Manual de Excel

Poner en marcha el programa

Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo
partiendo del botón "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

• Pulsamos el botón
"Inicio" en la esquina
inferior izquierda.

• Y subiendo pulsamos
"Programas"

• Seleccionamos el
programa Excel

Nos aparece la pantalla del programa

La pantalla nos muestra una serie de barras de menú y una zona cuadriculada con
numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de
las barras de menú que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos de una
barra de menú que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instrucción "Ver" de la
barra superior y pulsar "Barras de herramientas"

• Pulsar "Ver" en la barra superior.

En la imagen vemos que están
marcadas Estándar y Formato.
Por tanto las barras que
aparecen en pantalla son las dos
marcadas.

• Para añadir una barra a la

pantalla la marcamos. Por
ejemplo cuando queramos
dibujar o incorporar figuras
geométricas, marcamos Dibujo.

• Y nos aparece una nueva barra

con las instrucciones para
dibujar.

Diferentes partes de la pantalla

Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.

• La Barra de Título. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa

y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero pone
Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la
derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la imagen
y para cerrar.

• La siguiente es la Barra de menú, desde la que aparecen el menú con todas

las órdenes fundamentales.
 • A continuación, La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente
algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros,
imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

• La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación

de la Barra estándar o en una fila independiente.

Para cambiar entre una y otra alternativa:

• Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón.
• Pulsamos Personalizar.
• Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de
"Las Barras Formato y Estándar comparten una fila"
•
Escribir en la Hoja de trabajo

Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"

• Pulsamos con el botón

izquierdo del ratón sobre la
celda en la que deseamos
escribir.

• Podemos escribir
directamente en la celda.
por ejemplo "Presupuesto
Anual

• Nos situamos en la C2 y
escribimos "Total Ventas"

• Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La

palabra "Anual" está oculta por la siguiente columna.
• Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la
columna.

• Nos situamos con el cursor

en la barra donde están las
letras que designan las
columnas, entre las dos
columnas. Véase la
crucecita en la figura.
• Y manteniendo pulsado el
botón izquierdo del ratón
nos desplazamos.
Cambiar el tamaño de visualización de las filas

• Podemos cambiar el tamaño de

visualización de las filas de igual
modo.
• Nos situamos en la barra que
muestra los números de las filas en
la línea que queremos mover.

• Y manteniendo pulsado el ratón

movemos la línea

• Podemos cambiar la visualización de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom,

de la Barra Estándar . .

• Si seleccionamos un número más pequeño la pantalla mostrará un mayor número de

celdas de menor tamaño
LA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.

• Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de
desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de

desplazamiento inferior

• Otra opción para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar
las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda.

• Otra alternativa para movernos es:

o Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.
o Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con flechas),
para avanzar una columna.

HOJAS

En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual
que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada
hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.
Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o
apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja número 2"

Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Cálculo.
Seleccionar Filas y Columnas

Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de

forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para
dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido
marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

• Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la

fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado
el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las
filas 4,5 y 6.

SELECCIONAR COLUMNAS

• Para marcar una columna completa nos situamos en la barra

superior de la columna donde se encuentran las letras que
designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.

• Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el

botón del ratón y nos desplazamos a las siguientes columnas.
Seleccionar Bloques de celdas

Escoger un conjunto de celdas

• Podemos fácilmente seleccionar un rectángulo de celdas pulsando sobre la

celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratón nos
movemos hacia la esquina opuesta.
• Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada
la tecla de mayúsculas del teclado movernos a la última.

Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y

nos movemos a la D5.

¿Qué hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.

Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4

1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botón izquierdo

del ratón.
2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la
esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botón del ratón
y nos movemos a D3
3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botón izquierdo
del ratón.

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

Puede ser útil seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un
mismo formato a todas las celdas

• Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba

del "1" que designa la primera columna.
Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo

En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones.

• Nos situamos marcando con el ratón por ejemplo en la celda A2 y

escribimos PRESUPUESTO ANUAL.
• Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el símbolo X que
nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos
hemos equivocado o arrepentido.

• Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información. Otra

forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro
teclado.

REALIZAR CORRECCIONES

Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:

• Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el

contenido en la parte superior.
• Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la
celda.
• Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de
retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar
modificaciones.

Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que
poner PRESUPUESTO MENSUAL
Dar Formato a los Datos introducidos

• Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el
formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo
hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y
marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.

• Vamos a realizar un ejemplo en el que:

o A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto.
o B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el
tamaño de las letras.
o C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
o D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
o E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color
verde claro

• Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú.

• También podemos acceder directamente a las funciones de formato

más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato.
Hemos pulsado en el botón de flecha "Mas botones" para que se
visualicen el resto de opciones.
Formulario Formato de Celdas

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la
Barra de Menú

• Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

• Pulsando sobre Formato en la Barra superior y
• Celdas.
• En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la
pestaña de Fuente

• En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos

introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva
opción.
Alinear los Datos

Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los
mismos datos que escribimos anteriormente ahora:

A) Los números los vamos a centrar con respecto a su celda.

• Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar.

• En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar
no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de
la Barra formato.

B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.

• Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino.
• Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón
• Pulsamos sobre Formato de celdas
• Pulsamos sobre la pestaña Alineación
• Y en Horizontal seleccionamos Derecha

Y el resultado
Ejemplo de Formato

A) Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas.

• Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas
sobre las que queremos aplicar el formato.
• Y aparece el formulario Formato de celdas.
o En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa.
o Pulsamos sobre Contorno
o Y Pulsamos Aceptar

Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras.

• Seleccionamos las celdas

Guardar y Recuperar los Archivos

GUARDAR LOS ARCHIVOS

Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de
cálculo.

• En la Barra de Menú pulsamos sobre Archivo y

• Guardar como
• En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que
guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable
ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y
trabajos.
• Y pulsamos Guardar

RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS

• Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Menú

• Pulsamos sobre Abrir
• Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que
deseamos abrir no se encuentra el listado que aparece nos movemos por los
diferentes directorios para encontrarlo.
• Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los últimos que hemos
archivado con Excel al final del menú Archivo puede aparecer.
Operaciones Numéricas

Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es

trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.

Sumar números.

• Marcamos los números que deseamos sumar.

• Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra
Estándar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el

resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas
aparece la expresión =SUMA(B4:B7).
La anterior fórmula se compone de:

• Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo
igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un
texto.
• A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos
realizar. En nuestro caso SUMA
• Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números
sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos
sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos
B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7

EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1.
Vamos a escribir nosotros la fórmula.

• Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1

• Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
• Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra
Operadores matemáticos

Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y

fácilmente con el programa Excel.

SUMAR

Para sumar directamente varios números:

• Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=",

para indicar al programa que se trata de una operación matemática.
• Sumamos utilizando el signo +
• Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de
cambiar de celda.

Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y
pulsamos Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

• Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para

multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en
el teclado.
• Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4
entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
• Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número
por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro
es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un
número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo
2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda
aparece el resultado de 16

EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMÁTICAS

En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.

El programa Excel calcula en un cierto orden:

• Primero las operaciones entre paréntesis.

• Las potencias
• Las multiplicaciones y divisiones
• Sumas y restas.

EJEMPLO
Realizar la operación 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13
Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se
Insertar Función

El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se
accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.

• Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se

mostrara el resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular la
media aritmética de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y
el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmética suma los
números y los divide entre el número de elementos sumados. Por tanto
nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y
dividir por cuatro.

• En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Pegar Función

• Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo

en que se encuentra la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos
sobre una Categoría de la función. En nuestro ejemplo la función media
aritmética se encuentra dentro la Categoría de funciones Estadísticas.
• Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda seleccionar a la
derecha del cuadro el Nombre de la función, el nombre que designa a la
media aritmética es PROMEDIO

• Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el

cuadro correspondiente a la función promedio. Ahora se trata de especificar
los argumentos de la función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en
especificar las celdas que contienen los números a los que queremos
calcular la media aritmética. El programa automáticamente asume que son
los números que se encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos
introduciendo la fórmula. Si el programa no pone correctamente las celdas
que queremos utilizar para el cálculo cambiamos los nombres de las celdas
 donde pone Número1.

Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar

dicha función a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media
aritmética da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos
introducido la fórmula
Crear series

Si necesitamos escribir una serie de números o una serie de términos como

Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creación
de modo muy rápido de la serie.

Vamos a generar la serie con los meses del año.

• Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

• Nos situamos en la esquina de la celda.
• Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botón del ratón
nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la
serie.

Y el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como
casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero
igual podemos escribir todos los meses del año de forma automática.

CREAR SERIES NUMÉRICAS

Con Excel es fácil crear series numéricas.

Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja
de cálculo solo el 2 y el 4.

• Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la

siguiente.
• Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas
y aparece una crucecita negra.
• manteniendo pulsado el botón del ratón nos desplazamos a las celdas donde
deseamos que se escriba la serie.
Y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica
Copiar

La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la

información ya esta introducida y reproducirlas en otras:

1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda

o las celdas donde se encuentra la información que deseamos copiar.
2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al
comando copiar.

o Partiendo del
Comando Edición de
la Barra de menú

o Pulsando el
Botón DERECHO del
ratón.

3. Seleccionar el área donde se copiara el contenido.

4. Seleccionamos Edición en la Barra de menú.
5. Y pulsamos sobre Pegar

Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra

de Formato.

EJEMPLO

Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuación en vez de

escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.

• Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.

• Pulsamos con el ratón sobre la celda A2 y la marcamos.
• Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece
seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.
• En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia.
• Pulsamos el botón DERECHO del ratón y del menú que aparece
Copiar Fórmulas

Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es

copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de
Cálculo.

Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por
tanto:

1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos

copiar.
2. Pulsamos el comando Edición y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula
4. Pulsamos Edición y Pegar

EJEMPLO

Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de

la columna B.
Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado
ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el resultado
ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.
Partimos de los números que se muestran en la primera imagen.

• En la celda C1 vamos a introducir la fórmula para sumar los dos números

de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado
escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una
fórmula. A continuación escribimos la operación matemática que
queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las
celdas sobre las que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas A1
y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos,
dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.

• Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto

aparece un 9 en la celda C1.
 • Pulsamos sobre la celda C1
• Y pulsando en el botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El
contorno de la celda se poner intermitente.
• Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del
ratón seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la

celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la fórmula es una copia relativa y
no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y lo que
aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).
Al copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume que los
números que queremos sumar son también de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se mantenga y
el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma
debemos emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dólar "$" antes de las letras y los números
que corresponden a las celdas. De esta forma la copia será absoluta y no
relativa.
La anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)
Copiar el número de una celda pero no la fórmula

Hemos visto que por el procedimiento más sencillo de copiar y pegar si una celda tiene
una fórmula lo que se copia es la fórmula y no el valor o el resultado de la fórmula.

En ocasiones deseamos copiar el resultado de una fórmula que esta en una celda pero no la
fórmula en si.

Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:

• Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la
C1
• Pulsamos Edición y Copiar
• Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2
• Seleccionamos Edición y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botón DERECHO del
ratón.
• En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.
• Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape

Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos números
anteriores de la fila, aparece el número 9 que hemos copiado de la celda C1.
Copiar Formato

Otra opción de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras.

Por ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamaño de la letra,
negrita en una celda y queremos utilizar el mismo formato en otras.

• Seleccionamos Edición y Copiar, una vez marcada la celda de donde

queremos tomar el formato.
• Seleccionamos Edición y Pegado especial
• En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.

Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botón Copiar Formato de la

Barra de Formato.

• Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.

• Pulsamos sobre el botón Copiar Formato de la Barra de Formato.
• Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.

EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamaño,
negrita y fondo amarillo. Queremos copiar esas características de formato a las
celdas A2, A3 y A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada
celda.
Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes
Mover

Para quitar la información que hemos introducido en una zona de la Hoja de

cálculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.

Para mover la información introducida en celdas, columnas o filas.

• Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos

cambiar de ubicación.
• Pulsamos Edición en la Barra superior
• Pulsamos sobre Cortar
• Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos
moviendo.
• Pulsamos Pegar

Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y

pegar

Si pegamos sobre una zona que contiene información, la misma la borramos al

pegar una nueva información encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acción, un botón muy útil y
seguramente uno de los más utilizados es el botón de Deshacer que encontramos
a continuación en la barra Estándar.

EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.

• Marcamos la columna A, pulsamos Edición y Cortar.

• Marcamos la columna C y pulsamos Pegar
Los gráficos

Es fácil realizar gráficos partiendo de unos datos con el Asistente de

gráficos.

• Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

• Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gráfico.
• En la Barra Estándar pulsamos sobre el botón Asistente de
gráficos

• Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el

primero tenemos que marcar el Tipo de gráfico. Es decir de que
grupo queremos el gráfico y dentro del tipo de gráfico seleccionar a
la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos
elegido Líneas y hemos seleccionado la primera opción dentro del
grupo de gráficos disponibles.

• En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los

datos para realizar el gráfico. En este caso hemos marcado desde el
 principio las celdas desde las que se tomarán los datos para dibujar
el gráfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se
tomarán los datos. Si las celdas que aparecen a continuación de
Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de
gráfico debemos escribir el rango correcto.

• En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de añadir un título.

