DIE-FO-18

MATRIZ DE DESPLIEGUE INDICADORES DE GESTION AGN

INDICADORES DE GESTIÓN IV TRIMESTRE 2020

UNIDAD
NOMBRE DEL ORIGEN DE LOS RESPONSAB PERIODICIDA
PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO SIGLA GRUPO No. CLASE FÓRMULA DE CÁLCULO DE META RESULTADO SEMAFORO OBSERVACIONES
INDICADOR MEDIDA DATOS LE D

Definir, aplicar y valorar la estrategia de la entidad para 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑏𝑙𝑖𝑔𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑟𝑢𝑏𝑟𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛
Direccionamiento Ejecución Presupuestal por 𝑋 100 Oficina Asesora Se cumplió la meta de ejecución presupuestal de inversión por obligaciones por
garantizar el cumplimiento de la misión y visión DIE OAP 1 EFICIENCIA 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑝𝑖𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑉𝑖𝑔𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑑𝑒 𝑟𝑢𝑏𝑟𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 % 85% 101% SIIF NACON TRIMESTRAL
Estratégico Proyectos de Inversión de Planeación encima de 52 puntos porcentuales.
aplicando una gestión por procesos

Definir, aplicar y valorar la estrategia de la entidad para 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑡𝑟𝑎𝑚𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜
Direccionamiento IPQRSD-Índice de atención 𝑋 100 Secretaría
garantizar el cumplimiento de la misión y visión DIE SG 2 EFICIENCIA
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎
% 90% 114% Base de Datos PQRSD TRIMESTRAL Se ha dado respuesta y trámite a las comunicaciones oficiales recibidas
Estratégico de PQRSD General
aplicando una gestión por procesos

El indicador NPS para la medición de la satisfacción de los usuarios en cuanto a los

servicios prestados para el cuarto trimestre de 2020, muestra un comportamiento
Direccionamiento Medir la lealtad y satisfacción del usuario que visita al NPS-NET PROMOTER Encuesta de satisfacción del Secretaría
DIE SG 3 EFICIENCIA % Promotores - % detractores % 90% 76% TRIMESTRAL donde el común denominador muestra el mayor porcentaje de los promotores
Estratégico AGN. SCORE usuario WEB General
sobre los detractores, concluyendo que los usuarios del AGN tienen una muy
buena aceptación hacia los servicios que presta la Entidad

Definir, aplicar y valorar la estrategia de la entidad para % 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑅𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜

𝑋 100 Producto del inicio de actividade mediante alternancia se ha logrado avanzar en el
Direccionamiento Plan de acción por Oficina Asesora
garantizar el cumplimiento de la misión y visión DIE OAP 4 IPAD EFICACIA % 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 % 90% 61% TRIMESTRAL cumplimiento de las acciones misionales que requerian la presencialidad en las
Estratégico dependencias de Planeación
aplicando una gestión por procesos instalaciones del AGN para reprografía, digitalización, preservación y proyectos

Definir, aplicar y valorar la estrategia de la entidad para Porcentaje de seguimiento a 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
Direccionamiento 𝑋 100 Grupo de Para el cuarto trimestre se atendieron todas las actividades programadas
garantizar el cumplimiento de la misión y visión DIE OAP 5 las actividades del Plan de EFICIENCIA 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 % 100% 100% Carpeta compartida GRF TRIMESTRAL
Estratégico Recursos Físicos relacionadas con el plan de gestión ambiental
aplicando una gestión por procesos Gestión Ambiental

