UNIVERSIDAD PRIVADA DOMINGO SAVIO

MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

DOCENTE: LIC. RONALD ROSAS

HEREDIA

UNIVERSITARIO:
GERARDO
RODRIGUEZ
ORTIZ

SEDE – TRINIDAD - BENI

2025
 1

MANUAL DE PROCESOS Y PROSEDIMIENYTOS

Un manual de procesos es un documento que describe de manera sistemática las

actividades que se realizan en una organización. Su objetivo es que todos los procesos
similares se realicen de la misma forma, evitando errores y confusiones.

Autores que han escrito sobre manuales

Duhalt Krauss

En 1977, Duhalt Krauss definió un manual como un documento que contiene

información y/o instrucciones sobre la historia, organización, política y procedimiento
de una empresa.

Benjamin Franklin

En 2009, Benjamin Franklin definió un manual de procedimientos como el documento

que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa.

Chiavenato

En 2002, Chiavenato definió un manual de cargos como el proceso de enumerar las

tareas o funciones que conforman el cargo.1

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESOS

Un manual de procesos tiene una estructura que incluye una portada, índice,
introducción, objetivos, procedimientos, y más.

Elementos de un manual de procesos

 Identificación: Nombre de la organización, logotipo y fecha

 Índice: Lista de contenidos y páginas donde se encuentran

1
GOOGLE. Manual de procesos. Google. 2025. https://www.google.com/search?
q=concepto+de+manual+de+procesos+de+tres+autores+diferentes&rlz=1C1CHBF_esBO1155BO1155&o
q=concepto+de+manual+de+prosesos+de+tres+autores+difere&gs_lcrp=EgZjaHJvbWUqCQgBECEYChigA
TIGCAAQRRg5MgkIARAhGAoYoAEyCQgCECEYChigATIJCAMQIRgKGKAB0gELMzg1OTI2ajBqMTWoAgiwAg
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 2

 Objetivos: Metas que se buscan cumplir con los procedimientos

 Alcance: Áreas o sectores donde se aplica el manual
 Glosario: Definiciones de palabras específicas o técnicas
 Responsabilidades: Quiénes están involucrados en los procedimientos
 Procedimientos: Descripción detallada de los procedimientos, indicando pasos,
duración, quién los realiza y supervisa
 Introducción: Explicación de la importancia del manual y descripción general
de los procesos
 Organización: Estructura micro y macro de la empresa
 Normas aplicables: Normas que se aplican al procedimiento
 Requisitos, documentos y archivos: Documentos y archivos necesarios para el
procedimiento

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas sobre

cómo deben ejecutarse ciertos procesos en una empresa.2

PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE PROCESO

Para elaborar un manual de procesos, se pueden seguir estos pasos:

 Establecer objetivos
Determinar las metas que se buscan alcanzar con el manual.
 Definir la estructura
Considerar las partes que debe tener el manual, como portada, índice,
introducción, objetivos, procedimientos, glosario, anexos, entre otros.
 Identificar los procesos
Determinar los procesos que se incluirán en el manual, y cómo se dividen en
subprocesos.
 Describir los procesos
Detallar los pasos a seguir en cada procedimiento, indicando quién los realiza,
cómo, cuándo y dónde se llevan a cabo.
2
CONCEPTO. Estructura del manual de proceso. Concepto. 2025. https://concepto.de/manual-de-
procedimientos/.
 3

 Incluir normas y políticas

Establecer las reglas que deben seguirse en diferentes áreas, como ética laboral,
salud y seguridad, gestión de calidad, entre otros.
 Señalar responsabilidades
Indicar quiénes están involucrados en los procedimientos.
 Revisar y corregir
Leer el manual con otra persona para detectar errores de comprensión, redacción
u ortotipográficos.
 Publicar y distribuir
Poner el manual a disposición de los usuarios, ya sea en formato online o en
papel.

Para escribir un buen manual de procedimientos, se recomienda:

 Considerar quién leerá el manual.

 Usar un título claro para explicar la tarea.
 Hacer que el procedimiento sea rastreable.
 Escribir el tema completamente.
 Tener un historial de revisión.
 Hacer pruebas.3

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCESOS

Es importante elaborar un manual de procesos y procedimientos por las siguientes

razones:

 Mejora la eficiencia y la eficacia de los procesos. Al definir claramente los

pasos a seguir y los responsables de cada uno, se evita la improvisación y se
asegura que los procesos se lleven a cabo de forma consistente.

3
UV, MX. Guía para hacer un manual de procesos. UV. 2004.
https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf.
 4

 Facilita la formación y el desarrollo del personal. El manual de procesos y

procedimientos proporciona una guía clara para que los nuevos empleados
puedan aprender cómo realizar sus tareas.
 Reduce los errores y las reclamaciones. Al definir claramente los requisitos y
los procedimientos, se reduce el riesgo de cometer errores que puedan dar lugar a
reclamaciones.
 Mejora la comunicación y la coordinación entre los departamentos. El
manual de procesos y procedimientos ayuda a que todos los departamentos de la
organización tengan una comprensión clara de cómo se realizan las tareas.4

VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCESOS

Los manuales de procesos son guías que permiten a las empresas realizar sus actividades
de manera eficiente y profesional. Entre sus ventajas se encuentran:

 Eficiencia operativa: Los manuales permiten optimizar las operaciones diarias,

reducir la duplicación de esfuerzos y minimizar los errores.
 Uniformidad: Los manuales contribuyen a que los trabajadores realicen sus
tareas de manera uniforme.
 Cumplimiento normativo: Los manuales permiten cumplir con las normas y
estándares de calidad.
 Prevención de accidentes: Los manuales delimitan las responsabilidades y
contribuyen a la prevención de accidentes.
 Capacitación: Los manuales facilitan la capacitación de nuevos empleados.
 Mejora continua: Los manuales son documentos de consulta permanente que
sirven de apoyo para la mejora continua de las actividades.
 Toma de decisiones: Los manuales facilitan la toma de decisiones.
 Evaluación de información: Los manuales permiten evaluar información del
negocio.

4
LINKEDIN. Importancia del manual de procesos. Lindein. 2025. https://es.linkedin.com/pulse/qu
%C3%A9-es-el-manual-de-procesos-y-procedimientos-porqu%C3%A9-importante-ejgse.
 5

 Establecimiento de normas: Los manuales permiten establecer normas e

instrucciones claras para los trabajadores.
 Reducción de errores: Los manuales permiten reducir los posibles errores.5

MANUAL DE PROCEDIMINTO

Existen diferentes tipos de manuales de procedimientos, entre ellos: Manual

organizacional o administrativo, Manual departamental, Manual de puesto, Manual de
técnicas.

Algunos autores que han tratado el tema de los manuales de procedimientos son:

Benjamin Franklin

En 2009, Franklin definió un manual de procedimientos como un documento que

describe las actividades que se deben seguir para realizar las funciones de una unidad
administrativa.

Chiavenato

En 2002, Chiavenato definió un manual de cargos como el proceso de enumerar las

tareas o funciones que conforman un cargo.

Munera

En 2002, Munera definió un manual como la forma en la que se gestionan los diferentes
procesos dentro de una organización.

5
GOOGLE. Ventajas del manual de procesos. AI. 2025. https://www.google.com/search?
q=VENTAJAS+DEL+MANUAL+DE+PROCESO&sca_esv=a931ccad8231bca2&rlz=1C1CHBF_esBO1155BO115
5&sxsrf=AHTn8zp0qL2VeBOg_BDuaExba53jsdrdTA
%3A1742869930078&ei=qhXiZ8i_BLCI5OUPguDkaQ&ved=0ahUKEwjIvMm4mKSMAxUwBLkGHQIwOQ0Q
4dUDCBA&uact=5&oq=VENTAJAS+DEL+MANUAL+DE+PROCESO&gs_lp=Egxnd3Mtd2l6LXNlcnAiHlZFTlRBS
kFTIERFTCBNQU5VQUwgREUgUFJPQ0VTTzIGEAAYCBgeMgUQABjvBTIIEAAYgAQYogRI3EFQ_BdYijpwAngA
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-wiz-serp.
 6

Los manuales de procedimientos son documentos fundamentales para la coordinación,

dirección, evaluación y el control administrativo.6

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Contar con un flujo de trabajo óptimo es indispensable para asegurar la eficacia en los
resultados operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres mantener una
comunicación eficiente y continuar con el crecimiento de tu negocio es imprescindible
contar con un manual de procedimientos.

El objetivo principal de estos manuales es establecer de manera clara y comprensiva

para todos los miembros de una plantilla de trabajo los pasos a seguir, procedimientos a
cumplir y resultados a obtener cuando realizan una actividad dentro de la organización.

 Estandarización. Establece procesos consistentes y uniformes en todas las áreas

de la organización, lo que garantiza la calidad y la coherencia en la ejecución de
tareas.
 Claridad. Proporciona una guía detallada sobre cómo realizar cada tarea, lo que
reduce la ambigüedad y las confusiones entre los empleados.
 Eficiencia. Al definir los pasos a seguir en cada proceso, se minimizan los
tiempos muertos y se optimiza el uso de recursos.
 Formación y capacitación. Facilita el entrenamiento de nuevos empleados al
proporcionarles una referencia clara de los procedimientos a seguir.
 Mejora continua. Permite identificar áreas de mejora y actualizar los procesos
según sea necesario, promoviendo así la evolución y la innovación dentro de la
organización.
 Cumplimiento normativo. Ayuda a asegurar el cumplimiento de regulaciones y
estándares internos y externos, reduciendo el riesgo de errores y sanciones
legales.

6
GOOGLE. Manual de procedimiento. Al. 2025.
https://repositorio.uniremington.edu.co/server/api/core/bitstreams/4dc821ab-063e-4c89-af49-
2f43dd0e257b/content#:~:text=Seg%C3%BAn%20Munera%20(2002)%20define%20el,actividades
%20dentro%20de%20la%20misma.
 7

 Facilita la delegación. Permite que los líderes deleguen responsabilidades con

confianza, ya que los procedimientos están claramente definidos y
documentados.7

¿PARA QUE SIRVE EL MANUAL DE PROCEDIMINETO?

El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización. Si se

diseña de manera correcta, proporciona muchos beneficios en el cumplimiento de los
estándares, la seguridad de los empleados y la comunicación interna. Aquí te
presentamos algunas de sus ventajas:

1) Ahorra tiempo: El manual de procedimientos es un documento de referencia

para los empleados que tienen dudas sobre algún proceso en específico. Por otro
lado, para los gerentes comerciales, también representa una gran ventaja, ya que
facilita la capacitación del nuevo personal en la empresa y funciona como un
instrumento adicional para su formación.
2) Control interno: Asimismo, un manual de procedimientos favorece el control
interno de los procesos dedicados a identificar irregularidades y evitar que se
produzcan fallas. Por lo tanto, contribuye a la toma de decisiones y a la
prevención de obstáculos. Los manuales también permiten atribuir
responsabilidades y crear lineamientos prescriptivos que faciliten el monitoreo
del desempeño.
3) Optimiza los procesos; Para mejorar los procesos, es necesario conocerlos. Los
manuales de procedimientos permiten a las organizaciones comprender a fondo
el desarrollo de cada uno de los procesos que se realizan en sus instalaciones, a
fin de saber cuándo y cómo hacerlos más eficientes. Si estos manuales se diseñan
con la debida atención, favorecerá que los procedimientos se ejecuten rápida y
eficientemente.
4) Mejora la comunicación: Mantener una buena comunicación es fundamental
para crear un flujo de trabajo óptimo en tu empresa. El manual de

7
HUBSPOT. Importancia del manual de procedimiento. blog.hubspot.es. 2025.
https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-procedimientos-empresa.
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procedimientos es una herramienta de comunicación que brinda un panorama

general de aquello que busca tu compañía. En este sentido, crea una conciencia
laboral compartida y evita que se distorsione la información.
5) Delimita la responsabilidad: Este tipo de documento contiene los
procedimientos estándares que permiten prevenir accidentes. En caso de que se
presentara una eventualidad, tu manual servirá como evidencia de que se hizo
una evaluación previa sobre las regulaciones, seguridad y control de calidad del
procedimiento, además de que hay acciones establecidas y reguladas.
6) Mejora la imagen: La implementación de un manual de procedimientos mejora
la reputación de tu organización, pues el conjunto de normas y acciones que
contiene garantiza que tu empresa cumpla con todas las regulaciones y
normativas pertinentes. Además, muestra una imagen profesional de tus
capacidades y, por lo tanto, te permite adquirir mejores relaciones comerciales y
prestigio en el mercado.
7) Establece expectativas: Contar con un manual de procedimientos les permite a
tus empleados seguir las normas y acciones adecuadas para cumplir con las
metas que la empresa se ha trazado. Al comprender los motivos que están detrás
de un objetivo y el propósito de un proceso, es mucho más sencillo crear
expectativas reales y tener claro lo que se espera de cada colaborador.

Cada equipo desarrolla sus propios métodos empresariales y organizacionales, lo que

resulta en datos aislados y una eficacia reducida, en muchos casos. Para un crecimiento
óptimo, los equipos de operaciones requieren herramientas que les permitan adaptarse a
la expansión desde sus inicios, para ello puedes utilizar nuestro software de
operaciones.8

CARACTERISTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos no es un simple instructivo que da indicaciones sobre

cómo completar un proyecto. Tampoco cumple la función de un inventario que solo

8
Ibid,. Para que sirve el manual de procedimiento. https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-
procedimientos-empresa.
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informa qué recursos posee alguien para llevar a cabo una actividad. Por el contrario,
este documento ofrece más información sobre el procedimiento a realizar.

Algunas de sus características particulares son:

 Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de
consulta disponible para todos los involucrados en un proceso.
 Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, que ofrezca
soluciones a diversas situaciones y provea a quien lo consulta de información
integral sobre la actividad a realizar.
 No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe
exponer lineamientos y no solo sugerencias de acción.
 Debe establecer los límites de acción, de los colaboradores y las
responsabilidades en el seguimiento de sus protocolos.
 Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la
empresa, por tanto, deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos,
lenguaje y niveles de comprensión analítica.

Por último, los manuales de procedimientos deben contener información estructurada de

acuerdo con las necesidades de la empresa.9

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de

una empresa a otra. No obstante, todos los documentos de este tipo deben contener estos
elementos básicos:

1) Título: Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se

ajuste a los procesos que vas a redactar. Por ejemplo, puede ser un manual de
procedimientos comerciales o de recursos humanos.

9
Ibid,. Características del manual de procedimiento. https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-
procedimientos-empresa.
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2) Objetivo del documento: Este apartado representa el motivo por el cual estás
redactando este documento, por lo que debe proporcionar una visión integral de
los procesos que lo componen.
3) Marco normativo: En este espacio, es importante mencionar cuáles son las
normas de tu organización, establecidas con base en sus valores, la misión y
visión. Con esto, alinearás el enfoque empresarial de tu organización.
4) Revisiones y responsables: El manual de procedimientos es un escrito que se
actualiza constantemente, por lo tanto, es importante mencionar cuándo fue
redactado y cuáles han sido las últimas revisiones. Asimismo, debes indicar
quiénes son las personas responsables de actualizar este documento.
5) Descripción de procesos: Esta es la sección más importante del manual, ya que
contiene la descripción de lo que se hace y cómo es que hay que hacerlo, así
como dónde y con qué frecuencia. Además, incluye los puestos de los
responsables de cada operación que están involucrados en el proceso.
6) Diagrama de flujo: Este documento también debe contener un diagrama de flujo
que ilustre el procedimiento en general y los responsables que intervienen en
cada operación. Se trata de una representación gráfica sencilla, que facilita la
comprensión del proceso.
7) Glosario de términos: Muchas veces hay términos que no son comprensibles
para todas las personas que van a consultar el manual de procedimientos. Por
eso, es recomendable agregar una sección, al final, con un glosario de términos
que amplíe el conocimiento sobre los conceptos implicados en los procesos —
sobre todos los más complejos—, además de abreviaturas, acrónimos, etc. Con
esto, evitarás confusiones.10

TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTO

Existen distintos tipos de manuales de procedimientos. Algunos de los más importantes

son:

10
Ibid,. Estructura de un manual de procedimiento. 2025. https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-
procedimientos-empresa.
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 Manual organizacional o administrativo. Es aquel en el que se indica cómo y

quiénes deben realizar las tareas administrativas y de organización de una
empresa o institución.
 Manual departamental. Es aquel en el que se indican todos los procedimientos
de un área o departamento, y funciona como guía para los jefes de un sector
específico.
 Manual de puesto. Es aquel en el que se indican todos los procedimientos o
actividades que debe realizar una persona según su rol. Está dirigido a quienes ya
trabajan en una compañía o a nuevos empleados.
 Manual de técnicas. Es aquel en el que se mencionan todos los pasos
implicados en un proceso para realizar correctamente una tarea.11

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CONCEPTO. Tipos de manuales de procedimiento. Concepto. 2025. https://concepto.de/manual-de-
procedimientos/.