DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Definiciones de Tiempos y Recursos para el Diseño del Programa

de Gestión Documental
2. Definiciones operativas en la Ejecución del Diseño del Programa
de Gestión Documental

Lista las actividades para la Formación de un Diseño de un programa de gestión

documental ejemplificando con una botica, mediante una simulación.
INTEGRANTES:
• SOTELO GUERREROS JUAN CARLOS
 GESTION DOCUMENTAL
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos,
así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato
impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información sobre la inscripción en entes
gubernamentales entre otros registros.
 ¿Qué es un Documento? La Documentación permite:

• Fidedignos DEFINIR Escribir lo que se hará

• Susceptibles
REALIZAR Hacer lo que está escrito

REGISTRAR Probar que se ha hecho

“DIGA LO QUE HACE, HAGA LO QUE DICE"

"DOCUMENTE LO QUE DICE Y REGISTRE LO QUE HACE"
 CUMPLIMIENTO NORMATIVO

IMPORTANCIA EFICIENCIA OPERATIVA

BP DE DOCUMENTACION
SEGURIDAD DE LA INFORMACION
NORMAS ISO NORMATIVAS
REGULACIONES LOCALES DOC. REGULATORIOS
TIPOS DE
DOC. DE CALIDAD
DOCUMENTOS
DOC. DE PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN
CREACION
DOCUMENTARIA EN
FORMACION PERSONAL
OFICINA REVISION
CAPACITACION
ACTUALIZACION CONTINUA
FARMACEUTICA PROCESOS DE APROBACION

GESTION ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCION

MANEJO DE CAMBIOS ELIMINACION

INTEGRACION DE SISTEMAS RETOS SOFTWARE DE GESTION DOC.

SEGURIDAD DE DATOS HERRAMIENTAS SISTEMA DE ARCHIVO

BASES DE DATOS
 CUMPLIMIENTO NORMATIVO

IMPORTANCIA EFICIENCIA OPERATIVA

SEGURIDAD DE LA
INFORMACION
 IMPORTANCIA
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Normas Relevantes para la Gestión Documental en OF
Brindar seguridad y la confianza • Buenas Prácticas de Farmacia (BPOF)
BENEFICIOS • Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• Normativas locales
• Seguridad del paciente
• Eficacia de los tratamientos
• Cumplimiento legal
• Protección de la información
• Confianza del cliente

Recomendaciones
• Implementar un sistema de gestión documental adecuado
Implicancias del incumplimiento • Capacitar al personal
• Sanciones legales • Realizar auditorías periódicas
• Pérdida de confianza
• Riesgos para la salud
 IMPORTANCIA
EFICIENCIA OPERATIVA

• Seguridad
• La satisfacción
• La rentabilidad y la capacidad de
respuesta a las demandas del mercado.
Estrategias
• Digitalización de documentos
Beneficios • Implementación de un sistema de gestión documental (SGD)
• Automatización de procesos
▪ Seguridad del paciente
• Capacitación del personal
▪ Satisfacción del cliente
• Optimización de los flujos de trabajo
▪ Rentabilidad
▪ Flexibilidad y capacidad de respuesta
▪ Mejora de la toma de decisiones
 IMPORTANCIA

SEGURIDAD DE LA INFORMACION
• Protección de la privacidad de los pacientes
• Cumplimiento de regulaciones
• Prevención de fraudes
• Protección de la reputación

Medidas de seguridad

• Contraseñas
• Control de acceso
• Cifrado de datos
• Respaldos regulares
• Actualización de software
• Capacitación del personal
 DOC. REGULATORIOS

TIPOS DE DOCUMENTOS DOC. DE CALIDAD

DOC. DE
PROCEDIMIENTOS
 TIPOS DE DOCUMENTOS
DOC. REGULATORIOS Describe el SC de acuerdo con la política
Qué debe hacerse MANUAL DE y objetivos de calidad
LA CALIDAD
Secuencia de la transformación de los insumos
RM Nº 585-99-SA/DM Cómo sucede PROCESOS / PLANES en productos y servicios
Describe las actividades para
MANUAL DE BPA de PF Y AFINES Cómo debe hacerse PROCEDIMIENTOS /ESPECIFICACIONES implementar los elementos del SC
CAPITULO IV Cómo se hizo FORMULARIOS y REGISTROS Evidencia objetiva
DE LA DOCUMENTACION

