CRC LOPEZ DORIA MALL PLAZA CODIGO: FR-07
ACTA DE
FECHA: 2024-09-01
REUNION DE
VERSIÓN 1
PARTES
INTERESADAS
ACTA 001 DE 2024
ASISTENTES
NOMBRE CARGO FIRMA
DESIGNADO DE
ADRIANA EVALUADORES
CABALLERO (INTERNO)
DESIGNADA DE
DAVID LOPEZ R ADMINISTRACIÓN
Y GERENCIA
(INTERNA)
CANDIDATO
CERTIFICADO
YESID MARIN (PIN DE PRUEBA)
(EXTERNO)
DESIGNADO DE
JESUSDAVID RESTREPO TRÁNSITO
(EXTERNO)
MIEMBRO DE CEA
VERONICA CAMPOS (EXTERNO)
DESIGNADO DE
WILLIAN PATIÑO PROVEEDORES
(EXTERNO)
FECHA: 01- 07- 2024
HORA DE INICIO: 9:00AM
MODERADOR
NOMBRE CARGO
JOSE D CASTRILLON Designado del SGC
O
POR LA CUAL LA PERSONA DESIGNADA DE CALIDAD CITA A REUNIÓN
PARA REALIZAR LA REVISIÓN DE LA MATRÍZ DE RIESGOS, POR PARTES
INTERESADAS
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REUNION DE
VERSIÓN 1
PARTES
INTERESADAS
En las instalaciones del CRC, siendo las 8:00 am del 01 de JULIO de 2024, nos reunimos,
los asistentes mencionados arriba, para realizar la revisión de la matriz de riesgos
asociados a la imparcialidad y seguimiento a la eficacia de los controles en la prestación
del servicio de la empresa.
1. Instalación de la reunión.
2. Verificación de Asistencia.
3. Revisión y validación de MATRIZ DE RIESGOS
4. Otros
5. Cierre de reunión
1. Instalación de la reunión.
Se realiza la reunión día 01 DE JULIO de 2024, para realizar la revisión de los riesgos
asociados a la imparcialidad de la empresa, en la prestación del servicio.
2. Verificación de asistencia.
El coordinador de calidad JOSE D CASTRILLON, verifica la asistencia a la reunión por
parte de los convocados y define el quorum a la misma.
3. Desarrollo del tema Propuesto.
El coordinador calidad, toma la palabra, para informar a los presentes que la organización
tiene establecidos los riesgos en su matriz de riesgos, en la cual se determina el riesgo, el
factor de riesgos la amenaza /vulnerabilidad, las posibles consecuencias, la valoración del
riesgos, la definición de controles y por último la evaluación de los controles. Cada
integrante tiene voz y voto como parte interesada para garantizar la participación
equilibradas de las mismas
La imparcialidad la empresa la tiene definida en:
● Política de Imparcialidad, la cual está publicada
● Documento de confidencialidad, imparcialidad y conflicto de intereses para socios y
representante legal, el cual está firmado en la actualidad por el representante legal
suplente.
● Documento de confidencialidad imparcialidad y conflicto de intereses para personal,
el cual a la fecha se ha firmado por todo el personal empleado por la empresa y
reposa en las hojas de vida de cada uno de ellos.
● Documento de confidencialidad e imparcialidad para personal externo, el cual se ha
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firmado por el personal que maneja o ve nuestra información sensible.
● Se cuenta con procedimiento para el tratamiento de la imparcialidad y con la matriz
de riesgos en la cual se tratan los riesgos de imparcialidad y se les aplica los
controles.
Los riesgos que se relacionan en la matriz de riesgos son los posibles riegos que se podrían
presentar si no se controla la imparcialidad por parte del organismo, adicionalmente se
estípula que la matriz se revisará sistemáticamente cada vez que se presente un cambio
al sistema de gestión, a la normatividad legal y se verifica en la revisión gerencial. Se
establecieron los controles necesarios para mitigar y reducir dichos riesgos. Los
contemplados en la matriz son los siguientes:
● Desconocimiento de cambios en la normatividad
● Falta de confidencialidad con la información generada en el centro certificador.
● Alteración de la información en el sistema
● Perdida de unidades documentales.
● Perdida de información en el sistema
● Conflicto de intereses
● Emisión del certificado sin presentar pruebas medicas
● Suplantación del candidato
● Pruebas incompletas
● Soborno
● Posibles relaciones comerciales, personales, familiares y/o laborales con tramitadores,
escuelas de automovilismo, empresa de venta de motocicletas, empresa de venta de
carros se puede perder imparcialidad e indecencia durante el proceso de Certificación
● Falta de oportunidad en el seguimiento de acciones de mejora (correctivas y preventivas)
● Se puede sesgar la independencia por el Objeto social de la organización.
● Se podrían presentar resultados de las evaluaciones no confiables por falta de
mantenimiento y calibración de equipos.
Los presentes están de acuerdo, que los riesgos observados y el diseño de la matriz y la
determinación de controles, se encuentra adecuados y suficientes, que se seguirá
revisando la matriz cada seis meses, de acuerdo con la atención al público en servicio, con
el objeto de seguir revisando si los controles han sido suficientes.
Adicionalmente, se determina que en la actualidad existe un riesgo que no ha sido
observado con antelación en la matriz, el cual queda definido y está relacionado con la
rotación de personal y la ausencia por necesidades personales o enfermedad.
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Los presentes han estado de acuerdo en que para controlar la situación, se debe conseguir
suficiente personal, capacitarlo y entrenarlo para que en el momento de falta de uno de
ellos, se pueda inmediatamente suplir el cargo sin alterar el servicio.
Se adicionan 2 riesgos que tienen que ver con la gestion a la imparcialidad por entrada en
vigencia de res 30355 de 2023 y el acompañamiento de interprete LSC.
4. Otros Temas.
Los asistentes a la reunión no tratan otros temas, por lo cual se cierra, luego de ser leída
el acta y de ser firmada por los participantes.
5. Cierre de la reunión.
Los asistentes a la reunión, escuchan la lectura del acta y sin observaciones, se firma por
los participantes.
