Introducción a Excel 4º año

INTRODUCCIÓN A EXCEL
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office. Permite crear y aplicar formato a
libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de
su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para
analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales,
así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento.

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas
se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las
fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha
Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los
gráficos.

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Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás
pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más
espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que
encontrarás en la zona derecha superior .

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a
modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más
adelante.
La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar
la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la
hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones
para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más
adelante.

Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es como
una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están
formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos.
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La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a
la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. De igual forma
tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una
o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo
tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, tendremos que seleccionar
aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación:

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.
Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón
izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color. También puedes indicar un rango a seleccionar, es
decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayus (SHIFT)
y luego pulsa la otra.
Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.
Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
Selección de una hoja entera: Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E. Si realizamos una
operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con
este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.

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TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para
introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la
corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error. En ocasiones, es posible que nos
interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de
línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra
deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde,
después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del
cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después
activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o
cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información. Después de teclear la
modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir. Si después de haber modificado la
información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay
que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea reemplazar el contenido de
una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES,
es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un
texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

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