CÓDIGO: SIG-PI-PR-01
DEPARTAMENTO:
PROCEDIMIENTO
Secretaría General
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IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y
OTROS REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE Pag : 1/8
CUMPLIMIENTO
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer la metodología mediante el cual la organización identifica, accede, analiza
la aplicabilidad, actualiza, comunica los requisitos legales y otros requisitos en materia
de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, así como para evaluar
periódicamente su cumplimiento, de tal manera que sea una entrada de información
fundamental para la planificación de riesgos, objetivos y medidas de control en los
procesos de la Organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento será aplicable para Metro Línea 1 y sus respectivos frentes de
trabajo, y sedes administrativas, en el desarrollo de sus procesos debido al
cumplimiento de su objeto social, y su alcance se extiende a contratistas,
subcontratistas, proveedores, visitantes y partes interesadas.
3. PROCESO O SUBPROCESO
No aplica.
4. DEFINICIONES
TÉRMINO DESCRIPCIÓN
Proceso de adicionar, retirar y/o modificar el registro de
identificación de requisitos legales en el sistema de
Actualización gestión, existentes de acuerdo con los cambios que
surjan en la legislación aplicable a la organización.
Artículos
Aplicables Ítems específicos que debe cumplir la empresa según el
tema y la norma legal.
Proceso periódico que la Organización realiza para
Evaluación Del
verificar que los requisitos legales y otros requisitos
Cumplimiento
aplicables a los procesos, actividades, productos,
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CUMPLIMIENTO
TÉRMINO DESCRIPCIÓN
servicios, aspectos ambientales, peligros laborales o
medidas de control, se cumplen o no, y determinar las
acciones de mejora respectivas para asegurar el
cumplimiento.
Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por
Jurisprudencia
los órganos jurisdiccionales del país.
Proceso de análisis técnico y jurídico de la vigencia y
condición de aplicable del requisito legal, normativo
Identificación o
técnico y/o buenas prácticas en calidad, Salud,
recopilación de la
Seguridad y Medio Ambiente, con el fin de determinar
legislación
su aplicabilidad en las actividades y operaciones
desarrolladas por la Empresa.
Legislación Conjunto de normas jurídicas de general aplicación
Colombiana en que regulan las conductas y que son de obligatorio
SST cumplimiento.
Es un documento compilatorio de los requisitos legales
y otros requisitos aplicables a la empresa acorde con
las actividades propias e inherentes de su actividad
Matriz de
productiva, los cuales dan los lineamientos normativos
Requisitos
y técnicos para desarrollar el Sistema Integrado de
Legales y Otros
Gestión, la cual debe actualizarse en la medida que
sean emitidas nuevos requisitos legales aplicables o
modificaciones a las existentes.
Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el
ordenamiento jurídico y que regula los distintos
Normatividad
comportamientos y acciones de toda persona natural o
jurídica.
Requisito Legal Condición(es) que establece la ley para el ejercicio
del(los) derecho(s) de la organización.
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CUMPLIMIENTO
TÉRMINO DESCRIPCIÓN
Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo
Requisito
a su interacción con el medio ambiente, salud y
Voluntario
seguridad.
Requisito
Específico Descripción de los deberes de la empresa frente a la
norma.
Aquellos que se adoptan de manera voluntaria o son
Requisitos De
establecidos y asumidos contractualmente las partes
Otra Índole
interesadas y la organización.
Área o persona delegada en la empresa que responde
Responsable
por el cumplimiento de la obligación.
5. GENERALIDADES
Para realizar la identificación de los requisitos legales y otros requisitos se deben tener
en cuenta:
• Los requisitos legales y otros requisitos aplicables para la calidad, seguridad y
salud en el trabajo y medio ambiente son aspectos fundamentales para realizar
la planificación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de los
diferentes procesos, departamentos e instalaciones bajo el Control de ML1.
• Los requisitos legales y otros requisitos aplicables son de obligatorio
cumplimiento.
• Los requisitos legales y otros requisitos aplicables son tenidos en cuenta para
efectuar la evaluación de riesgos y para la determinación y mantenimiento de las
medidas de control en aspectos de calidad, seguridad y salud en el trabajo y
medio ambiente.
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CUMPLIMIENTO
• Los detalles sobre el control documental relacionado con requisitos legales y
otros requisitos aplicables están definidos en el proceso de control documental.
• Los otros requisitos o compromisos suscritos relacionados con aspectos de
calidad, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente deben ser informados
al Coordinador SIG para su recopilación y seguimiento en la matriz de requisitos
legales y otros.
• Para nuevos procesos, frentes de obra, fases contractuales, cambios en
infraestructura, nuevas contrataciones de servicios, se debe realizar un análisis
previo de los requisitos legales aplicables, para ser incluidos dentro de las
obligaciones a cumplir en la planeación y desarrollo de estos, con base en el
Procedimiento de Gestión de Cambios.
