SAP FI: Datos Maestros
de Clientes y
Proveedores
Capitulo 5
Contenido
Datos Maestros de Cliente y Proveedor.......................................................................................3
Clientes.........................................................................................................................................3
Proveedores...............................................................................................................................10
Grupos de Cuentas.......................................................................................................................16
Status Campo................................................................................................................................17
Rango de números........................................................................................................................18
Condiciones de Pago....................................................................................................................20
Cuentas Alternativas (Cliente/Proveedor)..................................................................................21
Cuentas Asociadas.......................................................................................................................22
Carga de Documento de Clientes...............................................................................................24
Carga de Documento de Proveedor...........................................................................................26
Operaciones CME (Cuentas de Mayor Especial).....................................................................27
Solicitud de Anticipos....................................................................................................................31
Anticipos.........................................................................................................................................35
Datos Maestros de Cliente y Proveedor
Al igual que las cuentas de mayor, las cuentas de deudor y de acreedor también tienen dos
segmentos:
. Un segmento en el nivel de deudor que contiene datos generales. A estos datos se puede
acceder en toda la empresa.
. Un segmento en el nivel de la sociedad que contiene datos específicos de la sociedad. Las
sociedades que desean gestionar operaciones con un deudor o acreedor determinado, deben crear
un segmento de sociedad para este deudor o acreedor. Esto también crea una cuenta de deudor o
de acreedor.
Utilizando los informes RFBIDE10/RFBIKR10, se puede transferir datos maestros de
deudor/acreedor actualizados en una sociedad fuente a otra sociedad.
Clientes
Una cuenta de deudor completa contiene los tres segmentos siguientes:
. Datos globales a nivel de mandante
. Segmento de sociedad
. Segmento área de ventas
Normalmente, el segmento del área de ventas se debe crear como mínimo para el área de ventas asignada a la
sociedad. Nota: Otras áreas de ventas también pueden mantener relaciones comerciales con el deudor.
El número de cuenta se asigna al deudor en el nivel de mandante. De esta forma se garantiza que todas las
sociedades y áreas de ventas utilicen el mismo número de cuenta para ese deudor.
Dato Maestro en SAP:
Creación / Modificación / Visualización de Clientes.
Transacción FD01 / FD02 / FD03
NOTA: también existen las transacciones XD01, 02 y 03 desde el lado del modulo de Ventas con
las vistas respectivas.
En esta transacción se crean los datos maestros de los clientes. Para crearlos, se debe ingresar la
Sociedad FI y el Grupo de cuentas (este último se desarrollara en detalle en apartado posterior)
Además se puede tomar como “modelo” un cliente ya creado en el sistema.
Hacer clic en o presionar ENTER.
DATOS GENERALES, NIVEL MANDANTE
Datos Dirección
Datos de control
Los campos relevantes en esta solapa son:
N. de Identificación Fiscal 1: es el CUIT en este caso, SAP controla y valida que el código
verificador (ultimo digito) sea el correcto por un cálculo matemático interno.
Tipo de NIF: si el número ingresado anterior es el CUIT se debe seleccionar “80” que es CUIT
N. de Identificación Fiscal 2: por lo general en Argentina se usa para el número de Inscripción de
Ingresos Brutos.
Clase de impuesto: es la condición fiscal del cliente, en este caso 01 representa “IVA
Responsable Inscripto”
Estos campos son relevantes a la hora de generar facturas y numeración legal correspondiente
dependiendo de los caracteres de impresión de facturas y demás, esto se desarrollara más
adelante en lo referente a Localización.
CATEGORIAS FISCALES
Aquí se detallan impuestos a percibir del cliente y exclusiones asociadas.
II: se detalla el tipo de percepción
N. cert. Exenc.: aquí se detalla el número de certificado de exención en caso de existir.
Tasa exención: ingresar % de exclusión cuando corresponda
Sujeto de y Sujeto a: Fecha de vigencia de la exención
Datos de Pagos
Esta solapa se completa en el caso que se realicen cobros por transferencia en SAP.
