REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA
INGENIERÍA INDUSTRIAL

ELABORACIÓN DE UN PLAN DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS

PROCESOS DE CONTRATACION DE LA GERENCIA DE
SERVICIOS ELECTRICOS, EN LA EMPRESA PDVSA
CRO, UBICADA ENPUERTO LA CRUZ
ESTADO ANZOATEGUI,
AÑO 2025

Autor: Giomal Machado

Tutor Académico: Ing. Guillermo Bravo
Tutor Industrial: Ing. Yoan Millan

Barcelona, Julio 2025

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA
DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
Y SEGUIMIENTO AL EGRESADO

APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

En mi carácter de Tutor Académico de (l) (la) Bachiller Giomal Celestino,

Machado Guaita titular de la cédula de identidad Nº V- 25.257.470,
considero que el Informe de Pasantías, presentado por éste, para optar al
Título de Ingeniero Industrial, reúne los requisitos y méritos suficientes para
ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se le designe.
En la ciudad de Barcelona, a los 11 días del mes de julio de 2025.

___________________________
Ing. Guillermo Bravo
C.I. V- 13.273.575

ii
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA
DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
Y SEGUIMIENTO AL EGRESADO

APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL

En mi carácter de Tutor Industrial de (l) (la) Bachiller Giomal Celestino,

Machado Guiata titular de la cédula de identidad Nº V- 25.257.470,
considero que las Actividades de Pasantías ejecutadas por éste, para optar
al Título de Ingeniero Industrial, reúnen los requisitos y méritos suficientes
para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se le designe.
En la ciudad de Barcelona, a los 11 días del mes de julio de 2025.

___________________________
Ing. Yoan Millan
C.I. V- 12.186.391

iii
 DEDICATORIA

Dedico este informe de pasantias a Dios, por ser mi guía y fortaleza en cada
paso de este camino.
A mis padres, Giovanni Machado y Amarilys Guaita que han sido mi
apoyo, mi incentivo a superarme cada día más. Sin su fe y su incansable
sacrificio, este logro no habría sido posible.
A todos los profesores y mentores, que fueron guía y motivación a lo
largo de todo este camino, brindándome las herramientas necesarias para
alcanzar esta meta.
A todos los compañeros de clases y futuros colegas de profesión, por
motivarnos mutuamente en todos los desafíos y por ser fuente contante de
alegría y motivación.

Giomal Machado

iv
 AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por haberme dado la sabiduría necesaria para

completar exitosamente las actividades y este informe de pasantías. Por
regalarnos una vida llena de conocimientos y aprendizajes.
A la Universidad Politécnico Santiago Mariño nuestra casa de estudio por
darnos la oportunidad de seguir avanzando en nuestra formación profesional.
A nuestros tutores Ing. Guillermo Bravo, Ing. Yoan Millán, Ing. Alejandra
Placencio, y a todos los profesores involucrados desde el día uno que
comenzamos este recorrido que han sido encargados de brindarnos
conocimiento y enseñanzas en nuestra formación profesional.

Giomal Machado

v
 ÍNDICE GENERAL

Pp.
APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO................................................. ii
APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL................................................. iii
DEDICATORIA............................................................................................. iv
AGRADECIMIENTO..................................................................................... v
INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 1

CAPÍTULOS

I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Nombre de la Empresa (Razón Social)........................................................ 2
Reseña Histórica.......................................................................................... 2
Misión........................................................................................................... 3
Visión............................................................................................................ 4
Objetivos....................................................................................................... 4
Estructura organizacional de la empresa...................................................... 5
Actividad económica..................................................................................... 5
Materia prima................................................................................................ 6
Producto final................................................................................................ 6
Mercado........................................................................................................ 7

II. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

Título del trabajo de Pasantía....................................................................... 8
Diagnóstico del Departamento...................................................................... 8
Objetivo general de la pasantía.................................................................... 9
Objetivos específicos.................................................................................... 9
Objetivos del Departamento.......................................................................... 9
Organigrama del Departamento................................................................... 10

vi
Descripción de los cargos que conforman el Departamento ....................... 11
Plan de actividades de pasantías ................................................................ 13

III. EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PASANTÍA

Estrategias generales para llevar a cabo las pasantías............................... 14
Descripción de las actividades ejecutadas durante las pasantías................ 15

IV. RESULTADOS OBTENIDOS

Resultados obtenidos durante las actividades de pasantías........................ 22
Análisis de los Resultados Obtenidos........................................................... 29

CONCLUSIONES......................................................................................... 31
RECOMENDACIONES................................................................................. 32

REFERENCIAS
Bibliográficas................................................................................................ 33
Electrónicas.................................................................................................. 33