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 expedida Este indicador se reporta anualmente, por esta razón no se refleja avance de
𝑋 100 ejecución en este trimestre. en febrero se reportó un l total de 12 proyectos
Total de normatividad archivística 𝑎𝑟𝑐ℎ𝑖𝑣𝑖𝑠𝑡𝑖𝑐𝑎 𝑎𝑛𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎
normativos en la Agenda Regulatoria requieren un análisis de concordancia previo.
Desarrollo de la Regular los aspectos técnicos y legislativos que De estos, uno ha sido expedido (Acuerdo 001 del 27 de marzo de 2020 - "por el
Revisión concordancia Actos administrativos Direccion
Política requiera la administración pública en materia de gestión DPA DG 6 EFICACIA % 100% 12% ANUAL cual se modifican los Articulos 2 y 3 del Acuerdo No. 003 del 2018). En tal sentido,
normativa publicados General
Archivística documental. la formulación para el semestre es (12/1)*100 = 1200% (aclaración. la formulación
del indicador debe corregirse. el resultado apropiado según la interpretación del
indicador debería ser del 8.3%, que equivale a 1 de 12 proyectos analizados y
expedidos.

Desarrollo de la En el segundo semestre del año se han realizado acciones, principalmente de

Regular los aspectos técnicos y legislativos que 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑎𝑛𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝐶𝑜𝑛𝑠𝑒𝑗𝑜 𝐷𝑖𝑟𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜
𝑋 100 Direccion acompañamiento a las areas mediante mesas de trabajo para las actualizaciones
Política requiera la administración pública en materia de gestión DPA DG 7 Producción normativa EFICACIA % 100% 0% Actas de consejo Directivo SEMESTRAL
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑎 𝑒𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑟 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎ñ𝑜 General normativas que se requieran realizar, pero no se han llevado al consejo en el
Archivística documental. segundo semestre. Se pretende ajustar la formulación de este indicador.

𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑗𝑎𝑠 𝑦/𝑜 𝑙𝑒𝑔𝑎𝑗𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑜𝑠 Cajas o legajos descritas en Grupo de

Administración del Mejorar las condiciones de organización, conservación 𝑋 100 Se tiene establecida una meta mínima semanal de la descripción de un (1) tomo
Descripción del Acervo 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑗𝑎𝑠 𝑜 𝑙𝑒𝑔𝑎𝑗𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑟𝑖𝑏𝑖𝑟 el Grupo de Organización, Organización
Acervo y acceso de los documentos que se custodian en el AAD GODR 8 EFICACIA % 100% 79% TRIMESTRAL por cada persona y para el caso del inventario un (1) tomo mensual. Dando un total
documental del AGN descripción y reprografía del Descripción y
Documental territorio nacional y en el Archivo General de la Nación de 58 unidades descritas en el cuarto trimestre.
AGN Reprografía

# 𝑑𝑒 𝑇𝑅𝐷 𝑦 𝑇𝑉𝐷 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑𝑎𝑠

Evaluación y convalidación 𝑋 100 Durante el cuarto trimestre del 2020 el Archivo General de la Nación mediante el
Administración del Mejorar las condiciones de organización, conservación # 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑇𝑅𝐷 𝑦 𝑇𝑉𝐷 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑙𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑎𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑑𝑜𝑠 Grupo de
de tablas de retención Registro control salida TRD y grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias de la Subdirección
Acervo y acceso de los documentos que se custodian en el AAD GEDTS 9 EFICIENCIA % 100% 100% Evaluación TRIMESTRAL
documental y tablas de TVD de Gestión del Patrimonio Documental, realizó el trámite de evaluación de TRD y
Documental territorio nacional y en el Archivo General de la Nación valoración documental Documental TVD a 34 entidades públicas

Grupo de
Administración del Desarrollar la gestión de los proyectos y prestar los # 𝑑𝑒 𝑓𝑜𝑙𝑖𝑜𝑠 𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑣𝑒𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠 Conservación y
El indicador aumentó en su meta a 404659 con un resultado en el cuarto trimestre
Acervo servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus AAD SUBPD 10 Folios intervenidos EFICACIA 𝑋 100 % 100% 100% Base de datos Restauración del TRIMESTRAL
clientes.
# 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑓𝑜𝑙𝑖𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑣𝑒𝑛𝑖𝑟 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 Patrimonio
de 405221 intervenciones a documentos.
Documental
Documental

Planear, coordinar y fortalecer el Sistema Nacional de En el trimestre de Octubre-Diciembre de 2020 se realizaron reuniones con los
a. y c. Formato Encuesta de comités técnicos de Gestión Documental, Clasificación,organización y descripción,
Archivos, a través de la articulación con los grupos de Nivel de satisfacción del Satisfacción del Cliente
Administración del valor mediante los procedimientos de: capacitación; # 𝑑𝑒 𝐸𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑑𝑖𝑙𝑖𝑔𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑑𝑎𝑠 Preservaci{on digital y conservación documental, teniendo un promedio en la
cliente en la aplicación de 𝑋 100 Capacitaciones ASN-FO-23.
GADSN # 𝐸𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠 Coordinador del tabulación de encuestas del 91,59% de satisfacción de los integrantes de los
Sistema Nacional asistencia técnica; acompañamiento a grupos étnicos; ASN 11 los procedimientos a cargo CALIDAD % 90% 101% b. Formato Encuesta de TRIMESTRAL
A Satisfacción del Cliente Grupo GAD Comites Técnicos, de otra parte, se cuenta con 18 encuestas de satisfacción a
de Archivos inspección, vigilancia y control, promoviendo la del Grupo de Articulación y
Comités Técnicos del SNA ASN- eventos de capacitación con un nivel de satisfacción de los asistentes de un
implementación y modernización de la Desarrollo del SNA
FO-25 89,97%, al promediar el nivel de satisfacción de los dos tipos de eventos nos da un
política archivística en la nación. general de 90,78%.

Planear, coordinar y fortalecer el Sistema Nacional de

Archivos, a través de la articulación con los grupos de En el último trimestre se impactaron los 32 departamentos y los 7 distritos, el
Administración del valor mediante los procedimientos de: capacitación; escalafon de los departamentos mas impactados son Antioquia y Valle del Cauca, y
GADSN Cobertura de eventos de # 𝑑𝑒 𝐷𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑦 𝑑𝑖𝑠𝑡𝑟𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 Base de datos del Sistema Coordinador del los menos impactados son Guainía, Vaupés y San Andres y Providencia; Los
Sistema Nacional asistencia técnica; acompañamiento a grupos étnicos; ASN 12 capacitaciones Archivística a EFICACIA 𝑋 100 % 100% 100% TRIMESTRAL
A nivel departamental
# 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑦 𝑑𝑖𝑠𝑡𝑟𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑥𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 de Información SNA Grupo GAD Distritos mas impactados son Bogotá y Barranquilla, los que menos son Turbo y
de Archivos inspección, vigilancia y control, promoviendo la Cartagena de Indias. Por lo tanto el resultado del indicador para el periodo en
implementación y modernización de la mención es del 100%
política archivística en la nación.

Planear, coordinar y fortalecer el Sistema Nacional de

Archivos, a través de la articulación con los grupos de
Administración del valor mediante los procedimientos de: capacitación; Cobertura de las entidades # 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 (𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 + 𝑛𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠)
Sistema Nacional asistencia técnica; acompañamiento a grupos étnicos; ASN GIV 13 objeto de inspección, EFICACIA
𝑋 100 % 100% 100% Cronograma visitas
Coordinador del
TRIMESTRAL Se programmaron y realizaron 53 visitas en el cuarto trimestre de 2020
# 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑎 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑟 (𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 + 𝑛𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠) Grupo GIV
de Archivos inspección, vigilancia y control, promoviendo la vigilancia y control
implementación y modernización de la
política archivística en la nación.

Proceso: Direccionamiento Estratégico Versión del formato 02, Página: 1 de 3, formato vigente desde: 09-06-2020
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MATRIZ DE DESPLIEGUE INDICADORES DE GESTION AGN

UNIDAD
NOMBRE DEL ORIGEN DE LOS RESPONSAB PERIODICIDA
PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO SIGLA GRUPO No. CLASE FÓRMULA DE CÁLCULO DE META RESULTADO SEMAFORO OBSERVACIONES
INDICADOR MEDIDA DATOS LE D

En el caso del grupo de proyectos archivísticos no se propone plan de mejora,

# 𝑑𝑒 𝑢𝑠𝑢𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑠𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑒𝑐ℎ𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑒𝑙 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑠𝑒𝑔ú𝑛 𝑒𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑠𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑎𝑐𝑐𝑖ó𝑛 debido a que la encuesta de satisfacción sólo se reporta una vez se finalizan los
Contribuir al mejoramiento de la función archivística a 𝑋 100
Gestión de los entes obligados, a través de la asistencia técnica y la # 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑢𝑠𝑢𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 contratos y se envía la encuesta de satisfacción del cliente para la evaluación del
Subdirectora servicio. En ese contexto esperamos poder reportar como grupo en términos de
Servicios gestión de proyectos archivísticos, garantizando la GSA GGPA 14 Satisfacción de usuarios EFICIENCIA % 70% 141% Base de datos carpeta GAP TRIMESTRAL
SATPA ejecuciones contractuales en condiciones normales para el I semestre del año 2021
Archivísticos sostenibilidad de las actividades del Archivo General de
la Nación. No aplica plan de mejoramiento para el grupo de asistencias técnica, se obtuvo un
99% de satisfacción

Contribuir al mejoramiento de la función archivística a

Gestión de los entes obligados, a través de la asistencia técnica y la # 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑡𝑖𝑧𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑒𝑛𝑣𝑖𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 El resultado de 148% obedece a 25 solicitudes de cotización recibidas y a 37
Servicios gestión de proyectos archivísticos, garantizando la GSA SATPA 15 Capacidad de Gestión CALIDAD 𝑋 100 % 70% 148% Carpeta GAP
Subdirección
TRIMESTRAL respuestas de solicitudes de cotización del trimestre comprendido por los meses
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑡𝑖𝑧𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠 SATPA
Archivísticos sostenibilidad de las actividades del Archivo General de octubre,noviembre y diciembre de 2020
la Nación.

Medir el cumplimiento de la aplicación de la evaluación Este indicador se reporta anualmente y el resultado registrado se realizó en febrero.
Aplicativo SEDEL (Sistema
Coordinadora , El Archivo General de la Nacion, cuenta en su planta de personal con 53 cargos
del desempeño de los funcionarios de carrera
16 IED- Índice de evaluación FEDS + FEDA + FEDC de Evaluación del
Gestión Humana administrativa del AGN y el nivel de calificación en tres
GHU GGH del desempeño
EFICACIA % 100% 98% Desempeño Laboral) de la
Grupo de ANUAL de carrera administrativa, de los cuales 52 funcionarios presentaron sus respectivas
𝐹𝑃𝑇 Gestión Humana evaluacions de desempeño de la vigencia 2019-2020. No se presentó calificación
dimensiones del cumplimiento Comisión del Servicio Civil
de uno de los funcionarios por fallecimiento

Este indicador se reporta anualmente, por esta razón no se refleja avance de

ejecución en este trimestre. Si embargo se reporta el ultimo resultado en el primer
Medir el nivel de equidad y oportunidades que tiene las trimetre de 2020 los resultados de 2019. con el siguiente análisis:
mujeres que conforman la planta del AGN en tres Coordinadora 1. PMND= Participación de la mujer en el Máximo Nivel decisorio = PP= 50%
IPGF - Índice de
Gestión Humana dimensiones: GHU GGH 17 EFICACIA 3 (PP*PE*CR) *100% % 100% 116% Planta de personal Grupo de ANUAL 2. PMCP= Participación de la Mujer en cargos de planta = PE= 58.20%
Potenciación de Género
participación directiva y poder de decisión, participación Gestión Humana 3. PMR=Participación de la mujer en materia salarial = CR= 65.10%
económica y control sobre los recursos económicos OBSERVACIÓN: Se observa que la participación de mujeres en el máximo nivel
decisiorio es aceptable para la Entidad, encontrándose que se cumple con más del
30% establecido por el Gobierno Nacional, en este ítem

Durante el trimestre octubre - diciembre se realizaron 1961 registros contables en el

𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑒𝑟𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜 Coordinador
Registrar, analizar y consolidar los hechos económicos 𝑋 100 sistema SIIF Nación, de los cuales se presentaron 8 errores relacionados con
Gestión Financiera de la Entidad oportuna y razonablemente. GFI GGF 18 Confiabilidad del registro EFICIENCIA 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜
% 0,50% 0,40% SIIF NACON Grupo de Gestión TRIMESTRAL
cuenta contable, tercero y valor que requirieron reproceso para corregir el error
Financiera
presentado.

Durante el trimestre octubre - diciembre se recibieron y registraron 193 solicitudes

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑡𝑒𝑚𝑝𝑜𝑟𝑎𝑛𝑒𝑎 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝐺𝐺𝐹 Coordinador de CDP y 1858 registros de obligaciones en el sistema SIIF Nación, que
Registrar, analizar y consolidar los hechos económicos Archivo en Excel cuentas de
Gestión Financiera de la Entidad oportuna y razonablemente. GFI GGF 19 Oportunidad EFICACIA 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑡𝑟𝑎𝑚𝑖𝑡𝑒 % 0,50% 100,00% Grupo de Gestión TRIMESTRAL corresponden aproximadamente a 1100 informes y documentos recibidos para
contratistas 2020
Financiera trámite de pago, cuyos registros se incrementan dependiendo del Rubro
Presupuestal, RP y/o el Recurso.

Gestión de
Administrar y coordinar las actividades tendientes a # 𝑑𝑒 𝑓𝑢𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑐𝑢𝑦𝑜 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑠𝑒 𝑣𝑒𝑟𝑖𝑓𝑖𝑓𝑐𝑎 𝑓𝑖𝑠𝑖𝑐𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 Coordinador
Se realizaron los inventarios individuales a los funcionarios que se retiraron de
mantener la infraestructura y los bienes de la entidad en GRF GRF 20 Control de inventarios EFECTIVIDAD 𝑋 100 % 100% 100% Aplicativo de inventarios Grupo de TRIMESTRAL
Recursos Físicos # 𝑑𝑒 𝑓𝑢𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎 𝑆𝐼𝐶𝑂𝐹 acuerdo a las solicitudes presentadas.
condiciones adecuadas y seguras. Recursos Físicos

Administrar y coordinar las actividades tendientes a # 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑢𝑟𝑎𝑛𝑡𝑒 𝑢𝑛 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑑𝑒𝑡𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑜 Coordinador Este indicador representa las actividades que conllevan a desarrollar el plan de
Gestión de x100 Informes de ejecución
mantener la infraestructura y los bienes de la entidad en GRF GRF 21 Plan de mantenimiento EFECTIVIDAD % 100% 100% Grupo de TRIMESTRAL mantenimiento, el cual prinipalmente se lleva a cabo por medio de contratación se
Recursos Físicos # 𝑑𝑒 𝑚𝑎𝑛𝑡𝑒𝑛𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑢𝑟𝑎𝑛𝑡𝑒 𝑢𝑛 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑑𝑒𝑡𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑜 contractuales
condiciones adecuadas y seguras. Recursos Físicos servicios.

Coordinar y asesorar los asuntos jurídicos de la entidad 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑í𝑎𝑠 𝑢𝑠𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑑𝑎𝑟 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎 Base de datos: JEFE OFICINA El promedio de respuesta para el tercer trimestre del año es del 69,4% del total del
Gestión Jurídica según las competencias de las diferentes áreas que GJU OAJ 22 Oportunidad respuesta EFICIENCIA 𝑋 100 % <100% 154% "certificaciones 2020" ASESORA MENSUAL tiempo de plazo, es decir, de los 15 días habiles, en promedio se están utilizando
integran el Archivo General de la Nación 𝑃𝑙𝑎𝑧𝑜 𝑑𝑒 𝑅𝑒𝑠𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎 disponible en OneDrive JURIDICA 10.4 días, por lo cual no es necesaria una propuesta de mejora a nivel de la oficina.

# 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑎𝑏𝑖𝑒𝑟𝑡𝑜𝑠
𝑋 100
Adelantar la compra de bienes y servicios para 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑃𝐴𝐴 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 Bases de datos En octubre y noviembre se abrieron 19 procesos de contratación de los
satisfacer las necesidades del Archivo General de la "ADQUISICIONES 2020" JEFE OFICINA programados para esos meses en el PAA dando un cumplimiento del 100%,
Gestión Avance de apertura de
Nación (AGN) atendiendo los procesos y GCO GCP 23 EFICIENCIA % 85% 94% Plan Anual de Adquisiciones ASESORA MENSUAL mientras que en diciembre se abrieron 2 procesos de contratación de los 5
Contractual procesos
procedimientos establecidos en el reglamento y la (versión más reciente JURIDICA programados para el mes en el PAA, es decir, el 40%.
normatividad vigente disponible)

Adelantar la compra de bienes y servicios para Bases de datos

Gestión satisfacer las necesidades del Archivo General de la 𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜𝑠 𝑠𝑢𝑠𝑐𝑟𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 "ADQUISICIONES 2020" JEFE OFICINA Total de proyectados en el trimestre según el PAA: 27; total de contratos suscritos
Nación (AGN) atendiendo los procesos y GCO GCP 24 Avance de proceso suscritos EFICIENCIA 𝑋 100 % 85% 96% Plan Anual de Adquisiciones ASESORA TRIMESTRAL diferentes a contratación de personas naturales: 22. Esto significa que se ha
Contractual procedimientos establecidos en el reglamento y la
𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑒𝑣𝑖𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 (versión más reciente JURIDICA firmado el 81.5% de los contratos proyectados en el PAA para el tercer trimestre.
normatividad vigente disponible)

𝑃𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑠𝑡𝑟𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜 Se entregó al GEDTS, el Listado de Series y Subseries Documetales del AGN
debidamente alfabetizados y codificados, junto con el Cuadro de Clasificación
𝑃𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑠𝑡𝑟𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜 Documental del Fondo, Secciones, Subsecciones, Series, Subseries Documentales
Coordinadora del y la Tabla de Retención Documental estructurada y actualizada, de conformidad
Asegurar el cumplimiento de la política archivística Producción documental que Grupo de con la metodología del Archivo General de la Nación.
Gestión Instrumentos archivísticos
articulado con los sistemas de gestión para apoyar el GDO GAGD 25 EFICIENCIA % 100% 100% por función generan todas Archivos y TRIMESTRAL Se realizó la revisión y ajustes de la totalidad de series documentales aclarando en
Documental actualizados.
desarrollo de la misionalidad del AGN las dependencias del AGN Gestión el procedimiento a partir de qué momento se empiezan a contar los tiempos de
Documental retención. Se realizaron cambios de nombres a tipologías documentales y
modificación en la denominación de algunas series documentales.
Finalmente, se realizo la recodificación total de series y suberies, debido a los
cambios solicitados en las mesas de trabajo.

Tomando los tiempos de respuestra, y la cantidad de casos, se han visto mejoras

Gestión de Generar e implementar planes, proyectos, estrategias y % de solución de
# 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑠𝑢𝑒𝑙𝑡𝑜 Mesa de Servicio,
en la capacidad de solucion de servicios remotos y presenciales en el AGN centro y
𝑋 100 http://mesadeservicios.archiv Grupo de
Infraestructura soluciones tecnológicas para el fortalecimiento GIT GS 26 requerimientos de servicios EFICACIA # 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑚𝑒𝑠𝑎 𝑑𝑒 𝑎𝑦𝑢𝑑𝑎 % 100% 95%
ogeneral.gov.co/ASDKV8/Lo
TRIMESTRAL funza. la medida de creación de videos y tips ha dado resultado con la
tecnológicos
Sistemas disminución de casos y la auto resolución de muchos siendo así menor la pérdida
tecnológica estratégico de la entidad. gin.aspx
de tiempo para los usuarios en cuanto a la respuesta del Grupo de Distemas.

Gestión de Mesa de Servicio,

Generar e implementar planes, proyectos, estrategias y
% de Reporte de incidentes # 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑐𝑖𝑑𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟 http://mesadeservicios.archiv Grupo de No se recibieron reportes de incidentes de seguridad por medio de la mesa de
Infraestructura soluciones tecnológicas para el fortalecimiento GIT SG 27 EFICIENCIA 𝑋 100 % 100% N.A. TRIMESTRAL
informáticos # 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑐𝑖𝑑𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎ñ𝑜 𝑣𝑖𝑔𝑒𝑛𝑡𝑒 ogeneral.gov.co/ASDKV8/Lo Sistemas servicios.
tecnológica estratégico de la entidad. gin.aspx

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UNIDAD
NOMBRE DEL ORIGEN DE LOS RESPONSAB PERIODICIDA
PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO SIGLA GRUPO No. CLASE FÓRMULA DE CÁLCULO DE META RESULTADO SEMAFORO OBSERVACIONES
INDICADOR MEDIDA DATOS LE D
Gestión de Generar e implementar planes, proyectos, estrategias y Disco Externo Azure/SAN
% Cumplimiento en la # 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑐𝑘 𝑢𝑝 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 𝑎 𝑙𝑜𝑠 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 Grupo de Se llevaron a cabo la realización de los backpus de acuerdo con lo planeado. A los
Infraestructura soluciones tecnológicas para el fortalecimiento GIT GS 28 EFICACIA 𝑋 100 % 100% 100% (Sistema de TRIMESTRAL
realización de Back up # 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑐𝑘 𝑢𝑝 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 Sistemas 33 sistemas de información, máquinas virtuales y aplicativos
tecnológica estratégico de la entidad. Almacenamiento)

Propiciar que el Sistema de Control Interno, genere en Se programó y aprobó en Comité Institucional de Coordinación de Contro Interno,
el Plan Anual de Auditorias de la vigencia 2020 el desarrollo de nueve (9) auditorias
el Archivo General de la Nación, la seguridad razonable
Evaluación Control Eficacia de Auditorias de # 𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡𝑜𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜 Plan de acción de la OCI Y Jefe Oficina de de gestión (Administración del Acervo Documental (2), Gestión Financiera, Gestión
para el logro y cumplimiento de sus objetivos ESC OCI 29 EFICACIA 𝑋 100 % 100% 100% SEMESTRAL
y Seguimiento gestión Plan Anual de Auditorias Control Interno Humana, TIADE, Grupo de Sistemas ,SNA, Servicios Archivísticos y Gestión
institucionales y que tenga la capacidad de entregar # 𝑎𝑢𝑑𝑖𝑡𝑜𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠
Contractual) para la vigencia 2020, de las cuales las últimas cuatro se ejecutaron
información oportuna y relevante a los interesados. en el segundo semestre.

Propiciar que el Sistema de Control Interno, genere en Para trimestre octubre - diciembre se programaron en el plan de acción 15
Evaluación Control el Archivo General de la Nación, la seguridad razonable Cumplimiento en la # 𝐼𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒𝑠 𝑒𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑦 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎𝑙 𝑢𝑠𝑢𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑜
𝑋 100 Jefe Oficina de
informes los cuales fueron entregados de acuerdo a las actividades que
para el logro y cumplimiento de sus objetivos ESC OCI 30 EFICIENCIA # 𝐼𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠 % 100% 120% Plan de acción TRIMESTRAL corresponden a seguimientos y auditorías. Adicionalmente, se desarrollaron dos
y Seguimiento presentación de informes Control Interno
institucionales y que tenga la capacidad de entregar informes mas a partir de la información enviada por el desarrollo del trabajo en casa
información oportuna y relevante a los interesados. de los funcionarios de la entidad con ocasión de la pandemia.

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