servicio de verificación y consulta de datos de
identidad y podrá continuar con su solicitud a través del botón “Continuar”. Si la validación es incorrecta, podrá
continuar con su solicitud, pero deberá aportar el documento identificativo correspondiente.
Para poder continuar con su solicitud deberá rellenar todos los campos obligatorios.
2.2.2.3. Alumnos menores de edad. Tutores
La edad mínima del alumno para iniciar una solicitud es tener cumplidos 16 años. Si la persona seleccionada
esr menor a esta edad se muestra el siguiente aviso:
Para los alumnos con edad >=16 y < que 18 es necesario que la solicitud tenga asociado un tutor legal.
En los casos en los que se detecte que el padre o madre no esté registrado como tutor del alumno se deberá
acudir al centro y presentar la documentación que acredite el cambio.
2.2.3. Cumplimentar los datos de la solicitud
El modelo de solicitud es el siguiente consta de 3 pestañas diferenciadas que se detallan a continuación:
2.2.3.1. Datos personales
La información del alumno se presenta agrupada en bloques diferenciados de la siguiente forma:
✓ Datos solicitante: información precargada del registro del Departamento de Educación.
Datos obligatorios: son los campos Nombre, Apellido 1, Sexo, Fecha Nacimiento, Nacionalidad y
DNI/NIE o pasaporte. En el caso de que alguno de estos campos no esté cumplimentado se mostrará
un mensaje en el que se indica los campos que faltan por cumplimentar y un enlace al apartado de
Ikasgunea “Datos personales”, desde el que se debe rellenar la información solicitada. También puede
acceder a este apartado desde el menú “Modificar datos > Datos personales”.
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✓ Tutor o tutora : información precargada del registro del Departamento. Pestaña visible sólo en caso de
alumnos menores de edad.
Para actualizar esta información del solicitante o del tutor se deberá acudir al centro y presentar la
documentación que acredite el cambio.
✓ Domicilio: información precargada del registro del Departamento. La información puede editarse
directamente en la solicitud en caso de que el solicitante no esté matriculado en otro nivel de
enseñanza en la CAPV. Para los casos en los que no se pueda editar, para actualizar esta información
del alumno se deberá acudir al centro y presenatr la documentación que acredite el cambio.
✓ Datos sociolaborables: información editable y obligatoria. Se precarga con la información del registro
del Departamento en caso de estar informada.
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✓ Datos pago: información editable y obligatoria. Estas características de la solicitud son las que
establecerán las tasas de pago de cara a la formalización de la matrícula. No serán datos editables
desde el momento que inicie el pago de alguna solicitud de matrícula.
Importante: aquellos solicitantes que no acrediten la documentación requerida o que la documentación
sea inválida serán excluidos del proceso de matriculación siendo necesario acurdir al centro a realizar
una actualización de la tasa o para realizar un pago complementario.
Excepción: no será necesario aportar documentación para el caso de Familia numerosa siempre y
cuando el servicio de interoperabilidad verifique la información de forma automática. Para ello es
necesario Dar consentimiento del uso de este servicio.
✓ Necesidades especiales: información editable y opcional.
✓ Datos de notificación información editable y obligatoria. Se precarga con la información del registro
del Departamento en caso de estar informada. Tras la resolución provisional y definitiva se enviarán
avisos de cortesía a este mail y teléfono indicando que la resolución está publicada.
✓ Necesario aceptar declaraciones y consentimientos indicadas
2.2.3.2. Documentación adjunta
Pulsando el botón “Siguiente” se pasa a la siguiente página donde se deberá adjuntar la documentación que
acredite la información alegada anteriormente.
Si no ha sido correcta la verificación de los datos personales contra el servicio de verificación y consulta deberá
adjuntar la documentación relacionada con el documento identificativo correspondiente.
En este apartado se ve la documentación que es necesario entregar y está pendiente de hacerlo. Estos
documentos a presentar se reflejan en color rojo y en estado Pte.Entregar.
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Para subir un documento digitalizado, posicionarse sobre la línea del documento y pulsar botón Anexar:
Una vez anexo el documento este podrá visualizarse mediente el botón Descargar.
