MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Según Enrique Benjamín

Franklin la necesidad de contar con
manuales administrativos en las
organizaciones es imperativa debido
a la complejidad de sus estructuras,
volumen de sus operaciones,
recursos que se les asignan,
demanda de productos y / o servicios
por parte de los clientes o usuarios,
así como por la adopción de
tecnología avanzada para atender en forma adecuada la dinámica organizacional.
Estas circunstancias hacen imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la
atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los
elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y
evaluación administrativas eficientes.
Asimismo se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño elaboración,
presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.
Es conveniente anotar que no se pretende aportar elementos de juicio que puedan ser
verdaderamente útiles a toda persona o instancia encargada de realizar aplicar un manual
administrativo.

CONCEPTO Los Manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas procedimientos, etc.).

OBJETIVOS
 Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.
 Agilizar el estudio de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
 Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la
organización.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que la componen.
 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios y / o clientes con los que interactúa las
organizaciones.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le
restan importancia.

VENTAJAS:
 Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
  Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
 general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
 personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
 organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
 niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
 de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
 antiguos.
 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
 tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

DESVENTAJAS:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

 un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual
 y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
 operaciones.
 El costo de producción y actualización puede ser alto.
 Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
 Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
 cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
 Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

CLASIFICACION BASICA

POR SU NATURALEZA O AREA DE

APLICACIÓN

Macroadministrativos: Son aquellos

documentos que contienen información de mas
de una organización.

Mesoadministrativos: Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o a dos a

mas de las organizaciones que lo componen.

Microadministrativo: Son los manuales que corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.
POR SU CONTENIDO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Estos manuales contienen información detallada referente

a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas,
niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización. También incluye una descripción de
puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Constituyen un instrumento técnico que incorpora

información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre
si, que se constituye en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea
especifica en una organización.

Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso

para obtener materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control para
obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el

desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la
disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

MANUAL DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN: estos manuales son documentos que

refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución de
su estructura, situación t composición.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y
su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, cumple con la
función de servir como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones,
autoridades, proveedores, clientes y / o usuarios.
La información histórica puede enriquecer otra clase de manual como es el caso del
de organización, políticas, contenido múltiple, etcétera.

MANUAL DE POLÍTICAS También denominados de normas, estos manuales compendian

las guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de acciones en una
organización.

MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE Manuales que concentran información relativa a

diferentes tópicos o aspectos de una organización.
El objeto de agruparla en un solo documento puede obedecer básicamente a las siguientes
razones:
 Que se considere más accesible para su consulta.
 Que resulte económicamente más viable.
 Que técnicamente se estime necesaria la integración de más de un tipo de
información.
 A una instrucción especifica del nivel directivo.

MANUAL DE PUESTOS Conocido también como manual individual o instructivo de

trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los
puestos de una organización.

MANUAL DE TÉCNICAS Documento que agrupa los principios y técnicas necesarios para
la realización de una o varias funciones en forma total o parcial.

MANUAL DE VENTAS Instructivo que integra información específica para apoyar la

función de ventas, tal como:
 Descripción de productos y / o servicios.
 Mecanismos para llevarlas a cabo.
 Políticas de funcionamiento.
 Estructura del equipo de trabajo.
 Análisis ambiental.
 División territorial y
  Medición del trabajo.

MANUAL DE PRODUCCIÓN elementos de soporte para dar dirección y coordinar procesos

de producción en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios
y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

MANUAL DE FINANZAS Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos

económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables
de su capacitación, aplicación, conservación y control.

MANUAL DE PERSONAL Identificado también como de relaciones industriales, de reglas

del empleado o de empleo, estos manuales básicamente incluyen información sobre:
 Prestaciones.
 Servicios
 Condiciones de trabajo.

MANUAL DE OPERACIÓN manuales utilizados para apoyar tarea altamente especializadas

o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

MANUAL DE SISTEMAS Instrumento de apoyo que reúne las bases para el funcionamiento
optimo de sistemas administrativos, computacionales, etc. De una organización.

POR SU AMBITO

MANUALES GENERALES Documentos que contienen información global de una

organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.

MANUALES ESPECÍFICOS Manuales que concentran un tipo de información en particular,

ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o una combinación de ellos.
Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de
organización y procedimientos, en virtud de que son los de uso mas generalizado en las
organizaciones, por lo que puede servir de base para la preparación de toda clase de manuales
administrativos.

MANUALES DE ORGANIZACION
(Contenido)

Índice o Contenido Relación de los capítulos o

apartados que constituyen el cuerpo del documento.

Prologo y / o Introducción Sección en donde se

explica que el manual, su estructura, propósitos,
ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo
vigente, Puede contener un mensaje de alguna
autoridad de la organización, preferente del mas alto
nivel jerárquico.

Antecedentes Históricos Descripción de la génesis de la organización o del Área descrita en

el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
Legislación o Base Legal Este apartado contiene una lista de títulos de los principales
ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se
derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico:
constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.
Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su explicación (fecha
de publicación en el Diario Oficial).

Atribuciones Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la

organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades.
Para este efecto, debe señalarse el titulo completo del ordenamiento, capitulo, articulo o
inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).

Estructura Orgánica Descripción ordenada de las unidades administrativas de una

organización en función de sus relaciones de jerarquía.
Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación grafica
en el organigrama, tanto en lo referente al titulo de las unidades administrativas, como su
nivel jerárquico de adscripción. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea
posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia, como
en el ejemplo que a continuación se presenta.

 Dirección General
1. Accesoria
2. Auditoria Interna
 Gerencia General
1. Gerente divisional “A”
2. Gerente divisional “B”

Organigrama Es la representación grafica de la estructura orgánica que muestra la

composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones,
niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y
asesoría.

Funciones Especificaciones de las tarea inherentes a cada uno de los cargos y / o unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarios para cumplir con las
atribuciones de la organización.

Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes

aspectos:

 Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
 Que sigan el orden establecido en la estructura.
 Que la redacción se inicie con un verbo en tiempo infinitivo.

Descripción de Puestos Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada
unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información.

 Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.)

 Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades
de decisión, así como las relaciones de línea y de asesoría
 Funciones generales y específicas.
 Responsabilidades o deberes.
 Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización,
así como las que deba establecer externamente.
 Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y
personalidad.

Este apartado normalmente forma parte de un manual de organización de una unidad

administrativa en particular.

Directorio Documento en donde constan los nombres y cargos de las personas comprendidas
en el manual.
Por necesidades del servicio se pueden adicionar teléfonos y horarios de atención.
La dirección de las instalaciones se incluye cuando la organización cuenta con otras
oficinas o representaciones o forme parte de un grupo o sector.
Convencionalmente, los manuales generales contienen este tipo de información hasta
el nivel jerárquico de director general, en tanto que en los específicos se establece de acuerdo
con la amplitud de su estructura y / o de sus requerimientos particulares.
Es conveniente que la secuencia de presentación respeté el orden de la estructura
orgánica. Su integración en el manual es opcional.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(Contenido)
Índice o Contenido Relación de los capítulos que forman
parte del documento.

Prologo y / o Introducción. Exposición sobre el

documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualización. Puede incluir
un mensaje de la máxima autoridad de las áreas
comprendidas en el manual.

Objetivos de los procedimientos Explicación del

propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.

Áreas de Aplicación o Alcance de los Procedimientos Esfera de acción que cubren los
procedimientos.

Responsables Unidades administrativas y / o puestos que intervienen en los procedimientos

en cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de Operación. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos

generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de
responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.

Concepto (s) palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento,

las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o
ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

Procedimientos (descripción de la operaciones) Presentación por escrito, en forma narrativa

y secuencia, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando
en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende

varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si
se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse
el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una
misma operación.

Formularios o Impresos Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, la cuales se

intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.
En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia
específica de estas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en
forma concreta. También se puede adicionar instructivos para su llenado.

Diagramas de Flujo Representación grafica de la sucesión en que se realizan las

operaciones de un procedimiento y / o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del
equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual brindan una
descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto es
aconsejable el empleo de símbolos y / o gráficos simplificados.
Glosario de Términos Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido
y técnicas de elaboración de los manuales procedimiento, que sirven de apoyo para su uso o
consulta.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PUESTOS

CARATULA
INDICE
INTRODUCCION
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
PROPOSITO DEL MANUAL (DESCRIPCION)
CONTENIDO DEL MANUAL
LEGISLACION O BASE LEGAL (LISTADO DE LEYES SOBRE LAS ACTUA
LA EMPRESA)
ESTRUCTURA ORGANICA (20 PUESTOS)
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
ELEMENTOS DE LA PLANEACION ADMINISTRATIVA
 MISION DE LA EMPRESA
 VISION DE LA EMPRESA
 PROPOSITO DE LA EMPRESA
 OBJETIVOS DE LA EMPRESA (1 GENERAL Y 2 ESPECIFICOS)
 FUNCIONES (GENERAL)
DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA (ORGANIGRAMA)
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
 MISION
 OBJETIVO
 DESCRIPCION DEL AREA
 RESPONSABILIDAD DEL AREA
MANUAL DE PUESTOS
DESCRIPCION TECNICA DEL PUESTO
IDENTIFICACION DEL PUESTO
DESCRIPCION DEL PUESTP
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
DIRECTORIO.
MANUAL DE ORGANIZACION

Mueblería FECHA 03/08/2020

La luz
PAGINA 1 de 2
Gerente General

GERENTE
GENERAL

SECRETARIA DE ASISTENTE AUDITOR

GERENCIA ADMINISTRATIVO INTERNO

Elaboró Revisó Autorizó

Carlos Pérez Licda. Siomara Vanegas Siomara Vanegas
…………………………………………………………………………………………….

