CONTRATACIÓN Y AFILIACIÓN A LA SEGURIDAD

SOCIAL EN EL ENTORNO LABORAL

AA2 - EV1
INFORME DEL PROCESO DE VINCULACIÓN LABORAL
SEGÚN EL CASO DE ESTUDIO.

Danna Carolayn Cespedes Filigrana

Aprendiz

Rosa Isabel Galvis Vargas

Tutora

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Abril 2025
 INTRODUCCIÓN

La seguridad social es el conjunto de entidades públicas y privadas,

normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales
establecidos para pensiones, salud, riesgos laborales, subsidio familiar y
los servicios sociales complementarios que se definen en la ley.

Este es un sistema que cubre eventualidades como la de alteración a

la salud, incapacidad laboral, desempleo, vejez y muerte, para cuya
protección se establecieron los sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos
Laborales y de Subsidio Familiar. De acuerdo con lo anterior, se puede decir
que el propósito de la seguridad social es garantizar la calidad de vida
de las personas por medio del acceso al derecho fundamental a la
salud y los componentes que la integran como salud, riesgos laborales
y pensión. Para realizar las vinculaciones respectivas a estos componentes
de la seguridad social, también es importante conocer, qué afiliaciones
se deben hacer según cada contrato, las características de
cadacomponente de afiliación, sus formatos y herramientas en la red
para hacer la gestión dentro de las empresas.

Es importante también mencionar que la seguridad social colombiana

es complementada con otra serie de instituciones y mecanismos que
permiten una mayor Protección Social, entre otras: las Cajas de
Compensación, el SENA, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar,
FOSYGA con sus diversas cuentas estatales para proteger a los ciudadanos.

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 AA2 - EV1
INFORME DEL PROCESO DE VINCULACIÓN LABORAL
SEGÚN EL CASO DE ESTUDIO.

CASO DE ESTUDIO

La Empresa PD. CONSTRUCCIONES SPA, se caracteriza por ser una de las mas
competitivas en su rama, y por ende siempre busca que el personal contratado
cuente con altas calidades, tanto profesionales como humanas, para garantizar
que el personal se fidelice con la empresa, esta garantiza condiciones laborales
óptimas y siempre bajo el cumplimiento de las normas laborales nacionales.
De igual forma, la empresa siempre se preocupa porque la contratación de su
personal se realice bajo cualquiera de las modalidades de contratos laborales
que existen en Colombia.
En esta ocasión la empresa los ha contratado a ustedes como empresa
consultora conocedora del tema laboral, con el propósito de que determinen
cuál es el contrato laboral más idóneo y realicen todo el proceso de contratación
y afiliación para cada uno de los cargos que a continuación se señalan:

Personal Necesario:
DIbujante Proyectista
Asistente Administrativa
Analista Financiero

En la aplicación al proceso administrativo, se requiere identificar los aspectos

jurídicos para la vinculación laboral, desarrollando secuencialmente las
actividades del proceso, de acuerdo con las normas que correspondan al tipo de
contratación y a los procedimientos organizacionales para la afiliación a las
entidades de seguridadsocial, utilizando sistemas de información manual y
automatizados.

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 ALISTAMIENTO Y CONVOCATORIA SEGÚN LAS
NECESIDADES DE LA EMPRESA
El crecimiento de una empresa debido a la demanda de sus clientes frente a sus
productos o servicios desencadena un aumento en la mano de obra para cubrir las
necesidades del mercado; este aumento de personas en las empresas se ve
reflejado en las áreas de las mismas ya sea producción, logística, mercadeo,
financiera y administrativa según la gestión que se haga en la compañía.
En el caso de la empresa PD Construcciones SPA, se identifica la necesidad de
contratar: Dibujante Proyectista, Asistente Administrativo y analista financiero.
Preselección laboral: Recepción de hojas de vida. Como resultado de la gestión
hecha en la convocatoria laboral se reciben hojas de vida.
Revisión de cumplimiento del perfil solicitado: Luego de tener diferentes
perfiles se descartan aquellos que no se adapten completamente, para cumplir
con los objetivos del cargo.
Aplicación de pruebas: A las personas preseleccionadas se les aplica una serie
de pruebas a partir de las cuales se comprueba que cuentan con las habilidades
necesarias que requiere el cargo.

✓ FASE 1: RECLUTAMIENTO
El área administrativa (Gerencia) de la organización, informa al área de recursos
humanos la necesidad de contratar un empleado mediante una necesidad de
personal.
Requisición de personal Fecha de solicitud:20/10/2023
Nombre del puesto: Secretaria Ejecutiva
Reemplaza a: Andrea Martínez Cárdenas
Fecha de reemplazo: 01/11/2023
Razón de la requisición: Renuncia Voluntaria
Departamento Solicitante: Gerencia
Con esta información se procede a realizar la publicación de la convocatoria,
mediante una vacante en la plataforma de empleo.