DATOS DE SOCIEDAD
Luego de cargar los datos explicitados anteriormente se debe hacer clic en datos de sociedad:
Datos Gestión de Cuenta
Cuenta asociada: es la cuenta contable asociada a Clientes, la cual va a ser imputada
indirectamente con cada operación de este cliente en cuestión. Se denomina también cuenta
reconciliadora y no puede ser contabilizada directamente.
Datos de Pagos
Condición de Pago: es la forma en la que será cobrado el importe adeudado por el cliente, esto
se verá detallado en apartado siguiente.
Vías de Pago: es la forma en que el cliente nos abona lo adeudado. Son más utilizadas en los
pagos automáticos ya que implican más definiciones importantes. Se verá en Capítulo aparte.
NOTA: si el cliente estuviera creado desde el modulo SD (ventas) tendría la vista de Área de
Ventas con todos los datos requeridos, este cliente se ha creado desde las vistas de FI.
Todo dato maestro puede modificarse, visualizarse, bloquearse u observar las
modificaciones sufridas, pudiendo ver el valor anterior y el reemplazado actualmente, por
cual usuario, fecha y hora.
Proveedores
Una cuenta de acreedor completa comprende los tres segmentos siguientes:
. Datos globales a nivel de mandante
. Segmento de sociedad
. Segmento de organización de compras
Normalmente, se debe crear como mínimo el segmento de la organización de compras para la organización de
compras asignada a la sociedad. Cabe la posibilidad de que otras organizaciones de compras mantengan
relaciones comerciales con el acreedor.
El número de cuenta se asigna al acreedor en el nivel de mandante. De esta forma se garantiza que todas las
sociedades y organizaciones de compras utilicen el mismo número de cuenta para ese acreedor.
Con la transacción FK01 se crean los datos maestros de proveedores. Se completa Sociedad FI y Grupo de
Cuentas que se verá detallado más adelante.
Si se quiere tener la vista desde MM (Logística) u Organización de Compras se debe ejecutar la transacción
XK01, 02 y 03.
ENTER o
ENTER o
Se completa la parte impositiva, también están las categorías fiscales y se utilizan con el fin de realizarse
autorretenciones:
ENTER o
En esta vista se completa los datos bancarios en caso que se quiera realizar trasferencias con el proveedor vía
desarrollo de sistema.
ENTER o
Se completa la cuenta asociada de proveedores, es cuenta de mayor que no puede ser imputada directamente,
sino que sufre posteos al transaccionar con proveedores.
ENTER
Se completa Vía de Pago y Condición de pago, estos dos son los campos más importantes a tener en cuenta.
El check de “Pago Único” sirve para cuando se quiere pagar por cuotas al proveedor con diferentes fechas y
documentos.
“Verifica Factura Doble”: Indicador que permite verificar el registro doble cuando se efectúa el
registro de facturas de entrada o abonos. En primer lugar se verifica si los documentos de factura
se han registrado en la verificación de facturas logística. Con ello se verificarán facturas erróneas o
registradas en el fondo para la verificación de facturas. Se compara Sociedad, Moneda,
Referencia, Importe Bruto y Fecha de Documento
ENTER o
Tipo de Retención: se customiza. Es el tipo de retención definido en Localización, por ejemplo IMPUESTO
A LAS GANANCIAS.
Indicador de Retención: es el indicador de ese tipo de retención, por ejemplo Impuestos a las ganancias por
alquileres
Sujeto: si no está tildado el proveedor no estará alcanzado por la retención.
Categoría de Retención: representa la condición fiscal del proveedor frente al impuesto, también todas las
opciones se parametrizan en el sistema
Número de Exención: Numero de certificado de exención.
Exención %: porcentaje de la exención
Motivo de Exención: se parametrizan los motivos por los cuales estarían exentos.
Exento de y hasta: fecha de vigencia de exención. Solo aplica cuando los pagos se efectúan dentro de ese
periodo.
GRABAR
Grupos de Cuentas
El grupo de cuentas forma parte de la parametrizacion básicas de deudores y acreedores. Es una
de las características principales junto con la Sociedad FI solicitada en la creación de proveedores
o clientes.