Si se han marcado necesidades especiales se mostrará el documento asociado.
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Una vez adjuntados los documentos, pulse el botón “Siguiente” situado en la parte inferior.
Estados de la documentación anexada (dentro de la pestaña “2. Documentación”)
o PENDIENTE DE ENTREGAR: Tiene pendiente de anexar un documento.
o PTE. VALIDAR: Ha anexado un documento, pero está pendiente de estudio por parte del centro.
o CORRECTO: El documento que ha anexado ha sido estudiado por el centro y lo considera válido.
o INCORRECTO: El documento que ha anexado ha sido estudiado por el centro y NO lo considera
válido.
2.2.3.3. Idiomas solicitados
Pestaña desde donde se hacen las solicitudes de idiomas.
Pulsar sobre el botón Añadir idioma para seleccionar la Asignatura, el Nivel y el Centro que se solicita para la
realización del examen / matrícula.
Validaciones
✓ Una única solicitud por idioma.
✓ No se puede matricular en un nivel que tenga ya superado en ese idioma.
✓ Personas con nacionalidad de habla hispana no pueden solicitar idioma Español.
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IMPORTANTE:
➢ Para cada solicitud (Idioma) se debe realizar su propio pago.
➢ Antes de realizar el pago, compruebe que la cantidad a pagar es la correcta.
➢ Las personas exentas de pago deberán confirmar su matricula aunque el importe a pagar sea 0.
Confirmación y/o pago de matrícula
➢ Si el importe a pagar es cero, pulse en el botón Confirmar matricula.
Si ha tenido que adjuntar el documento identificativo, entonces, para poder confirmar su matricula, es necesario
que dicho documento haya sido validado por el centro. Si el estado del documento identificativo es distinto a
CORRECTO no podrá continuar con la matriculación y se le mostrará el siguiente mensaje:
Cuando el centro valide su documento recibirá una notificación en el portal de ikasgunea un mail y un sms
indicando el estado de dicha validación.
Si no ha tenido que aportar documento identificativo o bien el documento identificativo ha sido validado como
CORRECTO por el centro, al pulsar en el botón confirmar matricula, se le muestra el siguiente mensaje indicando
que su matrícula ya es efectiva.
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Acceder a la pasarela.
• Pagar.
Si ha tenido que adjuntar el documento identificativo, entonces, para poder realizar el pago de su
matricula, es necesario que dicho documento haya sido validado por el centro. Si el estado del
documento identificativo es distinto a CORRECTO no podrá continuar con el pago y se le mostrará el
siguiente mensaje:
•
Cuando el centro valide su documento recibirá una notificación en el portal de ikasgunea un mail y un
sms indicando el estado de dicha validación.
Si no ha tenido que aportar documento identificativo o bien el documento identificativo ha sido validado como
CORRECTO por el centro, al pulsar en el botón Pagar, se da paso a la pasarela de pagos
Accede a la pasarela directamente.
Se realiza el acceso a la pasarela de pagos permitiéndose hacer realizar el pago mediante una de estas dos
modalidades:
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o Pago off-line: debe imprimir el documento de requerimiento de pago (carta de pago),
desplazarse a una Entidad Financiera o a un cajero automático habilitado y realizar el pago.
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o Pago on-line (a través de internet): puede realizar el pago desde su ordenador, sin
desplazarse a una entidad financiera a través de la pasarela.
Seleccionar la entidad bancaria vinculada a la tarjeta. Ejemplo:
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Una vez realizado el pago se permite obtener el justificante:
• Editar.
Es posible modificar la solicitud de un idioma siempre que no se haya finalizado el pago. La edición de la
solicitud permite cambiar el nivel y/o centros seleccionados.
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IMPORTANTE:
➢ Si ha iniciado el pago de una solicitud y aún no se ha finalizado, deberá primero Eliminar la
referencia de pago (consultar apartado Eliminar, opción b).