Mueblería FECHA 03/08/2020

La luz
PAGINA 2 de 2
Gerente General

 MISION

 OBJETIVO

 DESCRIPCION DEL AREA

 RESPONSABILIDAD DEL AREA

Elaboró Revisó Autorizó

Carlos Pérez Licda. Siomara Vanegas Siomara Vanegas
 .
Mueblería FECHA 03/08/2020

La luz
PAGINA 1 de 2
Gerente General

 IDENTIFICACION DEL PUESTO

 DESCRIPCION DEL PUESTO

 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Elaboró Revisó Autorizó

Carlos Pérez Licda. Siomara Vanegas Siomara Vanegas
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CARATULA
INDICE
INTRODUCCION
JUSTIFICACION DEL MANUAL
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMENTOS
 GENERALES
 ESPECIFICOS
AREAS DE APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ORGANIGRAMA
SIMBOLOGIA
PROCEDIMIENTOS
FORMATO 1
 DEFINICION DEL PROCEDIMIENTO
 OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
 NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO 2
 NUMERO DE OPERACIÓN
 RESPONSABLE
 DESCRIPCION
FORMATO 3
 FLUJOGRAMA
o NUMERO DE OPERACIÓN
o NOMBRE LOS PUESTOS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO
FORMULARIOS IMPRESOS
ANEXO
GLOSARIO TECNICO.
 SIMBOLOGIA

Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo: Puede ser

acción o lugar, además, se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que desempeña las personas

involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que entre, se

utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en

donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo: Indica que se guarde el documento en forma temporal

o permanente.

Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra

hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.

Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otra parte del mismo.
 .
Mueblería FECHA 03/08/2020

.
La luz PAGINA 1 de 3

RECLUTAMIENTO Y AREA RESPONSABLE:

SELECCIÓN DE PERSONAL Recursos Humanos

DEFINICION DEL PROCEDIMIENTOS

Proceso encargado de definir cada uno de los pasos a

desarrollar para reclutar y seleccionar el personal para
ocupar los diferentes puestos de la empresa.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTOS

 Perfeccionar el proceso de reclutamiento y selección

de personal de la empresa
 Contratar el mejor personal para ocupar los diferentes
puestos de la empresa.

NORMAS DEL PROCEDIMIENTO

 Curriculum vitae
 Cumplir con el perfil y requisitos del puesto.
 Constancias y documentos originales.
 Cumplir con cada uno de los requisitos y pasos del
proceso

Elaboró Revisó Autorizó

Carlos Pérez Licda. Siomara Vanegas Siomara Vanegas

.
 .
Mueblería La luz FECHA
PAGINA
03/08/2020
2 de 3
.
RECLUTAMIENTO Y AREA RESPONSABLE:
SELECCIÓN DE PERSONAL Recursos Humanos
No. Operación Responsable Descripción

01 Encargado de Recepción de Curriculum y solicitudes de

Reclutamiento y
selección empleo.

02 Selección de solicitudes

03 Entrevista preliminar

04 Pruebas de conocimientos, psicológicos,

psicométricos.

Jefe de Recursos
05 Humanos Entrevista de selección

Encargado de
06 Reclutamiento y Verificación de datos y referencias.
selección

Clínica medica
07 Examen médico.

Jefe de área que

08 solicita el cubrir el Entrevista con el jefe del área que solicita el
puesto
puesto

09 Descripción realista del puesto.

10 Decisión de contratar.

11 Capacitar
Encargado de
Capacitaciones

Elaboró Revisó Autorizó

Carlos Pérez Licda. Siomara Vanegas Siomara Vanegas
 .
Mueblería La luz FECHA 03/08/2020
PAGINA 3 de 3
.
NOMBRE DEL AREA RESPONSABLE:
PROCEDIMIENTO:
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Recursos Humanos
DE PERSONAL
Encargado de Jefe de Recursos Clínica medica Jefe de área que solicita Encargado de
No. Reclutamiento y Humanos el cubrir el puesto Capacitaciones
selección

Inicio

01 Recep.
curriculum y
Sol. Empleo

02 Sele. de
Solicitudes

03 Entrevista
preliminar

04 Pruebas de
Conocimientos

Entrevista
05 de selección

06 Veri. Datos y
referencias

07 Exámenes
Médicos

08 Entrevista

09 Descrip. Puesto

10 Decisión de contratar

Capacitar
11
Fin

Elaboró Revisó Autorizó

Carlos Pérez Licda. Siomara Vanegas Siomara Vanegas