Cargo Requerido: Secretaria Administrativa, Dibujante Proyectista, Analista

Financiero.
Empresa: PD.CONSTRUCCIONES SPA
Tipo de Contrato: Tiempo Completo
Experiencia requerida: 2 años
Educación requerida: Tecnólogo o profesional en Administración o áreas afines.
Técnico en arquitectura y dibujo, cono conocimientos en autocAD y Revit. Y Técnico
en contabilidad o áreas afines.
Edad: 18 a 30 años
Cantidad de Vacantes: 1 por cada puesto
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Descripción de la Oferta de Trabajo

Para la definición de la vacante es necesario tener claridad sobre aspectos como: la

misión que se requiere realizar, las capacidades y habilidades que requiere la misma,
el salario que será ofertado, la jornada de trabajo que cumplirá la persona. Una vez
definidos estos aspectos claves, la búsqueda de perfiles puede realizarse de diversas
maneras y a partir de fuentes variadas de información.
Recurrir a personas que ya hacen parte de la empresa y que potencialmente
podrían ejercer la nueva labor. La ventaja de esto es quedichas personas ya
están familiarizadas con la actividad de la empresa,su misión y visión.
Buscar fuera de la empresa personas que puedan encajar con el perfil que
requieres, esperando que traigan consigo aires e ideas nuevas a la concepción
del negocio y a la organización, para ello se puede acudir a otros medios de
difusión de vacantes como:
• Bolsas de empleo: El empleo, Computrabajo
• Redes sociales: Linkedin

Empresa del sector de construcción de obras civiles requiere para su equipo de

trabajo secretaria administrativa, con experiencia en atención al cliente, manejo
del idioma ingles, experiencia de 2 años en el cargo o argos afines, también
requerimos Dibujante Proyectista y analista financiero con experiencia
demostrable 2 años en cargos afines, y con experiencia para trabajar bajo presión.
Que sean una personas responsables, comprometidas, honestos y proactivos. Si
crees que tu perfil encaja con nuestra oferta haznos llegar tu curriculum.

✓ FASE 2: SELECCIÓN
Cuando ya se obtenga una respuesta de las bolsas de empleo, procedemos a la
selección de las hojas de vidas mas idonesa y acordes a cada cargo y en
cumplimiento de lsa competencias establecidas por la empresa en el manual de las
funciones y responsabilidades, diligenciando como evidencia de verificación de hoja
de vida seleccionados, el formato y la lista de chequeo.
Se prepara el programa de entrevista personales. Luego de la selección estas
incluyen algunas técnicas de evaluación como:
Entrevista personal • Exámenes de lógica, técnica y conocimiento
Pruebas psicológicas • Problemas matemáticos
Examenes médicos • Entrevista socioeconómica
Selección del candidato • verificación de referencias
Investigación de antecedentes • Examen pre-ocupacional

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 ENTREVISTA INICIAL

Se realiza una entrevist inicial individual a varios candidatos postulados para

cada cargo, (de los cuales se escogieron de a 3 postulados para cada uno), a
estos se les realizo la entrevista en un ambiente tranquilo, prestandoseles la
mayor atencion a cada aspirante, así mismo analizando y evaluando varios
puntos importantes como lo son: Presentación, revisión del perfil, evaluación de
competencias básicas, espacio para preguntas donde a su vez se evalua su
forma de hablar, desenvoltura, comportamiento.
De esta entrevista inicial pudimos escoger a 3 aspirantes (escogiendo de a uno
para cada cargo)

PRUEBAS
Pruebas psicométricas: Evalúamos su personalidad, inteligencia emocional,
motivación y aptitudes cognitivas.
Pruebas técnicas o de conocimientos: la usamos para comprobar sus
conocimientos específicos. relacionados con cada cargo. La finalidad del
Test de aptitud es evaluar el razonamiento verbal, numérico, abstracto,
mecanido, las relaciones interpersonales, la ortografía, la rapidez y la
exactitud perceptiva.
Pruebas prácticas o simulaciones: Reproduce una situación real del trabajo
para evaluar cómo actuarían
Dinámicas de grupo: donde evaluamos su trabajo en equipo, liderazgo,
comunicación y resolución de conflictos. Se utilizan mucho en procesos
masivos o para puestos donde la interacción con otros es clave.
Entrevistas por competencias: Aunque no son pruebas escritas, se centran
nos centramos en preguntar por experiencias pasadas para evaluar
habilidades como liderazgo, iniciativa, trabajo bajo presión, atención al
cliente, etc.
Prueba Socioeconómica: Esta prueba la realizamos con el fin de conocer la
situación personal, familiar, económica y social de cada candidato. No
buscamos juzgar, sino tener un perfil mas completo principalmente para
confirmar datos personales y familiares, verificar estabilidad económica y en
el entorno social, evaluar si podrían cumplir con los requisitos del puesto
como horarios y traslados.
INVESTIGACI´ON DE ANTECEDENTES
En este filtro verificamos antecedentes laborales, antecedentes penales y
judiciales en procuraduría, contraloría y medidas correctivas de la policía,
domicilio y familia del aspirante.

