Código: P-GC-02
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS Versión: 01
Fecha: 15-02-2013
PROCEDIMIENTO
PARA EL
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Elaborado Revisado Aprobado
Nombre Leonardo Gómez Diana González José Manuel González
Cargo Asesor Externo SSOA Directora SGI Gerente
Código: P-GC-02
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS Versión: 01
Fecha: 15-02-2013
1. OBJETIVO:
Def inir y establecer las directrices que contemplen las actividades a realizar para el control de
documentos de la empresa en lo referente a elaboración, revisión, aprobación, emisión, difusión y
distribución de los mismos.
2 . ALCANCE:
Este procedimiento tiene aplicación cada vez que se requiera controlar y asegurar la disponibilidad
en los puntos de uso de los documentos del Sistema Gestión Integrada SSOA definidos en la
Estructura Documental, tales como: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Caracterizaciones,
Planos, Planes de calidad y los documentos de origen externo.
3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El comité de gestión integrada es el responsable de implementar y mantener actualizado este
procedimiento.
ÁREAS INVOLUCRADAS
Todas las áreas que intervienen en el Sistema de Gestión integrada SSOA.
4. CONDICIONES GENERALES
a. Todos los documentos del Sistema de Gestión SSOA se elaboran bajo las directrices dadas en
el Instructivo para la elaboración de documentos
b. Es responsabilidad de quien elabora o modifica un documento:
Verificar que éste sea coherente con los procesos que se ejecutan.
Escribir exactamente cómo se realizan las actividades
Hacer seguimiento al documento hasta su implementación
c. Es responsabilidad de quien revisa un documento:
Verificar la forma del documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para la
elaboración y codificación de documentos
Verificar que el contenido técnico sea correcto
Verificar que el procedimiento descrito sea realizable y las funciones y responsabilidades
estén conformes con los cargos.
d. Es responsabilidad de quien aprueba un documento:
Verificar el cumplimiento con las normas legales y técnicas vigentes
Verificar que sea coherente con las políticas y objetivos.
e. Es responsabilidad de quien distribuye y controla:
Asignar codificación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para la elaboración de
documentos.
Actualizar listado maestro de documentos internos y externos.
Identificar copias
Mantener actualizado archivo físico y magnético de los documentos.
f. Cualquier trabajador podrá solicitar modificaciones a los documentos, para lo cual debe utilizar el
formato “Solicitud de elaboración, modificación o actualización de documentos” y entregar al
Director SGI y/o Asesor SSOA del Sistema de Gestión integrada, quien se encargará de entregar la
solicitud al responsable de la elaboración o modificación del documento para su trámite respectivo.
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g. Es responsabilidad de cada funcionario al que se le entregue una copia controlada, su
almacenamiento y control.
h. Las copias controladas no pueden tener tachones o enmendaduras, y cualquier modificación
debe ser solicitada siguiendo el procedimiento. Los documentos obsoletos son identificados con el
sello correspondiente y almacenado el período especificado en el listado maestro de documentos.
i. Manejo de Documentación Externa. La documentación externa de aplicación dentro del Sistema
de Gestión Integrada de JMG INGENIERIA Y CONSTRUCCION S.A.S. son: Las normas ISO
9000, Registro Uniforme de Contratistas RUC, las normas técnicas, normas legales, planos del
cliente, etc., todos estos necesarios para la prestación del servicio. Esta
documentación es responsabilidad de quien la usa. Cuando se adquiera un nuevo documento
o versión del mismo, se actualiza el Listado Control de Documentación Externa R-GC-03. Para
mantener actualizada la documentación externa, se tienen en cuenta las siguientes pautas:
Se consulta una vez al año a la entidad que controla o emite el documento para conocer si
hay nuevas versiones y definir su adquisición (Normas ICONTEC, normas Concejo
Colombiano de Seguridad, normas técnicas eléctricas, etc.).
Antes de iniciar un proyecto donde se requiera la aplicación de un documento externo, se
confirma con la entidad encargada de su control para verificar versión, actualización o su
consecución.
A través de afiliaciones o suscripciones, de las cuales se recibe periódicamente la última
versión o las modificaciones efectuadas sobre la documentación.
Los planos urbanos son modificados por lo general cada tres o cinco años, de acuerdo al
desarrollo urbanístico, se solicitan en las oficinas de Planeación Municipal o el
Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Los requisitos legales y de otra índole aplicables en Seguridad y Salud Ocupacional y
Ambiental, se gestionan de acuerdo al Procedimiento para la Gestión de Requisitos
Legales y Otros, P-GG-02.
Cuando un documento externo lo requiera, y es posible tener más de una copia del mismo, se
identifica con el sello de Documento Controlado para que en caso de actualización, esta sea
recogida.
5. DEFINICIONES
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestión de calidad de la
Organización.
MANUAL SSOA: Documento que especifica el Sistema de Gestión SSOA de la Organización.
PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.
Nota: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
PLAN DE CALIDAD: Documento de la planificación de la calidad del servicio que especifica que
procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben
aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico.
