Preparación para la Certificación del PMP

Equipo de producción

Universidad Católica de Cuenca (Posgrado Online)

Notas del autor

El equipo de producción de la Universidad Católica de Cuenca (Posgrado Online) está encargado de crear los cursos para las maestrías
que se ofertan en esta modalidad, el equipo es el responsable de la parte técnica y pedagógica.

Objetivo
Desarrollar conocimiento y entendimiento de las técnicas, herramientas, consideraciones y estrategias para rendir la evaluación PMP.
Contenido

Unidades Página

Unidad 1 ........................................................................................................................... 4
Grupos de procesos y áreas de conocimiento.................................................................... 4
2.1 Vamos a ubicar los procesos .........................................................................................7
2.2 Ordenando la secuencia de los procesos de proyectos (gestión de la integración)........8
2.3 Iniciando la delimitación del proyecto (gestión del alcance) ...................................... 15
2.4 Obsesión por realizar todo a tiempo (gestión del cronograma) .................................. 24
2.5 Mirando la ultima la línea financiera del proyecto (gestión del costo)....................... 32
2.6 Haciendo lo correcto (gestión de la calidad) ............................................................... 40
Bibliografía .......................................................................................................................47
Preparación para la certificación del PMP 4
___________________________________________________

Unidad 1

Grupos de procesos y áreas de

conocimiento

Tomando como analogía la cocina por receta donde debes ejecutar ciertos pasos
secuenciales, la construcción del marco de referencia de la gestión de proyectos debe seguir
una cierta secuencia. Todos los proyectos sean grandes o pequeños se dividen en grupo
de procesos.

Dependiendo de la complejidad de los proyectos y restricciones presentadas se pueden

ejecutar en fases, las mismas que pasan por los cinco grupos de procesos de inicio a cierre.
Cuando fases de proyectos se ejecutan y no se superponen tienen una relación secuencial.
Algunas veces los equipos de trabajo independientes ejecutan diferentes partes del
proyecto cuando eso ocurre se puede decir que las fases están solapándose o
superponiéndose.

Cuando los proyectos tienen un ciclo de vida iteractivo, se realizan los procesos de inicio
y planificación de la nueva etapa, mientras se ejecutan y cierran las actividades de la
etapa anterior.

La distribución de los procesos de gestión de proyectos es la siguiente:

Preparación para la certificación del PMP 5
___________________________________________________

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Integración 1 1 2 2 1

Alcance 4 2

Cronograma 5 1

Costo 3 1

Calidad 1 1 1

Recursos 2 3 1

Comunicaciones 1 1 1

Riesgos 5 1 1

Adquisiciones 1 1 1

Interesados 1 1 1 1

TOTAL 2 24 10 12 1

Recortar la siguiente información

MONITOREO Y
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN
CONTROL

CIERRE INTEGRACIÓN ALCANCE CRONOGRAMA

Preparación para la certificación del PMP 6
___________________________________________________

COSTO CALIDAD RECURSOS COMUNICACACIONES.

RIESGOS ADQUISICIONES INTERESADOS

Adquirir Recursos Definir Actividades Estimar Recursos Planificar Alcance

Análisis
Cuantitativo de Definir Alcance Gestionar Calidad Planificar Calidad
Riesgos

Análisis Cualitativo Desarrollar Acta Gestionar Planificar

de Riesgos Constitución Comunicaciones
Comunicaciones

Desarrollar Gestionar Conocimiento

Cerrar Proyecto Planificar Costos
Cronograma

Controlar Gestionar Interesados Planificar

Adquisiciones Desarrollar Equipo
Cronograma

Desarrollar Plan de Identificar Interesados Planificar Interesados

Controlar Alcance
Proyecto

Controlar Calidad Determinar Presupuesto Identificar Riesgos Planificar Recursos

Implementar Respuesta Planificar Respuesta

Controlar Cambios Dirigir Equipo
Riesgos Riesgos

Monitorear
Controlar Costos Dirigir Proyecto Planificar Riesgos
Comunicaciones
Preparación para la certificación del PMP 7
___________________________________________________

Controlar Efectuar Adquisiciones Monitorear Interesados

Recopilar Requisitos
Cronograma

Controlar Recursos Estimar Costos Monitorear Riesgos Secuenciar Actividades

Estimar Duración Planificar Adquisiciones

Controlar Trabajo Validar Alcance
Actividades

Crear EDT

Fuente: Pablo Lledó- Como certificarse PMP y no morir en el intento

2.1 Vamos a ubicar los procesos

Puedes pensar en cada proceso como una pequeña máquina. Toma las entradas
(información que usa en su proyecto, plantillas, políticas, reglas que la compañía sigue,
factores ambientales y activos de la organización) y las convierte en salidas: documentos,
entregas y decisiones. Los resultados ayudan a que su proyecto llegue a tiempo, dentro
del presupuesto y con alta calidad. Cada proceso tiene entradas, herramientas y técnicas
que se utilizan para hacer el trabajo y salidas.

Muchas veces las salidas de un proceso, se convierte en una entrada del siguiente proceso
o grupos de procesos.
Preparación para la certificación del PMP 8
___________________________________________________

2.2 Ordenando la secuencia de los procesos de

proyectos (gestión de la integración)
QUICKTEST

• Procesos de gestión de la integración • Registro de supuestos

• Control integrado de cambios • Petición de cambio
• Plan para la gestión de proyectos • Acción correctiva
o Planes subsidiarios • Acción preventiva
o Líneas base • Reparar defectos
o Plan de gestión de • Restricciones y supuestos
requerimientos • Sistema de gestión de la
o Plan de gestión de la configuración
configuración • Sistema de control de cambios
o Ciclo de vida del proyecto • Tablero de control de cambios
• Acta de constitución de proyecto • Análisis de costo beneficio
• Caso de negocios • Reunión de lanzamiento
• Selección de proyectos • Sistema de autorización del trabajo
o Método de medición de • Valor presente
beneficios • Tasa interna de retorno
o Método de optimización de • Período de repago
restricciones • Valor presente
• Gestión del conocimiento • Costo de oportunidad
• Gestión de la información • Valor económico agregado
• Tipos de conocimiento • Costo hundido
o Tácito • Ley de rendimientos decrecientes
o Explicito • Capital de trabajo
• Documentos de proyecto • Depreciación
• Plan de gestión de beneficios