vii
 INTRODUCCIÓN

La finalidad de este informe es describir las actividades, conocimientos y

análisis realizados en las pasantías durante el tiempo estipulado, en la
Gerencia de Servicios Eléctricos del Complejo Refinador Oriente de PDVSA.
El estudio se centra en abordar una problemática identificada en el
departamento: el "factor tiempo" en los procesos de contratación, cuyos
retrasos sistémicos impactan directamente los procesos y la capacidad de
respuesta ante las necesidades de mantenimiento y los diferentes proyectos.
A través del diagnóstico realizado y basado en el análisis de datos
históricos y la revisión de la documentación interna, se identificaron los
cuellos de botella y las causas raíz de las ineficiencias. El análisis reveló que
la fase de formalización de contratos es uno de los puntos más críticos,
debido principalmente a errores recurrentes en la documentación presentada
por los contratistas.
Como respuesta a este diagnóstico, se desarrolló una propuesta de
mejora concreta un "Kit de Documentos de Formalización Estandarizado"
para mitigar las demoras administrativas, y el diseño conceptual de un
"Dashboard de Control y Seguimiento" para proporcionar visibilidad en
tiempo real y facilitar la toma de decisiones basada en datos. Esta
herramienta, compuesta por plantillas y guías de llenado, está diseñada para
minimizar la principal causa de demoras, mejorando el flujo de trabajo y
reduciendo los tiempos de ciclo.
Este informe detalla cada etapa del proyecto, desde la planificación y el
diagnóstico hasta la ejecución de las actividades y la presentación de los
resultados, los cuales se materializan en una solución tangible y aplicable
para la Gerencia. Finalmente, se exponen las conclusiones derivadas del
logro de los objetivos planteados y las recomendaciones estratégicas para la
empresa.
 En tal sentido, el presente informe se ha estructurado de la siguiente
manera:
Capítulo I. Información General de la Empresa; constituido por el nombre
de la empresa o razón social, reseña histórica, misión, visión, objetivos,
actividad económica, estructura organizacional, materia prima, producto final
y mercado.
El Capítulo II. Planificación de actividades; contiene el título del trabajo de
pasantías, diagnóstico del departamento, objetivo general y específicos de
las pasantías, objetivo del departamento, organigrama, descripción de los
cargos que conforman el departamento y plan de actividades del pasante.
El contenido del Capítulo III. Ejecución de las Actividades de Pasantías;
se fundamenta en las estrategias necesarias para llevar a cabo las
actividades de pasantías, descripción, recursos utilizados y registro
fotográfico de las mismas.
El Capítulo IV. Resultados Obtenidos de cada actividad y análisis de
dichos resultados, evidenciando el logro de los objetivos propuestos.
Por último, se presentan las conclusiones, recomendaciones y referencias
bibliográficas utilizadas para el desarrollo del informe.

2
 CAPÍTULO I

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Nombre de la Empresa (Razón Social)

PDVSA Petróleos de Venezuela, S.A., RIF J000950369. Complejo

Refinador de Oriente (C.R.O.) Ubicada en Av. Guaraguao, final de la avenida
principal. Puerto la cruz Anzoátegui. Tiene como objetivo planificar, coordinar
y supervisar todas las acciones de las sociedades de su propiedad, así como
controlar que estas últimas en sus actividades de exploración, explotación,
transporte, refinación, almacenamiento, comercialización o cualquier otra
actividad de su competencia en materia de petróleo, gas y demás
hidrocarburos.

Reseña Histórica

En Venezuela, el inicio de la industria petrolera se remonta a comienzos

del siglo XX con la perforación del pozo Zumaque I en la población de Mene
Grande, por medio del cual se descubrió la cuenca de Maracaibo, una de las
más importantes del país. En el año 1936, por medio del pozo La Canoa-1
inicia la importantes del país. En el año 1936, por medio del pozo La Canoa-
1 inicia la explotación de la Faja Petrolífera del Orinoco, actualmente
considerada la más grande del mundo, que contiene alrededor del 74% de
las reservas venezolanas que, para el año 2017 ascienden a 301 MMMBls,
incluyendo crudos extra-pesados
La Corporación estatal, creada en 1975, por la Ley Orgánica que reserva
al Estado la industria y el comercio de los hidrocarburos, cuenta con
trabajadores comprometidos con la defensa de la soberanía energética y el
deber de agregar el mayor valor posible al recurso petrolero, guiados por los
principios de unidad de comando, trabajo en equipo, colaboración
espontánea y uso eficiente de los recursos.
La República Bolivariana de Venezuela posee la totalidad de las acciones
de la empresa, que se encuentra adscrita al Ministerio del Poder Popular
para la Energía y Petróleo. En la Constitución de 1999 está contemplado que
la empresa mantenga el monopolio exclusivo de los hidrocarburos que se
encuentren en el subsuelo venezolano (petróleo y gas natural, entre otros) y
que sus acciones no pueden ser vendidas a particulares. No obstante, la
empresa puede asociarse y entregar concesiones para la prestación de
cualquier servicio relacionado con sus productos.
En la actualidad, Petróleos de Venezuela S.A. es la corporación estatal de
la República Bolivariana de Venezuela que se encarga de la exploración,
producción, manufactura, transporte y mercadeo de los hidrocarburos, de
manera eficiente, rentable, segura, transparente y comprometida con la
protección ambiental; con el fin último de motorizar el desarrollo armónico del
país, afianzar el uso soberano de los recursos, potenciar el desarrollo
endógeno y propiciar una existencia digna y provechosa para el pueblo
venezolano, propietario de la riqueza del subsuelo nacional y único dueño de
esta empresa operadora.
La transparencia y rendición de cuentas también constituyen un valor
fundamental para PDVSA. En concordancia con este principio, la actuación
del directorio, la alta gerencia y los trabajadores en general obedece a los
mandatos de sobriedad, humildad, apego a los preceptos morales y
administración sana y no ostentosa de los recursos propios y de la
Corporación.

Misión

Petróleos de Venezuela S.A. es la corporación estadal de la República

Bolivariana de Venezuela se encarga de la explotación, producción,

4
manufactura, transporte y mercadeo de los hidrocarburos de manera
eficiente, rentable, segura, transparente y comprometida con la protección
ambiental; con el fin de motorizar el desarrollo económico del país, afianzar
el uso soberano de los recursos, potenciar el desarrollo endógeno y propiciar
una existencia digna y provechosa para el pueblo Venezolano, propietario de
la riqueza del subsuelo nacional y único dueño de esta empresa operadora.

Visión

Ser la empresa de energía que el mundo utilice como punto de

comparación, contando con trabajadores comprometidos con la defensa de
la soberanía energética, guiados por los principios de la unidad de comando,
trabajo en equipo, colaboración espontánea y uso eficiente de los recursos.

Objetivos

 Desarrollar tecnologías que permitan incrementar el factor de recobro.

Generar soluciones tecnologías integrales a la medida de los negocios,
con especial énfasis en crudos pesados y extrapesados.
 Impulsar y garantizar la correcta gestión ambiental de las operaciones
de PDVSA.
 Desarrollar tecnologías de refinación dirigidas a procesar crudos
pesados.
 Fortalecer las relaciones de cooperación en las áreas de ciencia y
tecnología entre PDVSA, las universidades y otras instituciones, para
elaborar propuestas de valor.
 Establecer las relaciones de nuevos esquemas para adoptar
tecnologías de punta.
 Asegurar la eficiencia operacional, así como también garantizar el
volumen adecuado de tiempo y especificación.

5
  Evaluar y adoptar nuevas tecnologías.
 Promover y mantener negocios rentables y maximizar el valor
agregado.

Estructura Organizacional Empresa

Figura 1. Organigrama de PDVSA REFINACIÓN ORIENTE. Tomado de la
gerencia de la empresa (2025)

Actividad Económica

PDVSA desarrolla las operaciones principalmente a través de sus

empresas filiales, también participa en asociación con empresas locales y
extranjeras, estas últimas sujetas a leyes y regulaciones impuestas para tal
fin. La actividad económica corresponde propiamente al sector petrolero y
estas incluyen:
 Exploración, producción y mejoramiento de crudo y gas natural
 Refinación, transporte y mercadeo de crudo y productos refinados

6
  Procesamiento, transporte y mercadeo de gas natural
Las reservas de petróleo y gas natural, así como las operaciones de
producción y mejoramiento se encuentran localizadas solo en la República
bolivariana de Venezuela
Materia Prima

La materia prima básica para las refinerías es el petróleo o crudo de

petróleos, aunque en algunas regiones se incluyen como materias primas de
refinería crudos sintéticos procedentes de otras fuentes como lo son:
gilsonita o asfaltita, arenas alquitaradas, etc. Las composiciones químicas de
los crudos de petróleo son sorprendentemente uniformes, aunque sus
características físicas varían ampliamente

Producto Final

PDVSA ofrece a sus usuarios su Catálogo de Productos donde se

describen las características y aplicaciones de los aceites y grasas
lubricantes, combustibles, solventes y otros productos marca PDV. Cuenta
con una valiosa experiencia de muchas décadas como refinadores y, con
este respaldo, nuestros combustibles, asfaltos, parafinas y solventes,
satisfacen ampliamente las especificaciones del mercado local e
internacional.
En PDVSA Refinación oriente solo se producen los siguientes productos:
 Gasolina JET A1, 91, 95 y natural
 Diesel pesado
 Gasóleo
 Gasoil
 Naftas
 Residuales

7
 Mercado

PDVSA, a través de sus filiales, comercializa y distribuye gasolina y otros

productos refinados, al detal, en el mercado local bajo la marca comercial
PDV.
Desde finales del año 2001, seis participantes privados domésticos:
Grupo Trébol, Llanopetrol, Corporación Petrolera, Petrocanarias, BataPetrol
y la Corporación Combustible Monagas, y tres (3) participantes privados
internacionales: Chevron, ExxonMobil y British, han comercializado sus
productos en Venezuela. Estas compañías mercadean sus marcas a través
de 863 distribuidores al detal de su propiedad o bajo su operación y tienen
una participación de mercado en el sector de gasolina y Diesel.
En América del Sur, PDVSA ha fortalecido las relaciones comerciales
con Argentina, Brasil, Uruguay, Paraguay, Ecuador y Bolivia, a través de
memoranda de entendimiento y acuerdos comerciales entre empresas
petroleras estatales.

8
 CAPÍTULO II

PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

Título Del Trabajo De Pasantías

Elaboración de un plan de control y seguimiento de los diferentes

procesos de contratación en la gerencia de servicios eléctricos, en la
empresa PDVSA CRO, ubicada en Puerto la Cruz estado Anzoátegui, año
2025.

Diagnóstico Del Departamento

Actualmente el departamento gestiona las actividades, reparaciones y

atención a fallas a través de procedimientos establecidos. Sin embargo, se
ha identificado una problemática central que afecta la agilidad y eficiencia de
estos procesos: la falta de un mecanismo de comunicación y control
integrado entre la Superintendencia y las diversas gerencias y
departamentos involucrados en el ciclo de vida de una solicitud de
contratación.
La ejecución del procedimiento de contratación, requiere una secuencia
de aprobaciones y gestiones que involucran a la Gerencia General de
Refinación Oriente (GGRO), la Gerencia Técnica (GTRO), SIHO, Ambiente y
Contratación, entre otros. Esta dependencia interdepartamental, sin un
sistema de seguimiento unificado, genera retrasos en la ejecución, dificulta la
trazabilidad del estado real de cada solicitud y fragmenta la información en
diferentes puntos de control.
La contribución del pasante se centrará en diseñar una metodología y
un conjunto de herramientas (formatos y procedimientos) que optimicen la
comunicación interdepartamental, proporcionen visibilidad clara del avance

9
de las actividades y, en consecuencia, mejoren la eficiencia general de la
gestión del proceso de contratación en el Complejo Refinador Oriente.
Objetivo General

Propuesta de mejora al plan de control y seguimiento de los procesos de

contratación de la Gerencia de Servicios del Complejo Refinador Oriente,
mediante el análisis de los formatos y procedimientos existentes.

