INFOTEP • CI.
Comunicación Integral
MÓDULO DE APRENDIZAJE No. 1 – TRANSACCIONES Y REGISTROS EN LIBROS
UNIDAD No.2 parte 2 - PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
Santo Domingo, D.N.
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Introducción
La contabilidad se basa en un sistema de
registro de partida doble, por tanto, cada
transacción que realice una organización
afectará a dos o más cuentas del sistema
contable. Para procesar adecuadamente la
información económica de los negocios es
importante conocer los libros queintegran un
sistema contable, de qué manera se afectan
y cómo contribuyen para la elaboración y
presentación de los estados financieros.
Por ello, este módulo estudiará los
fundamentos para registrar las
transacciones de negocios como la
ecuación contable básica y otras
igualdades, El libro Diario, El mayorGeneral,
la cuenta T y los saldos de ésta, así como las
reglas del débito y el crédito.
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Procedimientos de un Sistema de Contabilidad
Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos
a los registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de
contabilidad. Independientemente de que un negocio sea grande o pequeño, o que su
procedimiento sea simple o complejo o que se empleen métodos manuales, mecánicos o
electrónicos, el mantenimiento de los registros constituye un proceso sumamente vital,
en razón de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades contables
depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de contabilidad.
Cuando un estudiante posee una preparación sólida en la teoría de la contabilidad esto
le permitirá de manera consciente, asegurarse de que los registros se llevan de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y además, estará en
condiciones de comprender e interpretar los estados financieros.
Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamaño y la naturaleza de
cada empresa, para así brindar informaciones pertinentes y adecuadas, que le permitan
a los diferentes usuarios (Bancos, Acreedores, Inversionistas, etc.) tomar decisiones
acertadas.
En este módulo señalamos los componentes fundamentales de un sistema de
contabilidad, en esta parte nos referiremos a los libros que utilizan las empresas para
registrar sus operaciones.
La secuencia de los procedimientos contables utilizados para registrar, clasificar y
resumir la información contable, con frecuencia se denomina ciclo contable. El ciclo
contable comienza con los registros iniciales de las transacciones comerciales y concluye
con la preparación de los estados financieros formales que resumen los efectos de estas
transacciones sobre las cuentas de una empresa. El término “ciclo” indica que estos
procedimientos se deben repetir continuamente para permitir que la empresa prepare
estados financieros nuevos y actualizados a intervalos razonables.
Los procedimientos contables se pueden resumir de la siguiente manera:
1. Registro de las transacciones en el diario. A medida que ocurre una transacción
comercial, ésta se asienta en el diario, y así se crea un registro cronológico de
eventos. Este procedimiento completa el paso de registro en el ciclo contable.
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2. Mayorización de las cuentas. Los cambios débitos y créditos en los saldos de las
cuentas se trasladan del diario al mayor. Este procedimiento clasifica los efectos de las
transacciones comerciales en términos de cuentas específicas.
3. Preparación de un balance de prueba. Un balance de prueba demuestra la igualdad
de los asientos débitos y créditos en el mayor. El propósito de este procedimiento
consiste en verificar la exactitud del proceso de mayorización y el cálculo de los
saldos de las cuentas del mayor.
4. Preparación de los estados financieros. La preparación de los estados financieros
resume los efectos de las transacciones comerciales que ocurren hasta la fecha de los
mismos y completa el ciclo contable.
Débitos y créditos
En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los
Débitos y en el lado derecho se registran los Créditos. Al registro de un asiento en el lado
izquierdo de una cuenta se le llama débito o cargo" y a un asiento que se anota en el lado
derecho se le llama crédito o abono.
En muchas ocasiones, las personas que desconocen la teoría de la contabilidad suelen
creer que los cargos representan algo desfavorable y que los créditos constituyen un
concepto favorable. En tal sentido, en ninguno de los dos casos se presentan situaciones
favorable ni desfavorable, ya que esto se refiere a los dos lados de una cuenta y por
consiguiente, todas las cuentas se debitan y se acreditan .
Balance de una cuenta
El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor. Si los débitos
de una cuenta son superiores a los créditos, el balance se coloca del lado del débito (lado
izquierdo) en cambio, si los créditos de una cuenta son superiores a los débitos, el
balance se coloca de lado del crédito.
