SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA.
Tecnólogo: COORDINACION DE PROCESOS LOGISTICOS
Ficha: 3185952
Evidencia: Evidencia GA2-210101071-AA1-EV02. Informe de aplicación al proyecto sobre el
proceso de aprovisionamiento.
Juan José Gómez Capacho
CC: 1.193219286
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA.
Centro de Comercio y Servicio Regional Cauca.
2025
INTRODUCCION
Un plan de compras es un recurso sumamente útil para eficientar los procesos
empresariales, ya que permite elegir a los mejores proveedores del mercado, y a la larga,
reducir el precio final de los productos o servicios.
Esta herramienta permite establecer las necesidades organizacionales con relación a los
suministros, obras o servicios durante un tiempo determinado. Además, registra qué necesita
la empresa para operar en sus diferentes áreas, en qué cantidades y de qué recursos
dispone. El plan de compras permite invertir menos tiempo en tareas administrativas, como
elaboración de órdenes de compra, documentación, coordinaciones, entre otras.
También es una gran herramienta para reducir costos y evitar compras urgentes. Tener un
plan de compras empresarial ayuda a realizar una mejor distribución de las tareas durante un
periodo de tiempo, así como a planificar los recursos de forma más eficiente para poder
enfrentar las situaciones de crisis. También, contribuye a controlar gastos, alcanzar los
objetivos estratégicos y llevar un registro histórico de las compras.
Ventajas de contar con un plan de compras empresarial
Diseñar un plan de compras ofrece a la empresa las siguientes ventajas:
Se realizan menos compras y, por ende, se reducen los procesos y
costos administrativos.
Precios competitivos: La reducción de costos permite ofrecer a los
compradores precios más competitivos.
Las compras se realizan de forma oportuna, evitando compras de emergencia, lo
que permite que se tengan los recursos necesarios en tiempo y forma.
Adecuada distribución de la carga de trabajo, ya que no se deja todo para
último momento.
Mejor control y transparencia en los gastos.
Se elaboran pedidos con la frecuencia y el tamaño adecuado para disminuir los
stocks y sus costos asociados.
Permite llevar un registro histórico de compras.
Ayuda a alcanzar los objetivos estratégicos de la compañía.
DESARROLLO DE LA EVIDENCIA
Resolución de preguntas según guía de aprendizaje
Para establecer requisitos mínimos que los proveedores deben cumplir una serie de
criterios que aseguren la calidad, confiabilidad y sostenibilidad de la cadena de suministro.
A continuación, se presentan los requisitos mínimos que implementaría para los
proveedores de la empresa:
1. Certificaciones y Cumplimiento Normativo
Certificaciones de Calidad: Los proveedores deben poseer certificaciones de calidad
reconocidas, como ISO 9001, que demuestren su capacidad para proporcionar productos y
servicios de calidad consistente.
Cumplimiento Regulatorio: Los proveedores deben cumplir con todas las leyes y
regulaciones locales, nacionales e internacionales aplicables, incluyendo normas
ambientales, de salud y seguridad.
2. Reputación y Referencias
Historial y Reputación: Los proveedores deben tener un historial comprobado de desempeño
confiable y referencias positivas de otros clientes en la industria.
Estabilidad Financiera: Los proveedores deben demostrar estabilidad financiera para asegurar
que pueden cumplir con sus compromisos a largo plazo.
3. Capacidad y Recursos
Capacidad de Producción: Los proveedores deben tener la capacidad de producción necesaria
para satisfacer las demandas de la empresa, incluso en periodos de alta demanda.
Infraestructura y Tecnología: Los proveedores deben contar con infraestructura y tecnología
adecuadas para cumplir con los requerimientos técnicos y de calidad.
4. Calidad del Producto
Especificaciones Técnicas: Los productos deben cumplir con las especificaciones técnicas
y de calidad establecidas por la empresa.
Control de Calidad: Los proveedores deben tener sistemas robustos de control de calidad y
procesos de mejora continua.
5. Precios Competitivos y Condiciones de Pago
Precios Justos y Competitivos: Los proveedores deben ofrecer precios competitivos sin
comprometer la calidad.
Condiciones de Pago: Las condiciones de pago deben ser claras y favorables para ambas
partes, con acuerdos sobre plazos de pago y términos financieros.
