IS-389 Gestión de Procesos

de Negocio
Semana 04
Modelado de procesos –
Parte I
D R. JOSE YAURI
[email protected]

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Contenido
1. Modelos
2. Primeros pasos con BPMN
3. Ramificación y fusión
4. Objetos de negocio
5. Recursos
6. Descomposición de procesos
7. Reutilización del modelo de procesos

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Modelo
• En el contexto de BPM, un modelo es una
representación simplificada y estructurada de un
proceso de negocio

• Sirve para entender, analizar, comunicar y

mejorar cómo funciona un proceso dentro de
una organización

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Modelo
• En BPM un modelo de proceso es una
abstracción visual de las actividades, eventos,
decisiones y actores involucrados en la ejecución
de un proceso de negocio
• Características:
1. Mapeo: representación de un proceso real
2. Abstracción: representación simplificada del proceso
resaltando los elementos clave y omitiendo detalles
innecesarios
3. Propósito: objetivo específico para el cual se crea el
modelo, como análisis, comunicación o automatización

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Modelo

(a)

(b)

(c)
(a) Edificio Solomon Guggenheim en Nueva York, (b) su
maqueta de madera, y (c) su plano
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Modelado de procesos en el ciclo de
vida de BPM
Management Processes

Define Vision Develop Strategy Implement Manage Risk

Strategy

Core Processes

Manage
Procure Procure Market Deliver
Customer
Materials Products Products Products
Service

Support Processes

Manage
Manage Personnel Information Manage Assets

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BPMN
• BPMN (Business Process Model and Notation) es un
lenguaje gráfico estandarizado para modelar procesos de
negocio de MANERA clara y visual de cómo funciona un
proceso, mostrando sus pasos, decisiones, participantes y
flujo de trabajo
• Utilidad:
1. Documentar procesos tal como están o como deberían ser
2. Analizar cuellos de botella o ineficiencias
3. Comunicar procesos de forma clara entre distintas áreas de la
organización
4. Automatizar procesos mediante BPM ejecutables

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BPMN
• Elementos básicos
1. Eventos: representan el inicio, intermedio o final de un
proceso
2. Actividades: tareas o subprocesos que se ejecutan en
el proceso
3. Decisiones o puertas de enlace: determinan el flujo del
proceso según condiciones
4. Flujos de secuencia: conectan los elementos del
proceso

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BPMN

Elementos básicos
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 Ejemplo 1:
• A continuación se muestra una secuencia simple
de actividades que modelan el proceso de orden
de compra

Cada día, la organización

ejecuta una serie de
instancias de este
Inicio Fin
proceso, independientes
Cuando instancias del entre sí Cuando instancias del
proceso comienzan proceso terminan
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Token
• Una vez que una instancia de proceso ha sigo
generado, usamos la noción de token para
representar el flujo de ejecución dentro de un
modelo
• Un token es una especie de “señal” o "ficha
virtual“ que recorre el proceso siguiendo las
flechas (flujos de secuencia)
◦ A medida que avanza, activa eventos, tareas o
decisiones.

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Ramificaciones y uniones
• Es posible que las actividades y los eventos no se
realicen de manera secuencial

• Compuerta: un diamante en BPMN, que implica

que existe un mecanismo que permite o no el
paso de tokens a través de dicha compuerta
• A medida que los tokens llegan a una compuerta,
los flujos del proceso pueden unirse a la entrada
o ramificarse a la salida

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Decisiones exclusivas
• Permite modelar la relación entre dos o más
actividades alternativas

• Para el caso de aprobación o rechazo de una

reclamación utilizamos una compuerta de
ramificación exclusiva XOR, como también
podemos utilizar XOR para unir dos o más ramas
alternativas previamente divididas por una
ramificación XOR

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Ejemplo 2:
• Cuando llega una factura, es necesario verificar si hay
inconsistencias, resultando en tres salidas: (i) no hay
inconsistencias, en cuyo caso se contabiliza la factura, (ii)
hay inconsistencias, pero deben ser corregidas por el
cliente y (iii) hay inconsistencias insalvables, en cuyo caso,
la factura se bloquea. Una vez realiza estas tres
actividades, se registra de manera preliminar la factura y
se completa el proceso.

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Ejecución en paralelo
• Cuando dos o más actividades no tienen ninguna
dependencia del orden entre sí (no hay secuencia,
tampoco son exclusivas), éstas pueden ejecutarse en
paralelo

◦ Cuando el token llega a una compuerta AND de salida, se

divide en varios tokens, y cada uno activa una actividad
diferente en paralelo
◦ Cuando una compuerta AND recibe tokens desde varias
ramas, espera a que lleguen todos para seguir el flujo

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Ejemplo 3:
• Considerando el control de seguridad en un aeropuerto,
una vez recibida la tarjeta de embarque, los pasajeros
pasan el control de seguridad. Aquí tienen que pasar el
control de seguridad personal y el control de equipaje.
Luego pueden seguir a la sala de embarque.

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Decisiones inclusivas
• A veces se requiere tomar una o más ramas
después de una actividad de decisión
• Las decisiones inclusivas u OR permiten que una
o más opciones pueden ser tomadas, lo que
significa que el flujo del proceso no está limitado
a una única ramificación
◦ En lugar de elegir una sola alternativa (como en las
decisiones exclusivas o XOR), las decisiones inclusivas
permiten que se sigan varias alternativas al mismo
tiempo, dependiendo de las condiciones del proceso.

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Ejemplo 4:
• Una empresa tiene dos almacenes que guardan productos
diferentes: Lima y Huancayo. Cuando se recibe una orden
de pedido, se atiende a través de estos almacenes: si
alguno de los productos se encuentran en Lima, se envía
un pedido parcial a ese almacén; si algunos de los
productos se encuentran en Huancayo, se envía una
pedido parcial a ese almacén. Luego, se registra la orden
de pedido y se completa el proceso.

¿Se puede modelar este escenario utilizando una

combinación de compuertas AND y XOR?

18
Ejemplo 4:

19
Ejemplo 4:

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Repetición
• Hace referencia a una situación en la que una
actividad o conjunto de actividades dentro de un
proceso se repiten o se vuelven a ejecutar debido a
algún tipo de error o incumplimiento de los
requisitos previamente establecidos
• Ejemplos:
◦ Un proceso de ventas podría involucrar la repetición de un
paso de negociación si el cliente no está satisfecho con una
oferta inicial
◦ En un proceso de fabricación, si un producto no cumple con los
estándares de calidad, se podría devolver a una fase de
revisión o rehecho para corregir el defecto

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Ejemplo 5:
• En el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), una vez
recibido una correspondencia ministerial, lo primero es
registrarla en el sistema. Luego se evalúa dicha
correspondencia para gestionar su respuesta. Dicha
gestión incluye la preparación de la respuesta por un
funcionario del gabinete y luego la aprobación por el
secretario principal. Si el secretario no aprueba la
respuesta, el funcionario del gabinete vuelve a prepararla
para su aprobación. El proceso termina solo cuando la
respuesta ha sido aprobada

22
Ejemplo 5:

• ¿por qué necesitamos unir la rama del ciclo de

retorno de un bloque XOR?
◦ XOR mueve cualquier token de su arco de entrada a su
arco de salida, que se requiere en la repetición
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Objetos de negocio
• Un proceso de negocio se relaciona con
diferentes aspectos organizativos tales como
funciones, objetos de negocio, personas y
sistemas de sw: esta es la perspectiva funcional y
perspectiva de control de flujo
• Una perspectiva importante el la perspectiva de
objeto, también llamada perspectiva de datos

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Objetos de negocio
• En BPMN, los objetos de negocio son:
◦ Entidades de información que se crean, modifican,
consultan o eliminan durante la ejecución de un proceso
• ¿Qué representan?
◦ Documentos
◦ Formularios
◦ Archivos
◦ Registros en un sistema
◦ Cualquier unidad de información clave que viaja o se
transforma a lo largo del proceso.

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Objetos de negocio

• Un objeto de datos captura un artefacto

requerido (entrada) o producido (salida) por
Invoice
una actividad.
Purchase
order

Emit • Puede ser físico o electrónico.

invoice

• Un almacén de datos es un lugar que

contiene objetos de datos que deben
persistir más allá de la duración de una
instancia de proceso.
Oracle CRM Client info

Retrieve client
• Una actividad lo utiliza para almacenar
information (como salida) o recuperar (como entrada)
objetos de datos.
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Ejemplo 6:
• Considerando el proceso orden de compra anterior, si el
producto solicitado no esta en inventario, éste debe ser
fabricado antes de que la orden de pedido pueda
continuar.
Dos proveedores preferidos proporcionan diferentes
materias primas. Dependiendo de qué se va a fabricar, las
materias primas pueden pedir al proveedor 1, proveedor
2, o a ambos. Una vez disponibles las materias primas, el
producto se fabrica y la orden puede ser confirmada
Por otro lado, si el producto esta en inventario, se
recupera del almacén antes de confirmar el pedido,
continuando el proceso normalmente.

27
Ejemplo 6:

Modelo del proceso orden de compra con fabricación de producto

28
Ejemplo 6:

Modelo del proceso orden de compra con fabricación de producto

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Recurso
• un recurso es cualquier entidad (e.g. persona, un
sistema software, equipo) que se necesita para
ejecutar una actividad o tarea dentro del
proceso
• Tipos:
◦ Recursos activos: realizan una actividad de manera
autónoma
◦ Recursos pasivos: recursos que solo intervienen en la
realización de una tarea
◦ Un participante utiliza una fotocopiadora para hacer copia de un
documento

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Recursos
• ¿Por qué son importantes?
◦ Determinan quién hace qué
◦ Permiten asignar tareas correctamente
◦ Ayudan a identificar cuellos de botella cuando hay
sobrecarga o falta de recursos
◦ Se relacionan directamente con el rendimiento (KPI) del
proceso

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Recursos
• BPMN modela los recursos en términos contenedores y
compartimientos. se corresponden con los elementos
conocidos como pools (piscinas) y lanes (carriles)
• Son elementos gráficos para organizar y representar los
recursos y sus responsabilidades dentro de un proceso de
negocio
• Un contenedor (pool) representa a un participante principal en
el proceso, como una organización o entidad externa. Actúa
como un contenedor que engloba las actividades y flujos de
ese participante
• Compartimiento (Lane): Es una subdivisión dentro de un pool
que organiza y categoriza las actividades según roles,
departamentos o funciones específicas dentro de la
organización. Sirve para detallar quién es responsable de cada
tarea

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Ejemplo 7:
• El proceso de orden de compra de una organización lo lleva a
cabo dos departamentos: el dpto. de ventas y dpto. de
almacén y distribución. La orden de pedido recibida por el
almacén y distribución se compara con el inventario, operación
automática mediante un sistema ERP.
• Si hay existencias del producto, se retira del almacén antes de
que el dpto. de ventas confirme el pedido. Luego el dpto. de
ventas genera una factura y espera el pago, mientras que el
producto se envía desde almacén y distribución.
• El proceso se completa archivando la orden de pedido en el
dpto. de venas. Si no hay existencias del producto, el sistema
ERP de almacén y distribución verifica la disponibilidad de
materia prima accediendo al catálogo de proveedores. Una vez
obtenida la materia prima, el dpto. almacén y distribución se
encarga de la fabricación del producto. El proces termina con la
confirmación y el archivo de la orden de pedido por el dpto. de
ventas.

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Ejemplo 7:

Modelo del proceso orden de compra con información de producto.

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Tarea
• ¿qué tipo de compuerta de unión
debe usarse para que las
instancias se completen
correctamente?

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