Objetivos Específicos

Diagnosticar el proceso actual del proceso de contratación, identificando

las debilidades en la documentación utilizada para el control de las
actividades.
Analizar las causas principales de las debilidades encontradas en el
diagnostico, determinando como afectan a la eficiencia del proceso de
contratación.
Elaborar una propuesta de mejora para el control y seguimiento del
proceso de contratación.

Objetivo Del Departamento

1. Dictar lineamientos para la Operación confiable y el Mantenimiento

oportuno del Sistema Eléctrico del Complejo Refinador Oriente,
mediante la creación de documentos técnicos que soporten estos
procesos, en concordancia con los lineamientos de la DESE.
2. Operar y mantener el sistema eléctrico del Complejo Refinador
Oriente, mediante la formulación, ejecución, control y seguimiento del
Plan Operativo en materia eléctrica en concordancia con los
lineamientos de la DESE.

10
 3. Contribuir con la continuidad operacional de los procesos productivos
del Complejo Refinador Oriente, mediante la generación, transmisión y

distribución confiable de la energía eléctrica.

Organigrama Del Departamento

Figura 2. Estructura Organizativa. Tomado del Departamento de Servicios

Eléctricos (2025).

Descripción de los cargos que conforman el Departamento

Gerente de Servicios Electricos CRO

 Responsable de la planificación estratégica, dirección y control de todos

los servicios eléctricos del Complejo Refinador Oriente. Su misión es
asegurar la disponibilidad, confiabilidad, seguridad y eficiencia del

11
 suministro eléctrico para todas las unidades de proceso y servicios
auxiliares, gestionando de manera óptima los recursos humanos,
técnicos y financieros del departamento.
Superintendente de Ingeniería Eléctrica

 Responsable de coordinar y dirigir todas las actividades de ingeniería

eléctrica, incluyendo el desarrollo de proyectos, estudios técnicos,
análisis de fallas complejas y la estandarización técnica. Su rol es
garantizar que todas las soluciones de ingeniería sean técnicamente
sólidas, seguras, rentables y alineadas con los objetivos estratégicos del
departamento.

Supervisor de Ingeniería Eléctrica

 Supervisar y validar la elaboración de documentos técnicos propios y

externos, recomendar y evaluar alternativas para las mejores prácticas
durante el desarrollo de las fases conceptualizar y definir en proyectos
asociados al sistema eléctrico de PDVSA Refinación Oriente, velar por el
cumplimiento y aplicación de las normas técnicas internas, nacionales e
internacionales.

Analista de Gestión y Control de Servicios Eléctricos

 Es responsable de monitorear los indicadores clave de desempeño

(KPIs), controlar el presupuesto y dar seguimiento a los planes de
mantenimiento y proyectos del departamento. Es un soporte a la
gerencia, enfocado en recopilar, procesar y analizar datos para facilitar la
toma de decisiones.

Ingeniero Electricista

12
 Mejorar y optimizar el sistema eléctrico de CRO PDVSA, mediante el
desarrollo de proyectos en las diferentes fases de ingeniería, que
permitan satisfacer la demanda, garantizar la flexibilidad operacional e
incorporación de nuevas tecnologías para la actualización de los
procesos, manteniendo o incrementando la confiabilidad y calidad del
servicio eléctrico, velando por el cumplimiento de los estándares de
calidad basados en la aplicación de Normas y Estándares Nacionales e
Internacionales.

13
 INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA
DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS
PROFESIONALES Y SEGUIMIENTO AL EGRESADO

PLAN DE ACTIVIDADES DEL PASANTE

Pasante: __Giomal Celestino Machado Guaita____ C.I.:25.257.470_

Teléfono: __0414-779.22.56__Especialidad: _Ingeniería Industrial______
Empresa: _PDVSA Refinación Oriente_ Departamento: Servicios Eléctricos_

1 2 3 4 5 6 7 8

Del 28/05/2025

Del 04/06/2025

Del 11/06/2025

Del 18/06/2025

Del 25/06/2025

Del 02/07/2025

Del 09/07/2025
De 21/05/2025
Al 27/05/2025

Al 03/06/2025

Al 10/06/2025

Al 17/06/2025

Al 24/06/2025

Al 01/07/2025

Al 08/07/2025

Al 16/07/2025
ACTIVIDADES

1 Proceso de Inducción y reunión inicial

con el tutor y equipo de trabajo
Recopilar datos, formatos y
2 documentación actual sobre el proceso
de contratación
Analizar formatos existentes e identificar
3 las causas que afectan el plan y control
del proceso de contratación
Definir alternativas para mejorar la
4 planificación y control en base a los
documentos del área de trabajo
Presentar una nueva propuesta y ajuste
5 en el diseño del plan de seguimiento de
los procesos de contratación
6 Elaboración, redacción y revisión del
informe de pasantías
7 Presentación de los resultados a la
empresa

_______________________
Ing. Yoan Millan
Sello de la empresa

14
 CAPÍTULO III

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE PASANTÍAS

Estrategias generales para llevar a cabo las actividades de pasantías

Para el cumplimiento de los objetivos y la ejecución exitosa de las

actividades planificadas, se emplearon diversas estrategias de recopilación y
análisis de información. Estas permitieron obtener una comprensión profunda
de los procesos del departamento y fundamentar la propuesta de mejora. A
continuación, se describen las principales estrategias utilizadas:
 Observación Directa: Se aplicó esta técnica para comprender el
entorno de trabajo, la dinámica del departamento y el flujo de
comunicación entre los miembros del equipo de la Superintendencia de
Ingeniería Eléctrica. Esto permitió contextualizar la información
documental y entender la cultura organizacional de manera práctica.
 Revisión Documental: Consistió en el análisis de los documentos
proporcionados por el tutor industrial. Se examinaron los formatos
existentes para las órdenes de trabajo, los procedimientos operativos, y
principalmente, el archivo de "Control Interno de Procesos". Esta
estrategia fue fundamental para diagnosticar el estado actual del
proceso de contratación.
 Entrevistas no Estructuradas: Se mantuvieron conversaciones
informales y reuniones periódicas con el tutor industrial y otros
ingenieros del departamento. El propósito fue aclarar dudas sobre los
procedimientos, validar la información recopilada en los documentos y
obtener una perspectiva cualitativa sobre las limitaciones y fortalezas del
sistema de control actual.
 Análisis de Procesos: Se utilizó para descomponer las actividades de
contratación en sus etapas secuenciales. Específicamente, se mapeó el

15
 flujo de trabajo del proceso, desde la solicitud inicial hasta la entrega a
contratación, para identificar los puntos de control, los responsables y
los posibles cuellos de botella.

Descripción de las actividades ejecutadas

Proceso de Inducción y reunión inicial con el tutor y equipo de trabajo.

Durante la primera semana de pasantías, se completó el proceso de

inducción corporativa de PDVSA, el cual incluyó la charla de seguridad,
higiene y ambiente (SIHO), así como la presentación de las normativas
internas de la empresa. Posteriormente, se sostuvo una reunión inicial con el
Ing. Yoan Millan, tutor industrial, y parte del equipo de la Superintendencia de
Ingeniería Eléctrica. En esta reunión se presentó la problemática del
departamento, se definieron las expectativas del trabajo de pasantía y se
establecieron los objetivos preliminares, los cuales quedaron plasmados en
el plan de actividades.

Recursos empleados en el desarrollo de la actividad

 Material audiovisual de inducción de PDVSA.

 Normativas internas de seguridad.
 Libreta y bolígrafo.

16
Registro fotográfico

Figura 3. Reunión de charla de inducción a la empresa.

Recopilar datos, formatos y documentación actual sobre el proceso de

contratación

En línea con el primer objetivo específico, se procedió a solicitar y

recopilar toda la documentación pertinente para el diagnóstico. Con la
asistencia del tutor industrial, se obtuvo acceso a ejemplos de formatos de
órdenes de trabajo, procedimientos operativos para la solicitud de servicios y,
de manera crucial, el archivo en formato de hoja de cálculo denominado
"Control Interno de Procesos". Este último documento se convirtió en la
principal fuente de información para analizar el flujo de las actividades de
contratación.

Recursos empleados en el desarrollo de la actividad

 Computadora de escritorio.
 Software de hoja de cálculo (Microsoft Excel).

17
  Archivos digitales y documentos físicos proporcionados por el
departamento.

Registro fotográfico

Figura 4. Revisión de los documentos de los procesos de contratación.

Analizar formatos existentes e identificar las causas que afectan el plan

y control del proceso de contratación

Esta actividad constituyó el núcleo del diagnóstico. El análisis se centró

en los procesos indicado por el tutor. Se realizó un mapeo detallado de su
flujo de trabajo, identificando las siguientes etapas:
1. Solicitud de Inicio DESE (División de Servicios Eléctricos).
2. Solicitud de Inicio GGRO (Gerencia General Refinación Oriente).
3. Solicitud/Recepción de Nota Técnica GTRO (Gerencia Técnica
Refinación Oriente).
4. Elaboración de Informe Técnico.
5. Elaboración de Especificaciones Técnicas.
6. Elaboración de Matriz Técnica.
7. Evaluación SIHO.

18
 8. Evaluación de Ambiente.
9. Evaluación de Relaciones Laborales.
10. Elaboración de Solicitud de Pedido (SolPed) / Orden de
Mantenimiento (ODM).
11. Solicitud de Monto Base.
12. Entrega a Contratación.

Recursos empleados en el desarrollo de la actividad

 Software de hoja de cálculo (excel).

 Archivo "Control Interno de Procesos".
 Computadora.

Registro fotográfico

Figura 5. Revisión de los formatos del proceso de contratación.