Articulo 35°.- Los siguientes • Manual de BPA

• Manual de BPD
documentos deben ser conocidos y • Manual de PrimerosAuxilios
accesibles al personal involucrado en el • Manual de emergencias toxicológicas
• MANUAL DE CALIDAD
sistema de almacenamiento: • MOF
• Listado actualizado de alternativas farmacéuticas
de medicamentos elaborados por la DIGEMID.
• MOF • POEs
• REGISTRO DE EJECUCION
• POE
• DOCUMENTACION Y REGLAMENTACION EXTERNA
 TIPOS DE DOCUMENTOS
DOC. DE CALIDAD
• SISTEMA
• GESTIÓN CALIDAD
• SGC •4. Otros Documentos Relevantes:
• Contratos de Suministro
1. DOCUMENTOS DE REGISTRO Y AUTORIZACIÓN: • Políticas y Procedimientos
• Licencia de Funcionamiento • Informes de Auditorías
• Registro Sanitario
• Certificados de Buenas Prácticas de Manufactura Importancia de la Gestión Documental de Calidad:
• Certificados de Análisis La gestión documental de calidad es esencial para las farmacias por
• Registros de Lotes varias razones:
2. Documentos de Control de Calidad:
• Protocolos de Análisis Cumplimiento Normativo:
• Registros de Control de Calidad • Seguridad del Paciente
• Certificados de Calibración • Trazabilidad:
• Eficiencia Operativa
3. Documentos de Seguridad y Vigilancia:
• Informes de Eventos Adversos
• Informes de Farmacovigilancia
• Planes de Gestión de Riesgos
 DOC. DE PROCEDIMIENTOS TIPOS DE DOCUMENTOS

CODIGO NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS

INTERNO

PROC: 01 Recepción de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios

PROC:02 Almacenamiento de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios
PROC:03 Control y Registro de Temperatura y Humedad
PROC:04 Dispensación de Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos
PROC:05
Expendio de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios
PROC:06 Tratamiento Y/O destrucción para los Productos Expirados
PROC:07 Tratamiento para los Productos Deteriorados
PROC:08 Retiro y/o Devolución de Productos Farmaceuticos,Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios.
PROC:09 Reclamos y Quejas
PROC:010 Toma de Inventario Físico en el Establecimiento Farmacéutico
PROC:011
Notificación de sospecha de reacción adversa a productos farmaceutcos
PROC:012 Notification de sospecha de Incidentes Adversos a Dispositivos Médicos
PROC:013 Capacitación del Personal
PROC:014 Limpieza del Establecimiento Farmacéutico
PROC:015 Evaluación de Recetas Médicas
PROC:016 Destrucción de Productos Expirados y/o Deteriorados
PROC:017 Formato de registro de control de examen médico al personal
PROC:018 Normas que prohíben comer, beber y fumar dentro de la botica
PROC:019 Manejo de extintor
PROC:020 Productos psicotrópicos de la lista IV B.
PROC:021 Autoinspección
PROC:022 Envío de precios
PROC:023 Farmacovigilancia
 CREACION

REVISION

APROBACION
PROCESOS DE GESTION
ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCION

ELIMINACION
 PROCESOS DE GESTION
CREACION

• Propósito
• Autores
• Herramientas
• Formato
• Contenido
• Revisión inicial
 PROCESOS DE GESTION

REVISION APROBACION ALMACENAMIENTO

• Propósito • Autoridad
• Sistema:
• Revisores • Criterios
• Acceso:
• Criterios • Firma
• Versiones:
• Comentarios • Fecha
• Respaldos:
• Actualización • Número de versión
 PROCESOS DE GESTION

DISTRIBUCION ELIMINACION
• Propósito • Autoridad
• Revisores • Criterios
• Criterios • Firma
• Comentarios • Fecha
• Actualización • Número de versión
 SOFTWARE DE
GESTION DOC.