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 VERIFICACIÓN DE LAS REFERENCIAS

En esta etapa verificamos las refencias laborales entregadas en su hoja de vida,

lo realizamso contactándonos para corroborar experiencias, fechas, verificar que
no se oculta nada grave ni de importancia. Verificamos también las referencias
personales para validar por medio de llamadas que den certeza y conocimiento
de dicho ser. Y las referencias familiares ya que la familia como principales
allegados den fe y certificación de sus relaciones laborales, personales y
familiares.

EXAMEN PRE-OCUPACIONAL

Este examen lo realizamos previo al ingreso a la empresa , est es acorde a cada

cargo en el que se desarrollara cada aspirante. Se realiza con el proposito de
conocer si el trabajador no sufre ya, antes de ingresar a laborar, enfermedades
crónicas profesionales.
Se realiza una revisión general como, cuadro hepatico, audiometría, optometría,
electrocardiograma, colesterol, triglicéridos.

✓ FASE 3: VINCULACIÓN Y CONTRATACIÓN

despues de un profundo analisis se ha decidido quienes son las personas
idóneas para desempeñarse en cada cargo disponible, por lo que es hora de
formalizar el proceso. Para esto, presenta a cada persona seleccionada la oferta
económica (salario), profesional (tipo de contrato, duración del contrato, periodo
de prueba) y los beneficios (seguridad social, primas, etc.). En esta etapa es
donde se realiza cualquier tipo de negociación y se formaliza, conforme la ley, la
futura relación. En otras palabras, se firma el contrato.
Definición del contrato laboral: Cada contrato tiene una normativa legal
constituida como el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 100 de 1993 que
brinda protección tanto al empleador como al empleado. Entre estas figuran
indemnizaciones, periodos y el derecho de afiliación a seguridad social con
porcentajes de aportes, entre otros derechos y deberes. mediante contrato
laboral a término fijo, toda vez que corresponde a actividades permanentes,
así mismo, se logra motivar al personal durante un periodo y luego cambiarlo
a término indefinido. Todos los contratos laborales, ya sea Contrato a
término fijo, Contrato a término indefinido, Contrato por obra y labor o
Contrato ocasional, accidental o transitorio, conforme al Código Sustantivo
del Trabajo en el artículo 23 se caracterizan por: Prestación personal del
servicio, Continuada subordinación, y Retribución o remuneración del
servicio.

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 Elaboración del contrato laboral: Como organización podemos apoyarnos
en un abogado laboral para esta tarea o emplear plataformas, algunas por
cobrar y otras del Ministerio de Trabajo, con las bases de los contratos que
cumplen con la normatividad legal vigente, pero su uso depende netamente
de las decisiones y conocimientos de los expertos en la organización lo más
importante es estar actualizando los modelos que se tienen para asegurar el
cumplimiento legal y evitar sanciones o demandas. Una vez elaborados
los contratos se procede a dar continuidad al proceso de contratación
en el cual se llama a los candidatos seleccionados y se les cita para firma de
contrato, solicitándoles la documentación establecida por la organización
para tal fin, así:

Se debe tener en cuenta que una vez se firme el contrato, las dos partes deben
quedar con una copia del mismo.

Proceso de Afiliacón a Seguridad Social Dentro De La Organización:

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En el caso de los contratos laborales se debe tener en cuenta cumplir con las
afiliaciones que se detallan en la siguiente tabla:

Para cumplir este propósito se presentan a continuación las características de

cada componente de afiliación, sus formatos y herramientas en la red para hacer
la gestión dentro de las empresas.
Afiliación a entidad promotora de salud: Las personas con vínculo laboral
se deben afiliar al contributivo, el trabajador escoge su EPS.
Digenciar el formulario de registro como empleador: con lo cual el encargado
del área de talento humano que es quien afilia, tendrá acceso a los formatos
estipulados por las entidades promotoras de salud.
Adjuntar documentos soporte: varía si es por primera vez o si es un afiliado
antiguo, ya que en algunas EPS cuando es por primera vez, solicitan la
documentación de forma física; cuando el colaborador es antiguo y tiene
beneficiarios ya incluidos automáticamente queda ingresado.
Para esta actividad se debe tener la información completa, como son los
documentos de identificación tanto del trabajador como de sus beneficiarios,
datos de residencia, información de su ARL, fondo de pensiones y salario.
Validar la aceptación del proceso de registro: gracias a los recursos
tecnológicos muchas de estas entidades promotoras de salud han migrado este
proceso, de igual manera que las ARL, a sus páginas web y haciendo la actividad
de afiliación más ágil.
Afiliar a los empleados, Registrar el pago ante el Operador de Información
(Pila Electrónica o Asistida)

Afiliación a administradora de riesgos laborales: La escoge la empresa

contratante. Antes de proceder con la afiliación, se debe definir el nivel
de riesgo de acuerdo al cargo, lugar de trabajo, documentos de identidad,
datos de residencia, EPS; AFP, teléfono.
Riesgo I - 0.522% Riesgo II - 1.044% Riesgo III - 2.436%
Riesgo IV - 4.350% Riesgo V - 6.960%
El área de TH diligencia el formulario único de afiliación de la ARL.
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Cada empleador con su usuario y contraseña de acceso a los canales
virtuales de la ARL realiza la respectiva afiliación.
La afiliación se debe realizar máximo un día antes del ingreso del trabajador.
Registrar el pago ante el Operador de Información (Pila Electrónica o
Asistida).

Afiliación a administradora de fondo de pensiones y cesantías:

• Si el empleado viene laborando solo debe aportar certificado de afiliación.
• Si el empleado es nuevo, él decide dónde desea que lo afilien y con apoyo
del asesor el diligenciamiento del formato en físico o la gestión en línea de
afiliación.
• Para pensiones y cesantías la afiliación se hace una sola vez, cuando el
funcionario inicia su vida laboral.
• Para las pensiones los aportes son mensuales, mientras que para cesantías
son anuales.
Afiliación a caja de compensación familiar: Estas cajas las eligen los
empleadores que a su vez asumen los costos de los aportes y utilizan los
servicio para capacitar, entrenar, recrear y dar bienestar a sus
colaboradores. Para el ingreso del trabajador se debe contar con
información completa del documento de identidad, datos de ubicación de
residencia, EPS, ARL y AFP. Para la vinculación de beneficiarios, la empresa
o el empleado con su propio usuario y contraseña puede aportar los
documentos requeridos.

✓ FASE 4: INDUCCIÓN
Para finalizar el proceso de vinculación se procede a realizar la inducción de los
candidatos elegidos para desempeñarse en los cargos para los que fueron
contratados. Esta es una etapa delicada, dado que hay que incorporar de la
mejor manera a los nuevos trabajadores a la empresa, por la tanto odamos
inducción en los siguientes temas:
Misión, Visión, objetivos, políticas y valores de la empresa.
Conocer el trabajo a desarrollar cada uno (utilizamos manuales de
procedimientos, calidad y el análisis del puesto)
Informamos acerca de horarios de entrada y salida, horario de alimentación y
el como se llevan y manejan en nuestra empresa las horas extras.
Ubicacion dentro de la empresa como baños, regaderas, medios de
transporte, cacino disponible para su alimentación, fechas y lugares de pago.
Nombres de jefe inmediato de cada uno, prsentacion con compañeros de
trabajo, personal de áreas relacionadas con el desempeño y labor del
puesto.
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 CONCLUSIÓN

El desarrollo de este informe me permitió comprender a fondo la relevancia del

proceso de vinculación laboral dentro de una organización.
No se trata simplemente de un conjunto de trámites administrativos, sino de un
paso clave para garantizar una relación laboral transparente, legal y respetuosa
desde el primer momento. Cada documento, cada firma y cada afiliación cumple
un propósito esencial: proteger al trabajador, respaldar a los empleadores y
establecer una base sólida para una experiencia laboral positiva y productiva.

Desde mi punto de vista, es fundamental que las organizaciones le den la

importancia que merece a este proceso, no solo por cumplir con la normativa
legal, sino porque a través de él se transmite confianza, compromiso y
responsabilidad. Del mismo modo, los trabajadores deben reconocer el valor de
contar con un proceso de vinculación claro, donde se respetan sus derechos y
se les informa adecuadamente sobre sus deberes.

En conclusión, el proceso de vinculación laboral es mucho más que el inicio de

un contrato: es el primer paso hacia una relación laboral sostenible y ética,
donde ambas partes se comprometen a crecer y aportar desde su rol.

Esta experiencia me deja una enseñanza clave: cada detalle en este proceso
cuenta, y asumirlo con seriedad marca una gran diferencia en la vida laboral
de cualquier persona.

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 MUCHAS
GRACIAS
DANNA CAROLAYN CESPEDES FILIGRANA

"Entender los contratos de trabajo y la afiliación a la seguridad social no solo

garantiza el cumplimiento de la ley, sino que también fortalece el respeto y la
dignidad en las relaciones laborales."

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