Resumen del grupo de procesos

Al igual que cuando decides realizar una actividad, por ejemplo ir de viaje, necesitas
cumplir una serie de pasos previos, como son el inicio del viaje es decir escoger el lugar
estudiar las condiciones climáticas, temporadas, atracciones, etc., la identificación de los
interesados en la aventura y validar su poder e influencia, la planificación bajada a la
realidad que incluye alcance del tour, las fechas, costos de los paquetes, las condiciones
de calidad de los hoteles, vuelos, traslados, etc., la ejecución de la actividad, el monitoreo
y control del cumplimiento de las condiciones visionadas y el cierre de esta actividad,
estando completamente cerca del grupo evaluando su satisfacción.

Los directores de proyecto hacen que los proyectos funcionen bien. Planean lo que va a
pasar en el proyecto. Una gran parte del trabajo es observar de cerca para asegurarse de
que se sigue el plan, y cuando las cosas van mal, garantizan que se ejecutan acciones
Preparación para la certificación del PMP 9
___________________________________________________

correctivas para corregir el rumbo del proyecto, buscan ese tipo de problemas y los
solucionan también. Ese trabajo diario es de lo que se aclara en los procesos de la gestión
de la integración.
Se asegura que el
Realizar el plan de
Eres asignado a un trabajo se ejecute, Y finalmente cierra el
todo el trabajo que
proyecto con los cambios que proyeto.
se ejecutará
surgirán

El PMBOK divide la integración en 7 procesos que se necesita entender para el examen,

estos procesos son la esencia de la responsabilidad de un director de proyectos.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

4.1 Desarrollar 4.2 Desarrollar Plan de . 4.3 Dirigir Proyecto . 4.5 Controlar Trabajo 4.7Cerrar Proyecto
Acta Constitución Proyecto
. 4.4 Gestionar Conocimiento . 4.6 Controlar Cambios

Es el proceso de desarrollar un documento

que autoriza formalmente la existencia del
proyecto. Da autoridad al Director de
4.1 Desarrollar el acta de constitución de Proyecto para asignar recursos a las
proyecto (4E-4H-2S) actividades del proyecto.

El acta de constitución del proyecto no

es sinónimo de contrato, sin esta acta no
puede dar inicio el trabajo del proyecto.

Es el proceso de definir, preparar y

coordinar todos los componentes del plan
para ponerlos juntos en un plan integral.
4.2 Desarrollar el plan para la dirección del El plan para la dirección de proyecto, sus
proyecto (4E-4H-1S) planes subsidiarios, y líneas base pueden
ser modificados únicamente si el cambio
es aprobado, en el proceso 4.6 Realizar el
control integrado de cambios.

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Es el proceso de liderar y llevar a cabo el

Proyecto (5E-3H-7S) trabajo que se definió en el plan e
implementar únicamente aquellos cambios
Preparación para la certificación del PMP 10
___________________________________________________

que han sido aprobados, para cumplir con

los objetivos del proyecto

Consiste en utilizar el conocimiento

existente y crear nuevo conocimiento para
4.4 Gestionar el Conocimiento del
alcanzar los objetivos del proyecto y
proyecto (5E-4H-3S)
también contribuir al aprendizaje
organizacional.

Es el proceso de dar seguimiento, revisar e

4.5 Monitorear y Controlar el trabajo del
informar el avance para cumplir con los
proyecto (6E-4H-4S)
objetivos del proyecto.

Es el proceso de analizar todas las

solicitudes de cambios a todo lo
relacionado con el proyecto; aprobar o
rechazar los cambios y gestionar los
cambios.

Para el examen frente a cualquier cambio

que se presente.

1._ Es mejor reunirse con el equipo y

4.6 Realizar el control integrado de buscar opciones o alternativas
cambios (4E-5H-3S)
2._ Procesar cualquier cambio por
solicitudes de cambio

3._Informar al patrocinador de las

opciones.

4._ Siempre registrar los cambios en una

bitácora o registro de cambios.

5._ Si el cambio propuesto no es claro, se

debe solicitar todos los detalles para
conocer el mismo.

4.7 Cerrar el proyecto o fase (8E-3H-4S) Es el proceso de terminar todas las

actividades para completar formalmente
Preparación para la certificación del PMP 11
___________________________________________________

el proyecto, una fase del mismo o un

contrato.

En este proceso se incluyen las lecciones

aprendidas, o circunstancias por las cuales
el proyecto no pudo terminar en el caso
que aplique.

El proceso incluye las actividades

relacionadas con la completitud de los
acuerdos contractuales en el caso de haber
contratado proveedores externos.

Consideraciones para los procesos de gestión de la integración.

Todos los procesos tienen como entrada los factores ambientales de la empresa y activos
de los procesos de la organización.

• Todos los procesos tienen como herramienta al Juicio Experto que es la

experiencia proporcionada por un grupo o persona con conocimiento o formación
especializada. La técnica Delphi es un tipo de juicio experto utilizado cuando
existen varios expertos, donde los expertos permanecen separados y se explicitan
opiniones anónimas para generar un criterio consensuado.
• Todos los procesos excepto 4.4 Gestionar Conocimiento tienen como herramienta
Reuniones
• A partir del del proceso 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, la
salida Plan para la dirección de proyecto y Documentos del proyecto. Son
entradas de los siguientes procesos.
• Todos los proyectos relacionados con la planificación de todas las áreas de
conocimiento van a tener como entradas Acta de Constitución del Proyecto, Plan
para la dirección del proyecto, Factores ambientales de la organización, Activos
y procesos de la organización.
• La línea base para la medición del desempeño (PMB – Performance Measurement
Baseline) sirve para medir el desempeño del plan integrado, gestionar el
desempeño del trabajo del proyecto, incluye entre otros los parámetros de alcance,
tiempo y costo, incluye la reserva de contingencia del proyecto.
• El Comité de Control de Cambios (CCB- Change Control Board) es un grupo
formalmente creado para revisar, evaluar, aprobar, rechazar o retrasar los cambios
del proyecto. Este comité puede estar conformado por el patrocinador o su
Preparación para la certificación del PMP 12
___________________________________________________

representante, cliente o representante, el director de proyectos, expertos, gerentes

funcionales, otros interesados. En el examen asume que existe un CCB.
• El Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS - Project
Management Information System): sistema automatizado que incluye todas las
herramientas que se utilizarán para recopilar y procesar información, informar los
avances e integrar los procesos del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por
ejemplo: hardware, software, procesos, tableros de control, etc.

Un subsistema del PMIS es el sistema de gestión de la configuración, donde se deja

explícito cómo se identificarán y documentarán las características funcionales y físicas de
un producto o servicio; cómo se informarán los cambios; y cómo se verificará si el producto
o servicio cumple con los requisitos.

Un subsistema del sistema de gestión de la configuración es el sistema de control de

cambios, donde se explicita formalmente cómo se controlarán, cambiarán y aprobarán los
entregables del proyecto.

Otro subsistema del PMIS es el sistema de autorización del trabajo, donde se explicitan
los procedimientos para notificar al equipo o contratistas cuándo deben comenzar el
trabajo a los fines de realizarlos con la secuencia que corresponde y en el tiempo asignado.
Preparación para la certificación del PMP 13
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 14
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 15
___________________________________________________

2.3 Iniciando la delimitación del proyecto (gestión del

alcance)
QUICKTEST
Preparación para la certificación del PMP 16
___________________________________________________

• Alcance del producto • Representación de datos

• Alcance del proyecto o Diagramas de afinidad
• Procesos de gestión de alcance o Mapas mentales
• Plan para gestión de alcance • Categorías de requerimientos
• Plan para gestión de requerimientos o Negocios
• Técnicas de relevamiento de datos. o Involucrados
o Lluvia de ideas o Soluciones
o Entrevistas § Funcionales
o Grupos focales § No Funcionales
o Cuestionarios y encuestas o Transición y preparación
o Benchmarking o Del Proyecto
• Documentación de requerimientos o Calidad
• Enunciado del alcance de proyectos • Habilidades interpersonales y de
• Estructura de descomposición de trabajo equipo
(WBS) • Diagramas de contexto
o Descomposición • Prototipos
o Cuenta de control • Criterios de aceptación
o Paquete de trabajo • Matriz de trazabilidad de
o Actividad requerimientos
o Como crear una WBS • Análisis de productos.
o Beneficios de usar la WBS • Entregables
o Usos de la WBS o Verificados
• Diccionario de la WBS o Aceptados.
• Línea base del alcance •
• Un grupo de decisión debe tener
o Votar
§ Unánime
§ Autocrática
§ Mayoría
§ Pluralidad
o Análisis de decisiones basadas
en múltiples criterios

Resumen del grupo de procesos

Un principio fundamental para tener éxito en el proceso es el enfoque en lo que estamos

pensando, tener una buena idea, realizar el seguimiento de su alcance como medida de
cumplimiento de los pequeños retos. A medida que se van consiguiendo las metas de
trabajo, podemos dar una retroalimentación del trabajo realizado, determinar con las
personas solicitantes el grado de satisfacción y sostener el rumbo de avance del proyecto.
Preparación para la certificación del PMP 17
___________________________________________________

Has vivido experiencias en los proyectos de tu empresa en los cuales habías pensado que
dabas por terminado un proyecto, pero a los Directivos o tu propio equipo de proyecto
tuvo una nueva idea de algo para agregar como “Alcance Adicional” para tu proyecto.

El poder de la gestión de alcance va más allá de la planificación

• Equipos de trabajo enfocados en la puesta en marcha del proyecto, fomenta el

trabajo colaborativo.
• Se puede dar un inicio certero al proyecto en lugar no establecer el detalle del
trabajo a realizar y por ende donde empezará el proyecto.
• El patrocinador y todos los interesados no tendrán pensamientos ambiguos, todos
estarán perfectamente informados sobre el fin del proyecto y las condiciones en la
que recibirán los trabajos del mismo.
• Durante la ejecución del proyecto se van a presentar cambios, pero los mismos
deben priorizarse y aprobarse por las instancias correspondientes.

El PMBOK divide a la gestión del alcance en 6 procesos que se necesita entender para el
examen, estos procesos son la esencia de la responsabilidad de un director de proyectos.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

5.1 Planificar la Gestión 5.5 Validar alcance

del Alcance
5.6 Controlar alcance
5.2 Recopilar requisitos

5.3 Definir el alcance

5.4 Crear la EDT

Es el proceso que crea un plan de gestión del

5.1 Planificar la Gestión del alcance que documenta cómo el alcance del
Alcance (4E-3H-2S.) proyecto y del producto se va a definir,
desarrollar, monitorear validar y controlar

Es el proceso de determinar, documentar y

gestionar las necesidades y los requisitos de los
5.2 Recopilar Requisitos (7E-8H- interesados para cumplir con los objetivos del
2S) proyecto.

Los requisitos pueden clasificarse en:

Preparación para la certificación del PMP 18
___________________________________________________

• Requisitos de negocio
• Requisitos de los interesados
• Requisitos de las soluciones (producto,
servicio o resultado)
• Requisitos de la transición
• Requisitos del proyecto
• Requisitos de calidad.

Antes de incorporar los requisitos de la línea base

del alcance los requisitos para los interesados
deben cumplir entre otros:

• No ambiguos, medibles y comprobables

• Trazables
• Completos
• Coherentes
• Aceptables.

Los requisitos se documentan en una matriz de

trazabilidad que ayuda a determinar como fue
documentado el alcance inicial, ayuda a gestionar
los cambios en el alcance.

La matriz incluye entre otros aspectos.

