3. TEMA.
ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN
1. LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA COMO PROCESO
Proceso de coordinar los esfuerzos individuales y el uso de los recursos para
conseguir los objetivos de cualquier nivel de la forma más eficiente posible.
1. La administración es un proceso que consta de diferentes actividades
de una serie de etapas que se producen de una forma secuencial.
2. La principal función de la administración es conseguir que la gente haga
lo que tiene que hacer; tareas, trabajo…de una forma adecuada para
conseguir sus objetivos. Trata de guiar el comportamiento de las
personas
3. La administración busca la eficacia (alcanzar los objetivos).
4. La administración busca la eficiencia, alcanzar un resultado con el
mínimo consumo de recursos.
Se pueden distinguir dos tipos de funciones entre los administradores:
- Operarios: aquellos que no tienen a nadie en su cargo
- Directivos: funciones secuenciales y las funciones continuas (funciones que
se producen de forma permanente), tienen a personas a su cargo
1.1. FUNCIONES SECUENCIALES
Aquellas que siguen un orden, hasta que no finaliza una etapa no continua otra
Planificar: Fijar objetivos y medios o recursos para conseguirlos, así como
cuándo deben conseguirse y quién será el responsable de conseguir dicho
objetivo.
Fases:
1) Definición y determinación de la misión.
2) Fijación de objetivos a corto, medio y largo plazo. Tienen que ser
coherentes entre ellos. Tienen que cumplir 3 características para que estén
bien definidos:
- Concreto
- Cuantificables
- Comprensibles (claros)
3) Poner en marcha las acciones y actividades necesarias para alcanzar
los objetivos y los medios necesarios. También se determina la estrategia de la
empresa
La misión es a lo que se dedica la empresa (en qué negocio está la empresa y
en qué negocio quiero estar), la actividad principal de ella. Establecer en qué
negocio me encuentro con la visión de en que negocio quiero estar.
Existen periodos de planificación a corto, medio y largo plazo
Se incluye la formulación de la estrategia que es la planificación.
Organizar: Determinar recursos y actividades necesito para conseguir lo
planificado: puestos de trabajo (tareas, funciones), unidades o departamentos,
jerarquía y niveles de autoridad, sistemas de coordinación y control ⇒
ESTRUCTURA. Su función es definir la estructura organizativa, el diseño de la
estructura organizativa (diseñar los puestos de trabajo y agruparlos en
departamentos o en unidades y estos trabajan de forma coordinada, diseñando
los sistemas de coordinación y luego decidir quien toma decisiones sistema
decisor) Esto se lleva acabo en el momento inicial de la empresa y habrá
reorganizar cuando haya situaciones extraordinarias (unión de dos bancos)
Dirigir: Conseguir que las personas hagan lo que deben hacer, a través de la
motivación y liderazgo, el trabajo en equipo y la comunicación (incentivos para
motivar al personal). Se realiza diariamente. Reservados todos los derechos.
No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra.
Queda permitida la impresión en su totalidad.
Controlar: Medir el desempeño frente a lo planificado y, si hay desviaciones
(positivas o negativas) significa que ha visto un fallo de control, proporcionar
información oportuna para su corrección
Fases:
A. Fijación de normas de desempeño (resultado): que queremos medir
(rentabilidad economica)
B. Establecimiento de medidas de desempeño: como voy a medir (la
rentabilidad economica)
C. Medición del desempeño real y comparación con las normas
establecidas: si mi (rentabilidad economica era del 20% y mi rentabilidad
real actual es de 15% no hemos llegado a los objetivos, asi que tenemos
que comunicar el resultado e intentar arreglarlo)
D. Comunicación de los resultados
E. Poner en marcha las acciones correctoras que permitan alcanzar los
objetivos
Para poder controlar previamente tengo que planificar, y viceversa. El control
sin planificación no tiene sentido, a la inversa tampoco
El control se produce al final del periodo de planificación.
Se planifica al principio del negocio (momento inicial) y cuando se producen
cosas extraordinarias (fusionarse con otra empresa…).
