y Excel Avanzado y Macros

Excel Avanzado y Macros permite utilizar frmulas y funciones con mayor versatilidad, cuenta con la posibilidad de generar reportes dinmicos de una manera prctica, usando la herramienta de tablas dinmicas, al generar verdaderos Data Warehouse, creando cubos OLAP. Excel avanzado le ayuda a optimizar su tiempo en tareas rutinarias, a travs de programas como las macros, que con la accin de un solo clic puede ahorrar mucho tiempo en su trabajo diario.

Ing. Patricia Acosta E-mail: [email protected] Blog: www.aulaexcelavanzado.blogspot.com Noviembre-2007

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Contenido
CONTENIDO.......................................................................................................................2 LA PANTALLA INICIAL..................................................................................................7 BARRAS..............................................................................................................................7 CONFIGURACION REGIONAL.....................................................................................9 TIPOS DE DATOS..............................................................................................................9 FORMATO DE CELDAS.................................................................................................10 FUENTE.............................................................................................................................10 ALINEACIN......................................................................................................................12 BORDES............................................................................................................................14 Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros...............................15 Cdigos bsicos de formato de nmero......................................................................15 FORMATO CONDICIONAL..........................................................................................16 ELIMINAR EL FORMATO CONDICIONAL..............................................................17 FUNCIONES......................................................................................................................18 Insertar funcin..........................................................................................................19 SUBTOTALES..............................................................................................................21 QUITAR SUBTOTALES..........................................................................................................22 FUNCIONES ESTADSTICAS.......................................................................................22 FUNCIN PROMEDIO.....................................................................................................22 FUNCIN CONTAR..........................................................................................................22 FUNCIN CONTARA.......................................................................................................22 FUNCIN CONTAR.SI.....................................................................................................23 FUNCIN MAX.................................................................................................................23 FUNCIN MIN..................................................................................................................23 FUNCIN MODA..............................................................................................................23 FUNCIN MEDIANA.......................................................................................................23 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA........................................................24 BUSCAR........................................................................................................................24 FORMA VECTORIAL.............................................................................................................24 FORMA MATRICIAL ...........................................................................................................24 BUSCARV.....................................................................................................................25 BUSCARH.....................................................................................................................26 SINTAXIS...........................................................................................................................26 FUNCIONES LGICAS..................................................................................................26 FUNCION Y.......................................................................................................................26

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL FUNCIN SI......................................................................................................................27 FUNCIONES ANIDADAS........................................................................................................28 FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES..............................................28 FUNCIONES DE FECHA Y HORA...............................................................................28 FUNCIN AHORA().........................................................................................................29 FUNCIN FECHA.MES....................................................................................................29 FUNCIONES DE INFORMACIN................................................................................29 FUNCIN ESERR..............................................................................................................29 FUNCIN ESERROR........................................................................................................30 FUNCIONES DE BASE DE DATOS..............................................................................30 BDMAX.........................................................................................................................30 BDCONTAR..................................................................................................................31 BDCONTARA...............................................................................................................32 BDMAX.........................................................................................................................32 BDMIN..........................................................................................................................33 BDSUMA.......................................................................................................................33 BDPROMEDIO.............................................................................................................33 BDEXTRAER................................................................................................................34 FUNCIONES FINANCIERAS.........................................................................................35 FUNCIN PAGO...............................................................................................................35 FUNCIN TASA................................................................................................................36 FUNCIN TIR....................................................................................................................36 FUNCIN VA....................................................................................................................37 FUNCIN VF.....................................................................................................................38 FUNCIN VNA................................................................................................................40 OBSERVACIONES...........................................................................................................40 ORDENAR Y FILTRAR DATOS...................................................................................41 ORDENACIN DE UNA LISTA....................................................................................41 OPCIONES PARA ORDENAR.......................................................................................42 OPCIONES DE ORDENACIONES AVANZADAS....................................................42 FILTRADO DE UNA LISTA...........................................................................................44 FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO.............................................................44 CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO............................44 FILTRADO AVANZADO................................................................................................45 EJEMPLOS CON FILTRO AVANZADO.....................................................................46 COPIAR A OTRO LUGAR..............................................................................................46

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL ANLISIS Y GRAFICOS.................................................................................................48 TRABAJAR CON GRFICOS. .................................................................................................48 CREAR UN GRFICO............................................................................................................48 Crear un grfico predeterminado en un solo paso.....................................................48 Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico.....................................49 Cambiar rtulos de los ejes de categoras..................................................................49 Modificar los ttulos de ejes y grficos.......................................................................49 Seleccionar un tipo de grfico diferente.....................................................................50 Mtodo para seleccionar los elementos de un grfico...............................................50 Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico utilizando el mouse.....50 Cambiar los colores, tramas, lneas, rellenos y bordes de los grficos....................50 Variar colores en la misma serie de datos.................................................................51 Agregar una imagen al elemento de un grfico.........................................................51 Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos...........................51 Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un grfico...................51 Cambiar los formatos de nmero en grficos............................................................52 Cambiar la escala del eje de valores..........................................................................52 LNEAS DE TENDENCIA EN GRFICOS..................................................................52 AGREGAR UNA LNEA DE TENDENCIA A UNA SERIE DE DATOS....................................................53 PRESENTAR LA ECUACIN EN EL GRFICO...............................................................................53 ELIMINAR UNA LNEA DE TENDENCIA.....................................................................................53 TABLAS DINMICAS.....................................................................................................54 LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL.............................................54 OPCIONES DE TABLAS DINMICAS........................................................................58 OPCIONES DE FORMATO.......................................................................................................58 OPCIONES DE DATOS...........................................................................................................59 OPCIONES AVANZADAS DE CAMPO DE TABLA DINMICA............................................................61 OPCIONES DE AUTOMOSTRAR:..............................................................................................61 CAMPO DATOS CONFIGURACIN.......................................................................................62 OPCIONES PERSONALIZADAS DE EXCEL.................................................................................62 RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE...........................................................65 TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA........81 CONFIGURAR CAMPOS EN UNA TABLA DINAMICA.........................................84 FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS......................................................................85 TABLA DINMICA CON LA OPCION DE CREAR UN CUBO OLAP (ON-LINE ANALYTICAL PROCESSING) A PARTIR DE UNA CONSULTA..........................86 CONSULTA DESDE ACCESS........................................................................................90 CONSOLIDAR ARCHIVOS.........................................................................................94

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL CONSOLIDAR MAS ARCHIVOS DENTRO DEL MISMO ARCHIVO CONSOLIDADO...........................................................................................................96 VALIDACION DE DATOS..............................................................................................97 CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS.....................................................97 MENSAJE ENTRANTE................................................................................................99 MENSAJE DE ERROR...............................................................................................100 IMPORTAR DATOS.......................................................................................................102 IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO COMPLETO EN UN RANGO ...................................................102 EXPORTAR DATOS..................................................................................................104 GUARDAR UNA HOJA DE TRABAJO COMO PGINA WEB...........................................................106 AUDITAR UNA HOJA DE TRABAJO........................................................................................107 HERRAMIENTAS DE ANLISIS................................................................................111 BUSCAR OBJETIVO..........................................................................................................111 ANLISIS CON MLTIPLES OBJETIVOS..............................................................113 ESCENARIO....................................................................................................................113 MODIFICAR UN ESCENARIO................................................................................................115 HOJAS DE RESUMEN...................................................................................................117 SOLVER..........................................................................................................................120 INSTALANDO EL SOLVER...................................................................................................120 Verifique que la opcin Solver este seleccionada y presione Aceptar:...................121 Usando Solver...........................................................................................................121 En el men herramientas elegir la opcin Solver:...................................................122 MACROS..........................................................................................................................124 SEGURIDAD DE MACROS..........................................................................................124 NIVELES DE SEGURIDAD Y SU SIGNIFICADO...........................................................................124 NIVELES DE SEGURIDAD ALTO...........................................................................................124 NIVEL DE SEGURIDAD MEDIO.............................................................................................125 NIVELES DE SEGURIDAD BAJO............................................................................................125 PRACTICA I....................................................................................................................126 PRACTICA II .................................................................................................................129 CDIGOS MS COMUNES.........................................................................................129 CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS NUEVA............................................130 CREAR UN BOTN EN LA NUEVA BARRA DE HERRAMIENTAS..................130 ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTN PERSONALIZADO................................131 DISEAR FORMULARIOS EN EXCEL....................................................................132

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL OCULTAR UNA HOJA..................................................................................................143 MOSTRAR UNA HOJA OCULTA...............................................................................144 ELIMINAR LA PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO INDIVIDUAL. 144 OCULTAR O MOSTRAR FRMULAS......................................................................144 CUADRO DE CONTROL..............................................................................................145 CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS.........................................148 TRABAJANDO CON FORMULAS..............................................................................153 BIBLIOGRAFA..............................................................................................................156

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL La pantalla inicial Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuacin: 1

Barra de ttulo

barra de frmulas

5
barra de herramientas estndar barra de formato

9 2
Barra de Men

Ayuda

3
barra de etiquetas

Barra de tareas de Windows barras de desplazamiento

Barras 1.La barra de ttulo. Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.

2. La barra de men. Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en opciones desplegables.

3. La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

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4. La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. 5.La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

6.La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

7.Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

8.La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. 9. Ayuda Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de mens.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL CONFIGURACION REGIONAL Antes de trabajar en Excel es necesario definir desde Windows el separador de miles y decimales tanto para la configuracin de nmero y moneda. Para esto haga lo siguiente: Ir al Botn Inicio Dar clic en Panel de Control Dar doble clic en el icono Configuracin regional y de idioma Seleccionar la pestaa Opciones regionales Dar clic en el botn Personalizar.. Despliega:

Dar clic en la pestaa Nmeros, Seleccionar el separador de decimales por ejemplo el punto (.), para los miles la (,). De igual forma en la pestaa Moneda. Una vez configurado dar clic en Aplicar Por ltimo dar clic Aceptar Tipos de datos En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2000 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Fuente. Aparecer el cuadro de dilogo como el de la siguiente pagina. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de este recuadro.

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Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si

elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son

disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro.

Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la

flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y

subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel tiene por defecto. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puede elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual quiere modificar la alineacin. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas...

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 4 Hacer clic sobre la pestaa Alineacin. Aparecer el cuadro de dilogo como el siguiente:

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo como el siguiente:

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn. Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men. Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. Haga clic en el botn del formato que desee. Para seleccionar un formato de nmero, de fecha o de hora diferente, haga clic en Celdas en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Nmero.
Para ver Smbolos de moneda Nmeros como porcentajes Pocos dgitos detrs del separador Ms dgitos detrs del separador Haga clic en Estilo de moneda Estilo porcentual Reducir decimales Aumentar decimales

Cdigos bsicos de formato de nmero # Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato. ? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de dgitos variable.
Para ver 1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 ,631 como 0,6 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los smbolos de divisin alineados Use este cdigo de formato ####,# #.000 0,# #,0# ???,??? # ???/???

Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.
Use este cdigo de formato #,### #, 0.0,,

Para ver 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO] [AGUAMARINA] [FUCSIA] [BLANCO] [AZUL] [VERDE] [ROJO] [AMARILLO]

FORMATO CONDICIONAL 1. Seleccione las celdas que desee resaltar. Por ejemplo: Dar el color de fuente rojo para las notas menores a 7

2. Ir al men Formato, haga clic en Formato condicional. 3. Despliega:

4. En condicin 1 seleccione Valor de la celda 5. Dar clic en 6. Seleccione menor que (notas menores a 7) 7. Despliega

8. Despliega:

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9. Introduzca la condicin (valor de 7) 10. Clic en el botn Formato 11. Despliega:

12. Haga clic en la pestaa Fuente 13. En Color seleccione el color (rojo) 14. Clic en el botn Aceptar de la pantalla Formato de celdas 15. Clic en Aceptar de la pantalla Formato condicional Puede agregar hasta tres condiciones, ya sea de valor de celda o frmulas De la misma forma que dio color a la fuente puede dar color a las tramas que desea que cambien de color asociadas a una condicin. Eliminar el formato condicional 1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional 2. Ir al men Formato, haga clic en Formato condicional. 3. Despliega:

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4. Dar clic en el botn Eliminar 5. Despliega:

6. Seleccionar las condiciones a eliminar 7. Clic en Aceptar 8. Clic en Aceptar de la pantalla Formato condicional Funciones Una funcin es: una frmula predefinida por Excel 2000 que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador " : " nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3 +C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Insertar funcin Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel 2000 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: 1 Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 2 Seleccionar el men Insertar. 3 Elegir la opcin Funcin... O bien, hacer clic sobre el botn herramientas. Aparecer el cuadro de dilogo siguiente: de la barra de

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4 En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu categora pertenece nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 5 En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. El botn proporcionar ms informacin. 6 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de la derecha. En nuestro caso se eligi la funcin SUMA. 7 En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de dilogo. 8 En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. nos

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 9 Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer una caja de dialogo como la siguiente:

En la barra de herramientas existe el botn Autosuma de forma ms rpida. que nos permite realizar la funcin SUMA

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES. Sintaxis SUBTOTALES(Nm_funcin; ref1,ref2,...) Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe ser utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Funcin PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP

Ref1, Ref2 es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales. Observaciones Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando slo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada. Ejemplo SUBTOTALES (9;C3:C5) generar un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la funcin SUMA.

Quitar Subtotales Para quitar los Subtotales Ir al men Datos Opcin Subtotales Clic en el Botn Quitar todos Funciones Estadsticas Funcin PROMEDIO Halla la media aritmtica de una serie de valores. Sintaxis PROMEDIO (Rango) Funcin CONTAR Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros. Sintaxis CONTAR(Rango) Funcin CONTARA Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de dato (texto, nmeros, fechas, etc.). Sintaxis CONTARA(Rango) Si quiere ver una lista completa con todas las funciones, ponga en marcha el Asistente para funciones, elija el comando Funcin del men Insertar. En el recuadro Categoras (en el cuadro de dilogo que aparece) haga clic en Todas y ver una lista alfabtica completa con todas las funciones disponibles. La forma ms rpida de poner en marcha el Asistente para funciones, es haciendo clic en el botn que se encuentra contiguo al botn de la Barra de herramientas Standard, . O, alternativamente, en el botn del Asistente de funciones a la izquierda de la barra de frmulas .

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Funcin CONTAR.SI Cuenta las celdas no vacas de un rango Sintaxis CONTAR.SI(Rango) Funcin MAX Devuelve el valor mximo de una lista de valores Sintaxis MAX(Rango) Funcin MIN Devuelve el valor mnimo de una lista de valores Sintaxis MIN(Rango) Funcin MODA Devuelve el valor que ms se repite en un rango Sintaxis MODA(Rango) Funcin MEDIANA La mediana es el nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. Sintaxis MEDIANA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya mediana desea obtener. Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Microsoft Excel examina todos los nmeros en cada argumento matricial o de referencia. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas cuyo valor sea 0. Observaciones Si la cantidad de nmeros en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio de los nmeros centrales. Vea este segundo ejemplo. Ejemplos MEDIANA(1; 2; 3; 4; 5) es igual a 3

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MEDIANA(1; 2; 3; 4; 5; 6) es igual a 3,5, el promedio de 3 y 4 Funciones de Bsqueda y Referencia BUSCAR Devuelve un valor de un rango de una fila o de una columna o de una matriz. La funcin BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y matricial. Sintaxis 1 Forma vectorial BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparacin;vector_resultado) Valor_buscado: es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado: puede ser un nmero, texto, un valor lgico, o un nombre o referencia que se refiera a un valor. Vector_de_comparacin: es un rango que slo contiene una columna o una fila. Los valores en el vector_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Vector_resultado: es un rango que slo contiene una columna o una fila. Debe ser del mismo tamao que el vector_de_comparacin. Si valor_buscado es menor que el valor ms bajo de vector_de_comparacin, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.
A B C 21 FRECUENCIA COLOR 20 4.14234 ROJO 21 5.14234 NARANJA 22 6.14234 AZUL 23 7.14234 VERDE 24 8.14234 AMARILLO

BUSCAR(7.14234,B20:B24,C20:C24) Resultado: VERDE #N/A cuando el valor es ms bajo del vector de comparacin Sintaxis 2 Forma matricial BUSCAR(valor_buscado;matriz) Valor_buscado: es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado: puede ser un nmero, texto, un valor lgico, o un nombre o referencia que se refiere a un valor. Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o igual al valor_buscado. Si el valor_buscado es menor que el valor ms bajo de la primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de la matriz), BUSCAR devolver el valor de error #N/A. BUSCAR devolver el valor de error #N/A.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Matriz: es un rango de celdas que contiene el texto, los nmeros o los valores lgicos que se desean comparar con valor_buscado. La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz. Si la matriz cubre un rea que es ms ancha que alta (ms columnas que filas), BUSCAR buscar valor_buscado en la primera fila. Si la matriz es cuadrada o ms alta que ancha (ms filas que columnas), BUSCAR buscar en la primera columna. Ejemplo Buscar el valor de C en:
1 2 3 4 A a b c d B 1 2 3 4

BUSCAR("c",A1:B4) El valor es: 3 BUSCARV Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
Densidad 0.457 0.525 0.616 0.675 0.746 Viscosidad 3.55 3.25 2.93 2.75 2.57 Temperatura 500 400 300 250 200

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0.835 0.946 1.09 1.29 2.38 2.17 1.95 1.71 150 100 50 0

BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946 BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17 BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100 BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200 BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor que el menor valor de la columna A BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71 BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Sintaxis BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Ordenado es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.
Ejes 4 5 6 Cojinetes 4 7 8 Engranajes 9 10 11

BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 4 BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7 BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;4;VERDADERO) es igual a 8 BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11 Funciones Lgicas Funcion Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR! Ejemplos Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces: Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO Funcin SI Devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso. Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Pruba_logica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si prueba_logica es VERDADERO Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_logica es FALSO Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas Ejemplo: En el ejemplo se determina que se pagaran comisiones para un determinado monto de ventas realizadas, y en algunos casos ninguna segn la siguiente tabla Ventas inferiores a $ 20.000 no se paga comisin Ventas superiores a $20.000 pero inferiores a $ 30.000 un 1,8% de comisin Ventas superiores a $30.000 un 4% de comisin A B 1 Ventas Comisin 2 $ 21.000,00 $ 378,00 3 $ 15.500,00 4 $ 34.000,00 $ 1.360,00 La formula a introducir en la celda B2 para ser trasladada al resto es la siguiente Celda B2= SI(A2<20000; ;SI(A2<30000;A2*1,8%;SI(A2>30000;A2*4%))) Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Funciones Anidadas Funciones anidadas dentro de funciones En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la frmula utiliza una funcin PROMEDIO anidada y compara el resultado con el valor 50.

Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR! Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA de la Figura son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc. Anidar funciones Se puede utilizar la Paleta de frmulas para anidar funciones como argumentos. Ejemplo:
=SI(Y(F5= "CONTADO";D21="MAYORISTA");F20*20%;SI(Y(F5="CONTADO";D21="MINORISTA");F 20*10%;SI(Y(F5="CREDITO";D21="MAYORISTA");F20*15%;SI(Y(F5="CREDITO";D21=" MINORISTA");0;"ERROR"))))

Funciones de Fecha y Hora

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Funcin AHORA() Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Funcin FECHA.MES Devuelve el nmero de serie que representa la fecha que indica el nmero de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada. Sintaxis FECHA.MES(fecha_inicial;meses) Fecha_inicial es el numero de serie que representa la fecha inicial Meses es el numero de meses antes o despus del argumento fecha_inicial. Si meses es un valor positivo, corresponde a fecha futura, si el valor es negativo corresponde a fecha pasada Observaciones: Si el argumento fecha_inicial no es una fecha valida, FECHA.MES devuelve el valor de error #NUM! Ejemplo: A B 1 Fecha inicial Vencimiento 2 10/11/01 10/12/01 Celda B2= FECHA.MES(A2;1) El formato que se adopto en las celdas corresponden a Formato-Celda-fecha Adoptando el formato Formato-Celda-General, se obtiene el valor de serie correspondiente a cada fecha, como se puede apreciar a continuacin A B 1 Fecha inicial Vencimiento 2 37205 37235 Funciones de Informacin Funcin ESERR Devuelve como VERDADERO si VALOR es cualquier valor de error excepto #N/A (valor no disponible) Sintaxis ESERR(Valor) Ejemplo Caso comn, un numero cualquiera dividido por cero, donde Excel devuelve error #DIV/0! A B C 1 4 0 #DIV/0! Celda C1= A1/B1 En este caso una de las soluciones posibles es: A B C 1 4 0

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL En la celda C1 se aplica una funcin combinada en este caso la funcin que s esta tratando con la funcin Lgica SI Celda C1=SI(ESERR(A1/B1); ;(A1/B1) Se especifica con las funciones aplicadas que en caso de producirse el error mencionado reconozca como verdadero Celda vaca caso contrario el resultado que de la operacin Funcin ESERROR Devuelve como VERDADERO si Valor es cualquier valor de error ( #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO) Ejemplo A B C H I 1 Color Cantidad Costo total Costo unitario 2 Rojo 7 $84 Rojo $ 12 3 Verde 12 #N/A Sencillo ejercicio, que consiste en obtener el costo total, multiplicando la cantidad columna B por el precio unitario columna I Para resolverlo se aplica la funcin de bsqueda y referencia (Buscar en tabla) BUSCARV. Celda C2= B2*(BUSCARV(A2;$H$2:$I$3;2;FALSO), obteniendo en la Celda C2 el costo total $ 84, al trasladar la formula a la celda C3 como consecuencia de no encontrar los datos de Verde por carecerse en ese momento de los mismos, se produce el error #N/A (valor no disponible) Para solucionar el problema se recurre nuevamente a la combinacin de funciones, empleando en este caso tres funciones, Lgica SI, BUSCAV, y ESERROR A Color Rojo Verde B Cantidad C Costo total 7 84 12

1 2 3

CeldaC2=SI(ESERROR(B2*(BUSCARV(A2;$H$2:$I$3;2;FALSO))); ;

(B2*(BUSCARV(A2;$H$2:$I$3;2;FALSO))))
La presente formula combinada devuelve como verdadero el error #N/A y coloca celda vaca, en este caso la celda C3. Funciones de Base de datos BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de una base de datos que coinciden con los criterios. Sintaxis BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin relacionada son los registros y las columnas de datos forman el rango de celdas que compone la base de datos. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Nombre_de_campo puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de datos. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna. BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un nmero en una columna de una lista o base de datos y que concuerdan con los criterios especificados. El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. Sintaxis BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin relacionada son los registros y las columnas de datos forman el rango de celdas que compone la base de datos. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Nombre_de_campo puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de datos. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna.
Ejemplo Encontrar el nmero de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros Arbol Manzano Arbol Manzano Peral Cerezo Manzano Peral Manzano Alto >10 Alto Edad Rendimiento Ganancia Alto <16 Rendimiento Ganancia 20 14 105 12 10 96 14 9 105 15 10 75 8 8 76 9 6 45

Edad 18 12 13 14 8 9

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BDCONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de los registros de la base de datos que cumplen con los criterios especificados. Sintaxis BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin relacionada son los registros y las columnas de datos forman el rango de celdas que compone la base de datos. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Nombre_de_campo puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente. Si omite el campo, BDCONTARA devuelve la suma de todos los registros que cumplan el criterio. Si incluye el campo, BDCONTARA devuelve slo los registros que contengan un valor en el campo y cumplan el criterio. Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de datos. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna. BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de una base de datos que coinciden con los criterios
Sintaxis BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la base de datos Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de datos. Ejemplo

Encontrar la ganancia mxima de manzanos y perales

Arbol Alto Manzano Peral Edad Rendimiento Ganancia Alto Ganancia Maxima 105

Arbol Alto Edad Rendimiento Ganancia Manzano 18 20 14 105 Peral 12 12 10 96 Cerezo 13 14 9 105 Manzano 14 15 10 75 Peral 8 8 8 76 Manzano 9 9 6 45

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL BDMIN

Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de una base de datos que coinciden con los criterios Sintaxis BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Ejemplo

Encontrar la ganancia mnima de manzanos con un alto superior a 10 metros

Arbol Alto Manzano >10 Edad Rendimiento Ganancia Alto Ganancia Mnima 75 Rendimiento Ganancia 20 14 105 12 10 96 14 9 105 15 10 75 8 8 76 9 6 45

Arbol Alto Edad Manzano 18 Peral 12 Cerezo 13 Manzano 14 Peral 8 Manzano 9

BDSUMA Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas. Sintaxis BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Ejemplo Encontrar la ganancia total de manzanos
Arbol Manzano Arbol Manzano Peral Cerezo Manzano Peral Manzano Alto Alto Edad Edad 18 12 13 14 8 9 Rendimiento Rendimiento 20 12 14 15 8 9 Ganancia Ganancia 14 10 9 10 8 6 Alto Ganancia 225 105 96 105 75 76 45

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de una base de datos que coinciden con los criterios. Sintaxis BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Ejemplo Encontrar el rendimiento promedio de manzanos con un alto de ms de 10 metros

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Arbol Alto Edad Manzano >10 Arbol Alto Edad Manzano 18 Peral 12 Cerezo 13 Manzano 14 Peral 8 Manzano 9

Rendimiento Ganancia

Promedio 12

Rendimiento Ganancia 20 14 105 12 10 96 14 9 105 15 10 75 8 8 76 9 6 45

BDEXTRAER Extrae un nico valor de la columna de una lista o base de datos que concuerde con las condiciones especificadas. Sintaxis BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin relacionada son los registros y las columnas de datos forman el rango de celdas que compone la base de datos. Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Nombre_de_campo puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un nmero que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente. Criterios es el rango de celdas que contiene los criterios de la base de datos. Puede utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una condicin de columna. Observaciones Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!. Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!.
Ejemplo

Extraer el Cdigo que tenga un rendimiento mayor a 10 con una edad mayor a 15 aos
Arbol Manzano Alto Edad >15 Rendimiento Ganancia Alto >10 Codigo 10001

Arbol Manzano Peral Cerezo Manzano Peral Manzano

Alto Edad Rendimiento Ganancia Codigo 18 20 14 105 10001 12 12 10 96 10002 13 14 9 105 10003 14 15 10 75 10004 8 8 8 76 10005 9 9 6 45 10006

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FUNCIONES FINANCIERAS Funcin PAGO Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y una tasa de inters constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Tasa : es la tasa de inters del prstamo Nper :es le numero total de pagos del prstamo Va: es el valor actual Vf : es el valor futuro. Si el argumento vf se omite, se asume que es 0 (o el valor futuro de un prstamo es cero) Tipo : es un numero 0 o 1 e indica el vencimiento de pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo Observaciones : El pago devuelto incluye el capital y el inters Ejemplo B 1 Prstamo $ 13.000,00 2 Tasa anual 10,50% 3 Cantidad de cuotas (meses) 15 4 Vf 0 5 Tipo 0 6 Cuota -$ 928,57 Celda B6=PAGO(B2/12;B3;B1;B4;B5) En el caso de producirse el pago al inicio del periodo A B 1 Prstamo $ 13.000,00 2 Tasa anual 10,50% 3 Cantidad de cuotas (meses) 15 4 Vf 0 5 Tipo 1 6 Cuota -$ 920,51 Funcin PAGO para producir un ahorro en un tiempo determinado La funcin PAGO, tambin puede determinar los pagos anuales que deberan efectuarse para producir un ahorro de $ 20.000 en 10 aos a una tasa anual del 6,5% de inters en una cuenta de ahorro A 1 Ahorro Monto 2 Tasa anual 3 Aos B $ 20.000,00 6,50% 10 A

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 6 Pagos Mensuales -$ 227,10 Celda B6=PAGO(B2/12;B3*12;B1) Si se depositan $ 227,10, cada mes en una caja de ahorro, que paga el 6,5% de inters, al final de 10 aos se abra ahorrado $ 20.000 Funcin TASA Calcula la tasa de inters por periodo de una anualidad Sintaxis TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Nper es l numero total de periodos de pago en una anualidad Pago es el pago que se efecta en cada periodo y que no puede cambiar durante la vida de anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el inters, pero no incluye ningn otro arancel o impuesto. Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar l ultimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es cero( por ejemplo el valor futuro de un prstamo es cero) Tipo: es el valor debe ser 0 o 1 e indica el vencimiento de los pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo Estimar es la estimacin de la tasa de inters, si el argumento estimar se omite se supone que es 10%. Ejemplo: A B 1 Cantidad de cuotas 15 2 Cuota -928,57 3 Prstamo $ 13.000,00 4 Vf 0 5 Tipo 0 6 Estimar 7 Tasa Mensual 0,88% 8 Tasa Anual (B7*12) 10,50% En la celda B7 la Funcin Tasa calcula la tasa de inters mensual, que en la celda B8 al multiplicarla por 12 periodicidad anual devuelve la tasa anual. Celda B7=TASA(B1;B2;B3;B4;B5;B6) Se trabajo sobre el mismo ejemplo anterior para verificar que los valores obtenidos son los mismos Funcin TIR Calcula la tasa interna de retorno de una inversin, o las ganancias por reinversin representadas por los nmeros del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por que ser constantes, como es el caso de una anualidad. Pero si los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o aos. La

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL tasa interna de retorno equivale a la tasa producida por un proyecto de inversin con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en periodos regulares. Sintaxis TIR(valores;estimar) Valores: es una matriz o referencia a celda que contengan los nmeros para los cuales se quiere calcular la tasa interna de retorno. El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno negativo para calcular la tasa interna de retorno. TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del argumento valores. Deben introducirse valores de los pagos e ingresos en el orden correcto. Estimar: es un nmero que se estima que se aproxima al resultado TIR. En la mayora de los casos no se necesita proporcionar el argumento estimar, se supone que es 0,1 (10%)
A 1 2 3 4 5 Inversin Inicial -$ 90.000,00 -$ 75.000,00 -$ 81.000,00 B Ingresos 1 Ao $ 17.300,00 $ 14.365,00 $ 16.700,00 2 Ao $ 23.650,00 $ 16.100,00 $ 18.450,00 3 Ao $ 25.600,00 $ 20.200,00 $ 21.500,00 4 Ao $ 26.589,00 $ 22.560,00 $ 23.200,00 5 Ao $ 27.800,00 $ 23.525,00 $ 25.450,00 TIR 9,97% 8,34% 8,75% TIR 4 Ao 1,30% -0,88% -0,54% C D E F G H

Como se puede apreciar el primer proyecto de inversin es l ms ventajosa, en las celdas G3, G4 y G5 se calcula la tasa interna de retorno de la inversin, equivalente a la tasa de inters producida, al quinto ao. Como referencia se efecta el mismo calculo pero al cuarto ao. Celda G3=TIR(A3:F3), Celda H3= TIR(A3:E3) Celda G4=TIR(A4:F4), Celda H4= TIR(A4:E4) Celda G5=TIR(A5:F5), Celda H5= TIR(A5:E5) Funcin VA Calcula el valor actual de una inversin. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectan en el futuro. Sintaxis VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Tasa: es la tasa de inters por periodo. Nper:es l numero total de periodos en una anualidad. Pago: es el pago que se efecta en cada periodo y que no cambia durante la vida de la anualidad. Vf: es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar l ultimo pago. Si el argumento vf se omite, se considera que el valor es cero. ( un prstamo por ejemplo) Tipo: es l numero 0 (vencimiento de los pagos al final del periodo), o 1 (vencimiento al inicio del periodo) Ejemplo

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Se estudia la compra de una pliza de seguros que pague $ 650 al final de cada mes durante los prximos 15 aos. El costo es de $ 50.000, y el dinero pagado devenga un inters anual del 11,50%. Para determinar si la compra de la pliza es una buena inversin, se emplea la funcin VA, para calcular el valor actual de la anualidad.
A 1 2 3 4 5 6 Tasa Aos pago vf tipo VA 0 -$ 55.641,64 B 11,50% 15 $ 650

Celda B6= VA(B1/12;B2*12;B3;B4;B5) El resultado en la celda B6 es negativo, ya que muestra el dinero que pagara (flujo de caja negativo). El valor actual de la anualidad, ($55.641,64) es mayor que lo que se pagara ($50.000) Funcin VF Calcula el valor futuro de una inversin conformada por pagos peridicos constantes y con una tasa de inters constante. Sintaxis VF(tasa;nper;pago;va;tipo) Tasa es la tasa de inters por perodo Nper: es l numero total de pagos de una anualidad Pago: es el pago que se efecta cada periodo y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad. Va: es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros. Si el argumento se omite, se considera 0 (cero) Tipo: es el nmero 0 o 1 por el cual se indica cuando vencen los pagos. Si el argumento tipo se omite , se considera cero
Tipo 0 1 Los pagos vencen al final del periodo al inicio del periodo

Observaciones Si se realizan pagos mensuales de un prstamo a 3 aos con inters anual del 14%, usar 14%/12 para tasa y 3*12 para nper. Si se realizan pagos anuales del prstamo usar 14% para tasa y 3 para nper. Para los argumentos, el efectivo que se paga, por ejemplo en depsitos, estn representados por nmeros negativos, el efectivo que se recibe, estn representados por nmeros positivos. Pagos con vencimiento: Pagos con vencimiento: Al inicio del periodo Al final del periodo
A 1 2 Tasa Nper B 7,50% 10 1 2 A tasa Nper B 7,50% 10

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3 4 5 6 Pago Va Tipo VF -130 -1500 1 $ 2.941,97 3 4 5 6 Pago Va Tipo VF -130 -1500 0 $ 2.933,61

El presente ejemplo consiste en un proyecto de ahorro, para aplicar dentro de 10 meses a partir de la fecha. Se deposita $ 1.500 en una cuenta de ahorro que devenga un inters anual del 7,50%, que se capitaliza mensualmente (inters mensual). Se planea depositar $ 130 el primer da de cada mes durante los prximos 10 meses. El ejercicio planteado, calcula cuanto se acumula de capital en la cuenta al final de los 10 meses. Se resolvi de las dos maneras, segn los depsitos se abonen al inicio del periodo ( tipo 1), o al final del periodo (tipo 0) Celda B6= VF((B1/12);B2;B3;B4;B5) A efectos de poder observar como se van acumulando los depsitos mensualmente se realiza el desarrollo del ejercicio por periodos y segn se plantee como tipo 1, tipo 0
A 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Periodo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Va Tipo VF Importe mensual -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -1500 1 $ 2.941,97 Importe acumulado $ 1.640,19 $ 1.781,25 $ 1.923,20 $ 2.066,03 $ 2.209,75 $ 2.354,38 $ 2.499,90 $ 2.646,34 $ 2.793,69 $ 2.941,97 B C D Tasa 7,50% 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Periodo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Va Tipo VF Importe mensual -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -130 -1500 0 $ 2.933,61 Importe acumulado $ 1.639,38 $ 1.779,62 $ 1.920,74 $ 2.062,75 $ 2.205,64 $ 2.349,43 $ 2.494,11 $ 2.639,70 $ 2.786,20 $ 2.933,61 A B C D Tasa 7,50%

Diferencia VF

0,28%

La funcin aplicada en la celda B22 calcula el total del capital acumulado en los 10 meses Celda B22=VF((D9/12);A19;B10;B20;B21) En el caso de la columna C donde se calcula el acumulado mes por mes, la formula se aplica en la celda C10 y se traslada hasta la celda C19 Celda C10=VF(($D$9/12);A10;B10;$B$20;$B$21)

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Funcin VNA Calcula el valor neto presente de una inversin a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valor negativo) e ingresos (valores positivos) Sintaxis VNA(tasa;valor 1; valor 2;.......) Tasa: es la tasa de descuento durante un periodo Valor 1; valor 2..... son de 1 a 29 argumentos que representan los pagos e ingresos. Valor 1; valor 2.. deben tener la misma duracin y ocurrir al final de cada periodo. VNA usa el valor 1; valor 2; .... para interpretar el orden de los flujos de caja. Deber introducirse los valores de pagos y de los ingresos en el orden adecuado. Los argumentos que consisten en nmeros, celdas vacas, valores lgicos, se cuentan, los argumentos que consisten en valores de error o texto que no se pueden traducir a nmeros se pasan por alto. Observaciones La inversin VNA comienza un periodo antes de la fecha del flujo de caja de valor 1 y termina con l ultimo flujo de caja de la lista. l calculo VNA se basa en flujos de caja futuros. Si el primer flujo de caja ocurre al inicio del primer periodo, el primer valor se deber agregar al resultado VNA, que no se incluye en los argumentos valores. Ejemplo
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tasa 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5 AO 6 AO 7 AO VNA B 7,50% -$ 35.000,00 $ 6.100,00 $ 6.700,00 $ 7.450,00 $ 8.300,00 $ 9.600,00 $ 10.500,00 $ 2.174,71 $ 1.789,94 C D 8,50% -$ 20.000,00 $ 3.500,00 $ 4.200,00 $ 5.500,00 $ 7.100,00 $ 8.600,00

En el primer caso, (columna B) se considera una inversin que comienza al principio del periodo. La inversin se considera de $ 35.000 y se espera recibir ingresos durante los seis primeros aos. La tasa de descuento anual es de 7,50% En la celda B9 se obtiene el valor neto actual de la inversin. Celda B9=VNA(B1;B3:B8)+B2 No se incluye el costo inicial de $ 35.000 como uno de los valores porque el pago ocurre al principio del primer periodo. Segundo caso (columna D) Se considera una inversin de $ 20.000 a pagar al final del primer periodo y se recibir ingresos anuales durante los prximos cinco aos Suponiendo una tasa de descuento anual del 8,50%, en la celda D9 se calcula el valor actual de la inversin. Celda D9= VNA(D1;D2:D7)

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL ORDENAR Y FILTRAR DATOS ORDENACIN DE UNA LISTA Se entiende como reordenamiento al proceso por medio del cul se ordena los registros de acuerdo a una clave numrica o literal; por ejemplo poner en orden alfabtico una lista de nombres. En EXCEL es posible efectuar reordenamiento por orden alfabtico, numrico, en orden ascendente o descendente, utilizando como claves nombres o localizaciones o cualquier otra categora que se especifique. Para ordenar los registros de una lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica: 1. Seleccione el rango que desea ordenar. Puede seleccionar toda la lista o solo parte de ella. Si se ha proporcionado un nombre a la lista, despliegue la lista de nombres pulsando sobre la flecha de la barra de frmulas y seleccionando el nombre de la lista. 1. Seleccione Datos [ordenar] para visualizar el cuadro de dilogo ordenar.

2. Seleccione las opciones de ordenar. 2. Despliega:

3. Seleccione ascendente o descendente segn el orden en que desee ordenar los datos 4. Seleccione aceptar o pulse ENTER para ordenar los registros seleccionados. NOTA: Excel utiliza el siguiente orden de clasificacin para las ordenaciones ascendentes: nmeros, textos y texto que incluyen nmeros, valores lgicos, valores de error y celdas en blanco. Este orden se invierte cuando se trata de una ordenacin descendente, excepto para las celdas en blanco - stas siempre son ltimas en orden.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL OPCIONES PARA ORDENAR Primer criterio. Seleccione de la lista desplegable la columna que desea ordenar y seleccione el tipo de ordenacin ascendente o descendente. Segundo criterio y tercer criterio. Seleccione este cuadro para especificar el orden en el que desea ordenar filas cuando existen elementos duplicados en la columna especificada en el primer criterio. Adems, seleccione el tipo de ordenacin ascendente o descendente. Existen filas de encabezados. Seleccione Si si la lista contiene rtulos de columna. Seleccione No para incluir en la ordenacin de la primera fila de una lista sin rtulos de columna

OPCIONES DE ORDENACIONES AVANZADAS. Seleccione el botn opciones para visualizar el cuadro de dialogo opciones de ordenacin. Estas opciones avanzadas le permiten personalizar el procedimiento de la ordenacin. Orden del primer criterio Despliegue la lista de men y seleccione un tipo de ordenacin normal o personalizada para la columna que especific en el primer criterio del cuadro de dilogo ordenar. Puede aadir a esta lista un tipo de ordenacin personalizada seleccionando Herramientas [opciones], lista personalizadas y creando una nueva lista.

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Coincidir maysculas / minsculas. Ordene los elementos duplicados segn el tipo de la letra: toda las primeras maysculas, las segundas maysculas y, por ltimo, todas las minsculas. Ordenar filas. Ordenar los datos o las filas de una sola columna. Ordenar columnas. Ordena los datos o columnas de una sola fila. Existe otra opcin disponible para base de datos, estos son los Subtotales. Mediante ella se calcula un subtotal para las columnas seleccionadas y se inserta filas de subtotales en la lista actual. EXCEL inserta una fila de subtotales por cada cambio en la columna seleccionada y una fila de total generada al final de la lista. Hay que considerar que la tabla debe estar ordenada antes de usar el comando subtotales y que la lista debe tener rtulos de columna en la primera fila. Tambin existe la operacin Delete sirve para eliminar aquellos registros que cumplan con los criterios especificados. Por obvias razones este comando debe ser utilizado con cuidado.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL FILTRADO DE UNA LISTA Busque y visualice tipos de datos especficos de una lista. Solo aparecern en la hoja los datos filtrados, mientras que los datos restantes de la lista estarn ocultos en la pantalla. Puede filtrar una lista con la orden Datos Filtro Autofiltro Una vez que se ha filtrado los datos, puede editar, ordenar, imprimir y crear un grfico a partir de la informacin filtrada. FILTRAR CON EL FILTRO AUTOMTICO. Para filtrar datos de una lista con el Filtro automtico: 1. Seleccione cualquier celda de lista. 2. Seleccione Datos [Filtro] Autofiltro para activar la prestacin Filtro automtico. Aparecer un conjunto de flechas desplegables cerca de cada rtulo de columna para los campos de datos.

3. Pulse sobre una flecha para desplegar debajo de esas columnas una lista de elementos nicos de los campos. 4. Seleccione un elemento de la lista. Todos los registros que contienen el elemento seleccionado se visualizarn inmediatamente. La informacin sin filtrar permanece oculta. 5. Si desea filtrar los datos segn criterios de bsqueda personalizados, seleccione de la lista desplegable ( Personalizar...) para visualizar el cuadro de dilogo filtros personalizados. Luego seleccione los criterios personalizados 6. Para desactivar el filtro automtico, seleccione de nuevo Datos [Filtro] Autofiltro. La marca que se encuentra junto a la orden filtro automtico indica que se ha activado dicho filtro. CRITERIOS PERSONALIZADOS DE FILTRO AUTOMATICO. Estos criterios le permiten buscar registros que contienen dos elementos de campo, o buscar registros que contienen datos que estn entre dos valores.

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1. Seleccione de las listas desplegables los elementos a buscar, o introdzcalos directamente a los cuadros. 2. Seleccione un operador lgico de la lista desplegable que aparece a la izquierda de los cuadros de elementos a buscar.