SISTEMA DE
HERRAMIENTAS
ARCHIVO

BASES DE
DATOS
BP DE DOCUMENTACION

NORMAS ISO NORMATIVAS

REGULACIONES LOCALES
 NORMATIVAS
BP DE DOCUMENTACION REGISTROS DE PACIENTES PERMANENTE
Información del paciente CONSISTENTE
Historial de dispensación
Seguimiento de recetas LEGIBLE
ESENCIALES
Información de contacto COMPLETA
CONTROL DE INVENTARIO EXACTA
Registro de entrada y salida de medicamentos
CLARA
ENFOQUE Control de caducidad
PUNTUAL
Inventario de medicamentos controlados
Registros de devoluciones CIERTA
DIRECTA
SEGURIDAD DE MEDICAMENTOS
Registro de errores de medicación ESENCIAL
Registros de eventos adversos REGISTRADO
Registros de medidas de seguridad

DOCUMENTACIÓN DE CONSULTAS
BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTAS Y RECURSOS FARMACÉUTICAS: BPD
Seguridad del paciente Sistemas informáticos de gestión de farmacia Registros de capacitación de personal
Eficacia de los tratamientos Guías de buenas prácticas de documentación Registros de auditorías
Cumplimiento legal Capacitación del personal
Mejora de la calidad de la atención
 NORMATIVAS
NORMAS ISO

Sistemas de gestión de la calidad:

Gestión de Documentos y Registros

Parte 1: Conceptos y Principios

Parte 2: Directrices [Informe técnico].
 APLICACIONES EN EL AMBITO FARMACEUTICO

VALORACION
Proceso permanente y Archivos de
continuo, que inicia desde la
planificación de los
Gestion
documentos y por medio
del cual de determina sus
valores primarios y
secundarios, con el fin de
establecer su permanencia
en las diferentes fases del Archivos
archivo y determinar su
Central
destino final (Eliminación o
Conservación temporal o
definitiva).

• LEGAL
Archivos Valores Primarios • Derechos y Obligaciones
• ADMNISTRATIVO • Testimonios de sus procedimientos
Historico
• TECNICO • En virtud de desarrollo
De gestión y • CONTABLE • Utilidad para soportar las cuentas
Tramite • FISCAL • Utilidad para Adm. Tributaria
VALOR USOS -FUNCION
DOCUMENTAL

Valores Secundarios

• Evidénciales • HISTORICO • Útil para la reconstrucción de la memoria

• Testimoniales • CIENTIFICO • Creación de conocimiento
• Informativos • CULTURAL • Testimonio de vivencias
 NORMATIVAS
REGULACIONES LOCALES

INFORMACIÓN DEL PACIENTE

Ley de Protección de Datos Personales (Ley N° 29733)
Registro de pacientes
Confidencialidad

GESTIÓN DE MEDICAMENTOS
Recomendaciones
Ley de Medicamentos (Ley N ° 29459)
Consultar periódicamente las regulaciones locales
Trazabilidad
Implementar un SGD
Control de inventario
Capacitar al personal
Gestión de recetas

CONTROL DE CALIDAD Y SEGURIDAD

Buenas Prácticas de Farmacia (BPOF)
Registros de errores de medicación
Registros de eventos adversos
Auditorías
 FORMACION
PERSONAL

CAPACITACION

ACTUALIZACION
CONTINUA
 MANEJO DE
CAMBIOS

INTEGRACION DE
RETOS
SISTEMAS

SEGURIDAD DE
DATOS
MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE OFICINA FARMACEUTICA VII. CONSIDERACIONES ESPECIFICAS RM N°552-2022/MINSA