1.2. FUNCIONES CONTINUAS
1. Análisis de problemas: el directivo tiene que ser capaz de identificar
que hay un problema, analizarlo y determinar cuales son sus causas, y
por último tendrá que deducir quién es el responsable de resolver el
problema (Primero identificar, segundo analizar y tercer establecer las
pausas de ese problema.) Y también identificar las oportunidades que
se pueden presentar y cómo se puede aprovechar.
2. Toma de decisiones: identificar cuales son las distintas alternativas
para resolver el problema, se evalúan, seleccionamos la mejor
alternativa, se evalúan todas las alternativas, nos quedamos con la
mejor y la ponemos en marcha, para tomar decisiones debe haber al
menos dos alternativas
3. Comunicación: cuando se toma una decisión hay que darla conocer a
las personas responsables
2. EL PERSONAL DIRECTIVO EN LA EMPRESA
DIRECTIVO/A: Persona que desempeña las funciones de planificación,
organización, dirección y control. Realiza tareas operativas y directivas
dependiendo del nivel jerárquico que ocupe, la norma seria, cuanto mas alto
sea el cargo realizara mas tareas directivas y menos tareas operativas. La
relación que este tiene con la empresa es simplemente laboral.
PROPIETARIO/A: Persona o entidad que aporta el capital para la creación y
funcionamiento de la empresa. (vinculación financiera), la relación que tiene
con la empresa es financiera
EMPRESARIO/A: Persona que tiene la idea de empresa y la pone en marcha.
Estas tres figuras se pueden ser una sola persona pero conforme la empresa
crece hay que contratar a personas y tener socios que aporten capital
2.1. TIPOLOGÍA DE LOS DIRECTIVOS
Según nivel jerárquico:
• Directivo de alta dirección (dirección alta): son los directivos que tienen
la máxima autoridad en la empresa, por encima no tienen a nadie.
• Directivos de nivel medio (dirección media): los que están
supervisando a otros directivos, no supervisan a operarios.
• Supervisores o directivos de primer nivel: son los directivos que están
supervisando a los operarios. Reservados todos los derechos. No se
permite la explotación económica ni la transformación de esta obra.
Queda permitida la impresión en su totalidad.
Según ámbito competencial:
• Directivos generales: son los que tienen responsabilidad sobre toda la
organización.
• Directivos funcionales: son los que tienen responsabilidad sobre solo
una parte de la organización, en su aérea funcional.
2.2. ROLES O PAPELES DE LOS DIRECTIVOS
Características del trabajo directivo
- Mucho trabajo a un ritmo agotador
- Preferencia por la acción directa
- Centro de una compleja red de contactos: reparto del tiempo disponible
- Superficialidad
- Atracción por los mecanismos verbales de comunicación
- Brevedad, variedad y fragmentación
- Compleja mezcla de derechos y deberes
¿Qué suelen hacer en la práctica diaria los directivos?
Juegan una serie de papeles o roles, en distinta medida, según el nivel
jerárquico que ostenten (Henry Mintzberg, 1983).
Tareas fragmentadas, heterogéneas, dispersas, poco rutinarias, estímulo-
respuesta. Roles directivos
Roles Interpersonales: Asociado a estatus que ocupa el directivo, implican
relación con otras personas.
1. Representante o cabeza visible: Es la imagen de la empresa y la
representa. Ej: “Recibe el galardón Dª Josefa Ruiz, directora de
Marketing de Abductio S.L.”
2. Líder: Motivación y liderazgo sobre su subordinado. Ej: “Vamos,
muchacho, que tú puedes ”/” Que sea la última vez”.
3. Enlace: Relaciones sociales y profesionales que va teniendo el directivo
(red de contactos) Ej: Videoconferencia cada lunes por la mañana/Foro
de empresarios.
Roles Informativos: Recibir y transmitir información. (Cuanta mas información
mas poder)
1. Monitor: el directivo Capta y recoge información interna y externa. Ej:
Lectura de revistas, informes, oferta formativa... Asociado al rol de
enlace. (El directivo busca la cotización en bolsa de su empresa
espectro a otras empresas)
2. Difusor: Transmitir hacia el interior, venga la información de dentro o
fuera de la propia organización. Ej: Reuniones, pausa-café, email al
responsable de algún área …
3. Portavoz: Transmitir información al exterior. Interlocutor ante terceros.
(Mi empresa ha destrozado el medio ambiente y tengo que dar la cara,
siendo asi el rol representante, transmitir información fuera de la
empresa)
Roles de Decisión: Relacionado con la toma de decisiones.