3. Seleccione Y para filtrar registros que contengan ambos elementos. 4. Seleccione O para filtrar registros que contengan el primer elemento de bsqueda o el segundo elemento de bsqueda. FILTRADO AVANZADO Con el filtrado avanzado se introducen los criterios de bsqueda directamente dentro de las celdas de la hoja. Esta zona se denomina rango de criterios. El rango de criterios consta de dos o ms filas, con rtulos en la primera fila y criterios de bsqueda introducidos en las celdas que hay por debajo de los rtulos. Los rtulos deben coincidir exactamente con los rtulos de columna de la lista. Con la que el rango de criterios justo por encima o por debajo de la lista, de forma que la lista de registros permanezca a la vista. 1. Introduzca los rtulos de criterios dentro de la primera fila del rango de criterios. 2. Introduzca los criterios de bsqueda para cada rtulo en la celda que est justo debajo del rtulo. Puede utilizar los operadores lgicos y los comodines (?, *, ~). 3. Coloque la celda activa en cualquier parte de la lista y seleccione Datos [filtros] Filtro avanzado. Aparecer el cuadro de dilogo filtro avanzado. Toda la lista queda seleccionada automticamente para su bsqueda. 4. Para estrechar el rango a buscar, seleccione rango de la lista e introduzca el nuevo rango, o arrastre el ratn sobre el rango. 5. Seleccione rango de criterios e introduzca las referencias de celdas para el rango de criterios, o arrastre el ratn sobre el rango. 6. Si desea copiar los resultados del filtrado en otra posicin de la misma hoja o en otra hoja seleccione copiar en otro lugar e introduzca la nueva posicin en el cuadro copiar en.

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7. Seleccione el cuadro Solo registros nicos para excluir cualquier fila que contenga los datos duplicados. 8. Seleccione aceptar o pulse INTRO. Los datos filtrados aparecen en un sitio en la posicin seleccionada. 9. Para establecer la lista en la forma que estaba antes de la operacin de filtrado, seleccione Datos [filtros] Mostrar todo. EJEMPLOS CON FILTRO AVANZADO Partamos del siguiente ejemplo:

Ir al men Datos Filtro Filtro Avanzado Despliega:

Si desea desplegar los datos filtrados a otro lugar seleccionar Copiar a otro lugar En Rango de la lista: marcar el rango de $A$1: $A$11 El rango de criterios considera condiciones con OR y AND. As las condiciones colocadas en columnas corresponden a un OR es decir si son dos condiciones puede cumplir la una, la otra o las dos condiciones.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Las condiciones colocadas en filas corresponden a un AND, es decir deben si son dos condiciones debe cumplir las dos. Para el ejemplo tomamos las condiciones en columnas que corresponden a un OR En Rango de criterios: marcar el rango que contiene la condicin $B$1: $B$2. La celda que contiene las condiciones debe estar con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo 1 rango de lista rango de criterios Campo 1 Campo 1 1 <8 2 3 4 5 6 7 8 9 10 En copiar a: $E$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado. Dar clic en Aceptar Obtendr el siguiente resultado: Campo 1 1 2 3 4 5 6 7 Ejemplo tomando condiciones en filas que corresponden a un AND En Rango de criterios: marcar el rango que contiene las condiciones $B$1: $C$2. La celda que contiene las condiciones debe estar etiquetadas con el mismo nombre del rango de lista: por ejemplo Campo 1 rango de lista rango de criterios Campo 1 Campo Campo 1 1 1 <8 >3 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL En copiar a: $D$1 indicar la celda en la que desea que de despliegue el resultado. Dar clic en Aceptar Obtendr el siguiente resultado: Campo 1 4 5 6 7 ANLISIS Y GRAFICOS Trabajar Con Grficos. Crear un grfico Puede crear un grfico incrustado o una hoja de grfico. 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen. 2. Haga clic en Asistente para grficos. Aparece una caja de dialogo como las siguientes:

3. Siga sus instrucciones, con el gusto de tu preferencia. Crear un grfico predeterminado en un solo paso El tipo de grfico predeterminado en Microsoft Excel es el grfico de columnas. Para crear una hoja de grfico que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y presione F11. En resultado es proporcionado

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL en una nueva hoja, que se inserta automticamente antes de la primera hoja su nombre por defecto es Grafico1. Para crear un grfico incrustado que emplee el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y haga clic en Grfico predeterminado. Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un grfico 1. Haga clic en el grfico que desea cambiar. 2. En el men Grfico, haga clic en Datos de origen y elija la ficha Rango de datos. 3. Asegrese de que se ha seleccionado la referencia completa en la casilla Rango de datos. 4. Seleccione en la hoja de clculo las celdas que contienen los datos que desea agregar al grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen. Cambiar rtulos de los ejes de categoras Para cambiar los rtulos del eje de categoras en la hoja de clculo, haga clic en la celda que contiene el nombre de rtulo que desea cambiar, escriba el nuevo nombre y presione ENTER. Para cambiar los rtulos del eje de categoras en el grfico, haga clic en el grfico y despus en la opcin Datos de origen del men Grfico. En la casilla Rtulos del eje de categoras de la ficha Serie, especifique el rango de hoja de clculo que desea usar como rtulos. Tambin puede escribir los rtulos que desea usar, separados por comas; por ejemplo: Divisin A, Divisin B, Divisin C. Si escribe el texto del rtulo en la casilla Rtulos del eje de categoras, el texto del eje ya no estar vinculado a una celda de la hoja de clculo. Modificar los ttulos de ejes y grficos 1. Haga clic en el ttulo que desea cambiar. 2. Escriba el nuevo texto. 3. Presione ENTER. Restablecer los vnculos entre rtulos de datos y celdas

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Si ha cambiado el texto del rtulo de datos en un grfico, el rtulo ya no estar vinculado a una celda de hoja de clculo. 1. Haga clic en un marcador de datos de la serie de datos asociada con los rtulos cuyos vnculos desea restablecer. 2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Rtulos de datos. 3. Seleccione la casilla de verificacin Texto automtico. Nota Para restablecer los vnculos entre los rtulos de datos y las celdas de hoja de clculo de todas las series de datos del grfico, haga clic en ste y elija Opciones de grfico en el men Grfico. En la ficha Rtulos de datos, seleccione la casilla de verificacin Texto automtico. Seleccionar un tipo de grfico diferente 1. Haga clic en el grfico que desee cambiar. 2. Para cambiar el tipo de grfico de una serie de datos, haga clic en la serie. Para cambiar el tipo de todo el grfico, no haga clic en ninguna parte del grfico. 3. En el men Grfico, haga clic en Tipo de grfico. 4. En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, haga clic en un tipo de grfico. Mtodo para seleccionar los elementos de un grfico Elija el grfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del grfico en la barra de herramientas Grfico y, a continuacin haga clic en el elemento que desee. Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilice las teclas de direccin. Para cancelar un borde mvil, presione ESCAPE.

Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico utilizando el mouse 1. Haga clic en el elemento del grfico. 2. Para mover un elemento de un grfico, elija el elemento y arrstrelo a otra ubicacin.

Cambiar los colores, tramas, lneas, rellenos y bordes de los grficos 1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 2. Si es necesario, haga clic en la ficha Tramas y, a continuacin, seleccione las opciones que desee. Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuacin, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura, Trama e Imagen.

Variar colores en la misma serie de datos 1. Haga clic en la serie de datos que desee cambiar de color. 2. En el men Formato, haga clic en Serie de datos seleccionada y elija la ficha Opciones. 3. Active la casilla de verificacin Variar colores entre puntos o Variar colores de los sectores.

Agregar una imagen al elemento de un grfico 1. Haga clic en el elemento del grfico al que desea agregar una imagen. 2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno, elija relleno y, a continuacin, haga clic en la ficha Imagen. 3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen. 4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga la imagen y, a continuacin, haga doble clic en la imagen que desee. 5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee. Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos 1. Haga clic en la serie de datos que desea cambiar. 2. En el men Edicin, elija Borrar y, a continuacin, haga clic en Formatos. Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un grfico 1. Haga doble clic en el elemento del grfico que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en la ficha Tramas. Efecto de

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 2. Para eliminar la imagen o el efecto de relleno y devolver al objeto el formato predeterminado, elija Automtica en rea. Para eliminar todo el formato, incluida la imagen o el efecto de relleno, elija Ninguna en rea. Cambiar los formatos de nmero en grficos 1. Para dar formato a los rtulos en un eje, haga doble clic en el eje correspondiente. Para dar formato a los rtulos de datos o a un rtulo de una lnea de tendencia, haga doble clic en el elemento 2. En la ficha Nmero, seleccione las opciones que desee. Cambiar la escala del eje de valores 1. Haga clic en el eje de valores que desee cambiar. 2. En el men Formato, haga clic en Eje seleccionado y elija la ficha Escala. Seleccione las opciones que desee aplicar. Lneas de tendencia en grficos Las lneas de tendencia se usan para mostrar grficamente las tendencias de los datos y analizar los problemas de prediccin. Este anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el uso del anlisis de regresin, puede representarse una lnea de tendencia en un grfico ms all de los datos actuales para predecir los valores futuros. Por ejemplo, en el siguiente grfico se utiliza una lnea de tendencia simple que muestra la previsin para cuatro trimestres indicando una clara tendencia de aumento en los ingresos. INGRESOS EN MILLONES
4500000 4000000 3500000

Lnea de tendencia polinmica

VALORES

3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 INGRESOS Polinmica (INGRESOS)

Media mvil Tambin se puede crear una media mvil, que suaviza las fluctuaciones en los datos y muestra la trama o tendencia con ms claridad. Tipos de grfico que admiten lneas de tendencias Pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos de reas 2D no apiladas, de barras, de columnas, de lneas, de cotizaciones, de tipo XY (Dispersin) y de burbujas. No pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos 3D, de cotizaciones,
tre 1 im es tre 2 Tr im es tre 3 Tr im es tre 4 Tr im es Tr

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL radiales, circulares, de superficie o de anillos. Si se cambia un grfico o una serie de datos de modo que ya no permita la lnea de tendencia asociada (por ejemplo, si se cambia el tipo de grfico por un grfico de reas 3D o si se cambia la vista de un informe de grfico dinmico o de un informe de tabla dinmica asociado), se perdern las lneas de tendencia. Agregar una lnea de tendencia a una serie de datos 1. Haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la lnea de tendencia o la media mvil. 2. En el men Grfico, haga clic en la opcin Agregar lnea de tendencia. 3. En la ficha Tipo, haga clic en el tipo de lnea de tendencia de regresin o en la media mvil que desee. Otro Ejemplo usando lnea de tendencia
N TA P O E IO O S R MD
y = -0 .2232x

10 9 Promedio 8 6 4 2 0 0 2 4 A lum s no 6 6.5 5.5 7.5

2 +1 .8768x + 3.65 R2 = 0.4581

6.5

Presentar la ecuacin en el grfico 1. Seleccionar la lnea de tendencia 2. Clic derecho 3. Opcin Formato de lnea de tendencia 4. Despliega

5. Clic en la pestaa Opciones 6. Activar Presentar ecuacin en el grfico 7. Clic en Aceptar Eliminar una lnea de tendencia 1. Seleccionar la lnea de tendencia a eliminar

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 2. Presionar la tecla Suprimir Tablas Dinmicas Una Tabla Dinmica, es un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una informacin El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL

Tabla Dinmica ejecutada sobre Datos almacenados en otro libro de Excel Ejemplo a emplear como lista
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Fecha B C 0:00:04 10:42:49 20:31:44 19:10:44 23:25:47 23:43:20 23:46:29 10:11:37 22:21:51 22:28:17 23:21:59 9:14:50 D Correo Urbanas Internet Correo Correo Correo Internet Urbanas Correo Correo Urbanas E Numero 4693881 F G 0:00:50 10:49:25 22:00:34 19:14:30 23:27:13 23:45:30 0:46:31 10:16:45 22:26:51 22:30:14 23:23:53 9:14:59 H $ 0,05 $ 0,19 $ 0,56 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 2,31 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 Da semana Hora inicial Destino Duracin Hora final Importe 0:06:36

15/09/01 sbado 15/09/01 sbado 15/09/01 sbado 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 16/09/01 domingo 17/09/01 lunes 17/09/01 lunes 17/09/01 lunes

6102223847 0:00:46 6102227638 1:28:50 6102223847 0:03:46 6102223847 0:01:26 6102223847 0:02:10 6102227638 1:00:02 4660671 0:05:08

Inter-Urb 3514268888 0:05:00 6102223847 0:01:57 6102223847 0:01:54 4694898 0:00:09

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14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 17/09/01 lunes 17/09/01 lunes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 18/09/01 martes 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 19/09/01 mircoles 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 20/09/01 jueves 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 21/09/01 viernes 19:08:07 20:55:07 17:59:08 18:15:50 18:17:45 22:56:18 8:58:14 20:08:33 20:28:27 7:53:57 8:19:33 21:43:26 21:53:26 22:44:00 9:03:09 19:59:23 22:20:56 19:12:50 22:49:43 23:35:35 8:36:30 12:27:05 19:40:59 20:06:15 9:21:25 18:43:05 9:08:21 9:13:34 18:39:20 21:05:35 18:31:22 Celular Internet Correo Correo Correo Internet Urbanas Celular Celular Correo Correo Correo Correo Internet Urbanas Celular Internet Correo Correo Urbanas Urbanas Urbanas Celular Correo Correo Urbanas Urbanas Urbanas Urbanas Internet 155070059 0:08:23 19:16:30 21:59:09 18:02:26 18:16:55 18:18:35 0:02:14 8:58:22 20:09:36 20:29:06 7:59:41 8:26:47 21:47:22 21:55:11 0:44:51 9:03:16 20:01:16 22:31:06 19:25:52 23:16:46 23:36:50 8:36:36 12:27:54 19:41:36 20:08:05 9:22:38 18:44:20 9:08:28 9:14:19 18:39:30 21:06:34 18:34:04 $ 0,23 $ 0,47 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,47 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,19 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,80 $ 0,05 $ 0,05 $ 4,69 $ 0,33 $ 0,19 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09

6102227638 1:04:02 6102223847 0:03:18 6102223847 0:01:05 6102223847 0:00:50 6102227638 1:05:56 4694898 155070059 155070059 0:00:08 0:01:03 0:00:39

6102223847 0:05:44 6102223847 0:07:14 6102223847 0:03:56 6102223847 0:01:45 6102227638 2:00:51 4694898 155070059 0:00:07 0:01:53

Inter-Urb 3514268888 0:10:10 6102227638 0:13:02 6102223847 0:27:03 6102223847 0:01:15 4694898 4602096 4539695 155070059 0:00:06 0:00:49 0:00:37 0:01:50

6102223847 0:01:13 6102223847 0:01:15 4694898 4693881 4694898 4660671 0:00:07 0:00:45 0:00:10 0:00:59

6102227638 0:02:42

La planilla como se puede observar se completa con la columna B que corresponde a Da semana. Para resolver que devuelva el da de la semana que corresponde a la fecha de la columna A se aplico la funcin Lgica SI, con su mximo anidamiento, y la funcin de Fecha DIASEM. Por lo tanto en la celda B2 para trasladar hasta el final de la planilla se aplica la formula combinada: B2=SI(A2=;;SI(DIASEM(A2;1)=1;domingo;SI(DIASEM(A2;1)=2;lunes; SI(DIASEM(A2;1)=3;martes;SI(DIASEM(A2;1)=4;Mircoles; SI(DIASEM(A2;1)=5;jueves; SI(DIASEM(A2;1)=6;viernes;sbado))))))) Por ultimo se agrego la columna G Hora final donde se incluyo la formula: G2= C2+F2 Para la ejecucin de la tabla dinmica vamos a emplear el asistente para tablas y grficos dinmicos, para lo cual realice lo siguiente: Ir al men Datos Opcin Informe de tablas y grficos dinmicos. Paso 1

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Dnde estn los datos que desea analizar? Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel Qu tipo de Informe desea crear? Activar: Tabla dinmica Paso 2 En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicacin de la lista o base de datos, en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la informacin y crear la tabla dinmica se encuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo tanto en el paso 2 empleamos el botn Examinar Pulsando el botn Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve C:\Mis documentos\Control tiempos.xls! Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deber realizar la siguiente operacin: Suprimir C:\Mis documentos\, encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango de datos que se deber conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera [Control tiempos.xls]Hoja 1!$A$1:$H$110 Realizada la operacin Pulsar siguiente Paso 3 En este paso existe la opcin de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en otra creada. Para los dos ltimos casos se deber usar el botn de Contraer dialogo y ubicar la celda inicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ). Concluido este paso pulsar Finalizar Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones con los nombres de los encabezados de columna de datos. Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio. Pagina: Los botones que se colocan en esta rea son los primeros que se filtran. En este caso colocamos el botn Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada. Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinmica, en este caso adoptamos el botn Destino Columna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna de la tabla, ubicando en la misma el botn Da Semana Datos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por Duracin e Importe. En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecer Contar Duracin y Sumar Importe. En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes. En el caso de Duracin, tambin necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para tal fin, debemos dar Formato al Botn

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL La operacin mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botn derecho sobre Contar duracin- seleccionar Configuracin de campo y reemplazar en la tabla desplegable que se origina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato personalizado, de la siguiente forma. Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botn numero. Categora: hora Personalizada Tipo : h:mm:ss Aceptar Aceptar Una vez concluida la tabla dinmica, a su finalizacin se produce el calculo total de los tiempos e Importes, respectivamente. Despus de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinmica.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Urbanas Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Inter-Urb Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Total Suma de Duracin Total Suma de Importe 0:07:06 0,19 2:33:06 2,03 0,25 1,67 Da semana lunes 0:14:20 0,37 0:58:30 0,81 1:13:10 0,66 martes 0,24 0,71 0,47 mircoles jueves 0:04:28 0,14 0:52:21 0,63 0:13:02 0,33 0,29 0,09 0,05 0,56 0,54 0,99 0:19:32 3,73 0:06:36 0,40 1:16:27 1,50 0:10:46 0:21:23 0:29:55 0,43 0,81 0,62 1,23 0,46 5,82 0:21:58 1:50:59 4:40:39 5,03 0:29:42 8,42 1:19:44 2,59 18:44:35 21,44 0,15 1,37 1,93 0:10:10 4,69 0:01:17 0:02:41 0,24 8,38 1:42:24 6:19:02 viernes sbado domingo 0:05:04 0,10 0:08:30 0:00:46 0:27:15 0:02:42 1:28:50 3:18:53 Total general 0:35:32 1,00 4:22:44 4,40 11:56:53 0:07:54 0:03:46 0:27:17 1:28:05 1:05:56 4:34:20 Fecha B (Todas) C D E F G H I

Antes de seguir con el desarrollo y configuracin de los botones que componen la tabla dinmica, veamos como funciona la tabla ejecutada. Como se puede apreciar, la tabla a ejecutado un resumen general por da de semana de los tiempos y costos de cada destino, con sus totales individuales y generales. Esto se produce al haber colocado en la zona Pagina el botn Fecha, encontrndose agrupadas en su totalidad. Fecha: En caso de interesarnos una fecha en especial contenida en la lista desplegable que se produce al pulsar el botn respectivo, la tabla se contrae a la fecha respectiva, identificndola con el da que corresponde. Produciendo los correspondientes totales. Destino: Permite mantener los 5 destinos, o los que se quiera adoptar en particular Datos: Optar por la totalidad Duracin e Importe o uno en particular. Da Semana: Permite mantener la totalidad de los das, lunes a domingo, o un da en particular, donde se determine el total de Duracin e Importe referido a ese da en el total de la lista.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Todas estas opciones se obtienen en el caso de la celda Fecha, seleccionando segn la lista desplegable. El resto, Destino-Datos-Da Semana, manteniendo tildada las opciones respectivas en la lista desplegables. Opciones de Tablas Dinmicas Pulsando el botn Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear tablas dinmicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan. Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla Opciones de formato Totales Generales de columnas- Totales generales de filas: Los resmenes obtenidos con la ejecucin de tablas dinmicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas. Auto formato de tabla Esta casilla se encuentra activada automticamente, el formato que se aplica a la tabla es el que tenemos por defecto en el men Formato. En caso de querer optar por otro, seleccionamos el men Formato y recurrimos a los que ofrece Excel. Subtotales de elementos ocultos de pagina Esta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluira en los subtotales, datos de opciones no elegidas en el campo Pagina. Combinar Rtulos Si se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato. Mantener Formato Si se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opcin, al actualizar datos se vuelve al formato original Diseo de Pagina Pagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y luego hacia abajo. Por defecto toma la primera opcin. En caso de tener ms de un botn en el campo Pagina, permite cambiar la posicin. Campos por columnas Dentro de la zona Pgina, permite elegir el nmero de botones que van a aparecer en una misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna. Para valores errneos, mostrar Se activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos.