• Dentro del cronograma o plan de trabajo del SIG se debe involucrar ítems
asociados con el análisis de aplicabilidad periódico de requisitos legales y otros
y el seguimiento al cumplimiento legal.
• Todo requisito legal y otro requisito identificado y aplicable, debe determinar a
qué proceso de la Organización aplica, basado en el mapa de procesos y
caracterizaciones vigente.
• El estado de cumplimiento de los requisitos legales incide directamente en el nivel
de tolerancia o relevancia de los impactos ambientales y peligros laborales, como
se ha establecido en los procedimientos respectivos.
• Frente al estado de incumplimiento legal se debe establecer el nivel de riesgo
jurídico asociado y las acciones correctivas y/o de mejora respectivas.
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CUMPLIMIENTO
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
IDENTIFICACIÓN DE REQ. LEGALES Y OTROS REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS
Inicio INICIO
1. Frecuencia de consulta y actualización: Matriz de Identificación
Ingeniero SIG-
La consulta de las diferentes fuentes para la de Requisitos Legales y
HSEQ/ Ingeniero
1. Frecuencia de consulta actualización de la Matriz de Identificación de otros requisitos
SIG/ Proveedor de
y actualización Requisitos Legales y otros requisitos se SIG-PI-FR-03
servicios asignado
realiza mínimo de forma mensual.
Ingeniero SIG Matriz de Identificación
2. Control de 2. Control de actualizaciones: En la SIG-PI-
HSEQ/ Ingeniero de Requisitos Legales y
actualizaciones FR-3 Matriz de Identificación de Requisitos
SIG/ Proveedor de otros requisitos
Legales y otros requisitos, se llevará el control
servicios asignado SIG-PI-FR-03
de las actualizaciones donde se describirá lo
siguiente.
a. Fecha del cambio: Se debe escribir la fecha
en la que hizo la actualización de la matriz.
b. Descripción del cambio: Se debe describir
que requisitos legales se ingresaron, cuales
fueron derogados o eliminados de la matriz.
c. Elaboro: Nombre y cargo de la persona que
3. Análisis de realiza la actualización.
aplicabilidad de requisitos
legales y otros requisitos 3. Análisis de aplicabilidad de requisitos Ingeniero SIG- Matriz de Identificación
legales y otros requisitos : Los requisitos HSEQ/ Ingeniero de Requisitos Legales y
legales y otros requisitos son analizados con SIG/ otros requisitos
el fin de determinar aplicabilidad de estos Asesor Jurídico SIG-PI-FR-03
¿Existe requerimientos para la empresa. En caso de
alguna alguna duda Jurídica se consulta al Acta de reunión y
duda especialista competente que la Organización correo electrónico
juridica?
SI
decida. En el caso de requisitos aplicables a
servicios contratados, estos son considerados
Consulta a especialista para actualizar los requisitos contractuales.
NO
4. Inclusión de requisitos en matriz de
requisitos legales y otros requisitos: Se Ingeniero SIG- Matriz de Identificación
4. Inclusión de requisitos
diligencia en la matriz “REQUISITOS HSEQ/ Ingeniero de Requisitos Legales y
en matriz de requisitos
LEGALES”: SIG HSEQ/ otros requisitos
legales y otros requisitos
•Sistema (Calidad, SST, Ambiental) Asesor Jurídico SIG-PI-FR-03
•Tema
•Aspecto o riesgo a evaluar Acta de reunión y
•Tipo de Requisito, numero, articulo, año de correo electrónico
expedición, entidad que emite, Epígrafe,
Estado de Vigencia
•Requisito exigido aplicable a ML1
•Proceso o actividades que impactan
•Evidencia para demostrar cumplimiento
•Verificación del Cumplimiento (No cumple,
cumple)
5. Verificación del •Responsable o proceso de acción de
cumplimiento cumplimiento.
5. Verificación seguimiento y mejora: Cada
semestre se realiza la verificación del Director SIG/
cumplimiento de los requisitos legales Ingeniero SIG Matriz de Identificación
aplicables y otros requisitos al desarrollo de HSEQ/ de Requisitos Legales y
actividades, aspectos ambientales, peligros Asesor Legal otros requisitos
laborales, productos y/o servicios activos. Externo SIG-PI-FR-03
Se califica el cumplimiento de acuerdo: 0% No Tratamiento de no
cumple, 50% cumplimiento parcial y 100% conformidades;
cumple, y se deriva un indicador de acciones correctivas,
cumplimiento legal el cual es una entrada para preventivas.
los informes de revisión de la alta dirección de y de mejora,
la conveniencia del SIG. SIG-EI-FR-24
Frente al incumplimiento legal identificado se
debe establecer el riesgo jurídico en la matriz
respectiva de riesgos del proceso.
Las fuentes de información para apoyar a
establecer el estado de cumplimiento legal y
otros requisitos pueden ser resultados de
inspecciones de SST y ambiental,
evaluaciones de contratistas, auditorías
internas del SIG, retroalimentaciones del
cliente o interventoría, comunicaciones de la
autoridad respectiva, entre otras, de tal
manera que la evaluación sea objetiva y
1
trazable.
