“AÑO DE LA RECUPERACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE

LA ECONOMÍA PERUANA”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

DIRECCION ZONAL JUNIN-PASCO-HUANCAVELICA

ESPECIALIDAD:
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Proyecto de Innovación y/o Mejora

Nivel Profesional Técnico

Implementación del uso de herramientas digitales para el seguimiento

administrativo en la IE JEC ‘José Gálvez Barrenechea’ – 2025
ASESOR: EGOAVIL FELIX, MELVA MIRTHA

AUTOR: JIMENEZ BORJA, INDIRA GERALDINNE

La Oroya, Perú

2025
PRESENTACIÓN DEL PARTICIPANTE

APELLIDOS Y NOMBRES : JIMENEZ BORJA, INDIRA GERALDINNE

ID : 001505841

PROGRAMA : APRENDIZAJE DUAL

CARRERA : ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS

INGRESO : 2023 - I

DIRECCIÓN : PROLONGACIÓN AREVÁLO

NRO. 140 CHUCCHIS, JUNÍN –
YAULI – SANTA ROSA DE
SACCO
CORREO ELECTRÓNICO : [email protected]

TELÉFONO / CELULAR : 99485158

“El cambio no es una amenaza, es una oportunidad. La supervivencia no es el objetivo, es la

transformación.”

—Seth Godin
Quiero dedicar este proyecto a mi familia que me

acompaño en todo este camino siendo mí

fortaleza; a quienes creyeron en mi y me

enseñaron a seguir luchando; a mi yo del pasado

que decidió no rendirse y adentrarse a este

desafío.

Jimenez Borja Indira G.

AGRADECIMIENTOS:

Mi más profundo agradecimiento a Dios, quien me dio valentía y sabiduría a lo largo

de mi camino.

Al personal de la I.E., por su asistencia técnica y colaboración durante el proceso de

recolección de datos.

A mis padres Moisés y Beatriz, por su amor incondicional, comprensión y apoyo

constante durante todos estos años de estudios.

A mi familia, por los momentos compartidos y sus valiosos comentarios que

enriquecieron significativamente este trabajo.

A los instructores de SENATI CFP – LA OROYA, por su invaluable orientación,

paciencia y dedicación. Sus conocimientos y experiencia fueron fundamentales para

el desarrollo de este proyecto.

Finalmente, agradezco a todas las personas que, de una u otra manera,

contribuyeron a la realización de este proyecto.

ÍNDICE
CAPÍTULO I......................................................................................................................................................................7
GENERALIDADES DE LA EMPRESA.................................................................................................................................8
1.2.1. Misión......................................................................................................................................................................10
1.2.2. Visión.......................................................................................................................................................................10
1.2.3. Objetivos.................................................................................................................................................................10
1.2.4. Valores....................................................................................................................................................................11
1.3.1. Servicios..................................................................................................................................................................11
1.3.2. Mercados.................................................................................................................................................................12
1.3.3. Clientes....................................................................................................................................................................12
1.4.1. Funciones por Unidad Orgánica..........................................................................................................................15
1.4.1.1. Dirección.............................................................................................................................................................15
1.4.1.2. Coordinador Administrativo............................................................................................................................16
1.5.1. Ubicación................................................................................................................................................................17
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE
LA EMPRESA
1.1. Razón social
Razón Social : Unidad Ejecutora: Educación Yauli – La Oroya

N° RUC : 20600467914

Dirección : Calle Arequipa SN, Oroya Antigua, Junín – Yauli – La Oroya

Representante Legal : Herrera Aponte Martha Elizabeth

Teléfono : 964003564

Actividad económica : Principal - 8411 - ACTIVIDADES DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN GENERAL

Estado de contribuyente : Activo

Condiciones del contribuyente : Habido

Fecha de inicio de actividades : 18/06/2015

1.2. Misión, Visión, Objetivos, Valores de la empresa

1.2.1. Misión

Brindar una educación integral, de calidad e innovadora, para que nuestras y nuestros estudiantes

culminen con éxito la secundaria, desarrollando un perfil multidisciplinario en espacios seguros,

inclusivos y tecnológicos. Trabajamos con el compromiso de toda la comunidad educativa para

formar ciudadanos capaces de enfrentar los retos de un mundo globalizado.

1.2.2. Visión

Ser una institución líder en brindar educación de calidad, formando estudiantes competentes, emprendedores y

con valores, mediante una enseñanza innovadora, inclusiva y comprometida con el desarrollo local y los

desafíos globales, en colaboración con docentes y familias.

1.2.3. Objetivos

 Garantizar que los estudiantes desarrollen competencias académicas, personales, sociales y

emocionales conforme al Currículo Nacional de la EBR.

 Promover en los estudiantes actitudes éticas, democráticas, solidarias y respetuosas del entorno

social, cultural y ambiental.

 Impulsar habilidades científicas, tecnológicas, comunicativas, artísticas y emprendedoras,

preparándolos para los retos del mundo actual.

 Capacitar y acompañar al personal docente en el uso de metodologías activas, innovadoras e

inclusivas para mejorar el aprendizaje.

 Crear y mantener un ambiente libre de violencia, con respeto a la diversidad y cuidado del

bienestar físico y emocional de todos los miembros de la comunidad educativa.

 Involucrar a madres, padres y apoderados en la formación integral de los estudiantes,

fortaleciendo la relación escuela-familia.

  Optimizar el uso de recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros para asegurar el

cumplimiento de los objetivos pedagógicos.

 Formar estudiantes comprometidos con su comunidad y con capacidad para aportar al desarrollo

sostenible y al progreso del país.

1.2.4. Valores

 Calidad educativa: Ofrecemos a nuestros estudiantes una enseñanza integral, actualizada y

pertinente, centrada en el logro de aprendizajes significativos.

 Innovación pedagógica: Aplicamos metodologías creativas y uso de tecnologías para potenciar

el desarrollo de competencias, generando una experiencia educativa diferenciadora.

 Compromiso con la formación integral: Nuestro enfoque incluye el desarrollo académico,

personal, emocional y social del estudiante, siendo ese nuestro rasgo genuino.

 Inclusión y respeto por la diversidad: Valoramos la individualidad, adaptamos nuestra

enseñanza a los diferentes ritmos de aprendizaje y promovemos una convivencia armoniosa.

 Trabajo colaborativo: Nuestra forma de trabajo, basada en la participación activa de docentes,

estudiantes y familias, fortalece la comunidad educativa y mejora los resultados.

 Desarrollo profesional docente: Ofrecemos a nuestros trabajadores oportunidades de

capacitación, acompañamiento y reconocimiento, fomentando el liderazgo y la mejora continua.

1.3. Servicios, mercado, clientes

1.3.1. Servicios

 Educación Secundaria de Calidad (EBR): Brindamos enseñanza conforme al Currículo

Nacional, con enfoque por competencias, centrado en el desarrollo integral del estudiante.

 Orientación y Tutoría Educativa: Acompañamiento personalizado al estudiante para fortalecer

su desarrollo personal, emocional, académico y social.

  Servicio Psicopedagógico: Apoyo psicológico y psicopedagógico preventivo e individual, con

atención a necesidades educativas especiales o temporales.

 Actividades Culturales, Deportivas y Artísticas: Espacios para el desarrollo del talento

artístico, deportivo y cultural como parte del crecimiento integral del estudiante.

 Programas de Seguridad y Convivencia Escolar: Implementación de protocolos de

prevención, atención y seguimiento frente a situaciones de riesgo, violencia o acoso escolar.

1.3.2. Mercados

La institución educativa tiene como mercado objetivo a estudiantes de nivel secundario de Educación

Básica Regular, entre los 12 y 17 años, así como a sus familias que buscan una formación integral,

inclusiva y de calidad. Está orientada a atender a la comunidad local que valora la educación con

enfoque en valores, tecnología, desarrollo personal y responsabilidad ciudadana, en un entorno

seguro, saludable y participativo.

1.3.3. Clientes

 Estudiantes: Son el centro del proceso educativo. Reciben formación académica, personal y

social, con acompañamiento psicopedagógico y acceso a espacios tecnológicos, culturales y

ecológicos.

 Padres, madres y apoderados: Son aliados estratégicos. Participan activamente en la

formación integral de sus hijos mediante tutorías, escuelas de padres y actividades

institucionales.

 Docentes y personal educativo: Son nuestros colaboradores clave. Se benefician de

oportunidades de desarrollo profesional, liderazgo pedagógico y participación en proyectos

educativos.

 Gobierno y comunidad educativa: A través del cumplimiento de políticas educativas

nacionales (como el CNEB y/o la UGEL) y la contribución al desarrollo local y regional.

1.4. Estructura de la organización
1.4.1. Funciones por Unidad Orgánica

1.4.1.1. Dirección

NOMBRE DEL ÁREA: Dirección

N°. DE PUESTOS: 02

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Planificar, organizar, coordinar y supervisar todas las actividades académicas,

administrativas y formativas de la institución educativa.

 Actuar como representante ante autoridades educativas, organizaciones

externas y la comunidad local, asegurando el cumplimiento normativo.

 Diseñar y dar seguimiento al PAT, alineado con el Proyecto Educativo

Institucional (PEI), el Reglamento Interno (RI) y las políticas del MINEDU.

 Impulsar procesos de evaluación y retroalimentación para mejorar el logro de

aprendizajes y fortalecer la práctica docente.

 Coordinar la contratación, asignación y evaluación del personal docente y

administrativo, promoviendo el desarrollo profesional y el clima laboral

positivo.

 Supervisar la administración eficiente y transparente de los recursos

económicos, materiales y tecnológicos.

 Establecer canales de comunicación y trabajo conjunto con docentes,

estudiantes, familias y aliados estratégicos.

 Promover un entorno seguro, inclusivo y libre de violencia, asegurando el

cumplimiento de las normas de convivencia y protocolos de atención.

 Asegurar la implementación adecuada del CNEB y de los planes curriculares,

 respetando los enfoques transversales y las necesidades del estudiantado.

 Promover iniciativas pedagógicas, tecnológicas y socioemocionales que

contribuyan a una ubicación transformadora y contextualizada.

Tabla 1 Funciones Específicas de Dirección

1.4.1.2. Coordinador Administrativo

NOMBRE DEL ÁREA: Coordinador Administrativo

N°. DE PUESTOS: 01
FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Coordinar el uso eficiente de materiales, mobiliario, equipos y servicios

necesarios para el funcionamiento óptimo de la institución.

 Organizar, orientar y controlar las labores del personal auxiliar, de limpieza,

vigilancia y otros trabajadores de apoyo.

 Participar en la formulación, ejecución y seguimiento del presupuesto

institucional en coordinación con la Dirección.

 Velar por el buen estado de la infraestructura, equipos tecnológicos y servicios

básicos del local escolar.

 Coordinar la compra y distribución oportuna de materiales educativos, bienes y

servicios, siguiendo las normas establecidas.

 Archivar, controlar y actualizar expedientes, informes, inventarios y otros

registros administrativos de la institución.

 Garantizar el cumplimiento de normas internas, protocolos de ingreso y egreso,

así como las condiciones de bioseguridad y prevención de riesgos.

 Apoyar en la logística de talleres, reuniones, eventos y actividades pedagógicas

 según el cronograma escolar.

 Informar periódicamente sobre el estado de los recursos, necesidades logísticas

y funcionamiento general del plantel.

 Supervisar y mejorar los procesos de atención a padres, estudiantes y visitantes,

garantizando respeto, orden y eficacia.

Tabla 2 Funciones Específicas de Coordinador Administrativo

1.5. Otra información relevante de la empresa donde se desarrolla el proyecto

1.5.1. Ubicación

Avenida Grau Nro. 210 Chucchis, Junín – Yauli – Santa Rosa de Sacco

CAPITULO II
 PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA

PLAN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1. Identificación del problema técnico en la empresa.
2.1.1. Equipo de trabajo
Para identificar el problema de la empresa hicimos la siguiente pregunta a los trabajadores.
¿Cuál cree ud. que son los principales problemas de la empresa?
 Trabajador 1 – Trabajador 2 – Trabajador 3 – Trabajador 4
2.1.2. Lluvia de ideas
 Desorganización en el archivo de documentos administrativos y académicos.

 Dificultad para ubicar rápidamente información relevante (actas, oficios, informes, etc.).

 Retrasos en el reporte y validación de asistencias del personal docente y administrativo.

 Ausencia de control digital sobre cronogramas de actividades pedagógicas y administrativas.

 Duplicación de tareas por falta de información compartida entre áreas.

 Pérdida de documentos importantes por uso exclusivo de formatos físicos.

 Falta de respaldo digital de la información crítica institucional.

 Comunicación deficiente entre dirección, coordinación académica y secretaría.

 Dificultades para hacer seguimiento al avance de compromisos del PAT, PEI o actas de reunión.

 Falta de una base de datos consolidada sobre matrículas, informes y certificados.

 Limitado acceso remoto a información institucional desde casa u otras sedes.

 Demora en la entrega de reportes mensuales a UGEL por falta de datos organizados.

 Ausencia de una herramienta colaborativa para el trabajo en equipo.

 Falta de monitoreo visual y actualizado de las actividades programadas en el año escolar.

 Desconocimiento del estado de cumplimiento de actividades administrativas por parte de los responsables.

2.1.3. DIAGRAMA DE AFINIDADES

Para explorar y organizar las ideas, opiniones y observaciones del equipo directivo y administrativo de la IE JEC “José Gálvez
Barrenechea”, en relación con las dificultades existentes en el seguimiento administrativo institucional, se utilizará la técnica
del diagrama de afinidades. Esta herramienta permite recopilar de manera efectiva información cualitativa y agruparla en
categorías significativas.
Durante una sesión de lluvia de ideas, se identificaron diversas percepciones, experiencias y sugerencias sobre los principales
problemas que afectan la gestión administrativa, tales como la desorganización documental, la limitada digitalización de
archivos, la duplicidad de tareas, la falta de seguimiento de compromisos y la carencia de herramientas colaborativas.
Posteriormente, esta información fue organizada en grupos temáticos o categorías relacionadas mediante el uso de tarjetas y
notas digitales, permitiendo identificar patrones comunes y tendencias emergentes. Este proceso de agrupación permitió
obtener una comprensión más profunda de los desafíos actuales en los procesos administrativos de la institución.
La aplicación de esta técnica contribuirá a tomar decisiones informadas, priorizar necesidades y diseñar estrategias efectivas
orientadas a fortalecer la gestión administrativa mediante la implementación de herramientas digitales accesibles,
colaborativas y adaptadas a las necesidades de la institución.

IDEA PROBLEMA PLANTEADO

SISTEMA ADMINISTRATIVO Desorganización en el archivo de documentos.
Dificultades para ubicar información clave.
 Información no respaldada ni centralizada.
Falta de seguimiento a cronogramas y compromisos institucionales.
Limitado acceso remoto a datos institucionales.
SECRETARÍA ACADÉMICA Dificultades para consolidar registros de matrícula, asistencia,
certificados e informes.
Inexistencia de una base de datos compartida.
Retrasos en la entrega de información a la Dirección o UGEL.
RECURSOS HUMANOS Dificultades en el control de asistencias.
Sobrecarga de funciones en personal administrativo.
Falta de articulación entre áreas.
Comunicación deficiente entre directivos y equipo docente.
GESTIÓN DOCUMENTARIA Documentos importantes solo en físico.
Riesgo de pérdida o deterioro de información.
Ausencia de herramientas digitales compartidas.
COORDINACIÓN PEDAGÓGICA Dificultades para hacer seguimiento al cumplimiento del PAT, PEI y
actas de reuniones.
No hay control visual actualizado de actividades programadas.
Tabla 1: Diagrama de afinidades

2.1.4. MATRIZ DE PRIORIZACION

Con el objetivo de tomar decisiones fundamentadas sobre qué acciones de mejora implementar en primer lugar dentro de los
procesos administrativos de la IE JEC “José Gálvez Barrenechea”, se empleará la matriz de priorización. Esta herramienta
facilitará la evaluación y clasificación de las distintas alternativas identificadas, considerando su impacto en la gestión
institucional y su viabilidad de ejecución.

Para ello, se asignarán puntajes a cada acción de mejora en función de criterios como: impacto en la eficiencia administrativa,
mejora en la organización de la información, disponibilidad de recursos tecnológicos, facilidad de implementación y urgencia
de la solución. Una vez evaluadas todas las acciones bajo estos criterios, se representarán en una matriz que permitirá
visualizar claramente cuáles de ellas tienen mayor potencial para generar resultados positivos con los recursos actualmente
disponibles.

Este enfoque estructurado permitirá al equipo directivo priorizar estrategias que optimicen los procesos administrativos de
forma ordenada y gradual, fortaleciendo la gestión escolar mediante el uso eficaz de herramientas digitales.

Escala de valoración utilizada:

 ALTO = 6 puntos
 MEDIO = 4 puntos
 BAJO = 1 punto

Participación de los trabajadores (equipo directivo, secretaría y coordinación):

TRABAJADOR 1
IDEA BASE FRECUENCIA IMPORTANCI FACTIBILIDAD
A
SISTEMA 6 6 4
ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA ACADÉMICA 4 6 6
RECURSOS HUMANOS 4 4 1
GESTIÓN DOCUMENTARIA 1 1 6
Tabla 2: Puntuación de trabajador 1
TRABAJADOR 2
IDEA BASE FRECUENCIA IMPORTANCI FACTIBILIDAD
A
SISTEMA 6 4 4
ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA ACADÉMICA 4 4 6
RECURSOS HUMANOS 4 1 4
GESTIÓN DOCUMENTARIA 6 4 4
Tabla 3: Puntuación de trabajador 2

TRABAJADOR 3
IDEA BASE FRECUENCIA IMPORTANCI FACTIBILIDAD
A
SISTEMA 6 6 6
ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA ACADÉMICA 6 4 6
RECURSOS HUMANOS 1 4 1
GESTIÓN DOCUMENTARIA 4 1 4
Tabla 4: Puntuación de trabajador 3

TRABAJADOR 4
IDEA BASE FRECUENCIA IMPORTANCI FACTIBILIDAD
A
SISTEMA 4 4 6
ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA ACADÉMICA 6 6 4
RECURSOS HUMANOS 1 1 1
GESTIÓN DOCUMENTARIA 4 6 4
Tabla 5: Puntuación de trabajador 4

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN FINAL

PROBLEMA FRECUENCIA IMPORTANCIA FACTIBILIDAD PUNTAJE
TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL
SISTEMA 6+6+6+4 = 22 6+4+6+4 = 20 4+4+6+6 = 20 62
ADMINISTRATIVO
SECRETARÍA 4+4+6+6 = 20 6+4+4+6 = 20 6+6+6+4 = 22 62
RECURSOS HUMANOS 4+4+1+1 = 10 4+1+4+1 = 10 1+4+1+1 = 7 27
GESTIÓN 1+6+4+4 = 15 6+4+1+6 = 17 6+4+4+4 = 18 50
DOCUMENTARIA

CONCLUSION:
En la Institución Educativa JEC “José Gálvez Barrenechea” de La Oroya, se ha identificado que uno de los principales focos de
mejora se encuentra en el área del sistema administrativo. A través del análisis participativo y la aplicación de herramientas
como la lluvia de ideas, el diagrama de afinidades y la matriz de priorización, se evidenciaron diversos problemas que afectan la
eficiencia en la gestión institucional. A continuación, se detallan los problemas más relevantes detectados:
a) Acceso limitado a la información
Descripción: Este problema se manifiesta cuando la institución no dispone de un sistema digitalizado y estructurado que permita
almacenar, recuperar y compartir eficientemente la información administrativa. Esto incluye documentos como informes
mensuales, actas, registros de asistencia, cronogramas y planificaciones que suelen mantenerse en formatos físicos o dispersos.
b) Inconsistencia en la documentación
 Descripción: Se refiere a la falta de uniformidad y precisión en los documentos que se generan en las distintas áreas. Esta
inconsistencia puede observarse en oficios, actas de reuniones, reportes de seguimiento, informes de ejecución y otros registros
escolares, lo cual dificulta su validación, archivo y uso posterior como evidencia institucional.
c) Dificultades en la gestión de proyectos escolares y administrativos
Descripción: Existen obstáculos para organizar y hacer seguimiento a las actividades programadas en el Plan Anual de Trabajo
(PAT), el PEI o los planes de mejora institucional. Esto afecta la programación, ejecución y control de avances, así como el
cumplimiento oportuno de compromisos asumidos por las distintas áreas de la IE.
d) Falta de control sobre los recursos y costos escolares
Descripción: Aunque no se trate de una empresa, la institución maneja recursos económicos para actividades, proyectos y
mantenimientos. La falta de un seguimiento digital impide visualizar el estado de ejecución de los recursos y dificulta la toma
de decisiones informadas por parte de la Dirección o el CONEI.
e) Dificultades en la elaboración de reportes y rendiciones
Descripción: El uso predominante de formatos físicos o archivos no sistematizados genera retrasos y errores en la elaboración
de documentos solicitados por la UGEL, tales como informes de ejecución, cronogramas, reportes de asistencia y documentos
de gestión. Esto perjudica la imagen institucional y ralentiza procesos clave.
f) Dificultades en el seguimiento de compromisos institucionales
Descripción: Se ha identificado que muchos acuerdos asumidos en reuniones, asambleas o jornadas de planificación quedan sin
un adecuado seguimiento. La falta de un registro digital y actualizado impide a los responsables monitorear los avances, generar
alertas o planificar acciones correctivas a tiempo.

2.2. Objetivos del Proyecto de Mejora

2.2.1. Objetivo General:
Implementar el uso de herramientas digitales en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” de La Oroya, con la finalidad de
mejorar el seguimiento administrativo, optimizando la gestión, control y acceso a la información institucional durante el año
2025.

2.2.2. Objetivos Específicos:

 Diagnosticar el estado actual del sistema administrativo en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” y los principales problemas
relacionados con el seguimiento de procesos institucionales.
 Desarrollar e implementar una herramienta digital colaborativa basada en hojas de cálculo en la nube, que centralice la
información administrativa clave de la institución.
 Capacitar al personal directivo, de coordinación y de secretaría en el uso adecuado de la herramienta digital, fomentando su
integración a las rutinas de gestión.
 Evaluar el impacto de la herramienta implementada en la eficiencia del seguimiento administrativo, mediante indicadores de
mejora en tiempos de respuesta, organización documental y control de actividades.

2.3. Antecedentes del Proyecto de Mejora

2.3.1. A NIVEL INTERNACIONAL
En el ámbito internacional, diversas instituciones educativas han optado por implementar herramientas digitales como parte de
estrategias de modernización y mejora de su gestión administrativa. Este tipo de soluciones ha demostrado ser clave para
optimizar procesos, organizar documentos, facilitar el seguimiento de actividades y mejorar la eficiencia institucional.
Un caso relevante se observó en centros educativos públicos de Bogotá, Colombia, donde se implementó el uso de Google
Workspace, incluyendo hojas de cálculo colaborativas, formularios digitales y almacenamiento en la nube. De acuerdo con
 Morales y Ortega (2021), esta iniciativa permitió mejorar la organización documental, el control de asistencia del personal
docente y la planificación institucional. La digitalización de estos procesos redujo significativamente los tiempos
administrativos y mejoró la toma de decisiones en los equipos directivos.
Por su parte, en México, García y Hernández (2020) estudiaron el uso de herramientas como Microsoft Excel Online y Google
Sheets en instituciones de nivel medio superior. Se evidenció que estas plataformas digitales facilitaron el monitoreo del
avance de proyectos pedagógicos, el seguimiento de compromisos institucionales y el control de recursos, especialmente
durante escenarios de trabajo remoto derivados de la pandemia. Un factor clave identificado por los autores fue la
capacitación del personal administrativo, que permitió una adopción efectiva de la tecnología e impulsó una cultura
organizacional orientada a la mejora continua.

2.3.2. A NIVEL NACIONAL

En el ámbito nacional, la transformación digital en la gestión educativa ha cobrado mayor relevancia en los últimos años,
especialmente tras los retos generados por la pandemia de la COVID-19, que evidenció las limitaciones estructurales de las
instituciones públicas en cuanto a organización documental, seguimiento administrativo y toma de decisiones basada en datos
(MINEDU, 2021). Como respuesta, el Ministerio de Educación del Perú ha impulsado estrategias como “Escuelas Digitales”,
promoviendo el uso de tecnologías accesibles para optimizar los procesos institucionales.
Un estudio significativo desarrollado por Cárdenas y Muñoz (2021) en diversas instituciones educativas públicas de Lima
Metropolitana evidenció que la implementación de herramientas digitales como Google Drive y Microsoft Excel Online
permitió reorganizar los flujos administrativos, mejorar el control de asistencia del personal, sistematizar las actividades del
PAT y reducir la dependencia de registros físicos dispersos. Los autores destacaron que la adopción de estas plataformas
favoreció el trabajo colaborativo, mejoró el acceso a la información y facilitó la generación de reportes requeridos por la
UGEL.
Del mismo modo, la Dirección Regional de Educación de Piura (DREP) ejecutó durante el año 2022 un piloto de
digitalización administrativa en la provincia de Sullana, capacitando a equipos directivos y personal administrativo en el uso
de herramientas tecnológicas para el seguimiento de compromisos de gestión, cronogramas institucionales y archivos
oficiales. Como resultado, se logró una mejora sustancial en la trazabilidad de los documentos, la eficiencia de los procesos y
la transparencia en la rendición de cuentas (DREP, 2022).

2.3.3. A NIVEL REGIONAL

En la región Junín, la incorporación de herramientas digitales en la gestión administrativa de las instituciones educativas se ha
convertido en una necesidad estratégica para fortalecer la organización interna y optimizar los procesos institucionales. La
experiencia vivida durante la pandemia aceleró este proceso, evidenciando la importancia de adoptar tecnologías accesibles
que permitan registrar, sistematizar y hacer seguimiento de la información institucional de manera más eficiente (Gamarra &
Salazar, 2022).
Un ejemplo destacado en el ámbito regional es el caso de la Institución Educativa Emblemática Santa Isabel de Huancayo, la
cual desde el año 2022 ha logrado implementar con éxito un sistema de seguimiento administrativo utilizando Google Drive,
hojas de cálculo compartidas y formularios digitales. Esta transformación permitió un mejor control del registro de asistencia
del personal, la planificación de actividades del PAT y el almacenamiento de documentos oficiales en la nube, lo cual mejoró
el acceso a la información y redujo los tiempos en la elaboración de informes. Según el informe institucional de dicha escuela,
estas mejoras aumentaron la capacidad de respuesta del equipo directivo y promovieron una cultura organizacional orientada a
la eficiencia y la transparencia (IEE Santa Isabel, 2022).
Asimismo, la Dirección Regional de Educación de Junín (DREJ), en coordinación con las UGEL de la región, ha promovido
desde 2021 una serie de capacitaciones y talleres formativos para el uso de herramientas digitales básicas en los procesos
administrativos escolares. Estas capacitaciones han estado orientadas principalmente a la elaboración de reportes, control
documentario, monitoreo del cumplimiento de compromisos de gestión y seguimiento del PAT mediante plataformas gratuitas
y colaborativas (DREJ, 2022). Esta iniciativa regional busca cerrar las brechas digitales entre las instituciones educativas del
ámbito urbano y rural, fortaleciendo las competencias digitales del personal administrativo y directivo.

2.3.4. A NIVEL LOCAL

 En el ámbito local, específicamente en la provincia de Yauli – La Oroya, las instituciones educativas públicas enfrentan serias
limitaciones en sus procesos administrativos debido a la persistencia de sistemas tradicionales basados en documentos físicos
y registros manuales. Esta situación ha generado múltiples dificultades en la trazabilidad de información, la sistematización de
documentos oficiales, y el seguimiento de compromisos institucionales. A pesar de los avances normativos a nivel nacional,
como la promulgación de la Ley N.º 1412 - Ley de Gobierno Digital, que establece lineamientos para la transformación digital
del Estado y promueve el uso de tecnologías digitales para mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión pública
(Presidencia del Consejo de Ministros [PCM], 2018), su implementación en las instituciones educativas de zonas altoandinas
como La Oroya aún presenta brechas importantes.
La IE JEC “José Gálvez Barrenechea”, institución emblemática de la zona, no es ajena a estas problemáticas. A la fecha, los
procesos administrativos —como el seguimiento de actividades del Plan Anual de Trabajo (PAT), el control de asistencia del
personal, el archivo de actas y la rendición de informes a la UGEL— se realizan de forma fragmentada, muchas veces sin un
sistema único que integre la información. El uso de documentos físicos, hojas de Excel locales no compartidas y carpetas
personales sin respaldo digital, genera duplicación de esfuerzos, pérdida de documentos y retrasos en la toma de decisiones.
Esta realidad limita el acceso oportuno a la información, reduce la capacidad de respuesta institucional y aumenta la carga
operativa sobre el personal administrativo.
Esta situación no es exclusiva de una sola escuela. Instituciones públicas de nivel secundario y técnico productivo, como el
Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “La Oroya”, también enfrentan desafíos similares. Según un diagnóstico
elaborado por su equipo de planificación institucional (IESTP La Oroya, 2023), uno de los principales obstáculos es la falta de
un sistema centralizado de información que permita visualizar en tiempo real los compromisos de gestión, las metas
institucionales y los recursos asignados. Este vacío tecnológico pone en evidencia una necesidad urgente de implementar
soluciones digitales adaptadas al contexto local, con énfasis en la sostenibilidad y la formación del personal para su uso
adecuado.
A pesar del interés demostrado por los equipos directivos y administrativos en adoptar tecnologías digitales, no se cuenta aún
con una política institucional clara para su implementación. El uso de herramientas como Google Drive, formularios digitales
y hojas de cálculo colaborativas, que han demostrado ser eficaces en otras regiones, sigue siendo incipiente. En este contexto,
el proyecto de implementación de una herramienta digital para el seguimiento administrativo en la IE JEC “José Gálvez
Barrenechea” – 2025 representa una propuesta realista, contextualizada y de alto impacto. Esta iniciativa no solo busca
ordenar la información y facilitar los reportes hacia instancias superiores, sino también promover una cultura organizacional
orientada al uso responsable, ético y eficiente de tecnologías disponibles.
La consolidación de una plataforma colaborativa permitiría al equipo institucional optimizar la gestión escolar, reducir los
márgenes de error, fortalecer la rendición de cuentas y avanzar hacia una verdadera transformación digital en la educación
pública local, tal como lo establece la normativa nacional vigente. Así, se busca cerrar la brecha entre los avances normativos
y la realidad operativa, contribuyendo al desarrollo institucional y al bienestar de la comunidad educativa.
2.4. Justificación del Proyecto de Innovación Mejora
2.4.1. Justificación Económica
La implementación de herramientas digitales para el seguimiento administrativo en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” responde a
una necesidad urgente de optimizar los recursos institucionales y mejorar la eficiencia en la gestión escolar, todo ello dentro de un
enfoque de sostenibilidad económica y racionalización del gasto público educativo.
 Optimización de recursos institucionales: La digitalización de los procesos administrativos permitirá una mejor utilización del
tiempo del personal directivo y administrativo, reduciendo las tareas repetitivas y manuales. La estandarización de formatos y
el uso de plataformas colaborativas como Google Drive facilitarán la organización y recuperación de documentos, reduciendo
el consumo de papel, tinta y almacenamiento físico. Esto conlleva un ahorro directo de recursos materiales, al mismo tiempo
que libera tiempo operativo que puede ser redirigido a actividades estratégicas de mejora.
 Reducción de costos operativos: La automatización parcial de tareas como el seguimiento de actividades del PAT, control de
asistencia, elaboración de informes y sistematización de compromisos permitirá minimizar errores humanos y evitar retrabajos
frecuentes. Estas mejoras generan una disminución progresiva en los costos derivados del desorden administrativo, pérdida de
 documentos y duplicidad de esfuerzos, lo que se traduce en un impacto económico positivo tanto a corto como a mediano
plazo.
 Mejora en la toma de decisiones basadas en datos: Contar con registros actualizados y accesibles desde una herramienta
digital centralizada facilita el análisis de información para la toma de decisiones. Esto se traduce en una asignación más
eficiente del presupuesto, priorización de necesidades reales, y una mayor capacidad de respuesta frente a auditorías, visitas de
supervisión o requerimientos de la UGEL. Una gestión informada contribuye directamente al uso estratégico de los escasos
recursos disponibles.
 Facilitación del control interno y cumplimiento normativo: La trazabilidad documental que brinda una herramienta digital
organizada fortalece los mecanismos de control interno. Esta condición resulta crucial para afrontar auditorías internas o
externas, garantizar la transparencia institucional y reducir riesgos financieros derivados de omisiones, extravíos o
incumplimientos en los plazos de reporte. Además, responde al marco normativo vigente impulsado por la Ley N.º 1412 de
Gobierno Digital, que establece como principio la eficiencia económica del Estado mediante la digitalización de procesos
(PCM, 2018).

2.4.2. Justificación Social

La implementación de herramientas digitales para el seguimiento administrativo en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” también
responde a una necesidad social vinculada a la mejora del clima institucional, la equidad en la distribución de funciones y la
promoción de una cultura de transparencia, colaboración y reconocimiento del trabajo bien realizado.
 Fortalecimiento de la claridad en roles y responsabilidades: Al establecer una plataforma colaborativa que permita
distribuir, registrar y hacer seguimiento a las funciones asignadas en los diferentes procesos administrativos, se
promueve una comprensión clara de las responsabilidades del personal directivo, jerárquico y administrativo. Esta
organización digital contribuye a disminuir la ambigüedad funcional y a que cada integrante conozca el rol que le
corresponde cumplir, lo que redunda en un mayor compromiso institucional y sentido de pertenencia.
 Mejora en la comunicación interna y clima organizacional: El uso de herramientas digitales como hojas de cálculo
compartidas, formularios y sistemas de seguimiento permite establecer canales estandarizados de comunicación,
asignación de tareas y reportes. Esta dinámica reduce los malentendidos, evita la duplicidad de funciones y favorece
el trabajo colaborativo, generando un ambiente más armonioso entre las distintas áreas de gestión escolar. La
digitalización del flujo de trabajo también reduce tensiones asociadas a la desinformación y al desorden documental.
 Promoción de la equidad y la participación efectiva: La estandarización de procedimientos a través de plataformas
digitales favorece condiciones de igualdad al permitir que todas las áreas accedan por igual a la información relevante
para el cumplimiento de sus funciones. Esta accesibilidad equitativa fortalece la inclusión del personal en los procesos
institucionales, independientemente de su nivel jerárquico, lo que contribuye a una gestión más participativa y
democrática.
 Incremento en la productividad y bienestar laboral: Al facilitar herramientas digitales de fácil uso y acceso, el
personal puede organizar mejor sus tiempos, reducir esfuerzos innecesarios y focalizarse en el cumplimiento de metas
concretas. Esto incide positivamente en la moral institucional, eleva los niveles de satisfacción laboral y disminuye el
estrés vinculado al desorden administrativo. Como lo señalan Gamarra y Salazar (2022), la sistematización digital del
trabajo en instituciones educativas públicas permite elevar la calidad del servicio y fortalecer el bienestar del personal
administrativo y docente, mejorando su relación con el entorno institucional.

2.4.3. Justificación Ambiental

La implementación de herramientas digitales en los procesos administrativos de la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” también tiene
un impacto ambiental positivo, al contribuir con la reducción del uso de papel, la mejora en el manejo de residuos y la promoción de
una cultura institucional orientada a la sostenibilidad y el respeto por el entorno. En ese sentido, el proyecto se alinea con los objetivos
de desarrollo sostenible (ODS) y con las políticas públicas del Estado peruano en materia de gestión ambiental.
  Promoción de prácticas administrativas sostenibles: Al digitalizar procesos que tradicionalmente requieren documentos
impresos —como registros de asistencia, actas, reportes institucionales y comunicaciones internas— se reduce
considerablemente el uso de papel, tinta y materiales de oficina. Esta transición hacia una administración digital contribuye a
la protección del medio ambiente al disminuir la generación de residuos sólidos y reducir la demanda de recursos naturales.
De acuerdo con MINAM (2021), la transformación digital en las instituciones públicas puede ser una aliada estratégica para
alcanzar metas ambientales mediante la reducción de la huella ecológica de las organizaciones.
 Cumplimiento de normativas y políticas ambientales del Estado: El uso racional y eficiente de los recursos administrativos
responde al marco legal vigente, como la Ley N.º 28611 - Ley General del Ambiente, que establece la obligación de las
entidades públicas de adoptar medidas para prevenir, mitigar y corregir los impactos ambientales derivados de sus actividades
(Congreso de la República del Perú, 2005). Al establecer procedimientos digitales, la institución no solo mejora su gestión
interna, sino que se posiciona como un actor responsable y alineado con las metas del país en materia de sostenibilidad.
 Fomento de una cultura ambiental educativa: La adopción de herramientas digitales en la gestión institucional tiene un efecto
formativo indirecto sobre la comunidad educativa, ya que visibiliza prácticas coherentes con los principios de protección
ambiental. Esta coherencia entre discurso y acción fortalece la conciencia ambiental de los estudiantes, docentes y personal
administrativo, convirtiéndose en un modelo educativo que promueve valores de cuidado del entorno, responsabilidad
intergeneracional y ciudadanía ecológica. Según Bustamante y Arce (2022), las instituciones educativas que adoptan
tecnologías digitales no solo optimizan su funcionamiento, sino que también impulsan transformaciones culturales hacia una
educación ambiental más vivencial y concreta.

2.5. Marco Teórico y Conceptual.

2.5.1. Fundamento Teórico del Proyecto de Mejora
La implementación de herramientas digitales en la gestión administrativa de instituciones educativas públicas tiene como objetivo
optimizar el manejo de la información institucional, reducir los tiempos de respuesta, fortalecer la trazabilidad de los procesos y
facilitar la toma de decisiones basada en datos. Este proyecto se sustenta en marcos teóricos vinculados a la gestión documental
digital, el uso educativo de tecnologías colaborativas y la eficiencia operativa en entornos escolares.
1. Gestión Documental Digital y Centralización de la Información

La gestión documental se refiere al conjunto de procedimientos y normas que regulan la producción, organización, uso y conservación
de los documentos en una organización. Según la norma ISO 15489, un sistema de gestión documental eficiente permite la captura,
almacenamiento, recuperación, distribución y control de documentos, garantizando su integridad, accesibilidad y seguridad.

En el contexto educativo, esta gestión cobra vital importancia para el registro de actas, informes, seguimiento de compromisos, control
de asistencia y sistematización de evidencias de cumplimiento del Plan Anual de Trabajo (PAT) y otros instrumentos de gestión. La
centralización de la información en plataformas digitales como Google Drive u hojas de cálculo compartidas contribuye a evitar la
dispersión documental, facilita el trabajo colaborativo entre áreas y permite el acceso remoto y en tiempo real a datos clave para la
gestión escolar.

Además, el uso de la nube como entorno de almacenamiento ofrece ventajas operativas como la reducción de costos en infraestructura
física, la mejora en la organización de archivos, la copia automática de seguridad y la disponibilidad de la información desde múltiples
dispositivos, lo cual resulta crucial para instituciones que operan en contextos geográficos complejos como La Oroya.

Concepto:

La gestión documental digital es el proceso mediante el cual se organizan, almacenan y disponen los documentos institucionales en
medios tecnológicos accesibles y seguros, garantizando la trazabilidad y recuperación de la información. La centralización implica
concentrar toda esta información en una plataforma común, facilitando su uso eficiente por parte de diferentes actores institucionales.
Aplicaciones Prácticas:

 Uso de plataformas digitales colaborativas: Herramientas gratuitas como Google Drive, Google Sheets y formularios de
Google permiten organizar cronogramas, asistir al seguimiento de compromisos y generar reportes automáticos en formato
digital.
 Sistematización de procedimientos administrativos escolares: La digitalización del archivo institucional permite generar
registros accesibles sobre asistencia, actas, informes y actividades planificadas, lo que refuerza el control interno.
 Seguimiento de compromisos y cumplimiento del PAT: La implementación de una hoja de cálculo estructurada permite
monitorear de forma ágil y transparente los avances institucionales.

Beneficios:

 Eficiencia Operativa: Se reduce el tiempo en la búsqueda de información, mejora la organización interna y se evita la
duplicidad de esfuerzos.
 Reducción de Riesgos: Minimiza la posibilidad de pérdida de documentos y fortalece la seguridad de la información gracias al
respaldo en la nube.
 Toma de Decisiones Basada en Datos: El acceso rápido y compartido a información actualizada mejora la calidad de las
decisiones que toma la dirección institucional.

Mejores Prácticas:

 Definir políticas internas para la gestión documental: Establecer criterios claros para la creación, revisión, almacenamiento y
eliminación de documentos en la plataforma digital.
 Capacitación del personal administrativo: Asegurar que todos los actores involucrados conozcan y dominen el uso de las
herramientas digitales propuestas.
 Monitoreo y evaluación periódica del sistema implementado: Realizar revisiones regulares sobre el funcionamiento de la
herramienta digital y proponer ajustes cuando sea necesario.

Este fundamento teórico respalda la necesidad y pertinencia de implementar una solución digital accesible, práctica y funcional para
fortalecer la gestión administrativa de la IE JEC “José Gálvez Barrenechea”, en concordancia con las políticas de transformación
digital del Estado (Ley N.° 1412, Ley de Gobierno Digital) y los enfoques de mejora continua aplicados al sector educativo.

2. Automatización de la Documentación y Control de Flujos de Trabajo

La implementación del uso de herramientas digitales para el seguimiento administrativo en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” ha
permitido introducir progresivamente procesos de automatización documental y control de flujos de trabajo, alineados con los
principios de la Gestión de Procesos Empresariales (BPM). Esta corriente teórica, según Dumas, La Rosa, Mendling y Reijers (2018),
promueve la optimización de los procesos organizacionales mediante el diseño, análisis, modelado, ejecución, monitoreo y mejora
continua de los flujos de trabajo, lo cual contribuye significativamente a una gestión más eficiente y transparente en las instituciones
educativas.

Conceptualización

La automatización de la documentación implica el uso de tecnologías digitales para gestionar y generar documentos estandarizados sin
intervención manual, disminuyendo los errores humanos y garantizando la coherencia institucional. Por su parte, el control de flujos
de trabajo permite trazar la ruta que sigue cada documento o actividad administrativa desde su creación hasta su validación, asignando
tareas, responsables y fechas límite.

Aplicación en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea”

Durante la “III Semana de Gestión 2025”, como evidencian las plataformas visualizadas, la institución implementó una intranet
estructurada que integra herramientas para el registro de asistencia virtual, la carga de informes técnico-pedagógicos (ITP), el
monitoreo del trabajo en áreas específicas (coordinaciones de letras, ciencias, TOE, innovación pedagógica, etc.) y la sistematización
del cumplimiento de actividades a través de reportes automáticos. Esta arquitectura digital no solo ordena y centraliza la información,
sino que automatiza tareas administrativas rutinarias, como el ingreso de evidencias, la verificación de asistencia o la consolidación de
datos por áreas curriculares.

Beneficios Observados

 Reducción de la carga operativa: Los docentes y coordinadores ya no necesitan recurrir a formatos impresos o dispersos, lo
cual disminuye el tiempo dedicado a tareas repetitivas.
 Trazabilidad y control: Cada registro queda automáticamente almacenado y puede ser consultado en tiempo real por los
equipos directivos, promoviendo una gestión basada en evidencia.
 Estandarización de procesos: Gracias al uso de plantillas prediseñadas para cada reporte, se asegura una presentación
homogénea de la información administrativa.
 Transparencia: Los docentes tienen claridad sobre sus responsabilidades y plazos, lo que fomenta el compromiso y evita
conflictos por falta de comunicación institucional.
 Ahorro de recursos: Al migrar al entorno digital, se disminuye el uso de papel, tintas y otros insumos físicos, apoyando una
gestión más ecoeficiente y sostenible.

Mejores prácticas aplicadas

Entre las buenas prácticas desarrolladas por la IE JEC destacan:

 Mapeo digital de procesos antes de implementar la automatización: se identificaron los cuellos de botella existentes en la
gestión administrativa previa.
 Capacitación docente: se promovieron talleres de inducción sobre el uso del portal institucional y las plataformas integradas
para evitar la resistencia al cambio.
 Monitoreo y retroalimentación: se emplearon formularios automatizados de evaluación para que los usuarios (docentes y
administrativos) pudieran expresar sus percepciones sobre la utilidad de la herramienta.

Desde el enfoque de transformación digital educativa, autores como Salinas (2020) señalan que las tecnologías no solo deben ser
incorporadas como recursos complementarios, sino como componentes estructurales de la gestión escolar. En esa línea, la
automatización en instituciones educativas, como la desarrollada en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea”, se alinea con las políticas
de modernización educativa y responde al nuevo paradigma de una escuela conectada, eficiente, sostenible y con capacidad de
respuesta ante los retos administrativos contemporáneos.

3. Plataforma de Gestión de Proyectos Institucional

En el marco del proyecto de mejora de la gestión administrativa en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” de La Oroya, se
plantea la implementación de una plataforma digital de gestión de proyectos y actividades institucionales, que permita
planificar, coordinar, asignar tareas y monitorear el cumplimiento de compromisos en el marco del Plan Anual de Trabajo
(PAT), el Plan Lector, el trabajo colegiado, así como otras acciones pedagógicas y administrativas.

Este enfoque se sustenta en la teoría de gestión de proyectos, la cual establece la necesidad de planificar, organizar, motivar
y controlar recursos para cumplir con objetivos específicos en un tiempo determinado (PMI, 2017). En el contexto escolar,
esto se traduce en asegurar la ejecución oportuna de actividades institucionales, el cumplimiento de cronogramas, y la
mejora continua basada en evidencias.
Plataforma institucional con dominio propio

 Como parte de la implementación, la plataforma será alojada en el dominio institucional:

www.iejecjgb.edu.pe,
con un hosting profesional de 50 GB de almacenamiento en la nube, lo cual garantiza:
 Espacio suficiente para almacenar archivos administrativos, informes, actas, y evidencias de trabajo.
 Fluidez en el acceso simultáneo por parte del personal directivo, docentes y administrativos.
 Posibilidad de integrar herramientas colaborativas como Google Sheets, formularios y dashboards de seguimiento.

Esta solución permitirá gestionar de manera estructurada y digitalizada los flujos de trabajo internos, desde la planificación
hasta la evaluación de los procesos administrativos y pedagógicos de la institución.

Concepto aplicado

Un software de gestión de proyectos es una herramienta tecnológica que permite planificar actividades, asignar
responsables, establecer cronogramas, hacer seguimiento en tiempo real y facilitar la colaboración entre equipos. En este
caso, se implementará un sistema en línea de estructura simple (tipo Trello o Asana) adaptado a las necesidades educativas
y de bajo consumo de datos, permitiendo su uso incluso en contextos de conectividad limitada como el de La Oroya.

Aplicaciones prácticas en la IE

 Planificación de actividades institucionales: Cada comité o área (como Tutoría, TOE, Biblioteca, Coordinaciones
académicas, etc.) podrá ingresar sus metas, cronograma y responsables en una hoja de ruta compartida.
 Seguimiento de compromisos: Los directivos podrán verificar en tiempo real qué tareas están pendientes, cuáles
fueron cumplidas y cuáles requieren apoyo.
 Carga de evidencias: Cada responsable podrá adjuntar fotos, documentos y formatos de cumplimiento directamente
en la plataforma, evitando el uso de formatos físicos y permitiendo la centralización documental.
 Panel de indicadores (KPI): Se integrarán indicadores clave para evaluar avances mensuales, como el porcentaje de
actividades cumplidas, informes entregados, reuniones realizadas, etc.

Beneficios

 Mejor organización: La visualización digital de tareas mejora la claridad de roles, fechas y resultados esperados.
 Monitoreo efectivo: La Dirección podrá realizar un seguimiento sistemático de los avances de manera remota y
transparente.
 Trabajo colaborativo: Se fortalece la cultura de trabajo en equipo y corresponsabilidad institucional.
 Acceso remoto y en tiempo real: Todo el personal puede consultar desde cualquier dispositivo conectado, sin
necesidad de estar físicamente en la institución.

Buenas prácticas recomendadas

 Objetivos SMART: Cada proyecto institucional debe partir de objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables,
Relevantes y Temporales.
 Capacitación inicial: El personal deberá recibir inducción sobre el uso básico del sistema (acceso, carga de datos,
navegación).
 Revisión mensual: La Dirección programará reuniones mensuales de revisión para evaluar el cumplimiento y
realizar ajustes oportunos.
Esta propuesta se alinea con la Ley N.º 31207 – Ley de Transformación Digital del Estado Peruano, que promueve la
digitalización de los procesos públicos con el objetivo de mejorar los servicios y optimizar la gestión interna. En ese
sentido, la IE JEC “José Gálvez Barrenechea” busca responder a este mandato con una solución pertinente, sostenible,
adaptable y de bajo costo, que fortalezca su gestión escolar con miras a consolidar una cultura institucional moderna,
transparente y eficiente.

4. Control de Costos y Presupuestación en la Gestión Escolar Digital

La implementación de herramientas digitales en una institución educativa pública no solo debe centrarse en la mejora
organizativa y administrativa, sino también en la sostenibilidad económica del proyecto. El control de costos y la
presupuestación constituyen prácticas fundamentales para garantizar una gestión eficiente de los recursos disponibles.
Estas se sustentan en los principios de la contabilidad de gestión, que busca proporcionar información relevante —
financiera y no financiera— que sirva de base para planificar, controlar y tomar decisiones estratégicas (Horngren et al.,
2015).

En el caso de la IE JEC “José Gálvez Barrenechea”, se considera esencial monitorear los gastos operativos asociados a la
implementación del sistema digital de seguimiento administrativo, tales como el mantenimiento del dominio web
institucional (www.iejecjgb.edu.pe), el alojamiento web con 50 GB de capacidad, la eventual adquisición de licencias
de software (si se opta por herramientas complementarias a las gratuitas), la conectividad a internet y posibles
capacitaciones del personal. Para ello, el proyecto propone adoptar procedimientos simples pero efectivos de control de
costos, alineados con la contabilidad analítica, que permite evaluar tendencias históricas y proyectar gastos futuros para
optimizar el uso de recursos.

Concepto

El control de costos implica planificar, monitorear y analizar los gastos de una organización con el fin de mantenerlos
dentro de los márgenes establecidos. La presupuestación, por su parte, es el proceso mediante el cual se elabora un plan
financiero anticipado, que define la asignación de recursos según prioridades, metas institucionales y disponibilidad
económica.

Aplicaciones Prácticas

 Uso de Hojas de Cálculo Automatizadas en Google Sheets o Excel Online: Estas herramientas permitirán llevar un
registro detallado de los gastos operativos vinculados a la implementación digital, clasificándolos por categorías
(dominio web, internet, mantenimiento, capacitación, etc.) y fechas.
 Control de desviaciones presupuestarias: Se compararán los montos proyectados versus los ejecutados para detectar
desviaciones y tomar acciones correctivas.
 Historial de gastos digitalizado: Toda la información contable se organizará en un repositorio digital accesible
desde la cuenta institucional, lo cual facilita auditorías internas o externas.
 Indicadores clave de gestión financiera educativa: Se propondrán indicadores como "Costo mensual por
mantenimiento digital", "Relación gasto-capacitación/personal capacitado", entre otros, que serán monitoreados
trimestralmente.

Beneficios

 Transparencia financiera: Facilita a la comunidad educativa y autoridades (UGEL, DRE) conocer en detalle cómo
se están utilizando los recursos del proyecto.
 Optimización de recursos: Permite identificar áreas donde es posible reducir costos sin afectar la calidad del
servicio educativo ni los objetivos del sistema digital.
  Mejor planificación escolar: Una presupuestación adecuada ayuda a prever gastos anuales, asegurar sostenibilidad,
y planificar ampliaciones del sistema digital si fuera necesario.
 Acceso descentralizado a la información: Gracias al alojamiento en la nube, los responsables podrán acceder al
control de gastos desde cualquier ubicación con internet, facilitando la gestión colaborativa.

Mejores Prácticas

 Establecer presupuestos realistas: A partir del análisis de datos históricos y necesidades específicas de la institución,
se propondrán presupuestos anuales para mantenimiento digital, capacitación y mejoras.
 Monitoreo financiero continuo: La hoja de cálculo de costos se actualizará mensualmente, permitiendo generar
reportes semestrales para la Dirección y el Consejo Educativo Institucional (CONEI).
 Capacitación del personal en finanzas básicas escolares: Se brindarán talleres para fortalecer las capacidades del
personal administrativo y miembros del CONEI en el uso de herramientas digitales para el control presupuestal.

5. Mejoras en Cobro de APAFA, Compra de Controles, Carné de Salida, etc.

En el contexto de la gestión administrativa escolar, los procesos vinculados al registro y control de pagos voluntarios o
institucionales, como las aportaciones a la APAFA, la adquisición de controles de asistencia, los carnés de salida y otros
insumos escolares, requieren una organización clara, transparente y sistemática. Tradicionalmente, estas acciones han sido
realizadas de manera manual, lo cual genera dificultades en la trazabilidad, control de morosidad, duplicidad de pagos,
retrasos en la entrega de documentos y falta de reportes precisos.

Desde el enfoque de la administración financiera escolar y la mejora de procesos administrativos, se plantea la

automatización de estos cobros mediante herramientas digitales que permitan su registro, seguimiento y control de forma
eficiente, ordenada y accesible tanto para el personal administrativo como para las familias. Esta iniciativa se enmarca
dentro de los principios de la Gestión Escolar Eficiente promovidos por el Ministerio de Educación (MINEDU, 2021), los
cuales enfatizan la rendición de cuentas, la transparencia y el uso de tecnologías apropiadas para la mejora de la gestión
educativa.

Concepto

La automatización del cobro escolar comprende el diseño y uso de sistemas digitales (como formularios y hojas de cálculo
interactivas en la nube) que permiten registrar y dar seguimiento a los pagos realizados por las familias para diversos fines
institucionales no académicos. Estos incluyen, entre otros: aportes a la APAFA, compras de controles de asistencia para
estudiantes, carnés de identificación, fotografías institucionales y otros productos autorizados en asamblea o por la
dirección escolar.

Aplicaciones Prácticas

 Formulario digital de registro de pagos: A través de Google Forms enlazado con una hoja de cálculo, los tutores
registran pagos y el sistema actualiza automáticamente el historial individual.
 Consolidado automático de ingresos: Google Sheets permitirá generar listados por grado y sección, así como
calcular el porcentaje de cumplimiento por familia.
 Alertas de cobros pendientes: Se enviarán recordatorios a través del correo institucional del estudiante o vía
teléfono institucional a los tutores que no hayan realizado los pagos.
 Control de emisión de documentos: El sistema validará el pago antes de permitir la emisión de carnés de salida,
constancias o entrega de controles, reduciendo el desorden administrativo.
 Integración con el dominio institucional: Todo este sistema estará alojado en el hosting www.iejecjgb.edu.pe,
facilitando su actualización y acceso desde cualquier dispositivo.
Beneficios

 Transparencia en los cobros: Las familias y autoridades podrán verificar en tiempo real los pagos realizados y
pendientes, generando confianza en el manejo de fondos.
 Reducción de errores y duplicidades: Al automatizar los registros, se evita la pérdida de vouchers, errores en
nombres o montos, y omisiones de pago.
 Facilidad en la rendición de cuentas: El sistema generará reportes automáticos que podrán ser usados por la
APAFA, el CONEI y la dirección institucional para sus informes ante la UGEL.
 Ahorro de tiempo y mejora en la atención: Disminuye las filas y el tiempo invertido por las familias al momento de
realizar pagos o solicitar documentos escolares.

Mejores Prácticas

 Diseño participativo del sistema de cobros: La estructura y procedimientos serán validados por la APAFA y el
equipo directivo, garantizando su pertinencia y aceptabilidad social.
 Capacitación del personal administrativo: El equipo responsable recibirá formación para manejar las hojas de
cálculo automatizadas, verificar datos y emitir reportes.
 Evaluación periódica del sistema: Cada trimestre se revisará el funcionamiento del sistema y se recogerá
retroalimentación de usuarios para introducir mejoras.
 Seguridad y respaldo de la información: Se realizarán copias de seguridad semanales y se utilizarán cuentas
institucionales con control de acceso para proteger los datos de las familias.

6. Optimización en la Gestión de Control del Personal Docente, Administrativo, CAS y Locación

En el ámbito educativo, la correcta gestión del personal que labora bajo distintos regímenes laborales (nombrados,
contratados, CAS y locación de servicios) constituye un aspecto crucial para asegurar el cumplimiento de las metas
institucionales, la asignación oportuna de responsabilidades y el control eficiente de las actividades del personal. En este
contexto, la implementación de un sistema digital para el control de asistencia, registro de permanencia, vencimientos de
contratos y cumplimiento de funciones, se convierte en una herramienta clave para fortalecer la gestión institucional.

Esta propuesta se sustenta en la teoría de la administración estratégica del talento humano y en la gestión contractual
eficiente, que plantea que una adecuada planificación, seguimiento y control de los recursos humanos permite reducir
riesgos legales, mejorar el clima organizacional y fortalecer el desempeño institucional (Chiavenato, 2017). Además, desde
el enfoque de la gestión del riesgo laboral, el uso de alertas automatizadas para fechas críticas (renovación de contratos,
vencimiento de periodos de prueba, programación de pagos, etc.) garantiza la continuidad operativa y el cumplimiento de
la normativa educativa vigente (Ley N.° 30225, Ley de Contrataciones del Estado; y D.S. N.º 075-2008-PCM, que regula
el régimen CAS).

Concepto

La optimización en la gestión del control del personal se refiere a la planificación, seguimiento y evaluación sistemática de
los recursos humanos de una institución, utilizando herramientas digitales que permitan registrar asistencias, visualizar
cronogramas, gestionar contratos y emitir alertas automáticas para evitar omisiones, incumplimientos o desorganización
administrativa.

Aplicaciones Prácticas

 Registro digital de asistencia: Implementación de una hoja de cálculo automatizada para registrar diariamente la
asistencia del personal, con filtros por área y régimen laboral (docentes, administrativos, CAS y locación).
  Alertas automáticas para vencimientos: Configuración de alertas por correo institucional o notificaciones internas
para fechas de finalización de contrato, periodos de evaluación y renovación de documentos.
 Control de licencias y permisos: Registro sistematizado de solicitudes de licencias, permisos y ausencias, lo que
facilita el reemplazo oportuno y el seguimiento por parte del equipo directivo.
 Centralización documental: Carpeta virtual compartida en Google Drive (segura y con control de accesos), donde se
almacenen contratos, fichas escalafonarias, informes mensuales y otros documentos relevantes.
 Dominio institucional: Todo el sistema estará implementado dentro del dominio oficial www.iejecjgb.edu.pe, con
respaldo en hosting de 50 GB.

Beneficios

 Reducción de riesgos laborales y legales: Evita omisiones en renovaciones, pagos o registros que puedan generar
sanciones por parte de la UGEL o Contraloría.
 Mejora del clima institucional: El personal se siente valorado al contar con una gestión ordenada, transparente y
profesional de su vínculo laboral.
 Trazabilidad y acceso a la información: Permite al equipo directivo tomar decisiones basadas en datos actualizados,
como rotaciones, reemplazos o sanciones.
 Eficiencia operativa: Minimiza el tiempo invertido en la búsqueda de documentos, consolidación de planillas y
verificación de asistencias.

Mejores Prácticas

 Diseño de plantillas personalizadas: Estandarización de formatos de control de asistencia, renovaciones y reportes

mensuales, ajustados al contexto escolar.
 Capacitación al personal administrativo: Formación básica en hojas de cálculo automatizadas y gestión documental
en la nube, garantizando sostenibilidad del sistema.
 Auditoría interna trimestral: Revisión periódica de los contratos, asistencias y licencias para garantizar la
actualización de la información y la coherencia con los informes a la UGEL.
 Respaldo y seguridad de datos: Realización de copias de seguridad automáticas en la nube y establecimiento de
permisos de edición diferenciados por niveles jerárquicos.

7. Capacitación y Cambio Cultural en la Transformación Digital Escolar

La implementación de herramientas digitales en la gestión administrativa de una institución educativa no puede limitarse
únicamente a la adquisición o uso de tecnologías. El verdadero impacto y sostenibilidad del cambio dependen, en gran
medida, de la disposición del personal para adaptarse y transformar su forma de trabajo. En ese sentido, este componente se
sustenta en la teoría del cambio organizacional de Kurt Lewin (1951), que plantea que el cambio efectivo requiere tres
fases: descongelar las prácticas tradicionales, introducir nuevas dinámicas, y consolidarlas como parte de la cultura
institucional.

Asimismo, se articula con la teoría de la gestión del conocimiento (Nonaka & Takeuchi, 1995), la cual sostiene que la
capacitación, el intercambio de saberes y el desarrollo de competencias digitales permiten que los individuos se conviertan
en actores claves del proceso de mejora continua. Esto es particularmente relevante en instituciones públicas como la IE
JEC “José Gálvez Barrenechea”, donde el personal directivo, docente y administrativo no siempre ha tenido acceso
equitativo a procesos de formación tecnológica.
Concepto

La capacitación y el cambio cultural, en el marco de una transformación digital educativa, son procesos estratégicos
destinados a desarrollar habilidades técnicas y fomentar una actitud abierta al uso de tecnologías. Estos procesos
promueven una nueva cultura organizacional centrada en la innovación, la eficiencia y el trabajo colaborativo mediante
medios digitales.

Aplicaciones Prácticas en la IE JEC “José Gálvez Barrenechea”

 Programas de capacitación continua: Talleres presenciales y virtuales sobre uso de hojas de cálculo colaborativas,
formularios digitales, automatización de reportes, gestión en la nube y seguridad digital, dirigidos a personal
administrativo, CAS y docentes con responsabilidad en la gestión.
 Designación de “líderes de cambio”: Identificación de docentes o administrativos con experiencia digital para
actuar como facilitadores internos, promoviendo el uso y mantenimiento de las herramientas.
 Plan de inducción para nuevos colaboradores: Incorporación de un módulo de inducción digital que facilite la
adaptación de nuevos trabajadores a los sistemas implementados en el dominio institucional www.iejecjgb.edu.pe.
 Estrategia de comunicación interna: Uso de correos institucionales, grupos de WhatsApp organizativos y pizarra
digital compartida para mantener informados a todos los actores de los cambios implementados.

Beneficios

 Reducción de la resistencia al cambio: Al involucrar al personal desde el inicio, se disminuye el rechazo y se

favorece la apropiación del sistema como parte de su trabajo diario.
 Adaptabilidad institucional: Se incrementa la capacidad de respuesta de la institución frente a los requerimientos
del MINEDU, UGEL y auditorías externas.
 Cultura de innovación pedagógica y administrativa: Se crea un entorno favorable para la mejora continua, donde el
uso de TIC no es una imposición, sino una oportunidad de desarrollo.
 Fortalecimiento del trabajo colaborativo: Las herramientas compartidas facilitan la organización conjunta de tareas
y promueven el sentido de comunidad entre áreas.

Mejores Prácticas

 Comunicación abierta y horizontal: Generar espacios donde el personal pueda expresar dudas, sugerencias y
propuestas sobre el uso de las tecnologías implementadas.
 Reconocimiento y retroalimentación positiva: Establecer mecanismos de estímulo simbólico para quienes lideren o
promuevan mejoras en el uso de las herramientas digitales.
 Evaluación de impacto de las capacitaciones: Aplicar encuestas de percepción y pruebas diagnósticas antes y
después de los talleres para identificar avances y nuevas necesidades formativas.
 Monitoreo del clima organizacional: Medir periódicamente cómo se perciben los cambios tecnológicos y ajustar las
estrategias de acompañamiento y capacitación según la retroalimentación del personal.

2.5.2. Conceptos y Términos Utilizados

1. Gestión Documental y Centralización de la Información

 Gestión Documental: Proceso sistemático de organizar, almacenar, clasificar y recuperar documentos tanto físicos
como digitales en una institución educativa, con el fin de facilitar el acceso y resguardar la información oficial.
 ISO 15489: Norma internacional que establece principios y requisitos para una gestión eficaz de los documentos,
especialmente útil en entornos escolares donde se requiere trazabilidad y control.
  Centralización de la Información: Acción de reunir todos los documentos institucionales en un único espacio digital
accesible (por ejemplo, Google Drive institucional), evitando la dispersión y la duplicación de archivos.
 Sistema de Gestión Documental (DMS): Plataforma digital que permite la captura, almacenamiento, consulta y
control de documentos escolares (actas, oficios, cronogramas, etc.).
 Control de Versiones: Mecanismo mediante el cual se mantienen registros de las ediciones sucesivas de un
documento, garantizando la integridad y el uso de la versión más actualizada.
 Copias de Seguridad (Backups): Archivos duplicados creados periódicamente para prevenir la pérdida de
información relevante, alojados en servidores o plataformas en la nube.

2. Automatización de la Documentación y Control de Flujos de Trabajo

 Automatización: Aplicación de tecnologías para ejecutar tareas administrativas rutinarias sin intervención constante
del personal, como la generación automática de informes, consolidación de actas o seguimiento del PAT.
 Gestión de Procesos (BPM): Disciplina que analiza y mejora los flujos administrativos (asistencia, control de
actividades, informes) mediante el uso de herramientas digitales colaborativas.
 Flujos de Trabajo (Workflows): Secuencia organizada de tareas y responsables que permite el seguimiento eficiente
de procesos escolares.
 Plantillas Automatizadas: Documentos preconfigurados (como formatos de actas, fichas o informes) que se
completan automáticamente con los datos ingresados por el personal autorizado.
 Supervisión de Procesos: Monitoreo en tiempo real del cumplimiento de actividades administrativas según
cronogramas establecidos en el Plan Anual de Trabajo.

3. Software de Gestión de Proyectos

 Gestión de Proyectos: Enfoque planificado que permite organizar, ejecutar y evaluar actividades institucionales,
tales como el licenciamiento, mantenimiento de infraestructura o capacitaciones.
 KPI (Indicadores Clave de Desempeño): Métricas que permiten evaluar avances en metas institucionales, como el
cumplimiento de cronogramas o mejoras en tiempos de entrega de reportes.
 Diagrama de Gantt: Herramienta visual que representa la duración y secuencia de actividades dentro de un
cronograma escolar.
 Trello / Asana / Google Task: Herramientas digitales que pueden adaptarse para distribuir tareas, asignar
responsables y controlar el cumplimiento en tiempo real.
 Metodologías Ágiles: Estrategias flexibles de gestión que permiten adaptar rápidamente el trabajo institucional ante
cambios o emergencias escolares.

4. Control de Costos y Presupuestación

 Control de Costos: Seguimiento sistemático de los recursos utilizados en actividades como adquisición de
materiales, compra de controles, carnet de salida y mantenimiento.
 Presupuestación: Elaboración de un plan financiero institucional que detalla los ingresos y egresos previstos para la
ejecución de acciones administrativas y pedagógicas.
 ERP Escolar: Sistemas integrados que permiten el registro, control y reporte de movimientos financieros dentro de
una institución educativa.
 Análisis de Desviaciones: Comparación entre el presupuesto asignado y los gastos reales, para corregir
desequilibrios financieros en la gestión escolar.
 Contabilidad de Gestión: Uso de datos contables para mejorar la toma de decisiones sobre el uso eficiente de
recursos educativos.
5. Mejoras en el Cobro de Cuotas Escolares y Servicios Complementarios

 Facturación Digital: Emisión de comprobantes o registros digitales por conceptos como aportes de APAFA, compra
de controles o carnets escolares.
 Cuentas por Cobrar: Registro del dinero pendiente de pago por parte de estudiantes o apoderados, vinculado a
servicios escolares no cubiertos por el Estado.
 Recordatorios Automáticos: Alertas generadas por medios digitales (correo, WhatsApp) para recordar pagos
pendientes o fechas límite de contribución.
 Condiciones de Cobro: Normas establecidas institucionalmente sobre montos, plazos y formas de pago para
servicios internos.
 Flujo de Caja Escolar: Movimiento de ingresos y egresos en la caja de la institución, fundamental para la
planificación y sostenibilidad operativa.

6. Optimización en la Gestión del Personal (Docente, Administrativo, CAS, Locación de Servicios)

 Gestión de Contratos: Organización y control de documentos que acreditan la relación laboral con personal docente,
administrativo, locadores y contratados bajo CAS.
 Sistema de Control del Personal: Plataforma o archivo digital que permite registrar asistencia, evaluaciones,
periodos de contrato y renovaciones.
 Auditoría de Contratos: Verificación periódica del cumplimiento de términos y condiciones laborales, para
garantizar la legalidad y transparencia.
 Términos y Condiciones: Cláusulas que regulan el vínculo contractual entre la institución educativa y sus
trabajadores.
 Alertas de Vencimiento: Recordatorios automáticos de fechas clave, como renovaciones, culminación de servicios
o presentación de informes.

7. Capacitación y Cambio Cultural Digital

 Capacitación: Proceso continuo de enseñanza orientado a fortalecer las competencias digitales del personal de la
institución educativa.
 Gestión del Cambio: Estrategia institucional para acompañar al personal en la adopción de nuevas herramientas
tecnológicas con una actitud positiva.
 Cultura Organizacional Digital: Conjunto de valores y prácticas institucionales que promueven el uso eficiente,
seguro y ético de herramientas digitales.
 Resistencia al Cambio: Comportamientos o actitudes del personal que dificultan la adopción de nuevas tecnologías,
frecuentemente causados por miedo, desconocimiento o falta de acompañamiento.
 Gestión del Conocimiento Escolar: Proceso de sistematizar, compartir y actualizar información institucional
mediante plataformas digitales de uso colaborativo.

2.5.3. Fundamento Técnico de las Variables del Proyecto de Mejora

1. Gestión Documental y Centralización de la Información en Entornos Escolares

 Variables Clave:
o Accesibilidad: La disponibilidad digital de documentos (actas, informes, oficios, cronogramas) mejora la
toma de decisiones y agiliza la gestión administrativa en la IE.
o Seguridad de la Información: La protección de los registros estudiantiles y administrativos evita filtraciones,
pérdidas o accesos no autorizados.
 o Integración de Plataformas: La interconexión entre Google Drive, correos institucionales, registros físicos
digitalizados y otros medios garantiza una gestión documental unificada.
 Fundamento Técnico:
Un sistema DMS escolar (basado en herramientas como Google Workspace o plataformas propias) permite
organizar los documentos mediante categorías y metadatos, facilitando la recuperación rápida de archivos. La
implementación de protocolos de seguridad, control de accesos, respaldos automáticos y permisos personalizados
protege la integridad de la información institucional.

2. Automatización de la Documentación y Control de Flujos de Trabajo Escolar

 Variables Clave:
o Estandarización de Procesos: Automatizar la emisión de memorandos, informes mensuales, asistencias o
autorizaciones reduce errores y estandariza formatos.
o Interacción Usuario-Sistema: El nivel de adaptación del personal a los flujos digitales determina la eficacia
del sistema.
o Monitoreo y Evaluación Continua: Permite supervisar el estado de tareas, fechas límite y niveles de
cumplimiento de procesos administrativos.
 Fundamento Técnico:
El uso de metodologías BPM adaptadas al entorno educativo (como diagramas de flujo en Google Forms, Flokzu o
Trello) permite modelar y ejecutar procesos claves. La automatización de flujos de trabajo reduce tareas repetitivas
y permite establecer rutas, alertas y responsables de cada actividad institucional, fortaleciendo la trazabilidad de
procesos escolares.

3. Software de Gestión de Proyectos Educativos

 Variables Clave:
o Planificación y Recursos: Asignar adecuadamente responsables, fechas y recursos a actividades del PAT,
mantenimiento, licenciamiento o informes de gestión.
o Comunicación y Colaboración: Facilita el trabajo en equipo entre directivos, administrativos y docentes en
torno a proyectos institucionales.
o Adaptabilidad a Cambios: Posibilidad de reprogramar actividades por motivos pedagógicos, administrativos
o coyunturales.
 Fundamento Técnico:
Herramientas como Trello, Asana o ClickUp permiten visualizar las etapas de los proyectos escolares, asignar
tareas y establecer alertas. La implementación de KPIs institucionales (por ejemplo, porcentaje de tareas cumplidas
del PAT) y metodologías ágiles promueve la mejora continua, organización efectiva y capacidad de respuesta a los
desafíos escolares.

4. Control de Costos y Presupuestación Escolar

 Variables Clave:
o Análisis de Desviaciones: Comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado en gastos como material
educativo, servicios, APAFA, entre otros.
o Pronóstico de Costos: Permite prever y distribuir eficientemente los recursos escolares en el corto y
mediano plazo.
o Monitoreo Regular: Supervisión constante del presupuesto del año escolar para evitar gastos innecesarios o
desbalances.
 Fundamento Técnico:
A través de formatos dinámicos en Excel, Google Sheets o aplicaciones de ERP educativo, se consolidan datos
 financieros y se generan reportes automáticos. Esta integración mejora la planificación y el control del presupuesto
institucional, al permitir revisiones periódicas, análisis de tendencias y ajustes oportunos.

5. Mejoras en Cobro de APAFA, Carnets, Controles y Otros Servicios Escolares

 Variables Clave:
o Tiempo de Cobro: El periodo entre la emisión de la obligación de pago y su cancelación afecta directamente
la liquidez escolar.
o Mora o Incumplimiento: Determina la cantidad de ingresos retrasados, afectando la gestión de servicios
escolares como carnets, actividades extracurriculares o controles impresos.
o Claridad del Proceso: Una facturación ordenada, comprensible y digital reduce los errores y mejora la
relación con los apoderados.
 Fundamento Técnico:
La implementación de formularios de pago, recibos automáticos, y alertas digitales (correo o WhatsApp) agiliza el
cobro y seguimiento de aportes escolares. El uso de dashboards permite a los directivos visualizar en tiempo real
los pagos pendientes y planificar mejor la ejecución de fondos específicos.

6. Optimización en la Gestión del Personal Docente, Administrativo, CAS y Locación

 Variables Clave:
o Cumplimiento de Contratos: Asegurar la renovación oportuna y legal de contratos evita vacíos de personal.
o Gestión del Riesgo: Detectar vencimientos próximos, sobrecarga laboral o incumplimientos permite
prevenir sanciones o conflictos.
o Eficiencia en la Revisión: Disminuye el tiempo invertido en encontrar y validar contratos o documentos
laborales.
 Fundamento Técnico:
Un sistema de control de personal con alertas automáticas para vencimiento de contratos, registros de asistencia y
evaluaciones, mejora la eficiencia administrativa. Con herramientas digitales como hojas de cálculo compartidas,
plataformas de firma digital y almacenamiento en la nube, se optimiza el ciclo de vida del personal contratado bajo
CAS, locación o nombramiento.

7. Capacitación y Cambio Cultural Digital

 Variables Clave:
o Nivel de Aceptación del Personal: La disposición del equipo para adoptar plataformas digitales es clave para
el éxito del proyecto.
o Cultura Organizacional Digital: La actitud institucional frente a la tecnología influye en el uso adecuado y
sostenido de los sistemas.
o Impacto de la Capacitación: Evalúa si los programas de formación logran fortalecer competencias reales en
gestión digital escolar.
 Fundamento Técnico:
Desde la teoría del cambio organizacional, se promueve la transformación de hábitos administrativos mediante la
participación activa del personal. Las capacitaciones periódicas (presenciales o virtuales), acompañadas de
tutoriales y soporte técnico, aseguran que los usuarios desarrollen habilidades digitales y se apropien del sistema.
La evaluación posterior (encuestas, pruebas o monitoreo) permite medir la mejora continua en la competencia
tecnológica del equipo institucional.
CAPITULO III
ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL