Unidad I

ADN

CUAM “Cuestión de Excelencia”

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 INTRODUCCION A LA UNIDAD 1.
ADMINISTRACION DE NOMINA
LECTURA REFLEXIBA DESDE UN CONTEXTO GLOBAL.

El principio de contabilidad conocido como de identidad económica, nos señala que la actividad
económica es llevada a cabo por entes que poseen personalidad jurídica propia que utiliza el
talento humano, (Recursos humanos), naturales y de capital, conducido por una autoridad hacia
la consecución de los fines para los cuales fue creada.

De este principio se desprende que las pequeñas y grandes entidades (empresas) utilizan factores
de producción, entre ellos los Talentos Humanos, a los cuales deberá remunerar por los servicios
que estos prestan, actualmente este termino es conocido como “Remuneración al Trabajo”.

COMPONENTES BASICOS básicos

CONCEPTO DE NOMINA

Existen diversas definiciones de nomina por diferentes autores entre ellas encontramos
las siguientes:

 Es un documento que, a modo de recibo de salario individual en el que la empresa acredita

el pago de las diferentes cantidades que forman el salario.
 Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a
remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.

Cabe destacar, que este instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de
sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística,
tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
Es por ello que, la nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de
trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por
las siguientes normas:

 El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatibles con sus
fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el
objeto de la actividad a que se dedique el patrono; y
 La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no
podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza
en la región y en la propia empresa.

Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio y remuneración en

aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulación expresa, situación que se presenta
frecuentemente.

Diseño de Nóminas

De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la nómina apropiada, el

cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones,
deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.

TIPOS DE NOMINA

Según su Presentación

Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas
o de mediana capacidad
Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente
por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos
efectuados en el período a pagar.

Según su forma de pago

Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese
tiempo.

Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (Nómina confidencial).

Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.

Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo,
en personal de producción y personal de mantenimiento.

NORMAS DEL CONTROL INTERNO PARA LA NÓMINA

Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la
empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo
adecuadamente distribuidos.
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

 La contratación de personal.
 El salario a pagar
 Las deducciones que se realizarán en nómina.
 Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

 Preparen la nómina.
 Aprueban nómina.
 Pagan la nómina.

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de
trabajo.
4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del
trabajador pueda ser determinada.
5. Debe existir separación de funciones:

 Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
 Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de

nómina.
7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:
Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
  La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona
diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.
 La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta
bancario.

11. Cuando la nómina se paga en efectivo:

 Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

 Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o
extraños.

12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan
detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.
13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente
del departamento de nómina.
14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que
elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento
de contabilidad.
15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo
prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente
al que prepara la nómina.
17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.
18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca
al departamento de nómina.

SUBSISTEMAS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE NOMINA

Los subsistemas involucrado en el proceso de elaboración de nomina, permiten administrar la base

de datos de las hojas de vida para hacer más eficiente la labor de consultas y actualización,
disponiendo de la información del Personal adecuado en el momento preciso. Otros programas
de acción de los recursos humanos requieren beneficios especiales a los empleados y acuerdos de
compensación a los trabajadores. Los trabajadores de alto y medio nivel difieren en sus
expectativas económicas y no económicas. Los empleados profesionales y no profesionales varían
en sus demandas de compensación directa e indirecta. Los miembros administrativos y no
administrativos de una organización son motivados por diferentes medios.

El subsistema de Administración de nomina abarca todos aquellos departamentos que podríamos

denominar “staffs funcionales” de la empresa. Su actividad se relaciona con la información
(entendida ésta en términos muy generales y abarcando también al dinero y su gestión). Por ello,
su función es de naturaleza generalista, apoyando la coordinación de la empresa como conjunto
y permitiendo la actividad de los demás subsistemas, al proporcionarles los recursos necesarios
para realizar sus funciones. También se ocupa de representar a la empresa frente a terceros,
garantizando que aquélla, en tanto entidad jurídica, cumple con la legislación vigente.

Cabe destacar, que los Sistema Administrativo de Personal están diseñado tomando en cuenta la
reglamentación oficial vigente y las necesidades cambiantes existentes en nuestro mercado. Estos
sistemas están desarrollado con un alto contenido paramétrico, de tal forma que el Departamento
de Personal de la Empresa adquiere una gran independencia, utiliza las técnicas para recopilar y
mantener la información de nomina
Los procesos de personal y nómina de una organización, son sistemas vivos que se encuentran
inmersos en un continuo cambio por la propia naturaleza de las organizaciones, y por los cambios
legales de obligado cumplimiento que se van incorporando en materia laboral.

SUBSISTEMAS INVOLUCRADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE NOMINA

El subsistema de Administración de nomina abarca todos aquellos departamentos que podríamos

denominar “staffs funcionales” de la empresa. Su actividad se relaciona con la información
(entendida ésta en términos muy generales y abarcando también al dinero y su gestión). Por ello,
su función es de naturaleza generalista, apoyando la coordinación de la empresa como conjunto y
permitiendo la actividad de los demás subsistemas, al proporcionarles los recursos necesarios para
realizar sus funciones. También se ocupa de representar a la empresa frente a terceros,
garantizando que aquélla, en tanto entidad jurídica, cumple con la legislación vigente

Cabe destacar, que los Sistema Administrativo de Personal están diseñado tomando en cuenta la
reglamentación oficial vigente y las necesidades cambiantes existentes en nuestro mercado. Estos
sistemas están desarrollado con un alto contenido paramétrico, de tal forma que el Departamento
de Personal de la Empresa adquiere una gran independencia, utiliza las técnicas para recopilar y
mantener la información de nomina

 Formatos de nomina
 Registros y procedimientos para contabilizar nomina
 Confección de una nomina

POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE NOMINA

El Departamento de Nómina, dará trámite a los movimientos de alta y baja o de pago de

percepciones al personal operativo de base y de confianza, sindicalizado y de mandos medios y
superiores, que hayan sido previamente
Autorizados por la Dirección de Administración de Recursos Humanos.

El Departamento de Nómina es el responsable de actualizar y aplicar las modificaciones que sufran

las tarifas de impuestos y demás disposiciones relacionadas con el trabajo, como son: la Ley
Impuesto Sobre la Renta, Alimentación, Trabajo, IVSS, INCE, entre otras

El Departamento de Nómina será quien coordine la recepción, registro y control de la

documentación relativa al pago de remuneraciones y deducciones al personal por conceptos.

El Departamento de Nómina establece los mecanismos que le permitan contar con cifras de control
para apoyar el proceso de análisis, supervisión y liberación de nómina.

El Departamento de Nómina es el responsable de analizar la información, registros, controles y

cálculos para generar las notas de instrucción a través del Sistema Integral de Recursos
Financieros para efectos del pago de Nómina

Función del Departamento de Nomina

La principal función del departamento de nómina es calcular la nómina total, incluidas la

cantidad bruta ganada y la cantidad neta por pagar a los empleados después de las de las
deducciones. El departamento de nómina distribuye la nómina y lleva registros de los ingreso de
los empleados, tasa salarial y clasificación de empleo entre las funciones encontramos:

1) Participar en la elaboración del Programa Anual de Trabajo del Departamento de Nóminas

e informar trimestralmente sobre su avance.

2) Intervenir en la formulación del Anteproyecto del Presupuesto Anual relativo a las

remuneraciones al personal de la empresa, con base en los estudios y proyecciones
necesarios.

3) Elaborar los nombramientos y contratos por honorarios.

4) Determinar las percepciones, deducciones, cuotas, impuestos y retenciones en el sistema
de pagos y emitir los reportes necesarios.

5) Formular estudios que sirvan de base para definir la política salarial y el impacto fiscal de las
remuneraciones.

6) Realizar las actividades necesarias para elaborar y actualizar los tabuladores de sueldos.

7) Procesar la nómina de pagos; vigilar que operen los movimientos e incidencias procedentes,
de conformidad con la normatividad aplicable; y emitir los reportes necesarios.

8) Recibir, validar y archivar los movimientos e incidencias del personal para aplicarlos en la
nómina, conforme a la normatividad aplicable.

9) Manejar y resguardar correctamente la información y documentación, de acuerdo con el

principio de confidencialidad de la Ley

10) Recibir, aplicar la nómina de pagos y resguardar la documentación comprobatoria del pago
de remuneraciones, así como de los descuentos en favor de terceros que se efectúen por
concepto de pagos, aseguradoras, pensión alimenticia, entre otras

11) Integrar, con la documentación soporte de los movimientos de personal, incidencias y

cambios aplicados en la nómina de pagos, la glosa de las nóminas quincenales ordinaria y
extraordinaria; y resguardarla debidamente.

12) Elaborar la nómina que se envía a la institución bancaria para su pago; tramitar las cuentas,
chequeras y tarjetas de débito para el pago del personal.

13) Emitir, verificar y distribuir los comprobantes de percepciones y deducciones de los pagos
generados mediante la nómina o enviados para su pago a la Dirección de Recursos
Financieros de la empresa.

14) Realizar el seguimiento al ejercicio presupuestal en materia de pago de remuneraciones y,

en su caso, solicitar las afectaciones presupuestales conforme a las necesidades de la
operación.
 15) Determinar los pagos que se realicen fuera del sistema de nómina conforme a los
Lineamientos para el Pago de Remuneraciones autorizados por la empresa y actualizar las
bases acumuladas de sueldos de los trabajadores y solicitar el cheque respectivo a la
gerencia .

16) Elaborar los reportes del ejercicio presupuestal relativo a los pagos de remuneraciones del
personal.

17) Controlar el archivo de percepciones y retenciones registradas en la nómina para emitir las
constancias anuales correspondientes.

18) Emitir las constancias de percepciones y retenciones, así como las de descuentos por
préstamos, conforme a la normatividad vigente; y resguardar la documentación
correspondiente.

19) Operar el sistema de registro y control de asistencia, elaborar los reportes de personal, y
aplicar los descuentos procedentes en la nómina, conforme a la normatividad vigente.

Procesos Involucrados en la Elaboración de una Nomina

Planificación

Procesos Organización

Administrativos Ejecución

Seguimiento

Indicadores

En síntesis:

Los procesos de personal y nómina de una organización son sistemas vivos que se encuentran
inmersos en un continuo cambio por la propia naturaleza de las organizaciones, y por los cambios
legales de obligado cumplimiento que se van incorporando en materia laboral.

ELABORACIÓN DE UNA NOMINA.

Primeramente tenemos que conocer cuales son las partes que conforman una nomina

Partes de una Nomina

Asignaciones

* Sueldo o salario.
* Bono por asistencia.
* Horas extraordinarias.
* Suplencias.
* Vacaciones.
* Comisiones.
* Retroactivo.
* Día de descanso.

* Bono nocturno.

* Sobretiempo en feriados.

* Permiso remunerado.

* Prima por matrimonio e hijos

Deducciones

* Seguro social.

* Seguro de paro forzoso.

* Impuesto sobre la renta.

* Sindicato.

* Caja de ahorro.

* Seguro de hospitalización.

* Política habitacional.

* INFONAVIT.

* FONACOT.
 * Comedor.

* Préstamo compañía.

* Crédito comercial.

* Otros.

El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de

pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150
donde se expresa:

“El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una
quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y
vivienda”.

A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el
pago se realiza quincenalmente.

El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras
características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada.
En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.

Normas del Control Interno para la Nómina

Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para
la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo
adecuadamente distribuidos. (leer Norma de control interno de nomina Jose Brito. Contabilidad
Básica Centro de Contadores)

1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

1. La contratación de personal.
2. El salario a pagar
3. Las deducciones que se realizarán en nómina.
4. Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

 Preparen la nómina.
 Aprueban nómina.
 Pagan la nómina.

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de
trabajo.
4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del
trabajador pueda ser determinada.

5. Debe existir separación de funciones:

 Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
 Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de

nómina.

7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:

 Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
 La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente
de la que prepara la nómina y de la que paga.
 La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta
bancario.

11. Cuando la nómina se paga en efectivo:

1. Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

2. Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o
extraños.

12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan
detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.

13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente
del departamento de nómina.

14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora
la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de
contabilidad.

15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo
prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al
que prepara la nómina.
17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.

18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al
departamento