En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo.
Podemos añadir un título a los ejes del gráfico., En nuestro caso
añadimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical
como títulos explicativos de los ejes.
• El último cuadro nos permite seleccionar la ubicación del gráfico.
Podemos colocar el gráfico insertado en una Hoja o podemos asignar
una hoja para el gráfico.

• Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos

del recuadro del gráfico y moviéndonos sin dejar de pulsar, podemos
modificar el tamaño del gráfico.
Una cuestión muy interesante en relación a los gráficos en que se
encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si
cambiamos por ejemplo en la celda A4 el número 46 por 99 y pulsamos
Enter, el gráfico refleja automáticamente el nuevo dato.
Añadir Dibujos

Una forma fácil de añadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de
Dibujo.

Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos activar

seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo

Desde esta barra podemos acceder a múltiples figuras gráficas predefinidas como diferentes
tipos de flechas.

Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.

• Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Líneas y elegimos un tipo de
flecha.
• Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botón del ratón,
hasta el otro extremo.

Una vez dibujadas podemos cambiar la orientación de las flechas mediante el comando
Dibujo de la Barra de Dibujo

• Marcamos la flecha que queremos girar.

• Pulsamos Dibujo
• Pulsamos Girar o voltear
• Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.

En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y como
la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.
Insertar

INSERTAR CELDAS

• Nos situamos donde deseamos insertar la celda

• Seleccionamos Insertar en la Barra de menú
• Pulsamos sobre Celdas
• Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o
abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar

INSERTAR COLUMNAS

• Marcamos la columna donde deseamos añadir una nueva columna en

blanco a su izquierda.
• Seleccionamos Insertar en la Barra de menú.
• Pulsamos sobre Columnas.

Si queremos añadir varias columnas marcamos varias columnas antes de

seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la
Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin
soltar el botón del ratón nos desplazamos.
El número de columnas en la hoja de cálculo se mantiene en 256. Para
añadir nuevas columnas el programa elimina las últimas. Por tanto si las
últimas filas contienen datos el programa no permite añadir nuevas
columnas.

INSERTAR FILAS

• Nos situamos a la altura donde queremos añadir una fila. La fila se

añade arriba de donde estamos.
• Pulsamos Insertar
• Y pulsamos sobre Filas

INSERTAR HOJAS DE CALCULO

• Pulsamos Insertar
• Y hacemos clic sobre Hoja de cálculo
Eliminar

ELIMINAR CELDAS

• Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.

• Pulsamos sobre Edición
• Y sobre Eliminar
• En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que
ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o
izquierda y pulsamos Aceptar

ELIMINAR COLUMNAS

• Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.

• Pulsamos sobre Edición en la Barra de menú.
• Pulsamos sobre Eliminar

ELIMINAR FILA

• Marcamos la fila que deseamos eliminar

• Pulsamos Edición
• Pulsamos Eliminar

ELIMINAR HOJA

• Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en

otra Hoja pulsamos la pestaña correspondiente a la Hoja que deseamos
 eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no
perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar
una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.

• Pulsamos sobre Edición.

• Y seleccionamos Eliminar Hoja
 Ortografía

Mediante la verificación ortográfica podemos comprobar los errores del texto.

• Activamos la función de corrección ortográfica desde el comando

Herramientas de la Barra de menú.
• Y pulsamos sobre Ortografía.

Igualmente podemos activar la corrección ortográfica pulsando sobre el botón de

la Barra Estándar que activa la verificación ortográfica.

• En el cuadro de diálogo que aparece podemos optar por:

o Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de
ortografía y preferimos mantenerla.
o Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra
que escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si
preferimos otra opción para realizar el cambio tenemos que marcarla
entre las sugerencias o poner otra que nos parezca más adecuada.
o Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el
fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite
incorporar una palabra que es correcta y el programa la considera un
error. Al incorporarla la próxima vez no aparecerá como error.
o Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja
de cálculo

El comando Autocorrección nos permite activar o desactivar algunas funciones

automáticas del programa como sustituir dos mayúsculas iniciales por una. Si
tenemos activada Corregir DOs MAyúsculas cuando escribimos CAmión el programa
 Imprimir
Antes de
imprimir la
página suele
ser
necesario
Configurar
la página
para definir
cuestiones
como la
orientación,
los
márgenes y
poner un
título de
cabecera

Nos aparece un cuadro donde podemos definir:

• La Orientación. Donde decidimos si queremos imprimir la página en

Vertical o en Horizontal

• Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara