UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENÉ MORENO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
Investigación práctica Nro. 1
DGRUPO 1 SEMESTRE 1 - 2025
MATERIA: Contabilidad 1
TEMA: Documentos mercantiles y activos
DOCENTE: Marco Antonio Garrido Pinto
INTEGRANTES:
Erik Antonio Pizarro Montes 225020769
Brayan Daza Cruz 225018055
Camila Cuellar Justiniano 225017989
María José Arcani Taquichiri 225069660
Ely Romina Ayala Cahuasiri 225016753
Fecha: 24/03/2025 - Santa Cruz de la Sierra
Introducción
En el mundo empresarial, la gestión ordenada de los documentos y activos marca una gran
diferencia entre el éxito y el caos administrativo. Los documentos mercantiles funcionan como un
"libro de vida" de las empresas, registrando cada transacción desde su nacimiento hasta
operaciones complejas. Por otro lado, los activos representan el valor tangible e intangible que
sostiene económicamente a la organización o empresa. Este trabajo busca informar sobre ambos
conceptos. Con ejemplos cotidianos y fuentes confiables, exploraremos cómo estos elementos
trabajan juntos para dar forma a las operaciones comerciales de la actualidad.1
1. Documentos Mercantiles
Los documentos mercantiles son mucho más que papeles archivados, son la memoria jurídica y
financiera de una empresa. Imagina que una pequeña tienda de ropa compra 50 camisetas a un
proveedor. En ese momento, se crean tres documentos clave: una orden de compra (para solicitar
las camisetas), una factura (que detalla el costo) y un recibo (como prueba de pago). Sin estos
registros, sería imposible saber cuánto invirtió la tienda, cuánto debe declarar en impuestos, o
incluso probar la propiedad de las camisetas si surge algún tipo de disputa.
Según el portal especializado DocuWare, las empresas sin procesos eficientes de gestión
documental pueden perder alrededor de 20.000 dólares debido a problemas relacionados con
documentos. Esto muestra su importancia no solo como requisito legal, sino como una
herramienta preventiva. Cada documento cumple al menos una función, ya sea servir como
prueba en tribunales, facilitar el registro contable, o actuar como medio de pago en operaciones
crediticias.2
1.1 Tipos de Documentos:
La ley clasifica los documentos mercantiles según su capacidad para transferir derechos
económicos. Los documentos negociables tienen un valor parecido al dinero en efectivo,
permitiendo así, su circulación entre personas y empresas. Entre ellos destacan tres:
Letra de cambio: Este documento es una orden escrita donde una persona (librador) instruye a
otra (librado) pagar cierta suma a un tercero (beneficiario) en una fecha determinada. Su validez
depende de requisitos específicos3:
Mención explícita "Letra de Cambio"
Fecha y lugar de creación
Nombre completo del beneficiario y librado
Firma autógrafa del librador
Indicación clara del vencimiento
Un caso práctico ocurre usualmente en el comercio internacional, donde un exportador de café
colombiano puede usar letras de cambio para garantizar pagos de clientes europeos, reduciendo
el riesgo de impago.
Pagaré: A diferencia de la letra, aquí el deudor asume directamente la obligación de pagar. Es
común en préstamos informales, como cuando un amigo presta dinero a otro para iniciar un
negocio, firmando un pagaré como garantía.
Cheque: Instrumento bancario que ordena transferir fondos de una cuenta a otra. Cada vez es
menos usado debido a la digitalización, pero sigue siendo útil para pagos grandes donde se
requiere trazabilidad (capacidad de rastrear todos los procesos), como la compra de equipos
industriales.
Los documentos no negociables, aunque no sustituyen al dinero, son igualmente vitales.
La factura es quizás el más importante, ya que además de detallar una transacción, es esencial
para declarar impuestos. En países como México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria)
exige facturas electrónicas con folios oficiales para todas las ventas. Un error común entre
emprendedores primerizos, es no conservar copias de sus facturas emitidas, lo que complica las
auditorías.4
Los vales internos, por otra parte, son herramientas de control administrativo. Cuando un
empleado retira dinero de la caja chica para comprar material de oficina, el vale registra quién,
cuándo y para qué se usaron los fondos. Esto evita malentendidos y facilita la rendición de cuentas
mensual a los directivos de la empresa.
1.2 Documentación Interna:
Detrás de cada operación visible hay una red de documentos internos que mantienen la empresa
con un buen funcionamiento. Las órdenes de compra, por ejemplo, son formularios que autorizan
la compra de bienes. Imagina una cadena de restaurantes que necesita comprar 100 kg de harina,
antes de pagar, el departamento de compras emite una orden firmada por el gerente, evitando
gastos no autorizados.
Las actas de reunión son otro pilar. En una empresa tecnológica, las decisiones sobre lanzar una
nueva app se registran en actas, especificando plazos, responsables y presupuestos. Sin este
registro, sería imposible hacer seguimiento a los proyectos.
Los reportes financieros (como reportes de ingresos) resumen la salud económica de la empresa.
Un agricultor que revisa su flujo de caja mensual puede decidir si es momento de comprar nuevo
equipo o postergar la inversión. Fuentes como BBVA aseguran la importancia de un análisis
financiero preciso para la toma de decisiones estratégicas, permitiendo identificar áreas de mejora
y oportunidades de crecimiento.5
2. Activos Empresariales:
2.1 Clasificación y Ejemplos Reales
Los activos son todo aquello que posee valor económico para la empresa. Una panadería
artesanal, por ejemplo, tiene activos tangibles, que serían sus hornos, mesas de trabajo y vitrinas.
Pero también tiene activos intangibles, como su receta secreta de pan o la lealtad de sus clientes.
La contabilidad divide los activos según su liquidez (facilidad para convertirse en dinero):
Activos corrientes:
Tipo Ejemplos Tiempo de
conversion
Disponible Efectivo en caja Inmediato
Exigible Facturas por cobrar 30-90 días
Realizable Inventario de 1-6 meses
productos
Activos no corrientes:
Estos recursos permanecen en la empresa a largo plazo. Los activos materiales incluyen bienes
físicos como maquinaria pesada en una fábrica o camiones de reparto. Los intangibles abarcan
elementos como patentes de inventos, licencias de software o derechos de autor. Un caso
destacado es Coca-Cola, cuyo valor de marca (activo intangible) supera los 33,468 millones de
dólares, demostrando que lo no físico puede ser más valioso que lo tangible.6
2.2 Errores comunes en la gestión de archivos:
Un error frecuente en nuevas empresas es subestimar el valor de los activos intangibles. Un
desarrollador de apps podría enfocarse solo en sus computadoras (activos materiales), olvidando
que su código fuente y base de usuarios son igual de valiosos.
Otro problema es la mala clasificación. Una cafetería que registra sus tazas personalizadas como
"gastos" en lugar de "activos realizables" cambia su balance, mostrando menos patrimonio del
real. La solución está en capacitación contable básica y uso de herramientas como hojas de cálculo
con categorías predefinidas.
3. La conexión entre Documentos y Activos
La conexión entre ambos conceptos se aprecia mejor en casos prácticos. Por ejemplo, cuando una
empresa constructora compra una excavadora:
1. La orden de compra inicia el proceso, autorizando la transacción.
2. La factura recibida al comprar prueba la propiedad y costo del equipo.
3. La excavadora se registra como activo material en contabilidad, depreciándose
anualmente.
Si la empresa decide venderla cinco años después, esos mismos documentos servirán para calcular
su valor residual y justificar el precio de venta. Sin ellos, sería imposible demostrar la trayectoria
del activo, afectando su valor de mercado.
En las ventas a crédito, los documentos mercantiles se convierten temporalmente en activos. Una
factura con pago a 60 días aparece como "cuenta por cobrar" (activo corriente), generando
expectativas de ingreso. Si el cliente incumple, esa factura se convierte en prueba clave para
acciones legales.
4. Estrategias para una Gestión Efectiva
Para manejar documentos y activos eficientemente:
1. Digitalización progresiva: Usar apps móviles como Adobe Scan para digitalizar facturas
físicas, almacenándolas en carpetas cloud con fechas y nombres claros (Por ejemplo:
"Facturas_Enero_2025").
2. Inventarios semestrales: Revisar activos físicos para detectar pérdidas o productos poco
rentables. Por ejemplo, una ferretería podría descubrir que el 20% de su inventario son
productos que nadie compra.
3. Capacitación constante: Cursos gratuitos online enseñan a diferenciar gastos de activos,
evitando errores contables.
Conclusión:
La investigación realizada demuestra que los documentos mercantiles y activos forman un sistema
interdependiente. Los primeros (clasificados en negociables y no negociables) validan
jurídicamente operaciones y sustentan registros contables. Los segundos, divididos en corrientes
(líquidos a corto plazo) y no corrientes (intangibles/materiales a largo plazo), representan el valor
económico real.
Su conexión es esencial, ya que las transacciones documentadas (compras, ventas, préstamos)
generan o modifican activos, mientras estos justifican la necesidad de documentos formales. Esta
relación garantiza transparencia financiera, reduce disputas legales y facilita decisiones
estratégicas informadas, consolidando así las bases operativas y jurídicas de cualquier
organización o empresa.
Referencias:
1. "¿Qué son los documentos mercantiles?", EuroInnova, 2025.
Disponible: https://www.euroinnova.com/blog/que-son-los-documentos-mercantiles
2. "Todo sobre gestión documental", DocuWare, 2024.
Disponible: https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental?
3. "Letra de cambio", Asesoría Legal Online.
Disponible: https://www.asesorialegal.es/letra-cambio
4. "Facturación electrónica en México", SAT.
Disponible: https://edicom.com.ar/factura-electronica/mexico
5. "Importancia de los reportes financieros", BBVA.
Disponible: https://www.bbva.com/es/salud-financiera/estados-financieros-que-son-y-
por-que-son-tan-importantes-para-una-empresa-o-pyme/
6. "Valor de marca Coca-Cola", BrandFinance 2023.
Disponible: https://brandfinance.com/press-releases/el-valor-y-fortaleza-de-marca-de-
coca-cola-sigue-efervescente-que-continua-liderando-el-sector
