ISO 19011 de 2018 Directrices para La Auditoría de Los SG
ISO 19011 de 2018 Directrices para La Auditoría de Los SG
SISTEMAS DE GESTIÓN DE
CONTINUIDAD DE NEGOCIO
ISO 22301 DE 2019
DIRECTRICES PARA AUDITORÍAS
DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Doctor y Magíster en administración, Ingeniero químico y Especialista en gerencia de la producción mejoramiento continuo. Auditor líder en: sistemas de
gestión de la información ISO/IEC 27001:2022; sistemas integrados ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 y NORSOK WA-S-006:2020
Evaluación de proveedores. Registro interamericano de auditores calificado de empresa-técnicas aseguramiento de procesos AlasPro®. Project
Management Professional ISO 21502:2020. Actualización PMBOK® Guide ed. 7. Diplomado en: Manejo de conflictos y técnicas de negociación;
Sistema de gestión anticorrupción ISO 37001 anti-soborno; Dirección de proyectos de ingeniería – Estándar PMI®; Sistemas de gestión de seguridad
basados en las normas ISO/IEC 27001 SGSI, ISO 28000 SGSCS e ISO 31000 gestión del riesgo; Especialización en HAZOP-SIL y LOPA sector
hidrocarburos.
Laboró en ECOPETROL S. A. durante 28 años en dónde se pensionó, desempeñándose como: Gerente general (e), Gerente de producción y de
servicios, Jefe de los departamentos de laboratorios analíticos y HSEQ, en la Refinería de Barrancabermeja. Jefe de división tecnológica (e), del ICP.
Posee 432 horas de auditoría en ISO/IEC 17025, ISO/IEC 17020, ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17024, ISO/IEC 17065, ISO/IEC 17067, ISO 9001, ISO 14001
y OHSAS 18001.
Auditor interno en sistemas de gestión de: Laboratorios de ensayo y calibración ISO/IEC 17025; Organismos de inspección ISO/IEC 17020; Certificación
de personas ISO 17024; SG-SSO OHSAS 18001; anti-soborno ISO 37001; SST Decreto 1072:2015; Continuidad del negocio ISO 22301; Seguridad vial
UNE ISO 39001; Activos ISO 55001; Energía ISO 50001; Auditorías energéticas UNE-EN 16247-1 a 5; I+D+i UNE 166002; Seguridad alimentaria FSSC
22000 v6.0; Inocuidad alimentos ISO 22000, HACCP – BPM; la seguridad ISO 28000; Control y seguridad BASC v6; Sistema administración calidad
automotriz IATF 16949, Responsabilidad Social SA 8000 y SGE 21.
Posee certificados en: Auditorías internas remotas con apoyo de TIC´s; Tutor Moodle; Profesional Scrum Fundamentos y Master “SFPC y SMPC”; Alta
gerencia para directores de proyectos – PMI®; Excelencia en proyectos “Lean PM”; Auditor en sistemas de gestión ISO 19011; Control de pérdidas DNV-
ILCI; Estándares Reporte de sostenibilidad GRI; Actualización sistema gestión de inocuidad FSSC 22000 v6; Aseguramiento de la calidad de productos
cárnicos y lácteos; Manipulación de alimentos y bebidas No. 17504; Implementación ISO 26000 RS; Inventario emisiones GEI ISO 14064; Gestión del
conocimiento ISO 30401; ISO/IEC 27002:2022 Controles de Seguridad de la Información; ISO/IEC 27005:2022; Orientación gestión de riesgo en
seguridad de la información; ISO/IEC 27032:2023 Ciberseguridad; Ley 1581:2012 e ISO/IEC 27701:2019 Protección datos personales; ISO/IEC 17065 e
ISO/IEC 17067 Certificación de productos; ISO 10012 Gestión de la medición, Metrología avanzada y aseguramiento metrológico; ISO 17043 Ensayos
de aptitud; ISO 37301:2021 Sistemas de Gestión de Compliance; Cumplimiento ISO 19600; Implementación requisitos OEA; Administrativo jefes de área
trabajo seguro en alturas; Estándares mínimos SG-SST Resol. 0312:2019; Curso capacitación 50 horas SG-SST; ISO 45003:2021 Gestión riesgos
psicosociales; Contratación estatal; Evaluación financiera de proyectos; Plan estratégico de seguridad vial; Modelo integrado de planeación y gestión
MIPG; Oficial de cumplimiento sector real SAGRILAFT; Riesgos de corrupción - LA/FT; Simulación de procesos y Tutor modelo andragógico.
