Caso práctico 1

Camilo Andrés Antolínez García

Jaime Enrique Ávila Álvarez

Dirección de proyectos I

2025
 Solución al caso práctico

1. ¿Cómo influye la digitalización y la transformación digital en la organización

en el proyecto para la implementar un sistema de gestión de contenidos en la
agencia?

La digitalización y la innovación digital desempeñan un papel fundamental en el avance

de las empresas hacia un contexto más tecnológico y efectivo. A continuación,

se enunciará el impacto que un sistema de gestión de contenidos puede tener en

la estructuración y funcionamiento de la agencia.

A. Modificaciones en los procesos y flujos de trabajo:

▪ El sistema de gestión de contenidos (CMS) requiere una reorganización de los

procedimientos para crear, revisar, aprobar y publicar contenidos.

▪ Definir nuevas funciones y responsabilidades para administrar el CMS y los

contenidos digitales.

▪ Establecer nuevos flujos de trabajo colaborativos centrados en lo digital.

B. Formación y desarrollo de habilidades digitales:

▪ El personal debe adquirir nuevas habilidades para utilizar correctamente el CMS

y gestionar los contenidos digitales.

▪ Recibir formación sobre el uso del CMS, redacción web, optimización de

contenidos, entre otros temas.

 ▪ Es fundamental contratar o reubicar personal con experiencia en entornos

digitales.

C. Cambios culturales y de mentalidad:

▪ La Empresa o Agencia debe adoptar un pensamiento digital enfocada en los

canales online.

Fomentar una cultura ágil que esté abierta al cambio constante en el entorno digital.

D. Gobernanza y gestión de datos:

▪ El CMS implica centralizar y organizar los contenidos digitales de la agencia.

▪ Se requiere la creación de normas y protocolos para la administración de

contenidos y datos. Es fundamental establecer funciones y deberes para garantizar

la integridad y excelencia de los datos.

E. Compatibilidad con otros sistemas:

▪ El sistema de gestión de contenidos (CRM) puede necesitar ser integrado con

otros sistemas utilizados por la agencia, como el sistema de gestión de relaciones

con los clientes (CRM), Sistema gestión empresarial (ERP) y herramientas de

análisis web, entre otros.

▪ Estas fusiones y colaboraciones pueden conllevar modificaciones en los

procedimientos y estructuras de trabajo previamente establecidos.

▪ Se debe garantizar que los sistemas puedan compartir y comunicarse de manera

 eficiente para intercambiar datos.

2. ¿Cuál es el papel clave del director de proyectos en la implementación de un

sistema de gestión de contenidos en una agencia digital?

El papel del director de proyectos es fundamental en la implementación de un sistema de

gestión de contenidos en una agencia digital, pero es importante que su función

dependerá del tipo de organización, su cultura y la estructura organizativa. Enunciare las

principales responsabilidades de este profesional:

▪ La Planificación y Delimitación del Alcance: Implica que el director de

proyectos trabaje conjuntamente con los interesados para establecer los requisitos,

la extensión y los objetivos del proyecto de implementación del CMS. Esto

involucra reconocer los requisitos de la organización, las características

necesarias, la conexión con otros sistemas y establecer un plan de acción

minucioso.

▪ Gestión de Recursos y Plazos: Se encarga de asignar los recursos apropiados,

como el equipo de desarrollo, diseñadores, especialistas en contenido y otros

profesionales participantes, tanto en términos de tiempo como de disponibilidad.

También es necesario fijar un calendario posible y administrar los plazos de

manera efectiva para garantizar que el proyecto sea concluido dentro del tiempo

planificado.

▪ Coordinación y Liderazgo del Equipo: El director de proyectos debe tener el

 rol de líder del equipo conformado por profesionales de distintas disciplinas,

promoviendo la comunicación efectiva, solucionando situaciones conflictivas,

tomando decisiones fundamentales y garantizando que todos los integrantes

trabajen en equipo y alineada hacia las metas propuestas.

Gestión de Riesgos y Control de Calidad: Se debe detectar y reducir los posibles

riesgos que puedan impactar en el proyecto, además de incorporar mecanismos

de control de calidad para asegurar que el sistema de gestión de contenidos

cumpla con los criterios y solicitudes establecidas.

▪ Comunicación y Reportes: Es fundamental asegurar que se mantenga

adecuadamente informados a los diferentes Stakeholders acerca del avance del

proyecto, los obstáculos enfrentados y los pasos a seguir en el futuro. El director

de proyectos se encarga de elaborar y ofrecer reportes regulares, manteniendo al

tanto sobre el progreso del proyecto, el cumplimiento de los plazos y la utilización

de los recursos.

▪ Pruebas y Entrega Final: Realizar seguimiento a los análisis del CMS,

garantizando su adecuado rendimiento y la correcta conexión con otros sistemas.

Por último, concertar la entrega definitiva del sistema y brindar la capacitación

requerida al personal de la agencia digital.

3. ¿Qué elementos de la gestión de proyectos ayudan a unir esfuerzos de diferentes
departamentos para lograr los objetivos del proyecto?

La gestión de proyectos consiste en armonizar y combinar los esfuerzos de varios

departamentos con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto de forma más eficiente.

Algunos elementos clave que facilitan esta unión son:

▪ Planificación Integral: Un proyecto bien organizado tiene un plan que establece

las actividades, los tiempos y los recursos requeridos. Al comenzar

involucrando a todos los departamentos, se garantiza que todos estén en sintonía

y comprometidos con el plan.

▪ Comunicación Efectiva: Es indispensable establecer vías de comunicación

claras y constantes entre los diferentes departamentos. Esta acción posibilita el

intercambio de datos, solventar situaciones y mantener a todos al tanto del avance.

▪ Gestión de Riesgos: El reconocimiento y análisis de los peligros potenciales del

proyecto permite anticipar posibles dificultades. Los departamentos tienen la

capacidad de trabajar juntos para reducir estos riesgos y hacer elecciones

fundamentadas.

▪ Asignación de Recursos: Asegurar que todos los departamentos cuenten con los

recursos necesarios (personal, financiero, tecnológico) para desempeñar sus

responsabilidades implica coordinar su rol.

▪ Seguimiento y Control: Observar el progreso del proyecto y comparar con el

plan inicial proporciona la oportunidad de identificar novedades. Los

departamentos tienen la capacidad de adaptar sus acciones según sea necesario.

▪ Liderazgo y Motivación: Un liderazgo eficiente genera inspiración en los

equipos y promueve la cooperación. Es responsabilidad de los líderes alentar a

los diferentes departamentos a colaborar y unir esfuerzos para alcanzar metas

compartidas.
 Aplicación Práctica del Conocimiento

Teniendo presente el caso práctico, es relevante garantizar que cada proyecto cumpla con los

estándares de calidad establecidos, supervisar todas las etapas del proyecto y ejecutar

revisiones periódicas para asegurar que se cumpla los requisitos del cliente y se entreguen

resultados satisfactorios. En este caso, la manera de aplicación del mismo como coordinador

HSE en proyectos del sector minero, cementero e industrial, debo garantizar que todos los

riesgos y amenazas de los mismos, estén cubiertos y tengan el correcto control, para evitar

que estos afecten o impacten al proyecto.

 Referencias

1. de Jose Facchin, E. B. (2022, June 8). ¿Qué es y cómo aplicar la transformación

digital a las empresas? José Facchin. https://josefacchin.com/transformacion-digital/

2. (N.d.). Centro-virtual.com. Retrieved March 5, 2025, from https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/clase2_pdf1.pd