Segundo capítulo II

Comprensión y modelado de los sistemas organizacionales

Para diseñar sistemas de información efectivos, los analistas deben ver las organizaciones como sistemas

complejos influenciados por tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño organizacional y las

culturas organizacional es. Las organizaciones están compuestas por subsistemas interrelacionados que son

afectados por tres niveles de toma de decisiones: operaciones, administración media y administración estratégica.

Además, las culturas y subculturas dentro de la organización impactan la interacción de las personas en estos

subsistemas. El capítulo explora estos temas y sus implicaciones para el desarrollo de sistemas de información.

Las organizaciones como sistemas

Las organizaciones pueden ser vistas como sistemas diseñados para alcanzar metas y objetivos específicos

mediante la interacción de personas y recursos. Están compuestas por subsistemas interrelacionados, como

departamentos y unidades, que realizan funciones especializadas (contabilidad, marketing, producción, etc.). Estas

funciones se integran para formar un todo organizacional efectivo. Al conceptualizar las organizaciones como

sistemas complejos, se facilita la comprensión de su funcionamiento mediante principios de sistemas. Para

establecer requisitos de información y diseñar sistemas de información adecuados, es esencial considerar la

organización en su conjunto y cómo los subsistemas interactúan y operan.

Capacidad de interrelación e interdependencia de los sistemas

Todos los sistemas y subsistemas en una organización son interrelacionados e interdependientes, lo que significa

que cualquier cambio en un elemento afecta a los demás. Por ejemplo, si se decide reemplazar asistentes

administrativos por computadoras en red, esto impacta no solo a esos asistentes, sino a toda la organización.
Los sistemas procesan entradas de su entorno, transformándolas en salidas. Es esencial identificar qué se está

cambiando en un sistema para reconocer sus procesos, como verificar o actualizar información. Además, los

sistemas están delimitados por fronteras que separan su interior del entorno externo, permitiendo la importación

de recursos y la exportación de productos o servicios.

La retroalimentación es fundamental para el control del sistema; permite a las organizaciones comparar resultados

con objetivos y ajustar sus procesos. Por ejemplo, una empresa de manufactura puede usar datos de ventas para

decidir qué productos producir en el futuro.

Un sistema ideal se regula automáticamente, minimizando la necesidad de decisiones constantes. La

retroalimentación proviene tanto del interior como del exterior de la organización, que interactúa con diversos

entornos (comunitario, económico, político y legal). Aunque las organizaciones pueden planear respuestas a

cambios en su entorno, generalmente no pueden controlarlos directamente.

Organizaciones y equipos virtuales

Las organizaciones modernas pueden incluir componentes virtuales que les permiten adaptarse a las demandas

cambiantes del mercado. Las empresas virtuales utilizan redes y tecnología de comunicación para unir a personas

con habilidades específicas en proyectos dispersos. Esto puede resultar en una reducción de costos y una respuesta

más rápida a las necesidades del cliente.

Un ejemplo de cómo implementar el comercio electrónico se presenta a través de Marathon Vitamin Shops, que

debe considerar varios elementos interdependientes para establecer un sitio web eficaz. Estos incluyen atraer

clientes, ofrecer información sobre productos, facilitar transacciones y brindar soporte postventa.

Las organizaciones virtuales también enfrentan el desafío de satisfacer las necesidades sociales de sus empleados.

La falta de un campus físico puede llevar a una desconexión cultural, como se evidenció en estudiantes de una

universidad en línea que deseaban artículos con el logotipo de su institución.

interconexión. Problemas pueden surgir cuando los gerentes se enfocan únicamente en su propio subsistema,

ignorando la importancia de la colaboración interdepartamental. Esto puede afectar la toma de decisiones

estratégicas y la efectividad general de la organización, especialmente cuando los gerentes avanzan en la jerarquía

sin una visión holística.

Sistemas empresariales: considerar a la organización como un sistema

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de información organizacional

integrados que facilitan el flujo de información entre las diferentes áreas funcionales de una empresa.

Generalmente, las empresas adquieren software ERP de proveedores reconocidos como SAP u Oracle, y luego lo

personalizan para satisfacer sus necesidades específicas. Estos sistemas suelen requerir capacitación especializada

para los usuarios.

Los ERP evolucionaron de los sistemas de planificación de requerimientos de materiales (MRP), que se

enfocaban en mejorar los procesos de manufactura. Hoy en día, los ERP abarcan no solo manufactura, sino

también ventas, operaciones, distribución y gestión de la cadena de suministro, impactando significativamente en

áreas como contabilidad, finanzas y marketing.

La implementación de un sistema ERP puede ser desafiante, ya que implica adaptar el modelo ERP a procesos

empresariales existentes, lo que a menudo se realiza de manera apresurada. Esto puede llevar a una mayor

personalización, tiempos de implementación prolongados, costos elevados y pérdida de confianza por parte de los

usuarios. Los analistas deben ser conscientes de la complejidad y los desafíos de implementar estos sistemas.
DESCRIPCIÓN GRÁFICA DE LOS SISTEMAS

La descripción gráfica de un sistema o subsistema en una organización se puede realizar mediante modelos

gráficos, como el diagrama de flujo de datos a nivel de contexto. Este tipo de diagrama se centra en los datos que

entran y salen del sistema, así como en el procesamiento de estos datos.

Componentes del Diagrama de Flujo de Datos a Nivel de Contexto

1. Símbolos:

o Rectángulo con esquinas redondas: Representa el proceso que transforma los datos entrantes en

información de salida.

o Cuadrado con bordes sombreados: Indica una entidad externa que interactúa con el sistema,

pero no forma parte de él.

o Flechas: Representan los flujos de datos entre el proceso y las entidades externas.

2. Ejemplo:

En un sistema de reservación de aerolínea, el pasajero (entidad externa) inicia una solicitud de viaje (flujo

de datos). Las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles se envían al agente de viajes, quien luego

envía información sobre los boletos de vuelta al proceso. La reservación se envía a la aerolínea.

Función y Alcance

El diagrama de flujo de datos a nivel de contexto define los límites del sistema, indicando qué elementos están

incluidos (como las reservaciones) y cuáles no (como decisiones sobre aviones o itinerarios). Este diagrama es un

buen punto de partida para desarrollar diagramas más detallados, como los diagramas de casos de uso.
Los sistemas y el modelo de entidad-relación

Los analistas de sistemas pueden utilizar modelos entidad-relación (E-R) para mostrar el alcance de un sistema y

definir sus límites. En este contexto, los elementos que conforman una organización se denominan entidades, que

pueden ser personas, lugares, cosas o eventos. Por ejemplo:

Personas: Pasajeros de una aerolínea.

Lugares: Destinos.

Cosas: Aviones.

Eventos: Fin de mes, periodo de ventas.

Relaciones

Una relación describe la interacción entre entidades. Por ejemplo, un pasajero puede estar relacionado con un

vuelo específico.

Notación

Existen varias convenciones para dibujar diagramas E-R, como las notaciones tipo pata de cuervo, Arrow o

Bachman. En este caso, se utilizará la notación tipo pata de cuervo, donde:

Una entidad se representa como un cuadro rectangular.

Las entidades se enlazan mediante líneas que indican las relaciones entre ellas.

Los finales de las líneas pueden incluir marcas para indicar la cardinalidad de la relación (por ejemplo, uno a

uno).
Ejemplo

En un diagrama simple de entidad-relación, dos entidades pueden estar conectadas por una línea que indique que

hay una relación de uno a uno. Por ejemplo, cada empleado en una oficina puede tener exactamente una extensión

telefónica, lo que se simboliza con marcas en el final de la línea que representan esta relación específica.

Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información

Los requerimientos de información varían significativamente entre los diferentes niveles administrativos de una

organización, lo que tiene importantes implicaciones para el desarrollo de sistemas de información.

Gerentes de Operaciones

 Tipo de Información: Necesitan información interna, repetitiva y de bajo nivel.

 Enfoque: Se centran en datos sobre el rendimiento actual, utilizando ampliamente recursos de

información en línea y en tiempo real.

Necesidades:

 Información histórica y periódica: Moderada.

 Información externa: Baja, ya que no pueden hacer proyecciones a futuro efectivas.

Gerentes de Nivel Medio

 Tipo de Información: Requieren información de corto y largo plazo.

 Enfoque: Se ocupan de la localización y solución de problemas, con alta necesidad de información en

tiempo real.

Necesidades:
  Información actual sobre el rendimiento frente a estándares establecidos: Alta.

 Información histórica: Alta, para analizar tendencias.

 Información predictiva: Necesaria para simular escenarios futuros.

Gerentes Estratégicos

 Tipo de Información: Dependencia significativa de información externa.

 Enfoque: Se centran en tendencias del mercado y estrategias de competidores.

Necesidades:

Información predictiva: Alta, para realizar pronósticos sobre el futuro incierto.

 Creación de escenarios “qué pasaría si”: Muy relevante.

 Información basada en informes periódicos: Alta, para adaptarse a cambios constantes.