El grupo de cuenta de proveedores se parametriza bajo la siguiente ruta:
Path: IMG Gestión Financiera / Contabilidad de Deudores y Acreedores / Cuentas de Acreedor /
Datos Maestros / Preparar Creación Datos Maestros de Acreedores / Definir Grupos de Cuenta
El grupo de cuenta de clientes se parametriza bajo la siguiente ruta:
Path: IMG Gestión Financiera / Contabilidad de Deudores y Acreedores / Cuentas de Deudor /
Datos Maestros / Preparar Creación Datos Maestros de Acreedores / Definir Grupos de Cuenta
Ejemplo:
Se debe crear una sigla de 4 caracteres para identificar el grupo de cuentas, junto con su texto
descriptivo. Luego si es un cliente o proveedor por única vez debe tildarse el check “cuenta pro
diversos”
Y por último, se tiene el status campo, en donde se elegirán que campos del dato maestro para ese
grupo de cuentas (de clientes o proveedores) sean obligatorios, se supriman o sean opcionales.
Status Campo
Según lo explicado anteriormente por grupo de cuentas se puede definir los campos a ser
visualizados, suprimidos u obligatorios dentro de cada dato maestro. Esto se parametriza dentro
del grupo de cuentas mencionado y explicado en el punto anterior. Un ejemplo es:
El grupo de status campo está controlado por:
- Grupo de cuentas: usualmente está controlado por el grupo de cuentas, es decir todas las
cuentas contables del mismo grupo de cuentas tienen el mismo status campo
- Control de Transacción: dependiendo si es creación, modificación o visualización.
- Control de Sociedad: por el grupo de cuentas contables.
Estos tres se comparan y el que tenga más prioridad aplica.
Rango de números
A cada grupo de cuenta se le asigna un rango de números creados, estos se crean bajo la
siguiente ruta:
Path: IMG Gestión Financiera / Contabilidad de Deudores y Acreedores / Cuentas de Deudor o
Acreedor / Datos Maestros / Preparar Creación Datos Maestros de Acreedores o Deudores / Crear
Rangos de Números para Acreedores/Deudores
Transacción: XKN1 o XDN1
La numeración puede ser externa (el usuario selecciona el numero de proveedor o cliente en forma
indistinta respetando el rango) o interna (el sistema asigna automáticamente en forma consecutiva
el próximo número según el rango a ser asignado dependiendo el grupo de cuentas)
La asignación no tiene por qué ser 1 a 1, un rango de números puede ser utilizado para varios
grupos de cuentas, aunque se aconseja que esto no suceda para la fácil identificación de
proveedores/clientes.
Condiciones de Pago
Estas condiciones de pago se aplicarán a las transacciones con clientes y proveedores. Se
introducen en los datos maestros de clientes y proveedores.
Representan los acuerdos habituales establecidos con sus clientes y proveedores. Por lo tanto, no
será necesario definir esta información de nuevo para cada cliente y proveedor
Para parametrizar las condiciones de pago se deben acceder a la ruta:
Path: IMG Gestión Financiera / Contabilidad de Deudores y Acreedores / Operaciones Contables
/ Recepción de Facturas – Entrada de Abonos / Actualizar Condiciones de Pago y Condición
para pago a plazos
Transacción: OBB8
Cuentas Alternativas (Cliente/Proveedor)
Cuando no es muy normal operar con determinados proveedores o clientes se genera lo que se
llama Proveedores o Clientes por única vez.
Lo que esto genera es que justamente no se tenga un dato maestro especifico de cliente o
proveedor, no hay información específica de un cliente o proveedor sino que al momento de
completar una factura, ya sea de cliente o proveedor, ahí mismo salga un pop-up donde completar
los datos mínimos indispensables, como nombre, dirección, CUIT, condición fiscal, etc.…de un
cliente o proveedor.
El número interno de SAP siempre será el mismo, pero para diferentes facturas tendrá nombre
diferente.
Esto se define a través del Grupo de Cuentas, cuando se tilda el “pro Diversos”, como se observa
a continuación:
Cuentas Asociadas
El mayor de las cuentas contables se accede a través de la transacción FS00. (en forma central)
Las cuentas asociadas representan cuentas de mayor asociadas a cuentas de proveedores,
clientes, activos fijos, materiales, etc.
Esto significa que las cuentas asociadas o reconciliadoras son imputadas en forma indirecta al
transaccionar con clientes, proveedores, activos fijos, materiales, etc.
La forma de relacionar cuenta-cliente/proveedor, etc., es vía dato maestro, ahí en la vista de
Sociedad, en Datos de Control se completa la cuenta asociada correspondiente, la cual será
alimentada con cada transacción hecha con el proveedor/cliente, etc. del dato maestro en cuestión.
Por ende las cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a registros maestros de interlocutor
comercial para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.
Las operaciones efectuadas en los libros auxiliares (por ejemplo, deudores/acreedores) también se
contabilizan en las cuentas asociadas del libro de mayor. El objetivo es contar con valores disponibles en
forma de totales también en el libro de mayor para poder crear rápidamente una cuenta de balance/PyG. Para
determinar los deudores/acreedores, es posible visualizar directamente los saldos de las cuentas asociadas en
lugar de tener que buscar los valores en el libro auxiliar.
En cada registro maestro de deudor/acreedor se introduce la cuenta asociada a contabilizar. El campo Cuenta
asociada puede encontrarse en el segmento de sociedad del registro maestro de deudor/acreedor.
Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las
cuentas asociadas asignadas. Por consiguiente, el libro mayor siempre esté actualizado.
Puede definir una cuenta de mayor como una cuenta asociada introduciendo una de las siguientes clases de
cuenta en el campo Cuenta asociada para clase de cuenta:
. D para deudores
. K para acreedores o proveedores
La cuenta asociada sólo será válida para la clase de cuenta especificada.
Son cuentas asociadas típicas las cuentas "Deudores" y "Acreedores".
Nota: No puede contabilizar importes directamente en cuentas asociadas y no deben gestionar partidas
abiertas.
Cuenta de mayor asociada
de Deudores/Clientes
Carga de Documento de Clientes
Ejemplo de carga de factura. Transacción FB70
Se debe completar con el centro de beneficio correspondiente en este caso tienda 005 Venta
limpieza.
Luego Grabar
Esta factura genera una partida abierta de cliente, que se verifica en la transacción FBL5N, lista de
partidas individuales de clientes:
En este caso todas las partidas abiertas del cliente, fueron compensadas, están con luz verde,
significa que se efectuaron todos los cobros de las facturas.
También se puede verificar el importe de la cuenta de mayor asociada en la transacción FBL3N.
En cambio aquí se verifican partidas abiertas sin compensar aun:
Están con luz roja, significa que aun esas facturas/documentos no han sido compensadas
(cobrados)
Carga de Documento de Proveedor
Ejemplo de carga de factura. Transacción FB60
Presionar ENTER
Para poder simular y/o grabar el status de la posición tiene que quedar con una tilde y el
saldo en cero con luz verde .
Clickear para ver cómo se va a registrar el documento
Contabilizar clickeando
A través de la transacción FBL1N se puede observar las partidas individuales de proveedores,
tanto compensadas, como abiertas.
Operaciones CME (Cuentas de Mayor Especial)
Las operaciones en cuenta de mayor especiales son aquéllas operaciones efectuadas en la
contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro de mayor y en los
libros auxiliares.
Puede que esto sea necesario por razones de orden interno, o bien para determinados informes.
Por ejemplo, puede que los anticipos no figuren en el balance junto con deudores y acreedores por
suministros y servicios.
Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta
asociada definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro auxiliar se
efectúan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarán en cuentas asociadas
alternativas (cuentas de mayor especiales) para que estas operaciones puedan visualizarse por
separado.
Los indicadores CME se crean a través de la transacción FBKP:
Cuenta de Mayor
especial determinada por
cuenta de mayor normal
e indicador CME
Presionando
Para ver un indicador ya creado se realiza doble clic en el seleccionado:
Cada indicador se crea por clase de cuenta (D: clientes o K: proveedores) y solo se componen de
un carácter que puede ser letra o numero.
Cuenta de Mayor Cuenta de Mayor
Normal en el maestro Especial creada
de cliente/proveedor
Esto significa que cada vez que se impute a un proveedor que tenga en su dato maestro la cuenta
de mayor 160000 (por ejemplo) y se utilice el indicador CME “A”, el sistema automáticamente
derivara esa contabilización a la cuenta de mayor especial.
Realizando clic en :
Para luego ver estas contabilizaciones, acceder a la transacción FBL1N (o FBL5N en caso de
clientes) y marcar lo siguiente:
Ejemplo:
Si se clickea esta opción se
ven las partidas normales
sin CME
Si se clickea esta opción se verán
los documentos contabilizados
con CME.
Solicitud de Anticipos
La solicitud de anticipos es un apunte estadístico.
Los apuntes estadísticos son imputaciones individuales que sirven únicamente como recordatorio
para el departamento correspondiente de los pagos vencidos o a efectuar, cuya visualización no
está prevista en el libro mayor.
Los apuntes estadísticos son operaciones en cuenta de mayor especiales de carácter informativo que sirven
únicamente como recordatorio para el usuario de los pagos vencidos o a efectuar y que no se visualizan ni se
incorporan en el libro mayor.
Al crearse un apunte estadístico, sólo se actualiza una partida individual. No se realiza ninguna contrapartida.
Ésa es la razón por la que no se realiza ninguna verificación de saldo cero.
Mediante el programa de pagos y el de reclamación es posible acceder a apuntes estadísticos para su
tratamiento posterior.
Los apuntes estadísticos se administran como partidas abiertas en las cuentas de deudores/acreedores y en la
cuenta de mayor especial. Por tanto, la visualización de partidas individuales siempre debe estar activa para
estas cuentas.
La transacción para generar solicitudes de anticipo es la F-47. Las solicitudes de anticipo son
apuntes estadísticos que no afectan al balance. Estos apuntes estadísticos son necesarios para
que el sistema pueda contabilizar los anticipos al acreedor automáticamente mediante el programa
de pagos.
La solicitud de anticipo se contabiliza como apunte estadístico abierto (indicador de cuenta mayor
especial F) El atributo apunte estadístico causa que no se actualice el saldo de cuenta.
Ejemplo de solicitud de anticipo generada en el sistema:
Enter y se carga el indicador de impuestos
GRABAR o F8
Se visualiza documento generado:
Anticipos
Las operaciones en cuenta de mayor especiales pueden clasificarse básicamente en tres grupos:
. Anticipos
. Efectos
. Otras operaciones
Las operaciones en cuenta de mayor especiales presentan múltiples objetivos, que pueden clasificarse
básicamente en tres categorías:
. Operaciones relacionadas con anticipos: El sistema SAP ofrece programas especiales pre configurado y
pantallas de entrada para la administración de los anticipos solicitados, recibidos y utilizados. Pueden
utilizarse en la contabilidad de deudores o acreedores y es posible acceder a ellos mediante los menús
estándar correspondientes. Por otra parte, el tratamiento de anticipos se encuentra integrado en el programa de
reclamación y en el de pagos.
. Operaciones relacionadas con efectos: El tratamiento de efectos tiene como objetivo tener en cuenta las
especificidades de cada país. Con este fin, el sistema SAP incluye programas especiales pre configurados y
pantallas de entrada en los que se utilizan las funciones de las operaciones en cuenta de mayor especiales. En
los menús estándar de contabilidad de deudores y acreedores se encuentran disponibles las opciones de
tratamiento de efectos.
. Otras operaciones: Las funciones de las operaciones en cuenta de mayor especiales se utilizan en las
operaciones contables más diversas. Estas operaciones se controlan mediante la opción .Otras. Del menú de
entrada de documentos en la contabilidad de deudores y acreedores. Es posible trasladar documentos para
partidas individuales a una cuenta asociada mediante la utilización del indicador CME. De este modo se
determina la clase de tratamiento a realizar tras la introducción de la operación contable.
La transacción para realizar anticipos es la F-48
Los anticipos a acreedores se pueden contabilizar automáticamente mediante la transacción F-48.
El documento contabiliza la cuenta bancaria en el Haber y la cuenta de pagos en el Debe, con la
cuenta asociada de desviación. Se contabiliza un anticipo en los acreedores, con indicador de
cuenta mayor especial A.
ENTER
Contabilizar
Si luego se quiere generar una factura con ese mismo proveedor el sistema lanza un pop-up avisando que
existe anticipo creado para ese mismo proveedor, el cual podrá ser neteado del importe a pagar en la factura al
momento de contabilizar el pago.
