ADMINISTRACIÓN II: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Profesor: Lic. Germán Ricci
Clase: 1º - Parte I: El enfoque Siatémico
Unidad 1: Diferentes concepciones de Sistema
Objetivos de la clase:
• Conocer qué se entiende por sistema y el aporte sistémico al campo de la
administración.
• Reconocer en la Teoría General de Sistemas el origen de la concepción
sistémica y de sus posteriores aplicaciones.
• Apreciar la evolución de las distintas concepciones de la organización y las
principales características del modelo de sistemas.
• Valorar el aporte del enfoque sistémico a la metodología de análisis de los
procesos organizacionales.
Lecturas obligatorias:
• BRIANO, J.C. et al. (2011), Sistemas de información gerencial. Pearson
Educación, Buenos Aires. Capítulo 1.
• Carpeta de trabajo de la asignatura (Páginas 15 a 28 inclusive)
Lecturas recomendadas:
• GILLI, J.J et al (2007) Diseño organizativo. Estructura y procesos. Granica,
Buenos Aires. Capítulo 1 puntos 1.1 a 1.4.
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Lic. Germán Ricci
TEMAS
1. Teoría General de sistemas
2. ¿Qué es pensar en forma sistémica?
3. La Organización como Sistema
4. El sistema organizacional y sus subsistemas
Teoría General de sistemas
La formulación actual del concepto de sistemas tiene su origen en las
formulaciones de la Teoría General de los Sistemas realizadas, durante la década
de 1950, por el biólogo Ludwig von Bertalanffy. Su teoría parte del hecho de que
la mayoría de los objetos de la física, de la astronomía, de la biología, de la
sociología formaban sistemas, es decir conjuntos de partes diversas que
constituyen un todo organizado 1.
A partir de las formulaciones iniciales, y complementada con los aportes de la
cibernética, la teoría de von Bertalanffy se ha desarrollado ampliamente y se ha
transformado en una metateoría, que permite aplicaciones particulares a las
ciencias sociales, iniciadas entre otros por Talcott Parsons y Buckley, y en el
campo de la administración, por Chester Barnard. 2.
La aplicación de la teoría de sistemas en el ámbito de la administración logro
superar las visiones parciales de las corrientes de pensamiento anteriores y
permitió a diversos autores generar herramientas para conocer, analizar y explicar
los componentes, funcionamiento y relaciones que integran las organizaciones.
También, ayudó a diseñar o rediseñar a las organizaciones y a comprender y
orientar el modo en que éstas se gestionan, administran, dirigen o conducen.
¿Qué es pensar en forma sistémica?
1
MORIN, Edgar, La cabeza bien puesta. Repensar la reforma. Reformar el pensamiento, Ediciones
Nueva Visión, Buenos Aires, 1999.
2
PARSONS, Talcott, The Social Systems, The free press of Glencoe, New York, 1951.WIENER,
Norbert, Cybernetic; or control and Comunication in the Animal an the Machine, MIT, Mass. 1948,
Buckley…
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Según Peter M. Senge en su libro La Quinta Disciplina la esencia del enfoque
sistémico consiste en:
• Ver las interrelaciones en vez de las concatenaciones lineales de causa y
efecto, y
• Ver procesos en vez de “instantáneas”
De esta manera podemos diferenciar el enfoque analítico de la realidad que busca
analizar cada una de la partes de un todo e inferir a través de este análisis su
funcionamiento del enfoque sistémico que a través de un análisis holístico nos
permite entender primero el funcionamiento total del objeto de estudio para luego
comprender sus particularidades. Podemos decir que el primer enfoque nos lleva
al conocimiento mientras el segundo a la comprensión. No permite ver el bosque
primero y después ver el árbol.
O sea primero se observa e ambiente o suprasistema del sistema a analizar (el
bosque) y sus interrelaciones, para luego analizar los componentes o subsistemas
(árboles, ríos, especies animales, suelo, etc) y sus interrelaciones.
El pensamiento sistémico es una herramienta fundamental para el conocimiento
de las organizaciones dado que son sistemas particularmente complejos en los
cuales establecer relaciones de causa efecto lineales puede llevar a errores graves
y a fragmentar la realidad.
La organización como sistema
Podemos entender la organización como un sistema pues está compuesta por
un conjunto de elementos (subsistemas) los cuales están relacionados entre sí y
con el medio ambiente, y además son interdependientes en su funcionamiento por
lo cual conforman un todo indivisible, el cual tiene un fin identificable hacia el cual
dirigen su accionar.
Según Katz y Khan, las organizaciones pueden considerarse sistemas
abiertos en los cuales la entrada de energía (todo tipo de recursos) y la
transformación del producto en una mayor energía de entrada (más
recursos) consisten en transacciones (intercambios) entre la organización
y el medio ambiente.
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Características de las organizaciones como sistemas abiertos
Katz y Khan sugieren nueve características comunes compartidas por todos los
sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas como tales 3.
Ellas son:
1. La Importación de Energía, ingreso de recursos o inputs procedentes del
medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energía entran a la
organización en forma de personas, información, materiales, dinero, distintas
formas de energía, etc. Esta energía es proporcionada por otras organizaciones
o por el medio general, será la que se transforme y de origen al producto o
salida.
2. El proceso interno de transformación de la energía utilizada: Este es el
trabajo que hace el sistema (o la organización o una de sus partes entendida
como tal), se trata de un proceso de transformación de las entradas en salidas.
La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas
reciben un servicio.
3. Las salidas, productos u outputs que vuelven al medio ambiente externo:
Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes, servicios,
información, etc. Cualquier cosa que provenga de una organización es
utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio.
4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envían al medio son
la base para la fuente de energía que permite repetir la acción. La industria
emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se vende al
medio. Las entradas que el producto reporta (las ventas de dicho producto a
los clientes) se destinan a la compra de más materiales y trabajo. Las
organizaciones voluntarias pueden hacer por sus miembros algo que los lleve a
seguir contribuyendo su energía a la organización. En ambos casos, la
importación de nueva energía para la organización genera un nuevo ciclo.
Al mismo tiempo, los ciclos en sí son afectados por los cambios en el sistema
total. Funciona como una forma de reenergización del sistema proveniente de
fuentes del medio ambiente externo.
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Sacado de una ficha de la cátedra de Administración I de la FCELP realizada por el profesor
titular LIc. Santiago José Barcos y sus profesores asociados y adjuntos.
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Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la sociedad en forma
de gente, materiales, dinero e información, transforma estos insumos en
productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros de la
organización para mantener su participación. Para la empresa, el dinero y el
mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella y su
ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de
organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para
el desarrollo de una teoría organizacional más integrada.
5. Entropía negativa, para contrarrestar la tendencia a la destrucción, las
organizaciones tienden a importar más energía de la que consumen. Esta
energía o recursos son acumuladas para ser usados cuando las entradas de
recursos no son suficientes para cubrir las necesidades de los procesos que
debe desarrollar la organización para cumplir sus fines.
La entropía negativa ayuda a la supervivencia mientras que la entropía
positiva (o entropía, simplemente) es la tendencia a la destrucción y conduce a
la desaparición o muerte. La acumulación de energía y su uso en el momento
adecuado detiene el proceso entrópico de destrucción.
6. Entrada de información, retroalimentación negativa y proceso de
codificación: La información que entra a la organización es codificada y
seleccionada de manera que la organización no rebose con más de lo que
requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y
trasladan a la estructura del sistema son claves en la composición del proceso
de codificación. La información proporciona señales provenientes del medio, la
retroalimentación negativa indica desviaciones con relación a lo que el medio
desea. Este es un mecanismo de control.
7. Estado constante y homeóstasis dinámica (Equilibrio dinámico para
sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, tratando de
controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se
presentan el crecimiento y la expansión, las características básicas del sistema
tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o expansión
extremas puede desarrollarse una nueva característica que sirva como base
homeostática.
8. Diferenciación interna y externa: Las organizaciones como sistemas se
diferencian de otras externamente. La diferenciación externa se manifiesta en
el nombre o razón social, fines, función social, marcas, logotipos, prestigio,
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trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir identidad distinta a la de
otras organizaciones. Internamente, existe una tendencia a la diferenciación
por áreas, departamentos, a la descripción de funciones diferenciales, a la
realización de distintos procesos y a la especialización de oficios.
9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo estado final o un
fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes -situaciones
distintas- pero utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se
trata de procesos distintos de evolución. En las organizaciones existen
múltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida
que aumenta el conocimiento, el número de medios convenientes puede verse
reducido, pero siempre habrá más de una forma de llegar a los objetivos.
Entender estas características de las organizaciones vistas como sistemas nos
permitirá como administradores abordar la complejidad organizacional con una
visión más adecuada para comprender a las mismas y actuar sobre su
funcionamiento.
Para profundizar un poco más sobre la Teoría General de Sistemas y su
aplicación a las Organizaciones y su Administración; les dejo una ficha de
estudio realizada por Santiago J. Barcos, ex titular de la cátedra de
Administración I de la FCELP como material complementario.
Importante: Traten de leer el material complementario que les dejé
sobre la comparación entre el Modelo Tradicional y el Sistémico de las
organizaciones. Esto complementa lo que se desarrolla en la Carpeta de
Trabajo
El sistema organizacional y sus subsistemas.
Tomando como referencia lo expuesto por Kast y Rosenzweig 4, consideramos
a la organización como un sistema socio técnico integrado por varios
subsistemas que son: el de Objetivos y Valores, el Técnico, el Psicosocial, el
Estructural y el Administrativo. Los cuales vemos en el gráfico.