Actualmente: Experto técnico (OCP 14.3 / 44.5) y Experto del comité de acreditación y apelaciones (OIN 11 y 19) del Organismo Nacional de Acreditación de
Colombia “ONAC”; Profesional externo, tutor e-learnig sincrónica, experto técnico y líder en formación de formadores de SGS Colombia SAS.; Freelancer;
Profesor universitario y Consultor empresarial.
[email protected]
3
OBJETIVOS
4
TIPOS DE AUDITORÍA
AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE AUDITORÍA DE TERCERA PARTE
AUDITORÍA A AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN /
AUDITORÍA PROVEEDOR EXTERNO ACREDITACIÓN
DE PRIMERA PARTE
AUDITORÍA PARTES INTERESADAS AUDITORIA LEGAL, REGULATORIA O
EXTERNAS SIMILAR
Realizadas por organismos
Realizadas por partes que tienen algún
AUDITORÍA INTERNA interés en la organización, como
independientes de auditoría, tales como
Una auditoría realizada por aquellas que otorgan certificación/registro
clientes o individuos en su nombre.
la organización a sus de conformidad o agencias
propios sistemas y gubernamentales.
procedimientos. Para certificación (ver también los
requisitos en ISO / IEC 17021-1
Objetivo:
Objetivo: requisitos)
Evaluar el desempeño de proveedores
Determinar el grado de
externos y partes interesadas externas,
conformidad del sistema de Objetivo:
con respecto a su BIA, evaluación de
gestión de continuidad de Determinar si el sistema de gestión de
riesgos, estrategias y soluciones,
negocio con los criterios de continuidad de negocio ha sido
planes y procedimientos de CN y sus
auditoría. documentado e implementado de acuerdo
procesos respectivos.
con la Norma ISO 22301:2019.
5
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
AUDITORÍA
Proceso sistemático,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar
la extensión en que se cumplen
los criterios de auditoría.
6
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
EVIDENCIA Nota: Puede ser obtenida por medio de observación, medición, prueba o por otros medios.
OBJETIVA Nota: Para el propósito de la auditoría consiste generalmente en registros, declaraciones de
hecho u otro tipo de información relevante para el criterio de auditoría y que es verificable.
7
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Conjunto de una o más
auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propósito
específico.
PLAN DE AUDITORÍA
Descripción de las
actividades y de los detalles
acordados de una auditoría.
8
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
ENFOQUE PRESENTACIÓN
BASADO EN IMPARCIAL
EL RIESGO
ENFOQUE DEBIDO
BASADO EN LA CUIDADO
EVIDENCIA PROFESIONAL
CONFIDENCIALIDAD
INDEPENDENCIA
9
GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
PROCESO DE
AUDITORÍA
REALIZACIÓN
DE LA
AUDITORÍA
10
FORMATO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
11
CÓMO REDACTAR NO CONFORMIDADES
12
CASO 1 Y REDACCIÓN NC 1
13
CASO 2 Y REDACCIÓN DE NC 2
14
EJEMPLO PROGRAMA DE AUDITORÍA
A. I. al SGCN
Auditoría interna al
SGCN
Auditoría de
certificación al SGCN
15
GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
EJEMPLOS DE OBJETIVOS DEL
PROGRAMA DE AUDITORÍA
18
GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Los objetivos de auditoría definen lo que se tiene que lograr por la auditoría individual y podría incluir
lo siguiente:
a) Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión a auditar, o partes del mismo, de
acuerdo con el criterio de auditoría;
b) Evaluación de la capacidad de sistema de gestión para apoyar a la organización en asegurar el
cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, y otros requisitos con los cuales la
organización se ha comprometido;
c) Evaluación de la efectividad del sistema de gestión en cumplir los resultados propuestos;
d) Identificación de oportunidades para potenciales mejoras del sistema de gestión;
e) Evaluación de la idoneidad y adecuación del sistema de gestión respecto al contexto y dirección
estratégica del auditado;
f) Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para establecer y lograr objetivos y direccionar
efectivamente los riesgos y oportunidades, en un contexto de cambio, incluyendo la implementación
de acciones relacionadas.
