CASO PRACTICO II: GESTION DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO

ALEXANDER TORRES RODRIGUEZ

JAIME ENRIQUE AVILA ALVAREZ

DIRECCIÓN DE PROYECTOS I

2025
 Solución al caso práctico

1. ¿Cómo debe el director de Proyectos gestionar la Esfera de Influencia para asegurar la

colaboración efectiva entre todos los interesados en la implementación del sistema de

gestión de contenidos?

Con el fin de lograr una colaboración efectiva entre todos los interesados en la implementación del

sistema de gestión de contenidos en la agencia digital de la cual se habla en el contexto general del

problema, el director de proyectos debe gestionar de forma estratégica su esfera de influencia con la

intención de poder impactar positivamente y relacionarse con todos los miembros de su equipo,

mediante la aplicación de diferentes acciones o estrategias claves.

Como primera medida, es fundamental que facilite y haga posible la comunicación, para ello puede

establecer canales claros y efectivos (grupos en aplicativos virtuales, reuniones periódicas, lideres

de área, etc) que permitan un flujo continuo de la información entre los diferentes departamentos

que están involucrados en el proyecto (por ejemplo el área de marketing, tecnología, contenido,

edición y diseño audiovisual); lo que garantiza que todos los participantes estén alineados con los

objetivos del proyecto y con el plan de beneficios propuesto para este. Adicionalmente, es de suma

relevancia que el director actúe como un puente entre los interesados y el equipo de trabajo,

promoviendo un ambiente de trabajo colaborativo e incluyente.

Otro aspecto critico es identificar las expectativas de cada grupo o área que participa en el proyecto.

El director debe identificar las necesidades y las solicitudes de cada departamento, como por ejemplo

lo puede ser la optimización en el flujo de trabajo para la creación de contenido, la integración o

adquisición de plataforma digitales, y ajustar determinadas estrategias en función de estas

expectativas. Básicamente este aspecto permite abordar inquietudes, situaciones, solicitudes o

necesidades subyacentes de manera ágil y oportuna para garantizar la alineación de estrategias con

los objetivos organizacionales.

conocimiento le permitirá enfocar las estrategias del proyecto a las innovaciones que están vigentes

en el mercado. Por lo que se recomienda que participe en comunidades virtuales y eventos

relacionados con la gestión de contenidos ya que le permitirá conocer otro tipo de proyectos, otros

elementos y conocimiento que posteriormente podrá transferirle al equipo, lo que conlleva a una

actualización constante del proyecto.

En situaciones de conflicto donde se presenten discusiones, existan puntos de vista muy diferentes y

marcados, el director debe utilizar sus habilidades de comunicación para mediar y encontrar

soluciones efectivas que no vayan a perjudicar el correcto desarrollo del proyecto. En definitiva, la

capacidad para solucionar estas situaciones de manera eficiente es indispensable para mantener un

entorno laboral armónico, respetuoso y coherente.

Finalmente, es fundamental que el director fomente un ambiente positivo y motivador, en el que se

inspire al equipo a colaborar y alcanzar los objetivos planteados. Al implementar estas anteriores

estrategias, el director del proyecto podrá gestionar de manera efectiva la esfera de influencia,

superando no solo los desafíos asociados la transformación digital, sino también, garantizando el éxito

en la implementación del sistema de gestión de contenidos que es la motivación global de todo el

entramado.

2. ¿Qué Estilos de Liderazgo serían más adecuados para gestionar un proyecto en una

estructura organizacional matricial y por qué?

Para lograr que sea un éxito un proyecto que consista en la implementación de un sistema de gestión

de contenidos en una agencia digital que se base en una estructura matricial, es fundamental que el

director de proyectos adopte un modelo de liderazgo novedoso que no sea rígido, al contrario, que

sea flexible para que se adapte a las características del equipo y a las exigencias del entorno. En este

orden de ideas, los estilos de liderazgo que se pueden ajustar eficazmente a lo que se busca serian el
transformacional, el interaccional, y en determinados momentos del ciclo de vida del proyecto, el

transaccional.

El liderazgo transformacional es clave porque este proyecto implica una transformación en la forma

de trabajar, este estilo permite al director del proyecto motivar al equipo, impulsando elementos como

la creatividad y ayuda a que todos logren transicionar a las nuevas herramientas. Básicamente este

modelo busca constituir una visión clara del objetivo final que conlleve a que el equipo se sienta mas

comprometido y dispuesto al cambio, lo cual es de gran importancia para superar la resistencia que

suele estar presente en este tipo de iniciativas.

Por otro lado, el liderazgo interaccional es ideal porque combina diferentes enfoques claves según lo

que necesite el proyecto en cada momento. Teniendo en cuenta que se trata de una agencia digital

donde varios departamentos deben colaborar como es el de mercadeo, tecnología, contenido, entre

otros, este etilo facilita la comunicación y contribuye a manejar las diferentes prioridades y

expectativas. Por ejemplo, al inicio del proyecto, el director puede enfocarse en alinear a todos con

los objetivos comunes, mientras que en las etapas mas avanzadas puede ser mas firme para garantizar

que se cumplan a tiempo y forma.

Por otro lado, en determinados momentos, aplicar el liderazgo transaccional también es relevante,

sobre todo cuando se trata de llevar un control del avance del proyecto y asegurar que se cumplan a

cabalidad con todas sus responsabilidades. Básicamente es estilo se centra en definir metas claras,

hacer un seguimiento periódico de las tareas y proporcionar retroalimentación. Es valioso porque en

un proyecto como el presente con plazos ajustados, este enfoque permite mantener el orden y asegurar

que cada fase del proyecto avance según un cronograma de actividades ya constituido previamente.