• Eliminar
Es posible eliminar la solicitud de un idioma si aún no se ha completado el pago. El uso del botón Eliminar es:
a. Eliminar una solicitud de idioma si aún no se ha iniciado el pago.
b. Eliminar la referencia de pago de la solicitud de un idioma si aún no se ha finalizado el pago.
c. El botón Eliminar se deshabilitará si el pago se ha realizado.
• Finalizar.
Cuando se da finalizar aparece el resumen de la solicitud
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2.3. Estados de la solicitud en periodo de solicitud
Cuando se cumplimenta una solicitud ésta queda almacenada y disponible para completarla / actualizarla
desde la misma opción de menú Procesos administrativos y Ayudas >> Procesos de Admisión y pulsando
sobre el nombre del solicitante representado en color azul.
ESTADO DE LA SOLICITUD CUANDO LA APORTACIÓN Y VALORACIÓN DE TODA LA
DOCUMENTACIÓN ES CORRECTA:
o FINALIZADA:
Ha cumplimentado correctamente su solicitud y el documento identificativo anexado ha
sido valorado como “CORRECTO” por parte del centro. La solicitud participará en el
proceso de matriculación.
ESTADOS DE LA SOLICITUD CUANDO FALTA APORTAR DOCUMENTACIÓN, ESTÁ PENDIENTE DE
VALORACIÓN O ES INCORRECTA. CONSECUENCIAS:
• DOCUMENTACIÓN IDENTIFICATIVA DE LA IDENTIDAD
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o INCOMPLETA:
¡¡¡¡¡Atención!!!!! Todavía su solicitud NO es una solicitud válida y no podrá realizar el pago de
su matrícula. Tiene pendiente de anexar la documentación identificativa de su identidad.
Para participar en el proceso de matriculación es necesario que aporte el documento
identificativo de su identidad y, además, que dicho documento sea valorado como
“CORRECTO” por parte del centro.
o EN ESTUDIO:
Ha aportado el documento identificativo de su identidad, pero está pendiente de ser
valorado por el centro.
¡¡¡¡¡Atención!!!!! Todavía su solicitud NO es una solicitud válida y no podrá participar en
el proceso de matriculación. Para poder participar es necesario que dicho documento
sea valorado como “CORRECTO” por parte del centro y que la solicitud cambie de
estado.
Observación: la valoración de la documentación NO es automática, requiere de su
estudio por parte del centro. En la pestaña “Documentos” podrá ver el estado de la
documentación que ha anexado una vez haya sido valorada. En caso de que el centro
valore el documento como “INCORRECTO”, el estado de la solicitud pasará de nuevo
a “INCOMPLETA" y en el caso de que la valore como “CORRECTO” pasará a
“FINALIZADA”.
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• Pendiente de documentación: Indica que la solicitud está completa, pero con algún documento
relacionado con la reducción del importe de las tasas, pendiente de entregar. Si no acredita dicha
documentación, la matricula quedará exlcuida por no pago al no haberse acreditado el derecho a la
reducción de tasa.
• Finalizada: cumplimentación de la solicitud finalizada correctamente
• Pendiente de pago: Solicitud válida. Motivo del estado: tiene una referencia de pago generada, esto
significa, que ha accedido a la pasarela de pagos al menos una vez, pero todavía no ha pagado su
matrícula.
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• Pagado - Pendiente de confirmar: Ha realizado el pago online o ha llegado el cobro desde el banco
donde realizó el pago presencialemnte o bien es una matrícula con importe 0 que el alumno o alumna
ha confirmado.
La matricula queda pendiente de confirmar hasta que se lance el proceso de exclusión por no pago en
el cual se verificar que la tasa pagada es correcta.
Después de ejecutar el proceso de exclusión por no pago, las solicitudes pueden quedar de la siguiente manera:
Matriculado
Matrícula pagada.
Excluido por no pago
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No ha realizado el pago de su matrícula.
Excluido por falta de documentación
Tenía pendiente entregar algún documento o éste ha sido validado como incorrecto (tanto si se trata del
documento identificativo como algún documento que afecta al pago).
3. Agradecimiento
Agradecemos la atención recibida y esperamos que este documento le haya sido de utilidad para facilitar la
realización de la solicitud de admisión por internet.
Muchas Gracias.
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