Soacha abril 22 de 2025.
Señores Consejeros:
Reciban un cordial saludo.
EMPRESA DE SEGURIDAD: La copropiedad cuenta con contrato vigente con la PITHBURG del
28 de noviembre de 2024 al 27 de noviembre de 2025, del corto periodo que llevan prestando sus
servicios a la copropiedad, desde el primer mes se le ha incumplido en los pagos de la facturación,
a solicitud de la empresa de seguridad se realizó reunión con el consejo de administración, en la
cual el Señor John en representación de la empresa de seguridad informa la decisión de la
Gerencia de la empresa, por el valor de la deuda levantaba un puesto (recorredor) a partir del 1 de
abril de 2025.
Se socializo el valor de la deuda total, que ascendía a la suma de $ 81.799.804, correspondientes a:
saldo de enero de 2025 $13.933.268 y las facturas de febrero y marzo cada una por la suma de $
33.933.268.
Una vez finalizada la reunión se realizo el pago del saldo de la factura de enero de 2025 $
13.933.268 quedando acordado cancelar la factura febrero de 2025 el 20 de abril de 2025, al día de
hoy no se realizo el pago acordado por lo que se adeuda los meses de febrero y marzo $
67.866.536.
Acta de la reunión por parte de administración.
EMPRESA ASEO Y MANTENIMIENTO: La copropiedad cuenta con contrato vigente con la
empresa Serviolam sas, del 1 de octubre de 2024 al 30 de septiembre de 2025. Se encuentra
pendiente por pagar la factura de los meses de febrero y marzo de 2025 cada una por la suma de $
12.058.916. para un total de $ 24.117.834.
REVISOR FISCAL: la asamblea nombro al señor Juan Carlos Arrieta para fungir en calidad de
revisor fiscal. A quien se le adeudan los honorarios de los meses de febrero y marzo de 2025, y el
retroactivo. $ 2.407.280.
CONTADOR: La copropiedad cuenta con los servicios de la señora Sandra Celis en su calidad de
contadora quien ha venido realizando su labor, se le adeuda los honorarios de los meses de enero,
febrero, marzo de 2025 y el retroactivo $ 3.460.380.
ADMINISTRADOR: La copropiedad cuenta son los servicios de administración prestados por la
señora Bellanira Diaz a quien se le adeuda los honorarios del mes de marzo de 2025 y el retroactivo
$ 3.909.140.
POLIZA AREAS COMUNES: La copropiedad cuenta con póliza de áreas comunes con la
aseguradora SBS, con vigencia del 27 de octubre de 2024 al 27 de octubre 2025.
Se encuentra radicado para reembolso el arreglo junto al cuarto de aseo, pendiente por radicar el
arreglo frente a la entrada cuarto de bombas.
Pendiente por radicar para reembolso el arreglo de la torre 8.
FINANCIACION POLIZA AREAS COMUNES: Se realizo financiación con la financiera FINESA de
diciembre de 2024 a septiembre de 2025, en (10) cuotas de $ 3.256.914 de las cuales se han
cancelado (5) cuotas, de diciembre de 2024 a abril de 2025, quedando pendiente (5) cuotas desde
mayo de 2025 a septiembre de 2025.
LICENCIA PARQUEADEROS DE VISITANTES: La copropiedad implemento aplicación para el
registro de parqueaderos de visitantes, el pago y renovación se encuentra para el 7 de junio de
2025.
PROGRAMA CONTABLE SISCO: La empresa ADMISYS LTDA, es la empresa por la cual se
realiza el mantenimiento del programa contable, esta licencia debe ser renovada anualmente, se
encuentra para el 17 de noviembre de 2025.
MANTENIMIENTO DE CAJAS DE AGUAS NEGRAS: Este contrato tiene como proveedor al señor
Henry Martines, el pago del mantenimiento será cancelado en 10 cuotas de $ 600.000 cada una, de
las cuales se ha cancelado (3) diciembre de 2024, enero y febrero de 2025. Quedando pendiente
por cancelar (7) cuotas. $ 4.200.000
CONTRATO MANTENIMIENTO CERRAMIENTO: Se ejecuto contrato de mantenimiento en de
todo el cerramiento, instalación portón de emergencia, y organización cableado por dicterio de
cámaras y cerco eléctrico del área del nuevo portón, pendiente por cancelar saldo $ 4.443.520
CONTRATO GIMNASIO: Su contrato se encuentra desde agosto de 2021 acompañado de otros si,
al 30 de marzo presenta mora por concepto de servicios la suma de $ y por concepto de canon de
arrendamiento la suma de $ para un total de $ continúa pagando fuera del tiempo acordado lo
mismo que el valor del canon continúa abonando $ 2.680.000. Allega documento dilatando la
entrega y los pagos que le corresponden.
Ultimo documento enviado por la señora Tatiana, que al leerlo es tomado de los escritos anteriores.
.
Se hace necesario programar reunión con el consejo y la señora Tatiana, como tramitar el
reconocimiento ante la alcaldía para iniciar el proceso de restitución del salón social.