1. Emprendedor: Búsqueda de oportunidades y cambios. Estrategia. Ej:
nueva tecnología, alguna estrategia.
2. Gestor de anomalías (solucionador de problemas): Dirimir conflictos,
solucionar problemas, recuperar estabilidad. (Dentro o fuera de la
empresa)
3. Asignador de recursos: Gestionar el presupuesto y los recursos en
general.
4. Negociador: Llegar a compromisos y acuerdos dentro y fuera de la
organización.
3. LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA EMPRESA
¿Qué tengo que hacer ? ¿Cómo lo tengo que hacer ? ¿Cuándo lo tengo que
hacer ?
ESTRATEGIA: Modelo o plan que integra los principales objetivos, políticas y
acciones de una empresa en un todo coherente, (responde a las tres preguntas
anteriores)
La estrategia supone:
1. Visión a largo plazo: analizar todo el entorno, adelantarme a lo que pueda
pasar
2. Visión global: la alta dirección se encarga de esto pues tiene visión global de
toda la empresa
3. Visión de sistema abierto: que tiene relaciones continuas con el entorno
4. Visión voluntarista de decisiones: nadie te obliga a asignar una estrategia
concreta.
ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ESTRATEGIA:
1. Metas y objetivos perseguidos
2. Políticas y acciones a emprendedor: que hacer para cumplir los objetivos
(marco de referencia que me ayuda a tomar decisiones)
3. Coherencia entre objetivos, políticas y acciones
4. Ámbito o campo de actividad: negocio al que se dedica la empresa. Se
define por el binomio producto o servicio que ofrece la empresa / a que
mercado me dirige, que producto estoy vendiendo y a que mercado me estoy
dirigiendo. A su vez el producto es la combinación entre la necesidad que voy
a satisfacer y la tecnología que utilizo para esta.
5. Capacidades distintas: hace referencia a los recursos y las capacidades
que tiene la empresa de gestionar los recursos, la forma en la que yo utilizo
esos recursos.
6. Ventaja competitiva: una característica o algo que tiene la organización
distintiva que le confiere una posición de superioridad frente a sus
competidores. Persigue la obtención y mantenimiento de la ventaja competitiva,
todas las empresas persiguen la ventaja competitiva, y el enfoque para
alcanzar (porter), la única forma de alcanzarla es en el entorno.
ESTRATEGIAS GENÉRICAS según porter
- Estrategia de liderazgo en costes: consiste en que la empresa va a tener los
costes más reducidos del sector, aumentando mi cuota de mercado (vendo
mas) Se lleva a cabo analizando todas las actividades que hace la empresa y
viendo en cada de ella donde puede reducir costes. Ej: ryanair
- Diferenciación: consiste en que los clientes perciban que mi producto servicio
es superior al producto o servicio al de los competidores y cuando lo perciben
están dispuestos a pagar más dinero. Ej: Apple.
- Enfoque: me centro en un segmento del mercado, en un nicho de mercado, y
una vez centrado se elige una de las estrategias anteriores. Ej: Rolex (alto
poder adquisitivo)
3.1. ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO
La empresa para poder sobrevivir tiene que crecer, aumentando la cuota de
mercado (ventas). Para ello tenemos que decidir cuál es la misión de la
empresa. A través del binomio de producto y mercado se decide la misión de la
empresa ya que mercado me dirijo.
MISIÓN: Conjunto de razones de la existencia de una organización. Una buena
misión sólo establece el escenario en el que llevar a cabo el trabajo real.
PROPÓSITO: Da una explicación del porqué de la existencia de la
organización; en beneficio de quién se hace todo el esfuerzo (más filosófica).
¿Cuáles son las 4 estrategias según Ansoff?