En resumen, una combinación de estos tres estilos permite al director del proyecto adaptarse a las

distintas situaciones: inspirar y motiva al equipo (transformacional), ajustar el enfoque según las
necesidades (interaccional) y asegurarse de que el trabajo se desarrolle de forma organizada

(transaccional).

3. ¿Qué beneficios aporta el desarrollo de un Plan de Gestión de Beneficios en el contexto de

este proyecto?

Para el proyecto es clave desarrollar un plan de gestión de beneficios para asegurar que el esfuerzo

que se realice realmente tenga un aporte de valor para la compañía, que es básicamente una

consecuencia de lo que se busca que para este caso es la implementación del sistema de gestión de

contenidos. En este orden de ideas, a continuación, enuncio cómo este plan puede generar grandes

aportes que marquen la diferencia:

1. Tener claro que beneficios se esperan: Desde un principio el plan define qué se quiere

alcanzar con la implementación del sistema, por ejemplo, agilizar la creación de contenido,

unificar la colaboración entre grupos de trabajo y automatizar procesos. Esto permite que

todos estén alineados y sepan la dirección a la cual se dirige el proyecto.

2. Facilitar la toma de decisiones: Cuando surjan dudas o cambios, el plan servirá como guía

para decidir qué es lo más importante. Si aparece un problema técnico o una nueva idea, el

equipo podrá evaluar si realmente ayuda a cumplir los beneficios esperados o si se presenta

una variación innecesaria.

3. Medir si el proyecto está funcionando: Con el plan se definen indicadores claros para saber

si el sistema está dando los resultados esperados. Por ejemplo, se puede medir si el tiempo

de creación de contenido se reduce o si la interacción del publico crece con la mejora de la

calidad de las publicaciones, esto contribuye a que se pueda ajustar a tiempo algunos

elementos.

4. Alinear el proyecto con los objetivos de la compañía: El plan asegura que el proyecto esté

alineado con la visión de la agencia. Por ejemplo, si el objetico es ser mas eficientes y
 competitivos en el mundo digital, el sistema que se busca implementar debe apoyar esa

transformación y no convertirse quizás en una carga que no permita esa transición.

5. Anticipar riesgos antes de que aparezcan: El plan permite identificar posibles riesgos desde

el inicio, como la resistencia al cambio o dificultades técnicas. Al estar preparados, el equipo

puede actuar a tiempo y evitar que estos inconvenientes o situaciones de peligro retrasen el

proyecto significativamente.
 Aplicación Práctica del Conocimiento

Teniendo en cuenta el mismo proyecto académico del cual hablé en la anterior unidad, el cual a

grandes rasgos consistió en el diseño de una planta de producción de acetato de etilo mediante un

proceso químico de deshidrogenación de etanol y acetaldehído lo más cercano a la realidad.

Con las lecturas propuestas para la presente unidad, es posible identificar claramente cómo ciertos

conceptos de la gestión de proyectos habrían mejorado la organización y eficiencia a lo largo del

proceso. Aunque ya se completó el proyecto, es interesante identificar cómo la aplicación de estas

prácticas podría haber hecho que todo fuera en esencia más fluido, por ejemplo:

1. Comunicación clara:

En el proyecto, la coordinación entre los miembros del equipo fue indispensable para cumplir

con los objetivos propuestos. Si bien me reuní con mi equipo de trabajo regularmente para

compartir avances, la comunicación constante con el profesor y entre nosotros hubiese sido

más beneficiosa para validar que cada etapa fuese por el camino correcto. Es decir, si

hubiésemos sido más sistemáticos en registrar decisiones y en mantener al profesor al tanto

de cada avance, probablemente se habría evitado algunas revisiones de última hora.

¿Qué podríamos haber hecho mejor? Quizás tener un registro más detallado de cada reunión

y de las decisiones importantes, esto nos habría ayudado a mantener la claridad sobre lo que

se había discutido y evitar posibles malentendidos.

2. Adaptar el liderazgo según la etapa del proyecto:

Inicialmente adoptamos un enfoque más directivo, asignando tareas especificas y fechas de

entrega claras, sin embargo, a medida que el proyecto avanzaba y surgían problemas, como

lograr la pureza deseada del acetato de etilo, un enfoque mas colaborativo hubiese sido aún

más útil. Aunque se tomaron decisiones en equipo, poder compartir ideas de manera mas
 abierta y discutir soluciones juntos en cada etapa habría minimizado algunos tiempos

importantes.

3. Asegurar resultados claros y viables:

Desde el inicio, nos planteamos metas claras y concisas, una de ellas fue alcanzar una pureza

del 96%p/p en el producto final y evaluar la rentabilidad del proceso; sin embargo, nos dimos

cuenta de que no habíamos considerado algunos costos adicionales desde el principio en el

análisis económico, lo que nos llevó a realizar ajustes importantes más tarde. Si hubiese

implementado un plan de gestión de beneficios desde el inicio, habría podido hacer un

seguimiento más cercano de los resultados reales y ajustar el proyecto antes de llegar a la fase

final.

Aunque el proyecto fue exitoso, con una mejor aplicación de estas estrategias, se hubiese podido

optimizar aun mas los tiempos y los recursos, evitando algunos de los retos que se presentaron en el

camino. Esto deja valiosas lecciones para futuros proyectos donde es fundamental una comunicación

clara, una distribución mejor de las funciones y un enfoque más estratégico habrían hecho una gran

diferencia.
 Referencias

1. Corporación universitaria de Asturias (2025). El rol del director del proyecto.

https://www.centrovirtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/clase3_

pdf1.

2. Corporación universitaria de Asturias (2025). Gestión de la integración. https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/clase4_pdf1.