19
GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
20
COMPETENCIA Y EVALUACIÓN DE
LOS AUDITORES
Establecimiento de criterios de
evaluación del auditor
Años de experiencia
laboral
Demostrar el
comportamiento personal o
desempeño de habilidades
en entrenamiento o en el
lugar de trabajo.
21
COMPETENCIA Y EVALUACIÓN DE
LOS AUDITORES
Comportamiento personal
- Ético, Ej. Justo, verídico, sincero, honesto y - Decidido, Ej. Capaz de alcanzar conclusiones oportunas con
discreto base en el análisis y el razonamiento lógico.
- De mentalidad abierta, Ej. Es decir, dispuesto - Seguro de si mismo, Ej. Capaz de actual y funcionar
a considerar ideas o puntos de vista alternativos; independientemente mientras se relaciona eficazmente con
- Diplomático, Ej. Tener tacto en el trato con las otros;
personas; - Firme, Ej. Capaz de actuar responsable y éticamente,
- Observador, Ej. Activamente consiente de si aunque estas acciones no sean siempre populares y puedan
entorno físico y las actividades; resultar en ocasiones en desacuerdos o confrontaciones;
- Perceptivo, Ej. Consiente y capaz de entender - Abierto a la mejora, Ej. Dispuesto a aprender de las
las situaciones; situaciones;
- Versátil, Ej. Capaz de adaptarse a las - Culturalmente abierto, Ej. Observador y respetuoso de la
diferentes situaciones; cultura del auditado;
- Tenaz, Ej. Persistente y orientado hacia el logro - Colaborativo, Ej. Interactúa eficazmente con otros,
de los objetivos; incluyendo los miembros del equipo y el personal del auditado.
22
COMPETENCIA Y EVALUACIÓN DE
LOS AUDITORES
23
COMPETENCIA Y EVALUACIÓN
DE LOS AUDITORES
MÉTODO DE OBJETIVOS EJEMPLOS
EVALUACIÓN
Revisión de Verificar los antecedentes del auditor Análisis de los registros de educación,
registros entrenamiento, empleo, credenciales profesionales
y experiencia de auditoría.
Retroalimentación Proporcionar información acerca de la percepción del Encuestas, cuestionarios, referencias personales,
desempeño del auditor testimonios, quejas, evaluaciones de desempeño y
revisión por parte de pares.
Entrevista Evaluar el comportamiento profesional esperado y las Entrevistas personales
habilidades comunicativas, para verificar la información
y comprobar el conocimiento y adquirir información
adicional.
Observación Evaluar el comportamiento profesional esperado y la Juego de roles, presenciar auditorías, y trabajo en
capacidad para aplicar conocimientos y habilidades sitio
Examen Evaluar el comportamiento, conocimientos y Exámenes orales y escritos, Test psicométrico
habilidades esperados y su aplicación
Revisión después Proporcionar información acerca del desempeño del Revisión del informe de auditoría, entrevistas con el
de la auditoría auditor durante las actividades de auditoría, líder del equipo auditor, el equipo auditor y si es
identificando fortalezas y oportunidades de mejora apropiado, retroalimentación por parte del auditado.
24
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
VERIFICAR
6.3 6.5
6.6
2. PREPARACIÓN DE 4. PREPARACIÓN DE
ACTIVIDADES INFORME FINALIZACIÓN DE LA
AUDITORÍA
2. PREPARACIÓN DE
ACTIVIDADES
En la planificación de la auditoría, el líder
• Revisión de la información del equipo auditor debería considerar lo
documentada siguiente:
a) La composición del equipo auditor y su
competencia general;
• Planificación de la auditoría
“Plan de auditoría” b) Las técnicas apropiadas de muestreo
c) Oportunidades para mejorar la eficacia
y eficiencia de las actividades
• Asignación de tareas al
equipo d) Los riesgos para lograr los objetivos de
la auditoría.
e) Los riesgos del auditados por la
• Preparación de la información realización de la auditoría.
documentada para la auditoría
26
EJEMPLO OBJETIVOS DE UNA AUDITORÍA
27
FORMATO MÁS ELABORADO DEL
PLAN DE AUDITORÍA (DILIGENCIADO)
Organización: ACME, Ltda.