4
KAST, F.E. y ROSENZWEIG, J.R.: “ADMINISTRACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES”. Editorial Mc
Graw Hill, Méjico, 1981
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ORGANIZACIÓN
S.S. de Valores S.S. Técnico
y Objetivos
Cultura, Valores Conocimientos
Objetivos Gral. Técnicas
Grupales e Instalaciones
Individuales Equipos
ENTRADA Subsistema SALIDA
Administrativo
Fija Objetivos
Planeación
Personas Organización Tareas y
RECURSOS Bien/Servicio
Actitudes Control Flujos de
Motivación Trabajo e
Información
Integración
Liderazgo Información Externalidades
Comunica- Autoridad
cion, etc. Reglas, etc.
S.S. Psicosocial S.S. Estructural
RETROALIMENTACIÓN
Subsistema de objetivos y valores: Aquí no solo podemos incluir sus objetivos
y valores sino los conceptos de Fin, Misión y Visión e incluso a la Cultura que
determinan en conjunto la identidad y personalidad de la organización. Su
impronta la adquiere en su fundación (nacimiento) y va evolucionando y
cambiando con el crecimiento de la organización.
Una premisa básica es que la organización como subsistema de la sociedad debe
satisfacer ciertos fines y lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que
la contiene. Por lo tanto si quiere tener éxito en recibir las entradas que necesita
debe responder adecuadamente a los requerimientos sociales.
El subsistema técnico: se refiere tanto al equipamiento e infraestructura y toda
tecnología dura, como al conocimiento requerido para el desempeño de las tareas
o saber hacer (tecnología blanda). Esta es particular para cada organización en
función de su actividad y forma particular de realizar el proceso de transformación
(conocimientos y habilidades requeridas, tipos de maquinarias y equipos
implicados y el tipo y disposición de las instalaciones).
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El subsistema psicosocial: esta integrado por todos lo miembros y grupos de la
organización en interacción. Esta comprendido por el compartimiento e individual
y grupal, las motivaciones, las relaciones de función y posición, la dinámica de
grupos y el sistema de influencias.
También se va a ver afectado por los sentimientos, los valores, actitudes,
expectativas y aspiraciones de las personas dentro de la organización.
Todas estas fuerzas crean lo que se denomina “clima organizacional” en el cual las
personas desarrollan sus actividades y desempeñan sus funciones.
Subsistema estructural: se refiere a cómo esta organizado el trabajo en la
organización; o sea a la forma en que las tareas están divididas (diferenciación) y
son coordinadas (integración).
En un sentido formal de diseño la estructura esta determinada por los estatutos, la
descripción de puestos y posiciones, y por las reglas y procedimientos. También
tiene que ver con los esquemas de autoridad, comunicación y flujos de trabajo.
Este subsistema representa la formalización de las relaciones entre los
subsistemas técnico y psicosocial realizada por el s.s. Administrativo.
Pero esta vinculación no es completa pues existen muchas interacciones y
relaciones que sobrepasan la estructura formal.
Subsistema Administrativo: este subsistema es el centro neurálgico de la
organización; pues como si fuera el cerebro comanda las acciones sobre los otros
subsistemas integrándolos. En este subsistema se ubican las acciones de los
directivos encargados de gestionar los recursos de la organización. Principalmente
se encargarán de realizar los procesos administrativos (toma de decisiones,
planificación, organización, control, etc.) y diseñar y actualizar los sistemas
administrativos (producción, ventas, compras, etc.). También gestionarán los
sistemas de información.
El enfoque de esta materia estará puesto en este subsistema y sus
interrelaciones con todos los demás subsistemas.
Los subsistemas representan distintos aspectos y cumplen funciones con
características propias. Este es un modelo descriptivo usado por los autores antes
mencionados, lo que no quita que se puedan dividir los mismos en base a otro
criterio o agregar más.
Por ejemplo se pueden tomar los subsistemas como cada una de las áreas o
partes de la organización.
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Lo que se debe entender es que si bien se puede dividir a la organización en
distintos elementos o partes componentes y se puede explicar por separado su
funcionamiento; los mismos no van trabajar aislados de los otros por la propiedad
de totalidad u holismo del sistema. Si que por el contrario van a funcionar en
forma interrelacionada e interdependiente unas de otras como un todo.
Esta forma de funcionamiento integrada puede generar un efecto de sinergia que
implica que los resultados logrados serán mayores a los que se podrían obtener de
la simple suma de los resultados de cada una de las partes por separado.
Es así, que esta teoría nos permite aplicar sus modelos de análisis para entender a
la organización como un sistema abierto, donde estudiamos no solo las relaciones
e influencias que tienen los componentes y factores del medio sobre la
organización, sino como estos impactan en cada uno de sus subsistemas y estos a
su vez se ven afectados entre sí.
Para visualizar mejor esto, les dejo en el material complementario
un ejemplo sencillo de los impactos del medio y como afectan a cada
uno de los subsistemas (relaciones e interacciones) tomando como
organización de estudio a un Banco. .
Hemos terminado la primera clase. Lean el material complementario y
realicen las actividades. Espero que se entusiasmen con las lecturas y
tengan una muy buena de la semana de estudio…
Saludos y nos encontramos la próxima semana…
Germán Ricci
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