Universidad Da Vinci de Guatemala
Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales
AVISOS NOTARIALES QUE EL NOTARIO DEBE REMITIR AL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS EN GUATEMALA
María Alicia del Cid Carrera
Carné: 202102150
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
AVISOS NOTARIALES QUE EL NOTARIO DEBE REMITIR AL ARCHIVO
GENERAL DE PROTOCOLOS EN GUATEMALA ................................................. 4
Aviso Trimestral ................................................................................................. 4
Aviso de Cancelación de Instrumentos Públicos............................................ 4
Aviso de Ampliación, Modificación, Rectificación o Aclaración ................... 4
Aviso de Protocolización de Documentos Extranjeros .................................. 5
Aviso por Depósito de Protocolo durante Ausencia....................................... 5
Acta de Legalización de Firmas y Toma de Razón ......................................... 6
Definición y fundamento legal........................................................................... 6
Contenido y formalidades del acta de legalización de firmas ........................... 6
Procedimiento en casos especiales ................................................................. 6
Toma de razón en el protocolo notarial ............................................................ 6
Efectos legales del acta de legalización ........................................................... 7
CONCLUSIÓN......................................................................................................... 8
REFERENCIAS ....................................................................................................... 9
INTRODUCCIÓN
El notariado en Guatemala se rige por un conjunto de normas jurídicas que le
otorgan una posición de fe pública en la autenticación de documentos y actos
jurídicos. Dentro de este marco, el Archivo General de Protocolos (AGP)
desempeña una función esencial como órgano de fiscalización, registro y control.
La ley establece obligaciones específicas para los notarios, incluyendo el envío de
diferentes tipos de avisos que permiten al AGP mantener un monitoreo constante
de la legalidad de los actos notariales. Esta investigación desarrolla de forma
detallada los distintos tipos de avisos que deben ser remitidos, los plazos legales y
el propósito de cada uno.
AVISOS NOTARIALES QUE EL NOTARIO DEBE REMITIR AL
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS EN GUATEMALA
Aviso Trimestral
Fundamento legal: Artículo 37, literal c) del Código de Notariado (Decreto 314).
Contenido: Este aviso consiste en informar trimestralmente al AGP acerca del
número y fecha del último instrumento público autorizado o cancelado durante el
período. El notario debe incluir también una aclaración si no se ha realizado ninguna
actividad en ese lapso. Esto asegura transparencia y continuidad del control
documental. Autores como De León (2019) destacan que esta práctica evita el
ocultamiento de protocolos y permite al Estado tener una trazabilidad efectiva del
ejercicio notarial.
Plazo: Dentro de los 25 días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre
calendario.
Objetivo: Facilitar el seguimiento de la producción notarial por parte del AGP y
reducir los riesgos de fraude, pérdida o manipulación de protocolos. Este
mecanismo funciona como medida preventiva de auditoría periódica.
Aviso de Cancelación de Instrumentos Públicos
Fundamento legal: Artículo 37, literal b) del Código de Notariado.
Contenido: La cancelación de un instrumento público debe notificarse al AGP de
forma oficial. Dicha cancelación puede responder a errores materiales, duplicidad o
actos jurídicos fallidos. El aviso debe contener la identificación exacta del
documento, incluyendo su fecha, número de protocolo y motivo de la cancelación.
Según López (2020), esta notificación evita que documentos inválidos sean
utilizados posteriormente, lo que preserva la seguridad jurídica del sistema.
Plazo: Debe ser enviado dentro de los 25 días hábiles a partir de la cancelación.
Objetivo: Garantizar la depuración del registro notarial, asegurando que solo los
documentos válidos permanezcan activos dentro del sistema.
Aviso de Ampliación, Modificación, Rectificación o Aclaración
Fundamento legal: Artículo 81, numeral 9 del Código de Notariado.