Dirección: Anillo vial calle 12 No. 3-15 San Fecha de Noviembre 25 y
auditoria: 26, 202X
Sebastian
Auditor Líder: Elias Sandoval (ES)
Auditores: Paola Rivas (PR) y Jan Martínez (JM)
Criterios ISO 22301:2019, legales y reglamentarios, propios de la empresa y
Auditoría: los adquiridos con clientes y demás partes interesadas.
Idioma Español
Auditoría:
Objetivo de la auditoría: confirmar que el SGCN cumple con los requisites ISO 22301:2019
y que se encuentra apropiadamente implantado y mantenido.
28
PLAN DE AUDITORÍA
10:00
ES, 5.1, 5.2 y Gerente general
– Gerencia general y líder GCN
PR, JM 6.1 a 6.3 y líder GCN
11:45
29
PLAN DE AUDITORÍA
Hora Auditor Req. Departamento / Función / Proceso Contacto clave
12:00
1:00 Almuerzo
p. m.
Líderes GCN y
proceso
ES,
1:00 – Líder GCN y líder proceso producción producción y/o
PR, JM 8.1 y 8.2
2:45 y/o servicio y procesos soporte servicio y
proceso de
soporte
Líderes GCN,
TI, compras –
ES, Líderes GCN, proceso TI, Compras-
3:00 – contratos,
PR, JM 8.3 contratación, comunicaciones y
4:45 comunicaciones
administrador seguridad física
y seguridad
física
5:00 –
Reunión equipo auditor
5:45
30
FORMATO DEL PLAN DE AUDITORÍA
Hora Auditor Req. Departamento / Función / Proceso Contacto clave
07:30 a.
ES, PR, JM - Llegada a la empresa Guía
m.
11:15 –
ES, PR, JM Reunión equipo auditor
12.00
12:00 –
Almuerzo
2:00
31
PLAN DE AUDITORÍA
4:15 –
ES, PR, JM Reunión equipo auditor
5:00
32
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
2. PREPARACIÓN DE
ACTIVIDADES
• Revisión de la información
documentada
L I S TA D E V ER I F I C A C IÓ N
• Planificación de la auditoría
“Plan de auditoría” Documento de trabajo y registro.
Guía de trabajo
• Asignación de tareas al
equipo Se debe considerar:
Los procesos que se llevan a cabo.
Los procedimientos pertinentes.
• Preparación de la información Los documentos y registros que se utilizan
documentada para la auditoría Los requisitos de la Norma
33
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CN
LISTA DE CHEQUEO
34
FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIÓN
ESPECÍFICA PARA LA ORGANIZACIÓN
Lista de chequeo o verificación para auditar clausula 5.1
Liderazgo y compromiso
Cumplimiento Comentarios /
No. Requisito
(Sí/No/No aplica) Observaciones
35
FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIÓN
ESPECÍFICA PARA LA ORGANIZACIÓN
Lista de chequeo o verificación para auditar clausula 5.1
Liderazgo y compromiso
Cumplimiento Comentarios /
No. Requisito
(Sí/No/No aplica) Observaciones
36
FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIÓN
ESPECÍFICA PARA LA ORGANIZACIÓN
Lista de chequeo o verificación para auditar clausula 8.2.2
Análisis de impacto del negocio “BIA”
Cumplimiento Comentarios /
No. Requisito
(Sí/No/No aplica) Observaciones
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FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIÓN
ESPECÍFICA PARA LA ORGANIZACIÓN
Lista de chequeo o verificación para auditar clausula 8.2.2
Análisis de impacto del negocio “BIA”
Cumplimiento Comentarios /
No. Requisito
(Sí/No/No aplica) Observaciones
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FORMATO DE LISTA DE VERIFICACIÓN
ESPECÍFICA PARA LA ORGANIZACIÓN
Lista de chequeo o verificación para auditar requisitos propios de la organización
para su SGCN (requisito 8.3; 8.4)
Referencia de Auditoría: AI No. 1, FECHA: XX/YY/ZZ Hoja No. 1 de 1
Procedimientos Documentados: PD-Es-Sol-01 Rev. 2 de 202X Estrategias para CN y Soluciones; PC-02 Rev. 1/202X competencias
personal y PAC – 03 rev4 de 202X advertencia y comunicación.
Auditor: Pedro García
Cumplimie
nto Comentarios /
No. Requisito
(Sí/No/No Observaciones
aplica)
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REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
3. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Ejecución de la auditoría
Reunión de apertura
Comunicación durante la auditoría
Disponibilidad, acceso y revisión de la
información documentada
Recolección y verificación de la información
Generación de hallazgos
Conclusión
Reunión de Cierre
40
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
REUNIÓN DE APERTURA
El propósito de la reunión de apertura es:
a) Confirmar el acuerdo de todos los participantes (Ej
auditado, equipo auditor) con el plan de auditoría;
b) Introducción del equipo auditor y sus roles;
c) Asegurarse de que todas las actividades de
auditoría planificadas puedan realizarse.
42
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
CONDUCIR LA AUDITORÍA
Preguntar abiertamente
Examinar la evidencia objetiva
Referirse a la lista de chequeo y tomar
notas
Considerar el impacto en otras actividades
Preguntar-observar-escuchar
Analizar resultados
Dejar en conocimiento del auditado las no
conformidades encontradas
44
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
ENTREVISTA
Debe realizarse con personas de distintos niveles.
Debe realizarse durante las horas de trabajo normales y en el sitio de trabajo.
Se debe procurar que la persona se sienta cómoda antes de comenzar la entrevista.
Se debe explicar la razón de la entrevista y las notas que se tomen de esta.
La entrevista se puede iniciar solicitándole a la persona que describa su trabajo.
45
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
P R E G U N TA S T I P I C A S
46
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
• Administrar el tiempo
adecuadamente
Control • No dejarse conducir o
engañar
de la • Ser detallista y eficiente
auditoría • Evitar apartarse del tema
• Evitar saturarse
• Permanecer seguro
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REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
Controvertir
Ser negativo
Ser
indisciplinado
Ser crítico
Caer en disputas Discutir
personalidades
Comparar al auditado
48
Clasificación de no conformidades 6.4.8:
MENOR:
- Simple observación de no cumplimiento en un procedimiento,
instrucción de trabajo u operación del sistema.
- No afecta al cliente usuario del SGCN
MAYOR:
- Hay un rompimiento total de algún procedimiento, clausula o
instrucción de trabajo crítico
- Ausencia total de un procedimiento o control crítico exigido por la
Norma aplicable
- Varias faltas menores en el procedimiento
- Un riesgo inmediato para la calidad inaceptable del servicio en el
SGCN que se ofrece, incumple un contrato o actúa ilegalmente y demás.
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REDACCIÓN DE NC
DÓNDE Área/proceso/Dpto./actividad
50
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
52
ESTRUCTURA DE LAS NO CONFORMIDADES Y LAS
OBSERVACIONES U OPORTUNIDADES DE MEJORA
53
Categorización del hallazgo
No hay suficiente No conformidad
evidencia
Redacción hallazgo NC
Norma Numeral
Auditor:
54
Categorización del hallazgo
No hay suficiente No conformidad
evidencia
Redacción hallazgo NC
Norma Numeral
Auditor:
Análisis y cierre de NC
Acciones Verificación de la Fecha/acción
efectividad
1.
2.
Auditor Fecha cierre
55
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
56
REVISION DE LOS HALLAZGOS
57
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
CONCLUSIONES
58
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
REUNIÓN DE CIERRE
59
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
REUNIÓN DE CIERRE
60
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
INFORME DE AUDITORÍA
Nombre de la organización
Fecha y lugar de la auditoría
Objetivos , Alcance y criterios de la auditoría
Personal clave contactado
Miembros del equipo auditor
Solicitudes de acciones correctivas emitidas
Asistentes a las reuniones de apertura y cierre
Conclusión
Resumen de los principales puntos de la auditoría (análisis de las fortalezas del
sistema y capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos)
Lista de distribución
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EJEMPLO FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORÍA
Organización y Auditoria No
Lugar y Fecha
Objetivo de la Auditoria
Auditores
OBSERVACIONES:
Resumen puntos principales
Conclusiones
62
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
INFORME DE AUDITORÍA
NO INCLUYE
Información confidencial proporcionada en la entrevista
Asuntos no planeados o discutidos en la reunión de cierre
Opiniones subjetivas – solo hechos verificables
Declaraciones ambiguas
Palabras o frases antagónicas
63
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
64
REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
5. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
NO SI
Establezca una
Nueva fecha
Evidencia (hechos)
SI cierre en el reportes
Verifique de
de no conformidad
Nuevo
NO
Nueva
ESCALE
SAC
65
BIBLIOGRAFÍA
66
67