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Ejemplo del balance de una cuenta.
Ecuación cásica de la Contabilidad
En el primer módulo nos referimos al principio de la partida doble, atribuida al Monje
Franciscano Fray Luca Paciolo en su obra Suma Arithmética, Geometría, et Portionalista
difundida en el año 1494, el cual consiste en verificar que en toda operación contable la
suma de los Débitos debe mantener una igualdad con la suma de los Créditos; esto
guarda relación con la ecuación básica de la contabilidad, la que a su vez expresa que la
suma de las cuentas con saldos de débito, debe ser igual a la suma de las cuentas con
saldos de crédito.
La ecuación básica se expresa de la forma siguiente:
ACTIVO =PASIVO + CAPITAL
Como en cualquier ecuación algebraica, la ecuación básica puede descomponerse
de la forma siguiente:
A=P+C
A-P=C
A-C=P
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
$100,00 0.00 $20,000.00 $80,000.00
$100,000.00 $100,000.00
PASIVO = ACTIVO + CAPITAL
$20,000.00 $100,000.00 $80,000.00
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La ecuación contable básica se muestra en la ecuación a) de la gráfica más abajo, y
representa la relación entre activos, pasivos y capital contable. De un lado están los
activos totales y del otro las fuentes de financiamiento y los derechos legales y
económicos sobre estos activos (pasivo y capital contable).
Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos que se muestran en la ecuación
b) y son: el capital social, que expresa las aportaciones de los accionistas y las utilidades
retenidas, que representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en éste.
A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos
anteriores no repartidas más la utilidad del periodo actual, disminuidas por los
dividendos, es decir, por aquella porción de las utilidades repartidas entre los accionistas.
Esta explicación se observa de forma gráfica en la igualdad c). Finalmente, la ecuación d)
indica que la utilidad del periodo actual está integrada por los ingresos menos los gastos.
Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda
beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de adquisición
del artículo, más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque
de operación. Los tipos de activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la
empresa. Un pequeño negocio de servicios puede tener sólo un equipo de transporte de
materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede tener edificios,
mobiliario, máquinas y equipo.
Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su poder, o
depositado en alguna institución bancaria, las cuentas por cobrar pendientes con sus
clientes, o con sus empleados, los productos o mercancías disponibles para su
manufactura o comercialización, las instalaciones físicas donde están los almacenes,
oficinas y plantas productivas, el terreno donde están construidas dichas instalaciones,
el equipo para transportar la mercancía o el personal de la entidad, el mobiliario de las
oficinas administrativas, de ventas y productividad, el equipamiento de las oficinas
administrativas, así como la maquinaria y herramientas del área de producción.}
Pasivos
El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como
acreedores. Éstos tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antes que los
dueños, quienes siempre ocuparán el último lugar. En caso de disolución o cierre de un
negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los
trabajadores. En segundo lugar, se encuentran los acreedores, mientras que el remanente
queda para los dueños.
Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los proveedores
provenientes de compras efectuadas a crédito, los sueldos o salarios pendientes de pago
a empleados de la entidad, los impuestos por pagar y los préstamos bancarios a corto y
a largo plazos solicitados para la adquisición de activos.
Capital
El capital es la aportación de los dueños conocidos como accionistas. Representa la parte
de los activos que pertenecen a los dueños del negocio.
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En síntesis, es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los
pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros términos de uso frecuente
para designar la participación de los dueños.
La participación de los dueños, o capital contable, puede aumentar en dos formas:
1. Por la aportación en efectivo o de otros activos al negocio.
2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operación del negocio.
El capital contable puede disminuir en dos formas:
Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas.
Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o un reparto de las
utilidades obtenidas, llamadas, en este caso, dividendos. Es decir, estos últimos
representan la distribución de las utilidades obtenidas entre los accionistas. Los
dividendos no son un gasto, sino reparto de utilidades obtenidas. Las
distribuciones suelen realizarse en efectivo o en acciones adicionales a favor de
los accionistas.
Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.
Efecto de las operaciones de negocios en la ecuación contable.
Los negocios realizan múltiples operaciones o transacciones que tienen un efecto directo
en los componentes de la ecuación contable básica. Una sola operación puede afectar a
uno o más elementos de la ecuación. Por ello, en esta sección se analizará cómo las
transacciones de los negocios afectan la igualdad.
Transacción 1: Aportación de los dueños
Rodrigo Santos y Andrea Montalvo han decidido emprender un negocio dedicado a
ofrecer el servicio de renta de equipo para oficinas. Ellos denominan a su empresa
OfficeMart, S.A., rentan un local y realizan una aportación inicial de capital. Rodrigo
aportó $350,000 y Andrea contribuyó con $250,000. El total de la aportación fue
depositado en una cuenta bancaria a nombre de OfficeMart, S.A. Después de esta
transacción, el activo y el capital contable se incrementan por un total de $600,000. En
Seguida se presenta el efecto de la transacción realizada por OfficeMart sobre la igualdad
contable:
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Activos = Pasivos + Capital
Bancos = Capital
+ 600,000 Social
+ 600,000
Total $600,000 = Total $600,000
Transacción 2: Obtención de préstamo bancario
A fin de comenzar las operaciones y contar con suficiente equipo para ofrecer sus
servicios, la empresa solicita un préstamo bancario de $200, 000, el cual se les otorga
inmediatamente y se deposita en su cuenta. El efecto en la igualdad contable es:
Activos = Pasivos + Capital
Bancos = Préstamo
+ 200,000 Bancario
+ 200,000
Total $200,000 = Total $200,000
Transacción 3: Compra de mobiliario en efectivo
OfficeMart, S.A. compra escritorios, sillas, copiadoras, impresoras y equipos para fax por
un total de $120,000, a fin de iniciar las operaciones. Dicha cantidad fue pagada con el
cheque número 0001 de la cuenta de la empresa. El efecto en la igualdad contable es:
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Activos = Pasivo + Capital
Bancos = obiliarios
M =
- 120,000 + 120,000
Total $0 = Total $0
Transacción 4: Compra de equipo de transporte
Para ofrecer un mejor servicio a los clientes, OfficeMart, S.A. decidió comprar una
camioneta seminueva para transportar el equipo hasta el domicilio de sus clientes. El
costo de la camioneta fue de $80,000 y se pagó con el cheque número 0002 de la
empresa. El efecto de esta operación es:
Activos = Pasivo + Capital
=
Bancos Equipo
- 80,000 transporte
+ 80,000
Total $0 = Total $0
Transacción 5: Compra de mobiliarios a crédito.
OfficeMart, S.A. ha tenido mucho éxito en sus servicios y por ello decidió comprar más
equipo para después ofrecerlo en renta. El señor Santos acordó con su proveedor de
muebles de oficina la compra a crédito de escritorios y sillas de diferentes modelos por
$50,000, que serán pagados en 30 días. En seguida se ilustra gráficamente el impacto de
esta transacción en la ecuación contable:
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Activos = Pasivo + Capital
= Cuentas por
+50,000 pagar
+50,000
Total $50,000 = Total $50,000
Transacción 6: Prestación de servicios con pago en efectivo.
El primer servicio que brinda OfficeMart, S.A. es al despacho de arquitectos Diseña, S.C.,
que renta una copiadora por ocho días y paga $4,000 con el cheque número 7910. Esta
transacción impacta a la ecuación contable de dos formas: incrementa la cuenta de
bancos y aumenta la cuenta de capital contable por un aumento en los ingresos:
Activos = Pasivo + Capital
=
Bancos Ingresos por
+4,000 servicios
+4,000
Total $4,000 = Total $4,000
Transacción 7: Pago de alquiler del local
A mitad del mes se tiene que pagar la renta del local en donde está operando OfficeMart,
S.A. Para ello se extiende el cheque número 0003 de la cuenta de OfficeMart por un total
de $15,000.
El efecto en la ecuación contable básica es de dos formas: disminuye la cuenta de bancos
y disminuye la cuenta de capital contable por los gastos efectuados:
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Activos = Pasivo + Capital
=
Bancos Gastos de
-15,000 alquiler
-15,000
Total $15,000 = Total $15,000
Transacción 8: Pago de sueldos
En la primera quincena de inicio de operaciones se tienen que pagar los sueldos a los
empleados Que trabajan en OfficeMart. Para ello se extiende el cheque número 0005 por
un total de $25,000. El efecto en la ecuación contable básica es de dos formas: disminuye
la cuenta de bancos Y disminuye la cuenta de capital contable por los gastos efectuados:
Activos = Pasivo + Capital
=
Bancos Gastos de
-25,000 sueldos
-25,000
Total $25,000 = Total $25,000
Transacción 9: Pago de préstamo bancario
Debido al éxito que ha tenido OfficeMart, S.A., los dueños deciden liquidar el total del
préstamo bancario que obtuvieron para iniciar el negocio. Por ello, del saldo que se tiene
en la cuenta de cheques del negocio se pagan los $200,000 del préstamo bancario. El
efecto de esta transacción en la ecuación es:
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Activos = Pasivo + Capital
=
Bancos Gastos bancarios
-200,000 -200,000
Total $200,000 = Total $200,000
Transacción 10: Pago de mercancías comprada a crédito
Ha transcurrido un mes desde que OfficeMart, S.A. compró a su proveedor los muebles
de oficina. Por ello OfficeMart expide el cheque número 0006 de la cuenta de la empresa
para liquidar la cuenta por pagar que tenía pendiente por $50,000. El efecto en la
ecuación se analiza en el Siguiente cuadro:
Activos = Pasivo + Capital
=
Bancos Cuentas por apgar
-50,000 -50,000
Total $50,000 = Total $50,000
Para saber más…
Antes de entrar al registro contable, es primordial que te asegures de que dominas la
manera en que las diferentes operaciones que efectúa una organización económica
impactan a la ecuación contable básica.
Caso demostrativo: registro de transacciones
En esta sección se aplicará lo que se ha explicado detalladamente en las secciones
anteriores. Para ello se presenta una serie de transacciones efectuadas durante mayo del
20XX por la empresa Servi-Mant, SRL.
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Servi-Mant, S.A. es una empresa que se dedica al servicio de limpieza de pisos, ventanas
e instalaciones en general. Esta empresa inició sus operaciones como una sociedad de
responsabilidad limitada integrada por tres socios, quienes realizaron una aportación
de $100,000.00 cada uno.
A continuación, se muestran las transacciones que efectuó Servi-Mant, S.A. durante el
primer mes de operaciones y sus efectos en la Ecuación Contable Básica:
1. El 1o. de mayo, con la aportación total de los socios, se abrió una cuenta de cheques
empresarial en Banco Popular a nombre de la empresa.
Transacción 1:
ACTIVO: En la cuenta de Bancos, ya que se realizó la apertura de una cuenta
bancaria; por lo tanto, se debe hacer un debito por $300 000 (3 socios * $100 000)
para aumentar el activo.
CAPITAL: La cuenta de Capital social aumenta por $300 000 con la contribución de
los tres socios; por lo tanto, se debe hacer un crédito para aumentar el capital.
2. El 2 de mayo, los socios firmaron un contrato de alquiler por el local en donde se
establecerá el negocio y pagaron $50,000.00, correspondientes al pago por
adelantado de los próximos cinco meses. Este pago se realizó con el cheque número
0001 de la cuenta de la empresa.
Transacción 2
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual
desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito
por $50,000.
ACTIVO: Aumenta en la cuenta de Renta pagada por anticipado, ya que la renta
aún no se ha utilizado, lo cual representa un activo; por tanto, se debe realizar un
debito por $50 000.
3. El 2 de mayo se compró mobiliario y equipo de oficina a Fabricantes Muebleros,
S.A. El total de la compra fue de $120,000. Se pagó la mitad de la factura con el
cheque número 0002 y el resto deberá pagarse en 15 días.
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Transacción 3
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual
desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito
por la cantidad de $60,000.
ACTIVO: Aumenta la cuenta de Mobiliario y equipo de oficina, que es una cuenta de
activo que deberá debitarse por $120,000.
PASIVO: Aumenta por tener el compromiso de pagar a Fabricantes Muebleros el
resto de la factura. Este aumento debe registrarse en la cuenta Cuentas por pagar
Proveedores y por ello debe registrarse un crédito por $60,000.
4. El 3 de mayo se pagaron $20,000 por concepto de publicidad; para ello se emitió el
cheque número 0003.
Transacción 4
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual
desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito
por $20,000.
GASTOS: La publicidad representa un gasto, por lo cual se debe aumentar la cuenta
Gasto por publicidad con un debito por un monto de $20,000.
5. El 6 de mayo se compró un camión para la operación del negocio en $270 000. Las
condiciones de compra fueron las siguientes: 40% de inicial, para lo cual se emitió
el cheque número 0004, y el resto se deberá pagar en pagos mensuales a un plazo
de 24 meses.
Transacción 5
ACTIVO: Aumenta debido a que el camión representa un activo para la empresa, por
ello debe realizarse un debito por $270,000 a la cuenta de Equipo de transporte
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque una parte de esta compra se realizó
con un pago de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito por
$108,000 ($270,000 * 40%).
PASIVO: Aumenta por la parte que se va a pagar a crédito; se debe acreditar la
cuenta de Documentos por pagar a Largo Plazo.
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6. El 8 de mayo se contrataron a seis personas para el trabajo operativo y se acordó
pagarles $2,500 quincenales a cada uno. Además, se contrató personal
administrativo con un sueldo quincenal total de $40,000. Sus labores comenzarán
el 16 de abril.
Transacción 6
En esta operación no se ve afectada ninguna cuenta contable, por ende, no se
requiere hacer ningún asiento contable. Cuando se contrata un personal no se
genera un gasto de salario porque no es costumbre pagar salarios por adelantado.
7. El 11 de mayo se compró a un mismo proveedor material para oficina por $5,000,
además de productos químicos por $63,000. El pago se hará posteriormente.
Transacción 7
ACTIVO: La cuenta de Materiales de oficina, así como la de Productos químicos
aumentan, por lo cual deben hacerse débitos de $5,000 y de $63,000.
PASIVO: Aumenta porque la compra se realizó a crédito, por lo cual debe hacerse un
asiento crédito a la Cuenta por Pagar Proveedores por $68,000, que es el total de las
compras realizadas.
8. El 15 de mayo se solicitó un préstamo de $40,000 al Banco Popular, por lo que se
firmó un documento a un plazo de 24 meses con una tasa de interés de 12% anual
pagadero mensualmente. El préstamo fue otorgado y recibido en forma inmediata.
Transacción 8
ACTIVO: La cuenta de Bancos aumentará porque se obtuvo el préstamo, por lo que
debe aumentarse con un debito de $40,000.
PASIVO: La cuenta de Préstamos por pagar a largo plazo, que es una cuenta de pasivo,
sufre un aumento porque se contrajo la obligación de pagar al banco $40,000.
9. El 17 de mayo se pagó el resto de la factura de Fabricantes Muebleros, S.A. con el
cheque número 0005.
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Transacción 9
PASIVO: La Cuenta por Pagar Proveedores disminuye con un crédito de $60,000 para
saldar esa cuenta por pagar que tenía pendiente de pago.
ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye con un crédito porque el pago se realizó con
cheque y afecta directamente el saldo de la cuenta de cheques.
10. El 20 de mayo se efectuó una venta de $160,000, de la cual se cobraron $60,000;
los $100,000 restantes serán cobrados hasta el siguiente mes. El total del dinero
recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.
Transacción 10
ACTIVO: La cuenta de Bancos aumenta por la entrada de efectivo a la cuenta de
cheques, por lo cual se debe hacer un debito por $60,000.
ACTIVO: La Cuenta por Cobrar Clientes aumenta por la prestación del servicio a
crédito, se debe registrar un debito por $100,000.
INGRESOS: La cuenta Ingresos por servicios aumenta con un crédito por $160 000.
11.El 22 de mayo se pagaron $1,300 por concepto de reparaciones de equipo de
cómputo. Para ello se emitió el cheque número 0006.
Transacción 11
ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye por el pago de las reparaciones realizadas,
por lo que se debe hacer un crédito de $1,300.
GASTOS: La cuenta de Gasto por mantenimiento aumenta, por lo cual se debe
registrar un debito de $1,300.
12. El 25 de mayo se facturó al cliente Gaseoductos, S.A. la cantidad de $40,000 como
anticipo por los servicios que se otorgarán durante los próximos 60 días. El total del
efectivo recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.
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Transacción 12
ACTIVO: En esta transacción se recibió efectivo, mismo que se depositó en la cuenta
de cheques. Por ello aumenta la cuenta de Bancos con un debito de $40,000.
PASIVO: La cuenta de Anticipo de clientes se debe aumentar porque se le debe el
servicio a Gaseoductos, S.A.; representa un pasivo que debe acreditarse por los
$40,000
13.El 25 de mayo se pagaron con un cheque los siguientes servicios públicos:
$2,000 de servicio telefónico y $900 de luz.
Transacción 13
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de servicios; se registra un crédito
de $2,900 ($2,000 + $900).
GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por servicios públicos con un debito de $2,900
14. El 31 de mayo se pagaron sueldos y salarios al personal operativo,
correspondientes a la segunda quincena de mayo. Para ello se emitió el cheque
número 0009.
Transacción 14
GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por sueldos y salarios con un debito de
$55,000.
ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de sueldos y salarios del personal
que labora en Servi-Mant, S.A.; se registra un crédito de $55,000.
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Los Sistemas de contabilidad y sus componentes:
Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del
campo de la información financiera, es la planeación e instalación de su sistema de
contabilidad. Para lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las
expectativas de la entidad económica, el especialista estudia su naturaleza, analiza los
tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o
selecciona, las formas de registros necesarios para controlar las operaciones que se han
de producir.
Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en
función de las operaciones en su forma y libros que lo integran. El proceso de registro,
puede ser ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales hasta
dispositivos electrónicos; lo que hoy en día se conoce como el proceso electrónico de
datos (Sistema PEP).
Componentes básicos de un sistema:
1. Elaboración de organigrama
2. Manual de funciones.
3. Diseño de formularios.
4. Instructivos para uso de formularios
5. Elaboración del catálogo de cuentas.
6. Elaboración de los procedimientos de control interno.
7. Diseño de los libros de registros: diario general, mayor general y mayores
auxiliares.
8. Formaos de Estados Financieros.
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CONCEPTOS RELATIVOS A LOS ELEMENTOS
QUE INTEGRAN UN SISTEMA
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura, el
orden jerárquico y la división de funciones en una organización,
entidad o empresa.
Manual del funciones: Es un manual donde se describen todas
las actividades a desarrollarse en cada uno de los puestos que se
describen en el organigrama de la empresa.
Diseño de formularios: Consiste en elaborar de manera
coordinada todos los formularios que utiliza una empresa para
anotar sus operaciones y así facilitar el control y el registro de las
mismas. Estos pueden ser: facturas, cheques entradas de
almacén.
Instructivo para uso de formulario: Es describir la forma de
cómo debe llenarse el contenido de cada formulario para facilitar
su aplicación.
Elaboración de catálogo de cuentas: Consiste en confeccionar
una lista de los nombres y números de cuentas que integran el
sistema. Esto debe hacerse de manera ordenada, atendiendo a la
importancia y prioridad de cada cuenta con relación a la empresa.
Procedimientos de control interno: Consiste en describir de manera
ordenada la forma de cómo la empresa va a desarrollar
cada una de sus actividades, atendiendo a sus políticas generales.
Diseño de los libros de registro: Es diseñar los formatos
concernientes a los libros que la empresa va a utilizar pararegistrar sus
operaciones.
Formatos de estados financieros: Consiste en esquemas
preelaborados concernientes a la forma de presentación de losestados
financieros.
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Balance de apertura del sistema
Es el balance que refleja la situación financiera de la empresa al comienzo de un año
contable. Este balance de apertura fija la situación desde la que parte la empresa para
seguir con su actividad al comienzo del siguiente ejercicio.
Características del balance de apertura
Incluye el saldo al final del periodo de las cuentas de la empresa, tras realizar todos los
ajustes necesarios para cerrar el año, de acuerdo con lo que dicta el Plan General
Contable.
Cuando una empresa realiza el cierre del balance de situación al final del periodo, éste
se convierte en el balance de apertura del siguiente periodo, simplemente cambiándole
el signo al saldo de las cuentas.
Así se lleva al balance de situación del nuevo año contable como la primera entrada del
año.