1. Penetración: se puede dar cuando estamos en un mercado en crecimiento,
captando clientes de otras empresas, robarles clientes a las otras empresas, si
mi empresa esta estancada en el mercado le robaremos los clientes a los
competidores. Es la estrategia que menos riesgo supone. Vender mas de lo
mismo a las mismas personas. (Ej: Captar más PYMES a través de Linkedin).
2. Desarrollo de mercados: se sigue ofreciendo el mismo producto pero me
voy a dirigir a un nuevo mercado, nuevos clientes. Tiene un poco más de
riesgo. (Ej: Captar grandes empresas). (gel ghonsons para bebes y mujeres)
3. Desarrollo de productos: me dirijo al mismo mercado, mismos clientes,
pero voy a ofrecer un nuevo producto. También tiene un poco más de riesgo.
(Ej: Ofrecer servicios jurídicos a PYMES). (iPad-fundas)
4. Diversificación: nuevo producto a nuevos mercados. (Ej: Ofrecer seguros a
particulares). (Coches mitsubichi y los aires acondicionados de esta marca)
4. LA CADENA DE VALOR
Se pueden identificar dos tipos:
- Actividades primarias o de línea:
● Logística interna: todas las actividades que hace la empresa que se
almacena.
● Operaciones
● Logística externa
● Mercadotecnia y ventas
● Servicio
- Actividades de apoyo
● Infraestructura de la empresa
● Administración de recursos humanos
● Desarrollo tecnológico
● Abastecimiento
Recoger información de las empresas auditadas por los auxiliares de auditoria
⇨ Logística Interna
Redacción de los manuales de atención al cliente por el personal de contacto
directo ⇨ Desarrollo Tecnológico
Elaboración de los informes de auditoría ⇨ Operaciones
Reuniones de los socios con directivos de grandes empresas para ofertar sus
servicios ⇨ Mercadotecnia y ventas
Subcontratación de servicios auxiliares ⇨ Abastecimiento
Relaciones con las autoridades financieras para abordar temas generales
relacionados con la práctica de auditoría ⇨ Infraestructura: actividades de
gestión y toma de decisiones
Entrevistas con diplomados para su posible selección ⇨ Administración
RR.HH.
Todas estas actividades pretenden generar valor.
5. LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA. ÁRBOLES DE DECISIÓN
La toma de decisiones es una función continua que se considera un proceso
que consiste en elegir una alternativa. Se sigue una serie de etapas:
1. Identificación del problema
2. Desarrollo de alternativas: simplemente se enumeran los problemas
3. Identificación de criterios: el precio, la calidad, la funcionalidad... del
producto
4.Ponderación de criterios: el peso de importancia de cada uno
5.Evaluación de alternativas: a cada alternativa se le da una valoración.
6. Selección de alternativa: se selecciona la mejor, la que haya tenido la
mejor puntuación.
7. Implantación de alternativa: ej. comprar el coche
8. Evaluación de decisión
Los árboles de decisiones es una herramienta que se utiliza para tomar
decisiones:
Decisiones secuenciales: conjunto de decisiones que tienen una
dependencia temporal entre sí y que pueden depender de circunstancias
ajenas a la voluntad de quien decide (sucesos aleatorios). No se puede tomar
la segunda decisión hasta que la primera no se haya ejecutado. Además
pueden suceder una serie de acontecimientos que se tienen que conocer.
Árbol de decisión: es una técnica que permite analizar decisiones
secuenciales basadas en el uso de resultados y probabilidades asociadas, con
el objetivo de poder determinar cuál es la secuencia óptima de decisiones a
llevar a cabo para maximizar la utilidad del decisor.
1. Permite la visualización gráfica de las distintas alternativas que pueden
presentarse en el horizonte de planificación.
2. Obtener una ruta o secuencia de decisiones óptimas a tomar, con la
valoración de los correspondientes resultados.
Árbol: Visualización gráfica de las distintas alternativas y la obtención de una
secuencia óptima de decisiones a tomar, con la valoración de los
correspondientes resultados. Cada línea es una alternativa.