7.1 SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

7.2 PERSONAL 7.3.3 Los libros oficiales pueden tenerse en formatos físicos o digitales, debidamente
7.3 DOCUMENTACION actualizados, siendo los mismos:
a) De recetas, donde se consignan en orden correlativo y cronológico los preparados
7.3.1 La documentación es parte esencial del sistema de gestión de calidad farmacéuticos, indicando el nombre del profesional Químico Farmacéutico responsable de su
y del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica, y elaboración.
comprende los procedimientos operativos, instructivos manuales formatos, b) De control de estupefacientes, donde se registra el empleo de sustancias estupefacientes
registros, entre otros. en la elaboración de fórmulas magistrales; asi como la dispensación de productos
farmacéuticos que los contienen, de acuerdo con la
Manual de OF
normatividad correspondiente.
Formato de POE c) De control de psicotrópicos, donde se registra la dispensación de productos
Registros de control farmacéuticos que contienen sustancias psicotrópicas, de acuerdo con el marco normativo
correspondiente.
d) De ocurrencias (obligatorio), donde se registra la rotación de los profesionales Químicos
7.3 2 Se debe contar con los registros necesarios de los procesos de las Farmacéuticos que laboran en el establecimiento, así como las ausencias del Director Técnico
Buenas Prácticas de Almacenamiento, Dispensación, Farmacovigilancia, y debidamente justificadas, el nombre del profesional Químico Farmacéutico asistente que
cuando corresponda, de las Buenas Prácticas de Distribución y Transporte, reemplaza al Director Técnico en su ausencia, las notificaciones de sospechas de reacciones
y Buenas Prácticas de Seguimiento Farmacoterapéutico. adversas (SRA) e incidentes adversos, asi como cualquier otra observación relacionada a los
•Registros de temperatura y humedad:
productos y/o al funcionamiento del establecimiento farmacéutico que el Director Técnico
•Registros de inventario: estime relevante. Dicho libro no constituye un libro de control de asistencia.
•Registros de recepción y despacho:
•Registros de mantenimiento:
•Registros de personal: Registros de incidencias:
 LIBROS OFICIALES LIBROS NO OFICIALES
Emitidos por la autoridad, donde se prueba, se establece Son todos aquellos documentos emitidos o generados por la
ó se hace constar algo. organización (Farmacia) para respaldar información o demostrar algo.

Si se documenta, debe hacerse,

Si se hace, debe documentarse.
Lo que no está documentado, jamás se ha hecho

• Registros Sanitarios
• Certificado de Registro Sanitario
• Certificado de Producto Farmacéutico
Certificado de Libre Venta
• Certificaciones de:
• BPM
• BPA
• BPL
• Autorización Sanitaria de Funcionamiento del EEFF
• Certificaciones de:
NOTA IMPORTANTE:
• BPA - BPD - BPOF AL MOMENTO DE LA
INSPECCION
7.3,4. Se debe contar en forma física o digital con el siguiente material
de consulta: i) Procedimiento operativo estándar para la elaboración, revisión, aprobación,
a) Primeros auxilios y emergencias toxicológicas, actualización y distribución de los documentos; así como las acciones a seguir ante la
b) Manual de Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica. pérdida y/o daño total y/o parcial de los documentos.
Asimismo, se debe contar con documentación física o digital, y actualizada, ii) Procedimiento operativo estándar de inducción al personal nuevo y capacitación
relacionada permanente.
i) Farmacovigilancia iii) Procedimiento operativo estándar o normas de seguridad personal
ii) Farmacología, farmacia y terapéutica, en el caso de brindar el servicio iv) Otros que establezca la normatividad vigente para el funcionamiento de las oficinas
de seguimiento farmacoterapéutico. farmacéuticas y las farmacias de los establecimientos de salud,
iii) Otros que contribuyan al cumplimiento de las buenas prácticas.
7.3.6. Toda modificación o corrección del documento debe quedar registrada (firmada y
7.3.5. Se debe contar con los siguientes documentos, de conocimiento fechada) de modo que pueda leerse la información original. Debe existir un listado que
por el personal, de fácil acceso y aplicación: permita identificar las firmas del personal y siglas utilizadas.
a) Manual de la Calidad
b) Procedimientos operativos estándar que proporcionan directrices para 7.3.7, Los registros e información deben estar disponibles en un lugar que garantice la
realizar de un modo específico una actividad u operación (por ejemplo: seguridad de los mismos, los cuales deben ser realizados en forma inmediata a la actividad.
recepción, autoinspecciones, almacenamiento, dispensación entre otros); los
mismos que deben indicar como mínimo: el título, objetivo, responsabilidades, 7,3.8. Todos los documentos deben ser elaborados, empleando un lenguaje sencillo, claro y
contenido, de fácil comprensión.
nombres y firmas de las personas que lo elaboran, revisan y aprueban, así
como la fecha de emisión y validez del mismo; de acuerdo con el 7.3.9. La documentación relacionada con las Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica
procedimiento de elaboración de documentos y formatos cuando (BPOF) debe archivarse de forma segura y debe ser de fácil acceso.
corresponda..
 NORMATIVAS