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CUMPLIMIENTO
IDENTIFICACIÓN DE REQ. LEGALES Y OTROS REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS
1 6. Verificación seguimiento y mejora: Para Director SIG Tratamiento de no
aquellos requisitos legales y/o normativos, Ingeniero SIG HSEQ conformidades;
calificados en cumplimiento “NO CUMPLE”, Asesor Legal Externo acciones correctivas,
6. Verificación deberán tener un tratamiento igual que el de Responsable de cada preventivas
seguimiento y mejora una No Conformidad, para lo cual se deberá Proceso al que aplica y de mejora,
tener presente lo establecido en el documento el requisito SIG-EI-FR-24
Tratamiento de no Tratamiento de no conformidades, acciones respectivamente
conformidades correctivas, preventivas y de mejora.
¿El 7. Comunicación de requisitos legales y Director SIG
requisito Informe Legal en Correo
NO otros : Cuando se realice una actualización Ingeniero SIG Electrónico Registros de
cumple?
de la matriz de requisitos legales y otros Ingeniero SIG HSEQ Inducción o
requisitos, se debe comunicar periódicamente entrenamiento
SI a todos los vicepresidentes, gerentes y/o
7. Comunicación de directores, con la gestión y necesidades
requisitos legales y otros pertinentes de cumplimiento de los requisitos
legales y otros. Se debe validar las
necesidades de formación y entrenamiento
que garanticen su implementación y
cumplimiento conjuntamente con el proceso
de Recursos Humanos
Para asegurar la divulgación sobre
obligaciones de la legislación aplicable se
pueden utilizar una de las siguientes vías:
Vía e-mail, mediante el uso de las carteleras,
comunicación escrita los requisitos legales de
SST, mecanismos de inducción, capacitación
y otros para conocimiento y aplicabilidad.
En caso de que se presenten cambios en las
exigencias legales y otros requisitos que
afecten en forma importante a los diferentes
procesos e integridad del Sistema Integrado
de Gestión, serán divulgadas las necesidades
al Comité Corporativo SIG, con el fin de definir
los lineamientos a seguir para su
cumplimiento.
La consulta del contenido de la Matriz Legal
8. Situaciones del se hará a través de una ruta establecida en el
contexto que derivan SharePoint y será de acceso restringido.
necesidad de Matriz de Identificación
actualización de matriz 8. Situaciones del contexto que derivan Director SIG
necesidad de actualización de matriz legal: Ingeniero SIG de Requisitos Legales y
legal otros requisitos
•Nuevos requisitos legales u otros requisitos o Ingeniero SIG HSEQ
modificaciones de los actuales SIG-PI-FR-03
•Nuevos riesgos, aspectos ambientales o
peligros laborales asociados con los
productos o actividades
•Ajustes o inclusión de nuevos objetos
contractuales de servicios y/o compra de
materiales, equipos o suministros.
•Aplicación de multas o sanciones derivadas
de la autoridad competente.
•Resultado de la implementación de planes de
trabajo, acciones correctivas frente a
incumplimientos de exigencias legales.
•Resultados de la implementación de
herramientas de medición o seguimiento a la
eficacia de controles (Inspecciones,
Fin auditorias, evaluaciones, mediciones directas,
entre otras) o derivados de la investigación
incidentes o accidentes.
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CUMPLIMIENTO
7. INFORMACIÓN DOCUMENTADA QUE SE DEBE CONSERVAR
• Políticas
• Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 9000 de 2015 Sistemas de Gestión de la
Calidad_ Fundamentos y Vocabulario.
• Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 9001 de 2015 Sistemas de Gestión de la
Calidad Requisitos.
• Marco Legal Colombiano del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
• Numeral 6.1.3. “Determinación de los requisitos legales y otros requisitos”, de las
normas NTC/ISO 14001:2015 y NTC/ISO 45001:2018.
• NTC/ISO 14001:2015 y NTC/ISO 45001:2018, numeral 6.1.3 “Determinación de
los requisitos legales y otros requisitos”.
• NTC/ISO 14001:2015 y NTC/ISO 45001:2018, numeral 9.1.2 “Evaluación del
cumplimiento.
• Apéndice técnico 2 – Normatividad aplicable
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• Matriz de identificación de requisitos legales y otros requisitos y evaluación de
cumplimiento. SIG-PI-FR-3
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CUMPLIMIENTO
9. CONTROL DE CAMBIOS Y APROBACIONES
CONTROL DE EMISIONES
REV FECHA EMITIDO PARA
1 7-12-2021 Para emisión
CONTROL DE CAMBIOS
REV FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
APROBACIÓN ML1
FIRMA NOMBRE CARGO
ELABORÓ Carolina Torres Asistente SIG
REVISÓ Natalia Godoy Ingeniera SIG
Alejandro
REVISÓ Director SIG-HSEQ
Tocaruncho
REVISÓ
APROBÓ Andrés Trujillo Secretaría General
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