MANUAL DE FUNCIONES: Documento que describe el perfil y las funciones de los diferentes
cargos en la organización, definidos en el organigrama.
INSTRUCTIVOS: Documento que describe o explica la forma cómo se realiza una actividad o se
diligencia y maneja un documento.
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ESPECIFICACIONES: Documentos que establecen requisitos.
PLANOS INTERNOS: Planos desarrollados y manejados internamente durante la prestación del
servicio.
DOCUMENTACIÓN EXTERNA: Documentos de origen externo de aplicación para la ejecución o
realización de un servicio: Normas Técnicas y legales, planos suministrados por el cliente, planos
urbanísticos, etc.
REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
6. METODO:
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LA TAREA
6.1 Surge la necesidad de elaborar o modificar un documento. Cualquier empleado
6.2 Se comunica la comité de gestión integrada la necesidad Cualquier empleado
6.3 Elaborar el documento según el procedimiento para la Director SGI y/o Asesor SSOA
Elaboración de Documentos y presentar a revisión al responsable.
6.4 Realizar la revisión del documento y verificar si lo escrito se Dueño del proceso
realiza.
NO: Ir a 6.3
SI: Ir a 6.5
6.5 Si el documento se ajusta a las necesidades del proceso que lo
origina, aprobarlo. En caso de procedimiento, instructivo o manuales, Responsable del proceso
entregar a la dirección correspondiente para firmas en niveles, de
aprobación.
6.6 Actualizar datos en la lista maestra de documentos (R-GC-01) y Director SGI y/o Asesor SSOA
registrar cambios en el mismo.
6.7 Emitir, entregar y difundir el documento a las personas
Director SGI y/o Asesor SSOA
interesadas e identificar cada copia con el sello de documento
controlado en el caso de Procedimientos o Instructivos.
6.8 Registrar las modificaciones realizadas al documento en el
formato Lista Maestra de Documentos (R-GC-01) o Lista Maestra de Director SGI y/o Asesor SSOA
Registros (R-GC-01)
6.9 Retirar la versión anterior del documento de todos los puntos de
Director SGI y/o Asesor SSOA
uso y destruirlos dejando una sola copia.
6.10 identificar la única copia como documento obsoleto y llevarla al Director SGI y/o Asesor SSOA
archivo del Comité de gestión integrada.
6.11 Destruir las versiones obsoletas que estén en el archivo del Director SGI y/o Asesor SSOA
comité de gestión integrada anteriores a la del paso 6.10
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RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LA TAREA
6.12 Actualizar el archivo magnético de los documentos del
Sistema Gestión Integrada que están clasificados de acuerdo al
proceso al cual pertenecen. Cuando es aprobada una nueva versión
del documento, el anterior es cortado y pegado en una carpeta
Director SGI y/o Asesor SSOA
llamada Obsoletos. Solo se conserva el documento en vigencia y la
versión anterior (obsoleto). Todos los documentos en archivo
magnético se protegen contra modificaciones con una contraseña
de manejo exclusivo por parte de los responsables del Área
de Gestión Integrada.
6.13 Implementar el documento Áreas involucradas
6.14 Una vez implementado el documento, realizar seguimiento
para verificar si este suple las necesidades del usuario o si tiene que
modificarse parcial o totalmente, como mínimo una vez cada año. Áreas involucradas
6.14.1. Si el documento no suple las necesidades, efectuarle los
cambios pertinentes, rediseñar y probar el documento, actualizar la
fecha y modificar la letra de cambio e ir al paso 6.1.
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7. FLUJOGRAMA:
Inicio
5.1 Nace o se detectar la necesidad de crear o modificar un
documento
5.2 Solicitar la elaboración o modificación del documento
diligenciando el registro R-xx-xx-xx
No
5.3 Elaborar o modificar el documento
5.4 Realizar la revisión del documento o
su modificación
Lo escrito
se hace?
Si
5.5 Aprobar el documento o
su modificación
5.6 Actualizar datos en la lista maestra de documentos (R-xx-xx-
xx) y registrar cambios en el formato control de modificaciones de
documentos del Sistema de Gestión integral (R-xx-xx-xx).
5.7 Emitir, entregar y difundir el documento a las personas
interesadas e identificar cada copia con el sello de documento
controlado en el caso de Manuales, procedimientos o
Instructivos.
Es
si modificación?
5.8 Registrar en Control de
Modificación
no
5.9 Recolectar el documento anterior (Original y
copias) y destruir las copias
5.12 Actualizar carpeta de documentación del sistema integrado
en los computadores correspondientes.
5.10 Identificar el documento anterior original
con sello de obsoleto y lo archivo
5.13 Implementar
5.11 Destruir versiones anteriores a
la versión obsoleta
5.14 Realizar seguimiento para verificar si este suple las
necesidades del cliente o si tiene que modificarse parcial o
totalmente, como mínimo una vez cada año.
Fin
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8. REGISTROS:
Listado Control Maestro de Documentos (R-GC-01)
Listado Control Maestro de Registros (R-GC-02)
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Procedimiento para la Elaboración de Documentos. (P-GC-01)
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