BP DE DOCUMENTACION NORMAS ISO REGULACIONES LOCALES

 NORMATIVAS
BP DE DOCUMENTACION PERMANENTE
CONSISTENTE
LEGIBLE
DOCUMENTO TECNICO: COMPLETA
MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE OFICINA FARMACEUTICA
- LEY 27444
… BPD EXACTA

.. CLARA
.
D.L. N º 1272, Articulo 4 - 21/12/2016
PUNTUAL
VII CONSIDERACIONES GENERALES CIERTA
7.1 SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DIRECTA
7.2 PERSONAL
ESENCIAL
7.3 DOCUMENTACION
REGISTRADO REGISTRADO
ESENCIAL • Almacenamiento
BUENAS • Dispensación
PRACTICAS • Farmacovigilancia Los libros oficiales pueden tenerse en formatos
y cuando corresponda, físicos o digitales.
• Manual de OF • Distribución y Transporte, y
• Seguimiento Farmacoterapéutico.
• Formato de POE a) De recetas,
• Registros de Control
•TEMPERATURA Y HUMEDAD b) De control de estupefacientes,
REGISTROS
•INVENTARIO
•RECEPCIÓN Y DESPACHO
•MANTENIMIENTO:
c) De control de psicotrópicos,
•DE PERSONAL
•REGISTROS DE INCIDENCIAS, ETC
d) De ocurrencias (obligatorio)
 LEY N° 29459

LEY DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS , DISPOTIVOS

MEDICOS y PRODUCTOS SANITARIOS

DOCUMENTO TECNICO AMBITO DE LA APLICACIÓN:

REGLAMENTO DE ESTABLECIMIENTOS FARMACEUTICOS
MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE OFICINA FARMACEUTICA
CAPITULO VII
DE LOS ESTABLECIMIENTOS
Articulo N°22.-
De la Obligación de cumplir las Buenas Practicas
CAPITULO VIII
DEL ACCESO A LOS PF, DM y PS
Articulo N°27.-
Del acceso Universal a los PF, DM y PS
 R.M.554-2022/MINSA
MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE OFICINA FARMACEUTICA

La documentación es parte esencial del sistema de gestión de calidad y del

cumplimiento de las Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica, y comprende los
procedimientos operativos, instructivos, manuales, formatos, registros, entre
otros.
Se debe contar con los registros necesarios de los procesos de las Buenas
Prácticas de Almacenamiento, Dispensación, Farmacovigilancia, y cuando
corresponda, de las Buenas Prácticas de Distribución y Transporte, y Buenas
Prácticas de Seguimiento Farmacoterapéutico.Se establecen e implementen los
procedimientos operativosestandarizados en forma física o en medio digital que
garantizan laseguridad de los mismos, para todas las actividades técnicas que
selleven a cabo en el establecimiento.
 FORMACIÓN PARA EL DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA BOTICA
Para la formación del diseño de un programa de gestión documental en una botica, se puede utilizar una simulación práctica que
implique las siguientes actividades:

1. Fase de Análisis Inicial 3. Fase de Implementación

Identificación de la problemática Capacitación del personal
Definición de objetivos Digitalización de documentos
Análisis de los documentos Pruebas del sistema
Implementación gradual

2. Fase de Diseño del Sistema 4. Fase de Mantenimiento y Mejora

Selección del software
Monitoreo del sistema:
Diseño de los flujos de trabajo
Actualizaciones del sistema:
Definición de roles y permisos
Capacitación continua:
Creación de plantillas de documentos
1. Fase de Análisis Inicial:

IDENTIFICACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA:

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS:
NORMAS

ANALISIS DE LOS PROCESOS:

Se realiza una lista de los diferentes tipos de documentos que se manejan

ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS:
•

en la botica. Ejemplo: recetas médicas, historias clínicas, pedidos de

medicamentos, facturas, contratos, autorizaciones de pago.
2. Fase de Diseño del Sistema:

Selección del software:

Diseño de los flujos de trabajo:

Definición de roles y permisos:

Creación de plantillas de documentos:

3. Fase de Implementación:

Capacitación del personal:

Digitalización de documentos:

Pruebas del sistema:

Implementación gradual:
4. Fase de Mantenimiento y Mejora:

Monitoreo del sistema:

Actualizaciones del sistema:

Capacitación continua:
SIMULACION EN UNA BOTICA
CORAL
JORGE
CREACION
Es optimizar documentos desde recetas hasta
facturas y registros de inventario.

Mejorar la accesibilidad y organizacion.

Asegurar el cumplimiento normativo

Reducir el riesgo de perdida de informacio.

 REVISION
Se trata de identificar areas de mejora,
optimizar procedimientos y garantizar
que todos los procesos se realicen de
manera segura y eficaz.
APROBACION
Es el paso final en el diseño y mejora
de procesos, donde se validan y
autorizan oficialmente para su
implementacion.
ALMACENAMIENTO
Garantizar la organizacion, accesibilidad y
seguridad de todos los documentos y
registros relacionados con la gestion de una
botica.
Implica la creacion y mantenimiento de un
sistema estructurado, donde todos los
documentos desde recetas hasta registros de
inventario, se guardan de manera ordenada
yb segura.
DISTRIBUCION
Asegurar los documentos.

Distribucion para su
revision, aprobacion y
archivo.

Garantizar una botica que

opera de manera fluida y
segura.
ELIMINACION La eliminacion se realice
conforme a las
regulaciones legales,
evitando posibles
sanciones.

Asegurar documentos que

ya no son necesarios
sean eliminados de
manera segura.
 Facilita la
digitalizacion
Organizar
El control de
versiones
SISTEMA DE
ARCHIVOS Almacenar
Colaboracion
en tiempo real
gestionar
 Almacenamiento
centralizado
Almacenamiento

SOFTWARE El control de versiones

DE GESTION
DE DOC. Acceso seguro
Organizacion
Busqueda rapida
 Organizacion

Acceso

Almacenar
Integridad
BASES DEDE
BASES
DATOS
DATOS

Organizar
MEDALY DAYANA
 DISEÑO DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

INTEGRANTES:
Medaly Dayana Gamarra López
• Diseño de un Programa de Gestión Documental para una Farmacia , un programa de
gestión documental efectivo es esencial para cualquier farmacia, ya que facilita el acceso
a la información, garantiza la seguridad de los datos y optimiza los procesos internos.
Análisis de la Situación Actual
• Identificar los tipos de documentos
-Legal y Regulatoria
-Documentos de Inventario
-Documentación de ventas y atención al cliente
-Documentación Administrativa
-Documentos de Seguridad y Emergencia

• Evaluar el flujo de documentos

• Identificar los problemas actuales
• Definir los objetivos del programa
Diseño del Programa
• Establecer políticas y procedimientos
• Seleccionar un sistema de gestión documental
• Definir la estructura de carpetas y la clasificación de documentos
• Establecer flujos de trabajo
• Capacitar al personal
 Implementación del Programa
• Instalar y configurar el Sistema de Gestión Digital
• Migrar los documentos existentes
• Monitorear el programa
Consideraciones Importantes
• Cumplimiento legal
• Integración con otros sistemas
• Seguridad de la información
• Cultura de gestión documental
Beneficios de un Programa de Gestión Documental
• Mejora de la eficiencia
• Reducción de costos
• Mayor seguridad de la información
• Mejora de la toma de decisiones
 Procesos de gestión documental Almacenamiento y acceso
.Creación y captura .Ubicación
.Almacenamiento .Control de acceso
.Gestión
.Eliminación

DEFINICIONES OPERATIVAS
PARA UN PROGRAMA DE GESTIÓN Conservación y eliminación
DOCUMENTAL
Clasificación y organización .Conservación
.Eliminación
.Sistema de clasificación
.Consistencia
Proceso de mejora continua
.Evaluación
.Retroalimentación
.Adaptación