PROCESO ADMINISTRATIVO

Mg. Jhon Jairo Parra Rodriguez

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Organización
Mg. Jhon Jairo Parra Rodriguez
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ORGANIZACION

 La función de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso

administrativo, al igual que planeación sigue siendo una fase poco
dinámica, de escritorio, pre ejecutoria. Su objetivo principal es crear la
estructura idónea que conjugue lógica y eficiencia para que la institución
trabaje como una sola, logrando así el propósito común.
 La organización comprende el establecimiento de una estructura
intencional, formalizada, permanentemente y roles para las personas que
integran la empresa. Responde a la pregunta: ¿Cómo se va a hacer?
CONCEPTO

 La palabra organización proviene del griego organon, que significa

instrumento. Dentro del proceso administrativo, la organización es el
instrumento más importante para definir todo el proceso de trabajo, ya
que a través de esta etapa el administrador define funciones,
responsabilidades, coordina todos los elementos que intervienen para
crear una estructura y un escenario eficiente de trabajo. La palabra
organización es comúnmente utilizada bajo dos situaciones:
 Definir todo el proceso de trabajo, ya que a través de esta etapa el
administrador define funciones, responsabilidades, coordina todos los
procesos.
 La organizacio más importante para definir todo el proceso de trabajo, ya
que a través de esta.
CONCEPTO

 Algunos conceptos de organización son:

 Agustín Reyes Ponce: Organización es la estructuración de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
 Eugenio Sisto Velasco: Organizar es agrupar y ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades
administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones que entre
dichas unidades debe existir.
 • Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Estructura de
relaciones entre personas, trabajo y recurso
CONCEPTO

 Isaac Guzmán V.: Organización es la coordinación de las actividades de todos

los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo
de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos,
en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
 Joseph L. Massie: La estructura y asociación por la cual un grupo cooperativo
de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones
e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
 Harold Koontz y Cyril O’Donnell: Organizar es agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un
administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto
en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
 Lyndall Urwick: Disposición y correlación de las actividades de una empresa.
 Mario Sverdlik: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa
(Mroceso de estructurar
CONCEPTO

 Estos conceptos presentan elementos en común:

1. Estructura: Establece la disposición, correlación de las funciones, jerarquías y
actividades para lograr los objetivos.
2. Sistematización: Para facilitar el trabajo y la eficiencia, es necesario que se
coordinen recursos y actividades.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Es necesario
que cada quien conozca sus funciones con el objeto de lograr la
especialización.
4. Jerarquía: Toda estructura tiene niveles de autoridad y responsabilidad dentro
del organismo.
5. Simplificación de funciones: Se busca realizar el trabajo de la mejor manera
posible, con los métodos idóneos
CONCEPTO

 De acuerdo con lo anterior, la organización puede definirse como:

“El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional
de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición,
correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.”
CONCEPTO

 La importancia de la organización radica en que:

1. Es de carácter continuo, aunque puede modificarse de acuerdo a los
cambios que se den en la empresa.
2. Es el mejor medio para el logro de los objetivos organizacionales.
3. Establece los métodos a utilizar para un desempeño eficiente de las
actividades.
4. Reduce costos e incrementa la productividad.
5. Evita la duplicidad de funciones y responsabilidades.
Principios de organización

 Los principios de organización son:

 a) Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos propuestos por la empresa.
 b) Especialización. El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad.
 c) Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y
responsabilidad fluyan en línea clara e inmediata.
 d) Paridad autoridad-responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
 e) Unidad de mando. Sólo se le debe proporcionar un jefe a los subordinados al cual
únicamente se le debe reportar.
 f) Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada
puesto que cubre responsabilidad y autoridad debe publicarse y ponerse por escrito a
disposición de aquellas, mientras tengan relación con la misma.
Principios de organización

 Los principios de organización son:

 g)Amplitud y tramo de control. Límite del número de subordinados para
poder realizar sus funciones eficientemente. Urwick menciona que son
entre cinco y seis.
 h) Coordinación. Las unidades de la organización deben mantenerse en
equilibrio, como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán
oportuna y eficazmente, sin ninguna deficiencia.
 i) Continuidad. Una vez establecida la organización requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a los condiciones del medio ambiente.
Etapas de organización