Contenido: Este tipo de aviso es necesario cuando un instrumento público debe ser
enmendado después de su firma. Incluye actos como la adición de cláusulas,
aclaración de términos ambiguos o corrección de errores. Aunque el Código de
Notariado no especifica un plazo, la práctica común sugiere enviarlo dentro de los
25 días hábiles. Según Martínez (2018), la enmienda de instrumentos debe ser
registrada para preservar la integridad del acto jurídico original y su evolución.
Plazo: Recomendado dentro de los 25 días hábiles posteriores a la modificación.
Objetivo: Permitir que el AGP conserve una versión actualizada y oficial de todo acto
notarial, así como su historial de modificaciones.
Aviso de Protocolización de Documentos Extranjeros
Fundamento legal: Artículo 40 de la Ley del Organismo Judicial (Decreto 2-89).
Contenido: Cuando un documento extranjero debe tener validez legal en
Guatemala, el notario debe protocolizarlo, y enviar una copia del acto al AGP. Este
aviso debe contener datos clave como país de origen, autoridad emisora, nombres
de intervinientes y naturaleza del acto. Según Rodríguez (2021), esta medida
previene el uso de documentos falsificados y asegura la legalidad de actos
internacionales en el país.
Plazo: Dentro de los 10 días hábiles después de realizada la protocolización.
Objetivo: Integrar formalmente los documentos provenientes del exterior al sistema
jurídico guatemalteco y asegurar la trazabilidad del proceso.
Aviso por Depósito de Protocolo durante Ausencia
Fundamento legal: Artículo 27 del Código de Notariado.
Contenido: Cuando el notario titular debe ausentarse del país (por un periodo menor
a un año), está obligado a depositar su protocolo en manos de otro notario hábil.
Ambos deben firmar un acta de entrega que se comunica al AGP. Esta medida
garantiza que los protocolos estén siempre bajo custodia legal. Según el análisis de
Pérez y Herrera (2022), esta figura evita la interrupción de servicios notariales y
protege los archivos contra extravío o uso indebido.
Plazo: Dentro de los 8 días hábiles después de efectuado el depósito.
Objetivo: Asegurar la continuidad administrativa del protocolo y la disponibilidad de
documentos para los usuarios incluso durante la ausencia del notario.
Acta de Legalización de Firmas y Toma de Razón
En el ámbito del derecho notarial guatemalteco, el acta de legalización de firmas y
la toma de razón son procedimientos esenciales que garantizan la autenticidad y
seguridad jurídica de los documentos privados. Estos actos permiten que las firmas
contenidas en documentos privados sean reconocidas oficialmente, otorgándoles
validez y eficacia en el tráfico jurídico.
Definición y fundamento legal
El acta de legalización de firmas es el instrumento mediante el cual un notario da fe
de que una firma ha sido puesta o reconocida en su presencia por el signatario
correspondiente, confiriéndole autenticidad y valor probatorio. Este procedimiento
está regulado en los artículos 54 al 59 del Código de Notariado de Guatemala
(Congreso de la República de Guatemala, 1987).
Contenido y formalidades del acta de legalización de firmas
Según el artículo 55 del Código de Notariado, el acta de legalización debe contener:
• Lugar y fecha del acto.
• Nombre y apellidos del signatario.
• Identificación del signatario por los medios establecidos, si no fuere conocido
por el notario.
• Declaración expresa de que la firma es auténtica.
• Firma del signatario y, en su caso, de los testigos.
• Firma y sello del notario, precedidos de las palabras "ANTE MÍ".
Estas formalidades aseguran la validez y eficacia del acta, proporcionando certeza
sobre la autenticidad de la firma legalizada.
Procedimiento en casos especiales
Cuando una persona no sabe o no puede firmar, el artículo 56 del Código de
Notariado establece que otra persona debe firmar a su ruego, estando ambas
presentes en el acto. En este caso, se legaliza la firma de la persona que firma a
ruego, y la persona que no puede firmar debe estampar su impresión digital al pie
del acta (Cuasiabogados, 2020).
Toma de razón en el protocolo notarial
El artículo 59 del Código de Notariado dispone que el notario debe tomar razón de
cada acta de legalización en su protocolo dentro de un plazo no mayor a ocho días.
Esta anotación debe incluir:
• Lugar y fecha del acta.
• Nombre y apellidos de los signatarios.
• Descripción breve y sustancial del contenido del documento cuya firma se
legaliza, indicando el tipo de papel en que está escrito.
Esta obligación permite mantener un registro ordenado y accesible de las
legalizaciones efectuadas, facilitando su consulta y verificación futura.
Efectos legales del acta de legalización
Es importante destacar que, según el artículo 57 del Código de Notariado, el acta
de legalización no prejuzga sobre la validez intrínseca del documento, ni sobre la
capacidad o representación legal de los firmantes (Los Abogados en Guatemala,
2021). Esto significa que el notario certifica únicamente la autenticidad de la firma,
sin entrar a valorar el contenido del documento o la capacidad jurídica de las partes
intervinientes.
El acta de legalización de firmas y la toma de razón son procedimientos
fundamentales en el derecho notarial guatemalteco, destinados a garantizar la
autenticidad de las firmas en documentos privados y a proporcionar seguridad
jurídica. El cumplimiento riguroso de las formalidades establecidas en el Código de
Notariado es esencial para asegurar la validez y eficacia de estos actos. Sin
embargo, es crucial que tanto notarios como usuarios comprendan que la
legalización de firmas no implica una validación del contenido del documento ni de
la capacidad de los firmantes, por lo que se debe actuar con la debida diligencia en
cada caso particular.
CONCLUSIÓN
Los avisos notariales cumplen una función fundamental en el marco jurídico
guatemalteco. Lejos de ser simples trámites administrativos, estos avisos
constituyen herramientas de fiscalización del ejercicio notarial, fortaleciendo la
transparencia, legalidad y seguridad jurídica. Su cumplimiento oportuno y exacto
permite al Archivo General de Protocolos ejercer su rol de garante del orden
documental notarial. Asimismo, la sistematización de los avisos favorece el acceso
a la información y facilita los procesos de auditoría por parte de las autoridades
competentes. En este contexto, es indispensable que los notarios comprendan la
importancia de cada aviso y actúen con la debida diligencia legal, como parte de su
compromiso con la fe pública que representan.
REFERENCIAS
Archivo General de Protocolos. (2024). “Avisos notariales 2024”. Recuperado de
https://archivogeneraldeprotocolos.com/avisos-notariales/
Código de Notariado, Decreto 314. Recuperado de
https://cuasiabogadosgt.blogspot.com/2020/04/dto-314-codigo-de-
notariado.html
Congreso de la República de Guatemala. (1987). Decreto Número 28-87.
Recuperado de https://www.congreso.gob.gt/detalle_pdf/decretos/1738
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https://jpgramajo.weebly.com/obligaciones-notariales-ante-el-archivo-
general-de-protocolos.html
De León, M. (2019). “Manual de Derecho Notarial Guatemalteco”. Editorial Jurídica
Centroamericana.
López, F. (2020). “Práctica notarial: fundamentos y procedimientos”. Universidad
Rafael Landívar.
Los Abogados en Guatemala. (2021). Código de Notariado Guatemala PDF 2021.
Recuperado de https://losabogadosenguatemala.com/codigo-de-notariado-
de-guatemala-pdf-2021/
Martínez, J. (2018). “Técnica y redacción en el protocolo notarial”. Ediciones Legales
Guatemala.
Rodríguez, S. (2021). “Integración de documentos extranjeros en el derecho
guatemalteco”. Editorial Jurídica Interamericana.
Pérez, C., & Herrera, L. (2022). “Custodia documental en el ejercicio notarial”.
Revista de Derecho Notarial, 15(2), 45–67.