Pasos para el análisis de un árbol de decisión:
1º - Definir el problema: maximizar o minimizar
2º - Dibujar el árbol de decisión: nodos (decisionales, aleatorios y finales) y
ramas (decisionales y aleatorias)
3º - Asignar probabilidades a los sucesos aleatorios
4º - Estimar la utilidad para cada posible resultado
5º - Estimar la utilidad para cada nodo
6º - Resolver el problema, indicando la ruta y la secuencia de decisiones a
tomar
Elementos del árbol de decisión
● Nodos de decisión: Representan cada uno de los momentos en que se
debe tomar una decisión. Se representa siempre como un cuadrado.
● Nodos aleatorios: Indican la existencia de variables aleatorias. Se
representa siempre como un círculo.
● Resultados o nodos finales: Muestran los resultados asociados a cada
curso de acción. Se representa siempre con un rectángulo.
● Ramas o flechas: Arcos conectores entre nodos o entre nodos y resultados
(nodos finales).
La toma de decisiones consiste en elegir entre varias alternativas, mínimo 2,
las líneas son las posibles alternativas que hay (ramas).
Características de las ramas o flechas:
1-. Cuando parten de nodos decisionales:
- Representan decisiones alternativas
- Habrá tantas como alternativas existan
- Parten al menos dos de cada nodo
2.- Cuando parten de nodos aleatorios:
- Representan acontecimientos alternativos
- Llevan probabilidad aleatoria asociada
- Habrá tantas como como acontecimientos alternativos sean posibles
- Parten al menos dos de cada nodo
- Al menos tienen que salir dos ramas
A los nodos solamente le pueden llegar UNA rama pero al menos tienen que
salir DOS.
El grafo se despliega de izquierda a derecha siguiendo un orden temporal.
Recoge de forma secuencial todos los momentos de decisión (nodos
decisionales) y eventos aleatorios (nodos aleatorios) así como las decisiones
posibles y las consecuencias derivadas de las variables aleatorias (ramas).
Finaliza con los resultados o nodos finales.
REGLAS PARA DIBUJAR UN ÁRBOL DE DECISIÓN
- El punto de partida, el nodo raíz, se sitúa a la izquierda del grafo.
- A la derecha del grafo aparecen los resultados (nodos finales).
- Los nodos aleatorios y decisionales se suceden y enlazan por ramas
siguiendo la sucesión temporal adecuada.
- A cada nodo sólo le puede llegar una rama o flecha.
- De cada nodo han de partir al menos dos flechas.
- Las decisiones/sucesos que se correspondan con un mismo momento en el
tiempo deben estar alineados verticalmente.
El nodo inicial es el nodo número 1, hay que enumerar todos los nodos. Si
están alineados verticalmente quiere decir que se están produciendo en el
mismo momento del tiempo.
Evaluación del árbol
Para evaluar un árbol de decisión se tendrá en cuenta la utilidad esperada del
conjunto de decisiones a tomar, eligiéndose aquella alternativa que genere
mayor utilidad o menor coste
Utilidad: satisfacción que experimenta un sujeto al recibir una ganancia o una
pérdida.
- Es subjetiva
- Puede ser positiva o negativa
- Para su cálculo usaremos el criterio del valor esperado
Pasos para la evaluación de un árbol de decisión:
1º Asignar una utilidad a cada posible resultado
2º Asignar utilidades a cada nodo
- NODOS ALEATORIOS: utilidad promedio de todos los nodos o resultados a
los que lleguen las ramas salientes ponderadas por su probabilidad de
ocurrencia (valor esperado).
- NODOS DECISIONALES: la mayor utilidad de aquellos nodos o resultados a
los que lleguen las ramas salientes
3º Establecimiento de decisiones óptimas
4º Eliminación de caminos sobrantes
En los nodos decisionales SE MARCA la que se elige y en los nodos aleatorios
NO se puede marcar.
Resultado del árbol de decisión
Grafo con las alternativas que pueden presentarse en el horizonte de
planificación, y una ruta o secuencia de decisiones óptimas a tomar, con la
valoración de los resultados. Siendo la secuencia óptima de decisiones aquella
que le reporte una mayor utilidad al sujeto decisor.
El nodo raíz puede ser tanto decisional como aleatorio.
El valor del nodo inicial es la esperanza matemática.
Hay que fijarse bien cuando te pide ingresos, gastos o beneficios, a veces dan
datos que NO sirven.