6. Plazos de Entrega
Puntualidad: Los proveedores deben cumplir con los plazos de entrega acordados y tener la
capacidad de gestionar entregas urgentes cuando sea necesario.
Flexibilidad: Deben mostrar flexibilidad para adaptarse a cambios en los pedidos y
condiciones del mercado.
7. Sostenibilidad y Responsabilidad Social
Prácticas Sostenibles: Los proveedores deben adoptar prácticas sostenibles, minimizando el
impacto ambiental de sus operaciones.
Responsabilidad Social: Los proveedores deben adherirse a normas éticas y sociales,
garantizando condiciones de trabajo justas y seguras.
8. Innovación y Mejora Continua
Capacidad de Innovación: Los proveedores deben mostrar capacidad para innovar y
mejorar continuamente sus productos y procesos.
Adaptabilidad: Deben ser capaces de adaptarse a nuevas tecnologías y metodologías que
mejoren la eficiencia y calidad.
9. Seguridad de la Información
Protección de Datos: Los proveedores deben tener políticas y sistemas en lugar para
proteger la información confidencial y datos de la empresa.
Ciberseguridad: Deben demostrar medidas adecuadas de ciberseguridad para prevenir y
gestionar riesgos relacionados con la seguridad de la información.
10. Evaluación y Monitoreo Continuo
Auditorías Periódicas: Los proveedores deben estar dispuestos a someterse a auditorías
periódicas para asegurar el cumplimiento continuo de los requisitos.
KPIs: Los proveedores deben estar dispuestos a trabajar con indicadores clave de desempeño
(KPIs) para monitorear y mejorar su desempeño.
¿Cómo se hace la recepción de la mercancía?
R/ La recepción de mercancía en una empresa es un proceso crucial para asegurar que los
productos recibidos cumplan con las especificaciones y estándares de calidad establecidos. A
continuación, se describe un procedimiento típico para la recepción de mercancía en una
empresa;
1. Preparación para la Recepción
Planificación y Comunicación: Notificar al equipo de recepción con antelación sobre las
entregas programadas. Verificar los detalles del pedido con el sistema de gestión de
inventarios.
Espacio de Almacenamiento: Asegurarse de que haya suficiente espacio en el área de
recepción y almacenamiento para la nueva mercancía.
2. Recepción Física de la Mercancía
Identificación de Entrega: Al llegar la mercancía, verificar la documentación del transportista
(albarán o nota de entrega) y comparar con el pedido de compra y el aviso de envío.
Registro de Entrada: Registrar la llegada de la mercancía en el sistema de gestión de
inventarios, anotando la fecha, hora, y transportista.
3. Inspección Inicial
Verificación de Documentos: Revisar todos los documentos proporcionados, como
facturas, albaranes y certificados de calidad.
Revisión Visual: Realizar una inspección visual para detectar daños evidentes en el
embalaje o en los productos.
Conteo de Unidades: Contar físicamente las unidades recibidas y compararlas con el pedido
de compra para asegurar que la cantidad es correcta.
4. Inspección de Calidad
Muestreo y Pruebas: Seleccionar muestras de los productos recibidos para realizar pruebas de
calidad y asegurar que cumplen con las especificaciones técnicas.
Revisión de Certificaciones: Verificar que se incluyen todas las certificaciones y
documentación de cumplimiento requeridas.
Informe de Calidad: Documentar los resultados de las inspecciones y pruebas realizadas.
5. Registro y Documentación
Registro de Resultados: Registrar los resultados de la inspección en el sistema de gestión
de inventarios. Esto incluye detalles como cantidades aceptadas, rechazadas y la razón de
los rechazos.
Documentación de Incidencias: Si hay discrepancias o problemas, documentar las
incidencias y comunicar a los proveedores para la resolución.
6. Almacenamiento
Etiquetado: Etiquetar la mercancía aceptada con la información necesaria, como el código de
producto, lote y fecha de recepción.
Ubicación en Almacén: Trasladar la mercancía aceptada a su ubicación designada en el
almacén, utilizando el sistema de gestión de inventarios para actualizar la ubicación y cantidad
disponible.
7. Manejo de Mercancía Rechazada
Documentación de Rechazos: Registrar la mercancía rechazada en el sistema,
especificando la razón del rechazo.
Comunicación con Proveedor: Notificar al proveedor sobre los productos rechazados y
coordinar la devolución, reemplazo o resolución según los términos del contrato.
Almacenamiento Temporal: Almacenar temporalmente los productos rechazados en una
zona designada hasta que se procese la devolución o se tome una decisión.
Reporte de Recepción: Generar y archivar un reporte de recepción que incluya toda
la información relevante del proceso.
8. Revisión y Mejora Continua
Evaluación del Proceso: Revisar periódicamente el proceso de recepción de mercancías para
identificar áreas de mejora.
Feedback a Proveedores: Proporcionar retroalimentación a los proveedores sobre su
desempeño y calidad de los productos entregados.
¿Cómo se hace el pago a los proveedores?
R/ El pago a los proveedores es un proceso crítico que debe gestionarse con precisión
para mantener relaciones comerciales saludables y asegurar la continuidad del suministro.
1. Recepción y Verificación de la Factura
Recepción de la Factura: La factura del proveedor se recibe, ya sea en formato físico
o electrónico.
Registro de la Factura: La factura se registra en el sistema contable de la empresa.
Verificación de la Factura: Se verifica que la factura contenga toda la información necesaria,
como:
Número de factura Fecha
de emisión
Detalle de los productos o servicios
Cantidad y precio unitario
Términos y condiciones de pago
Datos fiscales y de contacto del proveedor
2. Revisión y Aprobación
Coincidencia de Documentos: Comparar la factura con el pedido de compra y el albarán de
recepción para asegurarse de que todos los detalles coincidan (cantidad, precio,
productos/servicios entregados).
Autorización Interna: La factura debe ser revisada y aprobada por el personal autorizado
dentro de la empresa. Esto generalmente incluye al departamento de compras, el
departamento de finanzas y, si es necesario, la alta dirección.
Resolución de Discrepancias: Si hay discrepancias entre la factura y los documentos de
pedido/recepción, se debe contactar al proveedor para resolver cualquier problema antes de
proceder con el pago.
3. Preparación del Pago
Condiciones de Pago: Verificar las condiciones de pago acordadas con el proveedor
(por ejemplo, pago a 30 días, 60 días, etc.).
Descuentos por Pronto Pago: Si hay descuentos disponibles por pronto pago, considerar
la opción de aprovecharlos.
Método de Pago: Determinar el método de pago preferido del proveedor (transferencia
bancaria, cheque, tarjeta de crédito, etc.).
4. Ejecución del Pago
Programación del Pago: Programar el pago en el sistema contable según las condiciones de
pago establecidas.
Autorización del Pago: El pago debe ser autorizado por el personal responsable en
el departamento de finanzas o contabilidad.
Ejecución del Pago: Realizar el pago utilizando el método acordado. Esto puede incluir:
Transferencia Bancaria: Iniciar una transferencia bancaria a la cuenta del proveedor.
Pago Electrónico: Utilizar un sistema de pago electrónico si está disponible.
Cheque: Emitir un cheque a nombre del proveedor y enviarlo por correo.
5. Registro y Documentación
Registro del Pago: Registrar el pago en el sistema contable de la empresa, actualizando
las cuentas por pagar.
Archivo de Documentos: Guardar todos los documentos relacionados con el pago,
incluyendo la factura, la autorización de pago y el comprobante de pago (como el recibo de
transferencia bancaria o una copia del cheque).
Confirmación del Pago: Enviar una confirmación de pago al proveedor, indicando que el
pago ha sido realizado y proporcionando detalles del mismo.
6. Reconciliación y Seguimiento
Reconciliación de Cuentas: Realizar la reconciliación de las cuentas por pagar para asegurar
que los pagos realizados coincidan con las facturas y los registros contables.
Seguimiento de Pagos Pendientes: Mantener un seguimiento de los pagos pendientes y las
próximas fechas de vencimiento para asegurar que todos los pagos se realicen a tiempo.
7. Revisión y Mejora Continua
Evaluación del Proceso: Revisar periódicamente el proceso de pago a proveedores para
identificar áreas de mejora y asegurar que el proceso sea eficiente y efectivo.
¿Quién es el encargado de hablar con los proveedores?
R/ En una empresa, varias personas o departamentos pueden estar encargados de hablar con
los proveedores, dependiendo de la naturaleza de la interacción y el tamaño de la empresa.
1. Departamento de Compras
Responsabilidades: El departamento de compras es el principal responsable de gestionar las
relaciones con los proveedores. Sus tareas incluyen la negociación de contratos, la
evaluación y selección de proveedores, y la gestión de pedidos.
Interacciones Típicas: Negociaciones de precios, términos de entrega, condiciones de pago,
y resolución de problemas relacionados con el suministro.
2. Departamento de Logística o Almacén
Responsabilidades: Este departamento se encarga de coordinar la recepción y el
almacenamiento de la mercancía. Trabajan en estrecha colaboración con los proveedores
para programar entregas y resolver problemas logísticos.
Interacciones Típicas: Coordinación de entregas, recepción de mercancía, gestión de
inventarios, y resolución de problemas logísticos.
3. Departamento de Calidad
Responsabilidades: El departamento de calidad se encarga de asegurar que los productos y
materiales recibidos cumplen con los estándares de calidad establecidos por la empresa.
Interacciones Típicas: Inspección de calidad, gestión de devoluciones o reclamaciones por
productos defectuosos, y coordinación de auditorías de calidad.
4. Departamento de Finanzas o Contabilidad
Responsabilidades: Este departamento se encarga de gestionar los pagos a los proveedores
y mantener la integridad de las cuentas por pagar.
Interacciones Típicas: Verificación y pago de facturas, conciliación de cuentas, y
resolución de disputas financieras.
5. Gestor de Proveedores o Supply Chain Manager
Responsabilidades: En empresas más grandes, puede haber un gestor de proveedores o un
gerente de la cadena de suministro cuyo trabajo específico es mantener y mejorar las
relaciones con los proveedores.
Interacciones Típicas: Estrategias de desarrollo de proveedores, mejora continua,
coordinación entre diferentes departamentos y el proveedor, y gestión de contratos a largo
plazo.
6. Departamento de I+D o Ingeniería (en empresas tecnológicas o de manufactura)
Responsabilidades: Estos departamentos pueden interactuar con los proveedores para
discutir especificaciones técnicas y colaborar en el desarrollo de nuevos productos.
Interacciones Típicas: Discusión de especificaciones técnicas, colaboración en el desarrollo
de productos, y resolución de problemas técnicos.
CONCLUSIONES
Los requisitos mínimos para los proveedores deben estar claramente definidos y
comunicados desde el inicio de la relación comercial. Estos requisitos no solo
aseguran que los proveedores cumplen con los estándares de la empresa, sino que
también fomentan una relación de confianza y colaboración a largo plazo.
Implementar un proceso riguroso de selección y evaluación de proveedores es
crucial para mantener la calidad y eficiencia de la cadena de suministro.
La recepción de mercancía en una empresa debe ser un proceso bien estructurado y
documentado para asegurar la calidad y cantidad de los productos recibidos.
Implementar controles rigurosos y mantener una comunicación efectiva con los
proveedores ayuda a minimizar errores y mejorar la eficiencia operativa.
El proceso de pago a proveedores debe ser gestionado de manera sistemática y
precisa para asegurar que los pagos se realicen de manera oportuna y exacta. Un
sistema de gestión eficiente no solo mantiene buenas relaciones con los
proveedores, sino que también ayuda a la empresa a aprovechar oportunidades
como descuentos por pronto pago y a mantener una buena reputación en el mercado.
El encargado de hablar con los proveedores puede variar dependiendo de la
naturaleza de la interacción y la estructura organizativa de la empresa. Sin embargo,
en la mayoría de los casos, el departamento de compras es el principal punto de
contacto. Otros departamentos como logística, calidad, finanzas y a veces incluso
I+D o ingeniería, también juegan roles cruciales en la gestión de relaciones con los
proveedores. Una coordinación efectiva entre estos departamentos es esencial para
mantener una relación fluida y beneficiosa con los proveedores.
BIBLIOGRAFIA
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oq=COMPRAS+ESTRATEGIA+DIFERENCIAL+EN+LA+EMPRESA&gs_lcrp=EgZjaHJ
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YOTIHCAEQIRigATIHCAIQIRigAdIBCjE2MDQ4ajBqMTWoAgiwAgE&sourceid=chrome
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ESCUDERO SERRANO, M. J. (2014). Gestión de compras. Ediciones Paraninfo, SA.
Osorio Madrid, A. (2017). Plan de mejora en el proceso de compras y suministros en la
empresa Inverbosques SA.