 División del trabajo

 División y especialización del trabajo. Las organizaciones están
conformadas por un sinnúmero de actividades, que se deben identificar y
clasificar, con el fin de agruparlas de acuerdo a los recursos de la empresa
y las situaciones actuales.
 Es la separación de actividades con el fin de realizar una función con
mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
 Cuando ya están definidas las áreas de trabajo, entonces se delega con
toda claridad y precisión la responsabilidad, implementado la autoridad
necesaria y correspondiente para la ejecución de tareas.
Etapas de organización

 Para dividir el trabajo se tienen las siguientes etapas:

 Jerarquización. Ya que se tienen las áreas de trabajo y su correspondiente
grado de autoridad en cada una de ellas, ahora sí es posible generar una
estructura formal llamada organigrama.
 Con esta herramienta podremos ubicar a cada una de las áreas, su nivel de
autoridad y corresponsabilidad con las demás áreas de trabajo, así como las
principales funciones que desempeñará en la empresa. Estas relaciones
jerárquicas que se crean permiten también generar una cadena de mando. Se
presume que el individuo que se encuentra en la parte superior tiene mayor
grado de autoridad que los de los demás niveles ubicados abajo. Entre más
baja sea la posición del individuo en el organigrama, menor será la autoridad
que posea.

 “Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por

orden de rango, grado o importancia”.
Etapas de organización

 Para dividir el trabajo se tienen las siguientes etapas:

 Departamentalización. Esta fase del proceso nos permite diseñar a la
organización de acuerdo a sus objetivos, necesidades y forma de trabajar.
Es un estilo de división orgánica que permite al organismo desempeñar
con eficiencia sus diversas actividades.
 A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de
departamentalización
Etapas de organización

 A. Secuencia de la departamentalización.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las
funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la
empresa, y de las funciones involucradas.
Etapas de organización

 Tipos de departamentalización:
 - Funcional
 - Por productos
 - Clientes
 - Por procesos o equipo
 - Secuencia.
 Antes de analizar estas estructuras complejas, no olvidemos que el grueso
de nuestras empresas en Colombia, son pequeñas o mejor dicho
microempresas; a su diseño o estructura sencillamente se les denomina,
estructura simple.
Etapas de organización

 Tipos de departamentalización:
 - Funcional
Es la agrupación de actividades comunes u homogéneas para formar una
unidad de organización. El agrupamiento de actividades, de acuerdo con las
funciones de una empresa abarca lo que las empresas normalmente hacen.
Encontramos, de esta forma, una estructura basada en el dominio de las
principales funciones de una organización, que tradicionalmente se
consideraban como: recursos humanos, producción, finanzas y
mercadotecnia.
Actualmente hay áreas que han conquistado espacio y poder dentro de las
organizaciones, siendo un soporte importante dentro de la estructura
funcional de una empresa. Informática, compras y abastecimientos, logística
son algunos de los ejemplos en este nuevo perfil organizacional.
Etapas de organización

 Tipos de departamentalización:
 - Funcional
Específicamente en este diseño encontramos las siguientes ventajas: Es el
reflejo lógico de las funciones.
Sigue el principio de la división de trabajo y la especialización. Simplifica
la capacitación. Conserva el poder y prestigio de las funciones principales.
Desventajas: Resta importancia a los demás factores: geográficos,
productos, etc. Especialización excesiva. Reduce la coordinación entre
funciones. Cada área se encierra en sí misma, hay poco consenso. Las
responsabilidades de las utilidades se centran en la alta dirección. Limita el
desarrollo de los gerentes generales.
Organizacion

 Por clientes:
 La departamentalización crea unidades para servir a los distintos
compradores o clientes. El cliente se ha considerado como el patrón de las
empresas, es quien manda a final de cuentas. Si el cliente no compra, no
regresa o no se interesa por el producto o servicio, la empresa no tiene
razón de ser. Por eso, muchas organizaciones han creado una estructura
para satisfacerlo, las tiendas de autoservicio dividen su distribución física
por departamentos: blancos, ferretería, frutas y legumbres, niños, damas,
caballeros, etc., creando así un ambiente de confianza y atención
personalizada a los compradores, que genera la lealtad del cliente a la
empresa.
Organización – por clientes

 Ventajas:
  La departamentalización por clientes puede atender las necesidades especiales y muy variadas
de los clientes.
  El personal que trabaja en cada una de las áreas, desarrolla habilidades especializadas.
  El cliente se identifica con la empresa no sólo por el producto o servicio, sino también porque
crea lazos sentimentales.
 Desventajas:

  Es fácil deteriorar la imagen de una institución, si no se tiene cuidado en

 seleccionar y capacitar a los representantes de la misma.
  Exige un gran conocimiento de la empresa y del producto.
  La responsabilidad de las utilidades está en la alta gerencia.
  Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.
Organización – por clientes
Organización – por procesos

 Es el medio lógico cuando las máquinas o el equipo empleado requieren

de aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual
elimina la división orgánica o, bien, cuando los elementos técnicos exigen
de una localización concentrada.
 Las empresas industriales con frecuencia diseñan su organización
alrededor de un proceso o de un tipo de equipo. En este tipo de
estructuras se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a
cabo una operación en particular. Las consideraciones económicas y
tecnológicas son las razones de mayor importancia para la adopción de
la departamentalización por procesos. Si se utiliza un proceso como guía,
hay tres patrones básicos disponibles: en serie, en paralelo y ensamble de
unidad. El patrón que se siga determinará, en parte, las unidades
organizacionales adoptadas.
Organización – por procesos

 Algunas ventajas de este diseño organizacional pueden ser:

  El uso y desarrollo de tecnología de punta, así como el desarrollo de habilidades
dentro de este sistema.
  El logro de una ventaja económica y competitiva tanto en el mercado como en la
misma empresa.

 Por otro lado, las desventajas son las siguientes:

  Es un medio poco apropiado para el desarrollo de gerentes generales.
  Su organización y administración se vuelve fría, calculadora y técnica, lo
 cual repercute mucho en el desarrollo humano de las empresas.
  La responsabilidad de las utilidades se encuentra en la dirección.
Organización – por procesos
Organización – por procesos
Organización – por procesos

 Secuencia
 Tipo de departamentalización necesaria por razones técnicas o
económicas, en secuencias alfabéticas (cuando se realiza considerando
los apellidos), numéricas (número de tarjetas de crédito) o de tiempo
(turnos). Normalmente se utiliza en niveles intermedios o inferiores.
 Organización – por procesos

Secuencia
Organización – por procesos

 Secuencia
Organización

 Asignación de funciones. Comprende la especificación de tareas,

actividades y funciones para cada uno de los cargos de la organización.
 Coordinación
 Este es el último componente del proceso organizacional. En los modelos
de seis etapas, la coordinación se considera como una etapa separada
debido a su importancia. La coordinación tiene como principal razón de
ser, integrar los objetivos y actividades de las diversas áreas funcionales,
con el fin de mantener eficientes las metas organizacionales. Lo cual va a
permitir que toda la organización trabaje como un solo equipo en pos del
objetivo común.
Organización

 Coordinación
 Las estructuras organizacionales son esquemas dinámicos y los
administradores son los responsables directos de estas "obras", por eso,
cuando se elabora una estructura o se modifican dichas estructuras de la
organización, se dice que el administrador está diseñando la organización.
El concepto de diseño de la organización no es simplemente elaborar
mapas organizacionales, así como distribuir funciones, va más allá de los
organigramas y los manuales administrativos, debe de definir el diseño de
puestos, la creación de relaciones de autoridad y la provisión de recursos
humanos para la organización. El diseño organizacional está influenciado
por ciertos factores, tales como la tecnología, el ambiente y el tamaño de
la organización.
Organización

 Coordinación
 Este proceso comprende desde el análisis de las funciones, puestos y actividades
que necesita la institución para su desempeño diario hasta la elaboración,
coordinación y control del esquema organizacional. En primera instancia es
importante tener bien definidos los objetivos y nuestra misión para crear una
estructura idónea. Por ejemplo, tal vez en este momento no se necesita una área
de ingeniería de procesos, pero al
 identificar y clasificar las actividades, se debe de respetar y promover los
escenarios que permitan crear estas áreas estratégicas más tarde. Esto incluye
vislumbrar y generar líderes de proyectos, así como la correspondiente
capacitación del personal necesario a las aspiraciones.
Organización

 Tipología de la organización
 Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras
organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La
determinación de la clase de organización más adecuada, depende de
factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos,
tipo y volumen de producción
Organización - Tipología de la organización

 Organización lineal o militar

 La facultad de toma de decisiones se centra en una sola persona, quien
tiene la responsabilidad básica del mando. La disciplina es fácil de
mantener porque los subordinados reportan a un solo jefe. Se utiliza en
instituciones militares y pequeñas empresas. La autoridad y la
responsabilidad se transmiten en línea recta, la autoridad disminuye
conforme va descendiendo y la responsabilidad aumenta conforme
asciende.
Organización - Tipología de la organización

 Organización lineal o militar

 Ventajas:
  Estructura sencilla y de fácil comprensión.
  Delimitación clara de responsabilidades.
  Facilidad de implantación.
  Estabilidad considerable.
  Indicado para empresas pequeñas
Organización - Tipología de la organización

 Organización lineal o militar

 Desventajas:
  Las relaciones formales conducen a la rigidez y formalidad.
  La autoridad es lineal
  No hay especialización en la unidad de mando.
  Se enfatiza en la función de jefatura y mando.
Organización - Tipología de la organización

 Organización lineal o militar

Organización - Tipología de la organización

 Organización funcional o de Taylor

 Creada por Frederick W. Taylor, se basó en la organización lineal de la que
mantuvo el nivel del gerente general y los empleados. El cambio lo
propuso en el supervisor dividiendo su trabajo en ocho supervisores, cada
uno con autoridad y especialización sobre la totalidad de los empleados,
con lo cual se originó la organización funcional.
Organización - Tipología de la organización

 Organización funcional o de Taylor

 Ventajas:

  Máxima especialización de órganos y cargos.

  Mejor supervisión técnica posible.
  Comunicación directa, sin intermediarios y más rápida.
  Separa funciones de planeación y control.
Organización - Tipología de la organización

 Organización funcional o de Taylor

 Desventajas:
 Pérdida de autoridad y mando.
 Subordinación múltiple.
 Tendencia a la competencia entre especialistas.
 Tendencia a la tensión y conflictos en la organización.
 Confusión en cuanto a los objetivos y órdenes.
 Duplicidad de autoridad y funciones.
 Violación al principio de unidad de mando.
 Indisciplina.
 Exceso de trabajo para algunos empleados.
 Rotación de personal elevado.
 Excesivo tramo de control
Organización - Tipología de la organización

 Organización funcional o de Taylor

Organización - Tipología de la organización

Organización funcional o de Taylor

Organización - Tipología de la
organización
 Organización staff
 Surge con el crecimiento de las empresas y el desarrollo de la tecnología,
al hacerse necesario contar con ayuda para el manejo de detalles, y de
contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y
de asesoría a los departamentos de línea. Mismos que no cuentan con
autoridad de línea o poder para la toma de decisiones. La autoridad staff
se representa con líneas punteadas y la autoridad lineal con línea
continua.
 Se usa en combinación con otros tipos de estructura.
Organización - Tipología de la
organización
 Ventajas:
 Asegura asesoría especializada e innovadora y se mantiene la autoridad
única.
 Actividad conjunta entre órganos en línea y staff.
 Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible,
y al mismo
 tiempo permite la especialización del staff.
Organización - Tipología de la
organización
 Ventajas:
 Asegura asesoría especializada e innovadora y se mantiene la autoridad
única.
 Actividad conjunta entre órganos en línea y staff.
 Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible,
y al mismo
 tiempo permite la especialización del staff.
 Desventajas:
 Posibilidad de conflictos entre el staff y los demás miembros
 Dificultad para mantener el equilibrio dinámico entre la línea y el staff.
Organización - Tipología de la
organización
 Organización por comités
 Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de
personas que se reúnen, discuten y deciden en común los problemas que
se les encomiendan. Se usa en combinación con otros tipos de estructura
 Esta técnica es utilizada por muchas instituciones para la solución de
problemas o el análisis de las condiciones actuales de la organización.
Pese a su crítica y todas las objeciones que suelen oponérseles, esta
práctica permite a la institución contar con personal tanto interno como
externo que se reúnen en periodos ordinarios como extraordinarios, con el
fin de deliberar, decidir o ejecutar en común y en forma coordinada
algún acto o función.
Organización - Tipología de la
organización
 Organización por comités
 Los comités más usuales son:
 • Directivo (accionistas)
 • Ejecutivo (ejecutan los acuerdos tomados por el comit y en forma
 • De vigilancia (personal de confianza que supervisa las labores de los
 empleados)
 • Consultivo (especialistas que emiten dictsupervisa las labores de los
 empleados)
 Organización - Tipología de la
organización
 Organización por comités
 Ventajas:
 Toma de decisiones y juicios grupales.
 Coordinacion
 Transmisiones y juicio
 Restricciones a la delegación de autoridad.
 Desventajas:
 Costo en tiempo y dinero.
DIRECCION
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Dirección

 La dirección es la función administrativa que trata de influir en las personas

de la organización, para que, de forma voluntaria y con interés,
contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y de su unidad
funcional. Responde a las preguntas:
 ¿Cómo se está haciendo?, ¿con quién se hace? y ¿con qué recursos?
 Nunca podremos dirigir si no ejecutamos, por eso, la ejecución surge del
proceso, ya que es imposible dirigir un automóvil si no lo ponemos en
marcha, igualmente no podremos dirigir una tarea si no la empezamos a
realizar.
 Pilares fundamentales de la acción directiva son la comunicación, el
liderazgo, la motivación y la toma de decisiones.
Dirección

 Las organizaciones sin seres humanos son meramente estructuras, sin

movimiento, cambio, evolución; el ser humano es el único elemento que
puede modificar esa estructura y en gran medida modificar a la
naturaleza. Esa modificación se realiza a través del trabajo. Nuestra
sociedad actualmente es una estructura compleja de organizaciones, el
trabajo se ha vuelto complejo, organizarlo no es tan fácil, y mucho más
difícil es la coordinación de las masas humanas que realizan dicho trabajo.
Esta es la principal razón del nacimiento de una actividad preponderante
en la sociedad: la dirección del trabajo humano.
Dirección

 Concepto
 La palabra dirección, según el maestro Reyes Ponce, proviene del verbo
dirigiere, que a su vez se forma por el prefijo di, intensivo y regere: regir,
gobernar. Este último deriva del sánscrito raj, que indica preeminencia.
Con ello se observa una gran similitud con la palabra administración,
ambos conceptos ocupan una posición preeminente, es decir, un nivel
que sobresale en la organización. Por ello, lastimosamente, administrar y
dirigir son considerados como sinónimos. En muchas ocasiones la gente
cree que únicamente dirigir es administrar.
Dirección

 Concepto
 Koontz y O'Donell definen dirección como la función ejecutiva de guiar y vigilar
a los subordinados. La dirección indudablemente es parte del proceso de la
práctica administrativa y es realmente en donde se lleva a cabo dentro de la
realidad organizacional todo lo planeado, a través del ejercicio de la
autoridad del administrador.
 Mary Parket Follet hablaba con respecto a la importancia dentro de la
organización de trabajar todos bajo una sola visión, un solo objetivo, un "líder
invisible"; pues bien, el proceso de dirección tiene esta tarea, encauzar todos
los esfuerzos humanos dentro de la organización bajo esta perspectiva. Este
último planteamiento no es fácil, el subordinado nunca ha creído en las
autoridades, las empresas a través del tiempo han logrado "disciplinar" a los
trabajadores a través de la fuerza, del uso del poder; o en su defecto pomedio
de "incentivos". Estas prácticas tienden a crear generaciones con poca
vocación en su empleo, falta de iniciativa, creatividad y un promedio
mediocre de resultados.
Dirección

 Concepto
 Otros conceptos de dirección que analizaremos, de acuerdo con Münch y
García (2009), son:
 Robert b. Buchele: Comprende la influencia interpersonal del administrador a
través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la
organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.
 Burt K. Scanlan: Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados,
para alcanzar las metas de la organización.
 Leonard J. Kazmier. La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados,
para alcanzar las metas de la organización.
 Joel J. Lerner y H. A. Baker: Consiste en dirigir las operaciones mediante la
cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de
productividad mediante la motivación y la supervisión.
Dirección