• Necesidades, oportunidades, metas,

objetivos del negocio.
• Objetivos del proyecto
• Diseño del producto
• Alcance del proyecto y de los entregables
• Desarrollo del producto.

Es el proceso de realizar una descripción detallada

del proyecto y del producto.
5.3 Definir el Alcance (5E-5H-2S) El resultado de este proceso es el Enunciado de
Alcance de proyecto, que describe la totalidad del
proyecto y del producto, determina lo incluido en
el proyecto, detalla el trabajo necesario para crear
Preparación para la certificación del PMP 19
___________________________________________________

los entregables. El artefacto incluye (Descripción

del alcance del producto, Criterios de aceptación,
Entregable, Exclusiones del proyecto, supuestos y
restricciones).

Es el proceso de dividir y subdividir los

entregables y el trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y fáciles de manejar.

La EDT/WBS finaliza cuando se llega al límite de

estimación, se encuentran los paquetes de trabajo,
cuando se asignan los paquetes de trabajo a una
cuenta de control, se declarar un identificador
5.4 Crear la EDT/WBS (4E-2H- único como código de cuenta para cada paquete
2S) de trabajo.

La versión aprobada de la línea base del alcance

incluye:

• Enunciado del Alcance del proyecto

• Estructura de desglose del trabajo
• Diccionario de la EDT/WBS

Es el proceso de formalizar la aceptación de los

5.5 Validar el Alcance (4E-2H-4S)
entregables completados del proyecto

Monitorear el estado del alcance del proyecto y del

5.6 Controlar el Alcance (4E-1H-
producto y gestionar los cambios a la línea base
4S)
del alcance

Consideraciones para los procesos de gestión de alcance.

• Todos los procesos tienen como entrada los factores ambientales de la empresa y
activos de los procesos de la organización. Excepto los procesos 5.6 Controlar
Alcance donde solo se considera los activos de los procesos de la organización, y
el proceso 5.5 Validar el alcance que no considera ninguna de las herramientas
mencionadas.
• Todos los procesos tienen como herramienta al Juicio Experto excepto los procesos
5.5 Validar el Alcance y 5.6 Controlar el Alcance.
Preparación para la certificación del PMP 20
___________________________________________________

• Todos los procesos tienen como entrada al Plan parala dirección del proyecto.
• El Acta de Constitución del proyecto es una entrada de los procesos 5.2 Recopilar
Requisitos y 5.3 Definir el Alcance.
• Se debe considerar como entrada a Documentos del Proyecto de todos los procesos
a partir del proceso 5.2 Recopilar Requisitos.
• Mientras que el Directo de Proyecto es responsable de entregar una solución a los
problemas, el analista de negocios cumple el rol de descubrir el problema e
identificar alternativas de solución.
• Se debe establecer claramente el alcance, identificando los entregables, criterios
de aceptación del trabajo.
• Se debe dividir el trabajo del proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea
posible, para realizar una mejor gestión. El paquete de trabajo es el último de
nivel de la estructura de desglose del trabajo.
• Se debe determinar las cuentas de control que es la parte de la EDT donde se
mide el progreso del alcance, cronograma o los costos, están formados por uno o
más paquetes de trabajo.
• A continuación se muestra las principales estructuras de desglose.

SIGLAS DESCRIPCION

WBS/EDT Estructura de desglose de trabajo

OBS/EDO Estructura de desglose de la organización

RBS/EDR Estructura de desglose de riesgos

RBS/EDR Estructura de desglose de recursos

PBS/EDP Estructura de desglose de producto

La principal diferencia entre la validación del alcance y el control del alcance:

Validar el Alcance Controlar la Calidad

Se enfoca en la aceptación con los Corrobora la corrección, la completitud, la

interesados de los entregables generados. exactitud y la conformidad de los
entregables.
Preparación para la certificación del PMP 21
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 22
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 23
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 24
___________________________________________________

2.4 Obsesión por realizar todo a tiempo (gestión del

cronograma)
QUICKTEST

• Procesos de gestión de cronograma • Sistema de información de gestión de

• Línea base de cronograma proyecto (PMIS)
• Compresión del cronograma • Plan de gestión del cronograma
o Crashing – Intensificación • Método de la ruta crítica
o Fast tracking – Ejecución Rápida • Método del camino crítico
• Lista de actividades • Adelantos y retrasos
• Diagrama de red • Hitos, lista de hitos
• Dependencias • RBS – Estructura de descomposición de
o Mandatorias recursos.
o Discrecional • Análisis de reservas
o Externa • Estimación análoga
o Interna • Estimación paramétrica
• PDM – Método de diagramación por • Heurísticas
precedencia • Atributos de las actividades
• Ruta crítica • Re estimación
• Flexibilidad del cronograma • Planificación en oleadas
o Holgura Total • Elaboración progresiva
o Holgura Libre • Análisis de alternativas.
o Holgura del proyecto
• Tres formas de estimación
o Distribución Normal •
o Distribución Triangular •
• Análisis Montecarlo
• Diagrama de barras.
• Modelo de cronograma

Resumen del grupo de procesos

La gestión del cronograma es lo que relaciona mayormente a la actividad de un director

de proyectos, es la forma de establecer y cumplir los plazos. Inicia por la determinación
de la cantidad de trabajo que se necesita hacer, con qué recursos y los tiempos que
demorará. A partir de esta información se realizará el control.

Imagine que estamos planeando la realización de un evento, debido a que hay muchas
personas o grupo involucrados, se debe realizar esfuerzo porque el trabajo, la cantidad de
personas participantes y el orden de ejecución sean los adecuados. Para esto la gestión de
cronograma entrega herramientas que pueden ayudar a solventar el problema.
Preparación para la certificación del PMP 25
___________________________________________________

El PMBOK divide a la gestión del cronograma en 6 procesos que se necesita entender

para el examen, estos procesos son la esencia de la responsabilidad de un director de
proyectos.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

6.1 Planificar cronograma 6.6 Controlar cronograma

6.2 Definir actividades

6.3 Secuenciar actividades

6.4 Estimar duración

6.5 Desarrollar cronograma

Es el proceso que establece políticas,

procedimientos y documentación necesarios para
planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y
6.1 Planificar la Gestión del controlar el cronograma. Describe como será
Cronograma (4E-3H-1S) (Desarrollado, Ejecutado, Monitoreado,
Controlado). Dependiendo de las necesidades
puede ser formal, informal, detallado, o formulado
de manera general.

Es el proceso de identificar y dejar documentadas

las acciones específicas que se deben ejecutar para
realizar los entregables del proyecto.

Los paquetes de trabajo se desglosan en

6.2 Definir las Actividades (3E- actividades que sirven de base para estimar,
4H-5S) programar, ejecutar, monitorear y controlar el
trabajo del proyecto. Como resultado se
obtendrán la lista y los atributos de las actividades
que describen, codifican, relacionan, informan
fechas, responsables entre otras cosas.

6.3 Secuenciar las Actividades Es el proceso de identificar y documentar las

(4E-4H-2S) relaciones entre las actividades del proyecto
Preparación para la certificación del PMP 26
___________________________________________________

Es el proceso que estima la cantidad de períodos

6.4 Estimar la Duración de las
de trabajo necesarios para finalizar las actividades
Actividades (4E-8H-3S)
individuales, con los recursos estimados.

Es el proceso de analizar las secuencias de

actividades, las duraciones, los requisitos de
recursos y las restricciones del cronograma para
crear el modelo de programación del proyecto.
6.5 Desarrollar el Cronograma El desarrollo del cronograma se basa en
(5E-8H-7S) determinar los caminos de red lógicos y método de
la ruta crítica, se estructura en determinar las
holguras y el método de la cadena crítica el mismo
que toma como restricción los recursos y las
incertidumbres del proyecto.

Es el proceso de monitorear el estado de las

6.6 Controlar el Cronograma (4E- actividades del proyecto, actualizar el avance del
6H-5S) cronograma y gestionar los cambios a la línea base
del cronograma para cumplir con el plan

Consideraciones para los procesos de gestión del cronograma.

• Todos los procesos tienen como entrada los factores ambientales de la empresa y
activos de los procesos de la organización. Excepto el procesos 6.6 Controlar el
Cronograma.
• Todos los procesos tienen como entrada el Plan para la dirección del proyecto.
• Los procesos a partir de 6.3 Secuenciar actividades tienen como entrada a los
Documentos de Proyectos.
• En esta área de conocimiento inician una serie de cálculos que vamos a resumirlos.
• Se debe considerar el modo, el momento, que se entregará el alcance del proyecto
definido.
• Se selecciona un método de planificación como ruta crítica, o ágil, el mismo debe
permitir ser flexible.
• Adaptar gestión de cronograma debe responder a las preguntas “Que ciclo de vida
se usará”, “Que recursos se tendrán”, “Complejidad del proyecto”, “Como se
controlará el cronograma”, “Que herramienta se utilizará para gestión del
cronograma”.
• Las practica de gestión del cronograma (Adaptativa – se define un plan
reconociendo que las prioridades pueden cambiar, Iteractiva – usa trabajo
Preparación para la certificación del PMP 27
___________________________________________________

pendiente como forma de planificación gradual con historias de usuario, A

demanda – se realiza el trabajo en función de la disponibilidad de los recursos
utilizando teorías como Kanban, teoría de restricciones o lean)
• Para secuenciar las actividades existe un método de diagramación PDM
(Precedence Diagram Method). Existen dos métodos de representación

Activity on Arrow Activity on Node

El PDM tiene cuatro tipos de dependencias:

• FS -Final a Inicio._ Final de actividad A, inicio de actividad B

• FF -Final a Final._ Final de actividad A, Final de actividad B
• SF -Inicio a Final._ Inicio de actividad A, final de actividad B
• SS- Inicio a Inicio._ ._ Inicio de actividad A, inicio de actividad B

Las integraciones de las dependencias se pueden dar bajo las siguiente obligatoriedad

• Dependencias obligatorias._ Lógica dura, son requeridas

contractualmente o legalmente.
• Dependencias discrecionales._ Lógica preferida, preferencial o blanda, son
basadas en las experiencias o mejores prácticas.
• Dependencias externas
• Dependencias internas

Las dependencias pueden aplicar sólo dos simultáneamente.

La holgura es el tiempo que una actividad puede retrasar

• El inicio temprano de la actividad sucesora (Holgura Libre o Free Float o

Free Slack).
• El proyecto o un hito intermedio (Holgura Total, Total Float, Total Slack)
• Aplica si el proyecto puede acabar antes de los solicitado por el cliente
(Holgura del proyecto).

Para conocer las holguras de las actividades se realizan dos recorridos a la red del
cronograma.
Preparación para la certificación del PMP 28
___________________________________________________

• Recorrido hacia adelante, para encontrar fechas tempranas de inicio y

finalización (ES y EF).
• Recorrido hacia atrás para encontrar fechas tardías de inicio y finalización.

La holgura se calcula de dos maneras

Holgura = LS – ES

Holgura = LF -EF

Fórmulas a considerar.

• Distribución Triangular
𝑃 + 𝑀𝑃 + 𝑂
𝑇𝐸 𝐶𝐸 𝐸𝐸 =
3

• Distribución PERT
𝑃 + 4𝑀𝑃 + 𝑂
𝑇𝐸 𝐶𝐸 𝐸𝐸 =
6

SIGLAS: P = Pesimista, MP = Más Probable, O = Optimista

TE = Tiempo Estimado, CE = Costo Estimado, EE = Esfuerzo Estimado

• Desviación Estándar

𝑃−𝑂
𝜎=
6
Preparación para la certificación del PMP 29
___________________________________________________

• Varianza

𝑃−𝑂 !
𝑉= ( )
6

• Constantes probabilísticas (Para memorizar)

Sigmas Probabilidad

±1 68.25%

±2 95.46%

±3 99.73%

±4 99.9937%

±5 99.999943%

±6 99.9999998%
Preparación para la certificación del PMP 30
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 31
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 32
___________________________________________________

2.5 Mirando la ultima la línea financiera del proyecto

(gestión del costo)
• Procesos de gestión de costos • Estimación definitiva
• Análisis de valor ganado • Estimación del presupuesto
o PV • Análisis de reservas
o EV • Reservas de contingencia
o AC • Reservas de gestión
o CPI • Riesgos en el costo
o SPI • Costos fijos / variables
o BAC • Costos directos / indirectos
o EAC • Ciclo de vida del costo
o ETC • Análisis de valor
o VAC • Umbral del control
o CV • Reporte de Progresos
o SV • Costo de la calidad
o TCPI • Retorno sobre la inversión
• Línea base de costo • Flujo de caja descontado
• Presupuesto •
• Medición de la ejecución de la línea base •
• Estimación de tres puntos
• Estimación de abajo hacia arriba
• Estimación paramétrica
• Entradas para la estimación del costo
• Estimación de orden de magnitud
Preparación para la certificación del PMP 33
___________________________________________________

Resumen del grupo de procesos

La parte más importante sin duda es el presupuesto, piense un momento la cantidad de

personas que contrató en su último proyecto, que hubiera pasado si hubiéremos duplicado
la cantidad de personas que ejecuten el proyecto probablemente se hubiere optimizado
los plazos de entrega del proyecto, pero cual sería valor total a la finalización. Cree usted
que debería tener el presupuesto de cada rubro participante en el proyecto, a que nivel
de detalle, una vez definido debería realizar un control exhaustivo del mismo.

En esta área de conocimientos se analizarán algunos términos financieros, los mismos que
van a concluir la salud del proyecto para determinar si se inicia o continúa, que costos
tomar en consideración como por ejemplo mantenimiento, soporte. Los resultados de la
gestión de costos se deben presentar a los interesados en diversas maneras. Las preguntas
que el Director de Proyectos debe formularse para realizar una adecuada gestión de
costos. Existe un repositorio de conocimiento financiero, existen procesos definidos de
control de costos, como afecta los métodos ágiles en los costos, existen validación de los
costos a través de proceso de auditoría o gobierno.

Se debe entender cuál es la clasificación de los costos.

• Costos Variables (Variable Costs). Cambian con la cantidad de trabajo o

producción
• Costos Fijos (Fixed Costs). No cambian en función de la producción o del
trabajo.
• Costos Directos (Direct Costs). Se atribuye directamente al trabajo del
proyecto
• Costos Indirectos (Indirect Costs). Se atribuyen al beneficio de más de un
proyecto.

El PMBOK divide la gestión de costos en 4 procesos que se necesita entender para el

examen, estos procesos son la esencia de la responsabilidad de un director de proyectos.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

7.1 Planificar costos 7.4 Controlar costos

7.2 Estimar costos

7.3 Presupuesto
Preparación para la certificación del PMP 34
___________________________________________________

Es el proceso que establece políticas, procedimientos

y documentación necesarios para planificar,
gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del
proyecto. En este proceso se puede establecer las
7.1 Planificar la Gestión de los unidades de medida, niveles de precisión, umbrales
Costos (4E-3H-1S) de control, reglas para medir el desempeño,
formatos de los informes a realizar, determinar la
selección estratégica de financiamiento,
consideraciones relacionadas a las fluctuaciones
cambiarias, sistema de registro de costos.

Es el proceso que permite desarrollar una estimación

aproximada de los costos de los recursos necesarios
para completar el trabajo del proyecto.

Para realizar las estimaciones se pueden tener los

siguientes rangos de precisión.

Estimación de orden de magnitud (-25% a 75%)

7.2 Estimar los Costos (4E-8H- Estimación del presupuesto (-10% a 25%)
3S)
Estimación final (-5% a 10%).

En la estimación de costos se incluyen reservas de

contingencia para cubrir los riesgos conocidos, y
reserva de gestión para los riesgos desconocidos.

Es el proceso que permite sumar los costos

7.3 Determinar el Presupuesto
estimados de las actividades o de los paquetes de
(6E-6H-3S)
trabajo para establecer una línea base de costos.

Es el proceso de monitorear el estado del proyecto

7.4 Controlar los Costos (5E-4H-
para actualizar sus costos y gestionar los cambios a
5S)
la línea base del costo.
Preparación para la certificación del PMP 35
___________________________________________________

Consideraciones para los procesos de gestión de costo.

• Todos los procesos tienen como entrada los factores ambientales de la empresa y
activos de los procesos de la organización. Excepto el proceso 7.4 Controlar los
Costos.
• Todos los procesos tienen como entrada el Plan para la dirección del proyecto.
• Los procesos a partir de 7.2 Estimas los costos tienen como entrada a los
Documentos de Proyectos.
• Todos los procesos tienen como herramientas para todos sus procesos Juicio de
expertos y Análisis de Datos.
• Valor Actual Neto. Esta variable no tiene una fórmula de cálculo y expresa el
valor actual de los beneficios totales menos el valor actual de los costos. El
proyecto de valor actual neto más alto es la mejor opción.
• Tasa Interna de Retorno (IRR o TIR). Es probable que esta variable no se
requiera calcular pero represente la tasa en la cual el valor presente de los ingresos
es igual al valor presente de los costos. Se debe considerar la tasa interna de
retorno más alta.
• Pay Period o Período de recupero. Es el período planteado para la recuperación
de la inversión realizada en el proyecto, posterior a este período el proyecto genera
beneficios netos. Para los proyectos se debe considera el proyecto con menor
período de reembolso.
• Depreciación. Para el examen no se requiere calcular este valor, los activos
invertidos para el proyecto pierden su valor con el tiempo, las mismas pueden
depreciarse linealmente es decir la misma cantidad por año o depreciación
acelerada, es una depreciación rápida que viene dada por dos posibilidades
(Balance de doble amortización o por suma de los dígitos del año).
• Costo Beneficio. Compara los costos versus los beneficios potenciales, se debe
considerar al proyecto con más alto costo beneficio.
• Costo de oportunidad. Es la oportunidad que se dejaría, por la selección de uno
de los proyectos. Corresponde al valor del proyecto no seleccionado.
• Costo hundido. Todos los costos ya incurridos en el proyecto, estos costos no
deben ser considerados a la hora de decidir si continuar o no un proyecto que
tiene problemas.
• Ley de rendimientos decrecientes. Significa que un punto del proyecto agregar un
recurso más no generará un aumento proporcional de la productividad.
• La línea base de costos. Está expresada de la siguiente forma.
Preparación para la certificación del PMP 36
___________________________________________________

EMV (Earn Value Managment). Es una metodología que combina medidas de alcance,
cronograma y costos para evaluar el avance y desempeño del proyecto.

• BAC (Budget at Completetion). Presupuesto aprobado para las actividades del

proyecto.
• PV (Planned Value o Línea Base de Medición de Desempeño). Presupuesto
(trabajo, costos) ejecutado hasta un momento determinado.
• EV (Valor Ganado o Earned Value). Es la medida de trabajo realmente realizado
en términos del presupuesto hasta el momento determinado.
• AC (Costo Real, Actual Cost). Es el costo incurrido por el trabajo ejecutado hasta
el momento.
• SV (Variación del Cronograma o Schedule Variance). Medida de desempeño del
cronograma que se expresa como la diferencia entre SV = EV-PV
• CV (Variación del costo o Cost Variance). Medida de desempeño del costo, como
una diferencia entre CV = EV -AC
• SPI (Índice de Desempeño del Cronograma). Expresa en razón la eficiencia de la
ejecución del cronograma y es igual a SPI = EV/ PV
• CPI (Índice de Desempeño del costo). Expresa en razón la eficiencia del costo es
igual a CPI = EV/ AC
• EAC (Estimate at Completition). Es una medida de pronóstico o proyección, que
calculará cuanto costará el proyecto tomando el desempeño actual. Es igual EAC
= BAC / CPI o en tiempo EACt = Tiempo/ SPI.
• ETC (Estimación hasta la conclusión). Proyección de los costos restantes por
completar para el proyecto, tomando como base los costos reales y la estimación
de costos considerando el desempeño actual. ETC = EAC – AC.
• VAC (Variación a la conclusión). Es la proyección de gasto o ganancia del
proyecto comparada con el presupuesto actual aprobado. VAC = BAC -EAC.
• TCPI (Desempeño de trabajo por completar). Medida de desempeño de trabajo
que debe lograrse para cumplir la meta de gestión. TCPI = (BAC- EV)/ (EAC-
AC)
Preparación para la certificación del PMP 37
___________________________________________________

Fórmulas a considerar.

• Valor Presente (PV)

𝐹𝑉
𝑃𝑉 =
(1 + 𝑟)"

(PV = Valor Actual, FV = Valor Futuro, r = tasa de interés, n = número de períodos

)

• Variación del Cronograma (SV)

SV = EV – PV

(EV = Valor Ganado, PV = Planned Value)

• Variación del Costo (CV)

CV = EV – AC

(EV = Valor Ganado, AC = Costo Real

• Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)

SPI = EV/PV

• Índice de Desempeño del Costo (CPI)

CPI = EV/AC

• Estimado a la finalización (EAC)

EAC = BAC / CPI

EACt = tiempo / SPI.

• Estimado hasta la conclusión (ETC)

ETC =EAC - AC

• Variación a la conclusión (VAC)

VAC =BAC - EAC

• Índice de desempeño del trabajo por completar

TCPI = (BAC – EV) / (EAC-AC)

Preparación para la certificación del PMP 38
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 39
___________________________________________________
Preparación para la certificación del PMP 40
___________________________________________________

2.6 Haciendo lo correcto (gestión de la calidad)

QUICKTEST

• Procesos de gestión de calidad • Análisis de causa raíz

• Definición de calidad • Análisis de defectos
• Gold plating • Análisis de decisiones con múltiples criterios
• Prevención sobre inspección • Diagrama de afinidad
• Mejora continua • Auditorias
• JIT (Justo a tiempo) • Diseño por X
• Responsabilidad sobre la calidad • Problema – solución
• Entrevistas • Documentos de pruebas y evaluación
• Tormenta de ideas • Reportes de calidad
• Bench marking • Probabilidad
• Análisis de costo beneficio • Distribución Normal
• Impacto de un pobre calidad • Independencia estadística
• Costo de la calidad • Desviación Estándar
• Costo de conformidad y no conformidad • 3 o 6 sigmas
• Análisis marginal • Hojas de control
• Modelos lógicos de datos • Cuestionarios y encuestas
• Diagrama de flujos • Revisión de desempeño
• Plan de pruebas e inspecciones • Inspección
• Listas de control • Diagramas de control
• Métricas de calidad o Limites de control
• Plan de gestión de la calidad o Significado
• Diagrama causa efecto o Fuera de control
• Histogramas o Regla de los siete.
• Diagrama de Pareto •
• Diagrama de dispersión •
• Análisis de documentos
• Análisis de alternativas
• Diseño de experimentos
• Análisis de procesos

Resumen del grupo de procesos

Es muy importante que todos los controles de calidad se realicen sobre los productos,
para alcanzar la satisfacción del cliente y evitar re procesos. No es suficiente con ejecutar
un proyecto a tiempo y optimizando el presupuesto. La calidad significa asegurarse de
construir lo que prometiste y que lo haces de la mejor manera y si se comete errores
realizar las acciones correctivas tempranas.
Preparación para la certificación del PMP 41
___________________________________________________

Muchos interesados confunden la calidad con ejecutar pruebas, de hecho los directores de
proyecto atienden los problemas de calidad agregando mas personas de pruebas para
detectar más errores.

El término más importante a considerar sobre calidad para un PMP es el cumplimiento

del producto con los requisitos descritos y acordados cuando se inició el trabajo.

El director de proyectos en la Gestión de la Calidad se considera el nivel de calidad que

es el grado que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos y el
grado que es las categorías asignadas a entregables que tienen un mismo uso funcional,
pero técnicamente son diferentes.

A continuación describimos unos conceptos claves a considerar cuando hablamos de

calidad.

• Precisión. Dispersión del conjunto de valores obtenidos de una medición

• Exactitud. Se refiere a que tan cerca está el valor medido del real.
• Satisfacción del cliente. Asegurarse que las personas que pagaron por el producto
final están complacidas con el resultado, existe cierto espacio para requisitos que
no fueron descritos pero están implícitos.
• Aptitud de uso. Un parámetro a considerar es la usabilidad del producto, no
podemos tener un diseño y presentación que excede lo que espera el cliente pero
no es funcional o de fácil manejo para el cliente. Por eso es importante que el
producto haga lo que se supone debe hacer y lo haga bien.
• Cumplimiento de los requisitos base. Existen ciertos atributos definidos para el
producto que son de obligatorio cumplimiento, estos requisitos deben estar
considerados en el trabajo del equipo.

En el gráfico a continuación se resumen cinco niveles relacionados con la gestión de la

calidad.
Preparación para la certificación del PMP 42
___________________________________________________

Algunos autores han hablado sobre las teorías de la calidad, en este capítulo resumiremos
algunos.

Edwards Deming. Pionero de la calidad, instauró tres conceptos:

14 pasos para la calidad total.

• Publicar la visión, misión y objetivos.

• Aprender la nueva filosofía.
• Entender el propósito de la inspección.
• No asignar trabajos basándose solamente en el precio.
• Mejora continua.
• Capacitación.
• Liderazgo.
• Innovación.
• Trabajo en equipo.
• Eliminar exhortaciones al personal.
• Eliminar metas numéricas arbitrarias para el personal.
• Permitir al personal sentir orgullo por su trabajo.
• Alentar la educación y el desarrollo personal.
• Aceptar la responsabilidad y compromiso de la gerencia.

Tanto la dirección profesional de proyectos como la visión moderna de la gestión de

calidad reconocen los siguientes principios básicos:

• Minimizar variaciones y proveer resultados para la satisfacción del cliente.

• El proyecto produce entregables conforme a los requisitos de los interesados, que
son aptos para el uso y que satisfacen necesidades reales.
• Es preferible la prevención (mantener los errores fuera del proceso) en lugar de la
inspección (mantener los errores fuera del alcance del cliente).
• La alta gerencia y/o patrocinador del proyecto, son los responsables de brindar
los recursos apropiados para gestionar la calidad y alcanzar un proyecto exitoso.
Preparación para la certificación del PMP 43
___________________________________________________

• Mantener una relación ganar-ganar con los proveedores con alianzas de

cooperación de largo plazo, comprendiendo las necesidades del cliente de manera
conjunta.
• Considerar la calidad de manera integral. Por ejemplo, cumplir con los requisitos
de calidad de un proyecto trabajando horas extras y desmotivando a los miembros
del equipo, podría ocasionar riesgos en otras partes de la organización.
• Buscar la mejora continua en los procesos.

El PMBOK divide la gestión de la calidad en 3 procesos que se necesita entender para

el examen, estos procesos son la esencia de la responsabilidad de un director de proyectos.

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

8.1 Planificar la calidad 8.2._Gestionar la calidad 8.3._Controlar la calidad

8.1 Planificar la Gestión de la Calidad Es el proceso de identificar los requisitos y/o

(5E-7H-4S) estándares de calidad del proyecto y de sus
entregables, y determinar cómo se cumplirán

8.2 Gestionar la Calidad (3E-8H-5S) Es el proceso de incorporar al proyecto las políticas de

calidad de la organización, para convertir el plan de
Preparación para la certificación del PMP 44
___________________________________________________

gestión de la calidad en actividades ejecutables de

calidad.

8.3 Controlar la Calidad (7E- 6H-6S) Es el proceso de monitorear y registrar los resultados
de la ejecución de las actividades de calidad, con el
objetivo de evaluar el desempeño y asegurar que las
salidas del proyecto sean completas, correctas y
satisfagan las expectativas del cliente.

Consideraciones para los procesos de gestión de calidad.

• Todos los procesos tienen como entrada los factores ambientales de la empresa y
activos de los procesos de la organización. Excepto el proceso 8.2 Gestionar la
calidad donde se considera únicamente los Activos de los procesos de la
organización.
• Todos los procesos tienen como entrada el Plan para la dirección del proyecto y
Documentos del Proyecto.
• Costos de la Calidad. Incluyen todos los costos invertidos para evitar que se
produzcan incumplimientos de requisitos, así como aquellos para corregir los
incumplimientos que se producen.

Costos de conformidad Costos de Prevención Capacitación

Costos incurridos durante el Definición de procesos.

proyecto para evitar fallas
Tecnología

Equipamiento

Costos de Evaluación Inspecciones

Auditorias de calidad

Pruebas

Costos de no conformidad Costos internos por fallos Re work

Costos incurridos durante y Trabajo costo hundido

después del proyecto para
corregir fallas
Costos externos por fallos Aplicación de garantías.

Pérdida de negocios futuros.

Preparación para la certificación del PMP 45
___________________________________________________

La gestión de la calidad incluye la mejora continua de los procesos que se ejecuta

iteractivamente para reducir pérdidas y eliminar actividades que no agregan valor,
generando más eficacia y eficiencia. Los términos que es importante conocer sus
diferencias son:

Prevención. Evita que se produzcan errores. Inspección: Evitar que los errores lleguen
hasta el cliente

Variable. Característica que se requiere medir Atributo. Las medidas objetivas o subjetivas
que dirán si la muestra es aceptable.

Tolerancia. Rango definido para los resultados Límites de control. Fronteras de variaciones
aceptables normales para procesos o productos.
Preparación para la certificación del PMP 46
___________________________________________________
Bibliografía

Project Management Institute. 2018. Fundamentos para la Dirección de Proyectos: Guía

del PMBoK

Lledó Pablo. 2013. Director de Proyectos: Como aprobar el examen PMP sin morir en el
intento

Rita Mulcahy. 2018. PMP Exam Prep.

Project Managment Institute sitio web. www.pmi.org.

PMP Handbook, PMI ORG