CRONOGRAMAS CONTRATOS TREBOL
CONTRATO PROVEEDOR FECHA INICIO FECHA TERMINACION
ADMINSTRADOR BELLLANIRA DIAZ MEJIA 1/08/2024 30/07/2025
CONTADOR SANDRA CELIS 29/07/2024 28/07/2025
REVISOR JUAN ARRIETA 12/03/2025 11/03/2026
LICENCIA PQ SIGUP PARKING APP 8/06/2024 7/06/2025
GIMNACIO TATIANA PEREZ 1/09/2022 31/08/2025
POLIZA FINANCIACION FINESA 20/12/2024 10/09/2025
PROGRAMA CONTABLE ADMYSIS LTDA 18/11/2024 17/11/2025
MANTENIMIENTO CERRAMIENTO KEVIN GORDILLO 20/11/2024 19/01/2025
MANTENIMIENTO CAJAS HENRY MARTINEZ 2/12/2024 1/12/2025
ASEO Y MANTENIMIENTO SERVIOLAM SAS 1/10/2024 30/09/2025
SEGURIDAD PITHSBURG 28/11/2024 27/11/2025
POLIZA SBS 27/10/2024 27/10/2025
ARREGLO BOMBAS FABIAN ESPITIA 15/11/2024 15/08/2025
• Incumplimiento con los proveedores 2025: en lo que se lleva del año 2025, no se ha
cumplido con las obligaciones frente a los proveedores. Sin embargo, debido a que el flujo de caja
no ha sido suficiente, y la no autorización de pagos por parte del consejo, hay obligaciones
pendientes.
• A pesar de estos inconvenientes financieros y administrativos, se deja constancia de que no
se entorpeció la libre circulación de las facturas de los proveedores de bienes y servicios del
Conjunto Residencial Trébol – Propiedad Horizontal. Esto demuestra el compromiso de la
administración por mantener una relación transparente y efectiva con los proveedores, a pesar de
las dificultades económicas
En lo Jurídico se encuentra proceso insolvencia de la torre 22 -603 Audiencia el 29 de abril de 2025,
otra de las razones por la que se necesita la Representación Legal.
Gestión de cartera: Se realiza constante depuración de la cartera, publicación de cobranza,
acercamiento vía telefónica y correo electrónico, llegando a celebración de acuerdos de pago.
Gestión morosos de parqueadero: Conforme lo informado en asamblea se inicio el retiro de los
usuarios que estén en mora sin su notificación.
Cobro jurídico: No se ha iniciado cobro jurídico hasta tanto no se cuente con la Representación
Legal, se iniciará cobranza escrita para continuar el debido proceso.
Aportación de documentos aseguradora y respuesta: Se tramita reembolso del arreglo junto al
cuarto de aseo, para tramitar se encuentra
Informe contable y administrativo: Se presenta al nuevo consejo informes contable,
administrativo y fiscal.
Recarga de extintores: Se realizo recarga de los extintores.
Asamblea Ordinaria: Se realizo celebración asamblea general ordinaria 2025.
Poda y mantenimiento de jardinería: Mensualmente se realiza la poda y el mantenimiento y
abono de los jardines. Los jardines y demás áreas comunes vienen siendo fumigadas la primera
semana de cada mes, en vista de la posible epidemia de fiebre amarilla se inicio fumigación cada
20 días.
Mantenimiento Luminarias: Se mantiene los cambios de luminarias tanto de las torres como las
demás áreas comunes.
Limpieza y Mantenimiento torres: Se realiza la limpieza, se hace necesario el mantenimiento de
los puntos fijos, de manera oportuna se ha realizado mantenimiento correctivo a las flautas.
Mantenimientos: Se realiza barrido en todas las áreas comunes, Se realizo mantenimiento a la
cubierta del cuarto de aseo, tenía filtración de agua.
Se cambio timbre del sistema de la puerta de mascotas, Se realizo organización a la entrada de
emergencia, cambio árbol de los baños BBQ y oficina de administración.
Reunión consejo de administración: Se realizo agendamiento para las reuniones con el consejo
de administración.
Notificaciones convivencia: Se realiza llamados de atención por faltas a la convivencia, se
remitirá al consejo de administración, casos con omiso para que sea decretada la respectiva
sanción.
Servicio administración: Hemos estado trabajado:
1. Respuesta a llamadas y correos enviados por los propietarios y proveedores
2. Se Realizo aseo general torres y zonas comunes
3. Se realizo poda zonas comunes
4. Se realizo contacto con proveedores de para el arreglo de la tubería la cual no
cubrió la póliza.
5. Se implementaron avisos en las puertas peatonales y vehicular.
6. Se realizo mantenimiento baranda parqueadero visitante motos, y varios en la
vehicular.
7. Se realizo fumigación sobre adoquines para combatir la maleza, se requiere
fumigación certificada.
8. Se realiza atención presencial a los residentes y proveedores
9. Se Realizo visita técnica por proveedor puerta vehicular y peatonal.
10.Se Realizo visita técnica por proveedor cctv
11.Se realizo dos revisiones por garantías cajas aguas negras
12.Se realizo cambios de bombillería y temas menores para el buen
funcionamiento del conjunto
Reuniones pendientes:
Sistema de gestión: Responsabilidad Civil y Penal.
Sistema parqueaderos: Cobro IVA por el servicio.
Empresa de seguridad: situación jurídica (mora).
Contrato GYM: Cancelación deuda y entrega salón.
Cordialmente:
Bellanira Diaz Mejía
Administradora