 Los elementos del concepto son:

1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2. Motivación.
3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4. Comunicación.
5. Supervisión.
6. Alcanzar las metas de la organización.
Dirección

 Principios de dirección :
1. El principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses
2. El principio de impersonalidad del mando
3. El principio de la supervisión directa
4. Principio de la vía jerárquica.
5. Principio de la resolución de conflictos.
6. El principio del aprovechamiento de conflictos.
La dirección, comando, ejecución, implementación o como se le desee llamar es
la etapa del proceso administrativo relacionada directamente con el factor
humano. Por tanto, los componentes que la conforman son exclusivamente de
índole personal, por ejemplo, la delegación de responsabilidades, la autoridad, el
liderazgo, la comunicación, la motivación, la supervisión, etc.
Dirección

 Etapas de dirección:
1. Toma de decisions
Proceso
1. Definir el problema (fuentes de información).
2. Analizar el problema (desglosar los componentes).
3. Evaluar alternativas (soluciones: ventajas y desventajas, factibilidad y recursos).
4. Elegir entre alternativas (experiencia, experimentación e investigación).
5. Aplicar la decisión

2. Motivación
3. Comunicación
4. Autoridad
5. Delegación
6. Liderazgo
7. Supervision
Dirección

 Dirección en los tres niveles de la empresa

CONTROL
Mg. Jhon Jairo Parra Rodriguez
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CONTROL

 El control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las

desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. Se ejerce con
referencia a los planes y mediante la comparación regular y sistemática
de las previsiones habidas respecto de los objetivos.
 Responde a las siguientes preguntas:
 Cómo se ha realizado? ¿Cómo se ha hecho?
CONTROL

 Los productos que arroja el control serían entre otros:

1. detección de cuellos de botella

2. grados de avance
3. Evaluación por áreas de trabajo
4. medición del desempeño personal
5. información oportuna,
CONTROL

 El control es la fase final del proceso administrativo, pero a la vez es el eslabón

que se une a la planeación. El control y la planeación son considerados como
"hermanos siameses", van tan unidos y dependen uno del otro que en
ocasiones no se sabe dónde termina uno y dónde empieza el otro. Controlar es
determinar que lo que se planeó o se pretendió realizar se esté llevando a
cabo tanto en tiempo como en condiciones preescritas. El control en cierta
forma puede considerarse como la detección y corrección de las variaciones
de importancia, en los resultados obtenidos por las actividades planeadas. El
control tiene como propósito la medición y corrección del desempeño con el
fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa, así como los
planes diseñados para alcanzarlos.
 No siempre existen las condiciones para que una actividad o un proceso de
trabajo estén exentos de errores, o se presente falta de interés por parte de los
subordinados y esto cause mermas o pérdidas que afecten los resultados
finales, por ello, es necesario la presencia del control.
CONTROL

 Concepto
 Al igual que en las demás etapas del proceso administrativo, analizaremos
algunos conceptos de control (Münch y García, 2009):
 Burt K. Scanlan: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos. • George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando
a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
 Henry Fayol: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir
que se produzcan nuevamente.
CONTROL

 Concepto
 Harold Koontz y Cyril O’Donnell: Implica la medición de lo logrado en
relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar
la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
 Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar qué tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente
(Münch y García, 2009).
CONTROL

 Concepto
 Los elementos comunes en estos conceptos son:
1. Relación con lo planeado. Como se mencionó en el tema de planeación,
el control sin planeación, simplemente es imposible.
2. Medición. Para controlar se necesita medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una función básica del control es identificar las
diferencias entre ejecución y planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El fin básico del control es proponer
alternativas que permitan corregir errores y preferentemente preverlo.
CONTROL

 Concepto
 De tal forma, el concepto de control es: “la evaluación y medición de la
ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para
establecer las medidas correctivas necesarias” (Münch y García, 2009, p.
193).
CONTROL

 Principios
 Equilibrio
 De los objetivos.
 De la oportunidad.
 De las desviaciones
 Costeabilidad.
 De excepción.
 De la función controladora
 Principio del carácter administrativo del control
 De los estándares.
 CONTROL
 Etapas de control
CONTROL

 Tipos de estándares
a) En cuanto al método:
• Estadísticos o históricos. Se elaboran con base en un análisis de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o empresas competidoras.
• Fijados por apreciación. Son juicios de valor resultado de experiencias
pasadas del administrador, como moral de la empresa, actitud del
personal, etc.
•Técnicamente elaborados. Se fundamentan en un estudio objetivo y
cuantitativo de una situación específica. Por ejemplo: productividad,
maquinaria, tiempos y movimientos, etc
CONTROL

 Tipos de estándares
b) Cuantitativos:
• Físicos: unidades de producción, unidades defectuosas, etc.
• Costo: costo de ventas, de producción, de operación, etc.
• Capital: rendimiento, razones financieras, utilización de activos.
• Ingreso: Ventas, cuentas por cobrar, etc.
• De programas: investigación de mercados, de ventas, publicidad, etc.
CONTROL

 Tipos de estándares
c) Cualitativos:
• Evaluación de la actuación.
• Curvas de comportamiento.
• Perfiles.
CONTROL

 Factores que comprende el control

 Los cuatro factores a considerar en la aplicación del proceso de control
son:
• Cantidad. Factor de carácter cuantitativo. Aplica en actividades en las que
el volumen es importante.
• Tiempo. Factor de carácter cuantitativo. Controla las fechas programadas.
• Costo. Factor de carácter cuantitativo. Indica la eficiencia administrativa.
• Calidad. Factor de carácter cualitativo. Especificaciones del producto o
ciertas funciones de la empresa
 CONTROL
 Controles utilizados con más frecuencia en los campos o factores de
control
 CONTROL
 Tipos de control

 El control se clasifica en:

1. preliminar o preventivo
2. concurrente
3. posterior o de retroalimentación
 CONTROL
 Tipos de control
 Áreas de la empresa
 CONTROL
 Técnicas de control
 Las técnicas del proceso de control adoptan muchas formas, algunas son
bastante simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas
miden qué tan bien está la situación financiera de la empresa, en tanto
que otras indican la eficiencia de la producción. Inclusive otras técnicas
de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones. Aun
cuando las técnicas de control varían en gran medida en su diseño y en lo
que pretende medir, todas siempre persiguen el mismo objetivo básico:
determinar variaciones de los estándares deseados, de manera que la
administración pueda tomar las medidas correctivas
 CONTROL
 Técnicas de control
 Auditorias administrativas. Su finalidad es ayudar a revisar y evaluar por medio de doce tipos de auditorías la
actuación de la administración, así como la de los administradores mediante diversos enfoques de las
mismas:
 - Auditoría administrativa
 - Auditoría de recursos humanos (enfoque operacional)
 - Auditoría legal
 - Auditoría de la seguridad (enfoque procesal)
 - Auditoría mercadológica (enfoque funcional)
 - Auditoría de sistemas y procedimientos: ciclo de compras, producción y
 ventas (enfoque analítico)
 - Auditoría de negocio o proyecto
 - Auditoría de la construcción (enfoque del medio ambiente)
 - Auditoría de la calidad (enfoque operacional)
 - Auditoria ecológica
 - Auditoría con base en disposiciones de protección al consumidor
 - Auditoría financiera (Funcional)
 CONTROL
 Técnicas de control
 Auditorias contables. Esta herramienta tiene por objetivo revisar y evaluar los documentos
financieros que emanan de los periodos contables de una empresa. Estos documentos
deben de responder a principios de contabilidad, normas de auditoría contable y
financiera.
 Análisis financiero. Es el estudio de la situación financiera de una empresa en un momento
determinado. Para ello, se aplica una serie de razones (proporciones) financieras que se
comparan con las razones de la misma empresa en años anteriores o con las razones de
otras empresas pertenecientes al mismo tipo de negocio o sector. Una razón es un valor
que expresa la relación o proporción entre dos variables en tanto por ciento. Este valor es
mucho más útil que el de cada variable por separado, además resulta ser más significativo
cuando se contrasta la misma razón en distintos periodos de tiempo, o dentro del mismo
periodo, las razones de distintas empresas, países etc.
 CONTROL
 Etapas de control