19
Definir alternativas para mejorar la planificación y control en base a los
documentos del área de trabajo

Una vez completado el diagnóstico en la Actividad 3, esta fase se centró

en analizar en profundidad los datos del archivo "Control Interno de
Procesos" para seleccionar y definir la alternativa de solución más adecuada.
El análisis de este documento, que registra el estado de los 15 procesos de
contratación, fue crucial para la selección de la metodología.
Se observó que el archivo de control, más que una herramienta de
gestión, funcionaba como un registro pasivo de fechas. El análisis de los
resúmenes semanales se observó la existencia de cuellos de botella
sistémicos. Por ejemplo, en la semana del 27 de marzo, de los 15 procesos
activos, 9 de ellos (un 60%) se encontraban estancados en estados de
espera: 5 en "EN ESTIMACION" y 4 en "POR DSO".

Recursos empleados en el desarrollo de la actividad:

 Software de procesamiento de texto y hoja de cálculo.
 Plantillas de Órdenes de Trabajo y Procedimientos Operativos.

Registro fotográfico

Figura 6. Elaboración de la nueva propuesta al departamento.

20
Presentar una nueva propuesta y ajuste en el diseño del plan de
seguimiento de los procesos de contratación.

En esta actividad se materializaron las alternativas definidas. Se

diseñaron las plantillas para las fianzas y pólizas más comunes (Fiel
Cumplimiento, Laboral, Responsabilidad Civil) y se redactó una guía de
llenado detallada para el contratista, conformando el "Kit de Formalización".

Recursos empleados en el desarrollo de la actividad:

 Manuales, documentos legales y normativas de contratación.

Registro fotográfico

Figura 7. Elaboración y redacción de la nueva propuesta.

21
Presentación de los resultados a la empresa.

Como culminación del período de pasantías y del plan de trabajo, se

realizaron actividades para culminar el informe de pasantías, se organizó
toda la información y acciones ejecutadas en las 8 semanas para la
estructura del trabajo final, estas actividades se enfocaron en organizar,
analizar y evaluar los resultados obtenidos, con el propósito de completar los
aspectos formales para la elaboración del informe. Después de todo lo
anteriormente indicado se hizo la presentación a las partes interesadas para
su revisión y aprobación.

Figura 7. Elaboración y ajustes finales de la propuesta.

22
 CAPÍTULO IV

RESULTADOS OBTENIDOS

Resultados obtenidos de cada actividad

Proceso de inducción

Durante esta actividad se obtuvo conocimientos de las diferentes

capacitaciones y charlas de RR.HH. , seguridad industrial, DSI, captación y
empleos, ahora aplicando una ecuación para reconocer el índice porcentual
del 100% para cada una de las actividades realizadas, se propone el
siguiente cuadro:
Cuadro 1.
Actividades asociadas al proceso de inducción
Actividad Ecuación
RR. HH RR.HH. = 1/1*100 = 100%
Seguridad Industrial S.I = 1/1*100 = 100%
DSI DSI = 1/1*100 = 100%
Captación y empleo C.E = 1/1*100 = 100%

En base a los resultados del cuadro anterior, las actividades

correspondientes a la primera actividad arrojaron como resultado que se
realizaron en un 100%, lográndose el objetivo planteado, permitiendo
conocer la importancia y entendimiento de cada una de las normas y reglas
internas de la empresa.

23
 Recopilación de datos, formatos y documentación actual sobre el
proceso de contratación

En esta actividad se recopilaron los manuales existentes de contratación

y formatos del procedimiento de la Gerencia de Servicios Eléctricos, en los
que destacan: “Control interno de Procesos”, “Manual de contratación y
administración de contrato 2024”, “Reglamento y ley de contrataciones
publicas 2009”. Estos documentos se convirtieron en la principal fuente de
datos cuantitativos para el diagnóstico, permitiendo un análisis basado en
evidencia sobre el estado y la duración de las actividades de contratación.

Figura 8. Documentos obtenidos.

24
 Analizar los formatos existentes e identificar las causas que afectan al
plan y control del proceso de contrataciones

Mediante el análisis de los datos del archivo "Gestión Contratación 2024",

se midió el tiempo de ciclo total (desde la solicitud de inicio hasta la firma del
contrato) y la duración de las fases intermedias. Los hallazgos revelaron
desviaciones respecto a los plazos teóricos establecidos en el Manual
Corporativo de PDVSA, identificando dos cuellos de botella principales, la
fase de: Evaluación de Ofertas y la fase de Formalización del Contrato.

Cuadro 2. Análisis de Tiempos de Ciclo (Procesos 2024)

N° Descripción del Proceso Tiempo Fase Fase

Ciclo Total Evaluación Formalización
(Días) (Días) (Días)

1. INSPECCIÓN Y 167 82 49
0 DIAGNOSTICO DEL
SISTEMA ELECTRICO.

2. MANTENIMIENTO 177 111 3

0 PREVENTIVO,
CORRECTIVO,
SUMINISTRO.

4. RECUPERACIÓN DEL 205 82 107

0 CIRCUITO 3L

5. RECUPERACION DEL 143 81 9

0 SISTEMA ELECTRICO.

7. RECUPERACIÓN DE LA 257 65 75
0 SUBESTACION
ELECTRICA.

25
Figura 9. Diagrama de barras con la frecuencia de retrasos

Contratista
Contratista
Interna
Contratista
Interna
0 5 10 15 20 25 30

Cuadro 3. Matriz de Frecuencia de Causas de Retraso

Categoría Causa Específica del Retraso Frecuencia

Contratist Necesidad de revisión/ajuste de oferta

29
a económica o técnica

Contratist Demoras/errores en consignación de pólizas,

25
a fianzas y documentos

Revisiones/comentarios de unidades internas

Interna 22
(CUCRO, Jurídico)

Contratist
Solicitud de prórroga para presentar oferta 12
a

Problemas con documentación interna (DSO,

Interna 11
Solped, Matriz)

Este análisis demostró que los errores en la “documentación de

formalización” y las múltiples “revisiones de ofertas” son dos de los
problemas más significativos, validando la necesidad de estandarización y
mejora en la comunicación.

26
Definir alternativas de mejorar la planificación y control del proceso de
contratación

Para atacar directamente el cuello de botella de la fase de formalización,

se diseñó un "Kit de Formalización" compuesto por plantillas pre-aprobatorias
y una guía de llenado. Este kit tiene como objetivo reducir a cero los errores
de forma y fondo en los documentos presentados por los contratistas.

Figura 11. Informe del Kit de Documentos de Formalización

27
Figura 10. Guía de Llenado del Kit de Documentos de Formalización

28
29
Figura 11. Guía para la Póliza de Responsabilidad Civil General

Este anexo certifica que su póliza de RCG existente cubre a PDVSA por
cualquier daño a personas o propiedades que pudiera ocurrir durante la
ejecución del contrato.

30
Figura 12. Lista de Autoverificación Final (Checklist para el Contratista)
FECHA:
Guía de llenado de 11/07/2025
documentos de formalización:
Lista de Autoverificación REV: PAG.03
Final

Verificación Sí No
1. ¿Los nombres de mi empresa y de la ☐ ☐
afianzadora/aseguradora son correctos y completos?

2. ¿El número de contrato y el objeto del contrato son ☐ ☐

idénticos a los del documento principal?

3. ¿El monto de las fianzas es el correcto según lo ☐ ☐

estipulado en el pliego de condiciones?

4. ¿La vigencia de la Fianza de Fiel Cumplimiento cubre ☐ ☐

todo el contrato más el lapso adicional requerido?

5. ¿La vigencia de la Fianza Laboral cubre todo el ☐ ☐

contrato más los 6 meses posteriores a la terminación?

6. ¿La vigencia de la Póliza de RCG cubre todo el plazo ☐ ☐

de ejecución del contrato?

7. ¿Los documentos están debidamente firmados y ☐ ☐

sellados por los representantes legales autorizados?

8. ¿He llenado todos los campos de las plantillas sin ☐ ☐

dejar ninguno en blanco?

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Br. Giomal Machado

Si ha respondido "Sí" a todas las preguntas, sus documentos están listos para
ser consignaos. Antes de consignar sus documentos, realice esta última revisión. Un
"No" en cualquiera de estos puntos es una señal de alerta que debe corregir.

31
 Uso y funcionamiento del dashboard de control de procesos de
contratación

Como parte de la propuesta de mejora al sistema de control y

seguimiento de los procesos de contratación en la Gerencia de Servicios
Eléctricos del Complejo Refinador Oriente, se diseñó un dashboard
automatizado desarrollado en Microsoft Excel, que permite visualizar,
analizar y monitorear el estado y rendimiento de dichos procesos en tiempo
real. Esta herramienta está orientada a facilitar la toma de decisiones, reducir
el tiempo de análisis y optimizar la gestión operativa.

Figura 13. Estructura del Dashboard para el control y seguimiento de los

procesos.

32
 Contiene una tabla estructurada donde se ingresan los registros de los
procesos. Cada fila representa un proceso de contratación y las columnas
incluyen: nombre de la actividad, fecha de inicio, firma de contrato, duración
total, alertas, entre otros.
El dashboard está vinculado a la tabla de datos. Cada vez que se
actualicen las filas en la hoja “Datos”, los gráficos y métricas se actualizan de
forma inmediata sin necesidad de fórmulas manuales ni macros.
Para mantener esta automatización, se debe preservar el formato de
tabla (ya establecido en el archivo), evitando eliminar encabezados o
desestructurar las celdas.
No es obligatoria una capacitación para usuarios con conocimientos
básicos de Excel. Sin embargo, se recomienda una inducción breve (30-45
minutos) para el personal encargado.

Ventajas:
1. Mejora la visibilidad y trazabilidad del estado de los procesos.
2. Permite identificar retrasos de forma visual.
3. Fomenta la toma de decisiones basadas en datos.
4. No requiere herramientas externas ni conocimientos avanzados para
su uso básico.

Elaboración, redacción y revisión del informe de pasantías

El resultado de esta actividad es el presente informe, un documento

técnico y académico que compila de manera formal y estructurada todo el
trabajo de investigación, análisis y diseño realizado, cumpliendo con las
normativas del I.U.P. "Santiago Mariño.

33
 Presentación de los resultados a la empresa

El resultado fue una presentación ejecutiva en formato digital, diseñada

para comunicar de forma efectiva el diagnóstico y la propuesta de valor a la
gerencia. Su relevancia radica en que traduce los hallazgos técnicos en
beneficios organizacionales claros, como la reducción de costos y la mejora
de la eficiencia.

Análisis de los resultados obtenidos

El desarrollo de las actividades de pasantía permitió cumplir de manera

integral con los objetivos propuestos, generando una solución estructurada y
de valor para la Superintendencia de Ingeniería Eléctrica.
Los resultados obtenidos cumplen directamente con los objetivos
específicos planteados para la pasantía.
El diagnóstico cuantitativo y cualitativo permitió cumplir con el primer y
segundo objetivo específico, al identificar con precisión los cuellos de botella
del proceso y analizar sus causas fundamentales. Se demostró que los
retrasos no son eventos aislados, sino el resultado de problemas sistémicos
tanto internos como externos, destacando la necesidad de estandarización.
La elaboración del Kit de Documentos de Formalización Estandarizado,
constituyen la propuesta de mejora que da cumplimiento al tercer objetivo
específico. Esta herramienta, al ser implementadas, atacan directamente las
debilidades encontradas, reduciendo los errores y demoras en la fase de
firma de contrato, uno de los principales cuellos de botella.

34
 CONCLUSIONES

Con base en el análisis y los resultados obtenidos durante el período de

pasantías, se concluye lo siguiente:
En cumplimiento del primer objetivo específico, se diagnosticó el proceso
de contratación de la Gerencia de Servicios Eléctricos, confirmando mediante
el análisis de tiempos de ciclo que existen retrasos significativos con
respecto a los plazos normativos. Se identificó la fase de Formalización del
Contrato como un cuello de botella, donde las debilidades en la
documentación presentada por los contratistas constituyen el principal
obstáculo.
En relación con el segundo objetivo específico, se analizaron las causas
raíz de las demoras, determinando que el factor más frecuente en la fase de
formalización es la alta tasa de error en los documentos legales y
administrativos (fianzas, pólizas) consignados por los contratistas. Esta
debilidad, originada por la falta de estandarización, genera un ciclo de
devoluciones y correcciones que paraliza el proceso y afecta directamente la
eficiencia.
Para dar cumplimiento al tercer objetivo específico, se elaboró una
propuesta de mejora integral que ataca directamente las causas raíz
identificadas. La propuesta consiste en un "Kit de Documentos de
Formalización Estandarizado" para eliminar errores administrativos, y el
diseño conceptual de un "Dashboard de Control y Seguimiento" para
proporcionar visibilidad en tiempo real y permitir una gestión proactiva de los
procesos.

35
 RECOMENDACIONES

En función de las conclusiones, se recomienda a la Gerencia de Servicios

Eléctricos:
Implementar el Kit de Formalización Estandarizado. Someter las plantillas
y la guía de llenado a la aprobación final de la Consultoría Jurídica de
PDVSA para su validación e incorporación como un anexo de cumplimiento
obligatorio en todos los pliegos de condiciones.
Esta acción reducirá drásticamente el tiempo de ciclo de la fase de
formalización, acelerando la firma de contratos y permitiendo el inicio
oportuno de proyectos críticos, lo que se traduce en mayor agilidad operativa
y optimización de recursos.
Desarrollar e Implementar el Dashboard de Seguimiento. Asignar
recursos para el desarrollo del dashboard en una herramienta como Power
BI, utilizando los archivos de gestión existentes como fuente de datos para
automatizar el seguimiento y la generación de indicadores.
Proporcionará visibilidad gerencial en tiempo real sobre el estado de
todos los procesos, permitiendo identificar cuellos de botella de forma
proactiva y tomar decisiones basadas en datos para mejorar la asignación de
recursos y la planificación estratégica.
Capacitar al Personal y a los Contratistas. Realizar talleres de formación
proactivos dirigidos a los contratistas sobre el uso del nuevo Kit de
Formalización, y capacitar al personal interno en el uso e interpretación del
nuevo dashboard.
Asegura una alta tasa de adopción de las mejoras, minimiza la curva de
aprendizaje y transforma la relación con los proveedores a una más
colaborativa, reduciendo el retrabajo y los costos asociados a la corrección
de documentos.

36
 Expandir la Cultura de Estandarización y Medición. Utilizar el éxito de
estas iniciativas como caso de estudio para evaluar la estandarización de
otros documentos y subprocesos, fomentando una cultura de mejora
continua basada en la medición de indicadores clave de desempeño (KPIs).
Generará un efecto multiplicador en la eficiencia de toda la cadena de
contratación, fortaleciendo la competitividad y la resiliencia operacional de la
refinería. La estandarización de otras fases generará un efecto
multiplicador en la eficiencia, liberando tiempo del personal técnico para
enfocarse en actividades de mayor valor estratégico y fortaleciendo la
competitividad y resiliencia operacional de la refinería.

37
 REFERENCIAS

Bibliográficas

Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”. (2024). Formato para la

elaboración del informe de pasantías. Departamento de Prácticas
Profesionales.
Petróleos de Venezuela, S.A. (2023). Manual Corporativo de Contratación de
Petróleos de Venezuela, S.A., sus Filiales y Empresas Mixtas.
Vicepresidencia de Finanzas.
Petróleos de Venezuela, S.A. (2025). Registros de seguimiento de procesos
de contratación (2023-2025). Gerencia de Servicios Eléctricos, Complejo
Refinador Oriente.
Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. (2009, 19 de mayo).
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 39.181.

Electrónicas

BG-OB. (s.f.). Las Mejores Prácticas para la Gestión Eficiente de

Licitaciones. BG-OB. https://bg-ob.com/las-mejores-practicas-para-la-
gestion-eficiente-de-licitaciones-publicas/
BPM Institute. (s.f.). Applying BPM principles to restructure a government
procurement process.
https://www.bpminstitute.org/resources/articles/applying-bpm-principles-
restructure-government-procurement-process
Elicitaciones. (s.f.). Optimización de procesos de contratación pública.
https://elicitaciones.com/consultoria-contratacion-publica/optimizacion-de-
procesos-de-contratacion-publica/

38