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Para celdas vacas, mostrar Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacas, caso contrario mostrara cero. Opciones de datos Guardar datos con el diseo de la tabla Por defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podr configurar de nuevo la tabla dinmica ni cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc. Habilitar traspasar detalles Manteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del rea de datos, abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle. Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del rea, se abrir una nueva hoja. Actualizar al abrir Si se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinmica como el caso del ejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habr el libro que tiene los datos de origen. Opciones de datos externos Corresponde a tablas dinmicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de Excel Ejemplo 1
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Urbanas Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Total Suma de Duracin Total Suma de Importe Da semana mircoles 0:01:53 0,10 1:09:26 0,99 2:33:29 1,13 0:02:34 0,19 3:47:22 2,41 Fecha B 26/09/01 C D

En este caso el 26/9/01. Como se puede ver corresponde a un da mircoles y determina los consumos y costos de cada destino. Al mismo tiempo ponemos en practica el empleo de Opciones de Tablas dinmicas Botn derecho-Opciones- desactivar Totales generales de Filas- Aceptar

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En este caso no se necesitan Totales generales por fila, por que se repetiran los datos. Ejemplo 2 Ejecucin de Subtablas Dentro de Opciones de tablas dinmicas, existe una opcin que se encuentra habilitada, que se denomina Habilitar Traspasar detalles. Esta operacin se realiza haciendo doble clic sobre un dato que interesa, y automticamente se abrir una hoja y creara una Subtabla con todos los detalles correspondientes. Supongamos que quisiramos obtener el detalle completo de la tabla respecto al empleo del destino Correo, los das mircoles. Se debe ejecutar doble clic sobre la celda que corresponde a la Suma de duracin, correspondiente al destino Correo y da semana mircoles. Con esta operacin se obtiene la siguiente Subtabla
A 1 2 3 4 5 6 7 8 Fecha 26/09/01 26/09/01 26/09/01 19/09/01 19/09/01 19/09/01 19/09/01 B Da semana mircoles mircoles mircoles mircoles mircoles mircoles mircoles C Hora inicial 18:26:21 9:24:36 0:12:54 21:53:26 21:43:26 8:19:33 7:53:57 D Destino Correo Correo Correo Correo Correo Correo Correo E Numero 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 F Duracin 0:33:03 0:27:36 0:08:47 0:01:45 0:03:56 0:07:14 0:05:44 G Hora final 18:59:24 9:52:12 0:21:41 21:55:11 21:47:22 8:26:47 7:59:41 H Importe 0,47 0,38 0,14 0,05 0,05 0,19 0,09

Si quisiramos saber el comportamiento de Duracin e Importe en totales de Da Semana solamente en correo y totales mensuales del resto de los destinos, operar de la siguiente manera: Doble clic sobre la celda Correo de la tabla, automticamente presenta un cuadro Mostrar detalle, seleccionar Da semana obteniendo como resultado:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 viernes jueves mircoles martes Correo lunes Destino Celular Da semana Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Total 0:35:32 1,00 0:58:30 0,81 0:27:17 0,71 1:28:05 1,37 0:52:21 0,63 0:08:30 0,29 Fecha B (Todas) C D

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16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Total Suma de Duracin Total Suma de Importe Urbanas Inter-Urb Suma de Duracin Correo Suma de Importe Correo Internet Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe domingo sbado Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe 0:00:46 0,05 0:27:15 0,54 4:22:44 4,4 11:56:53 5,03 0:29:42 8,42 1:19:44 2,59 18:44:35 21,44

Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica Seleccionar una celda de la columna Destino, y efectuar un clic con el botn derecho del Mouse. Seleccionar y pulsar Campo. Muestra una pantalla Campo de la tabla dinmica Pulsar sobre el botn Avanzado. Presenta un cuadro de dialogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinmica En primer lugar se cuenta con: Opciones de campo de pagina: Tiene que ver con datos de fuente externa. Opciones de Auto ordenar: Manualmente: en este caso permite ordenar la tabla a gusto. Ascendente: Se produce la operacin al crear la tabla por primera vez. Descendente: Al activar esta opcin se invierte el caso anterior sobre la tabla creada. Opciones de Automostrar: Esta es una opcin que permite mostrar los elementos superiores o inferiores de la tabla de acuerdo a un cierto numero. Manualmente: la tabla no sufre modificacin a lo mostrado. Automticamente: al activar esta opcin se activan las opciones Mostrar y Usar campo Sobre la opcin de Automostrar, vamos ejecutar el siguiente ejemplo, sobre la tabla dinmica ejecutada De los cinco Destinos disponibles, vamos a optar por los dos de mayor importe, para ello: Activar Automticamente En Mostrar superiores 2 Usar campo Suma de importe Aceptar Aceptar Se obtiene como resultado el siguiente resumen de tabla
A 1 2 Fecha B (Todas) C D E F G H I J

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3 4 5 6 7 8 9 10 11 Total Suma de Duracin Total Suma de Importe Inter-Urb Destino Internet Datos Suma Duracin Suma Importe Suma Duracin Suma Importe Da semana lunes de 1:13:10 de 0,66 de de 1:13:10 0,66 martes mircoles jueves viernes sbado domingo Total general 11:56:53 5,03 0:29:42 8,42 12:26:35 13,45 1:05:56 4:34:20 0,47 1,93 0:10:10 4,69 1:05:56 4:44:30 0,47 6,62 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 0,33 0,09 0,56 0,99 0:19:32 3,73 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:38:25 0,33 0,09 0,56 4,72

Campo Datos Configuracin Para realizar esta operacin una de las formas posibles es la siguiente: con un clic sobre una celda del campo Datos, se despliega una lista, seleccionar Campo, se accede al cuadro de dialogo Campo de la Tabla dinmica. Para determinar la opcin que debe ejecutar Excel en Resumir por, ya fue explicado en el cambio Contar, por Suma, con respecto al botn Numero, al seleccionar el mencionado botn se despliegan dos zonas, Categora y Muestra que son conocidas en Men-Formato-Celdas, en ellas se le da el formato de acuerdo a los datos que representen. Opciones Personalizadas de Excel Por ultimo tenemos el botn Opciones, en ella se describen la operaciones que ofrece Excel. Para ello se debe desplegar la lista Mostrar datos como, que contiene en primer lugar normal, es como esta la tabla actual. A continuacin se enumeran las siguientes acciones: Diferencia de: Calcula la diferencia de un dato seleccionado como rango en la tabla base y el resto, al hacer coincidir en base al campo base, el elemento base. Vamos a ejecutar un ejemplo para entenderlo mejor. Por ejemplo nos interesa saber la diferencia que existe entre el rango Suma de importe del destino Correo y todo el resto. Ejecucin Seleccionamos con el cursor una celda de Suma de Importe del Destino Correo, en este caso nos ubicamos en la celda que corresponde al da Martes con un valor de 0,71 (puede ser cualquier celda del rango). Un clic con el botn derecho, seleccionar Configuracin de Campo, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos Diferencia de: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecer como:
A 1 2 3 Da semana Fecha B (Todas) C D E F G H I J

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4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Urbanas Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Inter-Urb Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Total Suma de Duracin Total Suma de Importe -0,81 0:07:06 -0,62 2:33:06 -0,71 -0,46 1:13:10 -0,15 1:05:56 4:34:20 -0,24 0,56 0:10:10 3,32 -1,13 -0,63 0:06:36 1:16:27 0,23 -0,29 0,14 -0,05 0,57 0:01:17 0:02:41 1:42:24 6:19:02 0:13:02 -0,3 0:02:42 1:28:50 3:18:53 -0,2 0,51 0,45 0:19:32 3,19 -0,08 0:10:46 0:21:23 0:29:55 0:21:58 1:50:59 4:40:39 11:56:53 0,63 0:29:42 4,02 1:19:44 -1,81 18:44:35 lunes 0:14:20 -0,44 0:58:30 martes -0,47 mircoles jueves 0:04:28 -0,49 0:52:21 -0,29 -0,05 -1,22 viernes sbado domingo 0:05:04 0,44 0:08:30 0:00:46 0:27:15 Total general 0:35:32 3,40 4:22:44

0:07:54 0:03:46 0:27:17 1:28:05

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia de Suma de importe de cada da con respecto a la Suma de Importe de Correo, desapareciendo las de este lo mismo que los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno % De : Calcula el tanto por ciento de todos los datos relacionando con el dato seleccionado en la tabla dinmica, para los datos seleccionados en la tabla de origen, el valor cera 100% En este caso como ejemplo seguimos con el destino Correo, como seleccin base, seleccionando la celda de Suma de Duracin, da martes con un tiempo de 0:27:17. La ejecucin es similar al caso anterior, solamente vario la seleccin de la opcin Un clic con el botn derecho, seleccionar Configuracin de Campo, en el campo de la tabla dinmica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos % De: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo Aceptar Si todo funciono bien la tabla aparecer como:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Urbanas Internet Correo Destino Celular Datos Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin Suma de Importe Inter-Urb Suma de Duracin Suma de Importe Suma de Duracin 12,14% 4,70% Da semana lunes 24,50% 0,37 100,00% 0,81 125,07% 0,66 0,00% martes 28,96% 0,24 0,71 0,47 0,00% mircoles jueves 4,28% 0,15 1,37 1,93 11,54% 4,69 3,05% 12,61% 126,67% 2789,13% 8,53% 0,14 100,00% 0,63 24,90% 0,33 0,00% 100,00% 100,00% 0,29 31,76% 0,09 0,00% 0,05 0,56 0,00% 0,54 0,99 71,68% 3,73 109,79% 5,03 11,30% 8,42 30,35% viernes 0,00% sbado 0,00% domingo 18,59% 0,10 100,00% Total general 13,52% 1,00 100,00% 4,40 272,86% Fecha B (Todas) C D E F G H I J

100,00% 100,00% 241,66% 311,45%

11586,96% 729,85%

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14 15 16 Suma de Importe Total Suma de Duracin Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,50 0,81 1,23 5,82 21,44 0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia en % de Suma de Duracin de cada da con respecto a la Suma de Duracin de Correo, que toman el valor de 100% desapareciendo los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno Crear listas de frmulas Este elemento permite visualizar todas las operaciones que se han realizado sobre la tabla dinmica. Seleccionando una celda de la tabla y volviendo a la lista desplegable Frmulas, del men Tablas dinmicas, pulsar sobre Crear lista de frmulas, se crea una nueva hoja con la siguiente informacin. Botones de seleccin Dentro de la lista desplegable, ubicar Seleccionar, esta operacin permite, teniendo habilitado el botn Habilitar seleccin, disponer de una serie de botones que permiten seleccionar partes de la tabla, segn se seleccione, Rotulo, Datos, Datos y Rtulos, Toda la tabla Mostrar pagina En este caso, pulsando Mostrar pagina, en la lista desplegable, aparece una pantalla donde selecciona el contenido de la zona Pagina, en nuestro caso Fecha, pulsando Aceptar, divide la informacin en hojas que se corresponde con cada fecha acumulada. Crear una Tabla Dinmica a partir de otra Una manera de optimizar memoria, cuando se desea ejecutar varias tablas con la misma base de datos, es emplear en el primer paso del asistente, la opcin Otra tabla dinmica.

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RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

Ejecucin de una Tabla Dinmica a travs de mltiples hojas de un libro Para ejecutar el presente ejemplo, se tomo para realizarlo la Cotizacin de durante 4 semanas del mes de julio del ao 2002. Cada cotizacin semanal se realiza en una hoja de clculo, es decir, en este caso se emplearon 4 hojas de clculo. Con el presente ejemplo, se demuestra como se puede vincular, analizar y sintetizar datos a travs de las tablas dinmicas, extrayendo los mismos de distintas hojas de clculo de un mismo libro. Para comenzar con el ejercicio, en primer lugar veremos los datos por semana de cotizacin, en cada hoja de calculo que llamaremos 1 Sem, 2 Sem, 3 Sem y 4 Sem. 1 Semana de Cotizacin 1 Sem.
Mes Julio 1 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A 1 2 3 4 5 6 7 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri B 0,207 1,980 0,460 1,810 0,198 1,350 C 0,220 2,050 0,465 1,900 0,205 1,350 D 0,242 2,010 0,490 1,800 0,198 1,350 E 0,255 2,060 0,539 1,820 0,198 1,350 F 0,272 2,150 0,673 2,000 0,220 1,300 G 0,266 2,080 0,840 2,100 0,240 1,300 H 28,50 5,05 82,61 16,02 21,21 -3,70 I Var. Anual 107,81 160,00 133,33 -28,81 -48,05 -19,62 28-06-02 01-07-02 02-07-02 03-07-02 04-07-02 05-07-02 Var.Sem.

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8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Com. Del Plata 0,095 Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval 1,450 1,530 4,920 2,240 0,395 2,300 6,490 0,595 1,270 0,510 44,500 0,098 1,530 1,570 5,300 2,440 0,405 2,500 6,800 0,578 1,270 0,530 44,500 0,097 1,560 1,570 5,400 2,300 0,390 2,630 6,600 0,555 1,270 0,540 44,500 0,098 1,580 1,600 5,650 2,390 0,400 2,850 6,600 0,670 1,270 0,540 44,500 0,105 1,690 1,700 5,850 2,420 0,440 2,930 6,650 0,759 1,270 0,575 42,400 0,110 1,690 1,710 5,800 2,310 0,500 2,780 6,300 0,730 1,270 0,580 42,400 15,79 16,55 11,76 17,89 3,13 26,58 20,87 -2,93 22,69 -7,97 13,73 -4,72 214,29 745,00 134,25 205,26 33,53 185,71 157,41 173,91 -59,67 5,83 -55,38 79,66 29,57

350,650 370,740 360,800 371,480 387,730 382,750 9,15

2 Semana de Cotizacin 2 Sem

Mes Julio 2 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval B 0,266 2,080 0,840 2,100 0,240 1,300 1,690 1,710 5,800 2,310 0,500 2,780 6,300 0,730 1,270 0,580 42,400 C 0,268 2,080 0,924 2,230 0,245 1,300 0,115 1,760 1,720 5,800 2,500 0,530 2,850 6,660 0,760 1,270 0,610 42,000 D 0,268 2,080 0,924 2,230 0,245 1,300 0,115 1,760 1,720 5,800 2,500 0,530 2,850 6,660 0,760 1,270 0,610 42,000 E 0,242 2,000 1,010 2,080 0,245 1,300 0,104 1,630 1,720 5,690 2,370 0,510 2,750 6,650 0,698 1,270 0,605 40,000 F 0,242 2,030 1,050 2,050 0,240 1,300 0,104 1,630 1,600 5,550 2,260 0,500 2,670 6,200 0,684 1,270 0,590 40,000 G 0,230 2,000 0,980 2,020 0,214 1,300 0,129 1,670 1,600 5,500 2,280 0,490 2,640 6,100 0,710 1,270 0,587 40,500 H -13,53 -3,85 16,67 -3,81 -10,83 0,00 17,27 -1,18 -6,43 -5,17 -1,30 -2,00 -5,04 -3,17 -2,74 0,00 1,21 -4,48 I 79,69 150,00 172,22 -31,53 -53,68 -19,62 268,57 735,00 119,18 189,47 31,79 180,00 144,44 165,22 -60,77 5,83 -54,85 71,61 25,61 05-07-02 08-07-02 09-07-02 10-07-02 11-07-02 12-07-02 Var.Sem. Var. Anual

Com. Del Plata 0,110

382,750 402,120 402,120 385,010 373,490 371,030 -3,06

3 Semana de Cotizacin 3 Sem

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Mes Julio 3 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval B 0,230 2,000 0,980 2,020 0,214 1,300 1,670 1,600 5,500 2,280 0,490 2,640 6,100 0,710 1,250 0,587 40,500 C 0,232 2,000 0,920 1,950 0,209 1,300 0,143 1,620 1,660 5,600 2,230 0,510 2,600 6,000 0,640 1,250 0,575 40,600 D 0,230 1,980 0,900 2,100 0,229 1,300 0,140 1,690 1,660 5,600 2,330 0,535 2,530 6,400 0,650 1,250 0,575 41,000 E 0,247 2,050 0,910 2,150 0,232 1,300 0,138 1,660 1,660 5,600 2,270 0,535 2,530 6,410 0,660 1,200 0,575 41,000 F 0,255 2,110 0,930 2,150 0,235 1,300 0,145 1,820 1,690 5,600 2,240 0,588 2,560 6,700 0,680 1,190 0,640 41,000 G 0,265 2,100 0,925 2,300 0,241 1,300 0,139 1,790 1,670 5,850 2,170 0,610 2,870 6,350 0,680 1,100 0,670 41,000 H 15,22 5,00 -5,61 13,86 12,62 0,00 7,75 7,19 4,38 6,36 -4,82 24,49 8,71 4,10 -4,23 -12,00 14,14 1,23 I 107,03 162,50 156,94 -22,03 -47,84 -19,62 297,14 795,00 128,77 207,89 25,43 248,57 165,74 176,09 -62,43 -8,33 -48,46 73,73 28,47 12-07-02 15-07-02 16-07-02 17-07-02 18-07-02 19-07-02 Var.Sem. Var. Anual

Com. Del Plata 0,129

371,030 361,990 376,690 375,310 381,740 379,480 2,28

4 Semana de Cotizacin 4 Sem

Mes Julio 4 Semana

Cotizacin de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Sociedad Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Frances Bco. Galicia Bco. Ri Indupa Irsa Molinos PC Holding Renault Siderar Siderca B 0,265 2,100 0,925 2,300 0,241 1,420 1,790 1,670 5,850 2,170 0,610 2,870 6,350 C 0,255 2,050 0,860 2,150 0,222 1,420 0,139 1,796 1,570 5,720 2,050 0,560 3,100 6,500 D 0,280 2,200 0,830 2,130 0,228 1,540 0,142 1,910 1,570 6,400 1,910 0,600 3,080 6,850 E 0,305 2,280 0,780 2,160 0,238 1,540 0,136 2,000 1,570 6,600 1,830 0,635 3,030 6,900 F 0,290 2,300 0,702 2,090 0,222 1,680 0,145 1,970 1,620 6,250 1,890 0,615 2,930 6,860 G 0,275 2,190 0,701 2,030 0,215 1,830 0,144 1,990 1,620 6,050 1,860 0,580 2,850 6,900 H 3,77 4,29 -24,22 -11,74 -10,79 28,87 3,60 11,17 -2,99 3,42 -14,29 -4,92 -0,70 8,66 I Var. Anual 114,84 173,75 94,72 -31,19 -53,46 13,16 311,43 895,00 121,92 218,42 7,51 231,43 163,89 200,00 19-07-02 22-07-02 23-07-02 24-07-02 25-07-02 26-07-02 Var.Sem.

Com. Del Plata 0,139

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16 17 18 19 20 Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Merval 0,680 1,100 0,670 41,000 0,645 0,990 0,610 37,200 0,615 0,990 0,580 37,200 0,620 0,960 0,545 35,500 0,607 0,960 0,580 37,000 0,590 0,960 0,555 37,000 -13,24 0,96 -17,16 -9,76 -67,40 -20,00 -57,31 56,78 20,47

379,480 364,430 363,040 364,220 361,620 355,850 -6,23

El ejercicio consiste en obtener mediante una tabla dinmica el Promedio de Cotizacin semanal y mensual. La tabla dinmica se desarrollara en una hoja nueva que llamaremos Hoja Resumen Ejecucin Ubicar el cursor en la celda A3 de la hoja Resumen Men-Datos-Informe de tablas dinmicas y grficos dinmicos Paso 1 de 3

Activar Rango de consolidacin mltiples Activar Tabla dinmica Paso 2a de 3

Activar crear un solo campo de pagina Asistente para tablas y grficos dinmicos --- paso 2 b Rango: Seleccionar 1 Semana 1 Sem!$A$1:$G$20 Pulsar Agregar Seleccionar 2 Semana 1 Sem!$A$1:$G$20 Agregar Efectuar la misma operacin con la 3 y 4 Semana Si se ejecutaron en cada semana los datos por hoja dentro de los mismos rangos es decir $A$1:$G$20, la seleccin se realiza por semana en forma automtica. Producida esta operacin aparecen todos los rangos por semana incorporados en el sector Todos los rangos

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 Pulsar diseo Por defecto aparece el diseo conformado de la siguiente manera Pagina Pagina 1

Columna Columna Fila Fila

Datos Sumar Valor El contenido de cada botn es el siguiente Pagina 1 Columna Fila Datos Agrupa a cada una de las semanas Agrupa a todas las fechas de cotizacin Agrupa a todas las sociedades Agrupa a todas las cotizaciones

Para ejecutar la tabla dinmica debemos realizar algunos cambios en el diseo y en la configuracin de campos que propone Excel Por lo tanto el diseo de la tabla dinmica que resuma toda la informacin que nos interesa la realizamos de la siguiente manera: En Pagina ubicamos Columna, es decir agrupamos todas las fechas, obteniendo el resumen total por semana o hasta una fecha determinada. En Columna ubicamos Pagina 1 que agrupa las 4 semanas de cotizacin En Fila ubicamos Fila es decir agrupamos todas las sociedades que cotizan En Datos Colocamos Valor En este caso por defecto Excel coloca Sumar Valor, por lo tanto como nos interesa el Promedio, pulsando doble clic sobre el botn, aparece Campo de la tabla dinmica, seleccionamos Promedio, Aceptar. Como tenemos sealado la celda A3, pulsamos finalizar. Queda conformada la tabla dinmica y el asistente en su parte superior. Pulsando sobre la misma el botn Configuracin de campo (segundo contando de la derecha), Promedio ya estaba configurado, por lo tanto pulsamos Numero, CategoranumeroPosiciones decimales 3 Aceptar

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Aceptar. Como retoque final le colocamos los nombre correspondientes es decir en Columna colocamos Fechas en Filas, Sociedades, en Pagina 1, Semanas y en Elemento 1, 1 Semana, 2 Semana, etc. La tabla dinmica queda conformada de la siguiente manera
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Promedio de Valor Semanas Sociedades Acindar Atanor Bco. Bansud Bco. Francs Bco. Galicia Bco. Ri Com. Del Plata Indupa Irsa Merval Molinos PC Holding Renaut Siderar Siderca Telecom Telefnica TGSUD Y.P.F. Prom.general 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana Prom.general 0,244 2,055 0,578 1,905 0,210 1,333 0,101 1,583 1,613 370,692 5,487 2,350 0,422 2,665 6,573 0,648 1,270 0,546 43,800 23,372 0,253 2,045 0,955 2,118 0,238 1,300 0,113 1,690 1,678 386,087 5,690 2,370 0,510 2,757 6,428 0,724 1,270 0,597 41,150 24,104 0,243 2,040 0,928 2,112 0,227 1,300 0,139 1,708 1,657 374,373 5,625 2,253 0,545 2,622 6,327 0,670 1,207 0,604 40,850 23,444 0,278 2,187 0,800 2,143 0,228 1,572 0,141 1,909 1,603 364,773 6,145 1,952 0,600 2,977 6,727 0,626 0,993 0,590 37,483 22,828 0,254 2,082 0,815 2,070 0,226 1,376 0,123 1,723 1,638 373,981 5,737 2,231 0,519 2,755 6,514 0,667 1,185 0,584 40,821 23,437 Fechas B (Todas) C D E F

Se puede observar que se ha obtenido un resumen general de las 4 semanas a travs del promedio de cotizacin por Semana y Sociedad Filtrado de datos. Botn Fechas: Pulsando la flecha respectiva se despliegan todas las fechas que componen los das de cotizacin. Seleccionando una fecha, permite obtener las cotizaciones de esa fecha solamente de todas las sociedades. Botn Sociedades: Permite obtener el promedio de determinadas sociedades, desactivando el resto. Botn Semanas: Permite seleccionar las semanas que solamente se requieran obtener datos promedio de las 4 existentes. RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

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2 Ejemplo En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinmica, como fuente de datos, listas de elementos ubicados en distintas hojas de otro libro. Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resmenes, se emplearon para ejecutar el ejemplo, la planilla original de factura telefnica modificada, pero sus destinos divididos en hojas diferentes y ubicados en otro libro que llamamos Totales generales Cada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en cuenta que los destinos corresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas, tendremos para cada uno la lista en una hoja respectiva dentro del libro Totales generales Segn el siguiente esquema. Libro Totales Generales Nombre de Hoja Celular
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Fecha 17/09/01 18/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 30/09/01 B Importe $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0,23 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,09 0,05 0,05 0,09 0,05 C 0:08:23 0:01:03 0:00:39 0:01:53 0:01:50 0:03:24 0:00:18 0:05:39 0:00:34 0:05:38 0:00:43 0:01:10 0:02:38 0:01:40 D 19:08:07 20:08:33 20:28:27 19:59:23 20:06:15 22:07:05 15:04:30 21:59:49 15:17:16 20:47:57 0:04:08 19:52:50 19:55:43 20:38:39 E 19:16:30 20:09:36 20:29:06 20:01:16 20:08:05 22:10:29 15:04:48 22:05:28 15:17:50 20:53:35 0:04:51 19:54:00 19:58:21 20:40:19 F 155070059 155070059 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312 155070059 155011312 155070059 155070059 155070059 155070059 155011312 Duracin Hora inicial Hora final Numero

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Correo

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Fecha 15/09/01 16/09/01 16/09/01 16/09/01 17/09/01 17/09/01 18/09/01 18/09/01 18/09/01 B Importe $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,05 C 0:00:46 0:03:46 0:01:26 0:02:10 0:01:57 0:01:54 0:03:18 0:01:05 0:00:50 D 0:00:04 19:10:44 23:25:47 23:43:20 22:28:17 23:21:59 17:59:08 18:15:50 18:17:45 E 0:00:50 19:14:30 23:27:13 23:45:30 22:30:14 23:23:53 18:02:26 18:16:55 18:18:35 F 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 Duracin Hora inicial Hora final Numero

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11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 19/09/01 19/09/01 19/09/01 19/09/01 20/09/01 20/09/01 21/09/01 21/09/01 23/09/01 23/09/01 23/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 28/09/01 28/09/01 30/09/01 $ 0,09 $ 0,19 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,19 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,19 $ 0,19 $ 0,33 $ 0,19 $ 0,38 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,14 $ 0,38 $ 0,47 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,19 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 0,05 0:05:44 0:07:14 0:03:56 0:01:45 0:27:03 0:01:15 0:01:13 0:01:15 0:00:58 0:01:00 0:01:00 0:13:25 0:15:26 0:12:56 0:26:17 0:15:22 0:01:54 0:04:48 0:08:47 0:27:36 0:33:03 0:03:37 0:00:46 0:00:51 0:01:21 0:17:28 0:01:22 0:00:55 0:03:45 0:03:30 7:53:57 8:19:33 21:43:26 21:53:26 22:49:43 23:35:35 9:21:25 18:43:05 22:25:50 22:27:12 22:31:12 22:32:36 7:44:21 18:00:48 22:33:00 8:57:12 16:09:25 23:36:56 0:12:54 9:24:36 18:26:21 1:01:50 7:49:38 13:30:11 13:32:47 23:10:53 17:12:53 17:15:05 17:55:15 17:18:49 7:59:41 8:26:47 21:47:22 21:55:11 23:16:46 23:36:50 9:22:38 18:44:20 22:26:48 22:28:12 22:32:12 22:46:01 7:59:47 18:13:44 22:59:17 9:12:34 16:11:19 23:41:44 0:21:41 9:52:12 18:59:24 1:05:27 7:50:24 13:31:02 13:34:08 23:28:21 17:14:15 17:16:00 17:59:00 17:22:19 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847 6102223847

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Internet

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Fecha 15/09/01 16/09/01 17/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 21/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 30/09/01 B Importe $ 0,56 $ 0,05 $ 0,47 $ 0,47 $ 0,80 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,75 $ 0,05 $ 0,14 $ 0,05 $ 0,47 $ 0,05 $ 0,56 $ 0,19 C Duracin 1:28:50 1:00:02 1:04:02 1:05:56 2:00:51 0:13:02 0:02:42 1:50:10 0:00:33 0:08:35 0:00:33 1:05:55 0:00:33 1:26:28 0:28:41 D Hora inicial 20:31:44 23:46:29 20:55:07 22:56:18 22:44:00 19:12:50 18:31:22 20:16:13 20:41:42 20:45:47 20:55:34 20:56:31 23:33:41 23:34:38 23:37:37 E Hora final 22:00:34 0:46:31 21:59:09 0:02:14 0:44:51 19:25:52 18:34:04 22:06:23 20:42:15 20:54:22 20:56:07 22:02:26 23:34:14 1:01:06 0:06:18 F Numero 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638 6102227638

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Libro Totales Generales Nombre de Hoja Inter Urb

A 1 2 3 4 Fecha 16/09/01 19/09/01 30/09/01 B Importe $ $ $ 2,31 4,69 1,42 C Duracin 0:05:00 0:10:10 0:14:32 D Hora inicial 22:21:51 22:20:56 20:43:18 E Hora final 22:26:51 22:31:06 20:57:50 F Numero 3514268888 3514268888 2322429622

Libro Totales Generales Nombre de Hoja Urbanas

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Fecha 15/09/01 16/09/01 17/09/01 18/09/01 19/09/01 20/09/01 20/09/01 20/09/01 21/09/01 21/09/01 21/09/01 21/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 22/09/01 23/09/01 24/09/01 24/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 25/09/01 26/09/01 26/09/01 26/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 27/09/01 28/09/01 29/09/01 B Importe $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 0,19 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,14 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,09 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,23 0,05 C Duracin 0:06:36 0:05:08 0:00:09 0:00:08 0:00:07 0:00:06 0:00:49 0:00:37 0:00:07 0:00:45 0:00:10 0:00:59 0:01:07 0:04:58 0:00:11 0:01:34 0:00:15 0:10:04 0:00:08 0:06:49 0:00:07 0:00:40 0:00:13 0:00:09 0:00:07 0:02:19 0:00:08 0:00:07 0:00:10 0:02:48 0:01:46 0:00:13 0:08:45 0:00:08 D Hora inicial 10:42:49 10:11:37 9:14:50 8:58:14 9:03:09 8:36:30 12:27:05 19:40:59 9:08:21 9:13:34 18:39:20 21:05:35 15:28:24 19:07:03 19:22:41 19:23:22 19:27:33 11:24:48 9:12:38 20:31:09 9:12:51 11:26:32 11:44:21 23:56:19 9:12:24 11:35:23 23:02:29 9:19:07 10:20:27 20:44:13 22:04:38 22:28:38 11:41:20 10:02:37 E Hora final 10:49:25 10:16:45 9:14:59 8:58:22 9:03:16 8:36:36 12:27:54 19:41:36 9:08:28 9:14:19 18:39:30 21:06:34 15:29:31 19:12:01 19:22:52 19:24:56 19:27:48 11:34:52 9:12:46 20:37:58 9:12:58 11:27:12 11:44:34 23:56:28 9:12:31 11:37:42 23:02:37 9:19:14 10:20:37 20:47:01 22:06:24 22:28:51 11:50:05 10:02:45 F Numero 4693881 4660671 4694898 4694898 4694898 4694898 4602096 4539695 4694898 4693881 4694898 4660671 4660671 4693881 4660571 4660671 4660671 4693881 4694898 4693881 4694898 4602096 4693881 4694898 4694898 4602096 4694898 4694898 4694898 4831814 4831814 4694898 4693881 4694898

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36 37 38 39 29/09/01 30/09/01 30/09/01 30/09/01 $ $ $ $ 0,09 0,09 0,09 0,05 0:06:34 0:06:38 0:07:47 0:00:18 13:30:25 9:52:21 10:52:50 21:04:45 13:36:59 9:58:59 11:00:37 21:05:03 4693881 4693881 4660671 4693881

Creacin de la Tabla Dinmica paso por paso En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremos Resumen General. Colocamos el selector en la celda B4. Men- Datos- Asistente para tablas y grficos dinmicos. Paso 1 de 3 Activar Rangos de consolidacin mltiple Paso 2 de 3 Activar Campos de paginas personalizadas Esta accin nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en nuestro caso los destinos que se encuentran en hojas separadas Pulsar Siguiente Paso 2b de 3 Dnde estn los rangos de hoja de calculo que desea consolidar ? Pulsar Examinar En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operacin, en primer lugar se debe conocer de antemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primer lista a consolidar y el Rango a emplear para obtener los datos. En todos los casos los datos que nos interesa para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha, Importe y Duracin. En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por corchetes, y agregarle el nombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la siguiente manera [Totales generales.xls]Celular!$A$1:$C$15 Pulsar Agregar Y se incorpora a la pantalla Todos los rangos Pasamos a Cuantos campos de pagina desea ? En nuestro caso 1 Activar 1 Se activa el casillero Campo uno

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Introducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia Volver a realizar toda la operacin desde un principio para la segunda lista en nuestro caso Correo. Completada la operacin la pantalla del asistente presente lo siguiente:

Muestra cierta variacin en los datos de rangos por cuanto estn extrados de una tabla ejecutada en Excel, pero el procedimiento no varia Pulsar Siguiente Paso 3 de 3 diseo Excel ofrece el siguiente esquema de ubicacin Pagina Fila Pagina 1 Fila

Columna Columna Datos Contar valor ubica los destinos Las fechas en su totalidad Los dos elementos a calcular en Datos Importe y Duracin Contar Importe y Duracin

En Pagina 1 Fila Columna Datos

En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicacin y configuracin de campos. Ubicando los elementos de la siguiente manera Pagina Fila

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Fila

Pagina 1

Columna Columna Datos Configurar el campo a Sumar valor En Opciones- Opciones de Tabla dinmicaDesactivar Totales generales por fila Esto se realiza, por cuanto en este caso sumaria Importe con Duracin. Paso 3 de 3 Finalizar Una vez ejecutada la tabla, dar Formato- Celda a la columna Duracin con Hora y a Importe con Moneda, quedando de la siguiente manera
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Suma de Valor Destino Celular Correo Internet Inter-Urb Urbanas Total general Columna Duracin 00:35:32 04:22:44 11:56:53 00:29:42 01:19:44 18:44:35 Importe $ 1,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 8,42 $ 2,59 $ 21,44 Fechas (Todas) B C D

Se puede apreciar para darle otra caracterstica, se suplanto Fila, por Fechas y Pagina 1, por Destino Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos respectivos En Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los clculos como en el caso del ejemplo, o una fecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que posee al pulsar el selector. Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos. Columna : Permite obtener la totalidad de las opciones, Duracin e Importe o desactivar alguna de ellas, en caso de querer obtener una informacin parcial. Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso 26/09/01
A 1 2 3 4 5 6 Suma de Valor Destino Celular Columna Duracin 0:01:53 Importe $ 0,10 Fechas 26/09/01 mircoles B C D

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7 8 9 10 Correo Internet Urbanas Total general 1:09:26 2:33:29 0:02:34 3:47:22 $ 0,99 $ 1,13 $ 0,19 $ 2,41

Observando la tabla dinmica se puede apreciar en la celda D2, el da de la semana que corresponde a la fecha seleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco. Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporacin de la siguiente funcin D2=SI(C2=(todas;;SI(DIASEM(C2;1)=1;domingo;SI(DIASEM(C2;1)=2;lun es; SI(DIASEM(C2;1)=3;martes;SI(DIASEM(C2;1)=4;mircoles; SI(DIASEM(C2;1)=5;jueves; SI(DIASEM(C2;1)=6;viernes;sbado))))))) Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un lado empleando una lista compacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales para cada destino y las tablas empleando la opcin de Rango de consolidacin mltiples, en este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior Actualizar la Tabla Dinmica En todos los casos de ejecucin de tablas dinmicas vistos hasta el presente, de producirse alguna modificacin en las listas o bases de datos, origen de la creacin de la tabla, es necesario actualizarlas. Esta operacin se realiza de 2 formas: 1 Seleccionar una celda de la tabla. Men-Datos- Pulsar Actualizar datos 2 Clic sobre la tabla con el botn derecho y pulsar Actualizar datos GRAFICO DINAMICO (con tabla dinmica) Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para tablas y grficos dinmicos, como son los grficos dinmicos a partir de una tabla dinmica. Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinmica de totales realizada a travs de Rangos de consolidacin mltiple. 1 Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botn derecho del Mouse. Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinmico 2 Pulsar sobre Grafico dinmico Excel automticamente ofrece un grafico: Tipo estndar- tipo de grafico Columnas Subtipo de grafico: Columna apilada

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Este grfico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos cambiar el tipo de grafico. 1 Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botn derecho, desplegndose una lista. 2 Seleccionar y pulsar sobre Tipo de grafico Opcin Tipos personalizado Tipo de grafico Lneas en dos ejes Se obtiene un grafico de lneas con dos ejes de valores, uno de Duracin y otro de Importe El aspecto del grafico luego se modifica a gusto. Sobre la lnea de Importe se pulsa doble con el Mouse. Esta operacin despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a: Formato de serie de datos Con el botn Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la lnea Con el botn Rtulos de datos activar Mostrar valores Volcando cada valor en la interceptacin correspondiente. Idntica operacin se realiza con la lnea que representa Duracin El grafico que se obtiene es el siguiente

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Fechas (Todas)

14:24:00 12:00:00 09:36:00 07:12:00 04:48:00 02:24:00 00:00:00

Suma de Valor $ 8,42 11:56:53

$ 9,00 $ 8,00 $ 7,00 $ 6,00 $ 4,40 $ 5,03 $ 5,00 $ 4,00 04:22:44 $ 2,59 01:19:44 $ 3,00 $ 2,00 00:29:42 Internet Destino Inter-Urb $ 1,00 $ 0,00 Urbanas Columna Duracion Importe

$ 1,00 00:35:32 Celular Correo

Podemos observar como los datos de Importe y Duracin, se corresponden con el destino en el grafico, segn se expresa en la tabla dinmica. Tambin en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinmica, para producir el filtrado de datos, por eso el nombre de Grafico dinmico. Botn Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada. Botn Columna: Permite graficar Duracin e Importe, o elegir uno de ellos. Botn Destino: Permite todos o optar por uno de los destinos. Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en correspondencia con el producido en la tabla dinmica, es decir, vamos a seleccionar la fecha 26/09/01 y producir el filtrado en el grafico. El resultado es el siguiente

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Fechas 26/09/01

02:52:48 02:24:00

Suma de Valor $ 0,99 $ 1,13

$ 1,20 $ 1,00 02:33:29 $ 0,80 Columna $ 0,60 01:09:26 $ 0,40 Duracion Importe

01:55:12 01:26:24 00:57:36 00:28:48 00:00:00 $ 0,10 00:01:53 Celular Correo Destino Internet $ 0,19

$ 0,20

00:02:34 $ 0,00 Urbanas

Se puede observar se produce el filtrado y grafico, en correspondencia con la tabla dinmica. Al modificarse o agregarse algn dato, correspondiente a Duracin o Importe en cualquier destino, se actualiza la tabla como ya se explico y el grafico automticamente.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL TABLA DINAMICA A PARTIR DE UNA FUENTE DE DATOS EXTERNA 1. Abrir Excel 2. Ir al men Datos 3. Informe de tablas y grficos dinmicos 4. Despliega:

5. Seleccionar Fuente de datos externa 6. En tipo de informe activar Tabla dinmica 7. Clic en Siguiente 8. Despliega

9. Clic en Obtener datos 10. Despliega:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 11. Clic en la pestaa Base de datos, por ejemplo MS Access database 12. Clic en Aceptar 13. Despliega:

14. Seleccionar la base de datos, por ejemplo TASAS REFERENCIALES 15. Clic en Aceptar 16. Despliega:

17. Clic en + 18. Despliega el contenido

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 19. Clic en TASAS REFERENCIALES para aadir todos los campos en Columnas en la consulta

20. Despliega:

21. Clic en Siguiente 22. Si no desea Filtrar los datos de clic en Siguiente 23. Si no desea ordenar los datos de clic en Siguiente 24. Despliega

25. Seleccione Devolver datos a Microsoft Excel 26. Clic en finalizar 27. Despliega.

28. Clic en Siguiente 29. Despliega:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 30. Seleccione el lugar en donde desea situar la tabla dinmica 31. Clic en Finalizar 32. Despliega:

33. Disee la tabla dinmica arrastrando los campos de la barra de la tabla dinmica CONFIGURAR CAMPOS EN UNA TABLA DINAMICA 1. Seleccionar el campo a configurar 2. Clic derecho 3. Opcin Configuracin de campo 4. Despliega

5. 6. 7. 8.

En la opcin Resumir por: Seleccionar el campo que desea Por ejemplo Promedio Despliega

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 9. Clic en Aceptar FORMULAS EN TABLAS DINAMICAS Una vez generada la Tabla dinmica, 1. Seleccionar el sitio en el cual desea insertar la formula dentro de la tabla dinmica 2. Clic en el botn derecho 3. Opcin Frmulas 4. Campo Calculado 5. Despliega

6. 7. 8. 9.

En la opcin Nombre ingresar el nombre que desea para el Campo Dar clic en Frmula luego del signo = En Campos seleccionar el campo que desea para la operacin Dar clic en el botn Insertar Campo Por ejemplo

6. Dar clic en Aceptar

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL TABLA DINMICA CON LA OPCION DE CREAR UN CUBO OLAP (On-Line Analytical Processing) A PARTIR DE UNA CONSULTA 1. Se realizan los pasos del 1 al 23 del tpico Tabla Dinmica a partir de una fuente de Datos Externa 2. Despliega:

3. Seleccionar Crear un cubo OLAP a partir de esta consulta 4. Clic en Guardar consulta 5. Despliega.

6. 7. 8. 9.