Libros y documentos de registros
Los libros de registros se clasifican en dos:
1.- Libros legalizados
a) Diario General
b) Libro de Inventario
2.- Libros no legalizados
a) Mayor General
b) Mayores auxiliares
e) Diarios auxiliares o especializados
Para saber más…
Por el avance de la Tecnología y el aumento en las transacciones comerciales, se vio
necesario que los registros contables se registraran a través de programas de
Contabilidad. Por vía de consecuencia, ya no es necesario legalizar los libros contables,
como se hacía antes.
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Entrada de diario
Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es
práctica general hacer la recolección-de los datos a través de los documentos fuente
como son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc. y clasificado por tipo de
operación en un formulario denominado ENTRADA DE DIARIO. Este formulario permite
agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad consiste
en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que a su vez
facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una
optimización en el proceso y una mayor exactitud.
Diario general
El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas,
cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los
principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco
cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo
de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe
tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.
Para saber más…
Cuando existen dudas sobre cuál es la cuenta contable correcta que se debe utilizar para
proceder al registro de una transacción de negocios, debe consultarse el catálogo de
cuentas, el manual contable o ambos.
En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los
abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. En otras
palabras, para que el asiento sea correcto tiene que estar balanceado.
Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general
se le denomina asentar. Las siete partes básicas de un asiento de diario son:
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1.Fecha.
2.Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar.
3.Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar.
4.Cantidad(es) a cargar.
5.Cantidad(es) a abonar.
6.Explicación.
7.Referencia
Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe recordarse que,
después de determinado tiempo, tanto quien efectúa el asiento como otras personas
tendrán necesidad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es necesario utilizar un formato
estándar en las empresas.
Registro de las operaciones en el diario general
A continuación se presenta un ejemplo sobre cómo se realiza el proceso de registro de
transacciones en el diario general.
El 10 de junio del 2014, Office Clean, S.A., que se dedica a brindar el servicio de limpieza
de oficinas, compró a una agencia de automóviles una camioneta tipo pick-up para
integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180,000.00 y para
ello se expidió el cheque número 2610 de Banco Popular. En seguida se presenta el
registro de esta operación en el diario de Office Clean, S.A.
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Mayor General
Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas
en el Diario General. Debe ordenarse con los números de cuentas, según aparecen en el
catálogo de cuentas.
El mayor general es un libro o medio electrónico en el que se efectúa un registro
individual, o separado, de los aumentos o las disminuciones de cuentas específicas en el
sistema contable. Es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que
maneje una compañía. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales,
cada una será conocida como cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas
será el mayor general. Esto quiere decir que el número de cuentas que haya será
equivalente al número de cuentas de mayor general. La función principal del mayor
general es resumir los movimientos de las cuentas generales (controles) a través de los
débitos y créditos para la elaboración de los Estados Financieros.
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Mayores Auxiliares
Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en
cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
Mayor De Cuenta T:
Los formatos de los libros mayores que se esquematizaron anteriormente corresponden
a la estructura que' generalmente emplean las empresas en la práctica contable, pero
para simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas, se acostumbra a
representar las cuentas de un mayor mediante una T mayúscula grande, eliminando el
rayado a que nos hemos referido anteriormente.
La cuenta “T” es una manera muy rápida de informar cuando se trabaja en la solución de
un problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales, ya
que representa sólo un método didáctico.
A continuación, presentamos un ejemplo:
TÍTULO DE LA CUENTA
LADO DEL LADO DEL
DÉBITO CRÉDITO
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El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor.
Documentos comerciales como fuente de información
Todas las transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser plasmadas en un
documento, según corresponda al tipo o naturaleza de cada una de ella. Los sistemas de
contabilidad proveen el diseño de los documentos atendiendo a tres objetivos básicos:
1. Establecer responsabilidad e identidad con la persona o empresa con quien se realizó
la transacción.
2. Llevar para fines de control un historial de todas las transacciones realizadas.
3.Proporcionar la fuente de datos para los registros contables.
Estos puedes ser:
Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción
comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda. Entre
estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria,
certificado de depósito o CDT.
No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter
negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito,
nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.
Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre
las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión,
kárdex.
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Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y
cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de
información (planillas de sueldos, informes), entre otros.
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