Localice el directorio en el cual desea guardar la consulta y de un nombre Clic en Guardar Clic en Finalizar Despliega:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 10. Clic en Siguiente 11. Despliega:

12. Clic en Siguiente: 13. Despliega:

14. Clic en Agregar todos los campos como dimensiones

15. Despliega:

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16. Seleccionar las dimensiones por ejemplo: Ao, Mes, Fecha 17. Clic en Siguiente 18. Despliega:

19. Seleccionar la opcin de cubo a crear, por ejemplo Guardar un archivo de cubo que contenga todos los datos del cubo 20. Clic en Examinar 21. Despliega:

22. Localizar el directorio en el que desea guardar su consulta, dar un nombre 23. Clic en Guardar

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 24. Clic en Finalizar 25. Despliega

26. Localizar el directorio en el cual guardar la consulta cubo OLAP 27. Clic en Guardar 28. Despliega:

29. Clic en Siguiente 30. Despliega:

31. Seleccione el sitio donde desea situar la tabla dinmica 32. Clic en finalizar 33. Disee su tabla dinmica

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL CONSULTA DESDE ACCESS Abrir la base de datos En Objetos seleccionar Consultas Clic en Crear una consulta en vista de diseo Despliega:

Seleccionar la tabla a agregar en la consulta Dar clic en Agregar Una vez agregadas las tablas Despliega

Dar clic en Cerrar Luego se procede a revisar la consistencia en las relaciones de las tablas con sus respectivos cdigos, si estos son inconsistentes se los elimina de la siguiente manera: Seleccionar con el puntero del mouse la relacin a eliminar Dar clic derecho

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Despliega:

Dar clic en la opcin Eliminar Las relaciones quedaran eliminadas Para crear una nueva relacin Arrastrar el cdigo de relacin con cada tabla Quedar as:

Arrastrar CodPro dela tabla Provincia a CodPro de la tabla Ciudad

Arrastrar Codpais de la tabla Pais hacia Codpais de la tabla Provincia Una vez realizadas las relaciones necesarias se visualizar as:

Una vez realizadas las relaciones necesarias

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Realizar la siguiente consulta Desplegar la ciudad y el nmero de habitantes correspondientes a esa ciudad, con su respectivo pas y provincia Para esto realizamos lo siguiente: Dar clic frente a Campo De la lista seleccionar NomPais

Realizar en cada campo la seleccin de lo solicitado Al realizar la consulta quedar:

Se seleccionar Nompro de Provincia Nomciu de Ciudad Numhab de Ciudad Dar clic en Ejecutar

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Al ejecutar desplegar:

Que satisface nuestra consulta solicitada. Guardar la consulta Dar clic en Guardar

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CONSOLIDAR ARCHIVOS 1. Crear el archivo RRHH con la hoja RRHH que contiene:
A 1 2 3 4 5 6 7 B C D

110 120 140

Previsto 1998 Sueldos 200 Impuestos 200 Planes de Jubilacin 200 600

2. Crear el archivo VENTAS con la hoja VENTAS con el mismo diseo anterior que contiene:
A 1 2 3 4 5 6 7 B C D Previsto 1998 Sueldos 100 Impuestos 100 Planes de Jubilacin 100 300

110 120 140

3. Crear un nuevo archivo CONSOLIDADO con el mismo diseo de VENTAS y RRHH con la hoja CONSOLIDAR que contiene:
Previsto 1998 110 120 140 Sueldos Impuestos Planes de Jubilacin

4. Abrir los 3 archivos anteriores 5. Ir al men Ventana opcin Organizar 6. Despliega

7. Seleccionar Horizontal 8. Despliega:

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9. Marcar la hoja RRHH y arrastrar al archivo CONSOLIDADO 10. Marcar la hoja VENTAS y arrastrar al archivo CONSOLIDADO 11. CONSOLIDADO

quedara:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 12. Maximizar el archivo CONSOLIDADO 13. Clic en la hoja CONSOLIDAR 14. Marcar la celda D3 15. Clic en Autosuma 16. Ir a la hoja VENTAS y marcarla 17. Presionar la tecla Shift 18. Mantener presionada la tecla Shift 19. Marcar la hoja RRHH 20. Marcar la celda D3 21. Dar Enter En el archivo CONSOLIDADO de la hoja CONSOLIDAR en la celda en la celda D3 quedar lo siguiente: =SUMA(VENTAS:RRHH!D3) CONSOLIDAR MAS ARCHIVOS DENTRO DEL MISMO ARCHIVO CONSOLIDADO 1. Los archivos a consolidar deben tener el mismo diseo 2. Abrir el archivo CONSOLIDADO 3. Abrir el o los archivos a consolidar 4. Por ejemplo MERCADO con la Hoja MERCADO 5. Ir al men Ventana opcin Organizar 6. Despliega

7. Seleccionar Horizontal 8. Despliega:

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9. Arrastrar la hoja MERCADO al archivo CONSOLIDADO colocndola entre las hojas VENTAS y HHRR, para que se aplique la frmula en la celda D3 del archivo CONSOLIDADO 10. Despliega:

VALIDACION DE DATOS CREAR UNA LISTA DE ENTRADAS VALIDAS Puede crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista. Ejemplo: Marcar de color de relleno blanco las celdas de $A$1: $E$23 En la Celda A3 digitar: Departamento: Crear una lista de entrada en la misma hoja lista de entrada Ventas Mercado Compras Activos RR.HH. Ubicar el cursor en la celda B3 Ir al men Datos Validacin Despliega:

En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir: seleccionar Lista

En Origen indicar el rango que contiene la lista Al dar clic en desplegar la lista de Departamentos Ejemplo:

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MENSAJE ENTRANTE Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente: Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante

Ir al men Datos opcin Validacin, pestaa Mensaje entrante

Activar la opcin Mostrar mensaje al seleccionar la celda En la opcin Ttulo ingrese un ttulo que desea por ejemplo: MENSAJE ENTRANTE En Mensaje de entrada: Escriba el mensaje que desea que muestre al seleccionar la celda. Clic en el botn Aceptar Despliega lo siguiente:

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MENSAJE DE ERROR Para crear un mensaje de error haga lo siguiente: Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje de error Ir al men Datos opcin Validacin, pestaa Mensaje de error

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Despliega:

Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos En la opcin Estilo: Puede seleccionar: Lmite: Advertencia Informacin

En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que muestre En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se introducen datos no vlidos Clic en el botn Aceptar Ejemplo: Si la lista de RUC contiene:
RUC 1802452943001 1202452945001 1812452943001 1222452945001 1832452943001 1242452945001

Si se ingresa un valor de RUC no vlida mayor de 13 dgitos Despliega lo siguiente:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Para continuar dar clic en el botn Cancelar IMPORTAR DATOS Importar un archivo de texto completo en un rango Utilice este procedimiento si desea actualizar los datos en Excel siempre que cambie el archivo de texto original. 1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto. 2. Para evitar que los datos externos reemplacen a los datos existentes, asegrese de que la hoja no tiene datos bajo la celda en la que haga clic ni a su derecha. 3. En el men Datos, elija Obtener datos externos y, a continuacin, haga clic en Importar archivo de texto(para Excel 2000) o dar clic en Importar Datos (para Excel XP o 2003) 4. En la lista Buscar en, elija y haga doble clic en el archivo de texto que desee importar como rango de datos externos.

5. Dar clic en Importar (para Excel 2000) o Clic en Abrir (para Excel XP o 2003). 6. Despliega la pantalla:

7. En la opcin de Tipo de los datos originales, seleccionar Delimitados

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 8. Dar Clic en Siguiente 9. Seleccionar el Separador que contenga los datos, por ejemplo: Tabulacin 10. Despliega:

11. Dar clic en Siguiente 12. Despliega:

13. Dar clic en Finalizar 14. Seleccionar donde desea situar los Datos 15. Clic en Aceptar

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL EXPORTAR DATOS Convertidores de formatos de archivo suministrados con Microsoft Excel Los formatos de archivo que aparecen en la lista del cuadro de dilogo Guardar como pueden variar, segn el tipo de hoja (de clculo, de grfico o de otro tipo) que est activa. En la mayora de los formatos de archivo, Microsoft Excel convierte nicamente la hoja activa. Para convertir otras hojas, cambie a cada una de ellas y gurdelas por separado. Microsoft Excel contiene la mayora de los convertidores de archivo que se necesitan. Si no aparece el formato de archivo que se desea en el cuadro de dilogo Abrir (men Archivo), puede instalarse el convertidor. Formatos de Microsoft Excel El formato de libro Microsoft Excel 97-2000 y 5.0/95 guarda un libro en los formatos de Excel versin 97-2000 y Excel versin 5.0/95 en el mismo archivo .xls. Los usuarios de Microsoft Excel 2000 pueden continuar trabajando con un libro guardado con este formato y utilizar todas las caractersticas o el formato exclusivo de esta versin. Los usuarios de Microsoft Excel versin 5.0 o Microsoft Excel 95 pueden abrir y utilizar el libro sin que sea necesario convertir el archivo; es aconsejable que se utilice el libro como slo lectura. Si los usuarios guardan el libro en una versin anterior de Microsoft Excel, se perdern las caractersticas y el formato exclusivos de Microsoft Excel 2000.
Formatos en los que puede guardarse todo el libro Extensin del nombre archivo (slo en Windows) .xls .xlt .xlw .xls .xls de

Libro de Microsoft Excel (Microsoft Excel 97-2000) Plantilla (Microsoft Excel 97-2000) rea de trabajo (Microsoft Excel 97-2000) Libro de Microsoft Excel versin 97-2000 y 5.0/95 Libro de Microsoft Excel 5.0/95

Libro de Microsoft Excel versin 4.0 (slo guarda hojas de clculo, de .xlw grfico y de macros) Formatos en los que slo se guarda la hoja activa Formatos de Microsoft Excel versin 4.0 (incluidas macros de .xls, .xlc, .xlm Microsoft Excel o macros internacionales) Formatos de Microsoft Excel versin 3.0 Formatos de Microsoft Excel versin 2.x .xls, .xlc, .xlm .xls, .xlc, .xlm

Formatos de archivo para Lotus 1-2-3 Si se abre un archivo .wk1 o .wk3 en Microsoft Excel, Microsoft Excel aplicar el formato al archivo .fmt, .fm3 asociado o a todos los archivos. Si se guarda un archivo Lotus 1-2-3 en formato Microsoft Excel, Microsoft Excel guardar los datos y el formato en un nico archivo de libro. Los formatos WK1 (1-2-3) (*.wk1) y WK3 (1-2-3) (*.wk3) guardan nicamente un formato de hoja de clculo limitado. Para guardar un libro Microsoft Excel en formato Lotus 1-2-3 y retener bordes, sombreado de celdas, fuentes y otro formato, seleccione un formato de archivo Lotus 1-2-3 que almacene el formato en un archivo separado .fmt, .fm3 o en todos los archivos.
Formato de archivo de Lotus 1-2-3 Versin Notas

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WK4 (*.wk4) WK3 WK3, FM3 (*.wk3) WK1 WK1 (FMT) WK1 (ALL) (*.wk1) WKS (FMT) (*.wks) 4.0 (*.wk3) 3.x y Lotus 1-2-3/W (*.wk1) 2.x (*.wk1) 1.0 y 1.0A Guarda todo el libro Guarda nicamente hojas de clculo y de grfico. Guarda activa. Guarda activa. nicamente la hoja

nicamente

la

hoja

.pic (cuando se incluye en un archivo .all) 3.x y Lotus 1-2-3/W

Abre pero no puede guardar este formato.

Formatos de archivos de texto Puede abrir y guardar archivos en los formatos de archivo que se muestran a continuacin. Si se guarda un libro en formato de texto, se perder todo el formato.
Formato Texto con formato (delimitado por espacios) (*.prn) Notas Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda nicamente la hoja activa.

Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt) (Windows) Si se guarda un libro como un archivo de Texto (Macintosh) texto delimitado por comas o por espacios Texto (OS/2 o MS-DOS) para utilizarlo en otro sistema operativo, CSV (delimitado por comas) (*.csv) (Windows) seleccione el convertidor correspondiente CSV (Macintosh) para garantizar que las tabulaciones, los saltos de pgina y otros caracteres se CSV (OS/2 o MS-DOS) interpretan correctamente. Guarda nicamente la hoja activa. DIF (formato para intercambio de datos) (*.dif) SYLK (formato de vnculo simblico) (*.slk) Guarda nicamente la hoja activa Guarda nicamente la hoja activa

Otros programas de hojas de clculo y bases de datos

Formato DBF 2, DBF DBF 4 (*.dbf) WQ1 (*.wq1) .wb1 .wb2 .wb3 .wks Programa 3, DBASE II, III y IV Quattro Pro para MS-DOS Quattro Pro versin 5.0 para Windows Quattro Pro versin 6.0 para Windows Quattro Pro versin 7.0 para Windows Notas Abre y guarda nicamente la hoja de clculo activa Abre y guarda nicamente la hoja de clculo activa Abre nicamente Abre nicamente Abre nicamente

Microsoft Works versin 2.0 para Abre nicamente hojas de clculo de Windows y Microsoft Works para MS- Microsoft Works versin 2.0 para Windows DOS o Microsoft Works para MS-DOS

Formatos de Portapapeles Pueden pegarse los siguientes formatos de Portapapeles en Microsoft Excel con los comandos Pegar o Pegado especial del men Edicin.
Formato Identificadores de tipo de Portapapeles

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Imagen Imagen (metarchivo de Windows mejorado, EMF) Nota Si se copia una imagen metarchivo de Windows (WMF) desde otro programa, Microsoft Excel pegar el elemento como una imagen de formato de metarchivo mejorado (EMF). Mapa de bits Formato de archivo de Microsoft Excel Mapa de bits (BMP) Formatos de archivo binario para Microsoft Excel versiones 3.0, 4.0, 5.0/95 y Microsoft Excel 97-2000(BIFF, BIFF3, BIFF4, BIFF5 y BIFF8) SYLK .wk1 .dif Texto .csv Formato de texto enriquecido (RTF) Los objetos de Microsoft Excel, los objetos de programas registrados adecuadamente que permiten OLE 2.0 (OwnerLink), Imagen u otro formato de presentacin. OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture o bien otro formato Formato de objeto de Office o Imagen (archivo de Windows mejorado, EMF) Presentar texto, Texto OEM .htm Nota Al copiar texto de otro programa, Microsoft Excel pega el texto con el formato HTML, independientemente del formato del texto original.

Formato de vnculo simblico Formato de Lotus 1-2-3 versin 2.x Formato para intercambio de datos Formato de texto (delimitado por tabulaciones) Formato de valores separados por comas Formato de texto (solamente en Microsoft Excel) Objeto incrustado

Objeto vinculado Objeto de dibujo de Office Texto HTML

Guardar una hoja de trabajo como pgina Web 1. En el men Archivo, haga clic en Guardar como pgina Web. 2. En la lista Guardar en, busque el controlador, la carpeta, la carpeta Web, el servidor Web o la ubicacin FTP en que desee guardar o publicar la pgina Web. 3. En Guardar, haga clic en Todo el libro. 4. Para agregar un ttulo para la pgina Web en la barra de ttulo del explorador, haga clic en Cambiar ttulo, escriba el ttulo que desee y haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de pgina Web.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 6. Haga clic en Guardar. Auditar una hoja de trabajo Al utilizar las opciones de Auditoria puede encontrar errores y asegurar la exactitud de las frmulas en sus hojas de trabajo complejas. Cuando audita una hoja de trabajo, el programa Excel determina la relacin que existe entre las frmulas y las celdas que estn referenciadas por ellas. Las celdas precedentes son aquellas que suministran los datos a la frmula mientras que las celdas dependientes contienen las frmulas y se refieren a otras celdas. Cuando el programa encuentra las celdas precedentes o dependentes, aplica flechas de seguimiento a las celdas. Las flechas de rastreo muestran la relacin que existe entre la celda activa y las celdas relacionadas. Cuando busca las celdas precedentes, debe seleccionar la celda de la frmula antes de que programa pueda aplicar las flechas. De igual forma, primero debe seleccionar una celda o el rango de celdas que contiene los datos para buscar las celdas dependientes. Si dentro de la celda aparece un mensaje de error, como #DIV/0! o #VALUE!, debe seleccionar la celda antes de que el programa pueda encontrar un error. Para buscar los errores puede utilizar las opciones que se encuentran en 1. Herramientas 2. Auditora 3. Debe seleccionar una celda que contenga la frmula antes de que pueda buscar las celdas precedente. 4. Debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen los datos o que proporcionan los daros a la frmula antes de que pueda encontrar las celdas dependientes 5. Antes de que el programa pueda encontrar el error debe seleccionar la celda que marca el mensaje de error Para activar la barra de Auditora en Excel 2000 Haga clic en el men Herramientas Auditora Mostrar Barra de Auditora Despliega
Rastrear precedentes Rastrear dependientes Rastrear error

Quitar un nivel de precedentes

Quitar todas las flechas

Para activar la barra de Auditora en Excel 2003 y XP Haga clic en el men Herramientas Auditora de Frmulas Mostrar Barra de Herramientas de Auditora de frmulas Despliega: Borrar crculos de validacin

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Rodear con un crculo datos no validados

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Ejemplo: Permitir valores mayores o iguales a 500 Para esto seleccionamos las celdas a validar

Celdas a validar

Ir al men Datos Opcin Validacin

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Despliega:

Seleccionar la pestaa Configuracin En Permitir seleccionar: Decimal En Datos: Mayor o igual que En Mnimo: 500 Como se visualiza en la pantalla anterior Dar clic en Aceptar Para que pueda admitir otros valores diferentes a la condicin Ir a la pestaa Mensaje de Error Activar Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos (debe estar el visto) En Estilo: Seleccionar Advertencia, para que deje pasar previa confirmacin valores diferentes a la condicin validada En Ttulo: digitar Advertencia En Mensaje de error: digitar Desea ingresar un valor diferente a la condicin La pantalla configurada se visualizar de la siguiente manera:

Dar clic en Aceptar Una vez validada ingrese valores por ejemplo

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Ingresar el valor de 40, como este no cumple la condicin desplegara el mensaje de error configurado anteriormente, se visualiza:

Dar clic en Si para que permita ingresar el valor de 40 Ingresar los valores que se muestran en la pantalla siguiente:

Dar Si para que se ingresen los valores que no cumplen la condicin validada Calcular la suma en las celdas B7, C7 y D7 y rastrear sus respectivas precedentes Para esto debe visualizar la barra de Auditora de frmulas Con lo que se tendr la siguiente pantalla:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Si desea rodear con un crculo los datos no vlidos se tendr:

Herramientas de Anlisis Buscar Objetivo Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo. Para utilizar esta herramienta haz clic en el men Herramientas Opcin Buscar objetivo Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado. Para esto partamos del siguiente ejemplo:

En la celda que contiene el Beneficio la frmula es Precio*Cantidad - (Costes Fijos + Coste variable unitario * Cantidad) Calcular la cantidad que se debe vender para obtener beneficios de : 1000

Para aplicar Solver se requiere:

1. Definir la celda, la que debe contener una frmula, por ejemplo B4 2. Debe existir al menos una celda cambiante (Para cambiar la celda), por ejemplo, B5 3. Se debe especificar el valor que se desea como objetivo (Con el valor de) por ejemplo, 1000 Resolviendo con Solver:

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Seleccione la celda que contiene la frmula Ir al men Herramientas Opcin Buscar objetivo

En Definir la celda: marque la celda que contiene la frmula por ejemplo, B14. En con el valor: digite el valor que requiere que sea su objetivo por ejemplo 1000. En para cambiar la celda: marque la celda a cambiar por ejemplo la celda $B$15. El cuadro de dilogo contendr:

De clic en el botn Aceptar Observar que buscar objetivo empieza a procesar Se obtendr:

Cuando termine y buscar objetivo haya encontrado una solucin de clic en Aceptar, se visualizarn los siguientes resultados:

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Cantidad que se debe vender para obtener beneficios de 1000. Ejercicios:

La frmula CF/(P - CV) calcula el umbral de rentabilidad. Costo Fijo Costo Variable Unitario PRECIO RENTABILIDAD Obtener el umbral de rentabilidad para valores de 5000 con la celda cambiante para el costo fijo

2 4

Con los siguientes datos el estudiante requiere conocer cuanto debe obtener en el examen para que su nota total sea de 7/10.
DEBERES ASISTENCIA PRUEBA EXAMEN TOTAL 1,5 2 1 0 4,5

Anlisis con mltiples objetivos. Cuando requiera analizar mltiples objetivos, es conveniente guardar el conjunto de datos en un escenario. Escenario
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para esto parta del ejemplo MAXIMO SUGERIDA DEBERES 2 1,5 ASISTENCIA 3 2,5 PRUEBA 2 1,5 Celda cambiante EXAMEN 3 2,5 TOTAL (objetivo) 10 8,0 Guarde los escenarios para las notas objetivos de 7 , 8 y 6

Primero calcule el objetivo para la nota de 7. Y los datos obtenidos gurdelo en el escenario de nombre nota7 Para esto haga lo siguiente: Marque los datos

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Ir al men Herramientas Opcin Escenarios Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Haga clic en el botn Agregar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

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En el nombre del escenario: ingrese un nombre por ejemplo, Nota7 En Celdas cambiantes: marque las celdas que contienen los datos a guardar en el escenario. De clic en el botn Aceptar. Despliega el cuadro de dilogo:

De clic en el botn Aceptar. Realice el proceso anterior para obtener los escenarios para la nota de 8 y 6. Una vez guardados los escenarios puede administrarlos ya sea para modificar, eliminar, mostrar o generar resmenes. Modificar un Escenario Para modificar un escenario haga lo siguiente: Ir al men Herramientas Opcin Escenarios Se visualiza:

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Seleccione el escenario a modificar por ejemplo, Nota6. De clic en Modificar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

De clic en el botn Aceptar. Se visualiza:

En donde podr modificar los datos que desea. Una vez modificados, para que estos se guarden de clic en el botn Aceptar.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Hojas de resumen Para visualizar el Administrador de escenarios guardados, haga clic en el men Herramientas, opcin Escenarios Se visualiza:

Para generar un reporte con el resumen de escenarios haga clic en Resumen Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccione el tipo de informe por ejemplo Resumen En Celdas resultantes: verifica que est la celda que contiene la frmula Haga clic en Aceptar Observe que automticamente Excel le genera una nueva hoja de clculo de nombre Resumen de escenarios con los datos de los escenarios a comparar.

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Solver Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una celda, denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo. Instalando el Solver En el men de Herramientas, elija Complementos:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Haga clic en examinar y ubique el archivo solver.xla:

Verifique que la opcin Solver este seleccionada y presione Aceptar:

Usando Solver Para mostrar el uso del Solver propongamos un ejemplo simple: Se tiene la funcin Y=seno(X) , y se requiere conocer cual es el valor de X tal que la funcin retorne el valor mximo de Y. En realidad conocemos que el valor de X que retorna el mximo valor de Y es PI/2 (3.141592654/2= 1.570796 Aproximadamente) y obviamente el valor mximo de Y es 1 (uno), pues la funcin seno vara de 1 a 1, es decir tambin conocemos el valor mnimo de Y que es 1 (menos uno). Bien pues aunque conocemos todo esto vamos a hacer que el computador calcule en forma automtica el valor de X ms prximo posible. Para realizar este ejercicio ingresar la formula en la celda A1: =SENO(B1) Esto quiere decir que A1 contiene el valor de X y B1 contiene el valor de Y:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL En el men herramientas elegir la opcin Solver:

En el formulario de Parmetros de Solver elegir como Celda objetivo, aquella que contiene la frmula y Cambiando las celdas debe apuntar a la celda donde se calcular el valor de X. Lo que queremos es encontrar el valor mximo entonces seleccionamos Valor de la celda objetivo : Mximo. Luego de definir las celdas presionar el botn Resolver:

Si est de acuerdo con la solucin propuesta por el Solver presione Aceptar, caso contrario elija Restaurar valores originales y pulse Aceptar para mantener el valor de la celda B1. Para este caso nos conformamos con la solucin propuesta:

Como se puede observar el clculo es correcto. Un nuevo ejercicio usando la misma formula (funcin matemtica) podra ser encontrar el valor de X de tal forma que Y sea igual a 2. Como se dijo antes Y tiene valores entre 1 y 1 por lo que estamos enfrentando al Solver a un problema sin solucin:

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Al presionar Resolver aparece el siguiente mensaje:

Finalmente busquemos el valor de X de tal forma que Y tenga el valor de 0.5:

Presionamos Resolver:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL El resultado se muestra en la siguiente pantalla:

Es decir el valor de X es 2.617993311 aproximadamente cuando Y vale 0.5 Macros Excel es un programa que tiene un gran potencial. Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamao de Fuente(Tamao de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. Antes de realizar una Macro es muy importante hablar sobre sus seguridades. Seguridad de macros Niveles de seguridad y su significado La siguiente informacin resume cmo funciona la proteccin antivirus en macros en cada configuracin de la ficha Nivel de seguridad del cuadro de dilogo Seguridad (men Herramientas, submen Macro) en diferentes condiciones. En todos los valores, si est instalado el software antivirus que funciona con Microsoft Office XP y el archivo contiene macros, se examinar el archivo para detectar virus conocidos antes de abrirlo. Niveles de seguridad Alto Macros sin firmar. Las macros se deshabilitan automticamente y se abre el archivo. Macros firmadas El origen de la macro y el estado de la firma determinan cmo se utilizan las macros firmadas. Las macros se habilitan automticamente y se abre el archivo. Se muestra un cuadro de dilogo con informacin sobre el certificado. Las macros slo pueden habilitarse si el usuario decide confiar en el autor y en la autoridad de certificacin. Un administrador de red puede bloquear la lista de orgenes de confianza y evitar que el usuario agregue el programador a la lista y habilite las macros.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Nivel de seguridad Medio Macros sin firmar. Se le indica al usuario que habilite o deshabilite las macros. Macros firmadas El origen de la macro y el estado de la firma determinan cmo se utilizan las macros firmadas. Las macros se habilitan automticamente y se abre el archivo. Se muestra un cuadro de dilogo con informacin sobre el certificado. Se le indica al usuario que habilite o deshabilite las macros. El usuario puede decidir confiar en el programador y en la autoridad de certificacin. Niveles de seguridad Bajo Cuando se establece un nivel de seguridad bajo, todas las macros se tratan de la misma forma independientemente del origen o del estado del certificado. Con el nivel de seguridad bajo, el usuario no recibe ningn aviso ni se le pide que valide la firma, y las macros se habilitan automticamente. Slo debe utilizar esta configuracin si est seguro de que todas las macros de los archivos son de fuentes de confianza. Microsoft Office XP utiliza la tecnologa Microsoft Authenticode para permitir a los usuarios firmar digitalmente un archivo o un proyecto macro. El certificado que se utiliza para crear esta firma sirve para confirmar que la macro o el documento procede del firmante, y la firma sirve para confirmar que la macro o el documento no han sido alterados. Cuando se establece el nivel de seguridad, las macros pueden ejecutarse dependiendo de si estn firmadas por un desarrollador de la lista de fuentes de confianza. A continuacin te muestro como grabar una macro y ejecutarla: 1. Trasldate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Escuela y presiona Enter 2. Regrsate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el rumbo. 3. Da clic en el Men Ver, seguido por la Opcin Barra de Herramientas y elija Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic.

4. Da clic en el botn Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitir darle el nombre a la macro y cual ser el mtodo abreviado para ejecutarla. El mtodo Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de preferencia en minscula, porque si activa las

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL maysculas la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico. 5. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que as lo deje. 6. En la opcin Mtodo Abreviado aparece que se activara con la tecla Control(CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por ejemplo ponga la letra a(en minsculas). La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + a 7. De clic en el Botn Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la Macro1.y el botn de la ruedita azul cambiara de forma ahora ser un cuadrito Azul, se llamara Detener grabacin. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la grabacin. 8. Cambie el Tipo de Letra en el Botn Fuente de la barra de herramientas Formato 9. Cambie el tamao de la letra en el Botn Tamao de Fuente de la barra de herramientas Formato 10. Presione el Botn Negrita de la barra de herramientas Formato 11. Cambie el color de la letra en el Botn Color de Fuente de la barra de herramientas Formato. Recuerde que todos estos pasos estn siendo almacenados en la macro que estamos grabando y tambin recuerde que estos pasos se estn efectuando en la celda A1. 12. Presione el Botn Detener Grabacin de la barra de Herramientas de Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.

Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a 13. Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, despus regresa a la celda C1. 14. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendr las caractersticas del que esta en A1. Tipo de letra, tamao, negrita y el color que indicaste al grabar la macro. Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos en la celda que te encuentres. Practica I Genera las siguientes Macros:
Graba una Macro que se active con Control + b y que esta macro permita abrir un archivo Graba una Macro que se active con Control + c y que esta macro permita insertar un WordArt

OBSERVANDO LOS CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL

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Crearemos una macro y veremos sus cdigos: . Para observar los cdigos de una macro debemos seguir los pasos: 1. Primeramente trasldese a la celda A5 antes de empezar la grabacin de la Macro 2. Presione el Botn Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro 3. en la opcin Mtodo Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara con Control + r 4. Presione el botn Aceptar. Excel inicia la grabacin del la Macro1 5. Trasldese a la celda A1 y escriba Escuela Politcnica, despus presione Enter para aceptar el valor en la celda 6. Pare la grabacin de la macro presionando el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas Visual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un cdigo, Observmoslos: 7. Presione la tecla Alt + la tecla de funcin F11(Alt + F11). Excel nos traslada al Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien instalado o se a borrado. Tambin puede acceder desde el Men Herramientas, Macro y Editor de Visual Basic. 8. Active los siguientes cuadros o ventanas: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ah depende todo lo que vallamos a hacer.

9. Del cuadro Proyecto de doble clic en Mdulos o simplemente presione el signo de + que aparece en la opcin Mdulos. Se activara debajo de Mdulos la Opcin Modulo1

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 10. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el cdigo de la macro que grabamos de la siguiente forma: Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' Macro grabada el 08/04/2001 por Usuario ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Escuela Politnica" Range("A2").Select End Sub Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuacin se da una explicacin de lo que ha hecho Excel: Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1 Todo lo que aparece con un apstrofe indica que no se tomara en cuenta que es solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color verde. Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite trasladarnos a una celda ActiveCell.FormulaR1C1 = "Escuela Politcnica" Esto indica que se escribir en la celda en que se encuentra el valor de texto Escuela Politcnica. Todo lo que aparece entre comillas siempre ser un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite escribir un valor en la celda activa. Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe a que cuando escribimos el nombre de Escuela Politcnica en A1 presionamos Enter y al dar Enter bajo a la celda A2. Para comprender alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic. Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' Macro grabada el 08/04/2001 por Usuario ' ' Acceso directo: CTRL+r ' Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = " Escuela Politcnica " Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "12 de Octubre" End Sub As es acabo de alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control + r har lo siguiente:

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En A1 escribir Escuela Politcnica En B1 escribir 12 de Octubre Salgamos del editor dando clic en el Men Archivo y eligiendo la opcin Cerrar y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botn Microsoft Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando dese volver al editor de clic en el botn Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas. Practica II
Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo ponga negrita y observa el Cdigo. Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y lo Centre y observa el Cdigo. Genera una Macro que escriba un nombre en una celda y cambie el tamao de la letra a 20 puntos y observa el Cdigo.

Cdigos Ms comunes Trasladarse a una Celda Range("A1").Select Escribir en una Celda Activecell.FormulaR1C1="Ramon" Letra Negrita Selection.Font.Bold = True Letra Cursiva Selection.Font.Italic = True Letra Subrayada Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle Centrar Texto With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter End With Alinear a la izquierda With Selection .HorizontalAlignment = xlLeft End With Alinear a la Derecha With Selection .HorizontalAlignment = xlRight End With Tipo de Letra(Fuente) With Selection.Font .Name = "AGaramond" End With Tamao de Letra(Tamao de Fuente) With Selection.Font .Size = 15 End With

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Copiar Selection.Copy Pegar ActiveSheet.Paste Cortar Selection.Cut Ordenar Ascendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom Orden Descendente Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom Buscar Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _ :=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _ False).Activate Insertar Fila Selection.EntireRow.Insert Eliminar Fila Selection.EntireRow.Delete Insertar Columna Selection.EntireColumn.Insert Eliminar Columna Selection.EntireColumn.Delete Abrir un Libro Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls" Grabar un Libro ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _ :=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _ False, CreateBackup:=False CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS NUEVA 1.- Abrir el men Ver - Barras de herramientas y seleccionar la opcin: Personalizar. A continuacin aparecer una nueva ventana llamada: Personalizar. 2.- De esta ventana pulsar sobre el botn: Nueva... Nos aparecer una ventana llamada: Nueva barra de herramientas en la que deberemos especificar el nombre que le deseamos dar a nuestra barra para poderla diferenciar del resto. 3.- Para nuestro ejemplo podramos poner como nombre: Mis macros. 4.- A continuacin pulsar Aceptar. CREAR UN BOTN EN LA NUEVA BARRA DE HERRAMIENTAS 5.- Dentro de la ventana Personalizar deberemos activar la pestaa: Comandos. 6.- En la lista de Categoras deberamos hacer un clic sobre: Macros.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL En la parte derecha de esta misma ventana aparecern dos opciones: Personalizar elemento de men y Personalizar botn, en esta ocasin utilizaremos la segunda de las opciones. 7.- Deberemos hacer un clic sobre la opcin Personalizar botn para seleccionarla. 8.- Seguidamente deberemos desplazar este botn a la nueva barra de herramientas que hemos creado. Para ello simplemente deberemos situarnos encima, pulsaremos el botn izquierdo del ratn y mientras lo tenemos pulsado nos desplazaremos hasta situarnos encima de la barra de herramientas que hemos creado anteriormente. 9.- Una vez situado el cursor dentro de la barra de herramientas soltaremos el botn. Podremos ver como dentro de la barra: Mis macros aparece el botn que hemos arrastrado. 10.- Pulsa este botn, desplzate hasta la opcin: Cambiar imagen del botn. 11.- De la lista, selecciona el icono que ms te guste. 12.- Pulsa nuevamente el botn: Modificar seleccin. 13.- Selecciona la opcin Nombre: y escribe: Repetir con informe. Ahora lo nico que nos falta es asignar la macro a este botn. ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTN PERSONALIZADO 14.- Abre nuevamente el botn: Modificar seleccin. 15.- Selecciona la opcin: Asignar macro... Aparecer una nueva ventana llamada: Asignar macro. 16.- De esta nueva ventana escoge la macro que deseas asignar a este botn. 17.- Una vez seleccionada la macro, pulsa Aceptar. 18.- Cierra la ventana Personalizar.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL DISEAR FORMULARIOS EN EXCEL Excel posee como el caso de Formularios, donde se podr ver las aplicaciones de: Cuadro combinado, Casilla de verificacin, Barra de desplazamiento, Control de nmeros. Se complementara con la combinacin de funciones de Bsqueda (BUSCARV), Pago, de Informacin y Lgica que impiden que Excel devuelva error en caso de valores no encontrados etc. Se relacionaran dos hojas de calculo, una para muestra y desarrollo de operaciones y la otra encargada de suministrar los datos. Se aplicara, proteccin de la hoja de calculo, proteccin de celdas y ocultamiento de formulas Comenzando con el ejercicio, en primer lugar se deber tener un formulario que permita ante el requerimiento de un usuario, ubicar el modelo, cilindrada y costo, como lo muestra la siguiente imagen

Para lograr el objetivo en primer lugar se debe contar con una base o lista de datos, que contenga el total de modelos fabricados que se encuentran a la venta, con su correspondiente costo y cilindrada. Para eso se confecciono una hoja con el nombre de Datos, que ser la encargada de transferir todos los datos a la Hoja principal de Muestra y Calculo La planilla que se confecciono es la siguiente Hoja " Datos" B C D E F 1 1 FALSO 0 FORD 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Modelo Ka Base Ka Plus Ka Plus Ka Plus Ka XR Sport Ka Black Fiesta LX 3p. Fiesta LX 5p. Fiesta LX D 5p. Fiesta CLX Motor 1.6 L Fiesta CLX Motor 1.6 L Sport Cilind. Precio 1.0 1.0 1.6 1.6 1.6 1.6 1.6 1.6 1.8 1.6 1.6 0 0 10.490,00 0 12.190,00 11.990,00 13.690,00 14.840,00 15.490,00 11.990,00 12.190,00 13.590,00 14.280,00 16.230,00

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 Fiesta CLX D Ford Taxi Nafta 4p. Ford Taxi Diesel 4p. Escort Cross Nafta 5p. Escort Cross TDI 5p. Escort LX Nafta 5p. Plus Escort LX TDI 5p. Plus Escort CLX Nafta 16v 5p Escort CLX TDI 16v 5p Escort Station Wagon Nafta Plus Focus LX Nafta 16v 5p Focus CLX Nafta 16v 5p Focus LX TDI 5p Focus Ghia Nafta 16v 5p Focus Ghia Nafta 16v 4p Focus Ghia TDI 5p Focus Ghia TDI 4p Mondeo Ghia Nafta 16v 4p Mondeo Ghia Nafta V6 24v 5p. Mondeo Ghia TDI 16v 4p Explorer 4x4 Limited Explorer 4x4 Sport Explorer XLT 4x2 Escape 4x2 XLS Escape 4x4 XLS Escape 4x4 XLT Courier Van Courier Pick-up Diesel Courier Pick-up Diesel AA Transit 330 TDI 120 CV 16v Transit 330 TDI 120 CV 16v AA Transit 350 TDI 120 CV 16v Transit 350 TDI 120 CV 16v AA F-100 XL TDI F-100 XL TDI AA F-100 XLT TDI AA (MWM) Ranger XL 4x2 TDI Plus Ranger XL 4x2 "F-Truck" TDI Ranger XL 4x4 TDI Ranger d/cab XL 4x2 TDI Ranger d/cab XL 4x2 TDI plus Ranger d/cab XLT 4x2 TDI Ranger d/cab XLT 4x4 TDI Ranger d/cab Limited TDI 1.8 1.6 1.8 1.6 1.8 1.6 1.8 1.8 1.8 1.6 1.8 1.8 1.8 2.0 2.0 1.8 1.8 2.0 2.5 2.0 4.0 4.0 4.0 2.0 2.0 2.0 1.8 1.8 1.8 2.4 2.4 2.4 2.4 3.9 3.9 4.2 2.8 2.8 2.8 2.8 2.8 2.8 2.8 2.8 15.970,00 12.990,00 14.700,00 12.990,00 14.790,00 14.690,00 16.400,00 16.300,00 18.600,00 15.300,00 17.790,00 20.200,00 20.990,00 22.200,00 23.400,00 22.500,00 23.700,00 30.700,00 37.900,00 32.600,00 44.517,00 39.213,00 31.310,00 29.690,00 31.970,00 35.920,00 14.200,00 13.250,00 14.490,00 23.100,00 24.750,00 26.300,00 27.950,00 25.750,00 27.750,00 31.850,00 21.200,00 18.900,00 23.300,00 21.700,00 32.400,00 26.500,00 30.000,00 32.900,00

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Con la hoja Datos podemos empezar a fabricar la primer parte del formulario que se mostr en forma de imagen. Creamos en primer lugar una zona de rango A1:G10.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Modelo Cilin Precio B C D E F G

FORD

En la celda C3 incluimos FORD con fondo de celda rojo en este caso y letras blancas. Colocamos en las celdas D7 Modelo, E7 Cilin y en F7 Precio Teniendo diagramado la primer parte del Formulario, comenzamos con la tarea de incluir en l, los elementos que permitan su funcionamiento. En primer lugar colocaremos un Cuadro combinado, para ejecutarlo, seguir los siguientes pasos. Men-Ver Se despliega una lista, pulsar en Barra de herramientas Se despliega una segunda lista, pulsar sobre Formularios, obtenindose la siguiente imagen de pantalla

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Casilla de verificacin Barra de desplazamiento

Control de nmeros

Cuadro combinado

4- Pulsar sobre Cuadro combinado, indicado por la flecha, arrastrar con el puntero del mouse, transformndose en una pequea cruz. Llevar hasta la celda D4 creando un rectngulo de D4:D5 Al realizar esta operacin se transforma el rectngulo en un Cuadro similar al presentado en la imagen al inicio del ejercicio. Obtenido el cuadro respectivo, corresponde ahora realizar las vinculaciones correspondientes para el funcionamiento del mismo, entrando en actividad la hoja auxiliar Datos. Ejecucin Clic sobre el Cuadro combinado presionando la tecla derecha del mouse Se despliega una lista, pulsar sobre Formato de control Aparece una serie de casillas para llenar con ttulos a la izquierda Rango de entrada Vincular con la celda Lneas de unin verticales Tildar Aceptar Cmo se puede observar los datos son obtenidos de la hoja Datos, por lo tanto primero se coloca el nombre de la hoja y luego el rango de celdas o celda precedido por el signo ! Sombreado 3D Datos!$C$3:$C$58 Datos!$B$1 8

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Otra manera ms sencilla es pulsar contraer en cada casillero, buscar la hoja Datos y con el mouse seleccionar el rango de celdas o celdas, y despus expandir encargndose Excel de completar el resto. Con esto se ha realizado la primera operacin que compete al Cuadro combinado, si todo funciona bien al pulsar la flecha de la derecha se desarrolla una lista desplegable con el listado completo de los modelos de vehculos en venta de acuerdo a la imagen.

Esto se logra en Formato control por la incorporacin en Rango de entrada de Datos! $C$3:$C$58 Como se puede apreciar, corresponde a la totalidad del Rango C3:C58, columna que identifica a los modelos en venta en la hoja Datos. Sigamos con la segunda parte de la explicacin o sea: Vincular con la celda Como se ve en el listado, a la derecha de la columna C se ha colocado una columna con un numero relacionado a la cantidad de modelos a partir del N2 dejando el N 1 reservado a la primer fila que se encuentra en blanco Es decir los modelos van desde el N2 al N 56. Por otra parte en la celda correspondiente a: Vincular con la celda se a completado con Datos!$B$1. Es decir la celda que se ha vinculado en el Cuadro combinado es la celda B1 correspondiente a la hoja Datos. En esa celda el Cuadro combinado volcara un numero que ser coincidente con la ubicacin del modelo en el listado, es decir si nos ubicamos en el listado desplegable de la imagen, Escort CLX Nafta 16v 5p, podemos observar que se encuentra ubicado en el lugar 20 a partir de la primer fila que se encuentra en blanco. Ese numero es el que el Cuadro combinado ubicara en la celda B1, dando por terminada su tarea. El prximo paso, ser resolver la incorporacin en las celdas D9, E9 y F9, de los datos correspondientes al modelo elegido. Para solucionar esto se emplea la funcin BUSCARV, corresponde al grupo de funciones de Bsqueda y Referencia. Celda D9=BUSCARV(Datos!$B$1;Datos!$B$2:$E$58;2;FALSO) Esta funcin como se puede apreciar, busca l numero que se encuentra en la celda B1 de la hoja Datos, y lo ubica dentro del rango B2:E58, de la misma hoja, l numero se puede observar, se encuentra en la columna B, y en este caso en la celda D9 vuelca el dato de la segunda columna, el resto de las celdas o sea E9 y F9 cambian solamente la ubicacin de columna respecto a los datos . Celda E9=BUSCARV(Datos!$B$1;Datos!$B$2:$E$58;3;FALSO) .

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Celda F9=BUSCARV(Datos!$B$1;Datos!$B$2:$E$58;4;FALSO) Si todo funciona correctamente al aceptar en la lista desplegable el modelo seleccionado se vera segn la imagen siguiente

Cabe aclarar que la fila 1 en blanco de la hoja Datos, permite en caso de no tener ninguna eleccin de modelo seleccionarla y el formulario aparecer con sus celdas en blanco El paso siguiente del ejercicio, comprende solucionar el resto del formulario, donde se realizan las operaciones de financiamiento, que va a continuacin de la parte ya explicada. La imagen del resto del formulario es la siguiente.

Con la imagen de modelo, seguimos con la segunda parte del formulario, para tal fin se crea una zona a continuacin de la primer parte con un rango A11:G30, donde se resolver todo lo relacionado al financiamiento del vehculo adquirido. En primer lugar colocamos todos los ttulos y recuadros necesarios, con reservas de celdas. Celda D11 Ejecucin de la operacin Celda D12 Contado Celda D13 Financiado Celda E13 Con recuadro En las celdas combinadas B15, C15 y D15 Financiamiento Celda F17 Con recuadro

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Celdas B20, C20 Celda D20 Celda B21, C21 Celda D21 Celda E21, E22 Celda F21 Celda B22, C22 Importe Con recuadro Anticipo Con recuadro Se reserva Con recuadro Saldo a Financiar

Celda B23, C23 Tasa Celda D23 Con recuadro Celda F23 Se reserva Celda B24, C24 Plazo en aos Celda D24 Con recuadro Celdas E24 y E25 Se reserva Celda B26, C26 Fraccin meses Celda D26 Con recuadro Celda E26 Se reserva Celda B27, C27 Periodicidad Celda D27 12 Celda B29, C29 Fecha de Cuota N 1 Celda D29 Con recuadro Realizado el llenado y recuadro de celdas, el resultado es el siguiente, pudindose modificar segn la adaptacin del trabajo a la necesidad del usuario.
A 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Fecha de Cuota N 1 7-ago-02 Fraccin meses Periodicidad 12 Importe Anticipo Saldo a Financiar Tasa Plazo en aos $ $ $ B C D Ejecucin de la operacin Contado Financiado E F G

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Los pasos siguientes, sern hacer funcionar el formulario en su conjunto. En primer lugar en la celda E13 ubicaremos dentro del recuadro una Casilla de verificacin que se obtiene de Men-Ver- Barra de herramientas- Formularios, que se indica en la imagen ya vista. La operacin se realiza con el sealador del mouse. Una ves ubicada la casilla, se acciona sobre ella con el botn derecho del mouse, aparece un cuadro donde seleccionamos Formato de control Dentro del cuadro que se presenta Control Completar el casillero donde se especifica. Vincular con la celda Datos!$E$1 Activar Sombreado 3D Se a relacionado la Casilla de verificacin con la celda E1 de la hoja Datos, esta casilla al estar activada devuelve VERDADERO sobre la celda respectiva en la hoja auxiliar o FALSO si no esta activada. Celda D20=SI(ESERROR(F9*SI(E13=Datos!E1;0;1)); ;F9*SI(E13=Datos!E1;0;1)) Esta formula tiene dos funciones combinadas de informacin ESERROR y lgica SI. En primer lugar se resuelve una parte con la funcin SI es decir: CeldaD20=F9*SI(E13=Datos!E1;0;1) Aqu se establece que el costo del vehculo que se encuentra en la celda F9, si la Casilla de verificacin no se encuentra activada y devuelve FALSO, en la celda vinculada E1 de la hoja Datos, se multiplique por cero (0), en caso de estar activada y devuelve VERDADERO, se multiplique por uno (1), es decir en caso de activar la casilla el valor es trasladado a la celda D20 El problema se presenta si se realiza esta operacin sin tener ningn vehculo seleccionado, es decir la casilla en blanco, en este caso Excel no encuentra ningn costo para trasladar y produce el tipo de error #VALOR!. Por lo tanto para solucionar el problema se incluye la funcin ESERROR, que reconoce ese tipo de error como verdadero, permitiendo en ese caso colocar la celda vaca El prximo paso es resolver la celda D21 que corresponde a Anticipo, en caso de que se produzca algn adelanto porcentual sobre la compra. Para comenzar con la operacin, introducimos en las celdas E21 y E22 que se encuentran reservadas un Control de nmeros, extrado de la Barra Formularios como ya se explico y arrastrando con el puntero del mouse lo ubicamos en las dos celdas, quedando como se mostr en la imagen. Realizado esto, hacer clic con el botn derecho del mouse, repetimos como en el caso anterior, seleccionar Formato de control, dentro del cuadro Control, llenando a continuacin las siguientes celdas. Valor mnimo Valor mximo Incremento 0 100 5 Datos!$F$1

Vincular con la celda

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Con esto se ha vinculado la celda F1 de hoja Datos donde el Control de nmeros volcara los valores de 0 a 100 con incrementos de 5 Por otro lado a la celda D21 se le dar Formato-Celda-Porcentaje, incluyendo la formula Celda D21 = Datos!F1/100 Con esta relacin se consigue que los valores que se vuelquen en la celda F1 de hoja Datos a travs del Control de nmeros sean devueltos en forma de porcentaje Con el paso anterior en la celda D21, el dato que se obtiene es en forma porcentual del anticipo, el siguiente paso es obtener ese dato tambin en monto, para eso se emplea la celda F21 mediante la incorporacin de la formula: Celda F21= SI(ESERROR(D20*D21; ;D20*D21) Esta formula en primer lugar, extrae del valor total del vehculo el porcentaje en Monto de anticipo y se incorpora la funcin ESERROR por el mismo motivo que se aplico en la celda D20, es decir si no encuentra ningn valor en la operacin produce el tipo de error #VALOR! Celda D22= SI(ESERROR(D20-F21); ;D20-F21) Celda D23, en esta celda se debe incorporar el inters anual que se aplica al monto que se financia. Como el inters puede variar segn los plazos de financiacin, en este caso se a previsto un mximo de 5 aos, se incorpora una Barra de desplazamiento en la celda reservada F23 El procedimiento es el mismo que el empleado al incorporar el Control de nmeros, es decir con el puntero del mouse se ubica en al celda y se le da el tamao dentro de la misma. Pulsar con el botn derecho del mouse sobre la Barra de desplazamiento. Seleccionar Formato de control Control Valor mnimo Valor mximo Incremento Cambio de pagina 0 400 1 10 Datos!$F$2

Vincular con la celda Activar Sombreado 3D

Con esto se consigue la vinculacin con la celda F2 de la hoja Datos que recibe los valores emitidos por la barra de desplazamiento. Esta celda se vincula con la celda D23 del Formulario de la siguiente manera. Celda D23= Datos!F2/1000 Obtenindose valores porcentuales de 0 a 40% con intervalos de 0,10% Celda D24, en este caso se recurre nuevamente a colocar un Control de nmeros en las celdas reservadas en E24 y E25. Se sigue el mismo procedimiento seguido anteriormente. Formato de control Control

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Valor mnimo Valor mximo Incremento 0 5 1 Datos!$F$3

Vincular con la celda

Este Botn traslada a la celda Datos!$F$3 valores que se extienden hasta 5 aos con incremento de 1 Por lo tanto la celda D24 se vincula con la mencionada celda de Datos e incorpora el numero que en ella se encuentra. Como ya se menciono con un mximo de 5 aos, e incrementos de a 1 ao Celda D24= Datos!$F$3 Celda D26, en esta celda se colocan los meses en caso de que la financiacin no se compute como ao entero, por ejemplo 2 aos y medio, en este caso se indica en la celda la fraccin de 6 meses. Empleamos en este caso una Barra de desplazamiento, que se ubica en la celda E26 reservada. Se sigue el mismo procedimiento y se completa en: Formato de control Control Valor mnimo 0 Valor mximo 12 Incremento 1 Vincular con la celda Datos!$F$4 Por lo tanto la celda D26 se la vincula con la celda Datos!$F$4 Celda D26=Datos!$F$4 Celda F17, en esta celda se calcula el valor de la cuota que mensualmente se deber abonar, producto de la financiacin Celda F17= SI(ESERROR(PAGO(D23/D27;(D24*D27)+D26;D22)*-1); ; PAGO(D23/D27;(D24*D27)+D26;D22)*-1) La formula esta compuesta por la combinacin de la funcin Financiera PAGO, que es la que calcula la cuota, y la funcin de Informacin ESERROR, esta ultima evita en caso de no existir datos en el formulario que Excel devuelva error tipo #DIV/0! Se multiplica la formula por 1, para que el resultado devuelto sea positivo. Celda D29, en esta celda se coloca la fecha en que deber abonarse la cuota N 1 De funcionar correctamente todo lo expuesto, hasta la ultima celda del Formulario, el procedimiento de aplicacin de la financiacin respectiva, se ejecutara en forma automtica a travs de los controles incorporados, siendo la celda D29 la nica que recibir una carga en forma manual Verificacin del Ejercicio

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Se mantiene el vehculo de la imagen Modelo Escort CLX Nafta 16v 5p Cilindrada 1,8 Precio 16.300,00

Se incorpora un anticipo de 15% Una tasa anual del Plazo de Financiamiento 14,60% 2 aos y 8 meses

El resultado obtenido es el siguiente

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Fecha de Cuota N 1 7-ago-02 Fraccin meses Periodicidad 8 12 Importe Anticipo Saldo a Financiar Tasa Plazo en aos $ 15% $ 14,60% 2 13.855,00 16.300,00 $ 2.445,00 $ 525,30 Ejecucin de la operacin Contado Financiado Escort CLX Nafta 16v 5p 1.8 16.300,00 Modelo Cilin Precio B C D E F G

FORD

FINANCIAMIENTO

Se puede apreciar la imagen terminada de la totalidad del formulario

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Se ha resuelto hasta el momento todo lo relacionado a la financiacin, en lo que respecta a la parte informativa general es decir Costo-financiacin-plazo-cuota. Proteccin de la hoja de calculo, proteccin de celdas y ocultamiento de formulas Para proteger todo el ejercicio, es decir solamente se va a permitir ingresar en la celda D29 la fecha de pago de la primer cuota, el resto se realiza a travs de los elementos incorporados en formulario y por otro lado, se ocultan todas las frmulas aplicadas en las celdas. 1 Paso- clic con el indicador del mouse en el ngulo superior izquierdo de la planilla, es decir en el rectngulo entre la columna A y la fila 1. Con esto se selecciona toda la hoja de clculo donde se encuentra el formulario y la planilla de desarrollo. 2 Paso- Menu-Formato-celda- seleccionar proteger Activar Oculta 3 Paso- Seleccionar la celda D29 Men-Formato-celda-proteger Desactivar bloqueada Desactivar Oculta 4 Paso Men-herramientas-Proteger Seleccionar Proteger hoja Aparece un pequeo formulario donde se puede ingresar una contrasea y luego Aceptar Con esto el ejercicio queda protegido, permitiendo solamente el ingreso de la fecha y las formulas empleadas ocultas. Ocultar una hoja 1. Seleccione las hojas que desea ocultar. 2. En el men Formato, seleccione Hoja y, a continuacin, haga clic en Ocultar.

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Mostrar una hoja oculta 1. En el men Formato, seleccione Hoja y, a continuacin, haga clic en Mostrar. 2. En el cuadro de dilogo Mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desee mostrar. Eliminar la proteccin de una hoja de clculo individual 1. Cambie a la hoja de clculo a la que desee devolver el acceso sin restriccin. 2. En el men Herramientas, elija Proteger y, a continuacin, haga clic en Desproteger hoja. Ocultar o mostrar frmulas Para impedir que se muestren las frmulas en la barra de frmulas, se debe dar formato de oculto a las celdas que contengan las frmulas y, a continuacin, proteger la hoja de clculo. Siga el procedimiento que aparece ms abajo para ocultar las frmulas. Para mostrar frmulas ocultas, quite la proteccin de la hoja de clculo. 1. Seleccione el rango de celdas cuyas frmulas desee ocultar. Puede seleccionar rangos no adyacentes o toda la hoja. 2. En el men Formato, elija Celdas y haga clic en la ficha Proteger. 3. Active la casilla de verificacin Oculta. 4. Haga clic en Aceptar. 5. En el men Herramientas elija Proteger y, a continuacin, haga clic en Proteger hoja. 6. Compruebe que est activada la casilla de verificacin Contenido.

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CUADRO DE CONTROL Una de las opciones ms interesantes que tiene el Excel es la de utilizar los cuadros de control. Los cuadros de control se usan para crear verdaderos programas en Excel y pueden ser de mucha utilidad. Explicacin. En Excel es normal ver tres barras de herramientas. Estndar (abrir, guardar, imprimir, vista previa, etc) Formato (decimales, porcentajes, tipo de letra, tamao, etc.) Dibujo (formas bsicas, autoformas, etc.) Es probable que Ud. Vea nada mas que dos (Estndar y Formato) pero de todas formas lo que necesitamos es la barra de herramientas de cuadro de controles. Para ver la mencionada barra debemos ir a: Ver / Barra de Herramientas / Cuadro de Controles Nota: Es necesario haber hecho una instalacin bastante completa para poder ocupar esta barra y todas sus funciones, as que si por algn motivo hay cosas que no le funcionen instale los componentes necesarios. Esta es la Barra de Herramientas de Cuadros de Controles.

Como podr ver est dividida en Tres secciones La primera consta de: Modo diseo Propiedades Ver cdigo La segunda tiene todos los botones y herramientas que se pueden usar. La tercera se utiliza para agregar o quitar botones con lo que expande mas las posibilidades de esta barra. Control numrico. Elija Control de Nmero Dibuje en la planilla el cuadro donde estar situado el control. Por Ej.:

Seleccione propiedades Aqu podemos cambiar entre otras cosas. Max: El nmero mximo que recorrer este cuadro Min: El nmero mnimo LinkedCell: Celda donde se va a mostrar el nmero relacionado con el cuadro de control: Por Ej.: A4

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Cierre las propiedades El ltimo paso y el ms importante es salir del modo diseo picando en Modo Diseo. Ahora ya puede probar el funcionamiento de este botn. Si presiona en la flecha hacia la derecha el numero en la celda A4 ir aumentando y si presiona en la de la izquierda ir decreciendo. Si usted ha realizado todos esto pasos ver que no es para nada difcil hacer un Control de Nmero y si usa a menudo el Excel ya se estar imaginando para que lo pueda utilizar. Una de las partes ms fundamentales es Modo Diseo . Mientras se est en este modo, Ud. Puede cambiar cualquier cosa del Control, por ejemplo tamao, ubicacin, etc. Y para poder probar su funcionamiento debe salir de Modo Diseo Otra parte fundamental es Propiedades , aqu podr cambiar cosas fundamentales para que el control se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, Max, Min, LinkedCell, Delay (velocidad con que cambian los nmeros), Shadow (le agrega sombra al control), etc. Las propiedades varan segn el control pero por lo general tienen varias cosas similares entre ellos. Como puede ver cada control tiene muchas propiedades y es cuestin de probarlas una a una para ver como afectan en funcionamiento de cada control. De todas maneras en este curso se har referencia a las ms importantes. Ejemplo Otro de los botones ms tiles que tiene la Barra de herramientas de Cuadro de Controles es el Cuadro Combinado Prcticamente no existen diferencias entre Cuadro Combinado y Cuadro de Lista as que lo que dice a continuacin se aplica a cualquiera de las dos opciones. Primera Parte: Escriba en la hoja3 los siguientes datos uno debajo del otro. Televisor Heladera Licuadora Monitor Teclado Nombre a este rango de datos como datos (sin comillas) (Para nombrar un rango de datos marque los datos y escriba el nombre en el Cuadro de nombres) Segunda parte: Dibuje un Cuadro combinado por ejemplo:

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Seleccione propiedades Busque la propiedad: ListFillRange y escriba: datos (sin comillas) En la propiedad LinkedCell Escriba A1 (es la celda donde se mostrar el dato elegido) Salga del Modo Diseo y pruebe este ejemplo: Podr comprobar que en el Cuadro combinado se encuentran los datos ingresados en la hoja3 y que cuando elige uno, ste se muestra en la cela A1.

Recuerde que esto se aplica tanto a Cuadro combinado (arriba) o a Cuadro de lista (abajo)

ejemplo Esta vez haremos un botn que cuando se presione pase a otra hoja del Excel. Por ejemplo se puede hacer un men con varios botones que al presionarlos pasen a las distintas opciones. Comencemos... En la hoja1 cree dos botones de comando. Por Ejemplo:

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Seleccione el primero botn y muestre las propiedades Cambie la Propiedad Caption por : Ventas Seleccione el segundo botn y muestre las propiedades Cambie la Propiedad Caption por : Compras Si realiz bien estos pasos Ud. Debera ver lo siguiente:

Seleccione el primer botn y haga clic en ver cdigo En esta parte se abrir el Editor de Visual Basic y debe escribir lo siguiente: Hoja2.activate Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que cierre el editor de Visual Basic, hgalo del cuadro de cerrar X que est mas arriba, porque puede confundirse y cerrar la ventana de editar cdigo, no se preocupe que no est cerrando Excel.) Seleccione el segundo botn y haga clic en ver cdigo Escriba: Hoja3.activate CREANDO FORMULARIOS Y PROGRAMNDOLOS Antes de Empezar esta nueva fase te recomiendo que salgas de Excel y vuelvas a entrar, esto es por si estuviste practicando los cdigos, para que no quede una secuencia de Macros. Ahora te enseare a dominar lo mximo de Excel que es crear formularios y programarlos, bueno un formulario es una ventana que se programa por medio de controles y estos controles responden a sucesos que nosotros programamos. Todo esto se encuentra dentro de Visual Basic. A continuacin Muestro como crear un formulario y como programarlo: 1. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. 2. Activa las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades

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3. Del Men Insertar elija la Opcin UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm.

Tambin cuando de clic en el Formulario USERFORM1 se debe de activar el Cuadro de Herramientas, si no se activa de clic en el Men Ver y elija la opcin Cuadro de Herramientas. 4. Elija del Cuadro de Herramientas el Control Etiqueta el que tiene la A y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 la etiqueta. Quedara el nombre Label1, despus de un clic en la etiqueta dibujada y podr modificar el nombre de adentro y pondremos ah Nombre. Si por error da doble clic en la etiqueta y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 5. Elija del Cuadro de Herramientas el control Cuadro de Texto el que tiene ab y arrastre dibujando en el formulario USERFORM1 el cuadro de texto a un lado de la etiqueta que dice Nombre. El cuadro de texto debe de estar vaco y su nombre ser Textbox1, el nombre solo aparecer en el control. 6. Haga los dos pasos anteriores igualmente poniendo Direccin en la Label2 y Telfono en la Label3 y tambin dibjeles su Textbox. Esto quedara as despus de haberlo hecho

Si tiene algn problema al dibujar las etiquetas o los cuadros de texto, solo cmbiele el nombre a la etiqueta o el cuadro de texto en la Ventana Propiedades la opcin se llama (Name). El Error que marque puede ser Nombre Ambiguo, pero si le cambias el Nombre al control se quitara el error. Puedes ponerle cualquier nombre en lugar de Label1.

Solo altera esto si te marca error, si NO djalo as. Los controles como las Etiquetas y Cuadros de Textos pueden modificrseles algunas opciones en la Ventana Propiedades Para hacer esto es necesario tener conocimiento sobre las propiedades de los controles. No altere las propiedades si no las conoce.

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7. Elija del Cuadro de Herramientas el control Botn de Comando y Arrastre dibujando en el Formulario USERFORM1 el Botn, despus de un clic en el nombre del Botn dibujado y podr modificar el nombre y pondremos ah Insertar. Si por error da doble clic en la Botn y lo manda a la pantalla de programacin de la etiqueta, solo de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto.

As quedara el Formulario formado por los controles:

8. Ahora de doble clic sobre el control Textbox1 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Esto indica que se valla a A9 y escriba lo que hay en el Textbox1 Nota.-Lo que esta en azul lo genera Excel automticamente, usted solo escribir lo que esta en Negrita. Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL 9. Ahora de doble clic sobre el control Textbox2 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla a B9 y escriba lo que hay en el Textbox2 Para volver al Formulario y programar el siguiente Textbox de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 10. Ahora de doble clic sobre el control Textbox3 para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Esto indica que se valla a C9 y escriba lo que hay en el Textbox3 Para volver al Formulario y programar el Botn de Comando Insertar de doble clic en UserForm1 que se encuentra en el Explorador de Proyecto, o simplemente de clic en Ver Objeto en el mismo Explorador de Proyecto. 11. Ahora de doble clic sobre el control Botn de Comando para programarlo y despus inserte el siguiente cdigo: Private Sub CommandButton1_Click() Rem inserta un rengln Selection.EntireRow.Insert Rem Empty Limpia Los Textbox TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty Rem Textbox1.SetFocus Enva el cursor al Textbox1 para volver a capturar los datos TextBox1.SetFocus End Sub

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Nota.-El comando Rem es empleado para poner comentarios dentro de la programacin, el comando Empty es empleado para vaciar los Textbox. 12. Ahora presione el botn Ejecutar User/Form que se encuentra en la barra de herramientas o simplemente la tecla de funcin F5

Se activara el Userform1 y todo lo que escriba en los Textbox se escribir en Excel y cuando presione el botn Insertar, se insertara un rengln y se vaciaran los Textbox y despus se mostrara el cursor en el Textbox1. TRABAJANDO CON FORMULAS Es de suma importancia saber aplicar Formulas en Macros de Excel, ya que la mayora de las hojas de clculos las involucran, por ejemplo los Inventarios, las Nominas o cualquier otro tipo de hoja las llevan, es por eso que en la siguiente Fase se muestra como manejar Formulas en Macros de Excel. 4. Presione La Teclas Alt + F11, para entrar al editor de Visual Basic. 5. Activa las siguientes opciones: De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades 6. Del Men Insertar elija la Opcin UserForm. Esto inserta el Formulario que programaremos con controles. En el Explorador de Proyecto se observara que se inserto el UserForm. Ahora crearas un formulario con el siguiente aspecto:

el formulario tendr: Tres etiquetas Tres Textbox Un Botn de Comando

Los datos que se preguntaran sern Nombre y Edad, los Das Vividos se generaran automticamente cuando insertes la edad. A continuacin se muestra como se deben de programar estos Controles: Programacin de los Controles:

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL Private Sub CommandButton1_Click() Selection.EntireRow.Insert TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 Rem aqu se crea la Formula TextBox3 = Val(TextBox2) * 365 Rem El Textbox3 guardara el total de la multiplicacin del Textbox2 por 365 Rem El Comando Val permite convertir un valor de Texto a un Valor Numrico Rem Esto se debe a que los Textbox no son Numricos y debemos de Convertirlos End Sub Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox3 End Sub Esto va permitir que cuando se ejecute el formulario y se de la edad el resultado de los das vividos aparecer en el Textbox3 y se escribir tambin en Excel. El comando Val es un comando de Visual Basic que te permite convertir un valor de texto a un valor numrico. Recuerden el Comando Rem se utiliza para poner Comentarios nicamente y no afecta a la programacin. Generaremos otro ejemplo, Crea el Siguiente Formulario con los siguientes datos: 5 Etiquetas 5 Textbox 1 Botn de Comando

Los datos que se preguntaran sern Nombre, Das Trabajados, Pago por Da, Bonos y Sueldo Neto.

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Genera el siguiente cdigo: Private Sub CommandButton1_Click() Selection.EntireRow.Insert TextBox1 = Empty TextBox2 = Empty TextBox3 = Empty TextBox1.SetFocus End Sub Private Sub TextBox1_Change() Range("A9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox1 End Sub Private Sub TextBox2_Change() Range("B9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox2 End Sub Private Sub TextBox3_Change() Range("C9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox3 End Sub Private Sub TextBox4_Change() Range("D9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox4 Rem aqu se crea la formula TextBox5 = Val(TextBox2) * Val(TextBox3) + Val(TextBox4) Rem El TextBox5 guardara el total End Sub Private Sub TextBox5_Change() Range("E9").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = TextBox5 End Sub Cuando se introduzca el Bonos automticamente se generara el Sueldo Neto.

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ASOCIACION A.E.I.M. 2007 ESCUELA POLITECNICA NACIONAL BIBLIOGRAFA

1. Ayuda de Microsoft Excel 2003. 2. Estudio Rojas-Benarroch. Excel 2003. Ed. Anaya Multimedia, 2004. ISBN: 8441516707.

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Excel Avanzado y Macros

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Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 14. http://support.microsoft.com/kb/213740/es Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 15. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.ht m Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel

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